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Excel 2016 データの取得と変換

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Excel 2016 の クエリ エディター 機能を解説

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Excel 2016 データの取得と変換

  1. 1. データの取得と変換 Excel 2016 パワーアップされた機能 (2017-05) https://doc.co/z2LrN4 Power BI 勉強会 かがた たけし Microsoft MVP for Data Platform
  2. 2. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 1 準備と確認 Excel の強化されたデータ インポート機能[データの取 得と変換]は Office 365 サブスクライブ環境向けに提供 される機能のうちのひとつです。Office の新機能など製品 の更新は Office 365 ProPlus 更新プログラム チャネルで 制御することが可能で、お使いの環境で機能が更新される 時期は適用されている 更新プログラム チャネル により異 なります。 Office 365 ProPlus 更新プログラム チャネルの概要 使用している Office のバージョンを確認する方法 Excel 2016 [データの取得と変換] の主な機能 クエリ エ ディター および 使用されている言語 Power Query Formula Language(Power Query)については、Office 365 ProPlus 以外に含まれる Excel で も利用することができます。2016 バージョンより前の Excel については、Microsoft Power Query for Excel アドインを追加してください。 Microsoft Power Query for Excel ダウンロード このドキュメントは、最新機能提供チャンネルで配信された Office 365 ProPlus の機能を前 提としています。ご利用の環境によっては、リボンやコマンドボタンの配置や名称、機能の一 部が異なることがありますので、適宜読み替えください。
  3. 3. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 2 タスク:データの取得と変換 データの集計や可視化に必要な情報を取得しましょう [データの取得と変換]を使うとお仕事で使用する業務データなどを Excel ファイル や CSV ファ イル、データベースなどから簡単に取得できるようなります。これまでにも使われていた[外部デ ータの取り込み]を引き続き使用することはできますが、新しく既定の機能となった[データの取 得と変換]ではデータの取得と同時にデータ変換や加工を行うことができ、ワークシート上にデー タを取り込んでからワークシート関数やフィルターを設定するなどのデータクレンジングやデータ 変換する作業は必要なくなります。ピボット テーブル / ピボット グラフのデータソースとして使 い、データの分析やレポート作成に集中することができるようになります。 データの取得元(データソース)が更新された場合、作成されたクエリを更新することで取得した データは最新の状態になります。月次や週次のレポート用のデータを作成するような繰り返される 作業に最適です。 また、[データの取得と変換]は、対応するデータソースやフォーマットの種類が多いのが特徴で す。Office 365 や Microsoft Azure などクラウドサービスや salesforce などのオンラインサービ スからのデータ取得にも対応しています。ウィザード形式でデータ取得を開始することができ、こ れらはコネクターと呼ばれることがあります。新しいサービスへのコネクターは製品更新などで追 加されるようです。 ローカルシステムに保存されたファイルや社内ネットワー クの共有ストレージ内のファイルやデータベースなどデー タソースに接続でき必要なデータの取得ができます。また、Office 365 などクラウドサービスをデ ータソースとしたデータの取得を実行できます。 データソースに接続し、得られたデータを使用目的に応じ た状態に整理することができます。不要な行や列の除外や 複数列の結合、集計などの演算、列のデータの抽出や置換を実施します。異なるデータソースから のデータを結合するためのデータの整形や分析の粒度(年度や月度)を調整するための作業を行う ことが多くあります。 接続 変換 結合 共有 接続 変換 結合 共有
  4. 4. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 3 複数のデータソースから取得したデータをひとつに結合し 独自のビューを作成することができます。例えば、社内の データソースから抽出したデータと一般公開されているオープンデータを結合(クエリのマージ) したり、月ごとに分割されているデータをひとつにまとめたり(クエリの結合)することができま す。作成したすべてのクエリをひとつのデータモデルとして読み込み、さらに高度な集計や分析を 行えるようになりました。複数のテーブルを扱うデータモデル機能は Excel 2016 でさらに機能が 強化されています。 作成したクエリは共有することが可能です。定期的に利用 されるクエリや社内のメンバーで共有するクエリを作成す ることができるようになります。最新の共有機能では、クエリは Office データベース接続ファイル (ODC ファイル)へのエクスポートできるようになりました。ODC ファイルを再度読み込むこと でクエリは再利用できます。 ETL ツールとしての役割 ETL とは、抽出(Extract)/変換(Transform)/ロード(Load)を略した呼び方です。統合され たデータの蓄積(データウェアハウスなど)へのデータの収集工程を指していて、[データの取得 と変換]機能はこの ETL のツールとして使うことができます。例えば、過去に起きた事実を整理し 様々な視点で分析することで新たな洞察を得る、そして、それらから次のアクションを評価する (ビジネスインテリジェンス:BI)での重要な役割も果たします。 Excel の[データの取得と変換]は、得られた ”結 果” の ”分析” に適した ”整理” を行い ”洞察” を得ら れやすくします。 接続 変換 結合 共有 接続 変換 結合 共有 結果 整理 分析洞察 予測
  5. 5. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 4 機能:データの取得と変換 [外部データの取り込み]グループから[データの取得と変換]グループに変更されます。このグ ループからコマンドを実行すると、ソースデータの種類を選択後、コネクターに必要なパラメータ ーを入力するダイアログが表示され、設定後データを取得し加工を実施するクエリ エディターに遷 移します。 ファイルの場合、データソースを特定するフル パスやディレクトリが必要になり、そのほかの コネクターでは、参照が許可されているアカウ ントやパスワード、アクセスキーなどが要求さ れることがあります。
  6. 6. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 5 クエリ エディター クエリ エディターを使用して読み込まれたデータをプレビューしながら必要なデータの整理を実行 します。不要な列や行を除外したり、読み込まれたデータから演算し列を追加したりすることがで きます。値の置換や分割、データ型の変換など分析や集計に必要に作業を行うこともできます。 また、クエリ エディターでもデータソースからの読み込みを設定したクエリを追加したり、不要に なったクエリを削除したりすることができます。 データの整理を行う多くの処理では、他 Office アプリケーション同様、リボンにあるコマンドを実 行することで適用することができるようになっています。パラメーターが必要な処理についてはダ イアログで選択したり設定したりすることで処理が完了します。
  7. 7. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 6 適用するステップ データの加工や変換を実施したそれぞれの処理は[適用したステップ]として記録されていきま す。記録されたステップはその順番を変更したり設定内容を変更したりすることが可能です。処理 内容を確認したい[適用したステップ]を選択することで、どのような処理をしたステップなのか を確認でき、その時点でステップが適用されたプレビュー データも確認することもできます。これ らはクエリで期待する結果が得られないときや処理を見直す時に便利な機能です。ステップに ギ アアイコンが表示されている場合、その処理で使用したパラメーターの変更などダイアログから再 設定します。 作成済みのクエリで新たにデータを取得するとき、これら[適用したステップ]は設定した順番で 実施されますので、常に同じ処理を実施され定常の業務などに適したデータを取得できます。 [適用したステップ]の順番を変更したときや削除したとき、クエリがエラーで終了すること があります。可能な限りエラーとならないように前後のステップが適切に変更されますが、列 名やクエリ名を指定するようなステップで必要な変更が判断できなかったために発生します。
  8. 8. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 7 詳細エディター [適用されたステップ]は Power Query Formula Language(M 言語と呼ばれることがありま す。)で記録されて、詳細エディターでは、それら内容の確認やステップを編集することが可能で す。 M 言語での記述や編集を支援するインテリセンスなどの機能が用意されていませんので難易 度が少し高いです。このドキュメントではその解説をする内容はありません。
  9. 9. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 8 これまでの外部データの取り込み機能 これまでの[外部データの取り込み]機能は 既定では表示されないようになっていますが 引き続き使用できます。 Excel の[オプション]→[データ]→[レ ガシ データ インポート ウィザードの表 示]で再表示されます。
  10. 10. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 9 データを取得するには [データの取得と変換]多くの種類のデータソースをサポートします。ここではそのいくつかにつ いて説明します。
  11. 11. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 10 テーブルまたは範囲 現在開いている Excel ブックのワークシートか ら選択した範囲のデータを取得し変換します。 対象となる範囲を選択し[テーブルまたは範囲 から]コマンドをクリックします。 クエリ エディター上で読み込まれたデータを確 認することができます。 データを取得する範囲は”テーブル”もしくは” 名前付き範囲” が必要となり、いずれもまだ定 義されていない場合、”テーブル”の定義が促されます。
  12. 12. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 11 Excel ファイル システムやローカルネットワーク上の共有フォ ルダーに保存されている Excel ブックからデー タを取得します。 [データ]タブ→[データの取得と変換]グル ープ→[データの取得]→[ファイルから]→ [ブックから]→[データの取り込み]ダイア ログで対象の Excel ブックを選択します。 Excel ブックのデータは[ナビゲーター]ダイ アログで選択できます。[ナビゲーター]で は、”テーブル”、”ワークシート”、”名前付き範 囲”が区別され表示され、プレビューを確認して 目的のデータを決定します。
  13. 13. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 12 テキスト / CSV ファイル システムやローカルネットワーク上の共有フォ ルダーに保存されているフラットファイル形式 (CSV、TSV など)からデータを取得します。 [データ]タブ→[データの取得と変換]グル ープ→[テキストまたは CSV から]→[データ の取り込み]ダイアログで対象のファイルを選 択します ファイルで使用されている文字コード、区切り記号は自動認識されますが、違いがある場合は適切 な取り込みになるよう調整してください。データ型の検出をしておくと列見出しの認識や日付時間 などのデータ型の検出が行えます。
  14. 14. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 13 フォルダー システムから参照可能なフォルダーに保存され ているファイルに関するメタデータ(ファイル 一覧など)を取得します。 メタデータにはファイル名や更新日時など一般 的なファイル情報が含まれていますので、特定 の拡張子を持つファイルなかで一番新しいもの を選択しデータを取得するなど特徴的な使い方 ができます。 また、ファイルを結合する機能でフォルダーに あるファイルのデータをひとつに結合(Union) することもできます。 対象フォルダーのサブフォルダーに配置されたファイルの情報も参照できます。
  15. 15. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 14 OneDrive for Business / SharePoint ドキュメント Office 365 サービスの中でファイルストレージ として使用されることが多い OneDrive for Business(OD4B)/ SharePoint ドキュメント ライブラリに保存されているファイルからデー タを取得することができます。前項のフォルダ ーからのデータの取得と同様に保存されている ファイルのメタデータ(ファイル情報など)を 取得します。 指定する URL は以下のようになります。 SharePoint サイト:https://[テナント名].sharepoint.com OD4B:https://[テナント名]-my.sharepoint.com/personal/[アカウント識別文字列]
  16. 16. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 15 Web インターネット上で公開されているサイトから データを取得します。ウェブスクレイピングに よるページ上のデータを取得や、サイト上で公 開されているファイルのリンクからデータを取 得します。 [データ]タブ→[データの取得と変換]グル ープ→[Web から] テーブルタグが認識されていますので、読み込むデータをプレビューしながら必要なデータを選択 します。 [Web から] ダイアログの詳細設定モードを使用すると、リクエストヘッダに認証情報を埋め 込むなど非常に柔軟なデータ取得設定が可能です。
  17. 17. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 16 SQL Server / Azure SQL データベース ローカルネットワーク環境に使用されている SQL Server や Azure SQL データベース、 Azure データ ウェアハウスに直接接続しデータ ベース上のデータを取得します。 SQL Server をはじめとするリレーショナルデー タベースへの接続には、クエリ フォールディン グが機能し、すべてのデータを取得することは なく、必要なレコードやフィールドのみを取得 できるようになっています。
  18. 18. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 17 データを変換するには データの取得元(データソース)から取得できたデータを実施したい集計や分析ができるよう整理 をします。 クエリ エディターでは、接続コネクターの設定により取得できたデータをプレビューしながら、さ まざまなデータ変換を設定することができます。対象の列や行、フィールドを選択し、リボン上の コマンドをクリックが基本的な操作となりとても簡単です。データ変換の種類が豊富なのでいろい ろ試してみてください。 データの変換作業では行や列を削除したり値の変換を実施したりしますが、データソース上のデー タを更新する機能はありません。クエリ エディター上で扱う取得済みデータのみの加工となりま す。クエリ エディターで扱うデータはプレビュー用途のみです。 特段の指示なくすべてのデータを取得する動作をしないので、大量のデータを保持するデータソー スへの接続時でもクエリ エディター上での作業や操作が極端に遅くなるということがありません。
  19. 19. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 18 行の削除 データソースには集計や分析に必要のない情報が含まれることがあります。データがテーブルの状 態になくそのままではデータの整理ができない場合、行ごとの削除や保持をすることから処理を始 めましょう。 [編集]ボタンをクリックして、クエリ エディターを起動します。先頭の 3 行を削除したいので、 [行の削減]→[行の削除]→[上位の行の削除]をクリックします。 この行は集計に不要で、下に続くデータ を使いたい
  20. 20. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 19 [上位の行の削除]ダイアログには削除する先頭の行数を入力し、[OK]をクリックします。 不要な先頭行を削除できました。 先頭 N 行のほか、最後 N 行や数行おきなどデータソースに合わせて削除することができま す。削除とは逆の操作の行の保持も範囲など指定ができますので、組み合わせて使用すると複 雑な行の抽出ができますので工夫をしながら試してみるとよいでしょう。 取り込んだデータや加工した値を判断し行の削除や保持をする場合は、[行のフィルター]が 適しています。
  21. 21. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 20 先頭の行を見出しとして使用 不要な行を除外したので、集計に適した形にさらに整理をします。見出しと行(レコード)が認識 されないことがありますので、先頭の行を見出しとして使う処理をします。 [先頭の行を見出しとして使用]をクリックします。先頭一行目が列見出しになりそれぞれの列の 内容を表す状態になります。 列見出しを個別に指定することもできます。行見出しをダブルクリックするか、右クリック→ [名前の変更]で列見出しを編集できます。
  22. 22. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 21 データ型の変換 列名を用意できた状態ですが、フィールドをみると日付や数値が左寄せになっていることに気が付 きます。Excel でのセルと同じで日付と数値が文字列として読み込まれている状態なのですが、こ の後、期間で集計したり合計や平均 を算出したりできるよう、適切なデ ータ型に変換します。CSV ファイル などデータソースにデータ型情報が ないときに発生することがありま す。列名の左にあるアイコンが現在 のデータ型を示していて、この例ではすべての列がテキストとして認識されています。 データ型の調整は、列見出しの左アイコンをクリックし データ型を選択するか、列を選択した状態でリボンに配 置されている[データ型]ドロップダウンで指定ができ ます。日付や数値のフィールドは Excel のセル同様に右 寄せで表示されます。日付時刻を表す文字列からの自動 的な変換はシステム既定の設定に依存しますので、シス テム言語と異なる場合は[ロケール使用]で文字列の解 析を指定することができて便利です。また、タイムゾー ン付きの情報の場合システム既定の日付時間への変換を することもできます。 数値文字列を数値とみなす”暗黙の変換”はされませんので、クエリ エディターで合計や平均 など数値の演算が必要な時は、かならず数値であることを示すデータ型に変換してください。 また、データ型の変換を行うことは意図しない入力データの除外などに利用できるので重要で す。
  23. 23. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 22 行のフィルター 各行に含まれるフィールドの値を判定しクエリに対しフィルター処理を設定することができます。 必要な行の保持もしくは不要な行の除外をするときに使用します。 データ型が適切に設定されていると便 利なフィルター条件を使用できるよう になります。Excel のフィルター機能 とおおむね同じ機能を持っていますの で、必要なデータを抽出できるよう設 定してください。 特に日付時刻フィールドに適用できる フィルターは多彩で、”今年”や”今月” など相対的な期間のフィルターを施す ことができます。 この例では、”先月”フィルターを施 しています。システム日付は 2017 年 5 月なので、2017 年 4 月の行が 保持されました。翌月の 2017 年 6 月に同じ処理をした場合、2017 年 5 月の行が保持されます。具体的には月次で締めるレポートなどで便利な日付フィルターの機能で す。 そのほかの数値のデータ型で共通なものとして、”等しい”、”より大きい|小さい”、”値の間”など フィルターが用意されています。データ型が”テキスト”では、”から始まる|で終わる”、”を含む| 含まない”など柔軟なフィルターも用意されています。
  24. 24. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 23 列の削除 / 他の列の削除 [列の削除]もしくは[他の列の削除]を使用しクエリから特定の列を削除することができます。 集計に使用されることがない列や重複している列の削除はデータの整理には重要な手順です。 対象を選択し[列の削除]で不要な列を削除 します。 [他の列の削除]は[列の削除]と非常に似ている機能ですが、得られる結果には違いがありま す。この違いを理解して使用すると、クエリが繰り返し使用される場合にとても便利です。“削除し ない列”を選択し[他の列の削除]を実 行します。データソースに新たな列が 追加されていても”削除しない列”とし て選択した列だけがクエリに残すこと ができます。
  25. 25. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 24 列の分割 ひとつのフィールドにカンマ区切りなどが利用され、複数の値が文字列となっている場合がありま す。区切り記号や文字数を指定して複数の行や列に分割することができます。 区切り記号は自動で認識されますが、異なる場合 は調整してください。カスタムで特定の文字を区 切り文字にすることもできます。分割方向には [列]と[行]があり、[列]の場合は分割され た結果が新たな列として、そして、[行]の場合 は新たな行がクエリに展開されます。
  26. 26. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 25 列のマージ 複数のテキスト列をひとつのテキスト列にマージ(結合)できます。 列をマージする順番に選択し[列のマージ]を実行。区切り記号に使用する文字と列名を指定しま す。列のマージに使用した列とマージ後の列は入れ替わります。
  27. 27. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 26 列の追加 クエリに新しい列を追加します。[カスタム列 の追加]でテキスト列の複雑な結合や、値の演 算、文字の抽出など複雑なデータ加工が可能で す。 [カスタム列の式]は Power Query の関数を使 用する式の記述が必要ですが、文字列結合 (&)、数値の四則演算など基本的な演算子は 使用できます。 Power Query 関数リファレンス(Power Query M function reference)
  28. 28. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 27 クエリの追加 複数のクエリをひとつにまとめることができます。例えば、列が共通しているクエリ(月度別や担 当別)をひとつのクエリにします。指定したクエリは最後尾に追加され、追加する順番の変更も可 能です。
  29. 29. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 28 クエリのマージ ふたつの関連するクエリをひとつにマージ(結合)します。互いのクエリの関連(リレーション) を示す照合列を指定し、元のクエリの列の関連した列の値を取得します。 例では、共通する列”都道府県”を照合列として用いて、”地方”列を追加しています。
  30. 30. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 29 データを読み込むには クエリ エディターでのデータの整理加工が完了したら Excel ブック / ワークシートで使用するため にデータを読み込み(ロード)します。読み込み先は、  テーブル 新規または指定のワークシートに”テーブル”として読み込み  ピボットテーブル New! ピボットテーブルをワークシート上に追加し、ソーステーブルとして読み込み  ピボットグラフ New! ピボットグラフをワークシート上に追加し、ソーステーブルとして読み込み  接続 データの読み込みは行わず、”接続”を作成 となり、整理済みのデータをどのように使用するのか目的に応じて選択します。また、PowerPivot の[データモデルへの追加]オプションを利用することもできます。データモデルを使用した場 合、メジャーや KPI など PowerPivot の機能を使用できるようになります。高度な分析が必要な場 合は選択してください。なお、複数のクエリ(ソーステーブル)を読み込む場合、データモデルに 追加が既定になります。
  31. 31. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 30 クエリ エディターを閉じる [閉じて読み込む]もしくは[閉じて次に読み 込む]でクエリ エディターを終了し、設定した データの整理や加工がしながらデータを読み込 みます。 [閉じて読み込む]は、クエリ エディターのオ プションでき設定されている既定の設定でデー タを読み込みます。[閉じて次に読み込む] は、データの“読み込み先”を都度指定してデータを読み込みます。 クエリのオプションは[ファイル]タブ→[オプションと設定]→[クエリのオプション]で 調整が可能です。 ワークシートの上限を超える行数の場合、“テーブル”への読み込みは失敗します。大量の行を 含むデータを取り扱う場合はデータモデルの利用を強くおススメします。
  32. 32. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 31 クエリを保存/共有するには データが集計された Excel ブックを共有することも多く利用されますが、[データの取得と変換] 機能で作成したクエリを保存し、共有や別の Excel ブックで再利用することができます。 クエリを Office データベース接続ファイル(*.odc)にエクスポートします。 既定ではマイドキュメントの My Data Sources に保存されます。他ユーザーが参照できる共有フ ォルダーに保存することもできます。 保存もしくは共有したいクエリを右クリッ クし、[接続ファイルのエクスポート]
  33. 33. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 32 作成済みクエリを読み込んで、例えば、部署別とか年度別などフィルターを追加した別のクエリに 編集し保存したり、集計に必要な別のデータをクエリとして追加したりすることが簡単にできるよ うになります。 [既存の接続]ダイアログを開き、保存 された目的のクエリを読み込みます。
  34. 34. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 33 実際に使ってみましょう 複数ファイルからのデータ取得(Excel ファイル) 勤務稼働状況を集計するケースから便利な機能のひとつを解説します。 スタッフが以下のような Excel ブックを用いて勤務状況をレポートしていて、管理者は稼働時間と 残業時間などを集計したいと考えています。集計には[テーブルの結合]を使用しますので、それ ぞれの Excel ブックを開く必要はもうありません。残業など超過分の集計も独自に集計できます。 ワークシートには“タイムシート”というテーブルを定義し、スタッフは勤務状況を表す日付と時刻 を入力します。勤務時間はそれぞれの時刻から計算しています。この後の作業でスタッフごとの集 計が簡単になるよう、非表示の列をひとつだけ用意しました。社員 ID を入力するセルを参照しテ ーブル: “タイムシート” に追加しています。 この部分を テーブル として定義
  35. 35. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 34 Excel ブックが保存されているフォルダーへ のコネクターを設定します。 リボン: [データ]タブ→[ファイルから]→[フォ ルダーから] フォルダー ダイアログ: [フォルダー パス]にタイムシートが保存さ れているフォルダーを入力します。[参照] ボタンをクリックするとフォルダーの選択ダ イアログが表示されます。 フォルダーを選択したら[OK]ボタンをクリ ックします。
  36. 36. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 35 [結合および編集]をクリックします。 [ファイルの結合]ダイアログでは結合のサンプルとなるファイルを指定します。この例ではすべ てのタイムシートの構成(テーブルや列)が同一なので、どのファイルでも同じ結果が得られま す。読み込むデータのテーブル:タイムシートを選択し、[OK]ボタンをクリックします。
  37. 37. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 36 クエリ エディターが起動し、いくつかのクエリが自動的に作成されたことが確認できます。 汎用的に使用できる機能なのでクエリ名など が少しわかりにくいですが、クエリのグルー プ化がされていて、それぞれの役割が割り当 てられている状態です。“TimeSheets” はフ ォルダー名を引き継いでいます。 TimeSheets からファイルを変換する サンプル クエリ サンプル ファイルパラメーター1 ― ユーザー定義関数に使用するバイナリ型のパラメーター サンプル ファイル - サンプルと指定したファイル(バイナリ) TimeSheets からサンプル ファイルを変換する - カスタム関数のひな型 TimeSheets からファイルを変換する - テーブルを結合するカスタム関数 その他のクエリ TimeSheets - テーブルが結合された結果のクエリ
  38. 38. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 37 では、データの読み込みを実際に試してみます。 [ホーム]タブ → [閉じて次に読み込む]をクリックし、クエリ エディターを終了します クエリ エディターを終了するとインポート先を調 整できる[データのインポート]ダイアログが開 きます。 ここでは、オプション:接続の作成のみ とし、 [OK]をクリックします。 ※初回のデータ読み込み時には、すべてのクエリ に対し同じ種類の読み込み先を試行します。この セクションの例では”テーブル”として読み込むこ とができないクエリが作成されていて、部分的に インポートが失敗するからです。
  39. 39. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 38 クエリ エディターを終了し、Excel に戻りました。[クエリと接続]作業ウィンドウには、クエリ エディターで作成されたクエリの一覧が表示され、Excel ブックを開いた状態でのクエリの操作は この作業ウィンドウから実施します。[クエリと接続]作業ウィンドウの表示/非表示は、[クエリ と接続]トグルボタンで行えます。 [クエリと接続]作業ウィンドウのクエリ: TimeSheets を右クリックし、[読み込み先]をク リックします。
  40. 40. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 39 [データのインポート]ダイアログが表示されま した。データをワークシート上に読み込んで確認 をしたいので、オプション:テーブル / 新規ワー クシートを選択し[OK]をクリックします。 スクロールやフィルターなど操作してみると、複数の Excel ブックからデータを集計しまとめられ たことが確認できます。ただ、クエリ エディターでデータを整理する作業をまだしていません。各 ワークシート上に設定したテーブル:TimeSheets が単純に結合(Union)された状態です。
  41. 41. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 40 では、データの整理を行います。この例では稼働時間などを集計したいので集計結果に不要な”時 間”や”日時”を除外し、いくつかの時間を計算する列を追加してみます。 クエリ:TimeSheets からサンプル フ ァイルを変換する を右クリック、[編 集]をクリックします。該当のクエリ が編集できる状態でクエリ エディター が起動します。 このクエリは、集計したい Excel ブッ クのひとつをサンプルとし、ワークシ ート上のテーブルからデータを取得す るクエリです。このクエリを編集する ことで結合(Union)された結果も変 更されます。この機能は大量のデータが Excel ブックに存在している場合などで役に立ちます。
  42. 42. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 41 まずは、不要な列の整理をします。各スタッフが入力に使用するワークシート上では時間から勤務 時間の計算がされているので時刻の列を除外してみましょう。 Ctrl キーを押しながら、列:社員 ID、日付、勤務時間 の順で複数の列を選択します。[他の列の 削除]をクリックし、不要な列を除外します。 12 3 4
  43. 43. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 42 サンプルとなるクエリを編集したので、結合(Union)されたクエリを確認してみます。 クエリ:TimeSheets ではエラーが発生しています。このエラーは起こりやすいものなのでその内 容を確認してみましょう。 ステップ:変更された型 でエラーが発生していることは、[適用したステップ]を上から順にクリ ックし、データのプレビューを確認するとよくわかります。エラーの内容は、データ型の変更を試 みたが ‘出社時刻’ という列がないために発生したものです。直前の手順で不要な列として除外した 列のうちのひとつだからです。 データ型の変更は自動的に追加されるステップなので、このようなエラーが多く発生することがあ ります。作業に慣れて都度の自動的なステップ追加が不要であればクエリのオプションでその挙動 の調整は可能です。
  44. 44. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 43 ステップ:変更された型 の×をクリックしステップを削除しデータ型の変更を調整します。 すべての列を選択し[データ型の検出]をクリックします。プレビュー データから自動的にデータ 型を検出し、データ型を再設定します。 列名 左のアイコンがデータ型を示しています。列ごとにデータ型を変更する場合には、これらアイ コンをクリックし表示されるメニューから実施することでもできます。
  45. 45. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 44 結合されるときに自動的に追加された列が残っているのでこれも除外します。 列:Source.Name は、結合されるデータが保存されているファイル名です。ここではファイル名 を示す列は集計に不要なので除外しておきます。 列:Source.Name を選択し[列の削除]をクリックで列の除外できます。
  46. 46. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 45 勤務時間は各スタッフが使用するワークシートで計算されていますが、定時を超過した場合の時間 が計算されていません。この手順では、勤務時間から 8 時間を超えた部分を超過分として、また、 定時時間数を超えない部分を定時分と してカスタム列を追加してみます。 [列の追加]タブ→[全般]グループ →[カスタム列]クリックします [カスタム列の追加]ダイアログが開 きますので、ここで、追加する列名や 数式を入力します。 [新しい列名]を “超過分” とし、[カスタム列の式]には、 = if [勤務時間] > 8 then [勤務時間] - 8 else 0 と入力します。8 時間を超えた分を超過分とし、そうでない場合は 0 という式です。[使用できる 列]を選択し[挿入]もしくは、ダブルクリックすると列名の入力支援を利用できます。
  47. 47. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 46 もうひとつカスタム列を追加します。[カスタム列の追加]をクリックし、[カスタム列の追加] ダイアログを開きます。 前の手順のカスタム列[超過分]が[使用できる列]に追加されていて利用できます。[新しい列 名]を “定時内”、[カスタム列の式]は、= [勤務時間] - [超過分] とし列を追加します。
  48. 48. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 47 追加したカスタム列のデータ型を調整します。 列名の左アイコンがデータ型を示していますが、特定されていないデータ型(any)になっていま す。これを[10 進数]とします。 列を複数選択し、[変換]タブ→[任意の列]グループ→[データ型]でまとめてデータ型の変換 を実施することもできます。 クエリ エディターを終了し、整理されたデータがどのように集計できるか試してみましょう。
  49. 49. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 48 データの読み込み先をテーブルからピボットテーブルを変更します。 複数の Excel ブックから取得したデータからピボットテーブルを作成し集計を行うことができるよ うになりました。
  50. 50. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 49 ファイルが追加されたとき、ファイルが更新されたときは、データを[更新]してください。コネ クターで設定したフォルダーパスとそれ以下の追加されたフォルダーにある Excel ブックについて も集計が行われます。 クエリ エディターで作業したデータの整理と独自の集計、そして、複数の Excel ブックに存在する データの結合が実行され最新情報として集計済みデータを取得できます。
  51. 51. データの取得と変換 Excel 2016 - パワーアップされた機能(2017-05) 50 関連情報 Microsoft Power BI Microsoft が提供するクラウドサービスで、デ ータを分析し気づきを共有するビジネスイン テリジェンス(BI)ツールが統合されたサー ビスです。お仕事で利用になっている Office 365 や Dynamics、salesforce などビジネス 向けオンラインサービスとの連携ができるよ うになっていて、ビジネス データを集約しひ とつのダッシュボードなにリアルタイムで表 示するなど様々なエンタープライズ向け機能 を利用することができます。 レポートの作成や発行する Power BI Desktop のクエリ エディター機能は Excel のクエリ エディ ターと共通の機能です。なので、Excel の[データの取得と変換]機能を使うことができれば、 Power BI のレポート作成もすぐにできるようになるでしょう。Excel で作成されたピボットテーブ ルやピボットグラフもそのまま Power BI で表示することもできます。 Microsoft Power BI (https://powerbi.microsoft.com/ja-jp/) Power BI 勉強会 Power BI と Excel に関するコミュニティ勉強会です。 定期的に開催していますので、ぜひご参加ください。 Power BI 勉強会(https://powerbi.connpass.com/) セッションで利用したスライドなどは Docs.com(https://docs.com/kagata-takeshi/1961/power-bi) でキュレーションしていますので、自由にご覧いただけます。

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