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ご近所事務局ゼミナール
「ご近所事務局学」概論
成果志向の事務局をつくるために
広石 拓司
hiroishi@empublic.jp
場づくりを科学する
• 協力しあって新しい事業を生み出す「場づくり」を
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• 場づくりを“センス”から開放する
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3
あの人だから
できる
基本的な考え方
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その人らしさ
事務局とは?
事務局の基本的機能
• 総務 : 運営基盤とモノの管理
• 経理 : お金の管理
• 労務 : 人の管理
+広報
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事務局の抱える問題の例
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【ミニ・ワーク】
「事務局の仕事」を3パターンで説明する!
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50字程度で書いてください。
• 「事務局の仕事って最悪。こんなつまらない仕事、
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外発的動機としての事務局
• 外発的動機としての事務局
「やらなきゃいけないからやる」
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外発的動機としての事務局
• 外発的動機としての事務局
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「それが仕事だからやる」
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(プロスペクト理論)だが、事務の成果の一つ
は「普通な運営」
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外発的動機の課題
• 外発的動機は、報酬と結びつきやすい
• 成果は小さく、リスク・負担は大きく評価しがち
(プロスペクト理論)だが、事務の成果の一つ
は「普通な運営」
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が組織内で行き交うことがふえてくる
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• 作業が何に役立つか自覚できている
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事務局は補助なのか、補完なのか
• 補助 やっている人の不足を埋める
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• 手配
• ケア
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事務局があって
リーダーシップ
は完成される
事務局は組織をつくる
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ファイリング
• ファイリングは何のためにやるのか?
 書類を整理するため
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すぐにわかるため
前の仕事の知見を整理して次につなぐため
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22
ファイリングは成果の向上につながる
• 書類を探す手間が減る=コストの削減
• 見つからないことによるストレスが軽減する
→ 自分・メンバー・組織にいらつかない
• 業務をする時に、前の業務のやり方がわかり、
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• 成果を生みだす時間を広げることができる
→ 自分・メンバー・組織に対する信頼感が生まれる
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23
人は「やりたいこと」をやりたい!
• 必要な書類をすぐに探せる
→ 妨げられずに仕事ができる
• 必要な書類が探せる状況にある
→ 自分の仕事をアシストしてくれる環境への信頼感
• 妨げられることなく、やりたいことに集中でき、
フローに入った人は、通常以上の結果を出す
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24
事務局の仕事は・・・
• メンバー全員が安心して、心地よく仕事をし、
最も生産性高く成果を出せる環境をつくる
• 最も小さなコストできる仕組みをつくる
※コスト=費用ではない
• モノ、ヒト、カネを通して、支えあっていると
実感できる仕組みをつくる
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25
「生産性を高める事務局」となるために
① もっとよくできる!と思う気持ち
② ビジョンを定める
③ 一人でかぶらない
④ 範囲と時間を定める
⑤ 業務をイベントにしない
⑥ ITを使いこなす
⑦ 評価すること
©empublic
26
①もっとよくできる!という気持ち
• 「よくしなきゃ!」という気持ちだけでは、
焦るばかり・・・
• 観察 - どこで時間のロスがあるか、
どこでミスが多く生じるのか
• 情報収集 - 他の動き、新しい技術
• 裏打ちのある「もっとよくできる!」を
©empublic
27
②ビジョンを定める
• ミス→遅れ→急ぎの対応→ミス→・・・の循環
に陥らないように
• 現状への対応に追われない!
• 現状の問題への対応は現状を維持し、変化
を起こすことができない
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らのズレを意識して作業する
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28
③一人でかぶらない
• 事務作業は、事務局員だけでやらない
• 事務局がフォローしすぎると、事務局の
負担ばかり増える (忙しさ ≠ やりがい)
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の人に担ってもらえる仕組みづくりを
例) 売上・経費別に現金管理の封筒を分ける
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29
④範囲と時間を定める
• 事務局の仕事の多くは「範囲と時間を定める」
• 一つ、一人に多くのものを詰め込まない
• シンプルにすることでミスを減らせる
• 自分が何をどこまで担うのか明確になる
• 時間を定めて、そこでできる作業方法と内容
を設定する (不安からの過剰作業はしない)
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30
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31
⑤業務をイベントにしない
• イベント=非日常なもの
(作業した!と感じるが、しんどい)
例)領収書を溜めて一気に精算する
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• ワークフローを整備するのは事務局の仕事
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⑥ ITを使いこなす
• ITツールの導入=ワークフローの変革
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⑦ 評価すること
• ふりかえり力=組織力
• 良いところを伸ばし、課題から学ぶ
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事前に決める
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34
事務局を楽しめるように
• 非営利、ボランティアだからこそ、
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