sistemas de facturacion

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es un sistema de facturación

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sistemas de facturacion

  1. 1. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE COMPUTACIÓN S RECHO DE O ERVAD RES S DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE FACTURACIÓN E INVENTARIO DE ÓPTICA DÍAZ, C.A. Trabajo Especial de Grado para Optar al Título de Ingeniero de Computación PRESENTADO POR: Br. Ocando C., Elianni B. C.I.- V – 15.069.971 Tutor Académico: Msc. Rosa E. Zamora C. C.I.- 13.737.474 Maracaibo, Septiembre de 2.006
  2. 2. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA S RECHO DE O ERVAD RES S DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE FACTURACIÓN E INVENTARIO DE ÓPTICA DÍAZ, C.A. ii
  3. 3. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA VEREDICTO Este jurado aprueba el Trabajo Especial de Grado titulado “DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE FACTURACIÓN E INVENTARIO DE ÓPTICA DÍAZ, C.A.” que la bachiller OCANDO COLINA, ELIANNI BEATRIZ C.I. V – 15.069.971 presenta para optar al título de INGENIERO DE COMPUTACIÓN. O ERVAD RES S Maracaibo, Septiembre de 2.006 OS RECHJurado Examinador DE ____________________________ Lcda. Rosa E. Zamora C. Tutor – Jurado C.I.- V – 13.737.474 ____________________________ ____________________________ _____________________________ Ing. Carlos Urdaneta Director de la Escuela de Computación C.I.- V – 8.985.945 ____________________________ Ing. José Bohórquez Decano de la Facultad de Ingeniería C.I.- V – 3.379.454 iii
  4. 4. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA DEDICATORIA A Dios, y a la Virgen María... por guiar mis pasos desde el primer día de mi vida, hasta aquí y en adelante… S RVADO ustedes. ¡Los han esperado los frutos de su amor y esfuerzo, E triunfo es para S RES este O ERECH amo! D A mis padres Luz y Manuel, que son mi ejemplo y que por mucho tiempo A mis hermanos, que son mis compañeros, amigos y apoyo… que a su manera me dan su confianza y están conmigo cuando los necesito… A mis abuelos Angela, Enrique, Josefa (Pepa) y en especial a José (Pepo) quien tuvo que partir y no tuvo tiempo de compartir en la tierra este logro, pero que desde el cielo me acompaña y me ilumina… A mis tíos y primos que con sus consejos y su apoyo me han impulsado en mi camino… A mis amigas Carolina, Alejandra y Josmary, mis compañeras de camino, de risas, de lágrimas… Mis hermanas y consejeras… iv
  5. 5. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA A Michael, por acompañarme cuando estuve cansada, cuando creí que no tenía fuerza y por darme las suya cuando me vio flaquear… A los que creyeron en mí… y a los que no, porque en ellos también hay parte de mi fortaleza… D S RECHO E O ERVAD RES v S Elianni
  6. 6. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA AGRADECIMIENTO A mis padres Luz y Manuel, que me han acompañado a lo largo del camino, llevándome de la mano, y dándome las herramientas para alcanzar mis metas… Hoy, cuando ven cumplida su tarea, y nuestro sueño realizado… les doy O ERVAD RES mil gracias por procurar siempre lo mejor para mí… S S RECHO A las familias Cañizales, Vargas, Rojas y Rodríguez por ser mi familia DE también… Por ser parte de mi vida, de mi sueño y de este logro… A Alberto por compartir conmigo sus conocimientos… A Maribel Díaz, por permitirme desarrollar mi trabajo de grado en su empresa… A mis amigas Carolina, Alejandra y Josmary, que me acompañaron, me enseñaron y me halaron las orejas todos los días, no saben cuánto las extraño…!!!! A todos mis profesores que con todos los dolores de cabeza que me dieron y que les di fueron parte importante en mi formación. vi
  7. 7. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA A Michael, que cada noche de trabajo en la computadora evitó que me quedara dormida… A David, quien me dijo que no desmayara, que la universidad no es una carrera de velocidad, sino de resistencia... S RVADO mucho, por su En especial, a mi profe Rosa Zamora, SE tiempo poco o S RE por su O ERECH paciencia, que siempre fue mucha… y porque en muchos momentos fue más que D una profesora, fue una amiga, alguien que me escucha, me aconseja y me enseñó que aquello que juzgamos, es el reflejo de nosotros mismos… A mis amigos de la van, los que se fueron y los que estuvieron hasta el final, a mis compañeros de carrera, que pasaron conmigo verdes y maduras. Debo mencionar especialmente a Miguel Rondón, no fue sino hasta que leí tu tesis, que supe lo importante que son, y el cariño con que se les recuerda cuando se van… A todos, ¡¡un millón de gracias!! Sin ustedes no hubiera sido posible Elianni vii
  8. 8. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA RESUMEN Ocando Colina, Elianni Beatriz. “SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE FACTURACIÓN E INVENTARIO DE ÓPTICA DÍAZ, C.A.”. Universidad Rafael Urdaneta. Facultad de Ingeniería. Escuela de Computación. Trabajo Especial de Grado. Maracaibo, Septiembre de 2006. S RVADO de información La investigación tuvo como objetivo general desarrollar un sistema S RESE automatizado para el control de facturación e inventario en Óptica Díaz, C.A. La CHO investigaciónDERE es de tipo descriptiva porque en ella se miden conceptos y variables específicas que postulan con precisión el objeto de estudio, y aplicada porque resuelve el problema planteado en un período determinado de tiempo. El diseño de investigación adoptado fue el no experimental de tipo transversal – descriptivo, pues solo se definieron y analizaron las variables, sin algún tipo de manipulación. La población está conformada por la propietaria de la empresa. Las técnicas de recolección de datos fueron la observación directa, la entrevista informal no estructurada y la observación documental. El sistema se desarrolló siguiendo seis de las ocho fases del Modelo de Procesos WATCH de Montilva (2000), las cuales fueron: Análisis de dominio de la aplicación, descubrimiento de requerimientos, especificación de requerimientos, diseño del sistema, implementación del sistema y pruebas del sistema. La herramienta utilizada para el desarrollo fue Visual Basic 8.0. Los resultados obtenidos en la investigación cumplieron los objetivos planteados, concluyendo que el sistema de información automatizado agilizará los procesos de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. Palabras Clave: Sistema de Información, Control, Facturación, Inventario. viii
  9. 9. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA ÍNDICE GENERAL Pág. VEREDICTO iii DEDICATORIA iv S RVADO AGRADECIMIENTO RESUMEN S RESE O ERECH D ÍNDICE GENERAL vi viii ix ÍNDICE DE CUADROS xiii INDICE DE FIGURAS xiv INTRODUCCIÓN xvi CAPÍTULO I. EL PROBLEMA 1.1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 20 1.2.- FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 24 1.3.- OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 24 1.3.1.- OBJETIVO GENERAL 24 1.3.2.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS 24 1.4.- JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN 25 1.5.- DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 27 ix
  10. 10. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO 2.1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN 29 2.2.- FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 34 2.2.1.- SISTEMAS DE INFORMACIÓN 2.2.2.- CARACTERÍSTICAS DE 35 LOS INFORMACIÓN SISTEMAS DE VADOS RESER S RECHO SISTEMAS DE INFORMACIÓN 2.2.4.- COMPONENTES DE LOS DE 2.2.3.- TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 36 38 39 2.2.5.- FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 40 2.2.6.- ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 42 2.2.7.- CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN 44 2.2.8.- METODOLOGÍAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 47 2.3.- BASES DE DATOS 56 2.4.- OBJETIVOS DE LAS BASES DE DATOS 56 2.5.- VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS 57 2.6.- ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS 58 2.7.- CONTROL 59 2.7.1.- ELEMENTOS DEL CONTROL 60 2.7.2.- IMPORTANCIA DEL CONTROL 60 2.8.- FACTURA 61 x
  11. 11. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA 2.9.- INVENTARIO 61 2.10.- HERRAMIENTA A UTILIZAR 62 2.10.1.- VISUAL BASIC 62 2.11.- SISTEMA DE VARIABLES 63 2.11.1.- VARIABLE SISTEMA DE INFORMACIÓN 63 VADOS 2.11.2.- VARIABLE CONTROL RESER S RECHO CAPÍTULO DE III. MARCO METODOLÓGICO 63 3.1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN 67 3.2.- DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN 68 3.3.- POBLACIÓN 69 3.4.- TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS 70 3.5.- METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO 72 CAPÍTULO IV. ANÁLISIS DE RESULTADOS 4.1.- ANÁLISIS DE DOMINIO DE LA APLICACIÓN 74 4.2.- DESUBRIMIENTO DE LOS REQUERIMIENTOS 76 4.3.- ESPECIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS 77 4.4.- DISEÑO DEL SISTEMA 84 4.5.- IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA 95 4.6.- PRUEBAS DEL SISTEMA 95 xi
  12. 12. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA 4.7.- DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS 96 CAPÍTULO V. MANUAL DEL USUARIO 5.1.- DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA 99 5.2.- REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE VADOS 5.3.- INSTALACIÓN DEL SISTEMA RESER S RECHO E 5.4.- OPERACIÓN DEL SISTEMA 100 100 104 D CONCLUSIONES cxiv RECOMENDACIONES cxvii REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS cxix xii
  13. 13. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA ÍNDICE DE CUADROS Pág. 1.- MAPA DE VARIABLES 65 2.- CARACTERÍSTICAS DE LA POBLACIÓN 69 3.- ACTORES Y PROCESOS 75 S RECHO DE O ERVAD RES xiii S
  14. 14. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA ÍNDICE DE FIGURAS Pág. 1.- CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA (MONTILVA) 44 2.- CICLO DE VIDA DEL MODELO CASCADA (PRESSMAN) 49 3.- ANALISIS DEL DOMINIO DE APLICACIÓN 51 4.- DESCUBRIMIENTO DE REQUERIMIENTOS 51 5.- ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS 52 6.- DISEÑO DEL SISTEMA O ERVAD RES CHOS REDEL SISTEMA 8.- IMPLEMENTACIÓN DE 7.- DISEÑO DE COMPONENTES S 53 54 54 9.- PRUEBAS DEL SISTEMA 55 10.- ENTREGA DEL SISTEMA 55 11.- CASO DE USO GENERAL 78 12.- CASO DE USO PRIMARIO 78 13.- CASO DE USO SECUNDARIO. DATOS 79 14.- CASO DE USO SECUNDARIO. FACTURAR 79 15.- CASO DE USO SECUNDARIO. CONSULTAS 80 16.- CASO DE USO SECUNDARIO. REPORTES 80 17.- CASO DE USO SECUNDARIO. OTROS 81 18.- CASO DE USO SECUNDARIO. SALIR 81 19.- DIAGRAMA DE SECUENCIA. DATOS. 82 20.- DIAGRAMA DE SECUENCIA. FACTURAR 82 21.- DIAGRAMA DE SECUENCIA. CONSULTA 83 22.- DIAGRAMA DE SECUENCIA. REPORTES 83 23.- DIAGRAMA DE SECUENCIA. OTROS 83 24.- PANTALLA INICIO DE SESIÓN 84 25.- PANTALLA PRINCIPAL 85 26.- PANTALLA INVENTARIO 86 xiv
  15. 15. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA 27.- PANTALLA CLIENTES 87 28.- PANTALLA FACTURAR 88 29.- PANTALLA CONSULTA DE INVENTARIO 89 30.- PANTALLA CLIENTES 90 31.- PANTALLA FACTURAS 91 32.- PANTALLA ACERCA DE 91 33.- PANTALLA USUARIOS 92 S RVADO SE 34.- TABLA CLIENTES HOS RE 36.- TABLA FACTURASC DERE 37.- TABLA USUARIOS 35.- TABLA INVENTARIO 93 94 94 95 38.- ICONO DE INSTALACIÓN SETUP 101 39.- INSTALACIÓN DE ÓPTICA DÍAZ 101 40.- CAMBIAR DIRECTORIO 102 41.- CREAR NUEVO DIRECTORIO DESTINO 102 42.- INICIAR INSTALACIÓN 103 43.- ELEGIR GRUPO DE PROGRAMAS 103 44.- INSTALACIÓN SATISFACTORIA 104 45.- PANTALLA INICIO DE SESIÓN 104 46.- PANTALLA PRINCIPAL 105 47.- PANTALLA INVENTARIO 106 48.- PANTALLA CLIENTES 107 49.- PANTALLA FACTURAR 108 50.- PANTALLA CONSULTA DE INVENTARIO 109 51.- PANTALLA CLIENTES 110 52.- PANTALLA FACTURAS 111 53.- PANTALLA ACERCA DE 111 54.- PANTALLA USUARIOS 112 xv
  16. 16. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA INTRODUCCIÓN En los últimos tiempos, la economía y operaciones de las organizaciones e incluso de países enteros está basada en la información, esto obliga a los empresarios y particulares a interactuar directa o indirectamente con sistemas de S RVADO por acercarse más eficaz. Esto se evidencia en el creciente SE de la población S RE interés O ERECH a la tecnología en los diferentes sectores de la vida pública. D diferente índole: manuales o automatizados que permitan manejarla de la forma En este sentido, es importante destacar la integración de particulares y empresas al trabajo con equipos de cómputo, los cuales agilizan el procesamiento de grandes cantidades de datos y le suministran al usuario la información requerida en el menor tiempo posible lo cual hace a los sistemas de información automatizados una pieza clave en el desempeño de las empresas. Esta integración, ayuda a mejorar los procesos administrativos de la organización, lo cual se traduce en mayor competitividad y éxito en las actividades emprendidas. En esta investigación, se consideró la preocupación de Óptica Díaz, C.A. por la modernización de sus procesos de facturación e inventario, buscando obtener a futuro, un control más seguro de los mismos. A fin de cumplir los objetivos propuestos, se desarrolló un plan de investigación estructurado en cuatro capítulos, expuestos a continuación: xvi
  17. 17. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA En el Capítulo I se plantea la problemática presentada por Óptica Díaz, C.A., del mismo modo, se enuncian los objetivos generales y específicos que se espera alcanzar, la justificación de la investigación desde el punto de vista académico, económico, social y metodológico y finalmente la delimitación espacial y temporal de la investigación. A sirvenS RVqueDO de apoyo a la En el Capítulo II se exponen las bases teóricas S RESE CHO E compuesto por los antecedentes de la investigación, bases investigación, está RE D teóricas, ciclo de vida del sistema de información y explicación teórica de los lineamientos a seguir para el desarrollo del sistema de información. Por último, se definen los términos básicos que permitan la ubicación en el contexto del estudio. El Capítulo III, define el aspecto metodológico de la investigación, e incluye el tipo de investigación, diseño de la misma, técnicas de recolección de datos y fases a desarrollar según la metodología de diseño seleccionada. En el Capítulo IV se detallan los resultados obtenidos luego de la realización del sistema de información automatizado. En éste capítulo, se comprenden los datos mediante la aplicación de cada fase de la metodología y se discuten los resultados obtenidos en cada fase de desarrollo, lo cual llevará a la automatización del sistema actual. xvii
  18. 18. UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Finalmente, en el capítulo V se presenta el manual de usuario del sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A., el cual explica detalladamente todas las operaciones a realizar. S RECHO DE O ERVAD RES xviii S
  19. 19. Capítulo I. El Problema UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA CAPÍTULO I EL PROBLEMA En este capítulo se plantea en forma objetiva el problema correspondiente a esta investigación y la formulación del mismo. Asimismo, O ERVAD su justificación y delimitación espacialEtemporal. yS HOS R DEREC S se plasman los objetivos que se persiguen durante el desarrollo del estudio, 1.1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La información se define como un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un ente o fenómeno. Durante años, el ser humano ha utilizado diferentes métodos para el manejo de la información y toma de decisiones, utilizando como base el papel. Elaborar manualmente los procesos cotidianos de una organización ha sido la forma más común para la realización de tareas como facturación, inventario, registro y control de ingreso o egreso, entre otros. En los últimos, años la actualización en materia tecnológica ha adquirido importancia debido a la transformación de las condiciones de vida del ser humano. El crecimiento de la demanda de productos y servicios ha creado la necesidad de desarrollar herramientas basadas en nuevas 20
  20. 20. 21 Capítulo I. El Problema UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA tecnologías, lo cual origina la evolución de los mecanismos de trabajo, y dándoles la capacidad de manejar de modo acelerado grandes cantidades de información de manera confiable. Esta necesidad, obliga a las empresas a implementar sistemas que permitan la recepción, procesamiento almacenamiento y acceso de datos, debido al creciente movimiento de información manejado dentro de las organizaciones. S RVADO calidad de los Cada día más, la competencia ESE S R por la excelencia en la ECHO productos Ela eficiencia de servicios es mayor, y está más ligada a la y R D tecnología, por este motivo, el mercado de las tecnologías de la información requiere un nuevo estilo de empresa, la cual facilitará al cliente soluciones competitivas mediante la utilización de herramientas y metodologías actuales, y una concepción de la empresa, desde su inicio, con una estructura que optimice el costo de cualquier proyecto y potencie el conocimiento tecnológico. En este sentido, es importante la intervención de los equipos de computación, por ser el elemento de partida para la puesta en marcha de los sistemas automatizados. Con miras a satisfacer la demanda, surge la utilización de sistemas que permitan manejar la información de manera automatizada, transformando los procesos manuales y permitiéndoles ser consistentes y confiables con el uso de computadores y sistemas de información. Entre los factores más
  21. 21. 22 Capítulo I. El Problema UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA importantes para el buen funcionamiento de los mismos, está el cumplimiento de los requerimientos tácticos y estratégicos de la organización utilizando las herramientas disponibles en la actualidad. En Venezuela, el campo de los sistemas de información automatizados experimenta un crecimiento constante debido al incremento en los niveles de S RVADO un sistema de crecimiento, por lo cual se hace necesario el desarrollo de S RESE O ERECH información que permita automatizar los procesos de inventario y facturación D exigencia de las diferentes empresas. Óptica Díaz no escapa a este realizados en ella. Óptica Díaz, objeto de éste estudio, presta servicios a clientes particulares y empresas desde hace 8 años, período en el cual se han observado deficiencias en la calidad de sus servicios, así como su parte operativa y administrativa. Esta empresa, vende a sus clientes productos como lentes correctivos, de sol, de contacto, accesorios, entre otros. Cada venta es facturada manualmente y registrada en planillas, que posteriormente son vaciadas en formatos de inventario. Como consecuencia de los métodos empleados en la organización, hay facturas acumuladas, extraviadas para el momento de la entrega o en algunos casos se hace necesario realizar una nueva factura, lo cual implica
  22. 22. 23 Capítulo I. El Problema UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA un desajuste en la secuencia de facturas y la modificación de los libros de inventario, por medio de tachaduras, enmiendas o el vaciado de información en una nueva hoja. En el inventario, es frecuente la inconsistencia de datos principalmente en la salida de ítemes como monturas o lentes de sol, pues se hace tediosa la revisión de las fichas de inventario y marcar cada salida. OS RVADa la necesidad de elaboración de las actividades administrativas, aunado S RESE O ERECH mayor espacio físico, consecuencia de la acumulación de documentos en la D Es importante mencionar, el deterioro del material empleado en la utilización de este método de trabajo. Además de la ineficacia de los procesos, el costo asociado a la papelería y mobiliario necesario es cada vez mayor. Por todo lo anteriormente expuesto, Óptica Díaz, C.A. ha considerado el desarrollo de un sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario, como una herramienta capaz de manejar los registros de ventas de monturas, lentes de sol, de contacto y otros productos ofrecidos por la empresa; generar facturas y reportes de inventario. Esta información es utilizada como un instrumento eficaz para la administración, por lo cual se busca la organización de datos haciéndolos de fácil registro, almacenamiento, procesamiento, recuperación y comunicación, de acuerdo a
  23. 23. 24 Capítulo I. El Problema UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA los requerimientos de los usuarios involucrados, contando así con un sistema funcional que satisfaga sus necesidades. 1.2.- FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Cómo desarrollar un sistema de información automatizado para el control de pacientes, facturación e inventario de Óptica Díaz en Cabimas? S RECHO DE O ERVAD RES S 1.3.- OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 1.3.1.- Objetivo General: Desarrollar un sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. 1.3.2.- Objetivos Específicos: • Analizar los procesos actuales para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. • Determinar los requerimientos del sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. • Especificar los requerimientos del sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. • Diseñar el sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.
  24. 24. 25 Capítulo I. El Problema UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA • Implementar el sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. • Realizar las pruebas del sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. 1.4.- JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN VADOS Rde información automatizado presente investigación, se desarrolló un sistema S RESE O ERECH D A fin de lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos en la para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, empleando técnicas de Análisis y Diseño de Sistemas de Información el cual permitió obtener un registro actualizado, de fácil consulta y consistente que contiene los datos de los productos ofrecidos por la empresa, así como las operaciones asociadas a ellos, facilitando el manejo de la información necesaria para llevar a cabo los procesos inherentes a la empresa. Este sistema ofrecerá a los usuarios y clientes mayor calidad en los servicios prestados por Óptica Díaz, mediante la automatización de los mismos, que traerá como consecuencia la eliminación de problemas como inconsistencia o pérdida de datos, retardos al momento de consultar información, errores en la secuencia de registros y dificultades en la modificación de datos.
  25. 25. 26 Capítulo I. El Problema UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Este sistema, permitirá llevar un registro detallado de los productos con los que cuenta la óptica, lo cual favorecerá la eficacia en la elaboración de inventarios y actualización de existencias, y beneficiará los procesos realizados a diario. Para el desarrollo de la investigación se utilizaron como métodos de O ERVAD RES S recolección de datos, técnicas tales como la entrevista y la observación S RECHO DE directa, con la finalidad de obtener información referente a las operaciones realizadas en la Óptica. El sistema desarrollado en la investigación, es importante porque permite a la Óptica Díaz aumentar sus niveles de competitividad en el mercado local y regional, mediante la automatización de procesos actualmente empleados lo cual proporcionará mejor fluidez de la información en la empresa, optimización del tiempo de respuesta y transparencia en el manejo de los datos, lo cual se traduce en beneficios económicos y en la colocación de la empresa a la vanguardia de la tecnología. En este orden de ideas, es importante señalar que el sistema de información desarrollado permitirá disminuir los costos asociados a papelería, imprenta y mobiliario, además de proporcionar un mejor aprovechamiento del
  26. 26. 27 Capítulo I. El Problema UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA espacio físico y ofreciendo un ambiente de trabajo óptimo para el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Desde el punto de vista metodológico, esta investigación servirá como apoyo y punto de partida a trabajos de características similares y aportará conocimientos referentes al análisis y diseño de sistemas de información ADO desarrollo de proyectos a gran escala. SERV HOS RE DEREC S automatizados, basados en técnicas propuestas en ella y servirá para el 1.5.- DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN La presente investigación se realizó en la Óptica Díaz, C.A., situada en la Carretera “K” sector Las 5 Bocas, Municipio Cabimas del Estado Zulia. Se desarrolló en el área Ingeniería de Computación, específicamente Análisis y Diseño de Sistemas de Información en un lapso comprendido entre Enero y Julio de 2.006.
  27. 27. Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO Este capítulo consta de los antecedentes vinculados a esta investigación, las bases teóricas que la soportan y la definición de los D S VAen Odesarrollo del sistema de variables y la metodología ER OS RES empleada el H DEREC sistema de información automatizado. términos básicos empleados en su realización. Se presenta también el 2.1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN Para la realización de esta investigación se han consultado trabajos anteriores que guardan relación directa o indirecta con ella, a continuación se mencionan: Peña y Salas (2005) desarrollaron un sistema de información automatizado para el control de los procesos de facturación e inventario de la empresa Repuestos Josbri, C.A. El objetivo principal de esta investigación se centró en realizar un sistema de información para optimizar el proceso de facturación e inventario de la empresa Repuestos Josbri, C.A., llevando así un control de entrada y salida de los artículos, para la posterior consulta de la información relacionada con los inventarios. 29
  28. 28. 30 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA La metodología utilizada es de Pressman (2002), Modelo Lineal Secuencial constituido por cinco fases, de las cuales sólo fueron empleadas tres, debido a que dos de las mismas no se aplicaran al contexto por ser una propuesta de aplicación a futuro. La construcción del sistema se realizó en el lenguaje de programación Visual Basic 6.0 y el manejador de base de datos Access 2000 bajo Windows. VADOS R Como resultado de esta investigación se obtuvo una herramienta de S RESE O ERECH el logro de los objetivos y requerimientos del D software capaz de facilitar área de facturación e inventario, el control de los artículos, un manejo rápido y eficaz de la información, al mismo tiempo disminuyendo los errores asociados a operaciones manuales y los costos operativos. De igual modo, las conclusiones obtenidas, señalan que el sistema desarrollado aumenta la productividad y permite el fácil acceso a la información. Igualmente Vargas (2004), realizó un trabajo especial de grado titulado “Diseño de un sistema de información para automatizar el registro y control de afiliados a la Videotienda Frankstore” el cual sirvió de apoyo para la investigación desde el punto de vista teórico y metodológico. Su objetivo general fue diseñar un sistema de información para automatizar
  29. 29. 31 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA el registro y control de clientes afiliados a la Videotienda Frankstore. Esta investigación fue de tipo descriptiva, pues en ella se mostraron los procesos llevados a cabo para el desarrollo del sistema, empleando la metodología propuesta por Senn (1992). El diseño de esta investigación fue de tipo No Experimental – Transaccional Descriptiva, debido a que se analizó el estado de las VADOS R S RESE variables con sus condiciones en un momento específico, aplicando la O ERECH D entrevista no estructurada, observación directa, observación documental y revisión bibliográfica. Esta investigación ha permitido examinar la necesidad de diseñar un sistema de información para automatizar las actividades realizadas diariamente a fin de obtener la información necesaria en un menor tiempo y con mayor precisión y confiabilidad. Por su parte, Rondón (2003) en su trabajo especial de grado titulado “Sistema de Información automatizado para el control de los procesos administrativos de una estación de servicios”, tuvo como objetivo general desarrollar un sistema de información que automatizara los procesos administrativos de una estación de servicios. Con respecto al tipo de investigación, esta puede clasificarse como descriptiva, pues según lo establecido por Sampieri (1998), ésta mide de manera independiente los conceptos, eventos, situaciones o variables a
  30. 30. 32 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA los que se refieren. De acuerdo a su diseño, la investigación es no experimental. En cuanto a la población, está conformada por el personal administrativo de la empresa. Las técnicas de recolección de datos fueron la observación directa y la entrevista no estructurada. La metodología empleada para el desarrollo del sistema estuvo basada en seis fases de VADOS a conocer: análisis del dominio de SER OS RE la aplicación, descubrimiento del H DEREC requerimiento, especificación de requerimiento, diseño del sistema, la metodología titulada Modelo de Procesos WATCH de Montilva (2000), implementación del sistema y pruebas del sistema. La herramienta utilizada por Rondón para el desarrollo del sistema de información fue el lenguaje de programación Delphi 6.0. Los resultados arrojados por la investigación cumplieron con los objetivos propuestos llegando a la conclusión de que el sistema de información agilizará los procesos administrativos dentro de la estación de servicios, maximizando el rendimiento del mismo. Ahora bien, Camacho (2002), desarrolló un sistema de información automatizado cuyo objetivo general fue diseñar un sistema de información automatizado que permitiera el control de los procesos administrativos en la empresa Suplyaccell, C.A. Desde el punto de vista teórico, se revisaron los aportes de Montilva (1999), y Scott (1995), sobre los sistemas de
  31. 31. 33 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA información. La metodología empleada fue la de Scott (1995), para el diseño, desarrollo y posterior implantación del sistema de información automatizado para el control de los procesos administrativos. Esto dio como resultado el diseño e implantación de un sistema de información que permite realizar el proceso de facturación e inventario de la empresa de manera automatizada, eliminando las pérdidas de información que ocurrían por la realización de estos procesos en forma VADOS sistemas de información automatizadosER OS RES en empresas distribuidoras o ECH DE al detal de accesorios, pudiendo este sistema ser implantado vendedoras R manual. Como conclusiones, se refiere la posibilidad de implantar en empresas con características similares. La investigación fue de tipo descriptiva, aplicada y tecnológica. Aunado a esto, Riquezis (2001) en su trabajo especial de grado “Sistema de Información Automatizado para el control de los Procesos Administrativos” tuvo como fundamento el estudio de los procesos administrativos que existen actualmente en las empresas, donde la información obtenida no es confiable, influyendo en la manera de determinar la exactitud y veracidad de los artículos, y trae como consecuencia un alto rango de ineficiencia en dichos procesos y pérdida de tiempo. El propósito de la investigación fue desarrollar un sistema de información automatizado para el control de los procesos administrativos,
  32. 32. 34 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA manteniendo un buen manejo y exactitud del inventario y facturación al momento de procesar la información generada por las transacciones realizadas, emitiendo reportes eficientemente en el momento requerido, ofreciendo un conjunto de beneficios tanto para las empresas como a los clientes. VADOS pues se R busco solventar el problema presentado E su vez descriptiva, S RES y a O ERECH D La investigación fue clasificada como de tipo aplicada ya que se estudiaron las características de proceso operacional de sistema en las empresas detallando su funcionamiento. La metodología aplicada en esta investigación se dividió en siete fases la cual permitió diseñar el sistema de forma modular. Las herramientas de desarrollo utilizadas fueron el manejador de Bases de Datos Access y el lenguaje de programación Visual Basic 6.0 logrando una interfaz descriptiva e interactiva para despertar interés a los usuarios garantizando un desempeño óptimo de dichas actividades. 2.2.- FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA A continuación se presenta el basamento teórico pertinente a las variables de estudio de esta investigación.
  33. 33. 35 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA 2.2.1.- SISTEMAS DE INFORMACIÓN A través del tiempo, los expertos han definido los sistemas de información bajo diferentes concepciones. A continuación, algunas de estas definiciones: Senn (1992), los define como “un sistema que transforma datos brutos en información organizada, significativa y útil”. Del mismo modo, en http://es.wikipedia.org, se definen los sistemas de información como “Un VADOS R todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para S RESE O ERECH D conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas, visualización de aspectos complejos entre otros”. Por su parte, Montilva (2000) señala lo siguiente: “Un sistema de información es un sistema caracterizado porque: (1) es abierto, interactúa con su ambiente mediante el intercambio de información y se adapta a las necesidades del ambiente que lo contiene; (2) es un sistema hombre-máquina, permite el uso de máquinas (computadoras) que automatizan los procesos rutinarios de transformación, los cuales son controlados y dirigidos por el hombre; (3) su entrada está constituida por datos y su salida por información, el proceso de transformación de datos en información constituye la función esencial del sistema de información”.
  34. 34. 36 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA En este sentido, Davis (1974 citado por Montilva 1992) establece que “un sistema de información es un sistema hombremáquina integrado, que provee información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una organización”. Finalmente, Cohen (2000) expresa que un sistema de información es un “conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de la empresa o negocio”. D VAqueOS A partir de todo esto,RESER puede entenderse los sistemas de OS H DEREC información son un conjunto de elementos interrelacionados entre sí para, de forma organizada, proporcionar información capaz de facilitar la ejecución de actividades, operaciones y funciones en una organización. Un sistema de información contiene información de sus procesos y su entorno, produce la información necesaria y devuelve entradas susceptibles de evaluación y perfeccionamiento. Ellos proporcionan a la organización la información necesaria dónde y cuando se necesita. 2.2.2.- CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Según Montilva (2002), las características de los sistemas de información son las siguientes: 1.- “Es un sistema hombre – máquina, integrado por personas, elementos y equipos.” Aunque es posible la existencia de sistemas de
  35. 35. 37 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA información sin equipos computarizados (sistemas de información manuales), éstos constituyen el elemento principal de un sistema de información automatizado, pues son un mecanismo con la capacidad para simplificar el trabajo de usuarios y minimizar el tiempo de respuesta en las operaciones cotidianas de la organización. En este aspecto, Rondón (2003) señala que la relación hombre VADOSmáquinas. R participación del componente humano y su interacción con las S RESE O ERECH D – máquina en un sistema de información depende del nivel de 2.- El objetivo de un sistema de información es proporcionar información capaz de facilitar la ejecución de tareas, operaciones y funciones en una organización. La información requerida por la gerencia es sólo una parte de todo el espectro de información que el sistema puede suministrar. Sin embargo, la toma de decisiones se realiza en todos los niveles organizacionales desde la ejecución de tareas o actividades básicas hasta la planificación de estrategias. Por lo tanto, el sistema de información debe proporcionar información en todos los niveles, a personas autorizadas dentro y alrededor de la organización. 3.- La operación central del sistema de información está constituida por el procesamiento de datos, el cual permite capturar y procesar los datos originados por las transacciones y entidades (procesamiento de transacciones), y producir y diseminar para la organización y su ambiente (procesamiento de información).
  36. 36. 38 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA En virtud de ello, el desarrollo de sistemas de información ayudará al ser humano en la realización de sus tareas. Optimizará las operaciones dentro de un entorno empresarial. Asimismo, la información servirá como apoyo en la toma de decisiones en la organización. 2.2.3.- TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN De manera general, pueden clasificarse de la siguiente manera: OS VADen un conjunto de R Sistemas De Información Formal: Basados S RESE O ERECH D normas, estándares y procedimientos que permiten generar información y su llegada a quien la necesita en el momento deseado. La información formal puede ser producida por el computador. Sistemas De Información Informal: Están basados en la comunicación no formalizada, ni predefinida entre las personas de la organización. No siguen estructuras, normas ni procedimientos establecidos, porque su información puede ser bastante imprecisa, irregular e incierta imposibilitándose así el procedimiento automático. Luna (2001 citando a M.J Alexander) señala la siguiente clasificación: Sistemas De Comunicación: Transmiten información entre los diferentes subsistemas de una organización.
  37. 37. 39 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Sistemas De Información Organizacional: Formados por los flujos o canales de información que transmiten mensajes entre los diferentes niveles jerárquicos de la organización desde los niveles de planificación, pasando por los de control, hasta los operacionales. Sistemas De Información Operativos: Son definidos como sistemas de información que recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la realización de operaciones básicas en la organización. VADOS R S para que proporciona la información RE S necesariaE la ejecución de procesos O ERECH D Sistemas De Información Gerencial: Es un tipo de sistema de toma de decisiones y solución de problemas por parte de gerentes o directivos de la organización. Sistema De Apoyo Para La Toma De Decisiones: Es un tipo de sistema de información caracterizado por procesar datos para realizar automáticamente parte o todo el proceso de toma de decisiones e indicar la acción que se debe tomar para mantener a la organización dentro de condiciones normales de funcionamiento. 2.2.4.- COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Los componentes del sistema de Información pueden clasificarse de acuerdo a su naturaleza, como sigue: COMPONENTES FÍSICOS: Según Laudon (1996), incluyen los siguientes subsistemas:
  38. 38. 40 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA • Subsistema computador: Constituido por el equipo de computación y los programas que sirven de apoyo a él. • Subsistema de personal: Conformado por el componente humano, a saber: usuarios, administradores de base de datos, grupo de desarrollo y soporte. • Subsistema programador: Son los programas de aplicación para ejecutar el procedimiento de los datos, y los procedimientos para VADOS R S RESE hacer las aplicaciones operativas. O ERECH FUNCIONALES: D COMPONENTES De acuerdo a Montilva (1997) los componentes funcionales son los siguientes: • Subsistema de administración de datos: Encargado del mantenimiento y actualización de los archivos y bases de datos que permiten facilitar el almacenamiento y procesamiento de los mismos. • Subsistema de procesamiento de transacciones: Su propósito es capturar, clasificar, calcular y resumir los datos originados por las transacciones de la organización. 2.2.5.- FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Los sistemas de información tienen una serie de funciones las cuales dictan su comportamiento. Estas pueden enumerarse de la siguiente manera:
  39. 39. 41 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA 1.- Procesar transacciones: Recolectar, clasificar, ordenar, resumir y almacenar los datos producidos por las transacciones que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización. 2.- Definición de archivos: Almacenar los datos capturados de acuerdo a los siguientes parámetros: • Estructura de almacenamiento adecuado VADOS R actualización y acceso de datos. RESE S O ERECH de almacenamiento apropiados. D • Dispositivos • A través de un método que facilite el almacenamiento, 3.- Mantenimiento de esos archivos: Revisión periódica, actualizando la información; insertando, modificando eliminando datos. 4.- Generar reportes: Está produce la información requerida por los diferentes centros de información de la empresa. Entre los diferentes tipos de reportes tenemos los siguientes: • Reportes de errores: Es aquel tipo de reporte que informa acerca de las fallas presentadas por el sistema. • Reportes de actividad: Es aquel que informa de las actividades normales. • Reportes regulares: Son aquellos que se realizan semanales, anuales, mensuales, etc.
  40. 40. 42 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA • Reportes de excepción: Son aquellos que como su mismo nombre informan de situaciones excepcionales. • Reportes especiales: Son aquellos que surgen en situaciones especiales. • Reportes no planeados: Estos son que salen sin previo aviso, surgen en situaciones especiales o excepcionales. OS VADcuyas respuestas R los usuarios responde a interrogantes SE S REno predefinidas y O ERECH por lo que no requieren un formato complejo D son generalmente cortas 5.- Procesar consultas: Parte de la información requerida por como el de reportes. 6.- Mantenimiento de la integridad de los datos: Los datos mantenidos por el sistema de información deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones es garantizar su protección contra accesos indebidos o no autorizados y modificaciones malintencionadas. 2.2.6.- ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Stair (2000), establece cuatro puntos fundamentales que conforman los sistemas de información. Estos son: ENTRADA DE INFORMACIÓN: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales, proporcionadas en
  41. 41. 43 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA forma directa por el usuario; o automáticas, conformadas por datos o información provenientes de otros sistemas o módulos. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, los códigos de barras, los scanners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras. DOS VAimportantes de una es una de las actividades o RESERmás OS capacidades H DEREC computadora, pues a través de esta propiedad el sistema puede recordar ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN: El almacenamiento la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros y los discos compactos (CD-ROM). PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.
  42. 42. 44 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA SALIDA DE INFORMACIÓN: La salida es la capacidad de un sistema para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, la voz, los graficadores, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfaz automática de salida. OS VADINFORMACIÓN 2.2.7.- CICLO DE VIDA DE UN ER OS RES SISTEMA DE ERECH D Un sistema de información tiene cinco etapas bien definidas en su ciclo de vida (Robertshaw y Otros, tomado de Montilva (2000). Estas se exponen a continuación: Nacimiento Muerte Decaimiento Crecimiento Maduración Figura 1.- Ciclo de Vida de un Sistema. Fuente: Montilva (2000) Nacimiento: Todo sistema de información nace de una necesidad que impulsa el desarrollo del mismo. En esta etapa se incluye la definición del proyecto.
  43. 43. 45 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Crecimiento: Aquí se incluye la puesta en operación del sistema. En esta etapa el sistema alcanza su máximo rendimiento. Maduración: Consiste en el mantenimiento del sistema, el cual optimiza su funcionamiento. Decaimiento: En esta etapa, factores como dinámicas de VADOS obsoleto e ineficaz el sistema. RESER ECHOS DER operación, avances tecnológicos, y presiones externas o interas vuelven Muerte: Aquí se origina la paralización del sistema. En esta etapa es necesario decidir entre renovar el sistema, originando un nuevo ciclo de vida, o desecharlo por completo. Por otro lado, Senn (1992) estructura el ciclo de vida del sistema en las siguientes etapas: Investigación Preliminar: Esta actividad tiene tres elementos: Aclaración de la solicitud, por medio de la cual el usuario final precisa las necesidades de la organización y plantea la idea de desarrollar un sistema de información. Estudio de factibilidad, que se divide en técnica, económica y operativa; y Aprobación de la solicitud, donde la parte administrativa establece prioridades entre proyectos y decide la secuencia de realización.
  44. 44. 46 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Análisis y Determinación de los Requerimientos del Sistema: Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar todos los procesos para conocer la manera en que son llevados a cabo, volumen de operaciones, grado de eficiencia, existencia de problemas, gravedad de éstos si los hubiese y alternativas de solución. Una vez respondidas estas cuestiones se reúnen los S VADOidentificar R los datos acerca de los requerimientos para así S RESE O E deberá ERqueCH tener. D características las lineamientos para el nuevo sistema y los analistas realizan un estudio de Diseño del Sistema: En esta se identifican los reportes y demás salidas que se deben producir en el sistema. Los diseñadores tienen gran influencia sobre ésta fase, pues ellos tienen el deber de trabajar en conjunto con los programadores para darles a conocer las especificaciones de software totalmente completas y claras. Desarrollo del Software: Los programadores son los encargados de esta etapa, por lo tanto, ellos pueden instalar y modificar software previamente realizado. Esto se puede llevar a cabo dependiendo del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores. Ellos también juegan un papel importante en la documentación de los programas y en la asesoría acerca del manejo del mismo.
  45. 45. 47 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Prueba del Sistema: Durante esta fase el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de su correcto funcionamiento, y de que cumpla con los requerimientos de la organización. La implantación: Incluye el proceso de verificación e instalación de equipos, adiestramiento de personal y puesta en marcha de la aplicación (Senn, 1992). VADOS 2.2.8.- METODOLOGÍAS SER OS RE PARA EL DESARROLLO H DEREC SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL Para el desarrollo de esta investigación se consultaron diversas metodologías que establecieron las pautas a seguir para el desarrollo del sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A., las cuales se muestran a continuación: Pressman (1998) sugiere un enfoque sistemático, secuencial del desarrollo del software conocido como el Modelo Cascada. Comienza en un nivel de sistema y progresa con el análisis, diseño, codificación, prueba y mantenimiento. Este modelo está estructurado por cinco fases, a continuación: FASE 1.- Captura y Análisis de Requisitos: El proceso de recopilación de los requisitos se centra e intensifica especialmente para el software. Para comprender la naturaleza
  46. 46. 48 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA de los programas que hay que construir, el ingeniero de software debe comprender el ámbito de la información del software así como la función, el rendimiento y las interfaces requeridos. Los requerimientos, tanto del sistema como del software se documentan y se revisan con el cliente. FASE 2.- Diseño del Sistema: El diseño de software es realmente un proceso multipaso VADOS ES elR S software,E detalle procedimental datos, la arquitectura del R O ERECH D enfocado sobre cuatro atributos distintos del programa: la estructura de los y la caracterización de la interfaz. El proceso del diseño traduce los requisitos en una presentación del software establecida con la calidad requerida antes de comenzar la codificación. Al igual el diseño se documenta y forma parte de la configuración del software. FASE 3.- Codificación: El diseño debe traducirse en una forma legible para la maquina. El paso de codificación puede realizarse mecánicamente. FASE 4.- Prueba: Una vez generado el código, comienza la prueba del programa. Esta se centra en la lógica interna del software, asegurado todas las sentencias y funciones externas, realizando pruebas para asegurar que la entrada definida produce los resultados requeridos.
  47. 47. 49 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FASE 5.- Operación y Mantenimiento: El software sufrirá cambios después de la entrega al cliente. Los cambios ocurrirán por los errores encontrados, a que el software deba adaptarse a cambios del entorno externo, o debido el cliente requiera ampliaciones o del rendimiento. El mantenimiento del software aplica cada uno de los pasos procedentes del ciclo de vida a un programa existente en vez de uno nuevo. Captura y Análisis de Requisitos O ERECH D VADOS R S RESE Diseño del Sistema Codificación Pruebas Operación y Mantenimiento Figura 2.- Ciclo de Vida del Modelo de Cascada. Fuente: Pressman 1998. En el mismo orden de ideas, se encuentra el Modelo de Procesos WATCH de Montilva (2000). Este modelo está basado en el desarrollo de proyectos de software de pequeño o mediano tamaño, comprende ocho fases de desarrollo, ejecutadas secuencialmente en el sentido de las agujas del reloj, comenzando por la fase de análisis de dominio y finalizando con la entrega del sistema.
  48. 48. 50 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Es importante señalar, que existe una fuerte iteración entre las fases que conforman el modelo WATCH, ya que de cualquiera de ellas es posible regresar a la anterior, esto con la finalidad de: • Modificar un producto intermedio o final, tal como un requerimiento o especificación de diseño, un componente o un subsistema. VADOS previa. R • Revisar y elaborar unaESEactividad de la fase S R tarea o O ERECH • Reparar un error detectado en un producto intermedio final. D Las fases que conforman el Modelo de Procesos WATCH se explican a continuación: FASE 1.- Análisis del Dominio de Aplicación: Esta fase identifica y describe el ambiente del sistema, llamado dominio de aplicación, en el cual el software opera. Su objetivo es que el grupo de desarrollo adquiera un conocimiento adecuado del dominio e aplicación (el contexto del sistema). El producto de esta fase es el modelo del dominio de aplicación. Esta fase comienza por definir el dominio de aplicación, definiendo los límites y objetivos del sistema. Luego se identifican los procesos y actores del dominio los cuales deben ser modelados posteriormente.
  49. 49. 51 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Modelar los procesos del dominio Definir el dominio de la aplicación Identificar los actores del dominio Documentar el modelo del dominio Validar el modelo del dominio Modelar los objetos del dominio VADOS(2000) Figura 3.- Análisis del Dominio deESER OS R Aplicación. Fuente: Montilva H DEREC FASE 2.- Descubrimiento de Requerimientos: El objetivo de esta fase es descubrir y definir informalmente los requerimientos de los usuarios del sistema. Los principales productos de esta fase son: • Documento de Definición de Requerimientos (DDR) • Prototipo de la Interfaz Usuario/Sistema (U/S) Descubrimiento Requerimientos Funcionales Elaborar Prototipo de Interfaz Elaborar el documento DDR Validar el DDR Descubrimiento Requerimientos No Funcionales Figura 4.- Descubrimiento de Requerimientos. Fuente: Montilva (2000)
  50. 50. 52 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FASE 3.- Especificación de Requerimientos: Esta fase tiene como objetivo expresar los requerimientos de los usuarios de una manera formal o técnica que pueda ser entendida, sin ambigüedad, por los diseñadores del sistema. La estructura y comportamiento del sistema es especificado utilizando tres modelos: • VADOS R S RESE Funcional: Se constituye usando el diagrama de casos de O ERECH se representa a través del diagrama de clases D • Estructural: uso de UML. de UML. • Dinámico: Se representa a través del diagrama de secuencias de UML. Estos modelos conforman el documento de especificación de requerimientos, principal producto de esta fase. Derivar el Modelo de Objetos Refinar el Modelo Funcional Consolidar los modelos Elaborar el DER Validar el DER Derivar el Modelo Dinámico Figura 5.- Especificación de Requerimientos. Fuente: Montilva (2000)
  51. 51. 53 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FASE 4.- Diseño del Sistema: Su principal objetivo es traducir los requerimientos del usuario en una solución de software, es decir, es una especificación del diseño del sistema. También se especifican los detalles de las interfases de los usuarios, la estructura de la base de datos y la documentación del sistema. El principal producto de esta fase es el documento del diseño del sistema. VADOS R S RESE Diseñar la Interfaz U/S O ERECH D Diseñar la Arquitectura del sistema Diseñar la Base de Datos Elaborar el DDS Validar el DDS Diseñar la documentación del sistema Figura 6.- Diseño del Sistema. Fuente: Montilva (2000) FASE 5.- Diseño de Componentes: El objetivo de esta fase consiste en especificar el diseño de cada componente y conector de la arquitectura del sistema. El principal producto de esta fase es el Documento de Diseño de Componentes (DDC), el cual especifica la estructura (atributos) y comportamientos (operaciones) de cada uno de los componentes. Cada componente es una colección integrada de clases que son utilizadas a través de interfaces bien definidas.
  52. 52. 54 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Derivar el Modelo de Objetos Especificar servicios de C/Componente Consolidar los modelos Elaborar el DER Validar el DER Derivar el Modelo Dinámico D VMontilvaOS Figura 7.- Diseño de Componentes.ER S Fuente: A (2000). E CHOS R ERE D FASE 6.- Implementación del Sistema: Los objetivos de la fase de implementación del sistema consisten en traducir las especificaciones de diseño de un producto de software, verificar que los programas implementen el diseño y asegurar su calidad. Los productos de esta fase son: • Un sistema parcialmente probado • Documentación del sistema Planificar las pruebas Codificar los Componentes Comprobar los Componentes Probar la integración de los componentes Validar el Sistema Codificar los Componentes Figura 8.- Implementación del Sistema. Fuente: Montilva (2000).
  53. 53. 55 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FASE 7.- Pruebas del Sistema: El objetivo de esa fase es asegurar que el sistema haga lo que los usuarios y el cliente quieren que haga. El principal producto de esta fase lo constituye un sistema válido que questá listo para ser instalado. Planificar las pruebas Realizar Prueba Funcional Realizar las pruebas No Funcionales Realizar las pruebas de Aceptación VADOS R S RESE Figura 9.- Pruebas del Sistema. Fuente: Montilva (2000). O ERECH D FASE 8.- Entrega del Sistema: En esta fase el sistema es transferido de su ambiente de desarrollo a su ambiente de operación. El producto que se obtiene es un sistema instalado y en operación. Planificar las Pruebas Instalar el Sistema Adiestrar personal de soporte Realizar pruebas de Instalación Realizar pruebas de Instalación Realizar pruebas de Instalación Figura 10.- Entrega del Sistema. Fuente: Montilva (2000).
  54. 54. 56 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Luego de estudiar ambas metodologías, se decide emplear el Modelo de Procesos WATCH propuesto por Montilva (2002), por ser de fácil comprensión y permitir el cumplimiento de los objetivos de la investigación. 2.3.- BASE DE DATOS Base de datos es un conjunto exhaustivo no redundante de datos VADOS R S RESE estructurados organizados independientemente de su utilización y su O ERECH D implementación en máquina accesibles en tiempo real y compatibles con usuarios concurrentes con necesidad de información diferente y no predicable en tiempo (Trejo 2000). Dentro de este orden de ideas, Senn (1992) define una base de datos como una colección integrada de datos almacenados en distintos tipos de registros, de forma que estos sean accesibles para múltiples aplicaciones. Cabe destacar, la importancia de las bases de datos pues son de gran utilidad en el sistema de información automatizado; por medio de ellas es posible el almacenamiento, recuperación y consulta de datos. 2.4.- OBJETIVOS DE LAS BASES DE DATOS Según Martin (1994) los objetivos de una base de datos son los siguientes:
  55. 55. 57 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA • Eliminar la redundancia e inconsistencia de datos. • Facilitar el acceso a los datos. • Disminuir el aislamiento de datos. • Evitar anomalías al momento de un acceso concurrente. • Minimizar problemas de seguridad. VADOS R Según Peguero (2001), la utilización de bases de datos S RESE O ERECH D 2.5.- VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS como plataforma para el desarrollo de sistemas de aplicación en las organizaciones, se ha incrementado notablemente en los últimos años, esto se debe a las ventajas que ofrece su utilización, algunas de las cuales se comentarán a continuación: • Globalización de la información: Permite a los diferentes usuarios considerar la información como un recurso corporativo que carece de dueños específicos. • Eliminación de información redundante. Duplicada. • Eliminación de información inconsistente: si existen dos o más archivos con la misma información, los cambios que se hagan a éstos deberán hacerse a todas las copias del archivo de facturas. • Permite compartir información
  56. 56. 58 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA • Permite mantener la integridad en la información: La integridad de la información es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por objetivo almacenar sólo la información correcta. • Independencia de datos. La independencia de datos implica un divorcio entre programas y datos; es decir, se pueden hacer cambios a la información que contiene la base de datos o tener acceso a la base de VADOS R S RESE datos de diferente manera, sin hace cambios en las aplicaciones o en los O ERECH D programas. 2.6.- ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS Cohen (2000) enumera los elementos de una base de datos sde la siguiente manera: • Datos: Son la materia prima de las bases de datos. Grandes grupos de datos son los que constituyen los bloques de información que debe manejar la base de datos. • Hardware: El hardware se refiere a los dispositivos de almacenamiento en donde reside la base de datos, así como a los dispositivos periféricos (unidad de control, canales de comunicación, etc.) necesarios para su uso. • Software: Está constituido por un conjunto de programas que se conoce como Sistema Manejador de Base de Datos (DMBS: Data Base
  57. 57. 59 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Management System). Este sistema maneja todas las solicitudes formuladas por los usuarios a la base de datos. • Usuarios: Existen tres clases de usuarios relacionados con una Base de Datos: El programador de aplicaciones, quien crea programas de aplicación que utilizan la base de datos. El usuario final, quien accesa la Base de Datos por medio de un lenguaje de consulta o de programas de VAdel OS de Base R DSistema Administrator), quien se encargaRESE general del control ECHOS D R de Datos.E aplicación. El administrador de la Base de Datos (DBA: Data Base 2.7.- CONTROL Para Robbins (1996), el control es un elemento de proceso administrativo; este incluye todas las actividades empleadas para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Un control de actividades para Ogata (2000), es aquel proceso desarrollado en empresas cuya actividad se desarrolla en un entorno de fabricación. La producción de este entorno supone un proceso complejo con múltiples etapas intermedias en las que tiene un lugar. El control es parte de la formación de una organización, sin un debido control las actividades originarían un problema a corto o largo plazo, también, es la
  58. 58. 60 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA formar de planear cada suceso en la organización requiere para lograr nuevos objetivos. 2.7.1.- ELEMENTOS DEL CONTROL Según Müch (1998), el control requiere de los siguientes elementos: • Relación con lo planeado. El control siempre existe para VADOS R S RESE verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. De O ERECH D acuerdo a esto, muchas de as técnicas de planeación, lo son también de control. • Medición. Para controlar es indispensable medir y cuantificar los resultados. • Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. • Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. 2.7.2. IMPORTANCIA DEL CONTROL Para Müch (1998), el control es de vital importancia dado lo siguiente: • Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. • Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
  59. 59. 61 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA • Determina y analiza rápidamente las causas de las desviaciones originadas, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. • Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación. • Reduce costo y ahorra tiempo al evitar errores. VADOS ER Según Gómez (CitadoS RES Salas, 2005), la factura es un por Peña y O ERECH D 2.8.- FACTURA documento cuya finalidad es comprobar la realización de una transacción comercial entre un comprador y un vendedor. Al emitir la factura, el vendedor se compromete a entregar el bien o servicio y por lo mismo tiene el derecho de recibir el pago correspondiente. El comprador, al recibir la factura adquiere los derechos sobre el bien o servicio pactado y la obligación de realizar el pago de acuerdo a lo establecido en la factura emitida por el proveedor. 2.9.- INVENTARIO De acuerdo a lo descrito por Pantoja (http://www.monografias.com), el inventario está constituido por las partidas del activo corriente listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
  60. 60. 62 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA 2.10.- HERRAMIENTA A UTILIZAR Es importante explicar la herramienta de análisis y diseño del proyecto en estudio, con esto se busca tener una visión general del lenguaje de programación utilizado, a saber, Visual Basic 6.0. 2.10.1.- VISUAL BASIC Es un lenguaje de programación diseñado para facilitar el VADOS R INTERFACE) Como Windows 98, Windows NT o superior. S RESE O ERECH D desarrollo de aplicaciones en un entorno grafico (GUI-GRAPHICAL USER Visual Basic es uno de los lenguajes de programación más utilizados en los últimos tiempos. Tiene su origen en BASIC (Beginner’s All-Purpose Symbolic Instruction Code) creado en su versión original en el Darthmouth College, con el propósito de servir a aquellas personas interesadas en iniciarse en algún lenguaje de programación. Luego de sufrir varias modificaciones, en el año 1978 se estableció el BASIC estándar. La programadores sencillez del avanzados lenguaje por ganó considerarlo el desprecio un de lenguaje los para principiantes. Primero fue GW-BASIC, luego se transformó en QuickBASIC y actualmente se lo conoce como Visual Basic. Este lenguaje combina la sencillez del BASIC con un poderoso lenguaje de programación Visual
  61. 61. 63 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA que juntos permiten desarrollar robustos programas de 32 bits para Windows. Esta fusión de sencillez y la estética permitió ampliar mucho más el monopolio de Microsoft, ya que el lenguaje sólo es compatible con Windows, un sistema operativo de la misma empresa. 2.11.- SISTEMA DE VARIABLES 2.11.1. VARIABLE SISTEMA DE INFORMACIÓN VADOS R • Definición Conceptual: Según Montilva (1999), S RESE O ERECH AUTOMATIZADO. D un sistema de información es un sistema hombre-máquina que procesa datos a fin de registrar los detalles originados por las transacciones que ocurren y las entidades que intervienen en actividades de una organización, y proporcionar información que facilite la ejecución de actividades, operacionales y funciones en dicha organización. • Definición Operacional: Consiste en el desarrollo del Modelo Watch comprendido en 6 fases, las cuales son ejecutadas comenzando por las fases del dominio de aplicación y finalizando en la fase de prueba del sistema para Óptica Díaz, con la finalidad de establecer el control de facturación e inventario. 2.11.2.- VARIABLE CONTROL • Definición Conceptual: Para Müch (1998), el control puede ser definido como la evaluación y medición de la ejecución de los
  62. 62. 64 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias. • Definición Operacional: Operacionalmente, el control se refiere al proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas permitiendo que la organización desenvuelva con éxito. O ERECH D VADOS R S RESE se
  63. 63. 65 Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Cuadro 1. Mapa de Variables Objetivo General: Desarrollar un Sistema de Información automatizado para el control de facturación e Inventario de Óptica Díaz, C.A. Objetivos Específicos Variable Determinar los requeri-mientos del sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario en Óptica Díaz, C.A. Indicadores Proceso actual Analizar los procesos actuales de facturación e inventario en Óptica Díaz, C.A. Dimensiones Modelo de proceso actual. Definición de límites y objetivos. Identificación de procesos. Documento de definición VADOS de SER S RERequerimientos requerimientos. O ERECH D Diseñar el sistema de Sistema de información Información automatizado para el control de Automatizado para el Control de facturación e Facturación e inventario en Inventario. Óptica Díaz, C.A. del sistema Diseño del sistema Implementar el sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario en Óptica Díaz, C.A. Implementación del Sistema Realizar las pruebas del sistema de Información automatizado para el control de facturación e inventario en Óptica Díaz, C.A. Sistema Probado Fuente: Ocando (2006). Prototipo de Interfaz usuario/sistema. Documento diseño sistema. del del Sistema Parcialmente probado. Documentación del sistema. Sistema validado.
  64. 64. Capítulo III. Marco Metodológico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO En este capitulo se describen los lineamientos metodológicos empleados en la investigación para el desarrollo de un sistema de VADOS Óptica Díaz, C.A., teniendo en cuenta el tipoR investigación realizada, el S RESE de O ERECH técnicas de recolección de datos, la población D diseño de la misma, las información automatizado para el control de facturación e inventario de estudiada y los procedimientos empleados para obtener los resultados. 3.1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN La Base fundamental para el desarrollo de toda investigación está en la selección del tipo de la misma, debido a que de esto depende la estrategia a utilizar. Según investigación: señala Sampieri (1998), existen diversos tipos de exploratoria, descriptiva, correlacional y explicativa. Tomando en cuenta lo previamente dicho, esta investigación se clasifica como Descriptiva, pues en ella se miden conceptos y variables específicas que postulan con precisión el objeto de estudio, es decir, con la ayuda del sistema diseñado. 67
  65. 65. 68 Capítulo III. Marco Metodológico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA De acuerdo a lo expuesto por el autor, un estudio descriptivo “busca especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis”. La investigación es también de tipo aplicada, pues resuelve el problema planteado en un período determinado de tiempo. Para lograrlo, se crea un sistema de información automatizado para el control de VADOS R S RESE facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. O ERECH INVESTIGACIÓN D 3.2.- DISEÑO DE LA Para Chirstensen (citado por Sampieri y otros, 1998), el diseño de la investigación “se refiere al plan o estrategia concebida para responder a las preguntas de investigación”. Del mismo modo, el autor señala que el diseño puede ser de tipo experimental, en el cual se manipula una variable no comprobada, bajo condiciones controladas. Describiendo el origen y la causa por la cual se produce un fenómeno; y no experimental, donde el investigador no manipula las variables, sólo las estudia tal como se presentan en la realidad. En cuanto a la dimensión temporal, el diseño de la investigación puede ser de tipo transversal, donde se analiza el estado de la variable en
  66. 66. 69 Capítulo III. Marco Metodológico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA un determinado tiempo; y longitudinal, en el que se mide su evolución a través del tiempo. De tal manera que, para el presente estudio el diseño de investigación adoptado fue el no experimental de tipo transversal – descriptivo, pues solo se definieron y analizaron las variables, sin algún tipo de manipulación. Por otra parte dicha evaluación se realizó en un VADOS R presentes durante el mismo. S RESE O ERECH D determinado período, tomando en cuenta las condiciones e indicadores 3.3.- POBLACIÓN Tamayo y Tamayo (1997) definen la población como la totalidad del fenómeno que se estudia, donde las variables de población poseen una característica común, la cual se estudia y da origen a los datos generados de información. En ésta investigación la población está conformada por la propietaria de Óptica Díaz, C.A. pues ella es la encargada de todos los procesos realizados en ella. Cuadro 2.- Características de la población. CARGO Propietaria, encargada. PROFESIÓN SEXO Optometrista Femenino Fuente: Ocando (2006)
  67. 67. 70 Capítulo III. Marco Metodológico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA 3.4.- TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS Las técnicas de recolección utilizadas en la investigación son la observación directa, la entrevista informal no estructurada y la observación documental. Según Sampieri (1998) la observación “consiste en el registro sistemático, válido y confiable de comportamiento o conducta manifiesta”. DOS VAvolverse participante R observador y se familiariza con Rlugar para luego S el ESE RECHO Eobservación indirecta en la cual el observador no interactúa activo;D la y La observación puede ser directa, en la cual el investigador actúa como con los sujetos estudiados, sólo se limita a observar y registrar los resultados. Obedeciendo a este planteamiento, en esta investigación la técnica de observación utilizada es la directa, pues se examinan los procesos involucrados con el fin de recabar información referente al ambiente, actividades realizadas, frecuencia y duración de los eventos e interacciones. La entrevista no estructurada se basa en una conversación dirigida con su propósito, la cual no se guía por un modelo rígido, por lo cual proporciona libertad para la formulación de preguntas y dar luego a cierta espontaneidad, pero requiere de un lapso medianamente largo de duración.
  68. 68. 71 Capítulo III. Marco Metodológico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA En el caso particular de esta investigación se llevaron a cabo diversas entrevistas a la propietaria de Óptica Díaz, por medio de ellas se obtuvo la información necesaria acerca de los procesos de facturación e inventario y se determinaron las especificaciones del sistema, de acuerdo a los requerimientos, necesidades y procedimientos existentes. La observación documental se basa en el estudio escritos y objetos VADOSla misma, y R investigación. Este proceso se inicia desde los comienzos de S RESE O ERECH van surgiendo nuevos elementos a considerar. D se prolonga a medida que de cualquier índole considerados como documentos importantes para la Para el desarrollo de esta investigación se estudiaron los formatos de inventario mensual y anual, así como talonarios de facturas antiguos. La investigación bibliográfica permite conocer la información actualizada recientemente de acuerdo al tema en estudio, haciendo posible la determinación del avance del desarrollo de la misma. Se debe tomar en cuenta que la técnica de recolección de datos es de gran importancia para la determinación de los objetivos y a su vez de las variables. En este caso se tomaron datos de forma bibliográfica referentes al desarrollo de sistemas de información y bases de datos, que permitieron conocer los fundamentos técnicos a tomar en cuenta para el desarrollo de esta investigación.
  69. 69. 72 Capítulo III. Marco Metodológico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Es importante destacar, que entre el material bibliográfico consultado también estuvo presente la Metodología de la Investigación, la cual constituye una herramienta de gran importancia en la realización de estudios de este nivel. 3.5.- METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO La metodología empleada en el desarrollo del sistema de VADOS la cual Óptica Díaz, C.A. es el Modelo de ProcesosR S RESE WATCH de Montilva, O ERECH necesarios para su realización. De las ocho D cumple con los requisitos información automatizado para el control de facturación e inventario de fases que la componen, se tomaron en cuenta seis, a saber: • Análisis del dominio de aplicación • Descubrimiento de los requerimientos • Especificación de requerimientos • Diseño del Sistema • Implementación del Sistema • Pruebas del Sistema
  70. 70. Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA CAPÍTULO IV ANÁLISIS DE RESULTADOS En este capítulo se presenta el análisis e interpretación de la información obtenida en la investigación, tomando en cuenta la VADOS R S RESE fundamentación teórica y metodológica estudiadas previamente. HO ERECDEL DOMINIO DE LA APLICACIÓN D 4.1.- ANALISIS Utilizando las técnicas de observación directa y entrevista no estructurada se evaluaron los procesos realizados en la organización, quién los realiza y cómo se realizan. Todos los procesos llevados a cabo en Óptica Díaz, C.A. son realizados por su propietaria, quien es la única persona que labora en la empresa, los procesos competentes a esta investigación, es decir, facturación e inventario, se realizan de manera manual. En cuanto a la facturación, esta se realiza en talonarios de factura preimpresos, en los cuales se escribe manualmente la información necesaria de acuerdo a las normas tributarias establecidas por la ley, como son el nombre del cliente, cédula de identidad o RIF, dirección y teléfono. Además de ello, en la factura se especifica la cantidad de artículos vendidos, descripción y precio de venta. Al final de la misma, se 74
  71. 71. 75 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA totaliza el monto de compra adicionándose el impuesto de ley. Se conserva en la óptica una copia al carbón de la misma para archivo. El inventario se realiza mediante anotaciones en hojas tabuladas divididas en dos grupos: El inventario general de cada mes, el cual recoge información de cada una de las monturas, lentes de sol y otros productos ofrecidos por la empresa, dicha información está constituida por datos VADOS R S RESE como: Fabricante del producto, modelo, tamaño, color y material. O ERECH están tabuladas las ventas de monturas y otros En el segundo grupo, D productos, se anotan la fecha de venta, número de factura, nombre del cliente, fabricante del producto, número de página en que se encuentra ubicado en el libro de inventario, modelo, tamaño, color y material. En base a lo anterior, se decide la automatización de los procesos de inventario y facturación de Óptica Díaz, C.A. por medio de un sistema de información que permita sustituir el método manual por una herramienta manejadora de datos capaz de facilitar las operaciones de la empresa. Cuadro 3.- Actores y Procesos ACTORES PROCESOS • Propietaria de Óptica Díaz, C.A Elaboración y control Facturas • Registro de Clientes • Control de Inventario Fuente: Ocando (2006) de
  72. 72. 76 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA 4.2.- DESCUBRIMIENTO DE LOS REQUERIMIENTOS Después del análisis del dominio, se procedió a definir informalmente las necesidades del usuario. Para obtener esta información se utilizó la técnica de la entrevista no estructurada, en la cual, la propietaria expresó de forma abierta las necesidades de la organización, entre las cuales se encuentra la obtención de una herramienta que ofrezca al usuario una interfaz amigable, con un manejo sencillo de datos en un tiempo de VADOS realizar facturas y generar reportes SER de operaciones. Asimismo, OS RE H ofrecer seguridad y confiabilidad en el manejo de los datos. DEREC respuesta mínimo, esta herramienta debe permitir el control de inventario, debe Requerimientos de Entrada: • Registrar datos de los clientes, tales como cédula de identidad o RIF, nombre dirección y teléfono. • Registrar ítemes o grupos de ellos en el control de inventario, dichos registros incluyen datos como código, descripción, cantidad en existencia y precio de venta. • Incluir datos en las facturas con la información del cliente y el producto o los productos adquiridos por el mismo. • Nombre de usuario y contraseña de acceso. Requerimientos de Almacenamiento: • Base de datos para el mantenimiento (Adición, modificación, consulta y eliminación) de la información recolectada al momento de registrar los datos de entrada.
  73. 73. 77 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA • Disco duro con 2 GB de almacenamiento disponible para incluir la información en la base de datos. Requerimientos de Salida: Reportes de clientes e inventario y facturas. 4.3.- ESPECIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS VADOS de manera R en Óptica Díaz, C.A. es una herramienta que permite procesar S RESE O ERECH los procesos administrativos de la empresa. En D automatizada y efectiva El sistema automatizado para el control de facturación e inventario esta fase se representan las especificaciones de los requerimientos de los usuarios, a través del modelo funcional de diagrama de casos. Modelo Funcional: Diagrama de Casos de Uso: Son documentos cuya función es describir la secuencia de eventos de un actor (agente externo) que utiliza un sistema para completar un proceso. Estos documentos, ejemplifican e incluyen tácitamente los requerimientos en las historias que narran. Caso de Uso: Control de Facturación e Inventario. Tipo: General Actor: Propietario de Óptica Díaz, C.A. (Usuario) Resumen: El sistema solicita un nombre de usuario y clave. Deben introducirse correctamente para permitir la entrada al sistema. El usuario
  74. 74. 78 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA puede agregar, modificar, eliminar y consultar clientes, ítemes de inventario y realizar facturas. SISTEMA USUARIO Figura 11.- Diagrama de Caso de Uso General. Fuente: Ocando (2006) VADOS de uso R Siguiendo la misma línea, se ESEel diagrama de caso S R realiza CHO primario, Ecual muestra cada proceso ejecutado dentro del dominio de la el RE D aplicación. Caso de uso: Control de Facturación e Inventario. Tipo: Primario. Actor: Propietaria de Óptica Díaz, C.A. (Usuario) Resumen: El usuario, luego de validarse con su nombre de usuario y clave, realiza los procesos concernientes al sistema. DATOS FACTURAR CONSULTA REPORTES USUARIO OTROS SALIR Figura 12.- Diagrama de Caso de Uso Primario. Fuente: Ocando (2006)
  75. 75. 79 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Por otra parte, se muestran los diagramas de caso de uso secundario del sistema, los cuales especifican de forma detallada los pasos que contiene cada proceso incluido en el diagrama de caso de uso primario. Caso de uso: Datos Tipo: Secundario. Actor: Propietaria de Óptica Díaz, C.A. (Usuario) VADOS R S RESE Resumen: El usuario agrega, elimina, modifica y busca registros de O ERECH D clientes e ítemes de inventario. INVENTARIO CLIENTES USUARIO Figura 13.- Diagrama de caso de uso secundario. Datos. Fuente: Ocando (2006) Caso de uso: Facturar. Tipo: Secundario. Actor: Propietaria de Óptica Díaz, C.A. (Usuario) Resumen: El usuario introduce en la factura los datos del cliente y el ítem o ítemes adquiridos por el mismo. FACTURAR USUARIO Figura 14.- Diagrama de Caso de Uso Secundario. Facturar. Fuente: Ocando (2006)
  76. 76. 80 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Caso de uso: Consultas. Tipo: Secundario. Actor: Propietaria de Óptica Díaz, C.A. (Usuario) Resumen: El usuario consulta el listado de clientes, artículos en inventario y facturas realizadas. INVENTARIO VADOS R FACTURAS S RESE CLIENTES O ERECH D USUARIO Figura 15.- Diagrama de caso de uso secundario. Consultas. Fuente: Ocando (2006) Caso de uso: Reportes. Tipo: Secundario. Actor: Propietaria de Óptica Díaz, C.A. (Usuario) Resumen: El usuario selecciona el reporte que desea generar para obtener información impresa en papel o en pantalla de las operaciones llevadas a cabo. REPORTE DE INVENTARIO REPORTE DE CLIENTES USUARIO REPORTE DE FACTURAS Figura 16.- Diagrama de Caso de Uso Secundario. Reportes. Fuente: Ocando (2006)
  77. 77. 81 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Caso de uso: Otros. Tipo: Secundario. Actor: Propietaria de Óptica Díaz, C.A. (Usuario) Resumen: Muestra información sobre el sistema, permite agregar y eliminar usuarios y también permite el acceso a la ayuda del sistema o manual de usuario. ACERCA DE OS VADUSUARIOS R S RESE O ERECH USUARIO D AYUDA Figura 17.- Diagrama de Caso de Uso Secundario. Otros. Fuente: Ocando (2006) Caso de uso: Salir. Tipo: Secundario. Actor: Propietaria de Óptica Díaz, C.A. (Usuario) Resumen: Permite al usuario abandonar el sistema. SALIR USUARIO Figura 18.- Diagrama de Caso de Uso Secundario. Salir. Fuente: Ocando (2006) Modelo Dinámico: Diagrama Secuencial: Los diagramas de secuencia especifican el orden de pasos a seguir dentro de un proceso. Estos permiten obtener
  78. 78. 82 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA una visión concreta de la interacción y el funcionamiento de un sistema. A continuación se muestran los diagramas de secuencia del sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. Datos de clientes e ítemes Clientes e ítemes registrados VADOS R Ítem o cliente solicitado S RESE O ERECH D Código de Ítem o Cliente Modificar Datos USUARIO SISTEMA Datos Modificados Eliminar cliente o ítem Confirmar eliminación Respuesta de eliminación Figura 19.- Diagrama de Secuencia. Datos. Fuente: Ocando (2006) Datos de Factura Factura realizada Descartar Factura Factura Descartada SISTEMA Introducir Descuento USUARIO Monto de Compra con descuento Figura 20.- Diagrama de Secuencia. Facturar. Fuente: Ocando (2006)
  79. 79. 83 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Consultar Inventario Listado de ítemes Consultar Clientes Listado de Clientes SISTEMA Consultar Facturas USUARIO Listado de Facturas Figura 21.- Diagrama de Secuencia. Consultas. Fuente: Ocando (2006) VADOS R S RESE O ERECHSolicitar Reporte de Inventario D Reporte de Inventario Solicitar Reporte de Clientes Reporte de Clientes SISTEMA Solicitar Reporte de Facturas USUARIO Resumen de Facturas Figura 22.- Diagrama de Secuencia. Reportes. Fuente: Ocando (2006) Acerca de… Información del Sistema Crear Usuarios Insertar y confirmar Contraseña SISTEMA Nuevo usuario creado USUARIO Solicitar ayuda Manual de usuario Figura 23.- Diagrama de Secuencia. Otros. Fuente: Ocando (2006)
  80. 80. 84 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA 4.4.- DISEÑO DEL SISTEMA Prototipo de interfaz usuario/sistema (U/S) Una vez descubierto los requerimientos funcionales y no funcionales del usuario y de la organización, se estableció el DDR, el cual sirvió para la elaboración del diseño prototipo del sistema. El lenguaje utilizado para el desarrollo del sistema de información para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. fue Microsoft Visual Basic 6.0, ya que es VADOStales como cuenta con todos los elementos ESER de ambiente Windows OS R H botones, ER de diálogos, menús, entre otros . Todos estos elementos D cajas EC un lenguaje de programación visual, el cual es orientado a objetos y van a interactuar diariamente con el usuario final. El sistema de información automatizado de Óptica Díaz, C.A. cuenta con dos pantallas principales: La primera, es la pantalla de acceso, en la cual debe introducirse el nombre de usuario y contraseña. Figura 24.- Pantalla Inicio de Sesión. Fuente: Ocando (2006) Los elementos encontrados en esta pantalla se describen a continuación:
  81. 81. 85 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA • Usuario, en este renglón la persona autorizada a operar el sistema introduce su nombre de acceso. • Clave, es una palabra personalizada y encriptada que permite la identificación inequívoca del usuario autorizado del sistema. Su finalidad es evitar el acceso a personas ajenas a los procesos operativos de la empresa. Luego de la autenticación del usuario, se muestra la pantalla VADOS ESER Datos, Facturar, Consulta, S R Reportes, Otros y Salir. Estas, junto a sus O ERECH constituyen las operaciones que se pueden D respectivos sub-menús principal del sistema, ésta contiene una barra de menús con las opciones realizar con el sistema automatizado. Figura 25.- Pantalla Principal. Fuente: Ocando (2006)
  82. 82. 86 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Menú Datos: Dentro de él se encuentran las siguientes opciones: • Inventario: La cual abre la ventana de registro de ítemes. Los datos a ingresar son: Un código, asignado a cada ítem, el cual se coloca en el primer campo de la ventana de registro, la descripción del ítem, cantidad en existencia y precio de venta al público. En esta ventana también se encuentran las opciones de agregar, modificar, buscar, eliminar y cerrar. VADOS R Figura 26.- Pantalla Inventario. S RESE O ERECH D Fuente: Ocando (2006) • Clientes: Esta opción abre la ventana de registro de clientes. Los datos necesarios para esta operación son: Número de cédula o RIF, dependiendo del tipo de persona, si es natural o jurídica; nombre completo de la persona o empresa; dirección de la misma y número o números de teléfono. De igual modo, esta ventana posee las opciones de agregar, modificar, buscar, eliminar y cerrar.
  83. 83. 87 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Figura. 27.- Pantalla Clientes. VADOS R S RESE O ERECH Fuente: Ocando (2006) D Facturar: La opción Facturar permite acceder al formato de factura. En la parte superior, se encuentran los datos del cliente, con un botón de Agregar/Buscar, cuya función es agregar un nuevo registro de cliente si este no existe en la base de datos, o agregar los datos a la factura a partir de un registro existente por medio del número de cédula o RIF. En la parte inferior, se encuentran los datos del ítem o ítemes adquiridos por el cliente, en primer lugar se incluye el código del ítem adquirido, la descripción del mismo y la cantidad adquirida por el cliente, los botones [ + ] y [ - ] permiten agregar o eliminar ítemes de la factura. En el campo Sub-total aparecerá el monto neto de venta, en el campo Descuento se coloca el porcentaje a descontar si ese fuere el
  84. 84. 88 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA caso, y en el campo de Impuesto, aparecerá el monto correspondiente al Impuesto al Valor Agregado (IVA). En el campo Total aparecerá el monto final de la compra, el cual incluye el cálculo de descuentos e impuestos de ley. Finalmente, se observan los botones de Facturar, con el cual la factura queda almacenada en la base de datos para su posterior consulta, VADOS del mismo en la factura actual, útil en el momentoER de anular facturas, OS RES ECH modo DER estos cambios se actualizan en la base de datos, y el botón cerrar, luego, el botón descartar, el cual permite eliminar los datos introducidos cuya función es salir de la pantalla factura. Figura 28.- Pantalla Facturar. Fuente: Ocando (2006)
  85. 85. 89 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Menú Consulta: Este menú posee las siguientes opciones: • Inventario: Esta opción abre la pantalla Consulta de Inventario, la cual muestra en forma de tabla el inventario de ítemes, se observa el código del ítem, descripción, cantidad en existencia y el precio de venta. También posee la función de búsqueda compuesta por un campo de texto donde se coloca el código del artículo solicitado, el botón de búsqueda y el botón cerrar. VADOS R Figura 29.- Pantalla ESEde Inventario. S RConsulta O ERECH D Fuente: Ocando (2006)
  86. 86. 90 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA • Clientes: Esta opción permite ver la pantalla Consulta de Clientes. Al igual que en la consulta de inventario se visualizan en forma de tabla los clientes registrados en el sistema, además del campo de búsqueda y el botón cerrar. Figura 30.- Pantalla Consulta de Clientes. VADOS R S RESE O ERECH D Fuente: Ocando (2006) • Facturas: Permite visualizar la pantalla Consulta de Facturas. En ella se observan las facturas realizadas hasta el momento, pudiéndose conocer el número de la misma, la cédula o RIF del cliente, fecha y monto de compra, descuento e impuesto al valor agregado. Esta pantalla también posee el campo de búsqueda y el botón cerrar.
  87. 87. 91 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Figura 31.- Pantalla Consulta de Facturas VADOS R S RESE O ERECH D Fuente: Ocando (2006) Otros: Entre las opciones que permite visualizar este menú se encuentran las siguientes: • Acerca de: En ella se encuentra información acerca del sistema de información automatizado, como la versión y los derechos de autor. Figura 32.- Pantalla Acerca De Fuente: Ocando (2006)
  88. 88. 92 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA • Usuarios: En esta ventana se crean los nombres de usuario y contraseña de los autorizados a operar el sistema de información automatizado. En el campo ID se introducirá la identificación de usuario, en el campo Clave, se escribirá la contraseña del usuario y en el campo Repetir clave, se confirma la contraseña asignada. Asimismo, posee botones de Agregar, para confirmar la operación, Eliminar que permite borrar un usuario existente, y cerrar para terminar la operación realizada. VADOS Figura 33.- Pantalla ER Usuarios. OS RES ERECH D Fuente: Ocando (2006) • Ayuda: Abre un documento en html que contiene el manual de usuario del sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. con cada una de las operaciones realizadas por el mismo, y los pasos a seguir para llevarlas a cabo de manera exitosa.
  89. 89. 93 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Estructura de la Base de Datos: Una vez especificados formalmente los requerimientos y realizado el modelo del sistema, se procedió a la elaborar la estructura de la base de datos. Para ello se utilizó la aplicación Microsoft Access 2000, debido a la capacidad de interacción entre el lenguaje de programación seleccionado Microsoft Visual Basic 6.0 y el mismo. Esta base de datos esta compuesta por las siguientes tablas: VADOS de los • Tabla Clientes: En ella ESER la información OS R se almacena H DEREC clientes registrados en el sistema. La tabla está compuesta por RifCed, nombre, dirección y teléfono; todas de tipo texto. Figura 34.- Tabla Clientes. Fuente: Ocando (2006) • Tabla Inventario: Esta tabla contiene la información de los artículos en existencia. Está formada por Codigo y Descripcion de tipo texto, cantidad de tipo número y PVenta de tipo moneda.
  90. 90. 94 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA Figura 35.- Tabla Inventario VADOS R S RESE O ERECH Fuente: Ocando (2006) D • Tabla Factura: Esta tabla contiene la información de las facturas realizadas en el sistema de información automatizado. Está compuesta por NFactura de tipo autonumérico, CedRif de tipo texto, Fecha de tipo Fecha/Hora, Subtotal, Descuento, Iva y total; todas ellas de tipo moneda. Figura 36.- Tabla Factura Fuente: Ocando (2006)
  91. 91. 95 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA • Tabla Usuarios: Almacena la información de los usuarios autorizados a operar el sistema de información automatizado. Está formada por id y pass de tipo texto. Figura 37.- Tabla Usuarios. VADOS R S RESE O ERECH D Fuente: Ocando (2006). 4.5.- IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA En esta fase de implementación del sistema se realizaron una serie de actividades para traducir las especificaciones del diseño en un producto tipo software. El objetivo alcanzado en esta fase fue el de tener un sistema parcialmente probado para comprobar que se cumplan los requerimientos así como también la documentación del sistema. 4.6.- PRUEBAS DEL SISTEMA Posterior a la codificación del sistema, se sometió a una serie de pruebas, con la finalidad de garantizar su funcionamiento óptimo. En estas pruebas se simularon ventas que permitieran generar facturas y
  92. 92. 96 Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA reportes. Del mismo modo, se introdujeron en la base de datos ítems destinados a ser inventariados, lo cual permitió realizar críticas constructivas que ayudaran a la posterior optimización del sistema. 4.7.- DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS Al finalizar el desarrollo del sistema de información se discuten los VADOS R S RESE resultados obtenidos en cada una de las etapas de la metodología C O EREdel H de la aplicación: Se cumplió la definición •D Análisis dominio empleada: del dominio de la aplicación y se establecieron los objetivos del sistema de información por medio de la automatización de procesos dentro de la organización. Se determinó que el actor de dominio del sistema es la propietaria de Óptica Díaz, debido a que es la usuaria final. • Descubrimiento de los requerimientos: Los requerimientos se descubrieron mediante técnicas de recolección de datos como entrevista no estructurada, observación directa y observación documental, las cuales fueron aplicadas al usuario involucrado y en los archivos físicos de la óptica. Se llevó a cabo el DDR donde se establecieron los requerimientos de entrada, almacenamiento y salida necesarios para la ejecución del sistema.

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