Ged ecm bpm aliado a melhoria de processos

1,566 views

Published on

Published in: Entertainment & Humor
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,566
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
44
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Ged ecm bpm aliado a melhoria de processos

  1. 1. O GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos como aliado na melhoria contínua de processos.
  2. 2. Introdução
  3. 3. Nossa razão de existir - Agradecimentos Problemas com a formação Falta Motivação Métodos obsoletos de trabalho Inércia Organizacional Arquivo o depósito de papéis Ausência de integração – Atividade x Informação
  4. 4. Nossa razão de existir - Agradecimentos Excesso de tarefas Luta contra o tempo Ferramentas inadequadas Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade) Baixa auto-estima Foco na produção em detrimento ao relacionamento com o cliente.
  5. 5. Nossa razão de existir - Agradecimentos Métodos alternativos de Trabalho braçal Bando de Dados Gestão do Conhecimento, X Informação e Documento. Banco de Dados Busca da informação comprometendo a produtividade: Projetos + Processos + Produtos + Relacionamentos
  6. 6. Nossa razão de existir - Agradecimentos Ausência de Integração Tecnológica Tecnologia sem Metodologia fica Tecnologia distante da comprometida realidade do usuário Linguagem a ser Decifrada.
  7. 7. Levantamento & Diagnóstico
  8. 8. Gerimos Informações e Conhecimento para... Entrevista Questionário Documentos Organizacionais
  9. 9. Análise Integrada de Processos com Informação Hardware + Software + Peopleware
  10. 10. Projeto Informacional
  11. 11. Gestão de Projeto - PMI
  12. 12. Processo Informacional
  13. 13. BPM - Processos vs Eventos de Negócio “Uma série de passos repetíveis adotados por uma organização para produzir um resultado desejável.”
  14. 14. Empresa = Coleção de Processos
  15. 15. Redesenho do Processo Informacional
  16. 16. Gestão de Acervo
  17. 17. Matriz Classificação do Documental VOCÁBULARIO CATEGORIA CONTROLADO ESPÉCIE THESAURUS TÍTULO TEMA TEXTO AXIOMAS RELAÇÕES TAXONOMIA CONCEITOS DOCUMENTO INFORMAÇÃO SINONIMOS CONHECIMENTO TERMOS
  18. 18. Matriz Temporal Mídia & Suporte TTL Legal Atualização TAD TMS Responsabilidade Validação TVD TRD Matriz de Utilidade Documental Tecnologia + Metodologia
  19. 19. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.
  20. 20. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.
  21. 21. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD Para elaborar e aplicar a TTD, não podemos esquecer: Verificação de processos na justiça; Verificação junto a Entidades de Classe e Regulamentação:  CRM – Medicina; CREA – Engenharia, CRC – Contabilidade etc;  ANVISA – Medicamento, Anatel – Telefonia, Aneel – Energia etc;  Bancen – Instituições Financeiras.  Educação – Órgãos Educacionais, Municipais etc.  Empresas de capital estrangeiro
  22. 22. Gestão Documental – Ciclo de Tratamento Documental Tratamento integral do fluxo informacional – Do inicio ao fim Acervo Ativo = Atividades E Acervo Passivo = Arquivo
  23. 23. Gestão Documental – Fim da Duplicidade ORIGINAL ORIGINAL COMERCIAL CLIENTE ORIGINAL FINANCEIRO CÓPIA JURÍDICO CONTABILIDADE CÓPIA CÓPIA DIRETORIA AUDITORIA CÓPIA ACERVO REGISTRADO EM MÉDIA 6 (SEIS) VEZES Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça temos como resultado o caos! 23
  24. 24. Gestão Documental – Resultado - Estruturação do Acervo Bando de Dados Banco de Dados 1 m linear 40 cm duplicidade Contempla: Diversas fases do ciclo vital da informação. Múltiplas operações da cadeia arquivística. GED sem Organização é Ilusão!
  25. 25. Alguns Produtos Entregues
  26. 26. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos CDI / Diretório /Sub diretório CDI 1 ABR 2009 A1 220 / Imagem
  27. 27. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos Tabela de Temporalidade MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO Silva & Silva S.A CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL CVD INDEX TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR ATENDIMENTO DO SERVIÇO MÉDICO 11 Nome anos Período CC Setor / Área RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO 02 Nome _MEDICO anos Período Setor / Área NOTA_FISCAL DE_SERVIÇO MEDICO 11 Fornecedor anos CNPJ CC Valor RELATORIO DE_EXAMES_DO_PE 02 Nome RIODO anos Período Setor / Área EXAME MÉDICO Per CRM man Empregado ente Período
  28. 28. Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED Modulo GED Solicitação Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação) Remessa de Documento Empréstimo de Documento Autorização Expurgo de Documento Visualização Documento Modulo GED Cadastro Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários) Remessa de Documento Empréstimo de Documento Execução Tabela de Temporalidade Expurgo de Documento Visualizações Expurgo de Documento Gestão Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa) Visualização dos Documentos
  29. 29. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Espécie documental inclusão ou exclusão Todo documento pertence a uma espécie documental. Toda espécie documental possui campos indexadores. O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e, os respectivos campos indexadores da mesma. O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário “Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”, segundo o seguinte modelo: FICHA DE CADASTRO DE ACERVO - FCA ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL ( A) (B)
  30. 30. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Indexadores Os campos indexadores se dividem em dois grupos: Universais Específicos Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da Toda Espécie Documental possui campos indexadores Silva e Silva S.A possui os seguintes campos específicos. Como exemplificado abaixo: indexadores universais: Exemplo de espécie documental: Nota fiscal. Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos] Data / Período: dd/mm/aa Valor Responsável: [Nome do setor / profissional Silva e Silva S.A] Origem: “Gerador da Espécie Documental”, quando for interno Silva e Silva S.A será o mesmo que responsável.
  31. 31. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Termo de Expurgo Termo de abertura: Os documentos relacionados neste documento denominado “Termo de Expurgo Documental” estão com o ciclo de vida prescrito. E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na “Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A. Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte. Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados novamente para descarte. DOCUMENTO DATA DE CONFIRMA NOVA DATA JUSTIFICATIVA PARA NOVA ESPURGO EXPURGO PARA DATA DE EXPURGO EXPURGO [nome do __/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__ documento]
  32. 32. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Termo de encerramento: Encerramos o termo de expurgo com assinatura dos responsáveis: Nome: Nome: UNO: UNO
  33. 33. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
  34. 34. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
  35. 35. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
  36. 36. ORGANIZAÇÃO PATROCíNIO DIVULGUE O EVENTO JUNTO A SUA EMPRESA INFORMAÇÕES : todeska@planetarium.com.br todeskabadke@gmail.com www.arquivar.com.br www.unilogos.org.br
  37. 37. OBRIGADO! romoaldo-unilogos@gmx.net rzacarias@unilogos.org.br rzacariaspn@gmail.com rzacariatec@hotmail.com Skype: romoaldo.zacarias Em memória de Rubens Zacarias

×