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Présentation genève 20130617

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Présentation genève 20130617

  1. 1. Vers une intégration complète desstandards de description du Conseilinternational des Archives ?Réflexions autour du processusdécisionnel du Conseil d’Etat valaisanAlain Dubois, Tobias WildiForum des archivistes genevois – 17 juin 2013
  2. 2. Introduction•  hypothèse de départLa qualité des archives électroniques dépend de la qualité des donnéeset des métadonnées que l’on peut extraire des systèmes de gestion del’information•  un principe : le concept de gestion continue des documentsBDÉliminationVersementRéceptionCréationLettreEmailFaxUtilisationDestructionconfidentielleet écologiqueConservation définitive aux ArchivesConservation temporaire dans les locauxÉchéance de la duréede conservation dansles locaux
  3. 3. Introduction•  domaine du records management•  publication d’un Guide de gestion des documents•  dématérialisation progressive des processus d’activités•  processus décisionnel du Conseil d’Etat (2011)•  dossiers soumis à la signature des chefs de département (2013)•  mise en place d’un système de records management électronique•  Chancellerie d’Etat (2012-2013)•  Service parlementaire (2012-2013)•  Service de la culture (2013)•  Service de l’agriculture (2013)
  4. 4. Introduction•  domaine de l’archivage électronique•  mise en place d’une plate-forme de pérennisation et d’archivageconforme aux standards internationaux (ouverte en mai 2011)•  projets réalisés•  collections numériques et numérisées du Service de la culture•  publications officielles des autorités cantonales et communales•  projets en cours•  processus décisionnel du Conseil d’Etat•  dossiers des ouvrages d’art exécutés•  pièces justificatives du registre foncier
  5. 5. Introduction•  système de préparation et de conduite des séances duConseil d’Etat valaisan•  objectifs•  améliorer l’accès aux dossiers et aux documents•  améliorer la rapidité et la fluidité du processus•  garantir la traçabilité du processus•  améliorer la gestion des dossiers•  garantir la conservation à long terme des dossiers
  6. 6. Introductiondun processus décrit……à un processus informatisé
  7. 7. Introduction•  déroulement du projet (2010-2011)•  suivi du projet assuré par une direction opérationnelle•  mise en production en avril 2011•  250 utilisateurs•  150 dossiers traités par semaine en moyenne
  8. 8. Introductionun système de records management une plate-forme d’archivageun standard d’échange
  9. 9. La Metadata Map•  la Metadata Map est issue de la combinaison d’unmodèle de données emprunté au modèle deréférence OAIS …
  10. 10. 10information de représentationobjet de donnéesinformation de pérennisationinformation de descriptionformats de fichiersPronomPremis Data DictionaryEADEACproto-EAFMETS•  … et des normes et standards existants•  décrit dans le «Matterhorn METS Profile»information d’empaquetage
  11. 11. La Metadata Map – information de description•  exemple de case (système de records management électronique)Comment ?Quoi ?Quoi ?Qui ?
  12. 12. La Metadata Map – information de description•  le processus décisionnel du Conseil d’Etat peut se décliner entrois questions …•  Qui ? Service émetteur, secrétariat de département, chef de département,Chancellerie d’Etat, Conseil d’Etat•  Quoi ? Un dossier progressivement constitué tout au long du processus•  Comment ? Préparation du dossier, validations internes et préavis,décision, diffusion. Selon le type de dossier, le processus est plus oumoins variable
  13. 13. La Metadata Map – information de description•  … auxquelles répondent trois standards de description duConseil international des Archives•  Qui? è ISAAR (CPF) è EAC•  Quoi? è ISAD(G) è EAD•  Comment? è ISDF è proto-EAF
  14. 14. La Metadata Map – réflexions liées au proto-EAF•  structure qui se base sur l’EAD et lEAC comme ils existentaujourdhui•  exemple d’encodage à partir du processus décisionnel duConseil d’Etat
  15. 15. •  processus décisionnel du Conseil d’Etat décrit en proto-EAFLa Metadata Map – réflexions liées au proto-EAF
  16. 16. •  Lencodage en EAF se structure selon les différentes zones delISDF:•  Control («Function description identifier»)•  Identity («Type», «Authorised form(s) of name»)•  Context («Dates», «Description», «Legislation»)•  Relationships («Identifier of the related function», «Relation category»)•  Description hiérarchisée et récursive (comme lEAD)à Mandat, fonction, processusà Etape, sous-fonctionà ActivitéLa Metadata Map – réflexions liées au proto-EAF
  17. 17. La  descrip+on  hiérarchique  
  18. 18. <control>  
  19. 19. <iden+ty>  
  20. 20. <context>  
  21. 21. <rela+ons>  testouinonF_ID_04F_ID_02_01
  22. 22. •  Evaluation des données et des métadonnées (grille d’analyse)•  Quoi ?–  contenu (dossiers et fichiers)–  métadonnées descriptives (case, dossiers et fichiers)•  Qui ?–  groupes d’utilisateurs (rôles)–  droits d’accès (durée de protection)•  Comment ?–  éléments du processus nécessaires à la compréhension du dossierLa Metadata Map – cas pratique
  23. 23. Exemple de SIP complet encodé en XML (fichier METS) – sur labase du Matterhorn METS Profile      Métadonnées descriptivesEn-têteMétadonnées de préservationFichiersCarte de structureLa Metadata Map – cas pratique
  24. 24. Quoi ?–  Information de description encodée en EAD (dossiers et fichiers)        La Metadata Map – cas pratique
  25. 25. Quoi ? Qui ? Comment ?–  Information de pérennisation encodée en Premis      Section «Objet»Section «Evénement»Section «Agent»Section «Droits»La Metadata Map – cas pratique
  26. 26. Quoi ?–  identification des objets dans la section « Objet »        La Metadata Map – cas pratique
  27. 27. Qui ?–  identification des acteurs du processus (rôles) dans la section « Agent »        La Metadata Map – cas pratique
  28. 28. Qui ?–  identification des droits des acteurs du processus sur les objets dans lasection « Rights »        Quel acteur a quelsdroits sur quel objet ?La Metadata Map – cas pratique
  29. 29. Qui ?–  identification des acteurs du processus (rôles) dans la section « Agent »        ?La Metadata Map – cas pratique
  30. 30. •  ISAAR (CPF) est-il adapté à la description des archives électroniques ?•  description des collectivités–  Conseil d’Etat–  Département–  Service émetteur–  Service central•  description des acteurs d’un processus d’activitéLa Metadata Map – cas pratique
  31. 31. Comment ?–  identification des étapes-clés du processus dans la section « Event »        La Metadata Map – cas pratique
  32. 32. Comment ?–  identification des étapes-clés du processus dans la section « Event »La Metadata Map – cas pratiqueIs part of
  33. 33. La Metadata Map : vers une intégration complète des standardsde description du Conseil international des Archives ?•  ces standards permettent de modéliser les métadonnées autour des3 questions suivantes: Qui constitue le dossier ? Comment leconstitue-t-il ? Que produit-il ?•  le Matterhorn METS Profile permet d’encoder les éléments de laMetadata Map dans différents schémas XML–  Qui ? EAC et Premis Agent et Premis Rights–  Quoi ? EAD et Premis Object–  Comment ? EAF et Premis Events•  il n’y a pour l’heure pas de schéma XML unique pour ces standards•  l’EAF doit désormais être développé en fonction de la nouvelleversion de lEADConclusion
  34. 34. Alain DuboisArchiviste paléographeRue des Vergers 71950 Sion+41 27 606 46 17alain.dubois@admin.vs.ch    Tobias WildiIm Langacker 165405 Baden-Dättwill+41 56 470 03 37t.wildi@docuteam.ch    

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