Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Giáo trình hướng dẫn chi tiết Access 2010

53,248 views

Published on

Giáo trình hướng dẫn chi tiết Access 2010. MS Access 2010 cung cấp hệ thống công cụ rất mạnh, giúp người dùng nhanh chóng và dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng thông qua query, form, report kết hợp với một số lệnh Visual Basic.

Trong Microsoft Access 2010, bạn có thể xây dựng cơ sở dữ liệu web và đưa chúng lên các SharePoint site. Người duyệt SharePoint có thể sử dụng ứng dụng cơ sở dữ liệu của bạn trong một trình duyệt web, sử dụng SharePoint để xác định ai có thể xem những gì.

Nhiều cải tiến mới hỗ trợ khả năng đưa dữ liệu lên web, và cũng cung cấp lợi ích trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu trên máy đơn truyền thống.

Access 2010 giao diện người dùng cũng đã thay đổi. Nếu bạn không quen với Office Access 2007, Ribbon và Cửa sổ Danh mục chính có thể là mới cho bạn. Thanh Ribbon này thay thế các menu và thanh công cụ từ phiên bản trước. Cửa sổ Danh mục chính thay thế và mở rộng các chức năng của cửa sổ Database.

Và một điểm mới trong Access 2010, Backstage View cho phép bạn truy cập vào tất cả các lệnh áp dụng cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, như là thu gọn và sửa chữa, hoặc các lệnh từ menu File.

Lòi Hay Trong Cuộc Sống
http://loihaytrongcuocsong.blogspot.com/
Bình Phước 24H
http://www.binhphuoc24h.info/
Lời Chúc
http://www.loichuc.info/
Website Kiếm Tiền
http://websitekiemtien.com/
Những Lời Chúc Hay
http://www.lukhachdem.info/
Web Học Tập
http://webhoctap.info/
Blog Mùa Đông
http://blogmuadong.blogspot.com/
Blog Sách
hhttp://www.lukhachdem.com/

Published in: Education

Giáo trình hướng dẫn chi tiết Access 2010

  1. 1. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Chương 1 TONG QUAN VÊ MICROSOFT ACCESS 2010 1.1. Gii thieu: Microsoft Access là mot thành phân trong bo Microsoft Office c#a hãng Microsoft. MS Access cung câp cho ngư)i dùng giao dien thân thien và các thao tác ñơn gi/n, tr1c quan trong viec xây d1ng và qu/n tr5 cơ s6 d7 lieu cũng như xây d1ng các 9ng d:ng cơ s6 d7 lieu. Access là mot he qu/n tr5 cơ s6 d7 lieu quan he (RDMS- Relational Database Management System), rât phù h?p cho các bài toán qu/n lý vAa và nhB. Hieu năng cao và ñac biet de sG d:ng do giao dien giông các phân mêm khác trong bo MS Office như MS Word, MS Excel. Access còn cung câp he thông công c: phát trien khá mPnh ñi kèm (Development Tools) giúp các nhà phát trien phân mêm ñơn gi/n trong viec xây d1ng trn gói các d1 án phân mêm qu/n lý qui mô vAa và nhB MS Access 2010 cung câp he thông công c: rât mPnh, giúp ngư)i dùng nhanh chóng và de dàng xây d1ng chương trình 9ng d:ng thông qua query, form, report kêt h?p vWi mot sô lenh Visual Basic. Trong Microsoft Access 2010, bPn có the xây d1ng cơ s6 d7 lieu web và ñưa chúng lên các SharePoint site. Ngư)i duyet SharePoint có the sG d:ng 9ng d:ng cơ s6 d7 lieu c#a bPn trong mot trình duyet web, sG d:ng SharePoint ñe xác ñ5nh ai có the xem nh7ng gì. Nhiêu c/i tiên mWi ho tr? kh/ năng ñưa d7 lieu lên web, và cũng cung câp l?i ích trong viec xây d1ng cơ s6 d7 lieu trên máy ñơn truyên thông. Access 2010 giao dien ngư)i dùng cũng ñã thay ñoi. Nêu bPn không quen vWi Office Access 2007, Ribbon và CGa so Danh m:c chính có the là mWi cho bPn. Thanh Ribbon này thay thê các menu và thanh công c: tA phiên b/n trưWc. CGa so Danh m:c chính thay thê và m6 rong các ch9c năng c#a cGa so Database. -1-
  2. 2. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Và mot ñiem mWi trong Access 2010, Backstage View cho phép bPn truy cap vào tât c/ các lenh áp d:ng cho toàn bo cơ s6 d7 lieu, như là thu gn và sGa ch7a, hoac các lenh tA menu File. Các lenh ñư?c bô trí trên các tab 6 phía bên trái c#a màn hình, và moi tab ch9a mot nhóm các lenh có liên quan hoac các liên kêt. Ví d:, nêu bPn nhân New, bPn se thây tap h?p các nút cho phép bPn tPo ra mot cơ s6 d7 lieu mWi tA ñâu, hoac bang cách chn tA mot thư vien c#a cơ s6 d7 lieu các mau thiêt kê chuyên nghiep. 1.2. Khi ñong Access 2010: ðe kh6i ñong MS Access ta có the dùng mot trong các cách sau: − Cách 1: Start (All) -2- Programs Microsoft Office Microsoft Office Access 2010. − Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access trên desktop, xuât hien cGa so kh6i ñong Access như hình. 1.3. Các thành phân trong c.a so khi ñong: 1.3.1. Thanh Quick Access: Thanh công c: Quick Access: Hien th5 bên trái c#a thanh tiêu ñê, mac ñ5nh thanh Quick Access gôm các nút công c: Save, Undo, … Bên ph/i c#a Quick Access ch9a nút Customize, khi cơ s6 d7 lieu ñang m6, nêu click nút Customize se xuât hien mot menu giúp bPn cho ñ5nh các nút lenh hien th5 trên thanh Quick Access, nêu các lenh không có trong menu, bPn có the click nút More
  3. 3. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Commands hoac click ph/i trên thanh Quick Access chn Customize Quick Access Toolbar. ðe thêm nút lenh vào Quick Access, bPn chn lenh trong khung choose commands from, click nút Add click OK. 1.3.2. Vùng làm viec: Khi kh6i ñong Access, trong cGa so kh6i ñong, mac ñ5nh tab File và lenh New trong tab File ñư?c chn, cGa so ñư?c chia thành 3 khung: − Khung bên trái gôm các lenh trong tab File − Khung gi7a: ch9a các loPi tap tin cơ s6 d7 lieu mà bPn có the tPo mWi. − Khung bên ph/i: ñe nhap tên và chn v5 trí lưu tap tin mWi tPo và th1c thi lenh tPo mWi cơ sơ d7 lieu. 1.3.3. Thanh Ribbon: Bên dưWi thanh tiêu ñê, Access 2010 hien th5 các nút lenh trên mot thanh dài ñư?c gi là Ribbon, thanh Ribbon có the chiêm nhiêu không gian màn hình, ta có the thu nhB kích thưWc c#a Ribbon bang cách click nút Minimize The Ribbon -3- Thanh Ribbon ñư?c tPo b6i nhiêu tab khác nhau, ñe truy cap vào mot tab bPn có the click
  4. 4. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc trên nhãn c#a tab hoac dùng phím tat. Nhân phím Alt hoac F10 ñe hien th5 tên c#a các phím tat c#a các tab. Hâu hêt các tab trên Ribbon ñư?c chia thành tAng nhóm khác nhau, moi nhóm hien th5 tiêu ñê con bên dưWi c#a nhóm. Mot sô nhóm trong Ribbon có hien th5 nút , khi click nút này se xuât hien cGa so cho phép thiêt lap các thuoc tính c#a nhóm tương 9ng. 1.3.4. C.a so Properties CGa so Properties giúp bPn có the hieu chonh thuoc tính c#a ñôi tư?ng, tùy theo ñôi tư?ng ñang ñư?c chn mà cGa so thuoc tính se ch9a nh7ng thuoc tính tương 9ng c#a ñôi tư?ng ñó. ðe m6 cGa so Properties, bPn chn ñôi tư?ng muôn thay ñoi thuoc tính, chn tab Design hoac nhân to h?p phím Atl +Enter CGa so Properties ñư?c chia thành năm nhóm − Format: Gôm các thuoc tính ñ5nh dPng ñôi tư?ng − Data: Gôm các thuoc tính truy suât d7 lieu c#a ñôi tư?ng. − Event: Gôm các s1 kien (event) c#a ñôi tư?ng. − Other: Gôm các thuoc tính giúp bPn tPo he thông menu, toolbars,… − All: Gôm tât c/ các thuoc tính trong bôn nhóm trên. -4-
  5. 5. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 1.3.5. Thanh Navigation Pane Navigation Pane là khung ch9a noi dung chính c#a cơ s6 d7 lieu. TA khung Navigation Pane, bPn có the m6 bât kỳ Table, Query, Form, Report, Macro, hoac module trong cơ s6 d7 lieu bang cách double click vào tên c#a ñôi tư?ng. Bang cách click ph/i vào tên c#a ñôi tư?ng trong Navigation Pane, bPn có the th1c hien các thao tác vWi ñôi tư?ng như: ñoi tên, sao chép, xoá, import, export mot ñôi tư?ng… Nhân phím F11 hoac click vào mũi tên kép 6 góc trên bên ph/i c#a khung Navigation Pane ñe hien th5 hoac an khung Navigation Pane. 1.4. Cách t:o tap tin cơ s d lieu: 1.4.1. T:o mot cơ s d lieu mi rong: − TPi cGa so kh6i ñong, click nút Blank Database. − File name: nhap tên tap tin cơ s6 d7 lieu, trong Access 2010, tap tin cơ s6 d7 lieu ñư?c lưu vWi tên có phân m6 rong là .accdb. − Nêu không cho ñ5nh ñư)ng dan thì mac ñ5nh tap tin mWi tPo se ñư?c lưu trong thư m:c Document, ngư?c lPi, click nút Brows ñe cho ñ5nh v5 trí lưu tap tin. Click nút Create ñe tPo tap tin cơ s6 d7 lieu. -5-
  6. 6. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 1.4.2. T:o cơ s d lieu theo mau (Template) − TPi cGa so kh6i ñong. − Chn Sample Templatechn mot mau cơ s6 d7 lieu có san. − Trong khung File name, nhap tên tap tin cơ s6 d7 lieu và click nút Browse ñe cho ñ5nh v5 trí lưu tap tin, Click nút create ñe tPo cơ s6 d7 lieu. 1.5. QuCn lý cơ s d lieu Sau khi tPo cơ s6 d7 lieu, hoac m6 mot cơ s6 d7 lieu thì Tab File se hien th5 các lenh qu/n lý tap tin cơ s6 d7 lieu. 1.5.1. Recent: M:c Recent hien th5 danh sách các tap tin cơ s6 d7 lieu ñư?c m6 gân nhât. Sô tap tin hien th5 trong danh sách này mac ñ5nh là 9, có the thay ñoi bang cách: -6- − TPi cGa so làm viec c#a Access, chn tab File. − Chn Options Client Settings − Trong m:c Display, thay ñoi giá tr5 c#a thuoc tính “Show This Number Of Recent Documents” − Click OK. 1.5.2. M mot cơ s d lieu: ðe m6 mot cơ s6 d7 lieu ñã có ta th1c hien mot trong các cách sau:
  7. 7. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -7- − Cách 1: ∗ TPi cGa so kh6i ñong, trong tab File Open… ∗ Chn tap tin cơ s6 d7 lieu cân m6Open. − Cách 2: ∗ Double click vào tên tap tin cân m6. 1.5.3. Thoát khEi access: Có the thoát khBi Access bang mot trong các cách: ∗ Chn menu File Exit ∗ Nhân to h?p phím Alt + F4; ∗ Hoac sG d:ng nút Close trên cGa so Access ñang m6. 1.5.4. Thu gFn và chGnh s.a cơ s d lieu (Compact Repair Database) Khi tPo thêm ñôi tư?ng trong cơ s6 d7 lieu thì dung lư?ng c#a tap tin cơ s6 d7 lieu se tăng lên, khi xóa mot ñôi tư?ng thì vùng nhW c#a nó se rong, nhưng không sG d:ng ñư?c. Ch9c năng Compact Repair Database giúp thu hôi lPi phân bo nhW b5 rong, làm cho tap tin cơ s6 d7 lieu gn lPi. Cách th1c hien: − M6 cơ s6 d7 lieu cân thu gn và chonh sGa − Click nút Compact Repair Database
  8. 8. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -8- 1.5.5. T:o password − M6 cơ s6 d7 lieu 6 chê ño Exclusive bang cách: File Open Open Exclusive. − Chn tab File Chn lenh Info Click nút set Database Password − Nhap Password 2 lân OK 1.5.6. G bE password − M6 cơ s6 d7 lieu 6 chê ño Exclusive: File Open Open Exclusive − Trong tab File, chn lenh InfoClick nút UnSet Database Password. 1.6. Các ñôi tưNng trong cơ s d lieu trong Access Cơ s6 d7 lieu là mot tap h?p nh7ng sô lieu liên quan ñên mot m:c ñích qu/n lý, khai thác d7 lieu nào ñó, CSDL trong Access là cơ s6 d7 lieu quan he gom các thành phân: Tables, Querys, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules. 1.6.1. BCng (Tables): Table là thành phân quan trng nhât c#a tap tin cơ s6 d7 lieu Access, dùng ñe lưu tr7 d7 lieu. Do ñó ñây là ñôi tư?ng ph/i ñư?c
  9. 9. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc tPo ra trưWc. Bên trong mot b/ng, d7 lieu ñư?c lưu thành nhiêu cot và nhiêu dòng. 1.6.2. Truy vân (Queries): Query là công c: ñe ngư)i sG d:ng truy vân thông tin và th1c hien các thao tác trên d7 lieu. Ngư)i sG d:ng có the sG d:ng ngôn ng7 SQL hoac công c: QBE ñe thao tác trên d7 lieu. 1.6.3. Bieu mau (Forms): Form là công c: ñe thiêt kê giao dien cho chương trình, dùng ñe cap nhat hoac xem d7 lieu. Bieu mau giúp thân thien hóa quá trình nhap, thêm, sGa, xóa và hien th5 d7 lieu. 1.6.4. Báo cáo (Reports): Report là công c: giúp ngư)i dùng tPo các kêt xuât d7 lieu tA các b/ng, sau ñó ñ5nh dPng và sap xêp theo mot khuôn dPng cho trưWc và có the in ra màn hình hoac máy in. 1.6.5. Tap lenh (Macros): Macro là mot tap h?p các lenh nham th1c hien mot loPt các thao tác ñư?c qui ñ5nh trưWc. Tap lenh c#a Access có the ñư?c xem là mot công c: lap trình ñơn gi/n ñáp 9ng các tình huông c: the. 1.6.6. Bo mã lenh (Modules): Là công c: lap trình trong môi trư)ng Access mà ngôn ng7 nên t/ng c#a nó là ngôn ng7 Visual Basic for Application. ðây là mot dPng t1 ñong hóa chuyên sâu hơn tap lenh, giúp tPo ra nh7ng hàm ngư)i dùng t1 ñ5nh nghĩa. Bo mã lenh thư)ng dành cho các lap trình viên chuyên nghiep. Công c: ñe tPo các ñôi tư?ng trong Access ñư?c to ch9c thành tAng nhóm trong tab Create c#a thanh Ribbon -9-
  10. 10. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 1.7. Thao tác vi các ñôi tưNng trong cơ s d lieu: ðe làm viec trên ñôi tư?ng, ta chn ñôi tư?ng trên thanh Access object, các thành viên c#a ñôi tư?ng se xuât hien bên dưWi tên c#a ñôi tư?ng. 1.7.1. T:o mi mot ñôi tưNng: − Click tab Create trên thanh Ribbon. − Trong nhóm công c: c#a tAng ñôi tư?ng, chn cách tPo tương 9ng. 1.7.2. Thiêt kê lPi mot ñôi tưNng: -10- − Nêu ñôi tư?ng ñang ñóng: ∗ Click ph/i trên ñôi tư?ng cân thiêt kê lPi. ∗ Chn Design view. − Nêu ñôi tư?ng ñang m6: ∗ Click nút Design View. 1.7.3. Xem noi dung trình bày cXa mot ñôi tưNng: − Nêu ñôi tư?ng ñang m6 6 chê ño Design View ∗ Click nút View. − Nêu ñôi tư?ng ñang ñóng: ∗ Click ph/i trên tên ñôi tư?ng cân xem. ∗ Chn Open. 1.7.4. Xóa mot ñôi tưNng. − Click ph/i chuot trên ñôi tư?ng cân xóa, − Chn m:c delete trên Menu Popup. − Hoac chn rôi nhân phím Delete. Hoac nút trên thanh công c:. 1.7.5. ðoi tên ñôi tưNng − Click ph/i chuot trên ñôi tư?ng, chn rename, − Hoac nhân F2 − Nhap tên mWi.
  11. 11. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 1.7.6. Sao chép mot ñôi tưNng − Click ph/i chuot lên thành viên cân chép − Chn m:c copy ñe chép ñôi tư?ng vào Clipboard. − Click nút Paste trên thanh Menu ñe chép vào cGa so database. − Nhap tên cho ñôi tư?ng sao chép. − ðôi vi kieu ñôi tưNng Table, ta có the l1a chn 1 trong 3 kieu sao chép ∗ Structure only: Sao chép câu trúc ∗ Structure and data: Sao chép câu trúc và d7 lieu ∗ Append Data to Exiting Table: Thêm d7 lieu vào mot b/ng ñang tôn tPi. 1.7.7. Chép d lieu t] Access sang ^ng d_ng khác -11- (Export). Có the xuât d7 lieu sang cơ s6 d7 lieu Access khác, hoac Excel,Word, Pdf … Cách thc hien: − Chn ñôi tư?ng muôn xuât sang 9ng d:ng khác. − Chn tab External Data. − Trong nhóm công c: Export, chn loPi 9ng d:ng mà bPn muôn xuât d7 lieu: Excel, Text file, XML file, Word, Access… − Click nút Browse… cho ñ5nh v5 trí xuât d7 lieu. − Click OK hoàn tât viec export d7 lieu.
  12. 12. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 1.7.8. Chép d lieu t] ^ng d_ng khác vào cơ s d lieu Access hien hành (Import) Có the chép d7 lieu tA 9ng d:ng khác như Excel, ODBC Database, XML file, Access, …vào cơ s6 d7 lieu hien hành. -12- Cách thc hien: Chn tab External Data. − Trong nhóm lenh Import Link, chn 9ng d:ng mà bPn muôn chép d7 lieu. − Lân lư?t làm theo các bưWc hưWng dan c#a Access. a. Chép d lieu t] Excel vào Access ∗ Trong cGa so làm viec c#a Access, chn tab External Data, click nút Excel trong nhóm lenh Import Link. ∗ Chn tap tin Excel cân chép (Click nút Browse… ñe tìm tap tin Excel)Open ∗ OK, sau ñó th1c hien theo các bưWc hưWng dan c#a Access + Chn sheet ch9a d7 lieu cân chép, Next. + Chn dòng làm tiêu ñê cho b/ng, Next. + Cho ñ5nh thuoc tính cho các field Next. + Chn cách tPo khóa cho b/ng
  13. 13. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc ▪ Let Access add primary key: Access t1 tPo khóa. ▪ Chose my own primary key: BPn cho ñ5nh khóa. ▪ No primary key: Không tPo khóa. + Nhap tên cho b/ng Finish. + Access hien th5 thông báo cho biêt hoàn tât quá trình import mot file Excel thành mot b/ng trong Access. b. Chép d lieu t] cơ s d lieu Access khác vào cơ s -13- d lieu hien hành. ∗ Trong cGa so làm viec c#a Access, chn tab External Data, click nút Access trong nhóm lenh Import Link. ∗ Chn tap tin Access ch9a d7 lieu cân chép (Click nút Browse… ñe tìm tap tin Access) Open. ∗ Chn tùy chn “Import table, query, form, report, macro and modules into the current database” ñe cho ñ5nh v5 trí lưu tr7 d7 lieu trong cơ s6 d7 lieu hien hànhOK ∗ Trong cGa so Import
  14. 14. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc object, chn ñôi tư?ng cân chép. Có the chn nhiêu ñông th)i ñôi tư?ng hoac chn tât c/ bang cách click nút Select AllOK. 1.7.9. Ch^c năng Link Ch9c năng Link trong Acces ñe duy trì môi liên kêt vWi d7 lieu nguôn. Nêu d7 lieu nguôn thay ñoi thì d7 lieu trong b/ng liên kêt se thay ñoi theo và ngư?c lPi. Cách th1c hien tương t1 như ch9c năng Import, nhưng trong cGa so Get External Data, ta chn tùy chn “Link to data source by creating a link table” Chn b/ng muôn link OK 1.8. ChFn giao dien ngưei dùng trong Access 2010 Các phiên b/n trưWc ñây c#a Access cung câp cho mot loPi giao dien ngư)i dùng duy nhât là các cGa so có the chông lên nhau. Bat ñâu vWi Access 2007, và bây gi) trong Access 2010, bPn có s1 l1a chn c#a viec sG d:ng các giao dien truyên thông hoac loPi giao dien mWi có dPng các tab. 1.8.1. Tabbed Documents Tabbed Documents là giao dien lý tư6ng cho ngư)i dùng làm viec vWi nhiêu hơn mot ñôi tư?ng tPi mot th)i ñiem. Trong giao dien này form và report không the nam trên ñâu trang c#a mot khác và ngư)i dùng có the xem tât c/ các ñiêu khien trên mot ñôi tư?ng giao dien ngư)i dùng mà không cân ph/i di chuyen mot ñôi tư?ng trong ñư)ng ñi. -14-
  15. 15. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 1.8.2. Overlapping Windows Overlapping Windows có l?i thê hơn. Do s1 ña dPng c#a viec thiêt lap thuoc tính BorderStyle và kh/ năng loPi bB các nút Min, Max, và Close. VWi giao dien Overlapping Windows, bPn có the de dàng buoc ngư)i dùng tương tác vWi mot form tPi mot th)i ñiem. 1.8.3. Chuyen t] giao dien Tabbed Documents sang Overlapping Windows ðôi vWi Access 2007 và Access 2010 thì khi kh6i ñong mac ñ5nh là giao dien Tabbed Documents ñe chuyen sang dPng Overlapping Windows ta th1c hien như sau: − Trong cGa so làm viec c#a Access, chn tab File chn lenh Options. − Trong cGa so Access options, chn Current Database. − Trong m:c Document Window Options − Chn Overlapping WindowsOK − Thoát khBi Access và kh6i ñong lPi. -15-
  16. 16. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Chương 2 XÂY DiNG CƠ Sk Dl LIEU Xây d1ng cơ s6 d7 lieu là công viec quan trng ñâu tiên trong toàn bo qui trình phát trien mot 9ng d:ng trên Access. Mot cơ s6 d7 lieu ñư?c thiêt kê và xây d1ng tôt se là nh7ng thuan l?i trong quá trình phát trien 9ng d:ng. 2.1. Khái niem vê cơ s d lieu Access Mot cơ s6 d7 lieu Access bao gôm tap h?p các b/ng d7 lieu có quan he chat che, phù h?p ñe ph:c v: lưu tr7 d7 lieu cho mot 9ng d:ng qu/n lý. Ví d:: Mot cơ s6 d7 lieu Qu/n lý sinh viên bao gôm tap h?p các b/ng d7 lieu: SINHVIEN, LOP, MONHOC, KETQUA ñư?c kêt nôi nhau mot cách phù h?p ph:c v: viec lưu tr7 d7 lieu cho 9ng d:ng qu/n lý sinh viên. Câu trúc cơ s6 d7 lieu qu/n lý sinh viên trong Access ñư?c mô t/ như sau: 2.2. BCng d lieu (Table) 2.2.1. Khái niem: BCng (Table): Là thành phân cơ b/n trong cơ s6 d7 lieu c#a MS Access. ðây là ñôi tư?ng quan trng nhât, dùng ñe lưu tr7 d7 lieu, moi b/ng lưu tr7 thông tin vê mot ñôi tư?ng ñang qu/n lý. Mot b/ng gôm có nhiêu cot (field) và nhiêu hàng (record) Cot (Field) : Moi field (field hoac cot) trong mot b/ng cho ch9a mot loPi d7 lieu duy nhât, nó lưu tr7 mot thuoc tính c#a ñôi tư?ng.Trong mot b/ng ph/i có ít nhât mot field. -16-
  17. 17. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Ví d_: B/ng SINHVIEN, lưu tr7 thông tin c#a ñôi tư?ng sinh viên, gôm các field MASV, HOSV, TENSV, PHAI, NGAYSINH, DIACHI, MALOP. Các field bieu dien thông tin c#a sinh viên Dòng (Record): Là mot the hien d7 lieu c#a các field trong b/ng. Trong mot b/ng có the có không có record nào hoac có nhiêu records. Trong mot b/ng thì d7 lieu trong các record không ñư?c trùng lap. 2.2.2. Khóa chính (Primary key) Khóa chính c#a mot b/ng là mot hoac nhiêu field kêt h?p mà theo ñó Access se xác ñ5nh mot record duy nhât trong b/ng. D7 lieu trong field khóa chính không ñư?c trùng và không rong. Thông thư)ng, trong moi b/ng nên có khóa chính ñe tPo quan he gi7a các b/ng trong cơ s6 d7 lieu và ñe MS Access t1 ñong kiem tra ràng buoc d7 lieu khi ngư)i dùng nhap lieu. Ví d_: trong b/ng sinh viên Mã sinh viên xác ñ5nh mot sinh viên duy nhât. Khi mot field hoac nhiêu field kêt h?p ñư?c cho ñ5nh là khóa chính thì Access se t1 ñong tPo cho m:c cho chúng. -17- Record Khóa chính
  18. 18. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Khi nhap d7 lieu, Access se t1 ñong kiem tra khóa chính và không cho phép trùng lap, và không rong. 2.2.3. Khóa ngo:i (Foreign key) Khóa ngo:i là mot field hay mot nhóm các field trong mot record c#a mot b/ng, trB ñên khóa chính c#a mot record khác c#a mot b/ng khác. Thông thư)ng, khóa ngoPi trong mot b/ng trB ñên khóa chính c#a mot b/ng khác. D7 lieu trong field khóa ngoPi ph/i tôn tPi trong field khóa chính mà nó trB tWi. Khóa ngoPi dùng ñe tPo quan he gi7a các b/ng trong cơ s6 d7 lieu -18- Ví d:: 2.3. Cách t:o bCng 2.3.1. T:o bCng bang ch^c năng Table Design: Bưc 1: Trong cGa so làm viec c#a Access, trên thanh Ribbon, click tab Create, trong nhóm lenh Table, click nút lenh Table Design, xuât hien cGa so thiêt kê b/ng gôm các thành phân: − Field Name: ñ5nh nghĩa các fields trong b/ng. − Data Type: chn kieu d7 lieu ñe lưu tr7 d7 lieu c#a field tương 9ng. − Description: dùng ñe chú thích ý nghĩa c#a field. − Field Properties: thiêt lap các thuoc tính c#a Field, gôm có hai nhóm: ∗ General: là phân ñ5nh dPng d7 lieu cho field trong cot Field Name. Khóa ngoPi Khóa chính
  19. 19. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc ∗ Lookup: là phân quy ñ5nh dPng hien th5 / nhap d7 lieu -19- cho Field . Bưc 2: Trong cGa so thiêt kê, th1c hien các công viec sau: − Nhap tên field trong cot field Name, châp nhan kho/ng trang, không phân biet ch7 hoa, ch7 thư)ng. Nên nhap tên field theo tiêu chí: Ngan gn, de nhW, g?i nghĩa, và không có kho/ng trang. − Chn kieu d7 lieu cho field trong cot Data Type − Chú thích cho field trong cot Description. − Cho ñ5nh thuoc tính cho field trong khung Field Properties. Bưc 3: Xác ñ5nh khóa chính cho b/ng: − ðat trB tPi field ñư?c chn làm khóa chính (hoac chn các field ñông th)i làm khóa) − Click nút Primary key trên thanh công c: Table (Table Tools), hoac click ph/i trên tên field, chn lenh Primary key. Bưc 4: Lưu b/ng vAa tPo bang cách: − Click vào nút trên thanh Quick Access
  20. 20. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − Nhap tên cho b/ng trong hop thoPi Save as như hình (trong trư)ng h?p Table mWi tPo, chưa ñat tên). Lưu ý: Nêu b/ng chưa ñư?c ñat khóa chính thì Access se hien th5 mot hop thoPi thông báo: ∗ Nhân nút Cancel ñe tr6 lPi cGa so thiêt kê, ñat khoá -20- chính cho b/ng. ∗ Nhân nút No ñe lưu mà không cân ñat khóa chính, có the ñat sau. ∗ Nhân nút Yes ñe Access t1 tPo khoá chính có tên là ID, kieu Autonumber. 2.3.2. T:o bCng trong chê ño Datasheet View Có the tPo b/ng bang cách ñ5nh nghĩa tr1c tiêp các cot trong chê ño DataSheet View như sau: − Trong cGa so làm viec c#a Access, chn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lenh Table, click nút Table, xuât hien b/ng mWi 6 chê ño Datasheet View. − Thanh Ribbon chuyen sang tab Field vWi nhóm lenh Add Delete giúp bPn chn kieu d7 lieu cho Field mWi khi thêm Field vào b/ng.
  21. 21. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − ðat trB trong ô bên dưWi Field mWi (Click to Add), sau ñó chn mot trong các kieu d7 lieu trong nhóm Add Delete trên thanh Ribbon. Hoac click chuot trên Click to Add, chn kieu d7 lieu trong menu. Có the click nút More Fields ñe chn các kieu d7 lieu khác. − Nhap tên cho Field mWi. − T:o Field tính toán: − Khi thiêt kêt b/ng 6 chê ño DataSheet View, bPn có the tPo mot Field mWi mà nó là kêt qu/ c#a mot bieu th9c tính toán tA các Field trưWc, bang cách: -21- ∗ Click tiêu ñê Click to Add c#a Field mWi như hình trên. ∗ Chn lenh Calculated Field, xuât hien cGa so Expression Builder ∗ Nhap bieu th9c tính toán. 2.4. Các kieu d lieu (Data Type) Trong access moi Field có the nhan mot trong các kieu d7 lieu sau:
  22. 22. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Data Type Kieu d lieu D lieu Kích thưc Text Văn b/n Tôi ña 255 ký t1 Memo Văn b/n nhiêu dòng, nhiêu trang -22- Tôi ña 65.535 ký t1 Number Kieu sô (bao gôm sô nguyên và sô th1c). dùng ñe th1c hien tính toán, các ñ5nh dPng d7 lieu kieu sô ñư?c thiêt lap trong Control Panel. 1, 2, 4, hoac 8 byte Date/Time D7 lieu kieu Date và Time. Các ñ5nh dPng c#a d7 lieu Date/Time ñư?c thiêt lap trong Control Panel. 8 byte Currency Kieu tiên te, mac ñ5nh là $. 8 byte AutoNumber Access se t1 ñong tăng tuân t1 hoac ngau nhiên khi mot mau tin mWi ñư?c tPo, không the xóa, sGa. 4 byte Yes/no Kieu luan lý (Boolean). Cho châp nhan d7 lieu có giá tr5 Yes/No, True/False, On/Off 1bit OLE Object D7 lieu là các ñôi tư?ng ñư?c tPo tA các phân mêm khác. Tôi ña 1 GB HyperLink D7 lieu c#a field là các link. Lookup Wizard Lookup Wizard không ph/i là kieu d7 lieu, mà là ch9c năng ñe tPo mot danh sách mà giá tr5 c#a nó ñư?c nhap bang tay hoac ñư?c tham chiêu tA mot b/ng khác trong cơ s6 d7 lieu. Attachment ðính kèm d7 lieu tA các chương trình khác, nhưng bPn không the nhap văn b/n hoac d7 lieu sô.
  23. 23. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc ðe thay ñoi nh7ng ñ5nh dPng mac ñ5nh c#a các kieu d7 lieu trong môi trư)ng Window, chn Start Control Panel Regional and Language Customize. − Tab Numbers ñe thay ñoi ñ5nh dPng sô như dâu thap phân, phân cách hàng ngàn… − Tab Date/Time ñe thay ñoi ñ5nh dPng ngày/gi). − Tab Currency ñe thay ñoi ñơn v5 tiên te. 2.5. Các thuoc tính cXa Field: 2.5.1. Field Size: Quy ñ5nh kích thưWc c#a field, tuỳ thuoc vào kieu d7 lieu. Cho có hieu l1c vWi các Field có kieu là Text hoac Number. − D% lieu kieu text: giWi hPn kích thưWc tA 0- 255 ký t1, mac ñ5nh là 50 ký t1. − D% lieu kieu Memo: giWi hPn kích thưWc tA 0- 65.535 ký t1. − ðôi v,i kieu d% lieu Number: kieu Number bao gôm mot sô kieu con, giWi hPn kích thưWc kieu Number chính là xác ñ5nh kieu con. Field size Miên giá trv Sô lw tôi ña Byte 0- 255 0 Integer -32768- 32767 0 Long integer - 214783648 – 214783647 0 Single -3.4×1038- 3.4×1038 7 Double -1.79×10308-1.79×10308 15 Decimal -1028-1 – 1028-1 20 2.5.2. Decimal Places: Quy ñ5nh sô ch7 sô thap phân (cho sG d:ng trong trư)ng h?p sô có dPng single, double). ðôi vWi kieu Currency, Fixed, Percent luôn luôn decimal places là 2. -23-
  24. 24. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 2.5.3. Format: Quy ñ5nh dng hien th c#a d7 lieu trên màn hình hoac ra máy in, ph: thuoc vào kieu d7 lieu. Có the chn các ñ5nh dPng do Access cung câp san hoac tPo mot chuoi ký t1 ñ5nh dPng riêng. a) ðvnh d:ng kieu d lieu Text Các ký tx ñvnh d:ng kieu d lieu Text Ký tx ñvnh d:ng Tác d_ng @ Chuoi ký t1 ðoi toàn bo ký t1 ra ch7 hoa ðoi toàn bo ký t1 ra ch7 thư)ng “chuoi ký t1” Chuoi ký t1 gi7a 2 dâu nháy ký t1 Ký t1 nam sau dâu [Black] [White] [Red] [Green] [Blue] [Yellow] [Magenta] [Cyan] -24- Màu (ký hieu màu theo sau mot trong các ký t1 ñ5nh dPng chuoi phía trên) Ví d_: ðvnh d:ng D lieu nhap Hien thv @@@-@@-@@@ 12345678 123-45-678 Lý T1 Trng LÝ T’ TR“NG Lý T1 Trng lý t1 trng b) ðvnh d:ng d lieu kieu number + Các kieu ñ/nh d0ng Access cung câp san Ký tx Tác d_ng General Number Hien th5 ñúng như sô nhap vào Currency Có dâu phân cách, dâu thap phân và ký hieu tiên te. Fixed Hien th5 giông như cách ñ5nh dPng trong Regional Settings c#a Control Panel, phân sô l” thap phân ph: thuoc vào Decimal Standard Giông như dPng Fix, nhưng có dâu phân cách hàng ngàn. Percent Hien th5 sô dPng phân trăm (%) Scientific Hien th5 sô dPng khoa hc
  25. 25. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -25- Ví d_: D:ng D lieu nhap vào Hien thv General Number 1234.5 1234.5 Currency 1234.5 $1,234.50 Fixed 1234.5 1234.5 Standard 1234.5 1,234.5 Percent 0.123 12.30% Scientific 1234.5 1.23E+03 c) Các ký tx ñvnh d:ng ñôi vi d lieu kieu sô: Ký tx Tác d_ng .(period) Dâu châm thap phân ,(comma) Dâu phân cách ngàn 0 Sô (0-9) # Sô hoac kho/ng trang (blank) $ Dâu $ % Phân trăm E+ E- e+ e- Sô dPng khoa hc Kho/ng trang (blank) Kho/ng trang d) ðvnh d:ng d lieu kieu Data/Time: + Các kieu ñ/nh d0ng Access cung câp san:
  26. 26. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc + Các ký t ñ/nh d0ng: e) ðvnh d:ng d lieu kieu Yes/No: ðvnh d:ng Ý nghĩa Yes/No ðúng/Sai True/Fasle ðúng/Sai On/Off ðúng/Sai -26-
  27. 27. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Chuoi ký t1 ñ5nh dPng kieu yes/no gôm 3 phân: First; Second; Third. − First: bB trông, ñ5nh dPng trong m:c này không /nh hư6ng ñên d7 lieu kieu Yes/No. − Second: field h?p noi dung field mang giá tr5 ñúng. − Third: field h?p noi dung field mang giá tr5 sai. Ví d_: -27- Chuoi ñvnh d:ng Hien thv Field (True) Field (Fasle) ; “Nam”; “N7” Nam N7 ; “Biên chê”; “ ” Biên chê 2.5.4. Input Mask (mat n: nhap lieu): Quy ñ5nh khuôn ñnh dng d lieu. Ngư)i sG d:ng khi nhap d7 lieu vào b/ng bat buoc ph/i tuân theo ñúng ñ5nh dPng ñó. Chú ý: khi quy ñ5nh Input Mask cho b/ng, các qui ñ5nh này se ñư?c áp d:ng cho c/ bieu mau ( Form ), truy vân (Query), báo cáo (Report). Nêu cho muôn áp d:ng cho riêng bieu mau hoac báo cáo thì qui ñ5nh Input Mask cho riêng bieu mau hay báo cáo ñó. Nh7ng field cùng lúc qui ñ5nh thuoc tính Format và Input Mask, Access se hien th5 theo dPng qui ñ5nh trong Format khi hien th5 d7 lieu. Tuy nhiên nêu ñiêu chonh d7 lieu thông qua bieu mau, Access dùng dPng th9c qui ñ5nh trong Input Mask. − Các ký tx dùng ñvnh d:ng trong Input Mask. Ký tx Ý nghĩa 0 V5 trí bat buoc nhap, ký t1 sô tA 0-9, không cho phép nhap dâu. 9 Không bat buoc nhap, ký t1 sô hoac kho/ng trang, không cho phép nhap dâu. # Nhap sô 0-9, kho/ng trang, dâu + -, không bat buoc nhap.
  28. 28. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc L Bat buoc nhap, ký t1 ch7. ? Không bat buoc nhap, ký t1 A-Z. A Bat buoc nhap, ký t1 ch7 hoac sô. a Không bat buoc nhap, ký t1 ch7 hoac sô. Bat buoc nhap, ký t1 bât kỳ. C Không bat buoc nhap, ký t1 bât kỳ. . , Dâu phân cách thap phân, hàng ngàn. Tùy thuoc vào ñ5nh dPng c#a Windows -28- / : Dâu phân cách ngày, gi). Tùy thuoc vào ñ5nh dPng c#a Windows Các ký t1 bên ph/i ñư?c ñoi thành ch7 thư)ng Các ký t1 bên ph/i ñư?c ñoi thành ch7 hoa. ! D7 lieu ghi tA ph/i sang trái. ký tx Ký t1 theo sau dâu se ñư?c ñưa thang vào d7 lieu Password Nhap d7 lieu kieu mat khau (cho hien th5 dâu *) Ví d_: Input Mask D lieu L0L0L0 T2A3B4 L?? Mai 2.5.5. T:o field Lookup Wizard: Mot lookup field cho phép bPn nhap d7 lieu cho field tA mot danh sách giá tr5. Có hai cách ñe lookup field có the nhan giá tr5 tA mot danh sách các giá tr5. − Lookup tA mot danh sách nhap bang tay. − Lookup tA mot Table hoac mot Query trong cơ s6 d7 lieu.
  29. 29. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -29- Cách to: − Trong cGa so thiêt kê b/ng, tPi field muôn tPo Lookup Wizard, cot Data type chn Lookup Wizard. − Xuât hien cGa so Lookup Wizard, vWi hai tùy chn tương 9ng vWi hai cách tPo danh sách cho lookup field. − Nêu chn d7 lieu nguôn cho field bang cách lây giá tr5 tA Table hoac Query khác thì chn tùy chn “I want the lookup field to get the values from another table or query” và click next. ∗ Chn b/ng hoac query cung câp giá tr5 cho lookup field, click Next. ∗ Chn field ch9a danh sách giá tr5 cho lookup field, click Next. ∗ Chn field sap xêp, click next. ∗ Hieu chonh ño rong c#a lookup field, click Finish ñe kêt thúc.
  30. 30. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − Nêu tPo d7 lieu nguôn cho lookup field bang cách nhap bang tay thì trong cGa so Lookup Wizard, chn tùy chn “I will type in the values that I want”. Click Next. ∗ Nhap giá tr5 cho lookup field. Click Next. ∗ Nhap nhãn cho lookup field, click Finish. 2.5.6. Validation rule (Quy tac hNp le): Kiem tra tính h?p le c#a d7 lieu khi nhap lieu. Nêu d7 lieu không thBa ñiêu kien cho trưWc, Access xuât hien trên màn hình mot thông báo ch9a dòng văn b/n quy ñ5nh 6 Validation text. Trong validation rule có các phép toán sau: − Phép toán so sánh: , , =, =, =, − Phép toán quan he: or; and; not -30-
  31. 31. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − Phép toán vê chuoi: toán tG Like (giông như).Có the sG d:ng toán tG Like kèm vWi các ký t1 thay thê như: ∗ Dâu *: thay thê tât c/ các ký t1. ∗ Dâu #: thay thê các ký t1 sô. ∗ Dâu ?: thay thê ký t1 tPi v5 trí có dâu ?. 2.5.7. Validation text (Thông báo loi): Chuoi thông báo xuât hien khi d7 lieu nhap vào không tho/ ñiêu kien c#a Validation Rule, chuoi trong validation text có ño dài tôi ña 255 ký t1. 2.5.8. Required (Yêu câu): Có yêu câu bat buoc nhap d7 lieu cho mot field hay có the ñe trông. 2.5.9. AllowZeroLength: Quy ñ5nh field có kieu text hay Memo có the có (yes) hoac không có (no) chuoi có ño dài Zero. Nêu field là field khoá thì thuoc tính này là No. Chú ý: Cân phân biet field có giá tr5 null (trông chưa có d7 lieu) và mot field ch9a chuoi có ño dài là zero (ñó là chuoi “”). Khi hien th5 ra màn hình c/ hai có hình th9c giông nhau. 2.5.10. Index ( ChG m_c/ Sap xêp) Quy ñ5nh thuoc tính Index ñe tPo cho m:c ñơn (cho m:c trên mot field). − Nêu chn No thì không sap xêp d7 lieu. − Nêu chn Yes (No Duplicates) thì tPo cho m:c (sap xêp) trên field và không cho phép các giá tr5 trùng nhau. − Nêu chn Yes (Duplicates Yes) thì tPo cho m:c (sap xêp) trên field và cho phép các giá tr5 trùng nhau. -31- 2.5.11. Caption:
  32. 32. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Qui ñ5nh nhãn là mot chuoi ký t1 xuât hien tPi dòng tên field. Chuoi này cũng xuât hien tPi tiêu ñê c#a các ñiêu khien trong các bieu mau hoac báo cáo. Nêu giá tr5 này bB trông thì Access se lây tên field làm tiêu ñê. 2.5.12. Defaut value: Quy ñ5nh giá tr5 mac nhiên cho cot. Access se t1 ñong gán giá tr5 này vào khi thêm mau tin mWi. Ngư)i sG d:ng có the gán mot bieu th9c cho thuoc tính này. 2.6. Hieu chGnh câu trúc cXa bCng: M6 b/ng 6 chê ño thiêt kê (Design View) bang cách: Trong cGa so Database, chn b/ng muôn thay ñoi câu trúc, click ph/i, chn Design View. Thanh Ribbon chuyen sang Tab Design gôm các công c: cho phép hieu chonh câu trúc c#a b/ng. − Insert Rows: chèn thêm mot field trên field hien hành. − Delete Rows: xóa các field ñư?c ñánh dâu chn. − Di chuyen field: Click chn tên field muôn di chuyen, drag chuot vào tên field, di chuyen ñên v5 trí mWi. 2.7. Cách nhap d lieu cho bCng: -32-
  33. 33. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc ðe nhap d7 lieu cho b/ng, trưWc hêt ph/i m6 b/ng 6 chê ño Datasheet View. − Trong cGa so Database chn object Table chn b/ng muôn nhap hoac sGa d7 lieuclick ph/i chn Open. Hoac double click vào tên b/ng muôn m6. − B/ng ñư?c m6 6 chê ño nhap lieu (Chê ño Data Sheet view) − Mac ñ5nh, luôn có mot dòng rong ñe nhap record mWi 6 cuôi b/ng. − Khi nhap d7 lieu ph/i nhap theo tAng Record, d7 lieu nhap vào ph/i thBa mãn các thuoc tính c#a b/ng và thuoc tính c#a field khi thiêt kê b/ng. Nêu d7 lieu không thBa mãn thì Access se thông báo loi. − ðôi vWi field có kieu d lieu OLE object: ∗ TPi v5 trí nhap, click chuot ph/i, -33- ∗ Chn Insert - Object. ∗ Chn Create New nêu muôn tPo ñôi tư?ng mWi. ∗ Chn Create from file nêu muôn lây ñôi tư?ng tA tap tin trên ñĩa (thư)ng là hình /nh) chn file cân sG d:ng.
  34. 34. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 2.8. T:o quan he gia các bCng trong cơ s d lieu: Sau khi thiêt kê các b/ng, ta ñư?c câu trúc c#a các b/ng, nhưng gi7a các b/ng chưa có các thông tin quan he vWi nhau. Do ñó viec thiêt lap môi quan he gi7a các b/ng se giúp MS Access qu/n lý d7 lieu ñư?c h?p lý hơn và b/o ve các ràng buoc toàn vœn c#a d7 lieu trong quá trình nhap d7 lieu. ðe thiêt lap ñư?c quan he thì các field dùng liên kêt gi7a các Table ph/i có cùng kieu d7 lieu. 2.8.1. Các lo:i quan he Trong Access tôn tPi 2 kieu quan he: quan he 1-1 (mot-mot) và quan he 1-n (mot-nhiêu) Quan he 1-1: mot record c#a b/ng này se liên kêt vWi duy nhât mot record c#a b/ng kia và ngư?c lPi. -34- Ví d:: Quan he 1-n: moi record c#a b/ng 1 se liên kêt vWi mot hoac nhiêu record c#a b/ng n, ngư?c lPi mot record c#a b/ng n cho liên kêt vWi duy nhât mot record trong b/ng 1. Ví d_:
  35. 35. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc The hien d7 lieu c#a quan he 1-n -35- 2.8.2. Cách t:o quan he: − TPi cGa so làm viec c#a Access, chn tab Database Tools trên thanh Ribbon, click nút Relationships. − Nêu là lân ñâu tiên (CSDL chưa có quan he) thì hop thoPi Show Tables se xuât hien. − Nêu không có cGa so Show Table thì Click nút Show Table trên thanh Ribbon. ∗ Tab Tables: hien th5 tât c/ các b/ng trong cơ s6 d7 lieu ∗ Tab Queries: hien th5 các truy vân ñã tPo trong cơ sơ d7 lieu. ∗ Tab Both: hien th5 tât c/ Table và Query.
  36. 36. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − Chn b/ng hoac Query cân thiêt lap quan he, click Add. − Click nút Close ñóng cGa so Show Table. − CGa so RelationShips ch9a các b/ng muôn thiêt lap quan he. -36- − Drag chuot kéo field quan he tA b/ng này sang b/ng kia. (vd: Kéo field MaSV tA b/ng SINHVIEN sang MaSV c#a b/ng KETQUA). Xuât hien cGa so Edit RelationShips vWi các tùy chn: ∗ Enforce Referential Integrity nêu muôn quan he có tính ràng buoc toàn vœn. Quan he có tính ràng buoc toàn vœn se ñ/m b/o các vân ñê sau: + Khi nhap d7 lieu, d7 lieu c#a field tham gia quan he 6 b/ng “nhiêu” (b/ng con) ph/i tôn tPi trong b/ng “mot” (b/ng cha). Ví d:: muôn nhap mot sinh viên cho b/ng KETQUA thì MaSV ñó ph/i tôn tPi trong b/ng SINHVIEN. + Không the xóa nh7ng mau tin trong b/ng “mot” khi nh7ng mau tin trong b/ng “nhiêu” có quan he vWi mau tin bên “mot Nêu vi phPm các nguyên tac trên thì Access se không nhan d7 lieu và thông báo loi.
  37. 37. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc ∗ Cascade Update Related Field: cho phép bPn sGa giá tr5 khóa chính c#a mau tin trong b/ng “mot” (b/ng cha) c#a quan he, lúc ñó thay vì báo loi Access se t1 ñong cap nhat s1 thay ñoi ñó vào các field tương 9ng (có quan he) trên các b/ng “nhiêu” (b/ng con) c#a quan he. ∗ Cascade Delete Related Records: cho phép bPn xóa mau tin trong b/ng “mot” (b/ng cha) c#a quan he, lúc ñó thay vì báo loi, Access se t1 ñong xóa tât c/ các mau tin trong b/ng “nhiêu” (b/ng con) c#a quan he nêu như nh7ng mau tin ñó có liên quan vWi mau tin vAa xóa. Lưu ý: + Nêu c/ hai field tham gia liên kêt ñêu là khóa chính, Access t1 tPo ra quan he 1-1 (One to one): moi mau tin trong b/ng này se quan he vWi 1 và cho mot mau tin trong b/ng kia. + Nêu mot bên là field khóa chính, bên còn lPi là khóa ngoPi, Access se tPo quan he 1-nhiêu (One to many): Moi mau tin trong b/ng “mot” (b/ng cha) có quyên quan he vWi nhiêu mau tin trong b/ng “nhiêu” (b/ng con), ngư?c lPi moi mau tin trong b/ng “nhiêu” cho ñư?c quyên quan he vWi mot mau tin trong b/ng “mot”. 2.8.3. Cách xóa quan he Muôn xóa quan he gi7a 2 b/ng, ta Click ph/i môi quan he muôn xóa, chn Delete, hoac chn môi quan he và nhân phím Delete. -37- Lưu ý:
  38. 38. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − Nêu nhap d7 lieu trưWc khi tPo quan he thì khi nhap lieu ta có the nhap d7 lieu cho các b/ng theo trình t1 tùy ý. − Ngư?c lPi, nêu tPo quan he trưWc, nhap lieu sau thì khi nhap lieu ta ph/i nhap b/ng 1 (b/ng cha) trưWc và b/ng n (b/ng con) sau. 2.8.4. Kieu kêt nôi (Join type): Có 3 kieu liên kêt gi7a các b/ng: − 1: Only include rows where the joined field from both tables are equal: ñây là loPi liên kêt pho biên nhât gi7a hai b/ng. Trong ñó d7 lieu khi the hien trên b/ng kêt qu/ se gôm nh7ng mau tin mà d7 lieu ch9a trong field liên kêt 6 hai b/ng ph/i hoàn toàn giông nhau. Liên kêt này còn gi là liên kêt noi. − 2: Include all records from “b,ng bên trái” and only those records from “b,ng bên ph,i” where the joined fields are equal: Trong kieu liên kêt này, Access se the hien trên b/ng kêt qu/ toàn bo d7 lieu trên “b/ng bên trái” và cho nh7ng mau tin bên “b/ng bên ph/i” có noi dung trong field liên kêt giông field tương 9ng vWi “b/ng bên trái”. − 3: Include all records from “b,ng bên ph,i” and only those records from “b,ng bên trái” where the joined fields are equal: Trong kieu liên kêt này, Access se the hien trên b/ng kêt qu/ toàn bo d7 lieu trên “b/ng bên ph/i” và cho nh7ng mau tin bên “b/ng bên trái” có noi dung trong field liên kêt giông field tương 9ng vWi “b/ng bên ph/i”. Cách chFn kieu liên kêt gia hai bCng: − TA cGa so Edit Relationships − Click vào nút Join type ñe m6 cGa so Join Properties. − Chn loPi liên kêt. -38-
  39. 39. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 2.9. Các thao tác vi bCng chê ño Datasheet view 2.9.1. Mot sô ñvnh d:ng trong chê ño Database View ðe th1c hien các thao tác ñ5nh dPng b/ng, ta ph/i m6 b/ng 6 chê ño DataSheet View. a) Thay ñoi font ch: − Trên thanh Ribbon chn tab Home. − Trong nhóm lenh Text Formatting, chn font ch7 cho Table -39- và các ñ5nh dPng khác. − Click nút trên nhóm Text Formatting se xuât hien cGa so Datasheet Formatting cho phép bPn hieu chonh các thuoc tính c#a Datasheet như màu nên , màu lưWi, … b) Thay ñoi ño rong cot: Khi tPo b/ng bang Datasheet View thì Access tPo b/ng vWi các cot có ño rong mac ñ5nh, nêu ño rong c#a cot quá nhB se làm cho d7 lieu b5 che khuât. ðe thay ñoi ño rong c#a cot ta có the sG d:ng mot trong các cách sau: − Cách 1: ðat trB 6 ñư)ng biên bên ph/i c#a cot, khi trB có dPng mũi tên 2 chiêu thì drag chuot ñe thay
  40. 40. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -40- ñoi ño rong c#a cot. − Cách 2: Click ph/i trên tên c#a cot muôn thay ñôi ño rong và chn Field width. Nhap kích thưWc c#a cot vào ô Column Width. c) Thay ñoi vv trí cot: − Click vào tiêu ñê cot. Drag ñe thay ñoi v5 trí cot (chuot van ñang 6 tPi tiêu ñê cot). d) Che dâu (Hide column) và hien thv (Unhide column)cot: − Chn cot muôn an. − Trên thanh Ribbon, trong nhóm lenh Records, click nút More, chn lenh Hide fields. − Muôn hien th5 tPi cot b5 an, ta làm tương t1 như thao tác an cot, nhưng trong menu lenh c#a nút More ta chn lenh Unhide fields. e) Cô ñvnh và bE cô ñvnh cot: − Chn cot cân cô ñ5nh. − Trên thanh Ribbon, trong nhóm lenh Records, click nút More, chn lenh Freeze Fields. − Ngư?c lPi, muôn bB cô ñ5nh cot ta chn lenh UnFreeze All Fields. f) Thay ñoi chiêu cao dòng: − ðat con trB vào ñư)ng biên c#a dòng sao cho xuât hien mũi tên 2 chiêu, Drag ñe thay ñoi chiêu cao c#a dòng.
  41. 41. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -41- 2.9.2. Sap xêp a) Sap xêp theo mot field − ðat trB tPi field ch9a d7 lieu cân sap xêp − Click nút sort Ascending (sap xêp tăng dân)/Sort Descending (sap xêp gi/m dân) trong nhóm lenh sort Filter trên thanh Ribbon. b) Sap xêp theo nhiêu fields ðe sap xêp theo nhiêu field, trong nhóm lenh sort Filter trên thanh Ribbon, click nút lenh Advanced filter options − Chn lenh Advanced Filter/Sort − Xuât hien cGa so Filter Double click chn các field ch9a d7 lieu cân sap xêp, th9 t1 ưu tiên tA trái sang ph/i. −  m:c Sort chn kieu sap xêp. − ðe th1c hien sap xêp ta chn lenh Apply Filter/Sort Ví d:: Sap xêp d7 lieu trong b/ng HoaDon theo chiêu tăng dân c#a MaKH, nêu trùng MaKH thì sap xêp theo MaNV tăng dân, nêu trùng MaNV thì sap xêp theo NgayLapHD gi/m dân.
  42. 42. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 2.9.3. Tìm kiêm và thay thê: a) Tìm kiêm: − ðe tìm mot giá tr5 trong b/ng ta click nút Find trong nhóm lenh Find trên thanh Ribbon . − Xuât hien cGa so Find and Replace. ∗ Find What: Nhap giá tr5 cân tìm ∗ Look In: PhPm vi tìm kiêm. ∗ Kieu so trùng giá tr5 cân tìm vWi giá tr5 trong ô -42- ∗ Search: hưWng tìm ∗ Match Case: Tìm phân biet ch7 hoa và ch7 thư)ng ∗ Click nút Find Next ñe th1c hien tìm kiêm, nêu tìm hêt access se cho xuât hien hop thông báo hoàn tât viec tìm kiêm.
  43. 43. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc b) Thay thê: − Trong cGa so Find and Replace, nêu muôn thay thê các giá tr5 ñư?c tìm thây bang mot giá tr5 khác ta chn tab Replace. − Replace With: Nhap giá tr5 cân thay thê. − Click nút Replace ñe thay thê giá tr5 ñư?c tìm thây hien tPi. − Click nút Replace All ñe thay thê toàn bo các giá tr5 ñư?c tìm thây. -43- 2.9.4. LFc d lieu a) Filter by selection Filter by selection giúp bPn chn ra nh7ng Record d1a trên mot giá tr5 hien hành. Cách th1c hien: − ðat trB tPi field ch9a giá tr5 lc, chn giá tr5 làm ñiêu kien lc. − Click nút lenh Seletion trong nhóm lenh Sort Filter trên thanh Ribbon. − Chn mot trong các lenh trong menu: ∗ Equals …: lc các records có giá tr5 bang vWi giá tr5 ñư?c chn. ∗ Does Not Equal…: lc các records có giá tr5 khác vWi giá tr5 ñư?c chn.
  44. 44. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc ∗ Contains …: lc các records ch9a giá tr5 ñư?c chn. ∗ Does Not Contains …: lc các records không ch9a giá tr5 ñư?c chn. − Ngoài ra, cũng có the lc bang cách click nút công c: Selection button bên ph/i tên field. − ðánh dâu check vào giá tr5 làm ñiêu kien lc. − Click OK b) Filter by form Filter by form giúp bPn lc bang cách nhap giá tr5 lc vào mot dòng trên Datasheet. − Click nút Advanced trong nhóm lenh Sort Filter, chn lenh Filter By Form. − Chuyen dPng Datasheet c#a b/ng thành mot dòng trông, và xuât hien các nút Dropdown list trên moi field cho phép chn giá tr5 lc. − Nêu lc theo nhiêu giá tr5 thì click tab Or và chn giá tr5 làm ñiêu kien lc tiêp theo. − Click nút Toggle Filter ñe th1c hien lc. c) Advanced filter -44-
  45. 45. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Ch9c năng Advanced filter cho phép lc vWi nhiêu ñiêu kien 6 nhiêu field khác nhau. − Click nút Advanced, chn lenh Advanced filter/Sort, xuât hien cGa so Filter, vWi các dòng: Field: Nhap tên các field ch9a ñiêu kien lc Sort: Chn kieu sap xêp (nêu có yêu câu) Criteria: Nhap ñiêu kien lc. Nêu các ñiêu kien lc 6 các field bat buoc thBa mãn ñông th)i (và) thì các ñiêu kien ph/i ñư?c nhap trên cùng mot dòng. Nêu các ñiêu kien không thBa mãn ñông th)i (hoac) thì nhap trên khác dòng Ví d_: Lc các nh7ng sinh viên có môn hc “CSDL” và ñiem thi lân 1=5. Ví d_: Lc các nh7ng sinh viên có môn hc “CSDL” hoac ñiem thi lân 1=5. -45-
  46. 46. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Chương 3 TOÁN T -HÀM -BIEU THC Trong Access khi xG lý d7 lieu thì cân ñên các 3.1. Toán t. 3.1.1. Toán t. sô hFc Toán t. Mô tC Ví d_ + Cong 2 toán hPng [lương]+[thương] - TrA 2 toán hPng [lương]-[tPm 9ng] * Nhân 2 toán hPng [he sô]*[lương cb] / Chia 2 toán hPng 15.2/2 Phép chia nguyên 52 Mod Chia lây phân dư 5Mod 2 ^ L#y thAa 4^2 Toán t. Ví d_ Mô tC = =MN Tìm nh7ng record có giá tr5 là MN. 10 Tìm nh7ng record có giá tr5 10. = =10 Tìm nh7ng record có giá tr5 =10. 10 Tìm nh7ng record có giá tr5 10. = =10 Tìm nh7ng record có giá tr5 =10. 10 Tìm nh7ng record có giá tr5 khác10. -46- 3.1.2. Toán t. so sánh Kêt qu/ c#a toán tG so sánh là True hoac False. 3.1.3. Toán t. logic Toán t. Mô tC Ví d_ And Và [ñiem]=5 And [năm sinh]1990 Or Hoac [ñiem]=5 Or [năm sinh]1990 Not ð/o Not True
  47. 47. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -47- 3.1.4. Toán t. khác Toán t. Ví d_ Ý nghĩa BETWEEN BETWEEN #1/1/99# AND #12/31/99# Tìm nh7ng record có giá tr5 trong kho/ng 1/1/99 và 12/31/99. LIKE LIKE S* Tìm nh7ng record ch9a text ñư?c bat ñâu bang ký t1 S. IS NULL IS NULL Tìm nh7ng record có giá tr5 rong IN(v1, v2, …) In(“java”, “C++”) Tìm nh7ng record có giá tr5 trong danh sách liet kê. 3.1.5. Toán t. nôi chuoi Dùng ñe nôi các chuoi thành mot chuoi. Toán tG Ví d: “Nguyen ” “ ” “An” Nguyen An. + “Nguyen ” + “ ” + “An” Nguyen An. 3.2. Hàm 3.2.1. Hàm x. lý kieu d lieu Text Hàm Ý nghĩa Ví d: Left(string, n) Trích tA bên trái c#a string , n ký t1 Left(“ABC”, 2) Right(string, n) Trích ra tA bên ph/i c#a string, n ký t1 Right(“ABC”, 2) Mid(string, m, n) Trích ra tA string, tPi v5 trí m , n ký t1 Mid(“ABC”,2,1) Len(string) Tr/ vê chiêu dài c#a string Len(“ABC”)
  48. 48. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -48- Format(exp) ð5nh dPng bieu th9c theo các dPng th9c thích h?p. Format(Date(), “dd-mm- yyyy” ) UCase(exp) Tr/ vê phiên b/n ch7 hoa c#a mot chuoi. UCase(“Lan”) LCase(exp) Tr/ vê phiên b/n ch7 thư)ng c#a mot chuoi. LCase(“Lan”) Str(exp) Chuyen mot sô thành mot chuoi. Str(123.45) Val(exp) Chuyen mot chuoi thành mot sô Val(“123.45”) 3.2.2. Hàm ngày gie Hàm Ý nghĩa Ví d_ Date() Hàm tr/ vê kêt qu/ là ngày hien hành c#a máy. Date() Day(exp) Tr/ vê ngày trong tháng. Day(#6/12/2010#) Month(exp) Tr/ vê kêt qu/ là tháng trong bieu th9c ngày Month(#6/12/2010#) Year(exp) Tr/ vê kêt qu/ là năm trong bieu th9c ngày Year(#6/12/2010#) datePart(“d/ m/ww/q/yyy y”, exp) d: tr/ vê ngày trong bieu th9c ngày m: tr/ vê tháng trong bieu th9c ngày ww: tr/ vê tuân trong bieu th9c ngày q: tr/ vê quý trong bieu th9c ngày yyyy: tr/ vê năm trong bieu th9c ngày Datepart(“q”,#6/12/ 2010#)
  49. 49. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc IIf(Bieu th^c ñiêu kien, giá trv 1, giá trv 2) DCount(Bieu th^c, Ph:m vi, [ðiêu kien]) Dlookup(Bieu th^c, Ph:m vi, [ðiêu kien]) -49- 3.2.3. Hàm ñiêu kien Hàm IIF tr/ vê mot trong 2 giá tr5: giá trv 1 hoac giá trv 2, tùy thuoc vào giá tr5 c#a Bieu th^c ñiêu kien. − Bieu th^c ñiêu kien: là mot bieu th9c logic cho kêt qu/ là True hoac False. − Giá trv 1: giá tr5 tr/ vê c#a hàm IIF nêu Bieu th^c ñiêu kien có giá tr5 là true. − Giá trv 2: giá tr5 tr/ vê c#a hàm IIF nêu Bieu th^c ñiêu kien có giá tr5 là false Ví d:: IIF([ðiem]=5, “ðau”, “RWt”) 3.2.4. Hàm cơ s d lieu − Hàm Dcount: ðêm sô Record trong phPm vi xác ñ5nh theo ñiêu kien. Mac ñ5nh, hàm không ñêm các record có giá tr5 Null. Nêu dùng ký t1 ñPi dien “*”, hàm se ñêm các record có giá tr5 Null. Ví d_: ðêm sô sinh viên lWp CDTHA Dcount(“[Masv]”, “SinhVien”, “[Malop]=’CDTHA’”) − Hàm Dlookup: Tìm giá tr5 trong phPm vi ñư?c xác ñ5nh theo ñiêu kien. Ví d_: Tìm sinh viên A01 thuoc lWp nào Dlookup(“[MaLop]”, “SinhVien”, “[MaSV]=’A01’”)
  50. 50. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 3.3. Bieu th^c Trong Access, mot bieu th9c tương ñương vWi mot công th9c trong Excel. Mot bieu th9c bao gôm các yêu tô ñ5nh danh (tên c#a các field, ñiêu khien, hoac thuoc tính), các toán tG, các hang sô, và giá tr5 và các hàm. Mot bieu th9c ñư?c tính toán ñe lây giá tr5 cung câp cho mot query, xác ñ5nh quy tac, tPo các ô hoac field tính toán, và xác ñ5nh phân nhóm cho report. Ví d_: TPo field tính toán: ThanhTien: [soluong]*[dongia] Mot bieu th9c có the sG d:ng 6 nhiêu ñôi tư?ng trong cơ s6 d7 lieu như: tables, queries, forms, reports, và macros. Trong các bieu th9c, tên field, tên ñiêu khien ph/i ñư?c ñat trong dâu ngoac vuông [], thông thư)ng Access se t1 ñóng ngoac vuông quanh tên field hoac tên ô ñiêu khien nhưng nêu tên field hoac ñiêu khien bao gôm các kho/ng trang hoac các ký t1 ñac biet, thì bPn ph/i t1 gõ dâu ngoac [] quanh tên ñó. -50-
  51. 51. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Chương 4 QUERY-TRUY VÂN Dl LIEU 4.1. Khái niem M:c ñích chính c#a mot cơ s6 d7 lieu là lưu tr7 và trích lc thông tin. Thông tin có the ñư?c lây tA cơ s6 d7 lieu ngay lap t9c sau khi d7 lieu ñư?c thêm vào. Tât nhiên, lây thông tin tA các b/ng cơ s6 d7 lieu ñòi hBi kiên th9c vê cách th9c mà cơ s6 d7 lieu ñư?c thiêt kê. Query là các câu lenh SQL (Structured Query Language - ngôn ng7 truy vân mang tính câu trúc) là mot loPi ngôn ng7 pho biên ñe tPo, hieu chonh, và truy vân d7 lieu tA mot cơ s6 d7 lieu quan he. Trong access, Query là mot công c: mPnh dùng ñe khai thác và xG lý d7 lieu, ñáp 9ng các nhu câu tra c9u d7 lieu, gôm các loPi query: simple select queries, parameter queries, crosstab queries và action queries. 4.2. Các lo:i query − Select query: là truy vân l1a chn thông tin tA mot hoac nhiêu b/ng, tPo ra mot recordset. Nói chung, d7 lieu tr/ vê c#a mot truy vân l1a chn là có the cap nhat và thư)ng ñư?c sG d:ng ñe ñưa các form và report. − Total query: là mot loPi ñac biet c#a truy vân chn. Th1c hien ch9c năng tong h?p d7 lieu trên mot nhóm các record. − Crosstab query: là loPi query có the hien th5 d7 lieu dưWi dPng tóm tat như mot b/ng tính, vWi các tiêu ñê hàng và tiêu ñê cot d1a trên các field trong b/ng. D7 lieu trong các ô c#a Recordset ñư?c tính toán tA d7 lieu trong các b/ng. − Top (n) query: Top (n) cho phép bPn cho ñ5nh mot sô hoac t¢ le phân trăm c#a record mà bPn muôn tr/ vê tA bât kỳ loPi truy vân khác (select query, total query, …). − Action query: gôm các loPi query như Make-Table, Delete, Update, Append cho phép bPn tPo ra các b/ng mWi hoac thay ñoi d7 lieu trong các b/ng hien có c#a cơ s6 d7 lieu. action -51-
  52. 52. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc query khi th1c thi se /nh hư6ng ñên nhiêu recored trong các b/ng. 4.3. Cách t:o select query bang Design view ðe tPo query bPn chn tab Create trên thanh Ribbon, click nút query Design trong nhóm lenh Queries. Xuât hien cGa so thiêt kê query và cGa so Show table cho phép chn các b/ng hoac query tham gia truy vân. − Chn các b/ng ch9a các field mà bPn muôn hien th5 trong kêt qu/, hoac các field cân trong các bieu th9c tính toán. − Click nút Add ñe thêm các b/ng vào cGa so thiêt kê query. − Sau khi chn ñ# các b/ng hoac query cân thiêt, click nút close ñe ñóng cGa so Show Table. − Chn các field cân hien th5 trong kêt qu/ vào lưWi thiêt kê bang cách drag chuot kéo tên field trong field list hoac double click vào tên field. − Nhap ñiêu kien lc tPi dòng Criteria. − Click nút View ñe xem trưWc kêt qu/, click nút run ñe th1c thi. 4.3.1. Các thành phân trong c.a so thiêt kê query: CGa so thiêt kê query gôm 2 phân -52-
  53. 53. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − Table/query pane: khung ch9a các b/ng hoac query tham gia truy vân. − Lưi thiêt kê (Query by Example: QBE) : Ch9a tên field tham gia vào truy vân và bât kỳ tiêu chuan ñư?c sG d:ng ñe chn các records. Moi cot trong lưWi QBE ch9a thông tin vê mot field duy nhât tA mot b/ng hoac query trên Table/query pane. LưWi thiêt kê bao gôm các thành phân: Field list Table/Query pane ∗ Field: là nơi mà các tên field ñư?c tPo vào hoac thêm vào và hien th5 trong kêt qu/ truy vân. ∗ Table: hien th5 tên c#a các b/ng ch9a các field tương 9ng trên dòng Field. ∗ Sort: cho ñ5nh kieu sap xêp d7 lieu c#a các field trong query. ∗ Show: quyêt ñ5nh ñe hien th5 các field trong Recordset. ∗ Criteria: Nhap các ñiêu kien lc các record. ∗ Or: thêm các ñiêu kien lc tương 9ng vWi phép OR, nêu các bieu th9c ñiêu kien 6 các field cùng ñat trên mot dòng thì tương 9ng vWi phép AND. 4.3.2. Các thao tác trong c.a so thiêt kê query: a) ChFn field trong lưi thiêt kê: ðe chn mot field hoac nhiêu field trong lưWi thiêt kê, ta ñưa chuot lên trên tên field -53- LưWi QBE
  54. 54. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc khi chuot có dPng mũi tên màu ñen hưWng xuông thì click chuot ñe chn, drag chuot ñe chn nhiêu field. b) Di chuyen field: Drag chuot trên tên field ñe di chuyen c) Chèn thêm field hoac xóa field: − Chèn thêm field: click nút Insert Columns, mac ñ5nh cot mWi se ñư?c chèn vào trưWc field hien hành. − Xóa field: chn field cân xóa, click nút Delete Columns. d) T:o nhãn cho field: ðe làm cho b/ng d7 lieu truy vân de dàng hơn ñe ñc, bPn có the cung câp các nhãn cho các field trong truy vân ñiêu này không /nh hư6ng ñên tên c#a field hoac cách d7 lieu ñư?c lưu tr7 và sG d:ng truy cap. − Click ph/i trên tên field, chn properties − TPi thuoc tính Caption, nhap nhãn cho field. e) Thêm Table/Query vào truy vân: Khi thiêt kê query, nêu cân chn thêm b/ng, click nút Show Table trong nhóm lenh Query Setup. f) Xóa Table/Query trong khEi truy vân: Click ph/i trên Table/Query cân xóa, chn Remove Table. -54-
  55. 55. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 4.3.3. Cách nhap bieu th^c ñiêu kien Ngoài viec sG d:ng các truy vân ñe chn các field hien th5 các thông tin cân thiêt, bPn còn có the sG d:ng các truy vân ñe hien th5 mot sô các record theo mot ñiêu kien nào ñó. Bieu th9c ñiêu kien là các quy tac lc áp d:ng cho d7 lieu khi chúng ñư?c chiêt xuât tA cơ s6 d7 lieu, nham giWi hPn các record tr/ vê c#a truy vân. Ví d:: ngư)i dùng cho muôm xem thông tin vê các sinh viên c#a mot lWp CDTHA. Bieu th9c ñiêu kien ñư?c nhap trên dòng Criteria và dòng Or c#a lưWi thiêt kê query và tPi cot ch9a giá tr5 c#a bieu th9c ñiêu kien lc. Ví d:: Chuoi ñiêu kien “CDTHA” là giá tr5 trong field Malop, do ñó chuoi “CDTHA” ñư?c nhap trên dòng Critetia tPi cot Malop. a) Các lo:i d lieu dates, times, text, và giá trv trong bieu -55- th^c ñiêu kien: Kieu d lieu Ví d_ Text “Text” Date #1-Feb-2010# Time #12:00AM# Number 10 Field name [field name]
  56. 56. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc b) Toán t. ñưNc s. d_ng trong bieu th^c ñiêu kien: Toán t. Ví d_ = [Ngaylaphd]=#01/01/08# [Ngaylaphd]#01/01/08# = Year([ngaysinh])=1980 [soluong]50 = [dongia]=100 [donvitinh]”Kg” Between… and Between 1/1/99 And 12/31/99 Like Like s* Is null Is null In(v1, v2, …) In(“java”, “c++”) − Ngoài ra các hàm ngày gi), hàm d7 lieu chuoi,… cũng ñư?c sG d:ng trong bieu th9c ñiêu kien. 4.3.4. Truy vân có nhiêu ñiêu kien nhiêu fields Khi bPn muôn giWi hPn các records d1a trên nhiêu ñiêu kien 6 nhiêu field khác nhau, thì Access se kêt h?p các ñiêu kien lPi vWi nhau bang cách sG d:ng toán tG And và Or, cho hai trư)ng h?p: − Nêu các ñiêu kien ph/i ñư?c tho/ mãn ñông th)i thì các ñiêu kien ph/i ñư?c liên kêt nhau b6i phép AND, bang cách nhap các ñiêu kien trên cùng mot dòng Criteria trong lưWi thiêt kê query. Ví d:: Tìm nh7ng sinh viên có ñiem môn CSDL =5 -56-
  57. 57. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − Nêu cho cân thBa mãn mot trong các ñiêu kien thì các ñiêu kien ñư?c liên kêt nhau b6i phép OR, bang cách nhap các ñiêu kien trên các dòng khác nhau trong lưWi thiêt kê query. Ví d:: Tìm nh7ng sinh viên có ñiem môn “CSDL” hoac “CTDL” =5 4.3.5. Top value Ch9c năng top value ñư?c sG d:ng ñe hien th5 nh7ng record trên cùng c#a danh sách ñư?c tPo ra b6i mot truy vân. a) Cách thxc hien: − Nêu muôn hien th5 danh sách các record có giá tr5 cao nhât 6 field ñư?c cho ñ5nh thì sap xêp field ñó theo chiêu gi/m dân (Descending) − Nêu muôn hien th5 danh sách các record có giá tr5 thâp nhât 6 field ñư?c cho ñ5nh thì sap xêp field ñó theo chiêu tăng dân (Ascending). − Trong ô return ta nhap vào sô giá tr5 muôn hien th5. b) Các tùy chFn trong Top Values: − All : Hien th5 tât c/ các record c#a Query. − 5 : Hien th5 5 record ñâu tiên. − 25 : Hien th5 25 record ñâu tiên. -57-
  58. 58. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − 100 : Hien th5 100 record ñâu tiên. − 5% : Hien th5 5% record ñâu tiên trên tong sô record. − 25% : Hien th5 25% record ñâu tiên trên tong sô record. Nêu các record thuoc Top Values có giá tr5 trùng nhau thì chúng cũng xuât hien trong kêt qu/. Nêu muôn cho xuât hien duy nhât mot record trong các record có giá tr5 trùng nhau ta click ph/i trong cGa so thiêt kê query chn properties, tPi thuoc tính Unique Values chn yes. 4.3.6. T:o field tính toán trong query Access có the th1c hien các phép toán trong các query, form, report, và macro. Tuy nhiên các field tính toán thư)ng ñư?c th1c hien trong query, tA ñó, bât kỳ form, report, hoac macro có sG d:ng các truy vân này se t1 ñong truy cap tính giá tr5. ðe làm ñư?c các phép tính trong mot truy vân, bPn tPo mot field tính toán mWi trong query. Tên c#a field tính toán không trùng vWi tên c#a các field trong b/ng. Field Name: Expression -58- Cú pháp: Ví d:: TPo Field ThanhTien:[SoLuong]*[DonGiaBan] Field lây tA b/ng Field tính toán
  59. 59. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 4.3.7. S. d_ng Expresstion Builder Expression Builder là mot công c: ñe giúp bPn tPo các bieu th9c nhanh và de dàng hơn và có the truy cap vào thư vien hàm c#a Access. ðe sG d:ng Expression Builder ñe xây d1ng mot bieu th9c ñiêu kien hoac tPo mot field mWi trong query ta th1c hien như sau: -59- − Trong cGa so thiêt kê query. − Click nút Builder trong nhóm lenh Query Setup. − Xuât hien cGa so Expression Builder bao gôm khung trên cùng cho phép nhap bieu th9c, bên dưWi là 3 khung giúp bPn tìm tên field và các hàm cân thiêt cho bieu th9c. − Khung Expression Elements ch9a các ñôi tư?ng trong cơ s6 d7 lieu. ∗ ðe chn các field ñưa vào bieu th9c ta m6 m:c Database bang cách double click vào tên c#a cơ s6 d7 lieu hien hành, chn table hoac query, các field trong table hoac query se hien th5 trong khung Expression Categories, double click ñe chn tên field ñưa vào bieu th9c. ∗ ðe chn hàm bPn click m:c function − Khung Expression Categories: hien th5 các thành phân c#a expression theo nhóm. − Khung Expression values ch9a giá tr5 c#a các phân tG trong bieu th9c, hoac các hàm nêu chn function trong khung Expression elements.
  60. 60. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 4.4. Total query Access cung câp ch9c năng kêt nhóm các record và th1c hien các phép thông kê d7 lieu trên nhóm record ñó. Các hàm count, sum, min, max, avg là các hàm cơ b/n trong Total Query. Ví d:: ðêm tât c/ các hc sinh trong moi lWp. Kêt qu/ c#a query trưWc khi tong h?p d7 lieu Mã Lp Tên Lp Mã SV CDTH1A Cao ðang Tin Hc 1A A101 CDTH1A Cao ðang Tin Hc 1A A102 CDTH1A Cao ðang Tin Hc 1A A103 CDTH1A Cao ðang Tin Hc 1A A104 CDTH1B Cao ðang Tin Hc 1B B101 CDTH1B Cao ðang Tin Hc 1B B102 CDTH1B Cao ðang Tin Hc 1B B103 CDTH1B Cao ðang Tin Hc 1B B104 CDTH1B Cao ðang Tin Hc 1B B105 CDTH2A Cao ðang Tin Hc 2A A201 CDTH2A Cao ðang Tin Hc 2A A202 CDTH2A Cao ðang Tin Hc 2A A203 CDTH2A Cao ðang Tin Hc 2A A204 Sau khi tong h?p d7 lieu ta có kêt qu/: Mã Lp Tên Lp TongsoSV CDTH1A Cao ðang Tin Hc 1A 4 CDTH1B Cao ðang Tin Hc 1B 5 CDTH2A Cao ðang Tin Hc 2A 4 4.4.1. Cách t:o Total Query: ðe tPo mot Total query, bPn th1c hien các bưWc sau: − TPo mot query mWi bang Design view. − Chn các table cân sG d:ng trong query tA cGa so Show Table. − Chn các field ch9a d7 lieu cân thông kê vào lưWi thiêt kê. -60- Group by Count
  61. 61. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − Chn Query Tools, chn tab Design. − Trong nhóm lenh Show/Hide, click nút Totals. − Trên lưWi thiêt kê query xuât hien thêm dòng Total. − TPi moi field, chn các tùy chn trên dòng Total. 4.4.2. Các tùy chFn trên dòng Total: Tùy chFn Ý nghĩa Group by Nhóm các record có giá tr5 giông nhau tPi mot sô field ñư?c cho ñ5nh thành mot nhóm. -61- Sum Tính tong các giá tr5 trong mot nhóm record tPi field ñư?c cho ñ5nh. Avg Tính trung bình cong các giá tr5 trong mot nhóm record tPi field ñư?c cho ñ5nh. Max Tìm giá tr5 lWn nhât trong nhóm record tPi field ñư?c cho ñ5nh. Min Tìm giá tr5 nhB nhât trong nhóm record tPi field ñư?c cho ñ5nh. Count ðêm sô record trong nhóm. First Tìm giá tr5 ñâu tiên trong nhóm tPi cot ñư?c cho ñ5nh. Last Tìm giá tr5 cuôi cùng trong các giá tr5 trên cot
  62. 62. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -62- c#a nhóm. Expression Dùng cho field ch9a bieu th9c tính toán. Where Dùng cho field ch9a ñiêu kien dùng ñe lc Record trưWc khi tính toán và không hien th5 trong kêt qu/. 4.5. Queries tham sô (Parameter Queries) Query tham sô là query nhac ngư)i dùng nhap ñiêu kien cho query tPi th)i ñiem query th1c thi. Cách t:o: − Trong cGa so thiêt kê query, chn các b/ng/query tham gia truy vân. − Chn các field hien th5 trong kêt qu/ . − TPi field ch9a ñiêu kien lc, nhap câu nhac trên dòng Critetia và ñat trong cap dâu [ ]. Ví d:: Xem thông tin ñiem c#a mot sinh viên tùy ý − Khi th1c thi query, chương trình yêu câu nhap giá tr5 cho t h a m s ô
  63. 63. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 4.6. Crosstab query 4.6.1. Khái niem: Crosstab query là mot query dùng ñe tong h?p d7 lieu dưWi dPng b/ng tính hai chiêu, trong ñó tiêu ñê c#a dòng và cot c#a b/ng là các giá tr5 ñư?c kêt nhóm tA các field trong b/ng d7 lieu, phân thân c#a b/ng tính là d7 lieu ñư?c thông kê b6i các hàm: Sum, count, avg, min, max, và các ch9c năng khác. Ví d:: Thông kê tong sô sinh viên theo loPi giBi, khá, trung bình, yêu theo tAng lWp. DPng crosstab query DPng Total query -63- 4.6.2. Cách t:o: a) T:o Crosstab query bang ch^c năng Wizard: − Trên thanh Ribbon, click nút Create. − Trong nhóm lenh Query, chn Query Wizard. − Trong cGa so New Query, chn Crosstab Query WizardOK.
  64. 64. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -64- − Chn d7 lieu nguôn cho Crosstab Query, có the là table hoac Query Next. − Chn field làm Row heading trong khung Available Fields − Click nút ñe chn field. − Click Next. − Chn field làm column heading Next.
  65. 65. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − Chn field ch9a d7 lieu thông kê trong khung Fields. − Chn hàm thông kê trong khung Function − Next − Nhap tên cho query và click nút Finish ñe kêt thúc. H:n chê khi t:o crosstab query bang wizard: Nêu các field trong Crosstab query ñư?c lây tA nhiêu b/ng hoac trong query có ch9a các ñiêu kien lc d7 lieu thì ph/i tPo mot select query ch9a tât c/ các field và các ñiêu kien, sau ñó lây select query này làm d7 lieu nguôn tPo crosstab query. b) T:o Crosstab query bang Design Mot crosstab query cân ít nhât là 3 field: − Mot field ñe lây giá tr5 làm tiêu ñê cho cot gi là column heading. − Mot field (hoac nhiêu field) ñe lây giá tr5 làm tiêu ñê cho dòng gi là row heading. − Mot field ch9a d7 lieu thông kê (Value) Ví d:: -65- Column heading Row heading Value
  66. 66. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc ðe tPo mot Crosstab query bang Design View ta th1c hien như sau: − Trong cGa so thiêt kê Query, trên thanh Ribbon, chn Query Tools, ch Tab Design. − Trong nhóm lenh Query Type, chn Crosstab. − Trong lưWi thiêt kê query xuât hien thêm dòng Crosstab và dòng Total. − Cho ñ5nh ch9c năng cho các field: ∗ ðôi vWi các field làm row heading và column heading thì trên dòng Total ta chn ch9c năng Group by, trên dòng Crosstab, cho ñ5nh ch9c năng Row Heading hoac Column Heading. ∗ ðôi vWi field ch9a d7 lieu ñe thông kê thì trên dòng Total, chn hàm thông kê (Sum, Avg, Count, Min, Max, …), trên dòng Crosstab chn Value. ∗ ðôi vWi các field ch9a ñiêu kien lc d7 lieu thì trên dòng Total chn Where, các field này se không xuât hien trong kêt qu/. − Lưu ý: − Row Heading và Column Heading có the hoán ñoi nhau, nhưng ñôi vWi nh7ng field ch9a nhiêu giá tr5 thì nên chn làm Row Heading. -66-
  67. 67. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 4.7. Các lo:i query t:o bang ch^c năng Wizard 4.7.1. Find Duplicate query Find Duplicate query Wizard dùng ñe tìm nh7ng record có giá tr5 trùng lap 6 mot sô field. Ví d:, tìm nh7ng nhân viên có trùng ngày sinh, trùng tên, … -67- Cách tPo: − Trong cGa so làm viec c#a Access, trên thanh Ribbon, chn tab Create. − Trong nhóm lenh Queries click nút Query Wizard. − Trong cGa so New Query chn Find Duplicate query Wizard. − Xuât hien cGa so Find Duplicates query wizard OK. − Chn b/ng ch9a field muôn tìm d7 lieu trùng lap Next. − Chn field ch9a d7 lieu trùng lapNext. − Chn các field muôn hien th5 trong kêt qu/ Next. − Nhap tên cho queryFinish. 4.7.2. Find Unmatched query Wizard Trong quan he 1-n, mot record trong b,ng 1 quan he vWi nhiêu record trong b,ng n. Tuy nhiên cũng có nh7ng record không quan he vWi bât kỳ record nào trong b/ng n. Ví d:, nh7ng nhân viên chưa tham gia lap hóa ñơn, nh7ng nhân viên này tôn tPi trong b/ng NHANVIEN, nhưng không tôn tPi trong b/ng HOADON. Find Unmatched query Wizard dùng ñe tìm nh7ng record có trong b,ng 1 nhưng không có trong b,ng n
  68. 68. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -68- Cách tPo: − Trong cGa so làm viec c#a Access, trên thanh Ribbon, chn tab Create. − Trong nhóm lenh Queries click nút Query Wizard. − Trong cGa so New Query chn Find Unmatched query Wizard OK. − Xuât hien cGa so Find Unmatched query wizard. ∗ Chn b/ng 1 là b/ng ch9a các record cân tìm Next ∗ Chn b/ng n là b/ng ch9a record quan he Next Ví d:: tìm nhưng sinh viên chưa thi, b/ng 1 là b/ng SINHVIEN, b/ng n là b/ng KETQUA, field quan he là field MASV − Chn field quan he gi7a hai b/ng Next. − Chn các field hien th5 trong kêt qu/Next. − Nhap tên cho query Finish. 4.8. Action query Action query là loPi query mà khi th1c thi se làm thay ñoi d7 lieu trong các b/ng c#a cơ s6 d7 lieu, s1 thay ñoi có the làm cho cơ s6 d7 lieu b5 sai, do ñó trưWc khi th1c thi các loPi action query bPn nên chép mot file d1 phòng. Có 4 loPi action query: − Update query. − Make-Table query. − Append query. − Delete query. 4.8.1. Update query a) Ch^c năng Update query dùng ñe cap nhat d7 lieu trong các b/ng.
  69. 69. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -69- b) Cách t:o − Trong cGa so làm viec c#a Access, trên thanh Ribbon chn tab Create, trong nhóm lenh Queries, click nút Query Design. − Chn các b/ng ch9a d7 lieu muôn cap nhat. − Thanh Ribbon chuyen sang tab Design − Trong nhóm lenh Query Type, Click nút Update, Trong lưWi thiêt kê xuât hien dòng Update to. − Chn field ch9a d7 lieu cân cap nhat và các field ch9a ñiêu kien. − TPi field ch9a d7 lieu muôn cap nhat và trên dòng Update to ta nhap bieu th9c cap nhat d7 lieu. c) Thxc thi Update Query: − Click nút run ñe th1c thi query. − Khi th1c thi query se xuât hien hop thoPi thông báo sô record ñư?c Update. − Nêu ñông ý click yes. − Xem kêt qu/ trong b/ng ch9a d7 lieu Update.
  70. 70. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -70- 4.8.2. Make-Table query a) Ch^c năng Make-Table dùng ñe tPo mot b/ng mWi d1a trên các b/ng hoac query có san. b) Cách t:o Trong cGa so làm viec c#a Access, trên thanh Ribbon chn tab Create, trong nhóm lenh Queries, click nút Query Design. − Chn các b/ng hoac query làm d7 lieu nguôn cho Make- Table. Thanh Ribbon chuyen sang tab Design − Chn các field muôn hien th5 trong b/ng mWi. − Trong nhóm lenh Query Type, click nút Make-Table. − Xuât hien hop thoPi Make Table vWi các tùy chn: ∗ Table name: Nhap tên b/ng mWi. ∗ CurrentDatabase: B/ng mWi ñư?c lưu trong cơ s6 d7 lieu hien hành. ∗ Another Database: B/ng mWi ñư?c lưu trong mot cơ s6 d7 lieu khác, click nút browse ñe tìm cơ s6 d7 lieu ch9a b/ng mWi. − Click nút OK ñe tPo Make-Table.
  71. 71. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc c) Thxc thi Make-Table Query − Click nút Run ñe th1c thi query, xuât hien hop thông báo sô record ñư?c ñưa vào b/ng mWi. − Nêu ñông ý Click yes, khi ñó b/ng mWi se ñư?c tPo, xem kêt qu/ trong phân Table. -71- 4.8.3. Append query a) Ch^c năng Append query dùng ñe nôi d7 lieu vào cuôi mot b/ng có san. b) Cách t:o Trong cGa so làm viec c#a Access, trên thanh Ribbon chn tab Create, trong nhóm lenh Queries, click nút Query Design. − Chn các b/ng hoac query làm d7 lieu nguôn cho Append Query. Thanh Ribbon chuyen sang tab Design. − Chn các field ch9a d7 lieu nôi vào b/ng có san, các field ñư?c chn ph/i tương 9ng vWi các field trong b/ng muôn nôi d7 lieu vào. − Click nút Append trong nhóm lenh Query Type. − Xuât hien hop thoPi AppendChn b/ng muôn nôi d7 lieu vào.
  72. 72. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − Trong lưWi thiêt kê xuât hien dòng Append to, ch9a tên các field tương 9ng trong b/ng có san. c) Thxc thi Append query − Click nút run ñe th1c thi query. − Xuât hien hop thông báo sô record ñư?c nôi vào. − Nêu ñông ý click yes, xem kêt qu/ trong phân Table. -72- 4.8.4. Delete query a) Ch^c năng: Delete query xóa các record tA các b/ng, thông thư)ng d1a trên các ñiêu kien mà bPn cung câp, Delete query xóa tât c/ các record trong mot b/ng trong khi van gi7 nguyên câu trúc c#a b/ng. Delete Query là nguy hiem vì nó xóa vĩnh vien d7 lieu tA các b/ng trong cơ s6 d7 lieu c#a bPn, do ñó trưWc khi th1c thi loPi query này cân ph/i có mot backup. b) Cách t:o: Trong cGa so làm viec c#a Access, trên thanh Ribbon chn tab Create, trong nhóm lenh Queries, click nút Query Design. − Chn b/ng hoac query ch9a d7 lieu cân xóa. Thanh Ribbon chuyen sang tab Design. − Click nút Delete trong nhóm Query Type. − Chn field ch9a ñiêu kien xóa, lưWi thiêt kê xuât hien dòng DeletetPi field ch9a ñiêu kien xóa ta chn where. − Nhap ñiêu kien xóa trên dòng Criteria.
  73. 73. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -73- c) Thxc thi Delete Query − Click nút run ñe th1c thi, xuât hien hop thông báo sô record b5 xóa − Nêu ñông ý yes, các record trong b/ng ñã b5 xóa, xem kêt qu/ trong phân Table.
  74. 74. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc Chương 5 FORM-BIEU MAU 5.1. Gii thieu Form là giao dien chính dùng ñe giao tiêp gi7a ngư)i dùng và 9ng d:ng, form ñư?c sG d:ng ñe nhap d7 lieu, xem thông tin, chonh sGa d7 lieu, hien th5 thông báo, ñiêu khien 9ng d:ng, … ðe thiêt kê form cân ph/i chn d7 lieu nguôn cho form, d7 lieu nguôn c#a form có the là table hoac query. Nêu d7 lieu nguôn là các field trên mot b/ng thì lây b/ng ñó làm d7 lieu nguôn, nêu d7 lieu nguôn là các field trên nhiêu b/ng thì ph/i tPo query làm d7 lieu nguôn cho form. 5.2. Cách t:o form ðe tPo form, chn tab Create trên thanh Ribbon, chn cách tPo form bang các nút lenh trong nhóm lenh Forms. − Form Design: TPo ra mot Form mWi trông và hien th5 nó trong chê ño Design View. Nêu mot Table hoac Query ñư?c chn trong khung Navigation thì khi click nút Form Design, form mWi se t1 ñong b5 ràng buoc vWi nguôn d7 lieu là Table hoac Query ñó. − Blank Form: TPo ra mot form trông, form mWi không b5 ràng buoc vWi mot nguôn d7 lieu, và nó se m6 ra trong chê ño Layout View. BPn ph/i cho ñ5nh mot nguôn d7 lieu (b/ng hoac truy vân) và thiêt kê form bang cách thêm các ñiêu khien tA field list. − Form Wizard: Access ho tr? các bưWc ñe thiêt kê form ñơn gi/n. Wizard se yêu câu các nguôn d7 lieu, chn các field hien th5 trên form, và cho phép bPn chn layout cho form mWi. − Navigation Form: là mot form ñac biet hoàn toàn mWi trong Access 2010, nham thiêt kê form dPng Navigation user, cho phép ngư)i dùng de dàng di chuyen gi7a các thành phân trong form. -74-
  75. 75. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 5.2.1. T:o mot Single Form Access cung câp mot cách de dàng và thuan l?i ñe tPo mot form d1a trên d7 lieu nguôn là Table/Query. Cách th1c hien: − Tronng Navigation, chn table hoac query mà bPn muôn sG d:ng làm d7 lieu nguôn cho from. − Chn tab trên thanh Ribbon − Trong nhóm lenh Form, click nút Form. − Xuât hien mot Form mWi 6 dPng Layout view − Single form hien th5 mot record tPi mot th)i ñiem − Mac ñ5nh moi field hien th5 trên mot dòng và theo th9 t1 c#a các field trong b/ng hoac query d7 lieu nguôn. − Nêu d7 lieu nguôn c#a form là b/ng cha có liên kêt vWi b/ng con, thì kêt qu/ form se hien th5 các record quan he trong b/ng con. -75- Ví d::
  76. 76. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 5.2.2. T:o form bang ch^c năng Form Wizard Ch9c năng Form Wizard là công c: tPo form qua các bưWc trung gian vWi mot loPt các câu hBi g?i ý ñe giúp bPn chn l1a và xây d1ng mot form phù h?p nhât. Cách t:o: − Trong cGa so làm viec c#a Access, chn tab Create trên thanh Ribbon. − Click nút Form Wizard trong nhóm lenh Forms. − Xuât hien cGa so Form Wizard − Chn Table hoac Query làm d7 lieu nguôn cho form. − Chn các field hien th5 trên form trong khung Available Fields, click nút ñe chn mot field, click nút ñe chn tât c/ các field trong Table/Query d7 lieu nguôn, có the chn nhiêu fields trên nhiêu b/ng. Click Next. − Chn dPng form gôm các dPng: -76- ∗ Columnar. ∗ Tabular. ∗ Datasheet − Click Next. − Nhap tiêu ñê cho form Finish.
  77. 77. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 5.2.3. T:o Form bang Design Công c: Form và Form Wizard giúp bPn thiêt kê form mot cách nhanh chóng và de dàng. VWi Design view, bPn se thiêt kê mot form bang tay mà không có s1 ho tr? nào c#a Access. Có hai cách ñe thiêt kê mot form bang Design view: Form Design và Layout View (Blank Form). a) Layout View: VWi cách thiêt kê này bPn có the can thiep vào các control: Textbox, checkbox, label, … như di chuyen chúng, thay ñoi kích thưWc chúng, thêm hoac loPi bB các ñiêu khien. Layout view làm cho viec sap xêp các control tr6 nên de dàng hơn. -77- Cách t:o: − Chn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Blank Form trong nhóm lenh Forms. − Xuât hien mot form trang 6 chê ño Layout view. − Drag chuot kéo các field tA field list vào form b) Design view Khi thiêt kê form bang Design view thì các control khi th/ vào form nó không t1 ñong canh theo hàng và cot như Blank Form.
  78. 78. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -78- Cách t:o: − Chn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Design View trong nhóm lenh Forms. − Xuât hien mot form trang 6 chê ño Design view. − Drag chuot kéo các field tA field list vào form. c) Các phân trong c.a so thiêt kê form − Form header: Ch9a noi dung tiêu ñê c#a form. ðe chèn noi dung vào tiêu ñê c#a form ta sG d:ng các công c: trong nhóm lenh Header/Footer − Form footer: Ch9a noi dung c#a phân cuôi form, thư)ng ñat các ô tính toán thông kê d7 lieu cho form trong phân form footer. ðe bat hoac tat thanh form Header/Footer click ph/i trên thanh Header/Footer c#a form, chn hoac bB chn lenh Form Header/Footer.
  79. 79. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − Detail: ch9a noi dung chính c#a form, phân này hien th5 noi dung trong d7 lieu nguôn c#a form hoac các control ñưa vào tA toolbox. d) Thiêt lap thuoc tính cXa form − Chn form cân thiêt lap thuoc tính. − Click nút Properties Sheet. − Chn thuoc tính. Các thuoc tính trong Properties Sheet ñư?c hien th5 theo tAng nhóm. e) Các thuoc tính quan trFng trong nhóm Format: Thuoc tính Công d_ng Caption TPo tiêu ñê cho form. -79- Default view Thiêt lap dPng hien th5 c#a form. Single Form cho hien th5 mot Record tPi mot th)i ñiem. Continuous Form: hien th5 các record liên tiêp nhau. Datasheet hien th5 d7 lieu dPng b/ng. Scroll Bar Thiêt lap chê ño hien th5 thanh cuon. Record Bat/tat thanh chn record. Selectors Navigation Buttons Bat/tat các nút duyet record. Dividing lines Bat/tat các ñư)ng ke phân cách các phân c#a form. Auto Center T1 ñong hien th5 form ngay gi7a màn hình. Border Style Chn kieu ñư)ng viên c#a form. Min Max botton Bat/tat nút Max/Min. Close Button Bat/tat nút close form. Picture Alignment Canh v5 trí cho các picture trên form.
  80. 80. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc f) Các thuoc tính thông d_ng trong nhóm Data Thuoc tính Công d_ng Record Source Chn d7 lieu nguôn cho form. Filter Khai báo ñiêu kien lc. Order by Khai báo field cân sap xêp sô lieu. Allow filter Cho phép/không cho phép lc các record. Allow Edits Cho phép/ không cho phép chonh sGa. Allow Additions Cho phép nhap thêm các record hay -80- không. 5.3. S. d_ng Form Mot form khi thiêt kê xong, nó có ba dPng xem: Layout view, Design view, Form view. − Layout view: cho phép bPn xem nh7ng gì trông giông như form c#a bPn, sap xêp lPi các field, và áp d:ng ñ5nh dPng. − Design view: cho phép bPn tinh chonh lPi form, trong chê ño design view, bPn không nhình thây d7 lieu th1c. − Form view: hai dPng form Layout view và Design view giúp bPn hieu chonh thiêt kê form, thì Form view là dPng form ñư?c sG d:ng ñe th1c hien các thao tác trên d7 lieu thông qua form. 5.3.1. Tìm kiêm và chGnh s.a mot record a) S. d_ng form ñe tìm kiêm mot record − M6 form 6 dPng form view. − Chn tab Home trên thanh Ribbon. − ðat trB trong field ch9a d7 lieu cân tìm, Click nút Find trong nhóm lenh Find. − Xuât hien cGa so Find and Replace. − Find What: nhap giá tr5 cân tìm. − Look in: PhPm vi tìm kiêm. − Search: HưWng tìm − Match: Chn cách so trùng giá tr5 nhap trong ô Find What vWi giá tr5 trong field ch9a d7 lieu cân tìm.
  81. 81. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc b) Thay thê hoac chGnh s.a d lieu Khi ñã tìm thây record cân tìm, bPn th1c hien chonh sGa thì giá tr5 sau khi chonh sGa se cap nhat xuông b/ng. Nêu cân thay thê giá tr5 thì chn tab Replace trong cGa so Find and Replace. − Nhap giá tr5 cân thay thê trong ô Replace with − Click nút Replace hoac Replace All nêu cân thay tât c/ giá tr5 trong b/ng. 5.3.2. Thêm mot record Khi làm viec trên form, ñe thêm mot record mWi bPn th1c hien như sau: − M6 form 6 chê ño form view − click nút New Record trên thanh Navigation button bên dưWi cGa so form. − Form se chuyen ñên record trông, cho phép bPn nhap d7 lieu. Tuy nhiên khi nhap d7 lieu ph/i thBa mãn các ràng buoc trong cơ s6 d7 lieu. -81-
  82. 82. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -82- 5.3.3. Xóa mot record − Di chuyen ñên record cân xóa. − Trong nhóm lenh Record trên thanh Ribbon, chn lenh Delete Chn Delete Record. Tuy nhiên khi xóa record ph/i xem xét /nh hư6ng ñên các Record quan he. 5.3.4. LFc d lieu trên form. − M6 form 6 dPng Form view. − Trong nhóm lenh Sort Filter trên thanh Ribbon, click nút Advanced, Chn lenh Filter by Form. − Form chuyen sang dPng Filter. − Click nút combobox c#a field ch9a giá tr5 chn ñiêu kien lc. − Nêu có nhiêu ñiêu kien thì bPn chn tab OR bên dưWi cGa so Filter, chn ñiêu kien lc tiêp theo. − Click nút Toggle Filter ñe th1c hien lc. − Click nút Toggle Filter ñe bB lc.
  83. 83. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 5.4. Tùy biên form trong chê ño Desing view 5.4.1. Thêm mot control vào form ðe thêm mot control vào form ta làm các bưWc như sau: − Chuyen form sang dPng Design view, Thanh Ribbon chuyen sang Form Design Tools. − Chn tab Design, trong nhóm Control, chn các control − Drag chuot ve vào form tPi bât kỳ v5 trí nào mà bPn mong muôn. − ðôi vWi các control có s1 tr? giúp c#a Control Wizard thì có the thiêt kê bang hai cách: Design hoac Wizard bang cách bat tat nút Cotrol Wizard. -83-
  84. 84. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 5.4.2. Các lo:i form control Control Tên Ý nghĩa -84- Textbox Có 2 loPi − Bound control: ch9a noi dung c#a field − Unbound control: không có d7 lieu nguôn, thư)ng dùng ñe nhap công th9c tính toán. Label SG d:ng ñe tPo nhãn hoac hyperlink Button Nút lenh dùng ñe th1c hien lenh khi click Tab Hien th5 d7 lieu thành tAng nhóm trên nhiêu tab khác nhau. Hyperlink TPo hyperlink Web Browser CGa so trình duyet Navigation Tab dùng ñe hien th5 From hoac Report trong cơ s6 d7 lieu. Option group Nhóm các tùy chn Page Break Ngat trang Combo box Là mot Drop-down menu cho phép chn mot tùy chn trong danh sách hoac nhap thêm tùy chn mWi Char TPo mot ñô th5 bang wizard Line Ve ñư)ng thang Toggle Nút có hai trPng thái on/off button List box Là mot Drop-down menu cho phép chn mot tùy chn trong danh sách nhưng không ñư?c nhap thêm giá tr5 mWi Rectangle Ve hình ch7 nhat Check box Hop chn, có hai trPng thái check và uncheck Unbound object frame Cho phép nhúng các ñôi tư?ng tA các phân mêm khác như: graph, picture,…
  85. 85. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc mà nó không ñư?c lưu tr7 trong field c#a b/ng -85- Attachment SG d:ng cho nh7ng field có kieu Attachment Option button Là mot thành phân c#a option group Subform/ Subreport Dùng ñe tPo subform hoac subreport Bound object frame Cho phép nhúng các ñôi tư?ng tA các phân mêm khác như: graph, picture,… mà nó ñư?c lưu tr7 trong field c#a b/ng Image Hình loPi Bitmap 5.4.3. ðvnh d:ng các control trên form a) Canh lê cho các control Chn các control cân canh lê và th1c hien mot trong các cách như sau: − Click ph/i và chn Align, sau ñó chn mot trong các kieu canh lê trên submenu. − Chn tab Arrange trên Form Design Tools. − Trong nhóm lenh Sizing Ordering, click nút Align và chn mot trong các kieu canh lê trong Submenu. b) Hieu chGnh kích thưc và khoCng cách gia các control trên form − Chn các control cân hien chonh. − Chn tab Arrange trên Form Design Tools. − Trong nhóm lenh Sizing Ordering, click nút Size/Space. − Chn lenh hieu chonh thích h?p. 5.4.4. Thiêt lap thuoc tính cho control − Chn control cân thiêt lap thuoc tính − Click nút properties Sheet trong nhóm lenh Tools trên thanh Ribbon
  86. 86. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 5.5. Cách t:o các control có ho trN cXa ch^c năng Wizard 5.5.1. Command button: -86- a) T:o bang wizard − Chn button trong nhóm Controls, drag chuot ve vào form. − Xuât hien cGa so Command button Wizard. − Trong khung Categories chn nhóm lenh. ∗ Record Navigation: ch9a các lenh di chuyen gi7a các record như: + Go To First Record: di chuyen ñên record ñâu, + Go To Last Record: di chuyen ñên record cuôi, + Go To Next Record: di chuyen ñên record kê record hien hành, + Go To Previous Record: di chuyen ñên record trưWc record hien hành. Các lenh này thư)ng dùng ñe tPo thanh navigation buttons trên form. ∗ Record Operations: gôm các lenh thêm record hoac xóa record như: + Add New Record: Thêm record mWi. + Delete Record: Xóa record
  87. 87. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc + Duplicate Record: TPo các record có giá tr5 trùng 6 tât c/ các field. + Print Record: + Save Record: lưu nh7ng thay ñoi trưWc khi chuyen ñên record tiêp theo. + Undo Record: H#y s1 thay ñoi sau cùng. ∗ Form Operations: gôm các lenh vê form + CloseForm: ñóng form hien hành. + Print Current Form: in form hien hành. + Open Form: M6 mot form khác. ∗ Report Operations: gôm các lenh vê Report + Open Report: m6 report. + Preview Report: xem mot report trưWc khi in. + Print Report: in report. ∗ Application: gôm lenh liên quan ñên 9ng d:ng như -87- Quit Application. ∗ Miscellaneous: ch9a nh7ng lenh tong h?p + Run Query + Run Macro. − Chn lenh cho nút trong khung Action, click Next. − Chn Text hoac Picture hien th5 trên nút, click Next. − ðat tên cho nút, Finish. b) T:o bang design − Tat nút wizard. − Chn nút button trong nhóm controls. − Drag chuot ve vào form. − Gán lenh bang cách click ph/i trên nút, chn Build event. − Chn Macro builder, − Trong khung New Action, chn lenh Close Window. − ðiên các argument vào các khung
  88. 88. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc ∗ Object type: Form ∗ Object name: Nhap tên form. -88- 5.5.2. Option group: a) T:o bang wizard − Chn công c: option group trong nhóm Controls. − Xuât hien cGa so Option group Wizard. − Nhap nhãn cho các option, click Next. − Chn/không chn option mac ñ5nh, click Next. − Nhap giá tr5 cho các option, mac ñ5nh, option ñâu tiên se có option value là 1, click Next. − Chn v5 trí lưu tr7 giá tr5 c#a option group, click Next. − Chn loPi option trong option group và style cho option group, các option này có hình dPng khác nhau nhưng ch9c năng là giông nhau, click Next. − Nhap nhãn cho Option group, click Finish.
  89. 89. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -89- b) T:o bang design − Tat nút Control Wizard. − Click nút Option group trong nhóm Controls ve vào form. − Chn loPi Option ve vào trong khung c#a Option group. − M6 Properties Sheet c#a Option group và thiêt lap các thuoc tính sau: ∗ Control source: chn field ch9a d7 lieu nguôn cho option group. ∗ Lân lư?t chn tAng option và gán giá tr5 cho thuoc tính option value. 5.5.3. Combo box và List box: a) T:o bang wizard: − Chn công c: Combo box/List box trong nhóm Controls. − Drag chuot ve vào form, xuât hien cGa so Combo box Wizard vWi hai l1a chn 9ng vWi hai ch9c năng c#a combo box: − Nêu chn I want the combo box to get the values from another table or query thì sau khi click Next ñe th1c hien bưWc tiêp theo ta chn b/ng ch9a d7 lieu nguôn cho Combo box, d7 lieu nguôn có the là Table hoac Query, click Next.
  90. 90. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -90- − Chn field ch9a d7 lieu ñưa vào Combo box, click nút ñe chn mot field hoac click nút ñe chn nhiêu field, click Next. − Chn field sap xêp (có the bB qua), mac ñ5nh các field ñã ñư?c sap xêp, click Next. − ðiêu chonh ño rong c#a cot d7 lieu trong combo box. − Hide key column (recommended): an hoac hien cot khóa. Mac ñ5nh m:c Hide key column ñư?c chn (cot khóa b5 an), nêu muôn combo box hien th5 field khóa thì bB check, click Next.
  91. 91. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -91- − Chn field ch9a giá tr5 c#a combo box, click Next. − Nhap nhãn cho combo box, click Finish. − Nêu chn I will type in the values that I want, thì sau khi chn xong, click Next. − Nhap sô cot trong ô Number of columns, − Nhap giá tr5 cho các cot trong combo box, click Next. − Nhap nhãn cho combo box, click Finish. b) T:o bang Design: − Tat nút wizard. − Click nút combo box trong nhóm Controls drag chuot ve vào form. − SG d:ng Properties Sheet ñe thiêt lap các thuoc tính sau: Thuoc tính Ý nghĩa ControlSource Chn field d7 lieu nguôn c#a Combo box (list box). RowSource Type LoPi d7 lieu nguôn: Table, Query, Field list, Value list… BoundColumn Giá tr5 c#a cot ñư?c tr/ vê khi chn mot m:c chn trong combo box (list box). ColumnCount Sô cot hien th5 trong combo box (list box).
  92. 92. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc -92- RowSource Nguôn d7 lieu c#a combo box (list box). − Nêu RowSourceType là Value List thì nhap danh sách các giá tr5 cách nhau bang dâu châm phay. − Nêu là Table/Query thì ph/i chn tên b/ng, tên query hay câu lenh SQL. Ví d:: TPo form hóa ñơn lây d7 lieu nguôn tA b/ng HoaDon, khi tPo combo box MaKH ta thiêt lap các thuoc tính sau: 5.6. Form và nhng bCng liên kêt Access 2010 nhan ra các quan he khi tPo mot form mWi tA mot b/ng cha. Nêu b/ng cha có nhiêu b/ng con thì Access cho hien th5 các record trong mot b/ng, nó se chn b/ng ñâu tiên mà nó tìm thây. Ví d: b/ng LOP và b/ng SINHVIEN trong cơ s6 d7 lieu QLSV. Khi tPo form tA b/ng lWp thì nó se hien th5 danh sách các record quan he trong b/ng con SINHVIEN.
  93. 93. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 5.6.1. Subform control Subforms là không the thiêu cho viec hien th5 thông tin tA hai b/ng khác nhau hoac các truy vân trên cùng mot form. Thông thư)ng, subforms ñư?c sG d:ng khi d7 lieu nguôn trong main có quan he mot-nhiêu vWi d7 lieu nguôn c#a subform. Nhiêu record trong subform ñư?c liên kêt vWi mot record trong mainform. Access sG d:ng các thuoc tính LinkMasterFields và LinkChildFields c#a subform ñe l1a chn các record trong subform có liên quan ñên moi record trong mainform. -93- a) T:o bang Wizard: − TPo main form: d7 lieu nguôn c#a main form thư)ng là thông tin 6 b/ng cha, do ñó dPng form thư)ng là nh7ng dPng hien th5 mot record tPi mot th)i ñiem như columnar. − M6 main form 6 chê ño Design. − Bat nút control Wizard. − Chn công c: SubForm/SubReport trong nhóm Controls ve vào Form, xuât hien cGa so SubForm Wizard vWi hai tùy chn: ∗ Use existing Tables and Queries (sG d:ng b/ng và các query làm d7 lieu nguôn cho subform) Next.
  94. 94. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc ∗ Chn b/ng hoac query làm d7 lieu nguôn cho sub form, trong b/ng hoac query ph/i có field liên kêt vWi main form Next. ∗ Chn field liên kêt vWi subformNext. ∗ Nhap tên cho subform Finish. ∗ Use an existing form: sG d:ng form có san làm -94- subform. ∗ Chn form làm subformNext ∗ Nhap tên cho SubFormFinish b) T:o bang Design: − Nêu d7 lieu nguôn c#a subform ñư?c lây tA nhiêu b/ng thì ph/i tPo query, trong query ph/i ch9a field liên kêt vWi main form (link child filed) − DPng c#a subform the hien quan he n, do ñó thư)ng chn dPng Datasheet hoac Tabular. − M6 main form 6 chê ño design, chn công c: subform/Subreport trong nhóm Controls drag chuot ve vào main form. − M6 Properties Sheet và thiêt lap các thuoc tính: ∗ Source object: Chn Table/Query làm d7 lieu nguôn cho Subform, hoac chn form nêu ñã thiêt kê form ñe làm subform. ∗ Link child field: nhap tên c#a field trong subform liên kêt vWi main form ∗ Link master field: nhap tên field c#a main form liên kêt vWi subform. 5.6.2. Hieu chGnh subform: Khi cho ñ5nh thuoc tính Source Object cho Subform thì form xuât hien vWi dPng mac ñ5nh ñư?c quy ñ5nh trong thuoc tính Default view. Tuy nhiên, nêu bPn muôn sG d:ng mot form hoàn toàn riêng biet ñe bPn có the tùy biên nó.
  95. 95. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc 5.6.3. T:o ô tính toán trong subform Khi tPo mot subform, bPn có the muôn hien th5 subform thông tin tong h?p 6 dPng tong the. Ví d:, bPn có the muôn hien th5 sô lư?ng c#a các record trong subform tPi mot v5 trí nào ñó trên Mainform. Ví d:: Cân hien th5 so sô sinh viên trong moi lWp trên main form − TrưWc khi ñat ô tính toán tong h?p d7 lieu trên Mainform thì giá tr5 c#a nó ph/i ñư?c tính trong Subform. Ô tính toán tong h?p d7 lieu ph/i ñư?c ñat trong phân footer c#a Subform. Ví d:: ðêm tong sô sinh viên theo lWp. -95-
  96. 96. Giáo trình Access Trung tâm Tin hc − Sau ñó, trên Mainform bPn chèn mot text box vWi ControlSource ñư?c thiêt lap giá tr5 như sau: =[SubformName].Form![ControlName_inSubform] -96- Trong ñó: − SubformName: là tên c#a Subform − ControlName_inSubform: tên c#a ô tính toán tong h?p d7 lieu trong Subform. Ví d:: 5.7. Tab control Tab control là mot công c: cho phép bPn có the hien th5 nhiêu noi dung trên mot không gian hPn chê, bang cách các to ch9c noi dung cân hien th5 trên tAng trang riêng biet. Tab control không ph/i là l1a chn tôt vì như?c ñiem c#a nó là cân ph/i click chuot ñe di chuyen tA tab này sang tab khác. Mot tab control có ý nghĩa nhât khi các form ñư?c thiêt kê ch# yêu cho viec xem hoac chonh sGa d7 lieu, nêu d7 lieu này có the ñư?c chia thành các nhóm logic, và công viec chonh sGa thư)ng cho liên quan ñên mot nhóm, thì tab control là l1a chn tôt.

×