Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Ontolica Enterprise Search Case Study with AANA


Published on

AANA selected Ontolica Enterprise Search and Ontolica Search Preview to provide user communities access to customized search navigation, advanced search, and content preview accessible through any computer, tablet, or smartphone. This case study outlines the process of implementing Ontolica Search on AANA's public facing site.

Published in: Technology, Health & Medicine
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Ontolica Enterprise Search Case Study with AANA

  1. 1.        AANA connects public users to content      through SharePoint, Ontolica Enterprise      Search, and Ontolica Search Preview            Business Need  Provide intuitive public SharePoint search  navigation and visualization while simplifying   Website query and navigation time drastically  the backend administration.    decreased.                                                                                                                                             Solution   Simple and intuitive search page  AANA selected Ontolica Enterprise Search    customizations with decreased demand on IT  and Ontolica Search Preview to provide user  service resources.  communities access to customized search    navigation, advanced search, and content     Robust authentication and browser support  preview accessible through any computer,  with low overhead allows users to quickly  tablet, or smartphone.     view content without local programs.            In‐document search enables users to preview    content with search query highlights and  relevant page suggestions.        Accuracy of results also were improved, and  the number of choices that we have on how  we sort and present our results has    increased.                                                       SurfRay Inc. 5201 Great America Parkway, Suite 320, Santa Clara, CA 95054 *** Ph: 800‐625‐1175 ** Fax: 866‐906‐9747  
  2. 2.   AANA Background  The AANA promotes education, practice standards, and guidelines,  while affording consultation to both private and governmental entities  regarding nurse anesthetists and their practice. The AANA Foundation  supports the profession by awarding education and research grants to  students, faculty, and practicing CRNAs. More than 90 percent of the  nations nurse anesthetists are members of the AANA.  SurfRay Background  Founded in 2000, SurfRay, a Microsoft Partner, is a global leader in search infrastructure  software for companies that deliver top notch developed enterprise search solutions  that are easy to try, buy and install. SurfRay has more than a 1,000 customers in over 30  countries through dual headquarters in Santa Clara, USA and Copenhagen, Denmark.   In 2006 SurfRay acquired Speed of Mind, followed by Mondosoft in October 2007, further strengthening SurfRays  market position as a unified global provider of Search Technology. Today, SurfRay’s Ontolica Suite has  revolutionized how SharePoint users find content and SharePoint administrators customize search.  EKTRON CMS 400.NET TO SHAREPOINT 2010    Before migrating to SharePoint for their public facing site, was built on the  “The implementation  content management system, Ektron  CMS 400.NET. This platform presented  training was  straightforward and well  configuration challenges, unnecessary strain on IT, and generally irrelevant search  supported. Our  results. In 2011, AANA established plan to find a more efficient solution in regards to  developer was able to  put the Ontolica search  content management on its public facing website that would also integrate with new  products in place easily,  financial and membership systems. After researching multiple solutions, consulting  saving AANA precious  configuration and  with partner organizations, and contracting a new systems integrator, AANA  development time.”   determined that SharePoint 2010 provided the desired foundation to deliver content  Tim Rutter, Director,  to the members and communities they serve.  Information Technology                                               SurfRay Inc. 5201 Great America Parkway, Suite 320, Santa Clara, CA 95054 *** Ph: 800‐625‐1175 ** Fax: 866‐906‐9747  
  3. 3.                             A FOCUS ON SEARCH  The poor user search experience and relevancy of Ektron created significant challenges for AANA.  As a result, simple, configurable,  and relevant search was recognized as a primary need within the new content management platform.  Options for mixing content  management systems with separate search engines were analyzed but were not favorable due to complexity, cost, and loose  integration.  With significant scalability, redundancy, and flexibility, SharePoint 2010’s native search functionality was recognized as  a strong backbone to meet AANA’s goals.    However it was not perfect, and still presented challenges to meet full search requirements. These requirements included a user  search experience with the ability for:  How much does findability really cost?*  Simple configuration by non‐technical content editors  1. According to industry statistics, users are typically   Custom relevancy and sorting  successful with their searches about 40% of the time;   Visual, audience targeted, and timed best bets  and research by Gartner shows most executives  spend 30 ‐ 40% of their time searching for   Custom advanced search lookups  documents.   Automated query suggestions and related queries  2. On average, each employee spends 9.5 work  hours/week finding information, and 6 hours is   Web page and document previews on all content  wasted recreating documents that exist but cannot  be found according to IDC.   Complete access with tablets and smartphones     3. A 2011 article stated that MOST information workers   Unparalleled document preview   are dissatisfied with their findability solution. 71% of  that is due to poor search functionality.  Preview support for over 500 file types     Decreased reliance on IT for organic relevancy       improvements and UX customizations  AANA’s IT and Content teams collaborated to qualify a solution to  meet these search enhancement goals.  Additional consideration  would be given to seamless security, minimized architecture  investment, limited bandwidth consumption, and broad compatibility  across browsers and devices.                                                      SurfRay Inc. 5201 Great America Parkway, Suite 320, Santa Clara, CA 95054 *** Ph: 800‐625‐1175 ** Fax: 866‐906‐9747  
  4. 4.    The Ontolica Suite for SharePoint    Ontolica quickly connects users to content in SharePoint without weeks of coding through an aesthetically pleasing search UX and  easily configurable web parts. The complete Ontolica suite is easily‐deployed to unlock faster search navigation, lightweight  previews, actionable results, relevant suggestions, and complete GUI‐based configuration on SharePoint and FAST.     Ontolica Enterprise Search helps SharePoint administrators to rapidly deploy the   organization’s metadata and properties as search refiners, quick filters, grouping,   and sorting options, without having to involve developers in the project. With rich   navigation, intelligent autosuggestions, and actionable results, Ontolica upgrades   your search platform to true enterprise standard.   Some  of the key features include:   Related Queries, Searches and Search Tags   Hierarchical Refiners   Result Navigation, Quick Filters and Grouping       Seamless Metadata Support    “Search as You Type”   Ontolica Search Preview enables users to visualize any content in search  without client‐side installs or burdensome server requirements. This lightweight,  mobile‐enabled preview quickly connects users to content with inDocument  search, query highlights, and relevant suggestions. With support for email, web  pages, and more than 500 file types, Ontolica Search Preview helps users rapidly  explore search result content regardless of the format.   Some of the key features include:     Full document graphical preview    Document Comparison   Hit highlighting   Relevant Page Links                                                SurfRay Inc. 5201 Great America Parkway, Suite 320, Santa Clara, CA 95054 *** Ph: 800‐625‐1175 ** Fax: 866‐906‐9747  
  5. 5.   With the complete Ontolica Suite for SharePoint, SurfRay improves every aspect  of the search experience from faster findability to full graphical rendering of SP  content in the search results and in the library. Administrators are now able to  customize the search experience without the need to spend hours upon hours  working on code. With Ontolica, search centers are now easily created and  altered with an aesthetically pleasing graphical user interface, which provides  administrator’s time to work on other important projects. End‐users are no  longer forced to paginate through page after page of search results to find their  content.   With Ontolica, users can easily drill into their results and remove irrelevant  content within a matter of seconds. Users are able to identify the desired  document with full graphical renderings of the content and immediately check   out the document directly from the search results. In addition to vastly improving  search efficiency, Ontolica products automatically mimic SharePoint security  protocols, so there is no need to configure any safeguards that are currently in  place.      AANA SELECTS ONTOLICA TO EXTEND SHAREPOINT SEARCH  AANA’s investigation included consulting with trusted management from other professional service organizations as well as systems  integrators.  Through this investigation AANA became familiar with a recent project at Information Systems Audit and Control  Association (ISACA) with similar project requirements based on MOSS 2007.  After rigorous investigation, ISACA had selected and  successfully implemented Ontolica Enterprise Search and Ontolica Search Preview on their public MOSS 2007 website.  The  combination of SharePoint and Ontolica resulted in significantly reduced query times, efficient navigation, expanded social  networking, and inline previews on all documents.  Ontolica’s tight integration with SharePoint, utilization of SP search serves as a  backbone, extreme flexibility supported a synchronized deployment of SharePoint 2010 with Ontolica to replace AANA’s legacy CMS.   In addition to the referral and a live success case on, AANA’s systems integrator, SusQTech, worked closely with the  Ontolica solution in the past and supported a strategic recommendation for implementation.                                                    SurfRay Inc. 5201 Great America Parkway, Suite 320, Santa Clara, CA 95054 *** Ph: 800‐625‐1175 ** Fax: 866‐906‐9747  
  6. 6.                          DEPLOYING SHAREPOINT 2010 AND ONTOLICA  Implementation of SharePoint 2010 with Ontolica to was a closely coordinated effort between AANA, SusQTech, and  SurfRay.  SusQTech was tasked to coordinate the migration from Ektron to the new SharePoint platform.   Through close  collaboration, SusQTech worked with AANA for environment planning, installation, top level structure configuration, and branding of  SharePoint.  In tandem, SurfRay assisted with search requirement planning, developing a roadmap for immediate results as well as  long‐term metadata nurturing, and search user interface customization. Utilizing SharePoint 2010 and Ontolica, SurfRay provided  top tier product training, guided solution installation, and configuration assistance.  In a unique change to traditional ISV offerings,  these services are included as standard support to all Ontolica users.  SHAREPOINT 2010 AND ONTOLICA GO LIVE ON AANA.COM  The release of AANA’s new website and search center was a clear success!  Content editors were now able to easily improve the  search user experience without dependence on IT.  Site visitors can now find the content they were looking for in a fraction of the  time with optimized search and full document preview.  The ability to preview content from mobile devices further delivered on  AANA’s mission to make it’s services more accessible.  Across the organization demands were lessened to become information  retrieval experts and more time could be dedicated to mission critical and community focused objectives.                                                                                 SurfRay Inc. 5201 Great America Parkway, Suite 320, Santa Clara, CA 95054 *** Ph: 800‐625‐1175 ** Fax: 866‐906‐9747  
  7. 7.   SharePoint Search Result Page with Ontolica Enterprise Search and Ontolica Search Preview                 #1 Quick filter buttons  #6 Automatic first page preview  #2  Intelligent search suggestions  #7 Customizable refiners  #3 Numbered refiners  #8 Magnified preview with hit‐highlighting  #4 Ability to jump to the most relevant pages in the  #9 Full document preview on the fly       document       (Supports over 500 file types)  #5 inDocument search  #10  Hyperlink to easily share the document with  others                                              SurfRay Inc. 5201 Great America Parkway, Suite 320, Santa Clara, CA 95054 *** Ph: 800‐625‐1175 ** Fax: 866‐906‐9747