Varautuminen EU-henkilötietosuoja-asetukseen

1. Public Miksi henkilötietojen käsittelyn riskianalyysi kannattaa?

2. © Tieto Corporation Public Ennakoiminen kannattaa • Tunnistat ajoissa asetuksen edellyttämät muutostarpeet • Rajallisen siirtymäkauden aikana ehtii toteuttamaan mahdollisesti suuriakin vaadittavia muutoksia • Pakolliset vaatimukset saattavat estää nykyisen toimintamallin tai toimintoja • Muutosvaatimusten huomioiminen muissa meneillään olevissa ja tulevissa kehitysprojekteissa • Vältät riskin saada merkittäviä seuraamuksia tietosuoja-asetuksen noudattamatta jättämisestä • Merkittävät taloudelliset sanktiot tai hallinnolliset seuraamukset, esim. varoitus • Merkittävä imagotappio, asiakkaan luottamuksen heikkeneminen tietojen asianmukaiseen käyttöön • Selkiytät henkilötietojen tiedonhallintaa • Tiedonhallinnassa olevien roolien, tehtävien ja vastuiden epäselvyyksien / puutteiden tunnistaminen • Tavoitteellisen hallintamallin kehitys EU:ssa on valmisteilla henkilötietosuoja-asetus, joka tullee voimaan vuoden 2016 alkupuolella ja sen noudattamiseen on suunnitteilla 2 vuoden siirtymäaika. 2

3. © Tieto Corporation Public Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudelle ehdotetut edellytykset: • Oltava rekisteröidyn suostumus ellei muuta lainmukaista perustetta, esim. rekisteröity osapuolena sopimuksessa, rekisterinpitäjällä lakisääteinen velvoite tai yleinen etu • Rekisterinpitäjän osoitettava että suostumus annettu tiettyjä tarkoituksia varten • Suostumus peruutettavissa milloin tahansa • Läpinäkyvyys • Rekisterinpitäjällä oltava vahvistetut menettelyt tietojen toimittamiseksi, mekanismit toimien toteuttamiseksi • Rekisterinpitäjän ilmoitettava oikaisuista ja poistoista jokaiselle vastaanottajalle • Ilmoittaminen ja tiedonsaanti • Henkilötietoja kerättäessä ilmoitettava rekisteröidylle mm. käsittelyn tarkoitukset, säilytysaika, oikaisu- ja poistamismahdollisuudet • Rekisteröidyn oikeus saada tieto käsitelläänkö tietoja vai ei ja mitä tietoja • Rekisterinpitäjän toimitettava rekisteröidylle tiedot viipymättä, kirjallisesti tai sähköisesti • Oikeus tietojen oikaisemiseen ja oikeus tulla unohdetuksi • Oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä • Oltava hyväksytyt toimintamenetelmät henkilötietojen käsittelylle 3

4. © Tieto Corporation Public Riskianalyysin tuloksena • Ymmärrät mitä velvoite omassa organisaatiossasi tarkoittaa. • Osaat tulkita asetuksen velvoitteet omaan toimintaasi sopivalla tavalla. • Ymmärrät millaisia muutoksia toiminnassa ja tietojärjestelmissä tarvitaan. • Esim. tiedonhallinnan käytännöt, tiedonvälitykseen pelisäännöt, tietojärjestelmien hyödyntäminen 4

5. Public Ota yhteyttä: Esa Manneri esa.manneri@tieto.com www.tieto.fi/euhenkilotieto