Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Så tar du kontroll över din inkorg

3,860 views

Published on

Bemästra Outlook och bli mer produktiv! Tips och tricks för att prioritera rätt saker och bli mer effektiv på jobbet.

Published in: Business
  • Follow the link, new dating source: ❶❶❶ http://bit.ly/2Q98JRS ❶❶❶
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Sex in your area is here: ♥♥♥ http://bit.ly/2Q98JRS ♥♥♥
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here

Så tar du kontroll över din inkorg

  1. 1. Så tar dukontroll över din inkorgTherese Reuterswärd @TrulyTherese
  2. 2. Hur många mejl har du i din inkorg?
  3. 3. Har du en osorterad inkorg med ömsom..• ..mail som du ännu inte har läst• ..mail som innehåller något du ska göra• ..mail som innehåller något du vill läsa• ..mail med innehåll du väntat på från någon annan• ..mail som är helt avklarade?
  4. 4. Resultat: Stress och ångest
  5. 5. ”Någonstans härfinns nog saker jag bordeuppmärksamma av någon anledning”
  6. 6. Vilket mejl ska man ta tag i först?
  7. 7. Är det översta mailet i din inkorg det viktigaste?
  8. 8. Nej.Men vem som helst kan få dig att jobba med nästan vad som helst.. ..genom att se till att deras mail är överst i din inkorg!
  9. 9. Introducing Inbox Zero
  10. 10. Tanken är att tvingas fatta omedelbara beslut • Slänga mejlet • Delegera mejlet • Göra uppgiften direkt • Göra uppgiften senare
  11. 11. 1 Släng• Om mejlet har information du inte behöver igen• Om mejlet har stora bifogade filer (spara lokalt)
  12. 12. 2 Delegera• Om du inte kan slutföra uppgiften alls• Om du kan slutföra din del av uppgiften på under 2 minuter, delegera sedan
  13. 13. 3 Gör direkt• Om du kan göra det på mindre än 2 minuter
  14. 14. 4 Gör uppgiften senare• Om något tar mer än 2 minuter• Och/eller om det kräver mer än 5 rader text
  15. 15. Arkivera• Alla mejl som inte kan slängas, arkiveras• Inga mejl får ligga kvar i inkorgen• Arkivera bara om du tror att du behöver informationen senare
  16. 16. Pest eller kolera- är du en Piler eller en Filer? Piler – lämnar alla mejl i inkorgen Filer – skapar hundratals mappar ”Nånstans i inkorgen finns saker jag “Det tog mig tre dagar att skapa nog borde ta tag i” mappstrukturen och nu minns jag inte i vilken mapp jag lade vad”
  17. 17. Det tar 3 gånger så lång tidatt bläddra i en mappstruktur än att göra en sökning
  18. 18. Regler för arkivering• Det får bara finns EN Arkivmapp• Det får INTE vara inkorgen• Max 10% av dina meddelanden får ligga i övriga mappar
  19. 19. Istället för mappar: Sökfoldrar
  20. 20. Tips på sökfoldrar• Innehåller ett visst ord, tex “Fakturaunderlag“• Från en viss person, tex ”Chef Chefsson”• Är gamla mejl• Är stora mejl med tunga filer
  21. 21. ”Client-side Rules”• Radera mejl som är från en viss avsändare tex notifieringar från fakturasystemet• Acceptera automatiskt all inbjudningar om de inte krockar med andra möten• Radera automatiskt accepterade mötesinbjudningar• Markera alla mejl som lästa där du inte är på To: raden
  22. 22. En tom inkorg betyder inte att du har slutfört allt. Det betyder: ”Jag vet exakt vilka åtaganden jag har”
  23. 23. Mejl som ligger i inkorgen betyder: ”Jag vet inte vad det är”
  24. 24. Skapa todo’s• Om ett mejl tar mer än två minuter att göra, omvandla det till en todo• Formulera din todo så att du kan utföra uppgiften även om du får minnesförlust• Arkivera mejlet
  25. 25. Skapa todo’s - tips• Klicka Other actions  Edit för att ändra/lägga till en anteckning i ett mejl• Dra och släpp till Tasks för att skapa en uppgift i Outlook• Vidarebefordra direkt till Todo-app, exempel: TrulyTherese@toodledo.com
  26. 26. Toodledo.org
  27. 27. Produktivitetsdödare
  28. 28. Prioritera din tid Om ett mejl kräver en betydandearbetsinsats ska det behandlas baserat på prioritet..och inte på att det anlände “just nu”.
  29. 29. Stäng av notifieringarDitt liv går inte ut på att fokusera på det senaste någon vill säga till dig
  30. 30. Hur nyfiken är du? ”Jag måste hela tiden veta om någon skickar mig ett meddelande” vs.”Jag är så nyfiken, jag vill veta om någon skickar mig ett meddelande”
  31. 31. Skriv korta mejl = max 5 rader.Det tvingar dig att fokusera på syftet med ditt meddelande
  32. 32. När vissa saker aldrig blir gjorda.. • Finns det någon annan som kan göra det? • Kan du sänka ambitionsnivån? • Kan du förhandla om omfattning eller deadline?
  33. 33. Hemläxa1. Du ska kunna rensa 50 mejl från inkorgen på 20 minuter.2. Följ processen Släng, Delegera, Gör nu, Gör senare, Arkivera.3. Så fort du har tagit upp ett mejl i din inkorg så får du inte lägga tillbaka det.4. När du stängt Outlook, gå inte tillbaka på minst 2 timmar.5. Två gånger om dagen ser du till att din inkorg är tom. Klicka här för att starta en6. Inkorgen ska alltid vara tom när du går hem från kontoret. 20-min timer
  34. 34. How to• How to use rules in Outlook• How to use folders in Outlook• Search Folders: The easy way to find emails
  35. 35. Lycka till att hålla nollan! Läs mer på http://trulytherese.se/produktivitet

×