Lähtökohtia tietovarantojen pitkäaikaissäilytykseen

387 views

Published on

Mikko Eräkaski, Tietovarantojen elinkaari -seminaari 5.5.2014

Published in: News & Politics
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
387
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5
Actions
Shares
0
Downloads
4
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Lähtökohtia tietovarantojen pitkäaikaissäilytykseen

  1. 1. Lähtökohtia tietovarantojen pitkäaikaissäilytykseen SOTERKO-seminaari 5.5.2014 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Arkistolaitos
  2. 2. Julkishallinnon organisaatiot ylläpitävät päämäärätehtäviensä hoitamiseksi yhä suurempaa määrää erilaisia rekistereitä ja tietokantoja, jotka ovat yhteiskunnallisesti merkittäviä tietovarantoja. Monet tietovarannot sisältävät myöhemmän tutkimuksen kannalta keskeisiä tietoja ja ovat siten pysyvästi säilytettäviä. Lähtökohta:
  3. 3. • Datan säilymisen haaste: miten varmistetaan datan säilyminen ymmärrettävässä muodossa satojen vuosien aikajänteellä • Toimintaympäristön haaste: millaisilla menetelmillä, millaisin resurssein ja missä vaiheessa pitkäaikaissäilytys tulisi huomioida? • Lainsäädännöllinen haaste: miten rekisteritietojen poistamista ja hävittämistä velvoittavia pykäliä pitäisi tulkita? Haasteet
  4. 4. • Informaation kompleksisuus kasvaa: viittaukset toisiin tietovarantoihin, käytetyt koodistot, koodiavaimet, tietorakenteet • Tietokannoissa olevan informaation tulkinta on riippuvainen tietokannan hallintajärjestelmästä ja sovelluksen toimintalogiikasta Datan säilyttäminen: haaste
  5. 5. • Lähtökohtana on informaation, ei tietokannan eli toiminnallisuuksien säilyttäminen • Pitkäaikaissäilyttämisen varmistamiseksi informaatio konvertoidaan tietojärjestelmäriippumattomaan muotoon, joka on tulkittavissa käyttäen hyväksi oheisdokumentaatiota. • Edellyttää käytettyjen koodistojen, koodiavainten jne. kattavaa ja määrämuotoista dokumentointia. • Informaation käytön tueksi tarvitaan yleensä dokumentaatiota, jonka avulla tietokantatietojen itsenäinen ymmärrettävyys ja käytettävyys voidaan varmistaa ilman alkuperäistä tietojärjestelmää tai tiedontuottajaa. Datan säilyttäminen: menetelmä
  6. 6. Käsitys tiedon säilytysarvosta: • Mikä on tietojen säilytysarvo kun niitä ei enää organisaation omassa toiminnassa tarvita ja esim. viranomaisen lakiin perustuva velvoite tietojen ylläpidosta päättyy? • Arkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 §:n nojalla, mitkä asiakirjat ja tiedot säilytetään pysyvästi julkishallinnossa. • Useista viranomaisten päämäärätehtävissä muodostuvista rekistereistä ja tietokannoista ei ole ko. päätöstä olemassa. Toimintaympäristön haasteet
  7. 7. Dokumentaatio on usein hajallaan ja se on puutteellista • Onko ajantasaista? • Sisältääkö tietoa rekisteriin kohdistuneista muutoksista? • Julkisessa hallinnossa ei ole yhtenäistä standardia rekisterin tietojen dokumentoimiseksi tai kuvaamiseksi. • Vaikka itse data säilyy, sen ymmärrettävyys voidaan menettää ilman asianmukaista dokumentaatiota. Toimintaympäristön haasteet
  8. 8. Käsitys vastuista, velvoitteista ja resursseista • ”Arkistointi” nähdään yleensä toiminnasta irrallisena ylimääräisenä velvoitteena. • ”Arkistoinnilla ei ole kiire, sitä voi lykätä”. • Rekisterien ja tietokantojen sisältämän datan kohdalla säilyttämisen kustannukset eivät muodostu yleensä tallennustilasta, vaan datan tulkintaan, muokkaamiseen ja kuvailuun liittyvästä henkilötyöstä. • Kustannukset kasvavat, mikäli säilyttämistä ei suunnitella ja säilyttämisen näkökohtia ei oteta huomioon jo tiedon aktiiviaikana. • Kustannukset kasvavat mikäli säilyttämiseen liittyviä toimenpiteitä lykätään. Toimintaympäristön haasteet:
  9. 9. • Käsitys ja päätös tietojen säilytysarvosta • Tiedon elinkaarenhallinta: dokumentaation ylläpito ja muutosten suunnitelmallinen dokumentointi koko tietovarannon elinkaaren ajalta. • Säilytysstrategian määrittely jo elinkaaren alkuvaiheessa: Miten tiedon säilyvyys varmistetaan kun tietoa ei enää tarvita omassa toiminnassa • Säilytyksen toimenpiteet: miten varmistetaan tietojen säilyminen luotettavan, eheänä ja ymmärrettävässä muodossa? • Vastuiden määrittely Lähtökohtia säilyttämiselle
  10. 10. Kiitos! mikko.erakaski@narc.fi

×