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TuleapCon 2019. UGA - Reussir sa transition agile : des valeurs aux outils

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Quand il s'agit de fusionner les 3 départements IT de la 5ème Université Française, "créativité" et "efficacité opérationnelle" sont indispensables. Pour relever ce défi, le nouveau département IT de l'Université Grenoble Alpes (UGA) a dramaticalement changé ses habitudes et mis en place les principes du manifeste agile.

Etapes par étapes, Nina REIGNER-BAYAR, Directrice de l'Appui Numérique à la DSI de l'UGA, raconte l'histoire de cette transition agile: des valeurs aux projets pilotes qui utilisent désormais Tuleap.

Published in: Technology
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TuleapCon 2019. UGA - Reussir sa transition agile : des valeurs aux outils

  1. 1. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils Nina Reignier-Tayar Directrice de l'Appui Numérique à l'Administration Direction Générale Déléguée au SI
  2. 2. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils UGA, 5ème université française du top 50 Europe Direction Générale Déléguée SI: • 200 serveurs • 2.500 tickets / mois • 200 applications de gestion • 80.000 comptes informatiques • 200 sites web hébergés • 75 collaborateurs 2 Université Grenoble Alpes • 5ème université française la plus innovante en Europe (Top 50 Reuters) • 23 facultés, écoles et instituts • 80 laboratoires de recherche • 450 millions d’euros de budget • 5800 personnels
  3. 3. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils ◦ Depuis 10, l'Enseignement Supérieur et la recherche a subi beaucoup de réformes et de transformation ▪ Loi de l'autonomie des universités (LRU) et Loi de réussite en licence (ORE) ▪ Réforme de la formation professionnelle et mise en place des blocs de compétences ▪ Fusion des universités ◦ Beaucoup de conséquences sur les SI et le rôle joué par la DSI CRI : centre de ressources informatiques DI: direction technique DSI: direction des SI DSIN: élargissement aux TICE DGDSI: positionnement stratégique ◦ Côté management et encadrement DSI - des challenges à relever ▪ Accompagner le changement ▪ Innover ▪ Etre audacieux ▪ Recruter des profils de plus en plus polyvalents ▪ Se rapprocher des métiers 3 Des changements impactants
  4. 4. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils Fusionner 3 DSI, le défi de 2016 Fusionner 3 DSI • fort impact RH • réorganisation technique + humaine • impact managerial • changement d’échelle La fusion des DSI était un pré-requis pour la fusion des autres services -> pas le droit à l’erreur 4 Comment l’agilité a été un levier d’efficacité opérationnelle pour une fusion réussie?
  5. 5. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils Etape 1: Fusion des 3 SI autour de valeurs communes Au delà des compétences individuelles, identification des valeurs communes Création de groupes de travail par thématique, MAIS: ๏ Différences culturelles ๏ Différences de méthode de travail ๏ Différences d’outils Travail sur les valeurs communes: • celui qui sait fait • droit à l’erreur • l’usager est au coeur de notre travail • entraide, bienveillance 5 C’est l’humain qui est au coeur de la modification organisationnelle. C’est lui qui mène le changement.
  6. 6. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils 6 Etape 1: Résultats de la DSI ✓Pas de coupure de service numérique (applications, administratif, enseignants, téléphonie…) ✓Etudiants diplômés de la nouvelle université ✓Nouveau personnel embauché dès la création de l’UGA ✓Commandes passées et Fournisseurs payés « Avec la mise en place de principes agiles, la fusion réussie des DSI a hissé la nouvelle DSI parmi les grandes directions stratégiques. »
  7. 7. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils Etape 2 : Le passage à l’échelle Accélération la modernisation de l’administration 7 Pas de longs projets possible -> itérations courtes, rapides, Minimal Viable Product (MVP) en production, bilan après 1er usage Fort impact du numérique et du SI sur le quotidien (administratifs, enseignants, étudiants)
  8. 8. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils 8 Etape 2: Projets pilotes ➡ 3 Projets pilotes en agile « light » avec les RH, Finance, FVU ➡ Formations, ateliers d’accompagnements ➡ Mise en place des pratiques qui nous plaisent ➡ Pédagogie à tous les niveaux: interne à la DSI mais aussi aux autres services 3 types de réaction Réticence: « On veut travailler comme avant. L’agilité ne s’applique pas pour notre contexte. » Observation: regarde comment ca se passe sans refus, ni être moteur Enthousiasme: veut parier sur ce virage à 360°, c’est du bon sens
  9. 9. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils 9 Etape 3: être « agile à 100% » Objectifs • Appliquer les bonnes pratiques agiles: Scrum, Kanban, Intégration Continue… • Centraliser les informations des projets informatiques et applicatifs • Mesurer la vélocité, les progrès Moyens • Equipe dédiée côté Dév et PO, nommer un Scrum Master • Mise en place d’une salle projet dédiée et équipée (écran tactile, chaise debout/assis…) • Choix de Tuleap Entreprise: besoin de fonctionnalités avec assurance de stabilité et de sécurité Le moment est propice, les gens sont murs et volontaires. On veut déployer plus largement l’agilité en appliquant le manifeste agile
  10. 10. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils 10 Tuleap, soutien à l’efficacité 30 projets sur Tuleap • Suivi des projets et activités génériques • Suivi des projets de dév. agile - PO : gestion des US et du Backlog - Equipe projet : jardinage des story et développement - Tuleap est le référentiel des spécifications fonctionnelles Outils de collaboration intégrés • Scrum planning • Kanban • Git • Gestionnaire de Documents • Intégration Continue
  11. 11. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils 11 Une transition réussie en 3 ans « Les équipes sont plus soudées. Les gens sont heureux d’être dans cette direction. » 75 utilisateurs Tuleap 30 projets « Tuleap est un véritable soutien à notre efficacité à être agile » N. Reignier-Tayar -DANA, DSI « Le projet pilote avec l’agilité à 100% est une success story » PO, DRH
  12. 12. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils 1 Le chemin de la transformation agile 12 •Identifier des personnes moteurs pour faire des équipes pilotes qui serviront d’exemples •Apprendre en faisant. Expérimenter •S’outiller pour accélérer l’efficacité agile •Communiquer sur les succès •Continuer à tester de nouvelles pratiques, de nouveaux outils •Communiquer sur les enjeux de la transformation •Identifier les valeurs communes •Favoriser la culture agile, pas l’imposer 2 3
  13. 13. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils Ce que je retiens • L’humain est au coeur de l’agilité. Rien que pour cela faut l’adopter • Aux managers: à nous de nous adapter car notre rôle évolue avec l’agilité • C’est normal de douter. Il ne faut pas abandonner. • Être créatif et se concentrer sur les bénéfices ➡ UGA est dans un processus de transformation continue: l’agilité est un pilier solide qui va continuer à nous accompagner 13
  14. 14. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils 14 Merci pour votre attention. Quelles sont vos questions?

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