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The legal framework of higher education
Degree Awarding Powers
• Universities are autonomous, self‐governing institutions 
which operate within a regulated enviro...
Types of Degree Awarding Power
Foundation Degrees (England and Wales only)
• Further education institutions offering highe...
Some Relevant Legislation
• The Education Reform Act 1988 makes it an offence to offer a 
‘degree’, ‘bachelor’, ‘master’ o...
What is a University?
An organisation wishing to apply for approval to use the title 
‘university’ must:
• have been grant...
What is a Business?
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Is a University a Business?
• A business, also known as an enterprise or a firm, is an 
organisation involved in the trade...
• Universities straddle the public/private sector.  
They must try to operate like a business, such 
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What do you think the role of an 
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• Teacher
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What does business‐like mean to 
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What does business‐like mean to 
• Universities have become much more business like in 
recent years, for ex...
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• The sector has seen a move over the last few 
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How are Universities Funded?
• HEFCE Funds
– Teaching/ QR/Other
• Tuition Fees
– UG, PGT, PGR – Home and Overseas
• Resear...
HEFCE Funding 2012/13
Teaching 3,231
Research 1,558
HEIF 156
Other 442
HEFCE Funding 2014/15
Knowledge Exchange
Teaching 1,582
Research 1,558
Knowledge Exch 160
HEFCE Teaching Funding
• HEFCE’s Teaching funding allocation 
₋ Student numbers in subject 
₋ Variou...
HEFCE Research Funding (QR)
• HEFCE’s Mainstream QR income based on: 
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• Charities funding
– Unweighted for quality
– Based on HESA returns
– Normally averaged over ...
• The major costs of any university are the pay 
costs (that is the cost of staffing)
– These are often the hardest costs ...
• Cost Control is different from Cost Cutting!
– Ongoing process
– Strategic  focus
– Long term efficiency
– Investment in...
Planning and reporting cycle
Mid Year
Five Year
Full Year
Accounting policies
• Normally set by Finance Director and approved by 
Board of Governors
• Comply with UK Generally Acce...
Accounting Concepts
Accountants assume, unless there is evidence to the contrary, that a 
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Financial statements
• Income and expenditure account
– Results of operations for year ending 31 July
• Balance sheet
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Differences between financial statements
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Financial Statements
• Used for external reporting
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A toolkit for new professionals (June 2014) - business-like but not a business


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A toolkit for new professionals (June 2014) - business-like but not a business

  1. 1. BUSINESS‐LIKE BUT NOT A  BUSINESS The legal framework of higher education
  2. 2. Degree Awarding Powers • Universities are autonomous, self‐governing institutions  which operate within a regulated environment for higher  education. • The power to award degrees is regulated by law.  • To be able to award a recognised higher education degree in  the UK an organisation must be authorised, either by Royal  Charter or Act of Parliament – as recommended by the QAA.
  3. 3. Types of Degree Awarding Power Foundation Degrees (England and Wales only) • Further education institutions offering higher education  provision in England or Wales. Taught Degrees • HEIs with a proven track record of successful validated  provision. Research Degrees • HEIs with existing taught degree awarding powers. Understanding Higher Education: The One Day Nutshell
  4. 4. Some Relevant Legislation • The Education Reform Act 1988 makes it an offence to offer a  ‘degree’, ‘bachelor’, ‘master’ or ‘doctor’ award unless offered  by a degree‐awarding body as recognised by Secretary of  State, Act of Parliament or Royal Charter. • The Business Names Act 1985 states only bodies properly  approved can use the name ‘university’. • Under the Further and Higher Education Act 1992, the Privy  Council was also responsible for approving the use of the  word 'university' (including 'university college') in the title of a  higher education institution. Understanding Higher Education: The One Day Nutshell
  5. 5. What is a University? An organisation wishing to apply for approval to use the title  ‘university’ must: • have been granted powers to award taught degrees • normally have at least 1,000 full time equivalent higher  education students, of whom at least 750 are registered on  degree courses (including foundation degree programmes),  and the number of full time equivalent higher education  students must exceed 55% of the total number of full time  equivalent students • be able to demonstrate that it has regard to the principles of  good governance as are relevant to its sector
  6. 6. What is a Business? Wikipedia • A business, also known as an enterprise or a firm, is an  organisation involved in the trade of goods, services, or  both to consumers.  • Businesses are prevalent in capitalist economies, where  most of them are privately owned and provide goods  and services to customers in exchange of other goods,  services, or money. • Businesses may also be not‐for‐profit or state owned.  • A business owned by multiple individuals may be  referred to as a company.
  7. 7. Is a University a Business? • A business, also known as an enterprise or a firm, is an  organisation involved in the trade of goods, services,  or both to consumers.  • Businesses are prevalent in capitalist economies, where  most of them are privately owned and provide goods  and services to customers in exchange of other goods,  services, or money. • Businesses may also be not‐for‐profit or state owned.  • A business owned by multiple individuals may be  referred to as a company.
  8. 8. • Universities straddle the public/private sector.   They must try to operate like a business, such  as having business processes , whilst  remaining loyal to what a University actually is • The word "university" is derived from the  Latin universitas magistrorum et scholarium,  which roughly means "community of teachers  and scholars.“ What does business‐like mean to  Universities?
  9. 9. What do you think the role of an  academic is within a university?
  10. 10. • Teacher • Researcher • Consultant • Leader • Senior Manager What do you think the role of an  academic is within a university?
  11. 11. What does business‐like mean to  Universities? • Universities are business‐like in that we need  to produce a ‘surplus’ each year in order to  remain sustainable. – HEFCE says so! – Recommends 4‐5% surplus – Surplus is turned into cash – Funds working capital and capital expenditure
  12. 12. What does business‐like mean to  Universities? • Universities have become much more business like in  recent years, for example, adopting more  commercial processes and techniques, including  – P2P – O2C – Workflow systems
  13. 13. Business Like – changes in personnel • The sector has seen a move over the last few  years to professional finance staff running the  business rather than academics. – Director of Finance, rather than an academic bursar • This leads to more clarity of what is required and  allows the business like industry processes to be  introduced. • Better understanding of funding and cost control
  14. 14. How are Universities Funded? • HEFCE Funds – Teaching/ QR/Other • Tuition Fees – UG, PGT, PGR – Home and Overseas • Research Income – Industry, RC’s, Europe, Other Overseas etc • Other Income – Consultancy, Residences, etc.
  15. 15. HEFCE Funding 2012/13 Teaching Research HEIF Other £m Teaching 3,231 Research 1,558 HEIF 156 Other 442
  16. 16. HEFCE Funding 2014/15 Teaching Research Knowledge Exchange Other £m Teaching 1,582 Research 1,558 Knowledge Exch 160 Other 583
  17. 17. HEFCE Teaching Funding • HEFCE’s Teaching funding allocation  methodology ₋ Student numbers in subject  groupings ₋ Various rates of grant by subject  ₋ Scaling factors to keep within budget ₋ ‘old regime’ and ‘new regime’  categories
  18. 18. HEFCE Research Funding (QR) • HEFCE’s Mainstream QR income based on:  – Quality profile of each Unit of Assessment (UoA) in last  RAE Weightings: 4*(world leading) 7 3*(internationally excellent) 3 2*(recognised internationally) 1 1*(recognised nationally) 0 – Volume of research activity • Category A generally funded staff FTE in last RAE – Unit funding in each UoA (variable)
  19. 19. HEFCE Research Funding (QR) • Charities funding – Unweighted for quality – Based on HESA returns – Normally averaged over 2 years • Business Research Element (BRE) – introduced in 2007‐08 – Unweighted for quality – Based on HESA returns – 2014‐15 allocations based on average of 2011‐12 and 2012‐13  Research Income from UK industry, commerce and public corporations • Research Degree Programme student supervision funding – Home/EU students in years 1‐3 only – Returned annually in RAS
  20. 20. • The major costs of any university are the pay  costs (that is the cost of staffing) – These are often the hardest costs to manage! • Non Pay – Difficult to forecast • Deprecation – Cost of investing in equipment and buildings • Interest and Charges The costs of running a University
  21. 21. • Cost Control is different from Cost Cutting! – Ongoing process – Strategic  focus – Long term efficiency – Investment in the future • Decisions made now affect future cash and  operating results Cost Control is vital to the running of  any institution!
  22. 22. Planning and reporting cycle Budget Mid Year Forecast Monthly Results Five Year Forecast Full Year Results Future Present PastFinancial Statements (Annual Report) Management accounts
  23. 23. Accounting policies • Normally set by Finance Director and approved by  Board of Governors • Comply with UK Generally Accepted Accounting  Practice (GAAP) • True and Fair view • UoM uses ‘Historical cost convention’ • Institution should judge the appropriateness of  accounting policies to its particular circumstances  against the objectives of: – Relevance – Reliability – Comparability – Understandability
  24. 24. Accounting Concepts Going  Concern Accountants assume, unless there is evidence to the contrary, that a  company is not going broke. This has important implications for the  valuation of assets and liabilities. Consistency Transactions and valuation methods are treated the same way from  year to year, or period to period. Users of accounts can, therefore,  make more meaningful comparisons of financial performance from  year to year. Where accounting policies are changed, companies are  required to disclose this fact and explain the impact of any change. Prudence Profits are not recognised until a sale has been completed. In  addition, a cautious view is taken for future problems and costs of  the business (the are "provided for" in the accounts" as soon as their  is a reasonable chance that such costs will be incurred in the future. Matching (or  "Accruals") Income should be properly "matched" with the expenses of a given  accounting period.
  25. 25. Financial statements • Income and expenditure account – Results of operations for year ending 31 July • Balance sheet – Financial position as at 31 July – Shows assets and liabilities of institution – ‘Snapshot’ • Cashflow statement – Movements in cash during year ending 31 July
  26. 26. Differences between financial statements and management accounts Financial Statements • Used for external reporting • Reporting to External stakeholders  and Board of • Formats strictly controlled by law,  accounting requirements  (Statement of Recommended  Practice – SORP) • Prepared at institutional level – include items which are only  considered at that level, eg pension liabilities • Used for internal reporting and  decision‐making • Reporting to Heads of School,  Deans, Senior Management Team,  Finance Committee • Formats more flexible and  management led • Prepared at school/faculty level Management Accounts
  27. 27. Business‐like Financial Processes • Government Funding cuts increase pressure to  understand finances  • Prepare Financial Statements but follow sector  specific guidance • Better Management Accounting information • Understand the academic roles
  28. 28. Social Value! • Not everything that is profitable is of social  value and not everything of social value is  profitable • HE’s are important to the UK Economy,  working in Research, SME engagement etc.