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Sendung 17 09 Special: Teams & Groups

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• Aktuelle News zu Teams
• Wie funktioniert Teams genau?
• Verbindung zu weiteren Office 365 Apps
• Administration
• Bekannte Probleme

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Sendung 17 09 Special: Teams & Groups

  1. 1. Thomas Maier www.sharepoint-schwabe.de Office 365 Akademie September Special: Teams & Groups
  2. 2. Office 365 Akademie Teams & Groups Office 365 Akademie
  3. 3. Office 365 Akademie Themenüberblick • Aktuelle News zu Teams • Wie funktioniert Teams genau? • Verbindung zu weiteren Office 365 Apps • Administration • Bekannte Probleme Teams & Groups
  4. 4. Office 365 Akademie Klarstellung: Groups und Teams Teams & Groups http://icansharepoint.com/everyday-guide-office-365-groups/
  5. 5. Office 365 Akademie Aktuelle News zu Teams Teams & Groups
  6. 6. Office 365 Akademie Skype for Business wird zu Teams Teams & Groups http://spmoshpit.de/2017/09/microsoft-teams-verleibt-sich-skype-for-business-ein/
  7. 7. Office 365 AkademieTeams & Groups Warum Teams ein Konkurrent zu Skype for Business ist
  8. 8. Office 365 AkademieTeams & Groups Warum Teams ein Konkurrent zu Skype for Business ist
  9. 9. Office 365 AkademieTeams & Groups Warum Teams ein Konkurrent zu Skype for Business ist
  10. 10. Office 365 Akademie Warum Teams ein Konkurrent zu Skype for Business ist • Teams ist technisch moderner aufgebaut: • (Statt SIP/TCP over 5061 oder SIP/HTTP nutzt Teams direkt HTTP-APIs) Teams & Groups https://www.msxfaq.de/cloud/teams/teams_vs_sfb.htm
  11. 11. Office 365 AkademieTeams & Groups Warum Teams auch ein Konkurrent zu Outlook ist…
  12. 12. Office 365 AkademieTeams & Groups Warum Teams auch ein Konkurrent zu Outlook ist…
  13. 13. Office 365 Akademie Teams kommt in den Windows Store • Interessant vor allem auch für Windows S Teams & Groups
  14. 14. Office 365 Akademie Externe Nutzer • Voraussetzung um jemand von Extern einzuladen: Azure Active Directory Konto (Microsoft Account wird derzeit noch nicht unterstützt) • Das Team darf nicht „Privat“ sein, sondern muss „Öffentlich“ sein • Auch in SharePoint taucht der Gast dann in den Berechtigungen auf. (Gelöst über eine AD Gruppe) Teams & Groups
  15. 15. Office 365 Akademie Externe Nutzer • Was der Gast nicht darf • Neues Team anlegen • Neuen Teams beitreten • Organigramm einsehen • Bots, Apps oder Connectoren zu einem Team hinzufügen Teams & Groups http://spmoshpit.de/2017/09/externe-benutzer-mit-microsoft-teams/ https://support.office.com/de-de/article/Guest-access-in-Microsoft-Teams-bd4cdeec-4044-4b4b-9df1-beb139013a3f?ui=en-US&rs=en-US&ad=US
  16. 16. Office 365 Akademie Externe Nutzer • Fehlermeldung: TeamsDisabledForTenantForbidden Teams & Groups Um dies zu ändern müssen Sie die globalen Teams-Einstellungen ändern. Dazu müssen Sie in das Office 365 Admincenter. Klicken Sie dort auf Settings => Services & add-ins = Microsoft Teams. Gehen Sie dort zum Abschnitt Settings by user/license type und klicken Sie auf das DropDown. Wählen Sie Guest aus und aktivieren Sie den Zugriff. Änderung speichern und das war es dann auch. https://nicothiemer.de/2017/09/14/ein-problem-beim-einladen-von-externen-benutzern-in-microsoft-teams-beheben/
  17. 17. Office 365 Akademie Chat erlaubt nun formatierten Text Teams & Groups
  18. 18. Office 365 Akademie Wie funktioniert Teams genau? Teams & Groups
  19. 19. Office 365 AkademieTeams & Groups Was passiert beim anlegen eines Teams bzw. einer Group?
  20. 20. Office 365 Akademie Wo werden meine Dateien aus Teams gespeichert? • Alle Dateien landen in SharePoint in einer eigenen Site Collection für die jeweilige Group. • In SharePoint wird eine Dokumentenbibliothek angelegt • Jeder Kanal ist ein Ordner in der Bibliothek Teams & Groups
  21. 21. Office 365 Akademie Zwei verschiedene Berechtigungskonzepte treffen aufeinander • Teams und SharePoint-Berechtigungen können unterschiedlich sein! Teams & Groups
  22. 22. Office 365 AkademieTeams & Groups Welche Daten landen in Exchange? - Jedes Team und jede Group erhalten eine Group Mailbox sowie einen Kalender - Meetings die in Teams erstellt werden landen im Exchange Kalender - Meetings die in Exchange (Outlook) erstellt werden, werden auch nach Teams synchronisiert
  23. 23. Office 365 AkademieTeams & Groups Wann nutzt Teams OneDrive for Business? - Dateien die im privaten Chat geteilt werden, landen in OneDrive for Business (in einem dafür angelegten Ordner) - Inhalt von OneDrive for Business wird bei „Dateien“ dargestellt
  24. 24. Office 365 Akademie Wo werden meine Unterhaltungen aus Teams gespeichert • Derzeit aber keine Abfrage- oder Zugriffsmöglichkeit auf die Daten! • Der Status in Teams ist jedoch unterschiedlich als der Skype for Business-Status. Setze ich mich beispielsweise in Skype for Business auf „Nicht stören“ und arbeite in Teams weiter, dann kann dort weiterhin der „Verfügbar“ Status eingestellt sein. Teams & Groups
  25. 25. Office 365 Akademie Kann ich meine gesendeten Chatnachrichten bearbeiten oder löschen? • Sie können Ihre Chatnachrichten in den ersten 24 Stunden nach der Veröffentlichung bearbeiten oder löschen. Klicken oder tippen Sie in der rechten oberen Ecke der Chatnachricht auf das Symbol „Weitere Optionen“ (…), und wählen Sie dann Bearbeiten oder Löschen aus. Teams & Groups
  26. 26. Office 365 Akademie Dateien: Delve Integration in Teams Die Zusammenstellung der Dateien erfolgt mithilfe von Delve bzw. dem Office Graph Teams & Groups https://tracyvanderschyff.com/2017/08/05/office-delve-and-office-graph/
  27. 27. Office 365 Akademie Was geschieht, wenn ein Mitglied eines Teams entfernt wird? • Das Team funktioniert nach wie vor. Alle Daten bleiben erhalten, und alle vorhandenen Benutzer können das Team weiterhin verwenden. Wenn der entfernte Benutzer der einzige Besitzer des Teams war, können IT-Administratoren wieder die Kontrolle über das Team übernehmen. Dazu fügen sie im Office 365 Admin Center sich selbst oder eine andere Person als Teambesitzer hinzu. Das Team erkennt diese Änderung. Connectors, die der entfernte Benutzer zum Team hinzugefügt hat, funktionieren nicht mehr. Geplante Besprechungen funktionieren weiterhin, da sie im Gruppenkalender enthalten sind. Teams & Groups
  28. 28. Office 365 Akademie Sind Teamnamen aus Microsoft Teams in dem globalen Adressbuch sichtbar, das in Outlook angezeigt wird? • Ja, Teamnamen aus Microsoft Teams werden im globalen Adressbuch von Outlook angezeigt. Teams & Groups
  29. 29. Office 365 Akademie Kann ich Teams zu einer bestehenden Gruppe hinzufügen? • Ja. Beim erstellen eines neuen Teams kann ich eine bestehende Gruppe auswählen. Teams & Groups
  30. 30. Office 365 Akademie Können Gruppen zusammengeführt werden • Nein. • Nur durch manuelle Arbeit. Teams & Groups
  31. 31. Office 365 Akademie Teams: Wiki hat nichts mit dem SharePoint Wiki zu tun Speicherort ist aber SharePoint Teams & Groups *.mht-Datei: Multipurpose Internet Mail Extension HTML Dateien Versionierung ist aktiviert
  32. 32. Office 365 Akademie Was ist der T-Bot Teams & Groups • Hilfe-Funktion in Teams • T-Bot schreibt mir nach gewisser Zeit auch von selbst Nachrichten
  33. 33. Office 365 Akademie Verbindung zu weiteren Office 365 Apps Teams & Groups
  34. 34. Office 365 Akademie SharePoint als Registerkarte in Teams Teams & Groups Zwar kann ich prima auch eine andere Dokumentbibliothek außer der zu Teams gehörenden meinem Kanal hinzufügen – allerdings handelt es sich dabei nur um eine Verlinkung! Es wird dadurch keine Verknüpfung bzgl. der Berechtigung hergestellt! Metadaten in Form von Spalten fehlen.
  35. 35. Office 365 Akademie PowerApps für Teams • Die App und die Datenquelle muss für die Team-Mitglieder freigegeben sein! Teams & Groups
  36. 36. Office 365 Akademie Teams & OneNote Integration über SharePoint • Schön: Es handelt sich tatsächlich um das gleiche Notizbuch • Achtung: Beim hinzufügen in Abschnitten in SharePoint, sind diese in Teams nicht sichtbar! Teams & Groups http://blog.ciaops.com/2017/08/microsoft-teams-and- onenote-integration.html?m=1
  37. 37. Office 365 AkademieTeams & Groups Planner – abgespeckte Version in Teams!
  38. 38. Office 365 Akademie Outlook Integration • https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/19%3ameeting_... Teams & Groups https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Teams-Blog/Now-available-Outlook-add-in-to-schedule- meetings-in-Microsoft/ba-p/71157 • Kann über Add-ins auch deaktiviert werden. • Derzeit nur Interne Benutzer • Das Add-In ist für geplante Besprechungen mit bestimmten Teilnehmern, nicht für Besprechungen in einem Kanal. Channel- Meetings müssen von Teams angelegt werden. • Das Add-In funktioniert nur mit der „modernen Authentifizierung“
  39. 39. Office 365 Akademie Connectors Teams & Groups
  40. 40. Office 365 Akademie Google Analytics in Teams Teams & Groups https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/25/integrateconnect-google-analytics-with- microsoft-teams/
  41. 41. Office 365 Akademie Administration Teams & Groups
  42. 42. Office 365 AkademieTeams & Groups Anforderungen
  43. 43. Office 365 Akademie Wie administriere ich Teams: Teams Add-in Einstellungen Teams & Groups
  44. 44. Office 365 Akademie Wie administriere ich Teams: Teams Add-in Einstellungen Teams & Groups Hierbei handelt es sich um die Erweiterung der Registerkarten
  45. 45. Office 365 Akademie Wie administriere ich Teams: Teams Add-in Einstellungen Teams & Groups
  46. 46. Office 365 Akademie Wie administriere ich Connectoren? Teams & Groups
  47. 47. Office 365 Akademie Was passiert nach Abschaltung von Apps? • Was passiert mit alten Bot-Gesprächen? Wenn ein Benutzer eine bestehende Konversation mit einem Bot hatte, dann bleibt der gesamte Inhalt dieser Konversation intakt. Der einzige Unterschied ist, dass die Benutzer nicht in der Lage, mit dem Bot zu interagieren, also nicht mehr senden oder empfangen Nachrichten. • Was passiert mit alten Tabs? Wenn eine App deaktiviert ist, verschwinden alle Tab-Instanzen in der Benutzeroberfläche. Wenn die App wieder aktiviert ist, werden alle bereits vorhandenen Tab-Instanzen genau so angezeigt, wie Sie sie verlassen haben. • Was passiert mit konfigurierten Connectoren? Wichtig: Gesperrte Apps mit Connectors können keine Nachrichten mehr senden. Wenn eine App wieder aktiviert ist, können bereits vorhandene konfigurierte Connectors Nachrichten senden. Teams & Groups https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Teams-Blog/New-admin- controls-for-apps-in-Teams/ba-p/78975
  48. 48. Office 365 Akademie Querladen externer Apps in Teams Teams & Groups
  49. 49. Office 365 Akademie Wo lege ich weitere Cloudspeicher an? Teams & Groups
  50. 50. Office 365 Akademie Überblick über meine Teams: Gruppen im Admin Center Teams & Groups
  51. 51. Office 365 Akademie Überblick über meine Teams: Gruppen im Admin Center Teams & Groups
  52. 52. Office 365 Akademie Gruppen-Aktivität im Admin-Center anzeigen lassen • Der vorhandene Office 365- Gruppenbericht wird um Aktivitäten in Sharepoint- Websites und - Gruppen in Yammer, die mit der Office 365- Gruppe verknüpft sind, erweitert. Teams & Groups
  53. 53. Office 365 Akademie Protokollfunktion für Groups Teams & Groups
  54. 54. Office 365 AkademieTeams & Groups Gruppenmitgliedschaft in Groups
  55. 55. Office 365 Akademie Dynamische Gruppenmitgliedschaften Teams & Groups
  56. 56. Office 365 Akademie Wiederherstellen einer Gruppe • https://support.office.com/de- de/article/Wiederherstellen-einer- gelöschten-Office-365-Gruppe-b7c66b59- 657a-4e1a-8aa0-8163b1f4eb54?ui=de- DE&rs=de-DE&ad=DE •  PowerShell notwendig! Teams & Groups
  57. 57. Office 365 Akademie Wie kann ich ein Team oder eine Group archivieren • Derzeit leider gar nicht. • Workaround: • Fügen Sie einen neuen Gruppenbesitzer hinzu. Idealerweise sollte dies ein spezielles Compliance-Administrationskonto anstelle eines Mieteradministrators sein. • Entfernen Sie alle Besitzer aus der Mitgliederliste der Gruppe. • Entfernen Sie alle Benutzer aus der Mitgliederliste der Gruppe. • Stellen Sie sicher, dass die Gruppe „privat“ ist, damit die Dokumente unsichtbar für Delve oder andere Suchvorgänge bleiben. • Blockieren Sie E-Mails, indem Sie die primäre SMTP-Adresse der Gruppe ändern und die RequireSenderAuthenticationEnabled-Eigenschaft auf $True setzen. Es werden dann auch keine Nachrichten von Extern mehr angenommen. Alternative: z.B. nur die Dateien sichern per SharePoint Teams & Groups
  58. 58. Office 365 Akademie Wie kann ich meine Dateien in Teams sichern? • SharePoint Bibliothek: Aufbewahrungsrichtlinien nutzen • Flow: eine Kopie erzeugen lassen an einen anderen Ort z.B. ein Record-Center (der Flow könnte auch durch einen bestimmten Spaltenwert ausgelöst werden) Teams & Groups
  59. 59. Office 365 Akademie Wichtige Beschränkungen • Es gibt ein Limit an maximalen Groups in einem Tenant (500.000) – bedenken Sie, dass mittlerweile bei „fast jede Aktion“ eine Group in Office 365 angelegt wird (SharePoint Site, Planner, Yammer…) Besitzer pro Group: 100 (seit Juli 2017) / Mitglieder: max 999 / Teams pro Nutzer: 250 (außer der globale Admin) • Alle Groups sind per Standard öffentlich und für jeden Mitarbeiter zugänglich! • Es gibt kein „Lesen“-Recht - alle haben Editierrechte • Group Owner sind auch automatisch Websitesammlungsadministratoren im zugehörigen SharePoint! • Jeder innerhalb der Gruppe kann neue Mitglieder hinzufügen – sind bereits Externe in Ihrem Active Directory können auch diese hinzugefügt werden! Teams & Groups
  60. 60. Office 365 AkademieTeams & Groups Owner und Member in Teams: Wer darf was?
  61. 61. Office 365 Akademie Tipps zur Governance • Schränken Sie die Gruppenersteller ein! • Richten Sie Namenskonventionen ein (Ansonsten kann jemand eine Gruppe „Vorstand“ einrichten – und hat somit auch die Mailadresse „vorstand@ihrefirma.de“ • „Lösungsweg“ (PowerShell…) http://rob-the-ninja.de/office-365-groups-governance-teil-1 http://rob-the-ninja.de/office-365-groups-governance-teil-2 • https://support.office.com/de-de/article/Steuern-wer-Office-365-Gruppen-erstellen-kann-4c46c8cb- 17d0-44b5-9776-005fced8e618?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE Teams & Groups
  62. 62. Office 365 Akademie Tipps zur Governance Teams & Groups • Öffentliche Vorschau: Lebenszyklus- Verwaltung von Office 365-Groups (Azure AD Premium) • Die Besitzer müssen dann die Gruppe erneuern, sie werden 30 Tage vor Ablauf darauf hingewiesen. Ansonsten wird die Gruppe gelöscht. https://techcommunity.microsoft.com/t5/Office-365-Blog/Office-365-groups-expiration-is-now-in-public-preview/ba- p/94637?utm_content=buffer817e7&utm_medium=social&utm_source=twitter.com&utm_campaign=buffer
  63. 63. Office 365 Akademie Zugriff auf Log-Dateien von Teams Teams & Groups
  64. 64. Office 365 AkademieTeams & Groups Konnektivität: IP-Adressen und Ports von Teams
  65. 65. Office 365 Akademie Administrationsmodul für PowerShell bei Github • Github hat ein Administrations- modul für Teams bereitgestellt • https://github.com/sanderdewit/tea ms-module Teams & Groups
  66. 66. Office 365 Akademie Bekannte Probleme Teams & Groups
  67. 67. Office 365 Akademie Bekannter Fehler: 5.000 Elemente in OneNote • "Eine oder mehrere Dokumentbibliotheken auf Benutzer oder Gruppe OneDrive enthält mehr als 5.000 OneNote Elemente" Fehler beim Zugriff auf ein Notebook für Microsoft-Teams Teams & Groups https://support.microsoft.com/de-de/help/4040551/one-or-more-of-the-document-libraries-on-the-user-or-group-s-onedrive
  68. 68. Office 365 AkademieTeams & Groups Bekannte Probleme
  69. 69. Office 365 AkademieYammer
  70. 70. Office 365 Akademie PartnerMacher

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