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Sendung 17-12: Special Flow

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Was ist Flow?
Flow auf mobilen Geräten
Flow erstellen: Mit oder ohne Vorlage beginnen
Nutzung von Vorlagen
Eigene Flows und Team Flows
Bausteine eines Flows
Dienste – Connectoren für Entwickler
Dienste – Connectoren selbst anlegen
Hinweis: Custom API and Debugging
Trigger
Trigger: Nach Zeitplan ausführen
Trigger: Verzögern
Trigger: Mailempfang
Trigger: Liste durcharbeiten
Trigger: Drücken eines Flic-Buttons / Bttn-Buttons
Aktionen
Aktionen: Workflow Beenden
Aktionen: Asynchrone Aktionen
Bedingungen
Schleifen
Beispiel: Benachrichtigung erhalten
Beispiel: Inhalte übersetzen
Beispiel: Dateien kopieren
Beispiel: Genehmigung anfordern
Beispiel: Genehmigung anfordern - Sequentiell
Beispiel: Genehmigung anfordern - Parallel
Beispiel: Genehmigung anfordern - Parallel
Variablen in Flow
Weitere Beispiele für Flow: Expressions (Ausdruck)
Beispiel mit Ausdrücken in Flow: SharePoint Element aktualisieren
Ausdruck (Expression) anlegen
Wie wird ein Ausdruck (Expression) aufgebaut?
Datentypen und Formate für Expressions (Ausdruck)
Inhalte umwandeln mit Flow
Was kann konvertiert werden?
Mit Strings arbeiten
Arithmetic – einfache Eingabe nicht möglich
Datum und Uhrzeit
Expressions – Bedingungen in den Flow einbauen
Was ist ein Array?
Wie greife ich auf Listeneinträge mit Flow zu?
Beispiel: Eine Tabelle mit Listeneinträgen befüllen
Array in Flow filtern
Was kann ein Array beinhalten? Objekte und Einzeleinträge
Beispiel: Doppelte Einträge finden mit contains() und union()
Flows verwalten
Unterstützung für Metadaten in SharePoint
Was sind Umgebungen?
Wie verwende ich Umgebungen?
Wie lege ich eine Umgebung an?
Einstellungen für einen Flow
Fehlerbehandlung
Limits: 50 Flows / 15 Connectoren
Richtlinien anlegen
Tipp: Flow exportieren
Tipp: Flow exportieren als JSON zur Nutzung z.B. in Azure
Common Data Service – Daten verschieben
Welche Funktion in Flow für welche Zielgruppe?
Bekannte Probleme

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Sendung 17-12: Special Flow

  1. 1. Thomas Maier www.sharepoint-schwabe.de Office 365 Akademie Special Flow
  2. 2. Office 365 Akademie Flow Office 365 Akademie
  3. 3. Office 365 Akademie Was ist Flow? Flow
  4. 4. Office 365 Akademie Flow auf mobilen Geräten Flow
  5. 5. Office 365 Akademie Flow erstellen: Mit oder ohne Vorlage beginnen Nutzung von Vorlagen Flow Ohne Vorlage beginnen
  6. 6. Office 365 Akademie Eigene Flows und Team Flows Team flow Wenn Sie Ersteller oder Besitzer eines Teamflows sind, wird dieser auf der Registerkarte Teamflows in Microsoft Flow aufgelistet. Flow
  7. 7. Office 365 Akademie Bausteine eines Flows Flow Dienste • sind die Quellen und Ziele der Daten in einem Flow. Trigger • sind Ereignisse, die einen Flow starten. Aktionen • sind Aufgaben, die durch den Flow ausgeführt werden. Bedingungen • ermöglichen Verzweigungen durch Aussagenlogik in einem Flow. Schleifen • dienen zum Wiederholen von Aktionen.
  8. 8. Office 365 Akademie Anwendungen miteinander verknüpfen - Connectoren Microsoft Flow kann mit vielen verschiedenen Anwendungen und Diensten verbunden werden. Einige Beispiele für Dienste sind Twitter, GitHub, Wunderlist, Office 365 und Google Docs. Dies sind die Quellen der Daten für Microsoft Flow und die Ziele für die Verarbeitung, die durch Microsoft Flow erfolgt ist. Sie können die gesamte Liste der Dienste anzeigen, indem Sie oben in flow.microsoft.com auf den Link Dienste klicken. Flow https://docs.microsoft.com/de-de/connectors/
  9. 9. Office 365 Akademie Anwendungen außerhalb meines Office 365 ansteuern Microsoft Flow ist nicht auf Anwendungen im Internet beschränkt. Sie können auch lokale Daten, z.B. aus SharePoint und SQL Server, in die Flows einschließen. https://flow.microsoft.com/de- de/connectors/ Flow
  10. 10. Office 365 Akademie Dienste – Connectoren für Entwickler Flow https://docs.microsoft.com/de-de/connectors/
  11. 11. Office 365 Akademie Dienste – Connectoren selbst anlegen Flow
  12. 12. Office 365 Akademie Hinweis: Custom API and Debugging • Englische Webinaraufzeichnung unter https://www.youtube.com/w atch?v=gnwY3uiquGk&index =3&list=PL8nfc9haGeb55I9w L9QnWyHp3ctU2_ThF
  13. 13. Office 365 Akademie Trigger • Jeder Flow beginnt mit einem Trigger. Es gibt viele verschiedene Typen von Triggern. Einige von ihnen sind Ereignisse in den verbundenen Webdiensten, z.B. das Senden eines Tweets durch einen bestimmten Benutzeroder das Speichern einer Datei in Ihrem Dropbox-Konto. Andere Trigger sind integriert, z.B. das Ausführen eines Flows nach einem Wiederholungszeitplan oder das Ausführen eines Flows als Reaktion auf eine Webanforderung. Schließlich gibt es manuelle Trigger, z.B. das Starten eines Flows durch Klicken auf eine Schaltfläche in Microsoft Flow oder Microsoft PowerApps. Trigger übergeben häufig Informationen über das eingetretene Ereignis an Aktionen im Flow. Flow
  14. 14. Office 365 Akademie Trigger: Nach Zeitplan ausführen Flow
  15. 15. Office 365 Akademie Trigger: Verzögern Flow
  16. 16. Office 365 Akademie Trigger: Mailempfang Flow
  17. 17. Office 365 Akademie Trigger: Liste durcharbeiten Flow
  18. 18. Office 365 Akademie Trigger: Drücken eines Flic-Buttons / Bttn-Buttons Flow
  19. 19. Office 365 Akademie Aktionen • Eine Aktion stellt dar, was tatsächlich geschehen soll, nachdem der Flow ausgelöst wurde. Dies kann eine Benachrichtigung, das Kopieren von Daten oder Dateien aus einer Quelle in ein Ziel oder eine andere Aktion, z.B. das Posten in sozialen Medien oder das Verzögern für einen bestimmten Zeitraum sein. Sie können Aktionen auch zum Abrufen von Daten aus einem Dienst verwenden, um sie für andere Aktionen zu nutzen. Flow
  20. 20. Office 365 Akademie Aktionen • Erweiterung und Anpassen von Aktionen: • Microsoft Flow nutzt die gleiche Workflow Definition Language, die von Azure Logic Apps verwendet wird. • Beispiel: Ersetzen eines bestimmten Zeichens, Abrufen des aktuellen Datums o.ä. Flow https://flow.microsoft.com/en-us/blog/use-expressions-in-actions/
  21. 21. Office 365 Akademie Aktionen: Workflow Beenden Flow
  22. 22. Office 365 Akademie Aktionen: Asynchrone Aktionen Flow
  23. 23. Office 365 Akademie Bedingungen • Bedingungen ermöglichen es Ihnen, dem Flow Entscheidungen hinzuzufügen. Wenn eine Bedingung ausgewertet wird, verzweigt sich der Flow in einen Ja-Pfad und einen Nein- Pfad. Wenn Sie z.B. Ihre in Dropbox abgelegten Urlaubsfotos nach OneDrive kopieren möchten, können Sie nach einem Trigger wie Dropbox neue Datei eine Bedingung erstellen, um zu überprüfen, ob der Dateiname das Wort Urlaub enthält, um bei Zutreffen dieser Bedingung die Datei nach OneDrive zu kopieren und andernfalls keine Aktion auszuführen. Flow
  24. 24. Office 365 Akademie Schleifen • Schleifen ermöglichen es Ihnen, eine Aktion zu wiederholen, z.B. wenn eine Aktion mehrmals oder einmal pro Element in einer Auflistung von Elementen ausgeführt werden muss. Flow
  25. 25. Office 365 Akademie Beispiel: Benachrichtigung erhalten Flow
  26. 26. Office 365 Akademie Beispiel: Inhalte übersetzen Flow Englische Anleitung dazu: https://www.sharepointeurope.com/translate-document-one-language-another-using-microsoft-flow/?platform=hootsuite
  27. 27. Office 365 Akademie Beispiel: Dateien kopieren Flow
  28. 28. Office 365 Akademie Beispiel: Genehmigung anfordern Flow https://flow.microsoft.com/de-de/documentation/modern-approvals/
  29. 29. Office 365 Akademie Beispiel: Genehmigung anfordern - Sequentiell Flow https://flow.microsoft.com/de-de/documentation/sequential-modern-approvals/
  30. 30. Office 365 Akademie Beispiel: Genehmigung anfordern - Parallel Flow https://flow.microsoft.com/de-de/documentation/parallel-modern-approvals/
  31. 31. Office 365 Akademie Beispiel: Genehmigung anfordern - Parallel Flow
  32. 32. Office 365 Akademie Variablen in Flow Flow
  33. 33. Office 365 Akademie Weitere Beispiele für Flow: Expressions (Ausdruck) Flow
  34. 34. Office 365 Akademie Beispiel mit Ausdrücken in Flow: SharePoint Element aktualisieren Flow
  35. 35. Office 365 Akademie Ausdruck (Expression) anlegen Flow
  36. 36. Office 365 Akademie Wie wird ein Ausdruck (Expression) aufgebaut? Flow
  37. 37. Office 365 Akademie Datentypen und Formate für Expressions (Ausdruck) Flow
  38. 38. Office 365 Akademie Inhalte umwandeln mit Flow Flow
  39. 39. Office 365 Akademie Was kann konvertiert werden? Flow
  40. 40. Office 365 Akademie Mit Strings arbeiten Flow
  41. 41. Office 365 Akademie Arithmetic – einfache Eingabe nicht möglich Flow
  42. 42. Office 365 Akademie Datum und Uhrzeit Flow
  43. 43. Office 365 Akademie Expressions – Bedingungen in den Flow einbauen Flow
  44. 44. Office 365 Akademie Was ist ein Array? Flow
  45. 45. Office 365 Akademie Was ist ein Array? Flow
  46. 46. Office 365 Akademie Wie greife ich auf Listeneinträge mit Flow zu? Flow
  47. 47. Office 365 Akademie Beispiel: Eine Tabelle mit Listeneinträgen befüllen Flow
  48. 48. Office 365 Akademie Array in Flow filtern Flow
  49. 49. Office 365 Akademie Was kann ein Array beinhalten? Objekte und Einzeleinträge Flow
  50. 50. Office 365 Akademie Was kann ein Array beinhalten? Objekte und Einzeleinträge Flow
  51. 51. Office 365 Akademie Beispiel: Doppelte Einträge finden mit contains() und union() Flow
  52. 52. Office 365 Akademie Beispiel: Doppelte Einträge finden mit contains() und union() Flow
  53. 53. Office 365 Akademie Flows verwalten Flow
  54. 54. Office 365 Akademie Unterstützung für Metadaten in SharePoint Flow https://flow.microsoft.com/en-us/blog/support-for-sharepoint-document-library-properties/
  55. 55. Office 365 Akademie Was sind Umgebungen? Sie können Umgebungen für Folgendes verwenden: • Trennen von Apps mit verschiedenen Rollen, Sicherheitsanforderungen oder Benutzern. • Verwalten von Test- und Produktionsumgebungen. • Trennen von Apps, Flows und Geschäftsdaten auf Grundlage des Standorts von Teams oder Abteilungen. Flow
  56. 56. Office 365 Akademie Wie verwende ich Umgebungen? Umgebungen können verschiedene Zwecke erfüllen, abhängig von den Anforderungen Ihrer Organisation. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele: • Sie können alle Ihre Apps in einer einzigen Umgebung erstellen. • Sie können eine Umgebung für die verschiedenen Typen von Apps erstellen. Sie können z.B. eine Umgebung für Test-Apps und eine andere Umgebung für Produktions-Apps erstellen. • Außerdem können Sie Umgebungen basierend auf der Organisationsstruktur oder sogar abhängig vom geografischen Standort der Teams oder Abteilungen erstellen. Wenn z.B. Teams in Australien, Mexiko und Europa arbeiten, können Sie eine Umgebung für jeden dieser Standorte erstellen und unabhängig voneinander verwalten. • Hinweis: Umgebungen sind für die Benutzer nicht sichtbar, sie müssen sich daher nicht damit befassen, in welcher Umgebung sie sich befinden. Umgebungen sind ein Tool für Administratoren, um Apps in der Organisation zu kategorisieren, zu verwalten und freizugeben. Flow
  57. 57. Office 365 Akademie Wie lege ich eine Umgebung an? Sie können Umgebungen über das Flow Admin Center mit nur zwei Schritte erstellen: 1. Benennen Sie Ihre Umgebung. 2. Wählen Sie eine Region aus, in die Umgebung gehostet wird. 3. Optional können Sie eine Datenbank für Ihre Umgebung erstellen. Sie können die Datenbank erstellen, nachdem Sie eine Umgebung erstellt haben. 4. Wählen Sie optional aus, wer auf die Umgebung zugreifen darf. Sie können den Zugriff einschränken oder allen Zugriff auf die Umgebung gewähren. Allerdings können Sie nur Zugriff auf eine Umgebung gewähren, wenn Sie eine Datenbank für die Umgebung erstellt haben. Flow
  58. 58. Office 365 Akademie Wie lege ich eine Umgebung an? Einer Person mit Zugriff auf eine Umgebung muss die Rolle environment admin (Umgebungsadministrator) oder environment maker (Umgebungsersteller) zugewiesen werden. Umgebungsadministratoren können alle administrative Aufgaben in einer Umgebung ausführen. Ein Umgebungsersteller kann Ressourcen in einer vorhandenen Umgebung erstellen. Einer Person können beide Rollen gleichzeitig zugewiesen sein. Hinweis: Alle Flow-Benutzer haben Zugriff auf eine Standardumgebung, wenn sie Zugriff auf den Flow erhalten. Benutzer können Zugriff auf mehrere Umgebungen haben. Flow
  59. 59. Office 365 Akademie Einstellungen für einen Flow Flow
  60. 60. Office 365 Akademie Einstellungen für einen Flow Flow
  61. 61. Office 365 Akademie Fehlerbehandlung Flow (Falls z.B. der Service momentan nicht zur Verfügung steht)
  62. 62. Office 365 Akademie Limits: 50 Flows / 15 Connectoren Admin-Umgebung: • Für jedes Konto gelten folgende Einschränkungen: • 50 Flows • 15 benutzerdefinierte Connectors • 20 Verbindungen pro API und insgesamt 100 Verbindungen. • Sie können ein Gateway nur in der Standardumgebung installieren. • Bestimmte externe Connectors wie z.B. Twitter implementieren eine Verbindungsdrosselung, um die Dienstqualität zu steuern. Wenn die Drosselung aktiviert ist, treten bei Ihren Flows Fehler auf. Sie können die Details zu dieser Drosselung überprüfen, indem Sie die fehlgeschlagene Ausführung im Ausführungsverlauf des Flows anzeigen. • https://flow.microsoft.com/de-de/documentation/limits-and-config/ Flow
  63. 63. Office 365 Akademie Limits im Admin Center prüfen Admin-Umgebung: Flow
  64. 64. Office 365 Akademie Richtlinien anlegen Da immer mehr Dienste zum Erstellen von Workflows mit Microsoft Flow verfügbar sind, müssen Sie vertrauliche oder kritische Geschäftsdaten schützen, die in Unternehmensdiensten wie SharePoint oder Salesforce gespeichert sind. Möglicherweise muss in Ihrer Organisation eine Richtlinie erstellt werden, um sicherzustellen, dass sensible Unternehmensdaten nicht in Diensten für Endverbraucher veröffentlicht werden, z.B. in Twitter oder Facebook. Mit Microsoft Flow können Sie problemlos Richtlinien für die Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) erstellen, um genau zu steuern, für welche Dienste für Endverbraucher Ihre Geschäftsdaten freigegeben werden können, wenn die Benutzer Flows erstellen. Flow
  65. 65. Office 365 Akademie Tipp: Flow exportieren Flow • z.B. von der Testumgebung in die Produktivumgebung • kein Export (derzeit) von • Benutzerdefinierten Connectoren • Connectoren • Benutzerdefinierte Rollen und Berechtigungssätze (Custom CDS roles) https://flow.microsoft.com/de-de/blog/import-export-bap-packages/
  66. 66. Office 365 Akademie Tipp: Flow exportieren als JSON zur Nutzung z.B. in Azure Flow
  67. 67. Office 365 Akademie Logic App in Azure kann aufgerufen durch einen Flow Flow
  68. 68. Office 365 Akademie Innerhalb eines Workflows einen anderen ausführen Flow
  69. 69. Office 365 Akademie Common Data Service – Daten verschieben Die Nutzung des Common Data Service in Microsoft Flow bietet Ihnen z.B. folgende grundlegende Möglichkeiten: • Erstellen Sie einen Flow zum Importieren von Daten, Exportieren von Daten oder zum Ergreifen von Aktionen in Bezug auf Daten (z.B. Senden von Benachrichtigungen). Beachten Sie, dass dieser Ansatz keinen umfassenden Synchronisierungsdienst darstellt. Er ermöglicht Ihnen lediglich das Verschieben von Daten in oder aus Entitäten. Flow
  70. 70. Office 365 Akademie Welche Funktion in Flow für welche Zielgruppe? Flow
  71. 71. Office 365 Akademie Bekannte Probleme Flow • SharePoint-Liste in „Meine Websites“ und Listen, die nicht den Typ Benutzerdefinierte Liste aufweisen, werden nicht unterstützt. Erstellen Sie als Problemumgehung eine benutzerdefinierte Liste in einer SharePoint-Standardwebsite. • Gespeicherte SQL-Prozeduren können nicht auf lokalen SQL Server-Instanzen ausgeführt werden. Zurzeit werden gespeicherte Prozeduren nur von SQL Azure unterstützt. • Karten mit Do-until-Schleife weisen Renderingprobleme auf, wodurch Inhaltsverweise aus Arrays erschwert werden. • Dokumentmetadaten werden nicht aus Triggern für SharePoint-Dokumentbibliotheken zurückgegeben. • Flows können keine Schreibvorgänge in den Feldern „Suche“, „Auswahl“, „Personen und Gruppen“ und „Taxonomie“ in SharePoint-Listen ausführen. Es wird empfohlen, ein einfaches Zeichenfolgenfeld zu verwenden, bis dieses Problem behoben ist. • Dateitrigger werden nicht für Dateien ausgelöst, die innerhalb von geschachtelten Ordnern im ausgewählten Ordner hinzugefügt werden.
  72. 72. Leiter Collaboration & Consulting Office 365, SharePoint, Dynamics CRM, Skype for Business

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