La reunión de KickoffCurso de Dirección de            Proyectos
Introducción» El kickoff es como un baile de presentación en sociedad ó como unaprimera cita : es la primera vez que nos v...
Antes del kick-off» Recopilar y “digerir” la información disponible (oferta, modelo de costes,  planificación, actas reuni...
Cómo prepararse  » Hay que preparar la documentación en formato    ejecutivo, que incluya la información relevante que    ...
La Reunión» Temas a tratar e información necesaria que debemos llevar preparada :     » Nuestra visión del Proyecto y Alca...
Después del kick-off   » Elaborar y entregar en los dos días siguientes el     acta de la reunión, indicando claramente lo...
Después del kick-off» La clave básica después del kick-off es :
Gracias…                          y buena Suerte        Curso de Dirección de        ProyectosMaría Jesús Salido Rojomaria...
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Gestión de proyectos III

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Gestión de proyectos III

  1. 1. La reunión de KickoffCurso de Dirección de Proyectos
  2. 2. Introducción» El kickoff es como un baile de presentación en sociedad ó como unaprimera cita : es la primera vez que nos ven gestionando el trabajo » Hay que establecer un clima de confianza » Debemos manejar toda la información disponible » Se deben manejar las expectativas del cliente, y gestionar los posibles riesgos » Debemos prepararnos mental y físicamente, y ser conscientes del impacto que causaremos » Hay que poner en marcha trucos y herramientas que nos permitan derribar los muros de la resistencia al cambio » Hay que dar protagonismo a los interlocutores del cliente, y a los participantes, haciéndoles ver la importancia de su labor
  3. 3. Antes del kick-off» Recopilar y “digerir” la información disponible (oferta, modelo de costes, planificación, actas reuniones comerciales, etc)» Si no se ha participado en el proceso comercial, hablar con quien lo hizo. » Convocar una reunión “interna” de enfoque (expectativas del cliente, información útil, quién es quién, tono requerido –formal/informal-, etc.) » Diseñar el equipo de trabajo (quién, cuándo, dónde, etc.) » Convocar el kick-off con una semana de antelación al menos. Conocer a quién se convoca, papel de cada uno. Elegir el día y hora convenientemente. » Estudiar la planificación, el alcance, el equipo: identificando posibles riesgos, internos ó externos, y preparar una estrategia antes de ir a la reunión
  4. 4. Cómo prepararse » Hay que preparar la documentación en formato ejecutivo, que incluya la información relevante que debamos discutir y mostrar » Trabajarla lo máximo posible con el responsable del proyecto del cliente » Preparar el material y el entorno (salas, proyectores, muestras de documentos, bolis, libretas, carpetas, tarjetas, etc.) » Confirmar con el interlocutor del cliente los asistentes » Compartir la información con el responsable del proceso comercial, si no somos nosotros
  5. 5. La Reunión» Temas a tratar e información necesaria que debemos llevar preparada : » Nuestra visión del Proyecto y Alcance » Calendario, hitos principales y entregables » Riesgos (en caso necesario, y enfocados en positivo) » Presentación del Equipo, roles y responsabilidades. Foros de seguimiento » Protocolos de aprobación, fases y gestión de cambios » Disponibilidad necesaria de las personas del cliente » Plan de comunicación » Próximos pasos» Hay que moderar la reunión» Antes de que un tema se enquiste, si no es el foro de decisión adecuado, proponer una reunión monográfica del tema, con los “decisores”» Es posible que haya que preparar dos reuniones, una interna del cliente y otra con nosotros (establecer nuestra influencia)
  6. 6. Después del kick-off » Elaborar y entregar en los dos días siguientes el acta de la reunión, indicando claramente los compromisos y tareas adquiridos por ambas partes, y el responsable ó responsables de cumplirlos » Nunca tardar más de dos días en entregar las actas de las reuniones » Llamar al interlocutor para contrastar impresiones y recoger cualquier punto discordante, que permita orientar nuestra posición » Nunca prometer nada que no se pueda cumplir » Ser riguroso en los compromisos adquiridos » Convocar siempre las reuniones con antelación y una agenda predefinida, estableciendo nosotros tiempos estimados para cada tema, y manejarlos
  7. 7. Después del kick-off» La clave básica después del kick-off es :
  8. 8. Gracias… y buena Suerte Curso de Dirección de ProyectosMaría Jesús Salido Rojomaria.salido@gmail.com

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