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「ご近所事務局学」概論

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NPO、地域活動において事務局は、どのような役割を果たすべきか、効果的に進めるには、どうしたらいいか、まとめています。

「ご近所事務局学」概論

  1. 1. ご近所事務局ゼミナール 「ご近所事務局学」概論 成果志向の事務局をつくるために 広石 拓司 hiroishi@empublic.jp
  2. 2. 場づくりを科学する • 協力しあって新しい事業を生み出す「場づくり」を 社会全体に広げるために • 場づくりを“センス”から開放する • その人らしさと思いを 安心して発揮できる 場づくり術を 多くの人が使えるように ©empublic 3 あの人だから できる 基本的な考え方 スキルセット (OS) 目的・状況にあう プログラム (アプリ) 使う人の個性 その人らしさ
  3. 3. 事務局とは? 事務局の基本的機能 • 総務 : 運営基盤とモノの管理 • 経理 : お金の管理 • 労務 : 人の管理 +広報 +運営全般 ©empublic 4
  4. 4. 事務局の抱える問題の例 • 「センスのいいビジネスパーソンだけが集まる会」 は成立しづらい • PTAの幹事を決めるストレス • 誰も書類を期限通りに出してくれない ©empublic 5
  5. 5. 事務局の仕事の前向きではないイメージ • やりたいことをやるために、やらざるを得ない作業 • 企画や実行の補助 • 書類形式の規定など、制約だらけ • 誰でもできること • たくさんふってくる • 成功して「普通」だが、失敗すると罰せられる ©empublic 6
  6. 6. 【ミニ・ワーク】 「事務局の仕事」を3パターンで説明する! • 「事務局の仕事って何ですか?」と質問されたら、 あなたは、直感的に、どのように回答しますか? 50字程度で書いてください。 • 「事務局の仕事って最悪。こんなつまらない仕事、 他にはない」と表現するには?(50字で) • 「事務局の仕事って、最高!こんないい仕事って 他にない!」と表現するには?(50字で) ©empublic 7
  7. 7. 事務局が「たいへん」になるのは? • 活動が目的 / 事務は手段 となり、 関係者が事務局員の存在を「手段」となりがち • 主たる活動から事務の内容が規程され、 「他律的な仕事」となった時、「たいへんなもの」 になる ©empublic 8
  8. 8. 外発的動機としての事務局 • 外発的動機としての事務局 「やらなきゃいけないからやる」 「それが仕事だからやる」 ©empublic 9
  9. 9. 外発的動機としての事務局 • 外発的動機としての事務局 「やらなきゃいけないからやる」 「それが仕事だからやる」 • メンバーは無報酬だが、事務局担当にはお 金を払うNPOは多くある 報酬による動機づけ = 外発的動機の仕事 ©empublic 10
  10. 10. 外発的動機の課題 • 外発的動機は、報酬と結びつきやすい • 成果は小さく、リスク・負担は大きく評価しがち (プロスペクト理論)だが、事務の成果の一つ は「普通な運営」 ©empublic 11
  11. 11. 外発的動機の課題 • 外発的動機は、報酬と結びつきやすい • 成果は小さく、リスク・負担は大きく評価しがち (プロスペクト理論)だが、事務の成果の一つ は「普通な運営」 事務が外発的動機で終始すると、 「たいへんなのに、なんで手伝ってくれないの」 が組織内で行き交うことがふえてくる ©empublic 12
  12. 12. 内発的動機とは? • 目の前の作業自体がおもしろい • 自分の得意が活かされている • 作業が何に役立つか自覚できている • 作業の習熟、自分の成長が自覚できる • 仕上げた時に達成感がある ©empublic 13
  13. 13. 事務局は補助なのか、補完なのか • 補助 やっている人の不足を埋める ©empublic 14
  14. 14. 事務局は補助なのか、補完なのか • 補助 やっている人の不足を埋める • 補完 それがあることで完成する ©empublic 15
  15. 15. リーダーシップの4要素 ©empublic 16 • 専門性 • 質の向上 • 手配 • ケア • 新しいこと • おもろがり • ビジョン • オーナー ホスト役 企画者 事務局 専門家
  16. 16. リーダーシップの4要素 ©empublic 17 • 専門性 • 質の向上 • 手配 • ケア • 新しいこと • おもろがり • ビジョン • オーナー ホスト役 企画者 事務局 専門家 事務局があって リーダーシップ は完成される
  17. 17. 事務局は組織をつくる • 内発的動機で大切なのは、+α の価値に 役立つ実感 • では、事務局は何に役立っているのか? ©empublic 18
  18. 18. (エンパブリックの考える) 事務局の仕事の最大の意義は・・・ ©empublic 19
  19. 19. (エンパブリックの考える) 事務局の仕事の最大の意義は・・・ 組織の生産性の向上 ©empublic 20
  20. 20. 生産性とは? 生産性 = ©empublic 21 コ ス ト 成 果 事務局 =継続的な業務改善の基盤づくりと運営
  21. 21. ファイリング • ファイリングは何のためにやるのか?  書類を整理するため 次の時、次の人が、何がどこにあるか、 すぐにわかるため 前の仕事の知見を整理して次につなぐため ©empublic 22
  22. 22. ファイリングは成果の向上につながる • 書類を探す手間が減る=コストの削減 • 見つからないことによるストレスが軽減する → 自分・メンバー・組織にいらつかない • 業務をする時に、前の業務のやり方がわかり、 何を整える必要があるか予測できる • 成果を生みだす時間を広げることができる → 自分・メンバー・組織に対する信頼感が生まれる ©empublic 23
  23. 23. 人は「やりたいこと」をやりたい! • 必要な書類をすぐに探せる → 妨げられずに仕事ができる • 必要な書類が探せる状況にある → 自分の仕事をアシストしてくれる環境への信頼感 • 妨げられることなく、やりたいことに集中でき、 フローに入った人は、通常以上の結果を出す ©empublic 24
  24. 24. 事務局の仕事は・・・ • メンバー全員が安心して、心地よく仕事をし、 最も生産性高く成果を出せる環境をつくる • 最も小さなコストできる仕組みをつくる ※コスト=費用ではない • モノ、ヒト、カネを通して、支えあっていると 実感できる仕組みをつくる ©empublic 25
  25. 25. 「生産性を高める事務局」となるために ① もっとよくできる!と思う気持ち ② ビジョンを定める ③ 一人でかぶらない ④ 範囲と時間を定める ⑤ 業務をイベントにしない ⑥ ITを使いこなす ⑦ 評価すること ©empublic 26
  26. 26. ①もっとよくできる!という気持ち • 「よくしなきゃ!」という気持ちだけでは、 焦るばかり・・・ • 観察 - どこで時間のロスがあるか、 どこでミスが多く生じるのか • 情報収集 - 他の動き、新しい技術 • 裏打ちのある「もっとよくできる!」を ©empublic 27
  27. 27. ②ビジョンを定める • ミス→遅れ→急ぎの対応→ミス→・・・の循環 に陥らないように • 現状への対応に追われない! • 現状の問題への対応は現状を維持し、変化 を起こすことができない • ビジョン(=あるべき姿)を明確にし、そこか らのズレを意識して作業する ©empublic 28
  28. 28. ③一人でかぶらない • 事務作業は、事務局員だけでやらない • 事務局がフォローしすぎると、事務局の 負担ばかり増える (忙しさ ≠ やりがい) • 事務作業は、できるだけ分散=多くの現場 の人に担ってもらえる仕組みづくりを 例) 売上・経費別に現金管理の封筒を分ける ©empublic 29
  29. 29. ④範囲と時間を定める • 事務局の仕事の多くは「範囲と時間を定める」 • 一つ、一人に多くのものを詰め込まない • シンプルにすることでミスを減らせる • 自分が何をどこまで担うのか明確になる • 時間を定めて、そこでできる作業方法と内容 を設定する (不安からの過剰作業はしない) ©empublic 30
  30. 30. ©empublic 31
  31. 31. ⑤業務をイベントにしない • イベント=非日常なもの (作業した!と感じるが、しんどい) 例)領収書を溜めて一気に精算する • 作業は日常の中で自然にできるようにする • それぞれの日常に組み込むワークフロー • ワークフローを整備するのは事務局の仕事 ©empublic 32
  32. 32. ⑥ ITを使いこなす • ITツールの導入=ワークフローの変革 • ワークフローで行動を日常の中で繰り返す → 行動の積み重ねが組織文化をつくる • 情報共有について、30回、共有の意識づ けをするよりも、共有ファイルへの書き込み を3回注意した方がいい ©empublic 33
  33. 33. ⑦ 評価すること • ふりかえり力=組織力 • 良いところを伸ばし、課題から学ぶ • 継続的に改善するために、PDCAサイクル をまわす。いつ、どのように評価をするか、 事前に決める ©empublic 34
  34. 34. 事務局を楽しめるように • 非営利、ボランティアだからこそ、 活動の生産性を高めることが肝となる • 楽しく、それぞれの個性を発揮できる活動を ふやしていきましょう! ©empublic 35

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