Plan de_calidad_an

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Plan de_calidad_an

  1. 1. DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA PLAN DE CALIDAD DE LA IMPLANTACIÓN DEL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO EN LA AUDIENCIA NACIONAL 201127/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en la 1 Audiencia Nacional
  2. 2. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONALContenido 1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 3 2 POLÍTICA DE CALIDAD ......................................................................................... 4 3 OBJETIVOS GLOBALES DE CALIDAD ................................................................. 5 4 MAPA DE PROCESOS DEL SCRRDA Y RELACIÓN DEL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO CON OJ. ................................................................................. 6 5 LÍNEAS DE ACTUACIÓN EN MATERIA DE CALIDAD.......................................... 7 6 PLAN DE DESPLIEGUE DE LAS LÍNEAS DE ACTUACIÓN ................................. 8 7 LÍNEAS DE ACTUACIÓN ....................................................................................... 9 L1: VALIDAR, ADAPTAR Y PONER A DISPOSICIÓN DE LOS ÓRGANOS JUDICIALES EL CATÁLOGO DE SERVICIOS DEL SCRRDA............................... 9 L2: REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE LA IMPLANTACIÓN DE LOS MANUALES DE PUESTOS Y PROCEDIMIENTOS Y LA CONVERGENCIA AL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL SCRRDA..................................................... 10 L3: IDENTIFICAR PROTOCOLOS E INSTRUCCIONES OPERATIVAS QUE PERMITAN GARANTIZAR EL ADECUADO FUNCIONAMIENTO DEL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO. ........................................................... 11 L4: REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE LOS INDICADORES RELACIONADOS CON LA IMPLANTACIÓN DEL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO.......... 12 L5: ESTABLECER GRUPOS DE MEJORA .......................................................... 13 L6: REALIZACIÓN DE GRUPOS DE TRABAJO (FOCUS GROUP) CON USUARIOS Y PROFESIONALES ......................................................................... 14 L7: ELABORAR UN INFORME CONSOLIDADO ANUAL QUE ANALICE LA SITUACIÓN DEL SCRRDA Y LOS ÓRGANOS JUDICIALES RELACIONADOS EN MATERIA DE CALIDAD Y PROPONGA ACCIONES DE MEJORA A FUTURO................................................................................................................ 15 8 HOJA DE RUTA DE LA IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE CALIDAD 2011 .......... 17 9 SEGUIMIENTO DE LA HOJA DE RUTA IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE CALIDAD - AÑO 2011 ...................................................................................................... 18 ANEXO 1: DESPLIEGUE DEL MAPA DE PROCESOS ................................................... 20 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en 2 la Audiencia Nacional
  3. 3. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONAL1 INTRODUCCIÓNLa revolución de las tecnologías de la información y comunicación (TIC) en losúltimos veinticinco años ha supuesto una auténtica reconfiguración de las basesmaterial y económica de la sociedad. La extraordinaria expansión de las redes detelecomunicaciones y de los instrumentos de almacenamiento e intercambio deinformación, adoptadas por las organizaciones para la mejora de su rendimientoproductivo, ha permitido una mejora de los resultados en el ejercicio de suactividad.La implantación del expediente judicial electrónico es uno de ejes del PlanEstratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012. Este Plan,aprobado por el Gobierno el 18 de septiembre de 2009, contiene el conjunto demedidas encaminadas a hacer realidad un servicio público de justiciatecnológicamente avanzado, más ágil y eficiente, que garantice los derechos de laciudadanía.El Proyecto de Implantación del Expediente Electrónico de la Audiencia Nacionalestá encaminado a lograr una Administración de Justicia con “papel cero“, quegarantice una mayor agilidad, eficacia y transparencia de los procesos. ElExpediente Judicial Electrónico significará un importante ahorro en recursos y unasimplificación de la gestión documental, lo que repercutirá en una mayor celeridaden la adopción de las resoluciones y, en consecuencia, en una reducción de lostiempos de espera. Todo ello, con el objetivo de avanzar hacia una Administraciónde Justicia más segura y garante de los derechos de la ciudadanía.Como sistema de apoyo y refuerzo a la consecución de los objetivos del proyecto deimplantación del Expediente Judicial Electrónico en la Audiencia Nacional, se hadesarrollado el Plan de Calidad de la Implantación del Expediente JudicialElectrónico en la Audiencia Nacional, que se desarrolla en el presente documento. 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en 3 la Audiencia Nacional
  4. 4. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONAL2 POLÍTICA DE CALIDADLa Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia, en su preámbulo, señalaque “En los umbrales del siglo XXI la sociedad española demanda con urgencia unaJusticia más abierta que sea capaz de dar servicio a los ciudadanos con mayoragilidad, calidad y eficacia, incorporando para ello métodos de organización einstrumentos procesales más modernos y avanzados.”Con el fin de avanzar hacia ese modelo de justicia más ágil, eficaz y capaz deofrecer servicios basados en la calidad y la mejora continua, y en el marco de unanueva organización soportada en nuevos procedimientos que aseguren la calidaddel servicio se establece la Política de Calidad, como directriz que inspira y orientala gestión del Expediente Judicial Electrónico de la Audiencia Nacional. “La Audiencia Nacional como organización instrumental al servicio de la Administración de Justicia, tiene como política de calidad satisfacer plenamente las necesidades y expectativas de cada uno de sus usuarios, en un marco de innovación y aprendizaje continuo, mediante la prestación de servicios de gestión y apoyo a la aplicación de las leyes procesales, que garanticen un alto valor añadido y estén constantemente en proceso de mejora, a fin de asegurar el cumplimiento de los principios de agilidad, eficacia, eficiencia, transparencia, racionalización por el trabajo y responsabilidad por la gestión, que inspiran la organización de este nuevo modelo de organización del Servicio Común de Recepción, Reparto, Digitalización y Archivo. Para ello, cuenta con personal cualificado y comprometido y con mecanismos de mejora continua de sus procesos y servicios, que alineados en un Sistema de Gestión de la Calidad, permitirán incrementar el valor de mismos y conseguir el máximo grado de confianza y credibilidad de todos sus usuarios” 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en 4 la Audiencia Nacional
  5. 5. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONAL3 OBJETIVOS GLOBALES DE CALIDADLa Política de Calidad se concreta y materializa a través de los siguientes objetivosglobales de Calidad: Audiencia Nacional orientada al cliente Apostar por la escucha activa a las necesidades de cada uno de los clientes internos y externos de la Audiencia Nacional OBJETIVO 1: Lograr la satisfacción de cada uno de los usuarios y clientes de la Audiencia Nacional, ofreciéndoles servicios conformes con sus necesidades y expectativas, bajo un marco de permanente retroalimentación y adaptación a las especificaciones de calidad que éstos exigen. Audiencia Nacional basada en la mejora Establecer un modelo de gestión por procesos soportado en la cultura de la medición y la mejora continua que responda a los criterios de agilidad, eficacia, eficiencia y responsabilidad en la gestión de la Audiencia Nacional OBJETIVO 2: Garantizar el nivel de calidad de los servicios prestados, orientando la gestión hacia la consecución de resultados, optimizando los recursos empleados, reduciendo los plazos de gestión, incrementando el control y verificación de los procesos, y siendo exigente con el nivel de servicio prestado tanto a los usuarios finales como a los clientes internos de la Audiencia Nacional. Audiencia Nacional innovadora La innovación y el aprendizaje continuo como valores clave del cambio y la mejora de la calidad OBJETIVO 3: Estimular y animar la asunción de responsabilidades, la creatividad, la innovación, la adopción de buenas prácticas y el aprendizaje continuo dentro de la Audiencia Nacional, como catalizadores del cambio organizativo y cultural hacia un modelo basado en la calidad y la mejora continua de los procesos y servicios. Audiencia Nacional transparente Una Audiencia Nacional abierta que pone la información a disposición del ciudadano y facilita, a través de las vías más propicias, su acceso y comprensión OBJETIVO 4: Lograr una justicia más cercana, abierta y accesible, que por un lado garantice la participación ciudadana en la planificación y desarrollo de los servicios y por otro facilite el acceso a información relevante y pertinente sobre la actividad judicial a los profesionales y ciudadanos. Audiencia Nacional cualificada Motivar e implicar a los funcionarios con la cultura de la calidad y desarrollar en ellos las destrezas necesarias para gestionarla OBJETIVO 5: Involucrar e incentivar a todo el equipo humano de la Audiencia Nacional en el cumplimiento de los objetivos de calidad y mejora continua de los procesos y servicios ofrecidos, dotándoles de las destrezas y habilidades necesarias para asumir con éxito sus roles y responsabilidades en el desarrollo y operación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Audiencia Nacional. . 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en 5 la Audiencia Nacional
  6. 6. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONAL4 MAPA DE PROCESOS DEL SCRRDA Y RELACIÓN DEL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO CON OJ.A continuación se muestra el Mapa de Procesos Operativos del Servicio Común deRecepción, Reparto, Digitalización y Archivo y su relación con los procesos degestión de la calidad.Los procesos de gestión de la calidad están compuestos por 3 procesosEstratégicos, 6 procesos de Gestión Administrativa y Calidad y 3 Procesos deApoyo. USUARIOS 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en 6 la Audiencia Nacional
  7. 7. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONAL5 LÍNEAS DE ACTUACIÓN EN MATERIA DE CALIDADPara conseguir los objetivos de calidad se definen las líneas de actuación comoorientación de las actividades prioritarias y necesarias para la mejora de la calidaden la implantación del Expediente Judicial Electrónico en la Audiencia Nacional.Las líneas de actuación descritas constituyen la base y sustento de las acciones quese planificarán durante el año 2011 en la Audiencia Nacional para la implantacióndel Expediente Judicial Electrónico según la Política y Objetivos de Calidad. LÍNEAS DE ACTUACIÓN CONTEMPLADAS EN EL PLAN DE CALIDAD AÑO 2011Dirección Técnica y OperativaL1. Validar, adaptar y poner a disposición de los Órganos Judiciales el Catálogo deServicios del SCRRDA.L2. Realizar el seguimiento de la implantación de los Manuales de Puestos yProcedimientos y la convergencia al Manual de Organización en el SCRRDA.L3. Identificar protocolos e instrucciones operativas que permitan garantizar eladecuado funcionamiento del Expediente Judicial Electrónico.Mejora ContinuaL4: Validar y realizar el seguimiento de los indicadores relacionados con laimplantación del Expediente Judicial Electrónico: 1. Asociados a los procedimientos del SCRRDA. 2. Asociados a la actividad de otros agentes implicados (órganos judiciales, digitalización masiva, Recall)L5: Establecer grupos de mejoraSatisfacción del clienteL6: Realización de Grupos de Trabajo con usuarios y profesionalesGestión de la CalidadL7: Elaborar un informe consolidado anual global que analice la situación delSCRRDA y los Órganos Judiciales relacionados en materia de calidad y propongaacciones de mejora a futuro. 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en 7 la Audiencia Nacional
  8. 8. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONAL6 PLAN DE DESPLIEGUE DE LAS LÍNEAS DE ACTUACIÓNEn total el Plan de Calidad contempla 7 líneas de actuación a desplegar lo largo delaño 2011. La implantación de las mismas se deberá realizar gradualmenteatendiendo a la realidad del despliegue del Expediente Judicial Electrónico en laAudiencia Nacional.Se muestra a continuación la priorización en la implantación de las Líneas deactuación en función de las necesidades previstas: PLAN DE DESPLIEGUE DE LAS LINEAS DE ACTUACIÓN DEL 2011 L1. Validar, adaptar y poner a disposición de los Órganos Judiciales el Catálogo de Servicios del SCRRDA. PRIMERA FASE L2.Realizar el seguimiento de la implantación de los Manuales de Puestos y Procedimientos y la convergencia al Manual de Organización del SCRRDA. L3.Identificar protocolos e instrucciones operativas que permitan garantizar el adecuado funcionamiento del Expediente Judicial Electrónico. L4: Validar y realizar el seguimiento de los indicadores relacionados con la implantación del Expediente Judicial Electrónico:: SEGUNDA FASE 1. Asociados a los procedimientos del SCRRDA. 2. Asociados a la actividad de otros agentes implicados (órganos judiciales, digitalización masiva, Recall) L5: Establecer grupos de mejora TERCERA FASE L6: Realización de Grupos de Trabajo con usuarios y profesionales L7: Elaborar un informe consolidado anual global que analice la situación del SCRRDA y Órganos Judiciales relacionados en materia de calidad y proponga acciones de mejora a futuro. 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en 8 la Audiencia Nacional
  9. 9. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONAL7 LÍNEAS DE ACTUACIÓNL1: VALIDAR, ADAPTAR Y PONER A DISPOSICIÓN DE LOS ÓRGANOSJUDICIALES EL CATÁLOGO DE SERVICIOS DEL SCRRDA.Listado de Tareas Asociadas: 1. Nombramiento por parte del Secretario Judicial de los Servicios de Recepción, Digitalización y Archivo de un responsable de convocar y coordinar las reuniones del equipo de calidad de sus servicios. 2. Nombramiento por parte del Secretario Judicial del Servicio de Catalogación de un responsable de convocar y coordinar las reuniones del equipo de calidad de sus servicios. 3. Establecimiento de una reunión de los Secretarios Judiciales con el equipo de responsables de Calidad, para la validación de los Servicios descritos en el Catálogo: • Inserción, en caso de que sea necesario de nuevos servicios. 4. Envío, con carácter informativo, del Catálogo de Servicios al Secretario de Gobierno. 5. Presentación del Catálogo de Servicios a la Comisión de Calidad de la AN. 6. Validación del Catálogo de Servicios por la Comisión de Calidad de la AN. 7. Difusión del Catálogo de Servicios entre el personal del SCRRDA y los Órganos Judiciales relacionados.Documentación de soporte: 1. Procedimiento DIR-PDM-02- V 1.0 (Dirección Técnica y Operativa) del Sistema de Gestión de la Calidad. 2. Catálogo de Servicios del SCRRDA.Responsables: Responsables de la Coordinación: Secretarios Judiciales del SCRRDA. Responsables de la Ejecución: Gestor y/o Tramitador procesal designado.Colaboradores: Equipo de Responsables de Calidad de la Audiencia NacionalIndicadores de Seguimiento: Nº de Servicios Identificados en el SCRRDA. 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en 9 la Audiencia Nacional
  10. 10. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONALL2: REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE LA IMPLANTACIÓN DE LOS MANUALESDE PUESTOS Y PROCEDIMIENTOS Y LA CONVERGENCIA AL MANUAL DEORGANIZACIÓN DEL SCRRDAListado de Tareas Asociadas: 1. Reunión inicial de la Unidad de Apoyo del Ministerio con el equipo de Responsables de Calidad, para facilitar las herramientas de detección del grado de implantación de los Manuales de Puestos y Procedimientos y la convergencia al Manual de Organización del SCRRDA. 2. Identificación continua a lo largo de las sesiones de trabajo naturales por parte del equipo de personas involucradas en la línea de actuación de actividades y/o procedimientos operativos cuya ejecución no se ajusta o adecúa a los descritos en los Manuales. 3. Realización de reuniones presenciales de puesta en conocimiento de las actividades cuya ejecución no se ajusta a los Manuales, y análisis de los problemas para su correcta ejecución. 4. Propuestas de mejora de los problemas identificados. 5. Difusión soluciones adoptadas.Responsables: Responsables de la Coordinación: Secretarios Judiciales del SCRRDA. Responsable de Ejecución: Representantes de calidad de los servicios.Colaboradores: Equipo de personas involucradas del equipo de responsables de Calidad.Indicadores de Seguimiento: Nº de sesiones realizadas Nº de soluciones adoptadas 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en 10 la Audiencia Nacional
  11. 11. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONALL3: IDENTIFICAR PROTOCOLOS E INSTRUCCIONES OPERATIVAS QUEPERMITAN GARANTIZAR EL ADECUADO FUNCIONAMIENTO DELEXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO.Listado de Tareas Asociadas: 1. Reunión inicial de la Unidad de Apoyo del Ministerio con el Equipo de Responsables de Calidad, para: • organizar del trabajo asociado a la línea de actuación • facilitar las herramientas de detección de problemas y análisis de soluciones. 2. Identificación de actividades y/o procedimientos operativos cuya ejecución requiere de la definición de protocolos o instrucciones aclarativas. 3. Puesta en común, por parte de las Direcciones del Equipo de Responsables de Calidad de la relación de protocolos e instrucciones detectadas como necesarias. Reparto de tareas para la elaboración de los protocolos e instrucciones entre el SCRRDA y Órganos Judiciales relacionados. 4. Reunión de trabajo entre el Secretario de Gobierno y los Secretarios Judiciales para la puesta en común, definición y documentación de los Protocolos/ Instrucciones. 5. Envío de los Protocolos o Instrucciones al Secretario de Gobierno para proceder a su validación. 7. Difusión de los Protocolos o Instrucciones. 8. Trimestralmente: Los Secretarios Judiciales revisarán que los Protocolos e Instrucciones elaborados se mantengan vigentes, y en caso de ser necesarios procederá a su modificación o retirada.Responsables: Responsable de Coordinación: Secretarios Judiciales del SCRRDA y Órganos Judiciales relacionados. Responsable de Ejecución: Equipo de Responsables de CalidadColaboradores: Secretario de Gobierno.Indicadores de Seguimiento: Nº de protocolos/instrucciones elaborados 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en 11 la Audiencia Nacional
  12. 12. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONALL4: REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE LOS INDICADORES RELACIONADOSCON LA IMPLANTACIÓN DEL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICOListado de Tareas Asociadas: 1. Seguimiento de los resultados de los indicadores : Realización de las mediciones periódicas. Análisis de resultados y en su caso, propuesta y adopción de medidas de mejora. 2. Difusión periódica de los resultados de las mediciones a la Comisión de Calidad de la Audiencia Nacional.Documentación y herramientas de apoyo para la implantación de la LA: • Procedimiento GCA-PDM-05-V1.0. (Procedimiento de medición de la prestación del servicio, a partir de la actividad 02) del Sistema de Gestión de Calidad. • Mapa de procesos asociados al Expediente Judicial Electrónico. • Relación de indicadores contemplados en el Cuadro de Mando de Evaluación de la implantación del Expediente Judicial Electrónico.Responsables: Responsable de Coordinación: Secretarios Judiciales. Responsable de Ejecución: Gestores o Tramitadores designados.Colaboradores: Equipo de responsables de Calidad.Indicadores de Seguimiento: Nº de mediciones realizadas. 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en 12 la Audiencia Nacional
  13. 13. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONALL5: ESTABLECER GRUPOS DE MEJORAListado de Tareas Asociadas: 1. Reunión inicial de la Unidad de Apoyo del Ministerio con el equipo de Responsables de Calidad, con el objeto de facilitar las herramientas de apoyo para la puesta en marcha de los Grupos de Mejora. 2. Detección de problemas. 3. Puesta en marcha de grupos de mejora por cada Servicio, con personal de los Servicios del SCRRDA y Representación de los Órganos Judiciales relacionados. o Selección de los miembros de cada grupo (de 4 a 6 personas pertenecientes al propio SCRRDA y representantes de los Órganos Judiciales). o Planificación y envío de Convocatoria de reuniones de trabajo. o Realización de jornadas de trabajo del grupo de mejora para la detección de áreas de mejora en su caso. o Formulación de actuaciones en el ámbito de cada Servicio.Documentación y herramientas de apoyo para la implantación de la LA: • Procedimiento GCA-PDM-06- V 1.0 (Mejora Continua) del Sistema de Gestión de la Calidad.Responsables: Responsables de la Coordinación: Secretarios Judiciales Responsables de la Ejecución: Gestores y/o Tramitadores designados previamente.Colaboradores: Equipo de responsables de Calidad Representación de Órganos Judiciales Personal de la Audiencia Nacional que se determine como agente involucradoIndicadores de Seguimiento: Nº de Grupos de mejora puestos en marcha. 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en 13 la Audiencia Nacional
  14. 14. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONALL6: REALIZACIÓN DE GRUPOS DE TRABAJO (FOCUS GROUP) CONUSUARIOS Y PROFESIONALESListado de Tareas Asociadas: 1. Reunión inicial de la Unidad de Apoyo del Ministerio con el equipo de Responsables de Calidad, para facilitar la metodología y las herramientas de apoyo para la puesta en marcha de los Grupos de Trabajo. 2. Planificación de la realización de los Grupos de Trabajo. 3. Toma de contacto con los profesionales invitados a participar en los Grupos de Trabajo. 4. Realización de sesiones con los grupos de trabajo, siguiendo la metodología facilitada por la Unidad de Apoyo del Ministerio. 5. Procesado de la información recopilada en los Grupos de Trabajo. 6. Análisis de los resultados y acciones propuestas.Documentación y herramientas de apoyo para la implantación de la LA: • Procedimiento GCA-PDM-04 - V 1.0 (Satisfacción del Cliente) del Sistema de Gestión de la Calidad. • Anexos al Procedimiento: o GCA-MAN-PDM-04-01 - V 1.0 Modelo Satisfacción NOJ o GCA-FRM-PDM-04-03 - V 1.0 Guión focus groupResponsables: Responsables de la Coordinación: Secretarios Judiciales SCRRDA Responsables de la Ejecución: Ver Procedimiento GCA-PDM-04 V 1.0.Colaboradores: Equipo de responsables de Calidad. Clientes Externos de la Audiencia Nacional Representantes de los órganos judicialesIndicadores de Seguimiento: Nº de sesiones de Focus Group realizadas por tipología de clientes. 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en 14 la Audiencia Nacional
  15. 15. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONALL7: ELABORAR UN INFORME CONSOLIDADO ANUAL QUE ANALICE LASITUACIÓN DEL SCRRDA Y LOS ÓRGANOS JUDICIALES RELACIONADOS ENMATERIA DE CALIDAD Y PROPONGA ACCIONES DE MEJORA A FUTURO.Listado de Tareas Asociadas: 1. Reunión inicial de la Unidad de Apoyo del Ministerio con el equipo de Responsables de Calidad, para facilitar la metodología y las herramientas de apoyo para la puesta en marcha de la línea de actuación. 2. Nombramiento por parte del equipo de responsables de Calidad de un responsable de ejecución de la línea de actuación. 3. Nombramiento por parte del equipo de responsables de Calidad, de un responsable para: • Realización de un informe de mejora individual por servicio del SCRRDA, según la plantilla GCA-INF-PDM-06 - V1.0 (Informes de Mejora Continua) del Modelo de Referencia del SGC. 4. Reunión de puesta en común, de los informes realizados por servicio. 5. Consolidación de los informes individuales en un solo documento según la Plantilla DIR-INF-PDM-03-01- V1.0 – (Informe Consolidado de Calidad) del Modelo de Referencia del SGC. 6. Remisión del informe consolidado al Secretario de Gobierno para su validación. 7. Remisión del informe Consolidado de Calidad a la Comisión de Calidad de la Audiencia Nacional.Documentación y herramientas de apoyo para la implantación de la LA: • Procedimiento GCA-PDM-06-01 - V 1.0 (Mejora Continua) del Sistema de Gestión de la Calidad. • Anexos al Procedimiento: GCA-INF-PDM-06 – v 1.0. Informes de Mejora • Procedimiento DIR-PDM-03-01- v 1.0. (Gestión de la Calidad) del Sistema de Gestión de la Calidad. • Anexos al Procedimiento: • DIR-INF-PDM-03-01 V1.0 - Informe Consolidado de CalidadResponsables: Responsables de la Coordinación: Secretarios Judiciales SCRRDA 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en 15 la Audiencia Nacional
  16. 16. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONAL Responsables de la Ejecución: Gestor o Tramitador designado previamente.Colaboradores: Equipo de responsables de CalidadIndicadores de Seguimiento: Nº de Informes de Mejora Consolidados realizados. 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en 16 la Audiencia Nacional
  17. 17. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONAL8 HOJA DE RUTA DE LA IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE CALIDAD 2011 HOJA DE RUTA IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE CALIDAD DE LA IMPLANTACIÓN DEL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO EN LA AUDIENCIA NACIONAL- AÑO 2011 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7L1. Validar, adaptar y poner a disposición de los órganos judiciales elCatálogo de Servicios del SCRRDA.L2.Realizar el seguimiento de la implantación de los Manuales dePuestos y Procedimientos y la convergencia al Manual de Organizacióndel SCRRDA.L3.Identificar protocolos e instrucciones operativas que permitangarantizar el adecuado funcionamiento del SCRRDA.L4: Validar y realizar el seguimiento de los indicadores relacionadoscon la implantación del Expediente Judicial Electrónico.L5: Establecer grupos de mejora.L6: Realizar Grupos de Trabajo con usuarios y profesionales.L7: Elaborar un informe consolidado anual global que analice lasituación del SCRRDA y Órganos Judiciales relacionados en materia decalidad y proponga acciones de mejora a futuro Implantación de la Línea de Línea que continúa ejecutándose una Actuación vez implantada 27/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en la 17 Audiencia Nacional
  18. 18. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONAL 9 SEGUIMIENTO DE LA HOJA DE RUTA IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE CALIDAD - AÑO 2011 SEGUIMIENTO DE LA HOJA DE RUTA IMPLANTACIÓN DEL PLAN CALIDAD - AÑO 2011 fecha fecha INDICADOR Mes 1 Mes 2 Mes 2 Mes 4 Mes n implantación finalizaciónDirección Técnica y OperativaL1. Validar, adaptar y poner a disposición de los Nº de Servicios Identificados en el SCRRDAórganos judiciales el Catálogo de Servicios del SCRRDA.L2.Realizar el seguimiento de la implantación de losManuales de Puestos y Procedimientos y la Nº Reuniones realizadasconvergencia al Manual de Organización del SCRRDA. Nº de actividades y/o procedimientosL3.Identificar protocolos e instrucciones operativas que operativos identificadospermitan garantizar el adecuado funcionamiento delSCRRDA. Nº de protocolos elaboradosMejora ContinuaL4: Validar y realizar el seguimiento de los indicadores Nº de indicadores de la actividad delrelacionados la implantación del Expediente Judicial SCRRDA.Electrónico. 1. Asociados a los procedimientos del SCRRDA Nº de indicadores asociados a la actividad 2. Asociados a la actividad de otros agentes de otros agentes implicados (órganos judiciales, digitalización Nº de mediciones realizadas. masiva, Recall)L5: Establecer Grupos de Mejora Nº de medidas de mejora consensuadasSatisfacción del clienteL6: Realización de Grupos de Trabajo con usuarios y Nº de Focus Group realizados por tipo deprofesionales cliente.Gestión de la CalidadL7: Elaborar un informe consolidado anual global queanalice la situación del SCRRDA y Órganos Judiciales Nº de Informes de Mejora realizados.relacionados en materia de calidad y proponga accionesde mejora a futuro 28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en la Audiencia Nacional 18
  19. 19. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONALResponsables: Responsables de la Coordinación: Secretarios Judiciales Responsables de la Ejecución: Gestor y/o Tramitador designado para tal fin.Tareas asociadas: 1. El Gestor y/o Tramitador responsable de la cumplimentación de los indicadores del Plan deberá: • Realizar el seguimiento de las Líneas de Actuación. Para ello los responsables de ejecución de cada Línea de actuación deberán facilitarle los resultados obtenidos en cada línea. • Completar la tabla anteriormente mostrada con los resultados obtenidos. • Remitir el resultado del informe de seguimiento a la Dirección de los Equipos de Responsables de Calidad, para su posterior remisión a la CAN.28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en la Audiencia Nacional 19
  20. 20. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONAL ANEXO 1: DESPLIEGUE DEL MAPA DE PROCESOSPROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL SCRRDA DE LA AUDIENCIA NACIONAL Y ÓRGANOS JUDICIALES RELACIONADOS 1 Atención al público 2 Recepción de documentos 3 Recepción de documentos diferidos Preparación de documentación / material para envío a 4 digitalización masiva 5 Formación de testimonios. 6 Actos de comunicación. 7 Llegada al órgano judicial del expediente administrativo. Integración en el gestor documental de documentos que 8 procedan del SIRAJ, DGT, SS, registro de bienes inmuebles,PROCESO DE de la cuenta de consignaciones, etc.RECEPCIÓN 9 Tratamiento del material no digitalizable. Digitalización y catalogación de documentos presentados o 10 generados en los juzgados. Forma de entregar el mandamiento de devolución y de 11 incorporar a las actuaciones el resguardo de entrega del mandamiento al destinatario. Necesidad de integrar en el sistema los formularios de 12 cooperación jurídica internacional de uso obligatorio. 13 Causas penales declaradas secretas. 14 Servicio de transcripción de declaraciones. 15 Comparecencias apud-acta.PROCESO DE 16 Catalogación de documentos físicosCATALOGACIÓN Catalogación de documentos digitales (CDs, PenDrive, 17 LexNet, etc.) Forma de repartir los documentos y procedimientos entre los 18 funcionarios. 19 Inhibiciones entre órganos de la audiencia nacional.27/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en la 20 Audiencia Nacional
  21. 21. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONALPROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL SCRRDA DE LA AUDIENCIA NACIONAL Y ÓRGANOS JUDICIALES RELACIONADOS 20 Remisión de causas entre órganos judiciales de la AN 21 Digitalización Documentación Normalizada (A4) 22 Digitalización Documentación Singular (diferentes de A4) 23 Tratamiento de Material No DigitalizablePROCESO DE 24 Configuración del escánerDIGITALIZACIÓN 25 Mantenimiento de escáner 26 Redigitalización de documentos 27 Realización de solicitudes de redigitalizaciónPROCESO DE 28 Archivo de documentación / materialARCHIVO 29 Gestión de préstamos 30 Gestión de devoluciones 31 Porteo de documentos y paquetería 32 Solicitud de asuntos antiguos 33 Devolución de documentos originales presentados en papel. 34 Registro de asuntos antiguos. Traslado del expediente a la parte actora para formular 35 demanda. Firma de declaraciones, comparecencias y demás actuaciones 36 practicadas en el órgano judicial que no sean objeto de grabación por medios técnicos. Documentos en papel o en otros soportes como cd’s, dvd’s, pen drive, u otros instrumentos de grabación, filmación y 37 semejantes, aportados en el curso de una declaración, confesión, testifical, pericial, juicio oral, etc., o por comparecencia en el juzgado. Dvds en los que se graben juicios u otras diligencias a través 38 de los sistemas de grabación instalados en las salas de vista. Acceso de las partes y de los peritos al contenido de las 39 causas. 40 Preparación del material no digitalizable una vez venza el 27/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en la 21 Audiencia Nacional
  22. 22. COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONALPROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL SCRRDA DE LA AUDIENCIA NACIONAL Y ÓRGANOS JUDICIALES RELACIONADOS plazo de custodia. 41 Préstamos y devoluciones.PROCESO DECONTROL DEL 42 Control del servicio y de la producciónSERVICIO27/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en la 22 Audiencia Nacional

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