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Checklist Eventos

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Check List para realizar eventos efectivos. Elaborado por Francisco J. Tapia Lobo. Fundador de KnowMadrid, Socials Business Center.

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Checklist Eventos

  1. 1. 1. Concepto del Evento:  Definir Objetivosw  Definir programa del evento y eje argumental (eslogan, imagen gráfica) 2. Sobre Contenidos;  Parlamentos / Discursos - Contenidos, redacción de discurso de empresa para entregar (infografías, diagramas, ppt) - Selección de material a exponer, redacción y selección de textos. - Diseño y aprovechamiento de espacios.  Producción Gráfica / Audiovisual - Diseño poster e invitación - Diseño programa de mano - Base de Imágenes; Logo, fotos equipo, imágenes simbólicas. - Video de presentación (Propuesta creativa) - Edición audiovisual. - Producción e impresión de elementos. - Soportes audiovisuales; pantalla, proyector, mando. - Roll Up y Pop Up.  Animación - Concurso de fotografía; Instagram / Twitter / Facebook para potenciar difusión - Música; DJ o Lista de Spotify. - Obsequios; - Libro de Firmas - Dinámica de Networking. Va a depender del perfil del público asistente. 3. Sobre los asistentes
  2. 2.  Necesidades asistentes - Mapa de la zona. Crear poniendo localización del Evento y servicios disponibles - Transporte / desplazamiento asistentes. Facilitar - Edad y sexo (para avanzar en las necesidades)  Protocolo; - Discursos - Banderas - Relaciones 4. Sobre logística del Evento - Fecha y horarios; ¿ventajas e inconvenientes? - Lugar; características físicas del espacio. - Seguridad - Indicaciones - Transporte - Recursos (materiales y humanos) 5. Sobre la atmósfera del Evento - Recepción - Decoración / personalización de espacios - Señalización. 6. Sobre Medios Técnicos - Sonido e iluminación; espacios a sonorizar, iluminación - Grabación y reportaje fotográfico. - Edición. - Intercomunicadores organización (Walki en el móvil) 7. Sobre relaciones con los Medios - Promoción; Convocatoria asistentes; email, email interno, seguimiento, canales de eventos, redes sociales. - Gabinete de prensa; contacto con los medios, dossier de prensa, convocatoria, seguimiento, necesidades de la prensa atención durante el evento. 8. Sobre Catering
  3. 3. - Tipo de servicio (buffet, banquete,..) menús, selección de proveedores, impresión, personal necesario, barra y tipología (barra libre, tikects,…), personal técnico. 9. Sobre Servicios Auxiliares - Seguridad - Asistentes / Azafatas - Presentador - Animadores. 10. Sobre Resultados del Evento - Cuantificación objetivos - Control de resultados (test y repercusión)

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