Administración de Proyectos en
                                      Ambientes Ruidosos

                                 ...
Proyectos y reacciones
    Un proyecto es              Un proyecto
    un esfuerzo                 tiende a
    para crear...
Rumores y chismes en los proyectos

• Rumores en un proyecto
   – Es una historia o un comentario acerca del
     desarrol...
El porqué del ruido: Un modelo de comunicación
 Max Wideman
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El ruido en la Administración de Proyectos
• El ruido se produce
   – Como resultado de las expresiones emitidas en la
   ...
Efectos del ruido


 Incremento
en los riesgos
 del proyecto



 Deterioro de
la Credibilidad
Algunas referencias
1. Brenner, R (2002). Responding to Rumors.
   www.chacocanyon.com/pointlookout/020424.shtml
2. Brenne...
El “efecto en masa” y el ruido

• El efecto en masa
   – Las personas a menudo creen o hacen
     cosas debido a que otras...
Visualización del ruido en el proyecto: Curva S y
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                                                   definitiva

Desempeño...
Tipificación del ruido acorde a sus fuentes
Tipo de Ruido                                    Fuente
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Categorización del ruido acorde con sus
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Atención en el tiempo del Administrador del
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Qué hacer: Acciones preventivas – Preguntas
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¿Cuál fueron los tipos...
Qué hacer: Acciones preventivas
Crear un plan de
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Qué hacer: Acciones correctivas – preguntas
                           ¿Cuál es el tipo de ruido presente?
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Qué hacer: Acciones correctivas (1)

• Evitar hacer ningún comentario
• En la medida de lo posible, determinar el
  tipo d...
Qué hacer: Acciones correctivas (2)
• Hacer un plan para disminuir el ruido y
  remplazarlo por información confiable,
  t...
Retos
• Siempre existe ruido nocivo durante todas las
  fases de administración del proyecto
• El ruido siempre inicia des...
Restricciones
• Por lo general, los recursos para dar
  una respuesta rápida al ruido no son
  presupuestados
   – Esto si...
Gracias por su atención
        Agosto 2007, México D.F.
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Administración de proyectos en ambientes ruidosos

  1. 1. Administración de Proyectos en Ambientes Ruidosos Alex Domínguez jadoming@mail.unitec.mx Universidad Tecnológica de México – UNITEC, www.unitec.mx Conferencia impartida en el ITESM-CCM, septiembre de 2007
  2. 2. Proyectos y reacciones Un proyecto es Un proyecto un esfuerzo tiende a para crear un romper un producto, conjunto de servicio o reglas sobre la resultado forma de único trabajo Estas expresiones Un proyecto interfieren en la genera en la transmisión y organización entendimiento •Rumores de los mensajes •Chismes
  3. 3. Rumores y chismes en los proyectos • Rumores en un proyecto – Es una historia o un comentario acerca del desarrollo del proyecto – No se tiene certeza o confirmación de los hechos que describe – Es de dominio de todos las personas en los que el proyecto tendrá impacto, más que de una persona en particular • Chismes en un proyecto – Es un fenómeno de la comunicación que pertenece a una persona en particular que puede o no tener relación con el proyecto – No está apoyado en hechos
  4. 4. El porqué del ruido: Un modelo de comunicación  Max Wideman www.maxwideman.com Clientes y patrocinadores proveen dirección y apoyo financiero Dirección y Reportes de clarificación desempeño Políticas de la Dirección organización del proyecto Administradores y Directivos Administrador personal en general proveen estímulo y del requieren coordinación y apoyo organizacional Proyecto apoyo en las negociaciones Reportes de Reportes estado y previsión de estado Reportes de Lineamientos desempeño y del proyecto previsión Equipo del proyecto y proveedores Comunicación requieren liderazgo, Comunicación Formal Informal planeación y coordinación
  5. 5. El ruido en la Administración de Proyectos • El ruido se produce – Como resultado de las expresiones emitidas en la organización debido a la presencia del proyecto – Cuando alguna parte de la organización no recibe mensajes acerca del proyecto – Cuando los mensajes recibidos no corresponden a los hechos del proyecto • El ruido pone en riesgo el significado de los mensajes Emisor Receptor Mensajes Codificar Decodificar Ruido Medio transmisor Decodificar Realimentación – Codificar Ruido Mensajes
  6. 6. Efectos del ruido Incremento en los riesgos del proyecto Deterioro de la Credibilidad
  7. 7. Algunas referencias 1. Brenner, R (2002). Responding to Rumors. www.chacocanyon.com/pointlookout/020424.shtml 2. Brenner, R (2003). There is no Rumor Mill. www.chacocanyon.com/pointlookout/030326.shtml 3. Burgess, H. and M. Maiese. Rumor Control. www.beyondintractability.org/m/rumor_control.jsp 4. Clements, J. and C. Drake. Dealing with Rumors. www.comminit.com/strategicthinking/stepicom/sld-1681.html. 5. Daniel, M. Rumor Management Strategy. http://faculty.kfupm.edu.sa/mgm/danielm/Rumor%20Management%20Strategy.htm. 6. DiFonzo, N. and P. Bordia. How Top PR Professionals Handle Hot Air; Types of Corporate Rumors, Their Effects, and Strategies to Manage Them: A study to the Institute for Public Relations. http://www.instituteforpr.org/files/uploads/1999_RumorStudy.pdf 7. Kimmel, J. A. Rumors and Rumor Control: A Manager’s Guide to Understanding and Combating Rumors. Lawrence Erlbaum Associates, Publishers. London, 2004. 8. PD Web page. Rumors/Urban Legends. http://home.att.net/~eccentricstar/cs_rumors.html 9. Yang, S. The Human Communication Process. www.wam.umd.edu/~suyang/Ch%201_Spring05.ppt
  8. 8. El “efecto en masa” y el ruido • El efecto en masa – Las personas a menudo creen o hacen cosas debido a que otras personas creen o hacen lo mismo – Tiene un comportamiento aleatorio • Consecuencias en el ruido – El ruido es cada vez más fuerte y difícil de detener conforme avanza el tiempo – Se convierte en aleatorio y persistente, lo que conduce a un oscurecimiento o reducción en la claridad de los mensajes Created by Derrick Coetzee in Adobe Illustrator and Photoshop. Its creator irrevocably releases all rights to the image and grants it into the public domain.
  9. 9. Visualización del ruido en el proyecto: Curva S y ruido Desempeño del Proyecto Sobresaltos Ruido Umbral Tiempo
  10. 10. Efectos del ruido en el desempeño 1: Interrupción temporal Desempeño del Proyecto Algunas causas: • Reajuste en el programa del proyecto • Ausencia de algún patrocinador o actor en el proyecto • Falta de recursos (no humanos) • Retraso en los insumos Tiempo
  11. 11. Efectos del ruido en el desempeño 2: Cambio en dirección o velocidad Desempeño del Proyecto Algunas causas: • Reajuste en el objetivo o alcance del proyecto • Limitación en recursos (no humanos) Tiempo
  12. 12. Efectos del ruido en el desempeño 3: Desplazamiento Desempeño del Proyecto Algunas causas: • Urgencia extrema en la visibilidad de algún entregable o parte del producto • Adquisición súbita de insumos para un mejor desempeño del proyecto • Incremento de recursos humanos en actividades Tiempo específicas (en su caso)
  13. 13. Efectos del ruido en el desempeño 4: Interrupción definitiva Desempeño Algunas causas: del Proyecto • No viabilidad del proyecto • Cancelación de recursos no humanos • Falta de apoyo total de los patrocinadores del proyecto • Ausencia definitiva de los actores principales Tiempo en el proyecto
  14. 14. Tipificación del ruido acorde a sus fuentes Tipo de Ruido Fuente Del entorno No permite que el administrador del proyecto emita o reciba los mensajes correspondientes debido a interferencias del exterior Fisiológico Interferencia debida a problemas físicos (dicción, fosas nasales, paladar, etc.) que no permite que el administrador del proyecto emita o reciba los mensajes correspondientes Sintáctico Interferencia debida al uso incorrecto de las reglas de comunicación (e. g., gramática, spanglish, etc.) Psicológico Interferencia producida por frustración, tensión, enojo, etc. Intelectual Interferencia causada por opiniones y puntos de vista Cultural Interferencia producida por actitudes arraigadas y preconcebidas. (influencia) Relacionada con ser “cerrado mentalmente” Interno Interferencia causada por la forma en la cual los mensajes son (confusión) emitidos Semántico Interferencia causada debido al significado de las palabras; e. g., uso de tecnicismos o spanglish
  15. 15. Categorización del ruido acorde con sus intensiones Tipo de Ruido Intensión Prematuro Es una versión preliminar de lo que en el proyecto se espera sea verdad Malicioso Se genera para dañar al administrador del proyecto, algunos actores, o para deteriorar las relaciones entre ellos Extraordinario Se compone de historias increíbles alrededor del proyecto o sus participantes con el fin de dar a conocer que se tiene información confidencial o saber lo que ocurrirá Casi verdadero Es el generado alrededor de un hecho verdadero dentro de un proyecto con el fin de dar a conocer que se tiene información confidencial Cíclico Es aquel que se presenta cada vez que un proyecto se lleva a cabo y es originado por paradigmas o costumbres Tendencioso Generado para hacer que el proyecto tome una dirección preconcebida
  16. 16. Atención en el tiempo del Administrador del Proyecto al Ruido Atención al ruido Atención alta Procesos de Ejecución Procesos de Planeación Procesos de Inicio Procesos de Cierre Procesos de Control Atención baja Tiempo Tiempo
  17. 17. Qué hacer: Acciones preventivas – Preguntas preliminares ¿Cuál fueron los tipos de ruidos que existentes en la organización en proyectos anteriores? ¿Cómo se ha dado respuesta al ruido en proyectos anteriores? A Handbook of Noise in Project Management Iniciar la creación de un Rumours and Gossips catálogo de ruidos y respuestas How to deal with para ser consultado en proyectos futuros By Prof. B. A. Head
  18. 18. Qué hacer: Acciones preventivas Crear un plan de Hacer un esfuerzo para incrementar comunicación global y mantener la confianza y (hacia el interior y exterior del credibilidad proyecto) Mantener informados a los participantes y afectados por el Personalizar cada comunicación proyecto Establecer un canal de Estar abierto a recibir cualquier tipo comunicación abierto (hotline) de comentarios Anticipar la ansiedad de los Llenar los huecos complementando participantes y afectados por el y repitiendo la información provista proyecto Monitorear los posibles efectos del ruido con respecto a eventos externos, actitudes de los participantes en el proyecto y comportamiento de los afectados por el proyecto
  19. 19. Qué hacer: Acciones correctivas – preguntas ¿Cuál es el tipo de ruido presente? preliminares ¿Existen personas creíbles y ¿Cuánta verdad existe confiables que puedan en el ruido? ¿Existe algún punto que debe ayudar a dispersar el ruido? aclararse? ¿Cómo es mi relación ¿El ruido es importante con los participantes para los participantes afectados por el ruido? en el proyecto? ¿Puedo o debería hacer algo ¿Para quiénes? ¿Por qué? para mejorar esta relación? ¿ Cuál es la preocupación ¿Los participantes en el o ansiedad generada por proyecto están atentos el ruido? al ruido? ¿Se puede hacer algo constructivo ¿Cuál es su respuesta? para reducirlos? ¿Desean saber acerca de él? ¿Es necesario proveer más información para disipar el ruido? ¿Es necesario ser más abierto con respecto a la información?
  20. 20. Qué hacer: Acciones correctivas (1) • Evitar hacer ningún comentario • En la medida de lo posible, determinar el tipo de ruido en circulación – Apoyarse en los “reporteros de ruidos” (personas internas y externas al proyecto) • Determinar cuál parte del ruido es originada por información verdadera o falsa – Preguntar a los participantes en el proyecto sobre la fuente del problema – Apoyarse en los “reporteros de ruidos”
  21. 21. Qué hacer: Acciones correctivas (2) • Hacer un plan para disminuir el ruido y remplazarlo por información confiable, tomando en cuenta – Información verdadera y transmisible de acuerdo al nivel jerárquico – El nivel jerárquico en el cual se encuentra el ruido y su fuente – Fuentes de información confiables – A través de la emisión de mensajes claros, fuertes y concisos basados en resultados obtenidos y experiencia previa
  22. 22. Retos • Siempre existe ruido nocivo durante todas las fases de administración del proyecto • El ruido siempre inicia desde la concepción del proyecto • Estar alerta acerca de los efectos negativos del ruido – Y sus consecuencias para el proyecto y su administración – En las actitudes de los participantes y afectados por él • Inhibir la actividad del ruido y su efectos a través de – La reducción o acotamiento de la incertidumbre provocada por él – La reducción de su credibilidad por medio de comunicaciones formales efectivas
  23. 23. Restricciones • Por lo general, los recursos para dar una respuesta rápida al ruido no son presupuestados – Esto siempre ocurre si el proyecto cuenta con recursos limitados • Los actores y patrocinadores del proyecto ponen poca atención a la comunicación y demasiada atención a las “prioridades técnicas” • Una respuesta rápida al ruido no siempre es posible si el proyecto se encuentra descentralizado Atención a prioridades técnicas
  24. 24. Gracias por su atención Agosto 2007, México D.F.

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