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El colapso de los proyectos

  1. 1. ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA EVITAR EL COLAPSO DE LOS PROYECTOS DE TI1 Alejandro Domínguez Torres jadoming@mail.unitec.mx, www.unitec.mx Director Académico Maestría en Dirección de Tecnología de Información División de Estudios de Posgrado Universidad Tecnológica de México, UNITEC El colapso de un proyecto es, en varios de los casos, un evento que los departamentos de tecnología de información (TI) y los consultores tratan de evitar a cualquier costo. El colapso ocurre una vez que los parámetros de costo y tiempo del alcance del proyecto rebasan a los que un departamento u organización puede permitir. Claramente, estos parámetros son los mismos que se estipulan en el enunciado del alcance del proyecto. Los cambios en un proyecto siempre existen, ya sea en menor o mayor grado, por lo que el reto fundamental de un administrador de proyectos de TI no es, como se pensaría de primera instancia, evitar el colapso del proyecto a cualquier costo, sino tratar de minimizar el impacto de los cambios en él. Esto no es una tarea fácil, puesto que los cambios pueden provenir de entidades internas al proyecto (p. ej., definición de requerimientos inicial pobre), entidades externas (p. ej., cambios en la legislación y normas de operación) o ambas entidades (p. ej., desestimación de la complejidad del problema debido a un desconocimiento del entorno) 1 El Economista, julio de 2004.
  2. 2. Ante tales situaciones, ¿Qué puede hacer un administrador del proyectos de TI para evitar el colapso? Las recomendaciones son diversas. La experiencia muestra que las más funcionales en la vida real son:  Contar con un plan del proyecto claro y preciso;  Definir y priorizar los requerimientos y los entregables, junto con los riesgos asociados;  Mantener la mente abierta, no se trata de decir “no” o estar a la defensiva y evitar los cambios a cualquier precio (no es una cuestión personal);  Hacer preguntas sobre la justificación de los cambios;  Tomar en cuenta el tipo de personas involucradas en la petición de los cambios;  Contar con un proceso aprobado (por la organización) de cambio de alcance;  Calendarizar los cambios aprobados;  Hacer revisiones constantes del desarrollo del proyecto, así se estará seguro que el proyecto está dentro del alcance estipulado;  Elaborar un presupuesto final con un incremento del 10% al 20% del presupuesto inicial estimado;  Hacer un listado de las nuevas características del proyecto y/o producto en desarrollo con el fin de resaltar los cambios provocados con respecto al alcance inicial. Quizá la recomendación más importante es documentar todos los cambios en el alcance del proyecto así como las acciones tomadas al respecto; ya que si al final el colapso es inevitable, el administrador del proyecto puede mostrar la razón del porqué y aprender de lo sucedido. La documentación del proyecto es tema de una columna futura.

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