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Ein Erfahrungsbericht über die Open-Xchange-Einführung bei den Basler Schulen - Thomas Grossenbacher Markus Bäumler, ICT Basel

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Allen Schülerinnen, Schülern und Lehrpersonen eine datenschutzkonforme und von überall erreichbare Groupwarelösung bereitzustellen, dies haben sich Thomas Grossenbacher und Markus Bäumler auf Grund der Bedürfnisse der Schulen vorgenommen. Die Erfahrungen der Einführung von Open-Xchange und das Zusammenspiel mit UCS@school werden in diesem Bericht präsentiert.

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Ein Erfahrungsbericht über die Open-Xchange-Einführung bei den Basler Schulen - Thomas Grossenbacher Markus Bäumler, ICT Basel

  1. 1. Ein Erfahrungsbericht über die Open-Xchange- Einführung bei den Basler Schulen Markus Bäumler Pädagogisches Zentrum Basel-Stadt, ICT Medien markus.baeumler@edubs.ch
  2. 2. PZ.BS ICT Medien  ICT Medien betreut die gesamte IT-Infrastruktur der Volksschulen in Basel. Gewisse Services stehen auch den weiterführenden Schulen zur Verfügung.  50 Schulen, 3’500 Computer (1.-9. Schuljahr)  ca. 28’000 User  UCS@school
  3. 3. Ersatz bestehende E-Mail-Lösung  ca. 28‘000 User  E-Mail für alle User  vorname.name@edubs.ch  Alter, Sicherheit, Features
  4. 4. Grundsätzliche Anforderungen  Die bisherige E-Maillösung ist eng verzahnt mit der UCS- Userverwaltung.  Anlegen, Deaktivierung und Löschen von E-Mailaccounts werden durch das Importscript und UCS gesteuert.  Die Adressbücher (Schulen, Klassen, …) werden aus dem Userverzeichnis generiert.
  5. 5. Unser Weg zur neuen Groupware-Lösung  dauerte länger als angenommen  war viel komplizierter als angenommen  war aufwendiger als angenommen
  6. 6. Datenschutz – trinationaler Leitfaden Datensicherheit In der Schweiz konnte mit Microsoft eine Regelung getroffen werden, wonach bei der Benutzung von Microsoft Office 365 die Schweizer Gerichte zuständig und Schweizer Recht anzuwenden sei. Gestützt auf den USA Patriot Act (bzw. neu: US Freedom Act) wurde Microsoft aber erstinstanzlich von einem New Yorker Bezirksgericht verpflichtet, die auf einem europäischen Server sich befindenden Daten der eigenen Cloud-Kunden an die amerikanischen Behörden herauszugeben. Als US-Gesellschaft unterliegt Microsoft ausschliesslich den dortigen Gesetzen. Es empfiehlt sich deshalb, im Schulbereich auf die Verwendung von Cloud-Systemen zu verzichten, solange diese nicht auf dem eigenen Server betrieben werden. Auch wenn die Vereinigung der Schweizer Datenschutzbeauftragten «Privatim» die Verwendung von Microsoft Office 365 grundsätzlich zulässt, wird von diversen kantonalen Datenschutzbeauftragten klar festgehalten, dass Microsoft Office 365, welches auf Cloud-Diensten basiert, nicht für personenbezogene Daten eingesetzt werden darf.
  7. 7. Datenschutz – Kanton Basel-Stadt Wenn Cloudlösung, dann Schlüsselmanagement nicht beim Betreiber. Der Aufbau und die Verwaltung eines eigenen Schlüsselsystems ist teuer und für den User sehr aufwendig und mühsam. Alles in allem eine nicht praktikable Lösung.
  8. 8. Evaluation neue Groupware-Lösung  Zusammenstellen der Anforderungen  Überprüfung verschiedener Groupware-Lösungen mit Schnittstelle zu UCS gemäss Anforderungskriterien  Die beiden Lösungen Sogo und Open X-Change erfüllen alle Muss-Kriterien.  Testinstallation mit Sogo und Open X-Change inkl. Datenmigration  Usability Test mit Lehrpersonen
  9. 9. Offertstellung  Anforderungen an Sicherheit und Verfügbarkeit  Kosten für zusätzliche Hardware  Kosten Einrichtung und Migration  Kosten Open XChange
  10. 10. Offerte zum Vergleich  Zum Vergleich MS Exchange  Auftrag Projektstudie an Unternehmen  ohne Testinstallation  Projektstudie mit Offerte
  11. 11. Begründung des Zuschlags  Kosten OX-Implementation günstiger  Bessere Integration in bestehende Umgebung  Die typischen Risiken einer Open-Source-Lösung sind klein.  Cloudspeicher-Lösung mit OX-Drive integriert
  12. 12. Umsetzung  Installation in unserer Testumgebung  Anpassungen Importscript / UCS  Hardwarebeschaffungen  Aufbau und Test der produktiven Umgebung
  13. 13. Schritt 1: Pilotschulen  je 1 Schule Primar und Sekundar  Schüler/innen neu vorname.name@stud.edubs.ch  Migration an Wochenende im Mai 17  Erfolgreich, kleinere Probleme (Ordnernamen mit Leerschlag)  Support vor Ort zu Wochenbeginn
  14. 14. Schritt 2: Migration Lehrpersonen und Mitarbeitende  ca. 6’500 Accounts  Anleitungen  Pfingstwochenende 2017  Support personell verstärkt
  15. 15. Herausforderungen Support  Mobile Devices  Synchronisation verschiedener Devices/Mailclients  Problematik Ordnernamen (gesendet, sent, Gesendete Objekte)  Supportaufkommen anfangs hoch, nach 2-3 Wochen stark abnehmend, heute bescheiden  Anfragen nicht technischer Art (z.B. Zeitpunkt)
  16. 16. Support - Highlights «Mein Outlook funktioniert seit Ihrem Eingriff auf "edubs.ch" nicht mehr. Es stehen für mich einige berufliche und vor allem auch private Aufgaben in meinem Outlook an. Der Kontakt mit meinem Server der Swisscom (Provider) ist auf Grund Ihrer Aktivitäten gestört…. Ich wende mich an eine kompetente Institution und werde das Problem lösen lassen. Die anstehenden Kosten will ich zurück erstattet bekommen. Bitte teilen Sie mir die Kostenrücksprache mit.»
  17. 17. Migration Schülerinnen und Schüler (SuS)  ca. 22‘000 User  geplant für Sommerferien 2017
  18. 18. Migration Schülerinnen und Schüler (SuS)  musste verschoben werden  Das Anlegen der OX-Benutzer hat zu lange gedauert.  Performance-Problem  Optimierung des Scripts für grosse Anzahl User  Imageschaden
  19. 19. Kontexte  max. 8‘000 User in einem Kontext  Kontexte für Lehrpersonen, SuS der verschiedenen Stufen  innerhalb Kontext mehr Funktionalitäten  Globales Adressbuch
  20. 20. Migration Schülerinnen und Schüler (SuS)  Qualität hat höchste Priorität  Migration verschoben in Dezember 17 bis Februar 18
  21. 21. Lösung Daten- schutz Aufwand Usabilty Features Support Verfüg- barkeit Abhängig -keit
  22. 22. Investitionen teilen und weiterentwickeln  Anpassungen Scripts UCS – OX  Investitionen unsererseits (und seitens Univention)  Integration in UCS  Teilen der Investitionen mit weiteren Schulen  Austausch und gemeinsame Weiterentwicklung
  23. 23. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Markus Bäumler Pädagogisches Zentrum Basel-Stadt ICT Medien markus.baeumler@edubs.ch www.edubs.ch

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