IKT samarbeid i Indre Østfold 1999-2007 Sigmund Vister, Ulf Harry Evensen Vidar Østenby og Leif Steen Askim 31.august 2007
Indre Østfold <ul><li>Innbyggere: 55.000 </li></ul><ul><li>Areal: 2.245 km 2 </li></ul><ul><li>Ansatte i adm: ca 1100 </li...
Interkommunale samarbeid <ul><li>Vannverk </li></ul><ul><li>Krisesenter </li></ul><ul><li>Forebyggende brannvern </li></ul...
Smaalensveven
Smaalensveven og interkommunalt samarbeid <ul><li>Vi samarbeider om: </li></ul><ul><ul><li>Portaler og utvikling av eForva...
Infrastruktur <ul><li>20 Mb felles    internettaksess </li></ul><ul><li>4 Mb mellom   kommunene </li></ul><ul><li>80 % res...
Portal <ul><li>12 portaler </li></ul><ul><ul><li>10 kommuneportaler </li></ul></ul><ul><ul><li>Smaalensveven.no </li></ul>...
 
 
 
 
 
 
 
Om smaalensveven.no <ul><li>Prosjektstart 1999 Deltakende 10 kommuner: Aremark, Askim, Eidsberg, Hobøl, Marker, Rakkestad,...
Samarbeidsavtaler <ul><li>Portalsamarbeid Smaalensveven </li></ul><ul><ul><li>Fordelingsnøkkel 50% etter innbyggertall - 5...
Organisering Smaalensvevens styre Daglig leder / prosjektleder Teknisk arbeidsgruppe Teknisk drift Regional webredaktørgru...
Finansiering prosjekter 1.940 450 Fylkesmann DDØ 2007 1.200 615 Statens bibliotektilsyn, fylkeskommunen Etablere portal 19...
Suksesskriterier <ul><li>Hvorfor Smaalensveven </li></ul><ul><ul><li>Bygger på årelangt samarbeid mellom kommunene i Indre...
IKT strategi
Visjon for samarbeidet <ul><li>Indre Østfold-regionen samarbeider om </li></ul><ul><li>elektroniske løsninger som bidrar t...
IKT strategi - vedtak <ul><li>Kommunene støtter arbeidet med en felles IKT-strategi for kommunene i Indre Østfold.  </li><...
Arbeidsgruppe <ul><li>Vegard Eliassen, Askim kommune </li></ul><ul><li>Magne Barane, Rømskog kommune </li></ul><ul><li>Pet...
Hovedmål <ul><li>God tilgjengelighet for informasjon og tjenester </li></ul><ul><li>God kvalitet på informasjon og beslutn...
… .forts. Hovedmål <ul><li>Gjennomføring av IKT-strategien skal resultere i et kompetansemiljø som yter tjenester til komm...
Gevinstmuligheter på de enkelte trinnene i Samarbeidstrappen. Stordriftsfordeler Kostnader og innsparing GEVINSTMULIGHETER...
IKT prinsipper <ul><li>P1: IKT-strategi som styringsverktøy </li></ul><ul><li>P2: IKT-strategi – en kontinuerlig prosess <...
Interkommunalt IKT samarbeid  Gevinstpotensiale- lønnsomhet Kompleksitet – økt samarbeid Trinn 1: Samarbeid om felles prog...
Faseinndelingen <ul><li>Fase 0 består av: </li></ul><ul><li>Etablering og oppstart av IKT-driftsorganisasjonen, som tar an...
Faseinndelingen <ul><li>Fase 1 består av: </li></ul><ul><li>Drift av infrastruktur, nettverk og felles servere og brannmur...
Faseinndelingen <ul><li>Fase 2 består av: </li></ul><ul><li>Drift av fagsystemer  </li></ul><ul><li>Drift av kontorstøttes...
Gevinster ved samarbeid <ul><li>Økonomisk gevinster på: </li></ul><ul><ul><li>Felles innkjøp </li></ul></ul><ul><ul><li>Fe...
Vedtak i kommunene <ul><li>xxxx slutter seg til IKT-prinsippene som de fremgår i strategidokumentet. </li></ul><ul><li>Den...
Spesielle forhold <ul><li>Ved behandling av arbeidsgruppens forslag til strategi og selskapsavtale har rådmannsgruppen vær...
Kostnadsfordeling 100,00 100,00 100,00 100,00 Sum IØ 8,90 9,07 10,16 6,72 Trøgstad 7,60 8,78 9,67 9,06 Spydeberg 6,87 6,15...
Kostnadsfordeling <ul><li>Rådmannsgruppen anbefaler følgende fordeling av den nye organisasjonens kostnader: </li></ul><ul...
Stemmefordeling <ul><li>Alle eiere har en basisstemme i kraft av sitt eierskap.  </li></ul><ul><li>I tillegg gis et indivi...
Fra vertskap til §27 - IKS? <ul><li>Fra: </li></ul><ul><ul><li>Oppstart som vertskapskommunesamarbeid </li></ul></ul><ul><...
Hva kunne vært gjort annerledes <ul><li>Etablere en større utviklingsorganisasjon på tidligere tidspunkt </li></ul><ul><li...
Smaalensveven IKT
Portalsamarbeidet Smaalensveven <ul><li>Vedtatt innlemmet i Smaalensveven IKT </li></ul><ul><li>Portalsamarbeidet med komm...
<ul><li>Første behandling – våren 2007: </li></ul><ul><ul><li>Kommunestyrene i Eidsberg og Askim sa ja til deltagelse, men...
Revidert selskapsavtale
Interimsstyret <ul><li>Innstillingen til kommunestyret: </li></ul><ul><ul><li>N.N. kommune vedtar å delta i Smaalensveven ...
Ansettelse daglig leder
Overordnede mål og strategier <ul><li>Indre Østfold-regionen samarbeider om elektroniske løsninger som bidrar til å effekt...
IKT prinsipper <ul><li>IKT-strategi som styringsverktøy </li></ul><ul><li>IKT-strategi – en kontinuerlig prosess </li></ul...
Veien videre… <ul><li>Lokalisering </li></ul><ul><ul><ul><li>kontor, driftsareal </li></ul></ul></ul><ul><li>Hva skjer de ...
Veien videre… <ul><li>Anskaffelse økonomisystem </li></ul><ul><ul><ul><li>planlagt valgt innen 31.12 </li></ul></ul></ul><...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Ikt samarbeid i Indre Østfold 1999-2007

855 views

Published on

Etablering og utvikling av portal og IKT samarbeid i Indre Østfold 1999-2007

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
855
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
5
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Startet med felles Bibliotekportal i 1996 , lansert 1997 Felles Portal IKT-samarbeid, organisering Trøgstad som vertskommune Portal Infratruktur Vertskommuneløsningen, enkel og oversiktlig i oppstart Vertskommune i prinsipp men fungerer som §27 i styringsform. Måtte starte enkelt….stoler på hverandre… Smidig ved endringer og utvikling Må nå over i en fase med større organisering Vil kunne hemme kreativiteten men vil styrke forutsigbarhet… Ta med avtalene-
  • Regnskap drift 2002: ca 800.000 Regnskap 2005 SOL 3.226.000 SM 2.316.000 = 5.542.000 – 350 i prosjekt
  • Tror ikke på økonomiske gevinster på kort sikt, bedre tjenester høyere kompetanse større kapasitet på grunn av enklere og mer enhetlige rutiner enklere rekruttering mindre sårbarhet større utviklingspotensial Koordinerende ressurs: ta tak i utfordringer elektroniske tjenester få til samarbeid kartsamarbeid
  • Tror ikke på økonomiske gevinster på kort sikt, bedre tjenester høyere kompetanse større kapasitet på grunn av enklere og mer enhetlige rutiner enklere rekruttering mindre sårbarhet større utviklingspotensial Koordinerende ressurs: ta tak i utfordringer elektroniske tjenester få til samarbeid kartsamarbeid
  • Er på trinn 3 med portal og infrastruktur. Har noe på trinn 1 og 2. Ved felles ikt strategi vil vi måtte ta igjen det tapte på trinn 1-2 Målet er trinn4 Se detaljer IKT strategi dokumentet. Modell utviklet av Willy Dertz (Kompetansesenter for eForvaltning og Ulf Harry Evensen, Smaalensveven.
  • Tror ikke på økonomiske gevinster på kort sikt, bedre tjenester høyere kompetanse større kapasitet på grunn av enklere og mer enhetlige rutiner enklere rekruttering mindre sårbarhet større utviklingspotensial Koordinerende ressurs: ta tak i utfordringer elektroniske tjenester få til samarbeid kartsamarbeid
  • Tror ikke på økonomiske gevinster på kort sikt, bedre tjenester høyere kompetanse større kapasitet på grunn av enklere og mer enhetlige rutiner enklere rekruttering mindre sårbarhet større utviklingspotensial Koordinerende ressurs: ta tak i utfordringer elektroniske tjenester få til samarbeid kartsamarbeid
  • Tror ikke på økonomiske gevinster på kort sikt, bedre tjenester høyere kompetanse større kapasitet på grunn av enklere og mer enhetlige rutiner enklere rekruttering mindre sårbarhet større utviklingspotensial Koordinerende ressurs: ta tak i utfordringer elektroniske tjenester få til samarbeid kartsamarbeid
  • Tror ikke på økonomiske gevinster på kort sikt, bedre tjenester høyere kompetanse større kapasitet på grunn av enklere og mer enhetlige rutiner enklere rekruttering mindre sårbarhet større utviklingspotensial Koordinerende ressurs: ta tak i utfordringer elektroniske tjenester få til samarbeid kartsamarbeid
  • Tror ikke på økonomiske gevinster på kort sikt, bedre tjenester høyere kompetanse større kapasitet på grunn av enklere og mer enhetlige rutiner enklere rekruttering mindre sårbarhet større utviklingspotensial Koordinerende ressurs: ta tak i utfordringer elektroniske tjenester få til samarbeid kartsamarbeid
  • Tror ikke på økonomiske gevinster på kort sikt, bedre tjenester høyere kompetanse større kapasitet på grunn av enklere og mer enhetlige rutiner enklere rekruttering mindre sårbarhet større utviklingspotensial Koordinerende ressurs: ta tak i utfordringer elektroniske tjenester få til samarbeid kartsamarbeid
  • Tror ikke på økonomiske gevinster på kort sikt, bedre tjenester høyere kompetanse større kapasitet på grunn av enklere og mer enhetlige rutiner enklere rekruttering mindre sårbarhet større utviklingspotensial Koordinerende ressurs: ta tak i utfordringer elektroniske tjenester få til samarbeid kartsamarbeid
  • Tror ikke på økonomiske gevinster på kort sikt, bedre tjenester høyere kompetanse større kapasitet på grunn av enklere og mer enhetlige rutiner enklere rekruttering mindre sårbarhet større utviklingspotensial Koordinerende ressurs: ta tak i utfordringer elektroniske tjenester få til samarbeid kartsamarbeid
  • Tror ikke på økonomiske gevinster på kort sikt, bedre tjenester høyere kompetanse større kapasitet på grunn av enklere og mer enhetlige rutiner enklere rekruttering mindre sårbarhet større utviklingspotensial Koordinerende ressurs: ta tak i utfordringer elektroniske tjenester få til samarbeid kartsamarbeid
  • Hva ville vi gjort annerledes Etablert en utviklingsorganisasjon på et tidlig tidspunkt Sterkere styring om mindre demokrati?? Bruk av eksterne konsulenter gir bedre tidsstyring og sikrere framdrift, men koster ofte mer enn det smaker Ikke ha for store ambisjoner i forhold til at ting er enkelt og går fort Konklusjon Relativt godt fornøyd med jobben som er gjort og hvordan den er organiswert
  • Startet med felles Bibliotekportal i 1996 , lansert 1997 Felles Portal IKT-samarbeid, organisering Trøgstad som vertskommune Portal Infratruktur Vertskommuneløsningen, enkel og oversiktlig i oppstart Vertskommune i prinsipp men fungerer som §27 i styringsform. Måtte starte enkelt….stoler på hverandre… Smidig ved endringer og utvikling Må nå over i en fase med større organisering Vil kunne hemme kreativiteten men vil styrke forutsigbarhet… Ta med avtalene-
  • Tror ikke på økonomiske gevinster på kort sikt, bedre tjenester høyere kompetanse større kapasitet på grunn av enklere og mer enhetlige rutiner enklere rekruttering mindre sårbarhet større utviklingspotensial Koordinerende ressurs: ta tak i utfordringer elektroniske tjenester få til samarbeid kartsamarbeid
  • Tror ikke på økonomiske gevinster på kort sikt, bedre tjenester høyere kompetanse større kapasitet på grunn av enklere og mer enhetlige rutiner enklere rekruttering mindre sårbarhet større utviklingspotensial Koordinerende ressurs: ta tak i utfordringer elektroniske tjenester få til samarbeid kartsamarbeid
  • Ikt samarbeid i Indre Østfold 1999-2007

    1. 1. IKT samarbeid i Indre Østfold 1999-2007 Sigmund Vister, Ulf Harry Evensen Vidar Østenby og Leif Steen Askim 31.august 2007
    2. 2. Indre Østfold <ul><li>Innbyggere: 55.000 </li></ul><ul><li>Areal: 2.245 km 2 </li></ul><ul><li>Ansatte i adm: ca 1100 </li></ul><ul><li>Ansatte i skole: 700 </li></ul><ul><li>Totalt antall årsverk 3000 </li></ul><ul><li>Elever: 7000 </li></ul>
    3. 3. Interkommunale samarbeid <ul><li>Vannverk </li></ul><ul><li>Krisesenter </li></ul><ul><li>Forebyggende brannvern </li></ul><ul><li>Kompetanseforum A/S </li></ul><ul><li>Brannsamarbeid v/behov </li></ul><ul><li>Felles kurs/opplæring kommunalt ansatte </li></ul><ul><li>Driftsassistansen i Østfold (avløp/kloakkrenseanlegg) </li></ul><ul><li>Reiseliv Indre Østfold </li></ul><ul><li>Avlastningshjemmet Brennemoen </li></ul><ul><li>Skatt/arbeidsgiverkontroll </li></ul><ul><li>Indre Østfold Renovasjon </li></ul><ul><li>Miljørettet helsevern Indre Østfold IKS </li></ul><ul><li>Smaalensveven </li></ul><ul><li>Østfold Bedriftsenter A/S </li></ul><ul><li>Mortenstua skole </li></ul><ul><li>Indre Østfold legevakt </li></ul><ul><li>Indre Østfold kommunerevisjon IKS </li></ul><ul><li>Avløpssamarbeid </li></ul><ul><li>PPT tjeneste </li></ul><ul><li>IØI kompetansesenter AS </li></ul><ul><li>Felles barnevernvakt </li></ul><ul><li>Feiing </li></ul><ul><li>Landbruksforvaltning </li></ul><ul><li>Introduksjonsordningen </li></ul>
    4. 4. Smaalensveven
    5. 5. Smaalensveven og interkommunalt samarbeid <ul><li>Vi samarbeider om: </li></ul><ul><ul><li>Portaler og utvikling av eForvaltning </li></ul></ul><ul><ul><li>Elektroniske kart </li></ul></ul><ul><ul><li>Infrastruktur og bredbånd </li></ul></ul>
    6. 6. Infrastruktur <ul><li>20 Mb felles internettaksess </li></ul><ul><li>4 Mb mellom kommunene </li></ul><ul><li>80 % ressurs </li></ul><ul><li>Felles brannmur, virus, spam med mer. </li></ul>
    7. 7. Portal <ul><li>12 portaler </li></ul><ul><ul><li>10 kommuneportaler </li></ul></ul><ul><ul><li>Smaalensveven.no </li></ul></ul><ul><ul><li>Indreostfold.no </li></ul></ul><ul><ul><li>I ferd med å etablere subportaler /egne portaler for interkommunale virksomheter </li></ul></ul><ul><li>Felles avtale Elektroniske skjema SSP </li></ul><ul><li>Felles avtale tjenestebeskrivelser NTK </li></ul><ul><li>Utvikler egne interne skjema (DDØ) </li></ul><ul><li>Utvikler eLæringsprogram (DDØ) </li></ul>
    8. 15. Om smaalensveven.no <ul><li>Prosjektstart 1999 Deltakende 10 kommuner: Aremark, Askim, Eidsberg, Hobøl, Marker, Rakkestad, Rømskog, Skiptvet, Spydeberg og Trøgstad. </li></ul><ul><li>Fast drift fra juni 2001 </li></ul><ul><li>Trøgstad kommune vertskap </li></ul><ul><li>Organisert som vertskapskommunesamarbeid </li></ul><ul><li>Men styres som §27 samarbeid med eget styre. </li></ul>
    9. 16. Samarbeidsavtaler <ul><li>Portalsamarbeid Smaalensveven </li></ul><ul><ul><li>Fordelingsnøkkel 50% etter innbyggertall - 50% fordeles likt. </li></ul></ul><ul><li>Bredbånd og infrastruktur </li></ul><ul><ul><li>Fordelingsnøkkel 30% etter innbyggertall – 70% fordeles likt. </li></ul></ul>
    10. 17. Organisering Smaalensvevens styre Daglig leder / prosjektleder Teknisk arbeidsgruppe Teknisk drift Regional webredaktørgruppe Kommunale redaktører og delredaktører Temaredaksjoner, interkommunale redaktører
    11. 18. Finansiering prosjekter 1.940 450 Fylkesmann DDØ 2007 1.200 615 Statens bibliotektilsyn, fylkeskommunen Etablere portal 1999-2001 3.468 2.278 Statens bibliotektilsyn Etablere infrastruktur - SOL 2001 600 300 Høykom Anvendelse bredbånd - forprosjekt 2002-03 1.859 910 Høykom Skolenettverk 1.673 1.000 AAD Offentlige tjenester i et brukerperspektiv 2003 675 350 Fylkesmann Digitale kart 2004-05 666 350 Fylkesmann DDØ 2005 1.060 350 Fylkesmann DDØ 2006 Totalprosjekt Eksterne midler Prosjekt År
    12. 19. Suksesskriterier <ul><li>Hvorfor Smaalensveven </li></ul><ul><ul><li>Bygger på årelangt samarbeid mellom kommunene i Indre Østfold - administrativt og politisk. </li></ul></ul><ul><ul><li>Nettverksgrupper innen ulike fagfelt og sektorer på alle nivåer. </li></ul></ul><ul><li>Drivkraften </li></ul><ul><ul><li>Er de mellomstore kommunene i samarbeidet </li></ul></ul><ul><ul><li>Alle må ikke være med på alt, noen må være lokomotiv </li></ul></ul><ul><ul><li>Godt forankret i ledelsen </li></ul></ul><ul><ul><li>Kompetansen ut til kommunene! </li></ul></ul>
    13. 20. IKT strategi
    14. 21. Visjon for samarbeidet <ul><li>Indre Østfold-regionen samarbeider om </li></ul><ul><li>elektroniske løsninger som bidrar til å </li></ul><ul><li>effektivisere og forbedre kvaliteten på den </li></ul><ul><li>kommunale tjenesteproduksjonen </li></ul>
    15. 22. IKT strategi - vedtak <ul><li>Kommunene støtter arbeidet med en felles IKT-strategi for kommunene i Indre Østfold. </li></ul><ul><li>Strategien skal legge grunnlaget for et utstrakt IKT-samarbeid i forhold til </li></ul><ul><ul><li>Infrastruktur, herunder bredbåndskapasitet </li></ul></ul><ul><ul><li>Drift og organisering av fellesløsninger når det gjelder teknologisk plattform og applikasjoner </li></ul></ul><ul><ul><li>Programvare/applikasjoner </li></ul></ul><ul><ul><li>Kompetanse </li></ul></ul><ul><ul><li>Utvikling </li></ul></ul><ul><ul><li>Sikkerhet </li></ul></ul><ul><li>Legge til rette for ytterligere interkommunalt samarbeid og effektivisering av kommunal tjenesteproduksjon </li></ul><ul><ul><li>fremme forslag til organisering av samarbeidet. </li></ul></ul><ul><li>Målet er en felles driftsorganisasjon og felles teknologisk plattform innen tre år. Ved valg av nye programvareløsninger og eventuelle reforhandlinger av eksisterende avtaler, forplikter kommunene seg til å gjøre dette ut fra denne målsetting. </li></ul>
    16. 23. Arbeidsgruppe <ul><li>Vegard Eliassen, Askim kommune </li></ul><ul><li>Magne Barane, Rømskog kommune </li></ul><ul><li>Petter Bogen, Hobøl kommune og Marker kommune </li></ul><ul><li>Jan Erik Fredriksen/Tom Arne Tørfoss, Eidsberg kommune </li></ul><ul><li>Kjell Eivind Solberg, Skiptvet kommune </li></ul><ul><li>Truls Andersen, representant for de ansatte </li></ul><ul><li>Ulf Harry Evensen, Smaalensveven </li></ul><ul><li>Vidar Østenby, Interkommunalt samarbeid – Indre Østfold </li></ul><ul><li>Vigdis Ulvan, Askim kommune (prosjektleder) </li></ul>
    17. 24. Hovedmål <ul><li>God tilgjengelighet for informasjon og tjenester </li></ul><ul><li>God kvalitet på informasjon og beslutningsunderlag for politiske avgjørelser </li></ul><ul><li>God økonomistyring og kontroll med ressursbruken i kommunene </li></ul><ul><li>God sikkerhet for informasjonssystemene </li></ul><ul><li>Standardisering av løsninger </li></ul>
    18. 25. … .forts. Hovedmål <ul><li>Gjennomføring av IKT-strategien skal resultere i et kompetansemiljø som yter tjenester til kommunene innen IKT-drift, brukerstøtte og opplæring. </li></ul><ul><li>Gjennomføring av IKT-strategien skal resultere i et etablert regionalt samarbeid for å ta i bruk nye ressurssparende nettbaserte tjenester. </li></ul>
    19. 26. Gevinstmuligheter på de enkelte trinnene i Samarbeidstrappen. Stordriftsfordeler Kostnader og innsparing GEVINSTMULIGHETER VED GJENNOMFØRING AV IKT-STRATEGIEN Praktisk gjennomføring Modell for gjennomføring av interkommunalt samarbeid FRA STRATEGI TIL HANDLING Sårbarhet og beredskap Drift og utvikling av fagsystemene Driftsorganisasjonens tjenesteleveranser Strategiske virkemidler for å nå de langsiktige målsettingene IKT-ORGANISASJONEN Ansvarsdeling mellom kommunene og IKT-organisasjonen Organisering og ansvarsforhold ORGANISERING OG STYRING AV IKT-VIRKSOMHETEN Forpliktelser i samarbeidet - IKT-strategiske prinsipper Hovedmål Visjon OVERORDNEDE MÅL OG STRATEGIER Styrende dokumentasjon Bakgrunn INNLEDNING SAMMENDRAG
    20. 27. IKT prinsipper <ul><li>P1: IKT-strategi som styringsverktøy </li></ul><ul><li>P2: IKT-strategi – en kontinuerlig prosess </li></ul><ul><li>P3: Felles driftsorganisasjon </li></ul><ul><li>P4: Enhetlig infrastruktur og fagsystemer </li></ul><ul><li>P5: Funksjonsmessig begrensning av driftsansvaret </li></ul><ul><li>P6: Driftsorganisasjon som kompetanseleverandør og utvikler </li></ul><ul><li>P7: Fordelt sikkerhetsansvar </li></ul>
    21. 28. Interkommunalt IKT samarbeid Gevinstpotensiale- lønnsomhet Kompleksitet – økt samarbeid Trinn 1: Samarbeid om felles programvareplattform, felles rammeavtaler, kompetansenettverk, serviceavtaler Trinn 3: Felles tekniske driftsløsninger, et eller flere steder, lokal drift eller ASP. Trinn 4: Organisatorisk samarbeid som omfatter omfordeling av arbeidsoppgaver og organisering av tjenestene. Trinn 2: Felles rutiner på tjenester og arbeidsprosesser for fleksibel utnytelse av ansatte og virksomheter
    22. 29. Faseinndelingen <ul><li>Fase 0 består av: </li></ul><ul><li>Etablering og oppstart av IKT-driftsorganisasjonen, som tar ansvar for IKT-driften slik den er i dag (desentralisert løsning) </li></ul><ul><ul><li>Etablering av styre for Smaalenene IKT </li></ul></ul><ul><ul><li>Styret ansetter daglig leder </li></ul></ul><ul><li>Gjennomføre nødvendige tilpasninger for at ny IKT-organisasjon og IKT-rådet kan begynne å fungere </li></ul><ul><li>Lage Handlingsplan for gjennomføring av fase 1 og 2 nedenfor, herunder </li></ul><ul><ul><li>IKT-arkitektur </li></ul></ul><ul><ul><li>ansvarsfordeling knyttet til fagsystemene </li></ul></ul><ul><li>Samordning av teknologiske utviklingsplaner for – på sikt - å få like produkter og samme leverandører </li></ul><ul><li>Innen 1 år fra strategien er vedtatt skal Fase 0 være </li></ul><ul><li>gjennomført. </li></ul>
    23. 30. Faseinndelingen <ul><li>Fase 1 består av: </li></ul><ul><li>Drift av infrastruktur, nettverk og felles servere og brannmur </li></ul><ul><li>Ansvarlig for avtaler og kontrakter </li></ul><ul><li>Utvikle, teste og vedlikeholde sikkerhetsplaner </li></ul><ul><li>Drift og utvikling av portal og elektroniske tjenester </li></ul><ul><li>Informasjonssikkerhet, brukeradministrasjon og tilgangskontroll </li></ul><ul><li>Innen 2 år fra IKT-strategien er vedtatt skal Fase 1 være </li></ul><ul><li>gjennomført. </li></ul>
    24. 31. Faseinndelingen <ul><li>Fase 2 består av: </li></ul><ul><li>Drift av fagsystemer </li></ul><ul><li>Drift av kontorstøttesystem </li></ul><ul><li>Drift av e-post og kalender </li></ul><ul><li>Teknisk brukerstøtte </li></ul><ul><li>Tilrettelegging for opplæring i fagsystemene </li></ul><ul><li>Opplæring innen kontorstøtte og drift </li></ul><ul><li>Drift av sensitiv sentral </li></ul><ul><li>Drift av IT på skolene </li></ul><ul><li>IKT-plan for Smaalenene IKT (videreutvikling etter at organisasjonen er på plass) </li></ul><ul><li>Innen 3 år fra IKT-strategien er vedtatt skal Fase 2 være </li></ul><ul><li>gjennomført. </li></ul>
    25. 32. Gevinster ved samarbeid <ul><li>Økonomisk gevinster på: </li></ul><ul><ul><li>Felles innkjøp </li></ul></ul><ul><ul><li>Felles drift </li></ul></ul><ul><li>Andre gevinster </li></ul><ul><ul><li>Bedre tjenester </li></ul></ul><ul><ul><li>Høyere kompetanse </li></ul></ul><ul><ul><li>Større kapasitet med enklere enhetlige rutiner </li></ul></ul><ul><ul><li>Enklere rekruttering </li></ul></ul><ul><ul><li>Mindre sårbare </li></ul></ul><ul><ul><li>Større utviklingspotensial </li></ul></ul><ul><ul><li>Koordinerende ressurs </li></ul></ul>
    26. 33. Vedtak i kommunene <ul><li>xxxx slutter seg til IKT-prinsippene som de fremgår i strategidokumentet. </li></ul><ul><li>Den nye driftsorganisasjonen forutsettes å inkludere eksisterende samarbeid knyttet til Smaalensveven og bredbåndsamarbeidet. </li></ul><ul><li>2. Forslag til samarbeidsavtale for Smaalensveven IKT godkjennes </li></ul><ul><li>3. Interimsstyret som består av rådmennene i Askim, Eidsberg og Trøgstad, skal fungere inntil det foreligger vedtak i de ti forespurte kommuner. </li></ul><ul><li>4. Interimsstyret gis fullmakt til å </li></ul><ul><ul><ul><li>ansette daglig leder for selskapet </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>planlegge og gjennomføre oppstart av virksomheten </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>bestemme lokalisering </li></ul></ul></ul>
    27. 34. Spesielle forhold <ul><li>Ved behandling av arbeidsgruppens forslag til strategi og selskapsavtale har rådmannsgruppen vært spesielt opptatt av følgende forhold </li></ul><ul><ul><li>Kostnader </li></ul></ul><ul><ul><li>Eierforhold til programvare og maskinvare </li></ul></ul><ul><ul><li>Forholdet til de ansatte </li></ul></ul><ul><ul><li>Krav standardisering av løsninger </li></ul></ul><ul><ul><li>Service til brukerne </li></ul></ul><ul><ul><li>Lokalisering </li></ul></ul>
    28. 35. Kostnadsfordeling 100,00 100,00 100,00 100,00 Sum IØ 8,90 9,07 10,16 6,72 Trøgstad 7,60 8,78 9,67 9,06 Spydeberg 6,87 6,15 8,52 5,48 Skiptvet 1,67 1,21 1,26 3,31 Rømskog 15,00 13,32 10,54 14,43 Rakkestad 5,90 6,34 6,06 4,48 Marker 7,57 8,26 6,55 7,94 Hobøl 17,67 18,57 13,87 17,53 Eidsberg 25,20 25,66 29,49 27,52 Askim 3,63 2,63 3,88 3,52 Aremark Andel av totalt antall ansatte Andel av totalt antall innbyggere Andel av totalt antall pc'er Andel av totale Kostnader
    29. 36. Kostnadsfordeling <ul><li>Rådmannsgruppen anbefaler følgende fordeling av den nye organisasjonens kostnader: </li></ul><ul><li>Hver av eierkommunene betaler en fast en andel av totalkostnadene med kr 250.000 pr år. </li></ul><ul><li>20% av de årlige totalkostnadene fordeles etter eierandeler (innbyggertall) </li></ul><ul><li>Resterende kostnader fordeles etter faktisk uttak av tjenester </li></ul>
    30. 37. Stemmefordeling <ul><li>Alle eiere har en basisstemme i kraft av sitt eierskap. </li></ul><ul><li>I tillegg gis et individuelt antall tilleggsstemmer for hver eier/kommune. Dette beregnes ved å dividere kommunens innbyggertall (basert på offisiell statistikk pr. 01.01 fra SSB) med forholdstallet 2.500. Resultatet avrundes ned til nærmeste hele tall (negativt tall gir ingen tilleggsstemme), et tall som gir antall tilleggsstemmer for den enkelte kommune. </li></ul><ul><li>Summen av den enkelte eiers basisstemme og evt. tilleggsstemmer fastsetter den enkelte eiers stemmevekt i representantskapet . </li></ul>
    31. 38. Fra vertskap til §27 - IKS? <ul><li>Fra: </li></ul><ul><ul><li>Oppstart som vertskapskommunesamarbeid </li></ul></ul><ul><ul><li>Med eget styre med repr. fra alle kommunene som i et § 27 samarbeid </li></ul></ul><ul><li>Til: </li></ul><ul><ul><li>IKS - selskapsavtale er utarbeidet, styre og representantskap skal etableres </li></ul></ul><ul><ul><li>IKS valgt på grunn av ønsket en frittstående organisasjon </li></ul></ul><ul><ul><li>lik innflytelse </li></ul></ul><ul><ul><li>styringsmuligheter </li></ul></ul><ul><ul><li>forholdet til de ansatte </li></ul></ul>
    32. 39. Hva kunne vært gjort annerledes <ul><li>Etablere en større utviklingsorganisasjon på tidligere tidspunkt </li></ul><ul><li>Større vekt på en strategiplan tidligere </li></ul><ul><li>Kunne brukt eksterne konsulenter for bedre framdrift og tidsstyring </li></ul><ul><li>For høye ambisjoner – det er stor treghet når 10 kommuner samarbeider – krever god planlegging og stor grad av koordinasjon ved gjennomføring </li></ul>
    33. 40. Smaalensveven IKT
    34. 41. Portalsamarbeidet Smaalensveven <ul><li>Vedtatt innlemmet i Smaalensveven IKT </li></ul><ul><li>Portalsamarbeidet med kommunene som står utenfor IKT-selskapet må avklares / formaliseres, eks. gjennom en samarbeidsavtale </li></ul><ul><li>Prosjektleder for portalsamarbeidet Smaalensveven knyttes opp til interimstyret fram til 01.09.07. </li></ul><ul><li>Prosjektleder rapporterer til daglig leder for Smaalensveven IKT fra 01.09.07 </li></ul>
    35. 42. <ul><li>Første behandling – våren 2007: </li></ul><ul><ul><li>Kommunestyrene i Eidsberg og Askim sa ja til deltagelse, men ønsket endringer knyttet til bl.a. eierinnflytelse i selskapet -> behov for å revidere selskapsavtalen </li></ul></ul><ul><li>Ordførermøte – revidert selskapsavtale </li></ul><ul><li>2.behandling </li></ul><ul><ul><li>Hobøl, Spydeberg, Askim, Skiptvet, Eidsberg og Trøgstad har besluttet å delta basert på revidert avtale </li></ul></ul><ul><ul><li>Rakkestad, Aremark, Marker og Rømskog har sagt nei deltagelse i selskapet. </li></ul></ul>Veien til IKS
    36. 43. Revidert selskapsavtale
    37. 44. Interimsstyret <ul><li>Innstillingen til kommunestyret: </li></ul><ul><ul><li>N.N. kommune vedtar å delta i Smaalensveven IKT. </li></ul></ul><ul><ul><li>Forslag til selskapsavtale for Smaalensveven IKT godkjennes. </li></ul></ul><ul><ul><li>Den nye driftsorganisasjonen forutsettes å inkludere eksisterende samarbeid knyttet til Smaalensveven og bredbåndsamarbeidet. </li></ul></ul><ul><ul><li>Interimsstyret som består av rådmennene i Askim, Eidsberg og Trøgstad skal fungere inntil det foreligger vedtak i de ti forespurte kommuner. </li></ul></ul><ul><ul><li>Interimsstyret gis fullmakt til å </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ansette daglig leder for selskapet </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Planlegge og gjennomføre oppstart og etablering av virksomheten </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Bestemme lokalisering </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>I tillegg til ordføreren oppnevnes _____N.N._____ til å være N.N. kommunes representant i representantskapet for Smaalensveven IKT ut kommunestyreperioden 2003-07. Varaordfører er ordførerens personlige vararepresentant, mens _____N.N.____ oppnevnes som den andre personlige vararepresentanten. </li></ul></ul>
    38. 45. Ansettelse daglig leder
    39. 46. Overordnede mål og strategier <ul><li>Indre Østfold-regionen samarbeider om elektroniske løsninger som bidrar til å effektivisere og forbedre kvaliteten på den kommunale tjenesteproduksjonen </li></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>sakset fra IKT-strategi for Indre Østfold </li></ul></ul></ul></ul></ul>
    40. 47. IKT prinsipper <ul><li>IKT-strategi som styringsverktøy </li></ul><ul><li>IKT-strategi – en kontinuerlig prosess </li></ul><ul><li>Felles driftsorganisasjon </li></ul><ul><li>Enhetlig infrastruktur og fagsystemer </li></ul><ul><li>Funksjonsmessig begrensning av driftsansvaret </li></ul><ul><li>Driftsorganisasjon som kompetanseleverandør og utvikler </li></ul><ul><li>Fordelt sikkerhetsansvar </li></ul>
    41. 48. Veien videre… <ul><li>Lokalisering </li></ul><ul><ul><ul><li>kontor, driftsareal </li></ul></ul></ul><ul><li>Hva skjer de neste 12 måneder ? </li></ul><ul><ul><ul><li>hvilke avtaler har kommunene i dag </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>NAV ? </li></ul></ul></ul><ul><li>Befaringer </li></ul><ul><ul><ul><li>Kartlegging av dagens driftsmiljø </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Budsjett </li></ul></ul></ul><ul><li>Kompetanse </li></ul><ul><ul><ul><li>Hvilken kompetanse har vi og hva trengs </li></ul></ul></ul>
    42. 49. Veien videre… <ul><li>Anskaffelse økonomisystem </li></ul><ul><ul><ul><li>planlagt valgt innen 31.12 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>konvertering av dagens løsninger mai – oktober 2008 </li></ul></ul></ul><ul><li>Nettverksbygging </li></ul><ul><ul><ul><li>forum </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>systemansvarlig pr. fagsystem – superbrukere </li></ul></ul></ul><ul><li>Lokale IKT-kontaktperson </li></ul>

    ×