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O GED - Gerenciamento Eletrônico de
Documentos como aliado na melhoria
      contínua de processos.
Introdução
Nossa razão de existir - Agradecimentos




                                               Problemas com a formação

                                                  Falta Motivação


 Métodos obsoletos de trabalho

   Inércia Organizacional

       Arquivo o depósito de papéis

          Ausência de integração – Atividade x Informação
Nossa razão de existir - Agradecimentos




      Excesso de tarefas
                                    Luta contra o tempo
                                                               Ferramentas inadequadas


 Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade)

                                 Baixa auto-estima

           Foco na produção em detrimento ao relacionamento
           com o cliente.
Nossa razão de existir - Agradecimentos




  Métodos alternativos
  de                                    Trabalho braçal
                                                                    Bando de Dados
  Gestão do Conhecimento,
                                                                    X
  Informação e Documento.
                                                                    Banco de Dados

 Busca da informação comprometendo a produtividade:

     Projetos     +         Processos      +    Produtos   +   Relacionamentos
Nossa razão de existir - Agradecimentos




  Ausência de Integração
  Tecnológica              Tecnologia sem
                           Metodologia fica   Tecnologia distante da
                           comprometida       realidade do usuário




                           Linguagem a ser
                           Decifrada.
Levantamento
     &
 Diagnóstico
Gerimos Informações e Conhecimento para...




                        Entrevista


                                     Questionário

                                                     Documentos
                                                    Organizacionais
Análise Integrada de Processos com Informação




        Hardware + Software + Peopleware
Projeto Informacional
Gestão de Projeto - PMI
Processo
Informacional
BPM - Processos vs Eventos de Negócio

     “Uma série de passos repetíveis
   adotados por uma organização para
    produzir um resultado desejável.”
Empresa = Coleção de Processos
Redesenho do Processo Informacional
Gestão de Acervo
Matriz Classificação do Documental
 VOCÁBULARIO     CATEGORIA
 CONTROLADO
                 ESPÉCIE
 THESAURUS

 TÍTULO

 TEMA
 TEXTO                               AXIOMAS
                                     RELAÇÕES
                                     TAXONOMIA

                                     CONCEITOS
                  DOCUMENTO
                  INFORMAÇÃO         SINONIMOS
                  CONHECIMENTO
                                     TERMOS
Matriz Temporal
                Mídia &
                Suporte

                           TTL              Legal



  Atualização
                                 TAD


                             TMS
                                                    Responsabilidade
 Validação
                     TVD                 TRD



                Matriz de Utilidade Documental
                  Tecnologia + Metodologia
Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
          Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.
Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
          Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.
Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD

Para elaborar e aplicar a TTD, não podemos esquecer:


 Verificação de processos na justiça;

 Verificação junto a Entidades de Classe e Regulamentação:

      CRM – Medicina; CREA – Engenharia, CRC – Contabilidade etc;
      ANVISA – Medicamento, Anatel – Telefonia, Aneel – Energia etc;
      Bancen – Instituições Financeiras.
      Educação – Órgãos Educacionais, Municipais etc.
      Empresas de capital estrangeiro
Gestão Documental – Ciclo de Tratamento Documental
         Tratamento integral do fluxo informacional – Do inicio ao fim




                                                                Acervo Ativo
                                                                      =
                                                                 Atividades


                                                                         E
                                                               Acervo Passivo
                                                                     =
                                                                  Arquivo
Gestão Documental – Fim da Duplicidade

ORIGINAL                                                  ORIGINAL
             COMERCIAL                       CLIENTE




ORIGINAL
                                            FINANCEIRO     CÓPIA
           JURÍDICO



                                          CONTABILIDADE    CÓPIA




  CÓPIA    DIRETORIA                        AUDITORIA      CÓPIA




            ACERVO REGISTRADO EM MÉDIA 6 (SEIS) VEZES




           Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça temos
           como resultado o caos!
 23
Gestão Documental – Resultado - Estruturação do Acervo

      Bando de Dados                              Banco de Dados




                               1 m linear
                               40 cm
                               duplicidade




   Contempla:
   Diversas fases do ciclo vital da informação.
   Múltiplas operações da cadeia arquivística.


GED sem Organização é Ilusão!
Alguns
Produtos Entregues
Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos




         CDI / Diretório
         /Sub diretório    CDI   1 ABR 2009   A1   220
           / Imagem
Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
 Tabela de Temporalidade

                                                            MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO
   Silva & Silva S.A            CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade



                                   Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho

                                                                   NATUREZA DOCUMENTAL                        TAXONOMIA
       TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL
                                                                                                         CVD        INDEX

 TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO         PV     TA    CN    FN    AD    FT   H   B    TD      INDEXADOR


 ATENDIMENTO       DO SERVIÇO             MÉDICO                                                         11     Nome
                                                                                                         anos   Período
                                                                                                         CC     Setor / Área
  RELATORIO          MENSAL          DE_ATENDIMENTO                                                      02     Nome
                                         _MEDICO                                                         anos   Período
                                                                                                                Setor / Área
 NOTA_FISCAL       DE_SERVIÇO             MEDICO                                                         11     Fornecedor
                                                                                                         anos   CNPJ
                                                                                                         CC     Valor
  RELATORIO     DE_EXAMES_DO_PE                                                                          02     Nome
                     RIODO                                                                               anos   Período
                                                                                                                Setor / Área
    EXAME            MÉDICO                                                                              Per    CRM
                                                                                                         man    Empregado
                                                                                                         ente   Período
Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED
   Modulo GED
                 Solicitação
                                     Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação)
                                                        Remessa de Documento
                                                      Empréstimo de Documento
                Autorização
                                                        Expurgo de Documento
                Visualização
                                                              Documento

   Modulo GED
                  Cadastro
                                Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários)
                                                       Remessa de Documento
                                                     Empréstimo de Documento
                 Execução
                                                      Tabela de Temporalidade
                                                       Expurgo de Documento
                Visualizações
                                                       Expurgo de Documento
                   Gestão
                                      Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa)
                                                    Visualização dos Documentos
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

            Espécie documental inclusão ou exclusão

Todo documento pertence a uma espécie documental.
Toda espécie documental possui campos indexadores.
O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e,
os respectivos campos indexadores da mesma.
O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário
“Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”,
segundo o seguinte modelo:

                          FICHA DE CADASTRO DE ACERVO - FCA
    ITEM                              ESPÉCIE DOCUMENTAL
     ( A)                                      (B)
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental


       Indexadores

   Os campos indexadores se dividem em dois grupos:


                      Universais                                           Específicos
   Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da     Toda Espécie Documental possui campos indexadores
   Silva e Silva S.A possui os seguintes campos         específicos. Como exemplificado abaixo:
   indexadores universais:                              Exemplo de espécie documental: Nota fiscal.
        Nome:              [Espécie documental]         CNPJ             [Indexadores específicos]
    Data / Período:                dd/mm/aa             Valor

     Responsável:     [Nome do setor / profissional
                      Silva e Silva S.A]
       Origem:              “Gerador da Espécie
                      Documental”, quando for interno
                       Silva e Silva S.A será o mesmo
                              que responsável.
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
      Termo de Expurgo
                                Termo de abertura:

     Os documentos relacionados neste documento denominado
     “Termo de Expurgo Documental”
     estão com o ciclo de vida prescrito.
     E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na
     “Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A.
     Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte.
     Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados
     novamente para descarte.


  DOCUMENTO         DATA   DE    CONFIRMA          NOVA DATA JUSTIFICATIVA PARA   NOVA
                    ESPURGO      EXPURGO           PARA      DATA DE EXPURGO
                                                   EXPURGO
  [nome        do    __/__/__    ( ) Sim ( ) Não    __/__/__
  documento]
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental


                           Termo de encerramento:

           Encerramos o termo de expurgo com assinatura
           dos responsáveis:




   Nome:                                    Nome:
   UNO:                                     UNO
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
ORGANIZAÇÃO   PATROCíNIO   DIVULGUE O EVENTO JUNTO A SUA EMPRESA

                                  INFORMAÇÕES :

                             todeska@planetarium.com.br

                              todeskabadke@gmail.com

                                www.arquivar.com.br
                                www.unilogos.org.br
OBRIGADO!

romoaldo-unilogos@gmx.net
rzacarias@unilogos.org.br
rzacariaspn@gmail.com
rzacariatec@hotmail.com
Skype: romoaldo.zacarias




                       Em memória de
                       Rubens Zacarias

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Ged ecm bpm aliado a melhoria de processos

  • 1. O GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos como aliado na melhoria contínua de processos.
  • 3. Nossa razão de existir - Agradecimentos Problemas com a formação Falta Motivação Métodos obsoletos de trabalho Inércia Organizacional Arquivo o depósito de papéis Ausência de integração – Atividade x Informação
  • 4. Nossa razão de existir - Agradecimentos Excesso de tarefas Luta contra o tempo Ferramentas inadequadas Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade) Baixa auto-estima Foco na produção em detrimento ao relacionamento com o cliente.
  • 5. Nossa razão de existir - Agradecimentos Métodos alternativos de Trabalho braçal Bando de Dados Gestão do Conhecimento, X Informação e Documento. Banco de Dados Busca da informação comprometendo a produtividade: Projetos + Processos + Produtos + Relacionamentos
  • 6. Nossa razão de existir - Agradecimentos Ausência de Integração Tecnológica Tecnologia sem Metodologia fica Tecnologia distante da comprometida realidade do usuário Linguagem a ser Decifrada.
  • 7. Levantamento & Diagnóstico
  • 8. Gerimos Informações e Conhecimento para... Entrevista Questionário Documentos Organizacionais
  • 9. Análise Integrada de Processos com Informação Hardware + Software + Peopleware
  • 13. BPM - Processos vs Eventos de Negócio “Uma série de passos repetíveis adotados por uma organização para produzir um resultado desejável.”
  • 14. Empresa = Coleção de Processos
  • 15. Redesenho do Processo Informacional
  • 17. Matriz Classificação do Documental VOCÁBULARIO CATEGORIA CONTROLADO ESPÉCIE THESAURUS TÍTULO TEMA TEXTO AXIOMAS RELAÇÕES TAXONOMIA CONCEITOS DOCUMENTO INFORMAÇÃO SINONIMOS CONHECIMENTO TERMOS
  • 18. Matriz Temporal Mídia & Suporte TTL Legal Atualização TAD TMS Responsabilidade Validação TVD TRD Matriz de Utilidade Documental Tecnologia + Metodologia
  • 19. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.
  • 20. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.
  • 21. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD Para elaborar e aplicar a TTD, não podemos esquecer: Verificação de processos na justiça; Verificação junto a Entidades de Classe e Regulamentação:  CRM – Medicina; CREA – Engenharia, CRC – Contabilidade etc;  ANVISA – Medicamento, Anatel – Telefonia, Aneel – Energia etc;  Bancen – Instituições Financeiras.  Educação – Órgãos Educacionais, Municipais etc.  Empresas de capital estrangeiro
  • 22. Gestão Documental – Ciclo de Tratamento Documental Tratamento integral do fluxo informacional – Do inicio ao fim Acervo Ativo = Atividades E Acervo Passivo = Arquivo
  • 23. Gestão Documental – Fim da Duplicidade ORIGINAL ORIGINAL COMERCIAL CLIENTE ORIGINAL FINANCEIRO CÓPIA JURÍDICO CONTABILIDADE CÓPIA CÓPIA DIRETORIA AUDITORIA CÓPIA ACERVO REGISTRADO EM MÉDIA 6 (SEIS) VEZES Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça temos como resultado o caos! 23
  • 24. Gestão Documental – Resultado - Estruturação do Acervo Bando de Dados Banco de Dados 1 m linear 40 cm duplicidade Contempla: Diversas fases do ciclo vital da informação. Múltiplas operações da cadeia arquivística. GED sem Organização é Ilusão!
  • 26. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos CDI / Diretório /Sub diretório CDI 1 ABR 2009 A1 220 / Imagem
  • 27. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos Tabela de Temporalidade MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO Silva & Silva S.A CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL CVD INDEX TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR ATENDIMENTO DO SERVIÇO MÉDICO 11 Nome anos Período CC Setor / Área RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO 02 Nome _MEDICO anos Período Setor / Área NOTA_FISCAL DE_SERVIÇO MEDICO 11 Fornecedor anos CNPJ CC Valor RELATORIO DE_EXAMES_DO_PE 02 Nome RIODO anos Período Setor / Área EXAME MÉDICO Per CRM man Empregado ente Período
  • 28. Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED Modulo GED Solicitação Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação) Remessa de Documento Empréstimo de Documento Autorização Expurgo de Documento Visualização Documento Modulo GED Cadastro Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários) Remessa de Documento Empréstimo de Documento Execução Tabela de Temporalidade Expurgo de Documento Visualizações Expurgo de Documento Gestão Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa) Visualização dos Documentos
  • 29. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Espécie documental inclusão ou exclusão Todo documento pertence a uma espécie documental. Toda espécie documental possui campos indexadores. O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e, os respectivos campos indexadores da mesma. O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário “Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”, segundo o seguinte modelo: FICHA DE CADASTRO DE ACERVO - FCA ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL ( A) (B)
  • 30. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Indexadores Os campos indexadores se dividem em dois grupos: Universais Específicos Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da Toda Espécie Documental possui campos indexadores Silva e Silva S.A possui os seguintes campos específicos. Como exemplificado abaixo: indexadores universais: Exemplo de espécie documental: Nota fiscal. Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos] Data / Período: dd/mm/aa Valor Responsável: [Nome do setor / profissional Silva e Silva S.A] Origem: “Gerador da Espécie Documental”, quando for interno Silva e Silva S.A será o mesmo que responsável.
  • 31. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Termo de Expurgo Termo de abertura: Os documentos relacionados neste documento denominado “Termo de Expurgo Documental” estão com o ciclo de vida prescrito. E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na “Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A. Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte. Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados novamente para descarte. DOCUMENTO DATA DE CONFIRMA NOVA DATA JUSTIFICATIVA PARA NOVA ESPURGO EXPURGO PARA DATA DE EXPURGO EXPURGO [nome do __/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__ documento]
  • 32. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Termo de encerramento: Encerramos o termo de expurgo com assinatura dos responsáveis: Nome: Nome: UNO: UNO
  • 33. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
  • 34. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
  • 35. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
  • 36. ORGANIZAÇÃO PATROCíNIO DIVULGUE O EVENTO JUNTO A SUA EMPRESA INFORMAÇÕES : todeska@planetarium.com.br todeskabadke@gmail.com www.arquivar.com.br www.unilogos.org.br