Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
Introduction  [SLIDE 1] 

First let me give you a little background about our repository. The Special Collections Research...
To summarize the challenge of the situation back in 2007: [SLIDE 5]
    ·  There was no single place researchers (or archi...
to help a researcher with a question. And to make things worse, in different card catalogs, 
different colors meant differ...
was also in the summer of 2007; And took about 2 1/2 months at 15 hours/week. On a more 
positive note: The later versions...
ARCHON’s overview of pros and cons from our perspective 
                        Pros                                     ...
Taking everything into account, our experience has not been without headaches and 
instances of exasperation. Some of thes...
institution and gave you some useful information to help you in your decision­making process. 
uxs 4/14/2009
Upcoming SlideShare
Loading in …5

The ARCHON Ultimatum at the Special Collections Research Center, Swem Library


Published on

In 2007, the Special Collections Research Center, Swem Library at the College of William and Mary implemented Archon to manage its manuscript and university archives collections. This is the text of remarks presented as part of the session “Where do we go from here? A Look at implementing Archon” by Ute Schechter at the Spring 2009 meeting of the Mid-Atlantic Regional Archives Conference (MARAC) in Charleston, WV. The slideshow that accompanies these remarks is also available here.

Published in: Technology, Education
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

The ARCHON Ultimatum at the Special Collections Research Center, Swem Library

  1. 1. Introduction  [SLIDE 1]  First let me give you a little background about our repository. The Special Collections Research  Center at Swem Library at the College of William & Mary encompasses University Archives,  and Manuscripts and Rare Books, and the Warren E. Burger papers (though they are closed to  researchers until 2026) th  ·  We have over 35,000 volumes in our Rare Books Collection, ranging from the 15  century to the present.  [SLIDE 2] th  ·  The Manuscript Collections – there are more than 700 – are focused on 19  century  th  Virginia, with some earlier collection and increasingly 20  century materials as well.  Anything from personal papers, business and organization records, reflecting daily lives  of Americans of all background as well as political events of national importance. ·  University Archives collects material documenting the history of the College of William  & Mary from the late 1600s to the present: among the materials present are official  college records, student publications, photographs, blueprints, posters, audiovisual  collections and of course, faculty and student research and the papers of alumni. And  since William & Mary does not have a history museum, we also have a large artifact  collection.  Access situation in 2007  The access we were able to provide by 2007 differed greatly for the 3 groups I just outlined: ·  The Rare Books had bibliographic entries in the Library’s online catalog, so they were in  good shape. ·  All 700+ Manuscript Collections had collection level records in the Library’s online  catalog, but only about 100 had EAD finding­aids. [SLIDE 3] We also still relied on the  old card catalog for index terms, since the online catalog records did not have all the  access points the cards provided. Vice versa, you could not rely on the card catalog alone  since it had not been updated for newer collections once we started creating online  records. So here the situation was decent, but not as good as it could have been. ·  The biggest problem was University Archives: [SLIDE 4] When our current University  Archivist came on board at the beginning of 2007, she was rather surprised – to say the  least – to discover that the primary access point to about 95% of UA was a lovely color­  coded card catalog that her immediate two predecessors had failed to automate in any  way ­ despite the fact that discussions on how to do so dated back to the early to mid­  1980s when the first Apple machine was acquired for the department. Everything staff  had looked into prior to 2007 seemed to require substantial funding ( $ 100,000+) and  that was simply not an option. So we had more or less gotten used to a rather antiquated  and byzantine system, whose largest downside it was that all searching had to be done  onsite. There were 7 collections that had at one point been deemed “notable” and records  had been added to the online catalog (these included a collection that was about 95%  news clippings about alumnus Perry Ellis, so not actually the most “notable” collections)  and 4 finding aids added to VHP.
  2. 2. To summarize the challenge of the situation back in 2007: [SLIDE 5] ·  There was no single place researchers (or archivist for that matter!) could find all  collection descriptions. ·  They were 7­8 different types of card catalogs ·  There were binders holding finding aids with varying levels of detail for all Mss.  Collections and a few Archives Collections [SLIDE 6] ·  There were bibliographic records in the library's online catalog for Mss. Collections and a  handful of UA only ·  A small portion was also available as EAD finding aids as part of a multi­institution  cooperative project. ·  No electronic access to most of the University Archives.  Implementing Archon  After assessing this rather dismal situation, our University Archivist decided to halt all  additions to the card catalog and began looking at open source collection management systems to  implement in our repository and set up trials of both Archon and Archivist Toolkit. For a while  we went back and forth between those two systems. In the end, what tipped the balance in favor  of Archon was that Archivist Toolkit was behind in developing the staff interface and so when  trying it we made only very halting progress entering data – in comparison to Archon.  Now I will outline our different experiences with Archon when it came to actually  making it work for two very different situation like they presented themselves with our Archives  and Manuscript Collections. (BTW – we currently use Archon 2.10 and are hoping to upgrade to  version 2.22 over the summer.)  University Archives  As I said, University Archives relied on a card catalog for access to the collections with a  few token box lists for major collections like the offices of the president and provost. In addition  we had two Excel documents that were started some years back – one providing shelf locations  and another one that listed some accession information, but unfortunately was mostly  incomplete. After looking at these two documents we fairly quickly decided that importing either  one into Archon was not going to do much good as there was no actual description in the main  fields that would be needed (like creator/title etc.) and the little that was there did not follow any  standards whatsoever.  As it turned out, the best source of information we actually had on our holdings were the  handwritten accession sheets that were filed by originating office, format, and accession number.  [SLIDE 7] In the past, each accessioning form had been transformed into multiple card catalog  entries or references, and as such were typed and color­ coded ­ but the problem was that in the  process some of the accessioning information that we would want to preserve for complete and  meaningful database entries was left out. [SLIDE 8]  I can assure you, that the system in place  back than was rather confusing. [SLIDE 9]  It took new staff a long time to be comfortable with  the color­coded card system and it was easy to forget to search in all possible places when trying
  3. 3. to help a researcher with a question. And to make things worse, in different card catalogs,  different colors meant different things – so it’s easy to see why we were so desperate for change.  So – once we decided that the handwritten accessioning forms were the best place to  import the Archon data from, we knew we were looking at some substantial manual labor in the  form of typing. [SLIDE 10] In the summer of 2007, we hired two graduate students (for total of  40 hours per week, the money coming from a vacant paraprofessional position) who had worked  in the department in the past, had a good sense of humor and also very important, who did not  have an aversion to data entry. Over the course of the summer, they entered records for about  90% of the University Archives collections. [SLIDE 11]  These did not include box and folder  lists, but did frequently include description to the series level. For those collections where we did  have a paper inventory –any electronic versions were usually long gone ­ a student created a  PDF, which is linked to from the record in Archon. Unfortunately, the PDFs are not searchable,  but at least they are there linked to the Archon record. Subsequently, beginning in the fall of  2007, a couple work­study students diligently copied and pasted the inventories that were less  than 20 pages long. Anything over 20 pages we are still leaving in PDF format for the time  being. ­ but the plan is of course to have them fully entered into Archon – someday …and  hopefully that will be soon..… [SLIDE 12]  If more details is needed: Links to single PDF files (for shorter finding­aids) are entered into the  URL field under “Other Information” and for multiple links we decided to paste them into the  description field, which is more user­friendly…[SLIDE 13]  Manuscripts  Now we are going to look at how things worked out for the Manuscripts Collections  which was a completely different scenario and at first seemed more straight forward, as we had  several electronic sources that all in theory seemed good candidates for data import.  Before we tried to import the MARC and EAD documents it was suggested that we  import the Manuscripts Accessions Database, which was in Access. The University Archivist at  the time thought this would be a good idea because based on her previous experiences with  Access as a collection management tool she thought that most required fields and a good level of  standardized language would be more or less a given. It turns out this Access database was  actually not all that great and caused quite a few headaches for us as the bad data would later sit  in Archon taunting us. We really should have caught that shortcoming but got carried away a bit  in our eagerness to get as much data into Archon as quickly as possible. Since the Access import  in 2007, significant progress has been made in cleaning up this data (mostly with the help of a  volunteer who spends 5 hours per week on this). [SLIDE 14] (Colonial Dames example – none  of the ‘bad data’ is visible to the public as we chose the ‘do not display’ option for the batch)  Next, we were very hopeful to import the existing MARC records directly from our  SIRSI online catalog into Archon. But again, we quite frankly did not have the IT support we  needed ­ and when our IT person could not find the time to write a script to import the MARC  records, we were not willing to wait for month, hoping that eventually he might get around to it.  So instead we settled on having another student doing the copying and pasting for those. That
  4. 4. was also in the summer of 2007; And took about 2 1/2 months at 15 hours/week. On a more  positive note: The later versions of Archon should make importing records and finding aids  easier. PHP experience of IT staff is helpful.  As for importing the finding aids in EAD, we ultimately decided to simply insert a link to  the Virginia Heritage URL as the most expedient solution. The link also display as “View Box  List” [SLIDE 15] We had issues with the import function at the time and in our case the issues  were on the Archon end as well as on the end of the EAD to be imported. As I understand it, the  idiosyncrasies of how the mss finding aids were encoded created problems on top of the existing  Archon issues – and that made it just more of a headache than it was worth. Much of the records  for the mss collections could be copied and pasted in at least part from the library's catalog or  existing EAD documents. Again, there are a shockingly small number of Word documents for  recently created (last 10 years) finding aids here, so much of that copying and pasting will need  to be done from the PDFs that were created of the hundreds of paper finding aids. [SLIDE 16]  While most of the viable University Archives box lists were copied and pasted during the fall  semester (2007), a similar effort for the Manuscripts collections is a multi­year long process in  part because of the generally more complex nature of those finding aids and of course the greater  quantity.  In short, we're doing a mix of things from brief records with no box list, copied and  pasted box lists from PDF or Word documents, and many links to PDFs of box lists.
  5. 5. ARCHON’s overview of pros and cons from our perspective  Pros  Cons  Open source – no costs up front  Open source – needs more in­house IT  support and attention after implementation  than proprietary  Can be customized to a degree to meet the  Needs in­house IT support (PHP and more)  needs of individual repositories  to be able to customize  [SLIDE 17] Integrates different archival  Cannot search by functions into a single interface, hereby  ·  call number (but can sort by) meeting a critical need in the archives and  ·  by donor/source special collections world – works  ·  finding aid author especially well for our new ‘Accessioning  ·  some fields that many of us are  as Processing’ approach. used to from MARC, like alternate  ·  Accessioning title, added author, do not exist  ·  Description Some – but not all ­ of these short coming  ·  Location functionality could possibly be overcome with proper IT  ·  Digital object management  support.  User interface makes it easy for staff and  student workers to enter data, both  collection level and finding aids without  the need of time­intensive encoding  Going back later to enhance records is now  as easy as editing a word document, but  was very complicated in library online  catalog SIRSI that made us upload into  OCLC and corrections had to be channeled  through Tech Services.  Web searchable [SLIDE 18] with better  whereas SIRSI is not  results than VHP  Woolfolk example st  ·  Woolfolk family (SCRC on 1  nd  page, 2  from bottom, VHS on  second page middle nd  ·  Woolfolk papers (SCRC 2  , VHP  th 5  st  ·  Woolfolk family papers (SCRC 1  ,  th  VHP 5  )  Researcher Module: shopping cart allows  Can’t run stats (at least not without IT  selection not only of collections, but also.  support behind the scenes)  series, box, folder and down to item level  [SLIDE 19]  ARCHON offers multiple outputs for data  entered. Meaning records that were input  using the simple web forms can be  extracted both in MARC format and EAD!
  6. 6. Taking everything into account, our experience has not been without headaches and  instances of exasperation. Some of these headaches we created for ourselves (like importing an  Access database that was not sufficiently cleaned up) and others again could probably have been  avoided had we had at least some more IT support than the very minimal help available to us at  the time.  [SLIDE 20] So while there were these admitted bumps in the road, I think that everyone  at our institution (including Flat Stanley) agrees that overall the implementation of ARCHON  was a huge step forward for us. ARCHON flexibility and ease of use allowed us at to bring  together our rather varied descriptive practices for manuscripts and university archives  collections that had evolved over many years with a very reasonable budget of staffing and  student time.  As a result, researchers have not only been able to search university archives collections  outside of a card catalog in the reading room the first time. It is also the first time that more than  a token number of manuscript collections and university archives collections and their respective  finding­aids could be searched through the same interface – whether a database, online catalog,  or card catalog. Collection descriptions ranging from brief records through very detailed finding  aids have been made available for over 1,000 collections from this repository in the year since  we launched Archon. [SLIDE 21] The ease of use of the staff interface and the immediate public  access available through the web interface present opportunities worthy of note to repositories.  We have been getting positive feed­back from researchers who either walk in with an ARCHON  print­out and also from patrons who are using the database onsite and who like using it. And just  a couple of week ago, our Dean received a Thank­You letter and a donation from a long time  user/university employee who made a point in commenting on how much more user­friendly  SCRC had become, praising particularly ARCHON’s shopping card function.  Plans for the next year or so [SLIDE 22] ·  Upgrade ARCHON over the summer, in fact we will be taking two steps up from our  current version. ·  We will be working on getting the backlog into Archon as it is being described. ·  Over the summer, we are also planning on extracting MARC records from Archon into  our library catalog and EAD records into the Virginia Heritage database. We have tested  these functions already other than a bit of tweaking for one or two fields they run  smoothly. ·  Start using the digital objects module, which is currently disabled; we have seen it used at  other institutions. Right now we have an image database in Access – but it needs some  cleaning up before we can import it, don’t want to repeat the mistake we made with the  Mss. Accessions database.  But for the longer term (5 + years), we are of course open to migrating other systems as well, if  we think it makes sense. But for us, in 2007, ARCHON seemed to make the most sense, since we  could not simply migrate but had to create online records to a large part from cars, acc. sheets  and binders.  I hope I was able to bring across what made ARCHON such a great tool for our
  7. 7. institution and gave you some useful information to help you in your decision­making process.  uxs 4/14/2009