SlideShare a Scribd company logo
1 of 11
Download to read offline
Getting Things Done® 
& Outlook 2010 
Opsteller: Bart Van Steenberghe 
be.linkedin.com/in/bartvansteenberghe/ 
Versie: 3.0 van 03/06/2014
2 
Postvak IN 
Mappenstructuur Postvak IN 
00_Altijd_leeg 
 Zelfs zonder toeters en bellen kan je de neiging hebben om meer naar je Postvak IN te kijken dan je zelf wil. Een lege map aanmaken en je Postvak IN uit je favorieten verwijderen is daarbij een oplossing. 
01_Archief_KT 
 Archiefmap van binnenkomende e-mails op korte termijn (KT). 
 Kopie van alle binnenkomende e-mails (geautomatiseerd via een regel). 
 Uitzonderingen: eRoom alerts, verlofmeldingen uit Vlimpers, bepaalde nieuwsbrieven, … 
 Bewaartermijn: 5 maanden (nadien manueel verwijderen). 
 Zoekmogelijkheden op afzender, onderwerp, datum ontvangen, trefwoord, … 
02_Archief_LT 
 Archiefmap van e-mails op lange termijn (LT). 
 Kopie van e-mails die langer dan 5 maanden bewaard moeten blijven (manueel). 
 Met submappen (bijv. voor bepaalde projecten, dossiers, …). 
Verzonden items 
 Archiefmap van verzonden e-mails op korte termijn. 
 Kopie van alle verzonden e-mails. 
 Bewaartermijn: 5 maanden (nadien manueel verwijderen). 
 Zoekmogelijkheden op afzender, onderwerp, datum ontvangen, trefwoord, … 
Voorwaardelijke opmaak 
In Outlook 2010 is het mogelijk om een voorwaardelijke opmaak in te stellen voor e-mails. In mijn Postvak IN krijgen e-mails waarbij ik in Cc of Bcc sta automatisch de opmaak cursief en mee. Je grijszou ook een opvallend kleurtje kunnen geven aan e-mails van je afdelingshoofd, het kabinet, enz. 
 Kies in het lint Beeld. 
 Kies daarna Weergave-instellingen en vervolgens Voorwaardelijke opmaak…
3 
Categoriee n van Taken 
Categorieën aanmaken 
 Kies in het lint Categoriseren. 
 Kies daarna Alle categorieën… en vervolgens Nieuw… 
 Voeg een nieuwe categorie toe. 
Mijn categorieën 
Categorieën voor Taken… 
01_Deze_week 
 Acties gepland voor de huidige week. 
02_Actie 
 Acties die niet in de huidige week moeten gebeuren. 
03_Wachten 
 Overzicht van zaken waar ik nog op wacht.
4 
04_Opvolgen 
 Oplijsting van gedelegeerde projecten. 
05_Projecten 
 Oplijsting van projecten. 
06_Agendapunten 
 Terugkerende vergaderingen (bijv. Stafvergadering, Teamoverleg). 
 Punten die met bepaalde personen moeten besproken worden (bijv. Afdelingshoofd, Personeelsverantwoordelijke, enz.). 
07_Lezen 
 Te lezen documenten. 
08_Ooit/misschien 
 Acties of projecten die ooit/misschien eens moeten gebeuren. 
 Ideeën. 
Andere suggesties… 
Afhankelijk van je jobinhoud kunnen ook andere categorieën interessant zijn. Ik denk bijvoorbeeld aan Telefoontjes voor als je regelmatig moet telefoneren. 
… en categorieën die ik voor mijn Agenda gebruik: 
Deadline 
 Een deadline waaraan ik herinnerd wil worden. 
Niet voor mezelf! 
 Afspraken van collega’s waarvan ik graag op de hoogte ben (bijv. de Directieraad, het EOC, een belangrijk overleg waarbij ik wil informeren naar de resultaten, verlofperiodes, enz.). 
Op verplaatsing 
 Afspraken waarvoor ik me moet verplaatsen (buitenshuis). 
Persoonlijk 
 Privé-afspraken.
5 
Reistijd 
 Tijd die ik onderweg ben (bijv. met het openbaar vervoer, met een dienstwagen). 
Uitgevoerd 
 Acties gebonden aan een dag die ik afgerond heb en dus mag afvinken. 
Vakantie 
 Verlofdagen en wettelijke feestdagen. 
Verjaardag 
 Verjaardagen van mensen (= een jaarlijks terugkerende afspraak in mijn Agenda). 
Weergave-instellingen 
 Kies in het lint Weergave wijzigen en vervolgens Weergaven beheren… 
 Mijn instellingen: 
o Kolommen…: Pictogram, Bijlage, Voltooid, Onderwerp, Totale hoeveelheid werk en Einddatum. 
o Groeperen op…: Categorieën (oplopend). 
o Sorteren…: Einddatum (oplopend); Onderwerp (oplopend).
6 
Agenda 
Wat hoort thuis in een agenda? 
Aan een dag gebonden informatie 
Sommige informatie (bijvoorbeeld verjaardagen of deadlines) is aan een specifieke dag verbonden. 
Aan een dag gebonden acties 
Acties die op een bepaalde dag moeten gebeuren, noteer je als een afspraak die de ganse dag duurt. Standaard wordt dit als vrij weergegeven in je agenda. 
Tijdgebonden acties 
Uiteraard horen in een agenda acties, vergaderingen, enz. thuis die op een bepaalde dag op een bepaald tijdstip moeten gebeuren. 
Handig! 
Aan een afspraak in je agenda kan je bijlagen toevoegen (de agenda van een vergadering, het bewijs van je inschrijving, …). De paperclip wijst je hierop. Je kan ook nog extra informatie typen in de body van je afspraak. Ik geef met een asteriks (*) aan dat ik best de actie of afspraak nog even open klik.
7 
Regels en waarschuwingen 
Regels en waarschuwingen aanmaken 
 Ga naar Bestand en kies voor Info. 
 Klik op Regels en waarschuwingen beheren. 
 Kies voor Nieuwe regel… en doorloop de wizard. 
 Aandachtspunt: alle regels worden in een bepaalde volgorde afgewerkt. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden. Onderstaande volgorde is alvast correct. 
Enkele regels 
Afwachten (03_Wachten) 
 Deze regel zorgt ervoor dat als ik een e-mail verstuur en ik mezelf (Ik) in Bcc (of Cc) zet, er automatisch een kopie van deze e-mail in mijn takenlijst terechtkomt binnen de categorie 03_Wachten. 
 Op die manier heb je een duidelijk overzicht van e-mails waar je nog op een antwoord wacht. 
Handig: Ik als contactpersoon 
Maak jezelf aan als contactpersoon in Outlook en kies bij Weergeven als: voor Ik. Dan volstaat het om Ik in Cc te zetten en vermijd je dat een naamgenoot een e-mail krijgt die voor jezelf bedoeld was.
8 
Backup van e-mails (01_Archief_KT) 
 Deze regel zorgt ervoor dat er van elke binnenkomende e-mail een kopie bewaard wordt in de map 01_Archief_KT. 
 Hierop kan je uitzonderingen instellen (bijvoorbeeld e-mails die ik naar mezelf gestuurd heb, Vlimpersmeldingen, eRoom alerts, …). 
Oh … shit! – regel 
 Deze regel zorgt ervoor dat het verzenden van e-mails met één minuut uitgesteld wordt. 
 Dat is net genoeg tijd om die vergeten bijlage toe te voegen, of nog een collega in Cc te zetten. Je vindt die e-mail gedurende één minuut terug in de map Postvak UIT.
9 
Snelle stappen 
Snelle stappen aanmaken 
 Kies in het lint voor het pijltje rechtsonder het menu Snelle stappen. 
 Zo kan je eenvoudig je snelle stappen beheren. 
 Opgelet: de sneltoetscombinaties werken niet met de cijfertjes op het numerieke klavier. Voor Ctrl+Shift+1 moet je dus de 1 op het klavier schuin boven de letter A gebruiken. 
Mijn snelle stappen 
01_Deze_week 
02_Actie
10 
03_Afwachten 
04_Lezen 
05_Ooit/misschien
11 
Stroomdiagram 
nee 
ja 
Kan het in minder dan 2 minuten? 
ja 
nee 
uit meerdere stappen bestaande projecten 
Lopende zaken 
Inbakje 
Moet ik hier nu iets mee doen? 
Doe het direct 
Delegeer het 
Stel het uit 
Wat is mijn eerstvolgende actie? 
Prullenbak 
Delete 
Ooit / misschien bewaren om later te beoordelen 
Archief 
Wachten tot iemand anders het gedaan heeft 
Agenda op een specifiek tijdstip doen 
Eerstvolgende acties zelf doen zodra het kan 
Projecten 
Projectplannen

More Related Content

Viewers also liked

Question 1- Laurelle Duah-Nantwi
Question 1- Laurelle Duah-NantwiQuestion 1- Laurelle Duah-Nantwi
Question 1- Laurelle Duah-Nantwi
lduah
 
IMGENT - Veerle Opstaele, Christel de Maeyer, Annelies Velghe
IMGENT - Veerle Opstaele, Christel de Maeyer, Annelies VelgheIMGENT - Veerle Opstaele, Christel de Maeyer, Annelies Velghe
IMGENT - Veerle Opstaele, Christel de Maeyer, Annelies Velghe
UPoliteia
 
Laurelle prelim1
Laurelle prelim1Laurelle prelim1
Laurelle prelim1
lduah
 
Samen geestelijk gezond chantal van audenhove - vermaatschappelijking en he...
Samen geestelijk gezond   chantal van audenhove - vermaatschappelijking en he...Samen geestelijk gezond   chantal van audenhove - vermaatschappelijking en he...
Samen geestelijk gezond chantal van audenhove - vermaatschappelijking en he...
UPoliteia
 
Survey magazine
Survey magazineSurvey magazine
Survey magazine
lduah
 
IMGENT - Marc van Daele en Lie Lauwers
IMGENT - Marc van Daele en Lie LauwersIMGENT - Marc van Daele en Lie Lauwers
IMGENT - Marc van Daele en Lie Lauwers
UPoliteia
 
Question 6 evaluation
Question 6 evaluationQuestion 6 evaluation
Question 6 evaluation
lduah
 
Samen geestelijk gezond hans meganck - depressief leuven
Samen geestelijk gezond   hans meganck - depressief leuvenSamen geestelijk gezond   hans meganck - depressief leuven
Samen geestelijk gezond hans meganck - depressief leuven
UPoliteia
 
Evaluation question 3
Evaluation   question 3Evaluation   question 3
Evaluation question 3
lduah
 
Laurelle prelim2
Laurelle prelim2Laurelle prelim2
Laurelle prelim2
lduah
 
Textual analysis of music magazine front covers,
Textual analysis of music magazine front covers,Textual analysis of music magazine front covers,
Textual analysis of music magazine front covers,
lduah
 
Samen geestelijk gezond piet hoogmartens - psylos
Samen geestelijk gezond   piet hoogmartens - psylosSamen geestelijk gezond   piet hoogmartens - psylos
Samen geestelijk gezond piet hoogmartens - psylos
UPoliteia
 

Viewers also liked (20)

Question 1- Laurelle Duah-Nantwi
Question 1- Laurelle Duah-NantwiQuestion 1- Laurelle Duah-Nantwi
Question 1- Laurelle Duah-Nantwi
 
IMGENT - Veerle Opstaele, Christel de Maeyer, Annelies Velghe
IMGENT - Veerle Opstaele, Christel de Maeyer, Annelies VelgheIMGENT - Veerle Opstaele, Christel de Maeyer, Annelies Velghe
IMGENT - Veerle Opstaele, Christel de Maeyer, Annelies Velghe
 
1 paul putteman - algemeen kader
1   paul putteman - algemeen kader1   paul putteman - algemeen kader
1 paul putteman - algemeen kader
 
Port of Antwerp services for Brazil - Presentation @ Belgian Day in Minais Ge...
Port of Antwerp services for Brazil - Presentation @ Belgian Day in Minais Ge...Port of Antwerp services for Brazil - Presentation @ Belgian Day in Minais Ge...
Port of Antwerp services for Brazil - Presentation @ Belgian Day in Minais Ge...
 
Laurelle prelim1
Laurelle prelim1Laurelle prelim1
Laurelle prelim1
 
Samen geestelijk gezond chantal van audenhove - vermaatschappelijking en he...
Samen geestelijk gezond   chantal van audenhove - vermaatschappelijking en he...Samen geestelijk gezond   chantal van audenhove - vermaatschappelijking en he...
Samen geestelijk gezond chantal van audenhove - vermaatschappelijking en he...
 
Marc van Daele - Het nieuwe werken in Zwijndrecht
Marc van Daele - Het nieuwe werken in ZwijndrechtMarc van Daele - Het nieuwe werken in Zwijndrecht
Marc van Daele - Het nieuwe werken in Zwijndrecht
 
Survey magazine
Survey magazineSurvey magazine
Survey magazine
 
aanvraagformulier evenementenloket Heist 2014
aanvraagformulier evenementenloket Heist 2014aanvraagformulier evenementenloket Heist 2014
aanvraagformulier evenementenloket Heist 2014
 
The innovation decision process
The innovation decision processThe innovation decision process
The innovation decision process
 
Rtbmskt6
Rtbmskt6Rtbmskt6
Rtbmskt6
 
IMGENT - Marc van Daele en Lie Lauwers
IMGENT - Marc van Daele en Lie LauwersIMGENT - Marc van Daele en Lie Lauwers
IMGENT - Marc van Daele en Lie Lauwers
 
Question 6 evaluation
Question 6 evaluationQuestion 6 evaluation
Question 6 evaluation
 
Samen geestelijk gezond hans meganck - depressief leuven
Samen geestelijk gezond   hans meganck - depressief leuvenSamen geestelijk gezond   hans meganck - depressief leuven
Samen geestelijk gezond hans meganck - depressief leuven
 
Evaluation question 3
Evaluation   question 3Evaluation   question 3
Evaluation question 3
 
Laurelle prelim2
Laurelle prelim2Laurelle prelim2
Laurelle prelim2
 
Textual analysis of music magazine front covers,
Textual analysis of music magazine front covers,Textual analysis of music magazine front covers,
Textual analysis of music magazine front covers,
 
Studiedag 'Integriteit bevrijdt! 10 jaar ambtelijk integriteitsbeleid in Vlaa...
Studiedag 'Integriteit bevrijdt! 10 jaar ambtelijk integriteitsbeleid in Vlaa...Studiedag 'Integriteit bevrijdt! 10 jaar ambtelijk integriteitsbeleid in Vlaa...
Studiedag 'Integriteit bevrijdt! 10 jaar ambtelijk integriteitsbeleid in Vlaa...
 
Samen geestelijk gezond piet hoogmartens - psylos
Samen geestelijk gezond   piet hoogmartens - psylosSamen geestelijk gezond   piet hoogmartens - psylos
Samen geestelijk gezond piet hoogmartens - psylos
 
4 carla verbandt - dreigingsanalyse
4   carla verbandt - dreigingsanalyse4   carla verbandt - dreigingsanalyse
4 carla verbandt - dreigingsanalyse
 

Similar to Bart van Steenberghe - Getting things done & Outlook

Doelmatig archiveren van e mail 23 juni
Doelmatig archiveren van e mail 23 juniDoelmatig archiveren van e mail 23 juni
Doelmatig archiveren van e mail 23 juni
GO opleidingen
 
Omschrijving sectorwerkstukv3
Omschrijving sectorwerkstukv3Omschrijving sectorwerkstukv3
Omschrijving sectorwerkstukv3
Rob Houben
 

Similar to Bart van Steenberghe - Getting things done & Outlook (20)

Sessie 44 Help mijn mailbox zit vol (documentatie)
Sessie 44 Help mijn mailbox zit vol (documentatie)Sessie 44 Help mijn mailbox zit vol (documentatie)
Sessie 44 Help mijn mailbox zit vol (documentatie)
 
A4 sessie 39 - Timemanagement: goed omgaan met email en Outlook
A4 sessie 39 - Timemanagement: goed omgaan met email en OutlookA4 sessie 39 - Timemanagement: goed omgaan met email en Outlook
A4 sessie 39 - Timemanagement: goed omgaan met email en Outlook
 
Getting Things Done
Getting Things DoneGetting Things Done
Getting Things Done
 
Whitepaper -efficient werken met mail-
Whitepaper -efficient werken met mail-Whitepaper -efficient werken met mail-
Whitepaper -efficient werken met mail-
 
Efficiente mail
Efficiente mailEfficiente mail
Efficiente mail
 
MEE Instructie Qsuite
MEE Instructie QsuiteMEE Instructie Qsuite
MEE Instructie Qsuite
 
Algemene introductie op Qsuite voor MEE
Algemene introductie op Qsuite voor MEEAlgemene introductie op Qsuite voor MEE
Algemene introductie op Qsuite voor MEE
 
Knokke dec 13
Knokke dec 13Knokke dec 13
Knokke dec 13
 
Doelmatig archiveren van e mail 23 juni
Doelmatig archiveren van e mail 23 juniDoelmatig archiveren van e mail 23 juni
Doelmatig archiveren van e mail 23 juni
 
E-mailarchivering en -management
E-mailarchivering en -managementE-mailarchivering en -management
E-mailarchivering en -management
 
Presentatie Lege Inbox
Presentatie Lege InboxPresentatie Lege Inbox
Presentatie Lege Inbox
 
Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze act...
Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze act...Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze act...
Instructie Qsuite | Hoe zie ik de geplande activiteiten, hoe voer ik deze act...
 
Dimi mindmapping v2
Dimi   mindmapping v2Dimi   mindmapping v2
Dimi mindmapping v2
 
Werkproces registreren V2
Werkproces registreren V2Werkproces registreren V2
Werkproces registreren V2
 
Omschrijving sectorwerkstukv3
Omschrijving sectorwerkstukv3Omschrijving sectorwerkstukv3
Omschrijving sectorwerkstukv3
 
Instructie Qsuite | Hoe vul ik een plan?
Instructie Qsuite | Hoe vul ik een plan?Instructie Qsuite | Hoe vul ik een plan?
Instructie Qsuite | Hoe vul ik een plan?
 
Werkproces registreren v3
Werkproces registreren v3Werkproces registreren v3
Werkproces registreren v3
 
deel 2: Infographic ik als timemanager
deel 2: Infographic ik als timemanagerdeel 2: Infographic ik als timemanager
deel 2: Infographic ik als timemanager
 
Werkproces registreren
Werkproces registrerenWerkproces registreren
Werkproces registreren
 
Uitvoeren en rapporteren zonder planning mee v3
Uitvoeren en rapporteren zonder planning mee v3Uitvoeren en rapporteren zonder planning mee v3
Uitvoeren en rapporteren zonder planning mee v3
 

More from UPoliteia

Als de stoppen doorslaan - AMOK
Als de stoppen doorslaan - AMOKAls de stoppen doorslaan - AMOK
Als de stoppen doorslaan - AMOK
UPoliteia
 
IMGENT - Julie Clément
IMGENT - Julie ClémentIMGENT - Julie Clément
IMGENT - Julie Clément
UPoliteia
 
IMGENT - Rik Otten
IMGENT - Rik OttenIMGENT - Rik Otten
IMGENT - Rik Otten
UPoliteia
 
IMGENT - Geert Stox
IMGENT - Geert StoxIMGENT - Geert Stox
IMGENT - Geert Stox
UPoliteia
 

More from UPoliteia (20)

Hoera! De klant werkt voor jou
Hoera! De klant werkt voor jouHoera! De klant werkt voor jou
Hoera! De klant werkt voor jou
 
Successen en valkuilen van Het NIeuwe Werken
Successen en valkuilen van Het NIeuwe WerkenSuccessen en valkuilen van Het NIeuwe Werken
Successen en valkuilen van Het NIeuwe Werken
 
Communiceren met jongeren in 9 clichés
Communiceren met jongeren in 9 clichésCommuniceren met jongeren in 9 clichés
Communiceren met jongeren in 9 clichés
 
Het Nieuwe Werken... is slimmer werken
Het Nieuwe Werken... is slimmer werkenHet Nieuwe Werken... is slimmer werken
Het Nieuwe Werken... is slimmer werken
 
Een powertraining voor je organisatie
Een powertraining voor je organisatieEen powertraining voor je organisatie
Een powertraining voor je organisatie
 
Strategisch management met het 7E-model
Strategisch management met het 7E-modelStrategisch management met het 7E-model
Strategisch management met het 7E-model
 
Oplossingsgericht denken met het 7E-model - Chris Aertsen
Oplossingsgericht denken met het 7E-model - Chris AertsenOplossingsgericht denken met het 7E-model - Chris Aertsen
Oplossingsgericht denken met het 7E-model - Chris Aertsen
 
Veranderen doe je niet alleen: vergeet je stakeholders niet - Ewoud Monbaliu
Veranderen doe je niet alleen: vergeet je stakeholders niet - Ewoud MonbaliuVeranderen doe je niet alleen: vergeet je stakeholders niet - Ewoud Monbaliu
Veranderen doe je niet alleen: vergeet je stakeholders niet - Ewoud Monbaliu
 
Praktijkdag: De tuchtprocedure bij de politie
Praktijkdag: De tuchtprocedure bij de politie Praktijkdag: De tuchtprocedure bij de politie
Praktijkdag: De tuchtprocedure bij de politie
 
10 tips voor een betere website
10 tips voor een betere website10 tips voor een betere website
10 tips voor een betere website
 
Hoe efficiënt vergaderen?
Hoe efficiënt vergaderen?Hoe efficiënt vergaderen?
Hoe efficiënt vergaderen?
 
De strategie om klachten te behandelen: het LEON-principe
De strategie om klachten te behandelen: het LEON-principeDe strategie om klachten te behandelen: het LEON-principe
De strategie om klachten te behandelen: het LEON-principe
 
Actieve openbaarheid van bestuur: enkele aandachtspunten
Actieve openbaarheid van bestuur: enkele aandachtspuntenActieve openbaarheid van bestuur: enkele aandachtspunten
Actieve openbaarheid van bestuur: enkele aandachtspunten
 
Als de stoppen doorslaan - AMOK
Als de stoppen doorslaan - AMOKAls de stoppen doorslaan - AMOK
Als de stoppen doorslaan - AMOK
 
IMGENT - Julie Clément
IMGENT - Julie ClémentIMGENT - Julie Clément
IMGENT - Julie Clément
 
IMGENT - Rik Otten
IMGENT - Rik OttenIMGENT - Rik Otten
IMGENT - Rik Otten
 
IMGENT - Geert Stox
IMGENT - Geert StoxIMGENT - Geert Stox
IMGENT - Geert Stox
 
898
898898
898
 
897
897897
897
 
6 evi neven - amok-preventie op school
6   evi neven - amok-preventie op school6   evi neven - amok-preventie op school
6 evi neven - amok-preventie op school
 

Bart van Steenberghe - Getting things done & Outlook

  • 1. Getting Things Done® & Outlook 2010 Opsteller: Bart Van Steenberghe be.linkedin.com/in/bartvansteenberghe/ Versie: 3.0 van 03/06/2014
  • 2. 2 Postvak IN Mappenstructuur Postvak IN 00_Altijd_leeg  Zelfs zonder toeters en bellen kan je de neiging hebben om meer naar je Postvak IN te kijken dan je zelf wil. Een lege map aanmaken en je Postvak IN uit je favorieten verwijderen is daarbij een oplossing. 01_Archief_KT  Archiefmap van binnenkomende e-mails op korte termijn (KT).  Kopie van alle binnenkomende e-mails (geautomatiseerd via een regel).  Uitzonderingen: eRoom alerts, verlofmeldingen uit Vlimpers, bepaalde nieuwsbrieven, …  Bewaartermijn: 5 maanden (nadien manueel verwijderen).  Zoekmogelijkheden op afzender, onderwerp, datum ontvangen, trefwoord, … 02_Archief_LT  Archiefmap van e-mails op lange termijn (LT).  Kopie van e-mails die langer dan 5 maanden bewaard moeten blijven (manueel).  Met submappen (bijv. voor bepaalde projecten, dossiers, …). Verzonden items  Archiefmap van verzonden e-mails op korte termijn.  Kopie van alle verzonden e-mails.  Bewaartermijn: 5 maanden (nadien manueel verwijderen).  Zoekmogelijkheden op afzender, onderwerp, datum ontvangen, trefwoord, … Voorwaardelijke opmaak In Outlook 2010 is het mogelijk om een voorwaardelijke opmaak in te stellen voor e-mails. In mijn Postvak IN krijgen e-mails waarbij ik in Cc of Bcc sta automatisch de opmaak cursief en mee. Je grijszou ook een opvallend kleurtje kunnen geven aan e-mails van je afdelingshoofd, het kabinet, enz.  Kies in het lint Beeld.  Kies daarna Weergave-instellingen en vervolgens Voorwaardelijke opmaak…
  • 3. 3 Categoriee n van Taken Categorieën aanmaken  Kies in het lint Categoriseren.  Kies daarna Alle categorieën… en vervolgens Nieuw…  Voeg een nieuwe categorie toe. Mijn categorieën Categorieën voor Taken… 01_Deze_week  Acties gepland voor de huidige week. 02_Actie  Acties die niet in de huidige week moeten gebeuren. 03_Wachten  Overzicht van zaken waar ik nog op wacht.
  • 4. 4 04_Opvolgen  Oplijsting van gedelegeerde projecten. 05_Projecten  Oplijsting van projecten. 06_Agendapunten  Terugkerende vergaderingen (bijv. Stafvergadering, Teamoverleg).  Punten die met bepaalde personen moeten besproken worden (bijv. Afdelingshoofd, Personeelsverantwoordelijke, enz.). 07_Lezen  Te lezen documenten. 08_Ooit/misschien  Acties of projecten die ooit/misschien eens moeten gebeuren.  Ideeën. Andere suggesties… Afhankelijk van je jobinhoud kunnen ook andere categorieën interessant zijn. Ik denk bijvoorbeeld aan Telefoontjes voor als je regelmatig moet telefoneren. … en categorieën die ik voor mijn Agenda gebruik: Deadline  Een deadline waaraan ik herinnerd wil worden. Niet voor mezelf!  Afspraken van collega’s waarvan ik graag op de hoogte ben (bijv. de Directieraad, het EOC, een belangrijk overleg waarbij ik wil informeren naar de resultaten, verlofperiodes, enz.). Op verplaatsing  Afspraken waarvoor ik me moet verplaatsen (buitenshuis). Persoonlijk  Privé-afspraken.
  • 5. 5 Reistijd  Tijd die ik onderweg ben (bijv. met het openbaar vervoer, met een dienstwagen). Uitgevoerd  Acties gebonden aan een dag die ik afgerond heb en dus mag afvinken. Vakantie  Verlofdagen en wettelijke feestdagen. Verjaardag  Verjaardagen van mensen (= een jaarlijks terugkerende afspraak in mijn Agenda). Weergave-instellingen  Kies in het lint Weergave wijzigen en vervolgens Weergaven beheren…  Mijn instellingen: o Kolommen…: Pictogram, Bijlage, Voltooid, Onderwerp, Totale hoeveelheid werk en Einddatum. o Groeperen op…: Categorieën (oplopend). o Sorteren…: Einddatum (oplopend); Onderwerp (oplopend).
  • 6. 6 Agenda Wat hoort thuis in een agenda? Aan een dag gebonden informatie Sommige informatie (bijvoorbeeld verjaardagen of deadlines) is aan een specifieke dag verbonden. Aan een dag gebonden acties Acties die op een bepaalde dag moeten gebeuren, noteer je als een afspraak die de ganse dag duurt. Standaard wordt dit als vrij weergegeven in je agenda. Tijdgebonden acties Uiteraard horen in een agenda acties, vergaderingen, enz. thuis die op een bepaalde dag op een bepaald tijdstip moeten gebeuren. Handig! Aan een afspraak in je agenda kan je bijlagen toevoegen (de agenda van een vergadering, het bewijs van je inschrijving, …). De paperclip wijst je hierop. Je kan ook nog extra informatie typen in de body van je afspraak. Ik geef met een asteriks (*) aan dat ik best de actie of afspraak nog even open klik.
  • 7. 7 Regels en waarschuwingen Regels en waarschuwingen aanmaken  Ga naar Bestand en kies voor Info.  Klik op Regels en waarschuwingen beheren.  Kies voor Nieuwe regel… en doorloop de wizard.  Aandachtspunt: alle regels worden in een bepaalde volgorde afgewerkt. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden. Onderstaande volgorde is alvast correct. Enkele regels Afwachten (03_Wachten)  Deze regel zorgt ervoor dat als ik een e-mail verstuur en ik mezelf (Ik) in Bcc (of Cc) zet, er automatisch een kopie van deze e-mail in mijn takenlijst terechtkomt binnen de categorie 03_Wachten.  Op die manier heb je een duidelijk overzicht van e-mails waar je nog op een antwoord wacht. Handig: Ik als contactpersoon Maak jezelf aan als contactpersoon in Outlook en kies bij Weergeven als: voor Ik. Dan volstaat het om Ik in Cc te zetten en vermijd je dat een naamgenoot een e-mail krijgt die voor jezelf bedoeld was.
  • 8. 8 Backup van e-mails (01_Archief_KT)  Deze regel zorgt ervoor dat er van elke binnenkomende e-mail een kopie bewaard wordt in de map 01_Archief_KT.  Hierop kan je uitzonderingen instellen (bijvoorbeeld e-mails die ik naar mezelf gestuurd heb, Vlimpersmeldingen, eRoom alerts, …). Oh … shit! – regel  Deze regel zorgt ervoor dat het verzenden van e-mails met één minuut uitgesteld wordt.  Dat is net genoeg tijd om die vergeten bijlage toe te voegen, of nog een collega in Cc te zetten. Je vindt die e-mail gedurende één minuut terug in de map Postvak UIT.
  • 9. 9 Snelle stappen Snelle stappen aanmaken  Kies in het lint voor het pijltje rechtsonder het menu Snelle stappen.  Zo kan je eenvoudig je snelle stappen beheren.  Opgelet: de sneltoetscombinaties werken niet met de cijfertjes op het numerieke klavier. Voor Ctrl+Shift+1 moet je dus de 1 op het klavier schuin boven de letter A gebruiken. Mijn snelle stappen 01_Deze_week 02_Actie
  • 10. 10 03_Afwachten 04_Lezen 05_Ooit/misschien
  • 11. 11 Stroomdiagram nee ja Kan het in minder dan 2 minuten? ja nee uit meerdere stappen bestaande projecten Lopende zaken Inbakje Moet ik hier nu iets mee doen? Doe het direct Delegeer het Stel het uit Wat is mijn eerstvolgende actie? Prullenbak Delete Ooit / misschien bewaren om later te beoordelen Archief Wachten tot iemand anders het gedaan heeft Agenda op een specifiek tijdstip doen Eerstvolgende acties zelf doen zodra het kan Projecten Projectplannen