Dodd Frank Act – Recordkeeping Requirements
Stephanie Baruk
June 2013
Context and Objectives
Comply to recordkeeping obligations
1. The Commission modified the proposed rule such that each tra...
Key Challenges, Issues and Success Factors
Key challenges Main issues to be expected
Key success factors
• Relevant conten...
Global Approach
 Benchmark and comparative analysis
 IT solutions assessment (pros & cons)
 Best p...
I ‐ As‐is Analysis and Diagnosis
Approach Illustration: Regulation Analysis
 Regulatory analysis and impact ...
II – Benchmark and Target Solution
 Perform a comparative analysis of market solutions in terms of:
• References...
Description Core Capabilities Competitive Advantage
“The NICE Trading Floor Compliance 
solutions can provide the ability ...
III – Preparation of the Implementation
 Elaborate implementation roadmap
 Coordinate draft of functional speci...
Upcoming SlideShare
Loading in …5

CH&Cie - DFA - Recordkeeping - Teaser


Published on

Recordkeeping requirements as part of Dodd Frank Act and benchmark of solutions

Published in: Economy & Finance
1 Like
  • Be the first to comment

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

CH&Cie - DFA - Recordkeeping - Teaser

  1. 1. Dodd Frank Act – Recordkeeping Requirements Stephanie Baruk June 2013
  2. 2. Context and Objectives Comply to recordkeeping obligations 1. The Commission modified the proposed rule such that each transaction record does not need to be maintained as separate electronic files. 2. Under § 23.202(a)(3)(iii),  SDs and MSPs are also required to retain records of portfolio reconciliation results, searchable by transaction and counterparty, in order to comply with § 23.502 Portfolio Reconciliation.  In order to enhance risk management,  the CFTC has mandated that Swaps Dealers (SD) and Major Swaps Participants (MSP)  maintain daily trading records for swaps as well as all related records, including cash and forward transactions. This  encompasses all written and oral communications, such as e‐mail, instant messages, and telephone calls.  Requirements Description Identifiable and Searchable by Transaction  and Counterparty  Trading records for swaps need to be identifiable and searchable by transaction and counterparty. Voice Recordings  Pre‐trade, trade and post‐trade voice communications relating to a swap need to be captured, tagged,  retained, and searchable. “Readily Accessible” and Open to Inspection Swap records must be readily accessible for the first two years of the five year retention period, and is  subject to inspection by the  CFTC and US Department of Justice. Time‐stamped in Universal Coordinated Time  (UTC)  SDs and MSPs must use UTC to record the date and timing (to the nearest minute) of:  • all quotations exchanged prior to execution; • swap and related transaction executions; and • swap confirmation. Audit Trail A complete and comprehensive audit trail is required to enable accurate trade reconstructions. Data Storage Records must be retained for a period of five years past the term of the swap (termination or maturity).  Oral recording retention however, is only one year.   Records of quotes, solicitations, bids, offers,  instructions, trading, and prices  Reliable timing data to complete trade  reconstructions  Date and UTC timestamps for all quotes exchanged  Pre‐Trade  Counterparty name and unique counterparty  identifier (UCI)  Swap terms  Trade ticket  Unique swap identifier (USI)  Date and UTC timestamp of swap execution  Date and title of agreement to which the swap is  subject   Product name and unique product identifier (UPI)  Execution price  Fees or commissions, and other expenses  Any other relevant information Execution  Records of post‐execution trade processing and  events Post‐trade 2
  3. 3. Key Challenges, Issues and Success Factors Key challenges Main issues to be expected Key success factors • Relevant content must be readily accessible and  immediately available to the regulator • Multiple channels of communication must be included, such  as email, IM, voice, database, and documentation, including  pre‐trade communications • A wide variety of data and file formats is within the scope of  the request • Large numbers of existing content repositories and  databases must be mined • Relevant information must be associated with a unique swap  identifier only made available after booking trade with  information related to the trade • Most communications and documents are not organized by  swap identifier • Information must be preserved on WORM (write once, read  many) disks for five years beyond the life of the deal • Information in any channel may be in any language • Need consensus from all entities on the solution as it should  be globally deployed • Systems are disconnected and often managed across different parts of the  organization • Existing repositories of information utilize very different technologies and  contain a wide variety of file formats and database schemas • Systems reside across multiple geographic regions • Existing data is held in a wide variety of data formats • Navigating internal infrastructure can be a challenge • Locating relevant content, particularly in audio, IM, and email, is  technologically difficult with traditional, structured data systems • Comply to the regulatory obligation while optimizing costs related to the  development of new solutions • Leverage existing solutions in other locations such as:  Symantec Enterprise Vault for email storage  NICE for voice recording • Review difficulties encountered and main challenges when implementing  the recordkeeping solutions in the US • Ensure consistency of the tool selection with other regulatory  requirements related to recordkeeping obligations (Emir, Market Abuse,  MIFID..) in order to anticipate future developments 3
  4. 4. Global Approach ApproachDeliverables  Benchmark and comparative analysis  IT solutions assessment (pros & cons)  Best practices of the competitors  Target solution summary   Perform comparative analysis of existing  market solutions (references, speech‐to‐ text functionalities, storage capacity,  search functionalities, compliance level,  integration and exploitation costs…)  Study feasibility, costs and benefits of  proposed solutions  Evaluate pros & cons  Identify competitors’ best practices,  encountered issues, and chosen solution’s  advantages  Synthesize advantages and drawbacks of  each provider within the panel  Validate target solution II – Benchmark & Target Solution  Analyze the DFA regulation and how it can  be integrated within your organization  Define pilot approach and prioritization if  necessary, eligibility criteria and perimeter  Perform a detailed cartography of  products / volumes / systems / platforms /  communication tools along with  specificities by entity  Identify existing recordkeeping solutions  within other entities and their compliance  level  Assess operational impacts of new  processes  Perform gap analysis (requirements vs.  current state) and identify actions to  undertake  Draft expression of needs based on gap  analysis and address organizational or  operational points, if necessary I – As is Analysis & Diagnosis  Regulatory analysis and impact assessment  Cartography of impacted processes, tools and  products  Mapping of existing recordkeeping solutions  Gap analysis and identification of needs  Elaborate implementation roadmap  Coordinate draft of functional  specifications  Define role and responsibilities of new  processes  Communicate to F/O the expected  changes  Ensure follow‐up of the development  planning and UATs  Monitor budget  Define and implement escalation  procedures, if necessary  Communicate to Steering Committee  progress of implementation III – Preparation of the  Implementation  Roadmap  Communication plan  RACI  Reporting and monitoring tools  Escalation process 16/09 14/10 28/10 31/12 4
  5. 5. I ‐ As‐is Analysis and Diagnosis Approach Illustration: Regulation Analysis Deliverables  Regulatory analysis and impact assessment  Cartography of impacted processes, tools and  products  Mapping of existing recordkeeping solutions  Gap Analysis and identification of needs Non‐compliance cartography and regulatory risk profile  Analyze the DFA regulation and how it can be specifically  adapted to your environment (itemization) and validate  eligibility criteria and scope  Define pilot approach and prioritization (structured vs.  unstructured data, business lines, entity, communication tools – IM, mobile and landline phones, Mail, Fax, docs, etc…)  Perform a detailed cartography of products / volumes /  systems / platforms / communication tools (IM, voice, email,  fax, documents etc.) along with specificities by entity  Identify of existing recordkeeping solutions for structured and  unstructured data within the different entities and their  compliance level with the DFA requirements  Assess operational impacts of new processes  Perform a gap analysis of requirements vs. current state and  identify actions to be set up in terms of (if any): • Technical developments and new solutions • New information to be added to current flows • New responsibilities to be defined • Empowerment of F/O on process changes…  Draft an expression of needs based on gap analysis and address  organizational or operational points, if necessary 5
  6. 6. II – Benchmark and Target Solution Approach  Perform a comparative analysis of market solutions in terms of: • References • Speech‐to‐text functionalities (quality, #of languages etc.) • Storage capacity • Search functionalities • Compliance level with the DFA requirements • Integration and exploitation costs…  Study the feasibility, costs and benefits of proposed solutions  including tactical solutions by improving the existing US  solutions: • Add‐on of the NICE speech‐to‐text functionality with  indexation capability • Utilization of the GlobaNet Connector for integration of  voice records to Enterprise Vault • Deployment of the solution in other entities  Evaluate the different alternatives (pros & cons)  Identify best practices of competitors, their main issues, and  their chosen solution’s advantages  Validate the target solution Illustration: Benchmark Deliverables  Benchmark and comparative analysis  IT solutions assessment (pros & cons)  Best practices of the competitors  Target solution summary  0 1 2 3 4 Compliance Search Storage capacity Speech to text Costs References Solutions assessmentComparative analysis 6
  7. 7. Description Core Capabilities Competitive Advantage “The NICE Trading Floor Compliance  solutions can provide the ability to  reconstruct trade communications as they  happen, tie them to swap transactions and  enable a search through every type of  related interaction including voice, instant  messaging and email.” ‐ Ability to reconstruct all trade communications via the  different channels as they happened over time ‐ Correlate transaction and communications to make them  searchable “by trade” ‐ Automatically raise alerts for non‐compliant communications ‐ Discover current communications topics and trends ‐ Provides compliance departments with insights and real‐time  impact tools that will increase compliance protection against  new regulations ‐ Offers a voice capture platform that can process  Turrets, PBX phones, Mobile devices via various  connection method to suit customer needs ‐ Metadata that can be captured and tagged may be  counterparty, SWAP Document ID, SWAP  Transaction ID, SWAP deal names, stocks / currency  / commodities names assisted with the SWAP, etc.  “The Clearwell eDiscovery Platform, now  from Symantec, is the leading electronic  discovery software solution that enables  enterprises, governments and law firms to  manage legal, regulatory and investigative  matters using a single application” ‐ Includes semantic analysis, native file format review for over  500 file types, and predictive coding ‐ Platform that is easy to use and administer ‐ Streamline the entire eDiscovery life‐cycle by using a single  application that spans legal hold and  collections through  analysis, review, and production ‐ Modular approach enables customizable eDiscovery  solution. ‐ Clearwell can be directly integrated with Enterprise  Vault, which is the market leader in enterprise  information archiving solutions. ‐ Ease of use, simple deployment and time‐to‐value “Bloomberg Vault offers an end‐to‐end  solution for real‐time policy  management,  enterprise archiving and eDiscovery to help  address the needs of legal and compliance  professionals.” ‐ Fully hosted platform offers end‐to‐end record‐keeping to  satisfy Dodd‐Frank requirements, including voice compliance. ‐ Tags records by counter‐party and archives regulated trades. ‐ Offers scalable archiving solutions. ‐ Provides native integration to the proprietary  Bloomberg tools. ‐ Local Vault allows data to be managed globally  according to a set of corporate policies, but stored  locally in various countries. “Global Relay is the market leader in  compliance messaging, archiving and  message management.” ‐ Captures incoming, internal and outgoing electronic messages  in real time. ‐ Web‐based archiving tool integrates with email and  messaging systems to deliver superior search, retrieval and  monitoring capabilities. ‐ Unlimited cloud storage.  ‐ Search and retrieve capabilities available on PC and  mobile devices. ‐ Exceptional service ‐ zero messages lost, 99.999%  uptime, and 24‐hour response to e‐discovery and  audit requests. “Leader company in interaction analytics,  renowned for its ability to transform  unstructured data to structured  information through language analysis” ‐ Extracts key data from voice and text interactions. ‐ Reconstructs  trades locating all interactions associated to it. ‐ Identifies risk patterns and compliance rules endorsement. ‐ Multi‐lingual solution for voice and text. ‐ No technical  infrastructure changes required. “Autonomy, an HP Company, is a global  leader in software that processes human  information, or unstructured data,  including social media, email, video, audio,  text and web pages, etc. “ ‐ Provides a single platform approach for managing all  information, enterprise‐wide, in accordance with  organizational & regulatory policy and business goals ‐ Automatic content classification feature recognizes trade  types, transactions, buyers and sellers. ‐ Multi‐lingual solution for voice and text. ‐ Leader in cloud archiving. ‐ Autonomy IDOL technology supports complex  unstructured content analysis using probabilistic  modeling and Bayesian inference. II – Benchmark and Target Solution Overview on the panel 7
  8. 8. III – Preparation of the Implementation Approach  Elaborate implementation roadmap  Coordinate draft of functional specifications  Define roles and responsibilities in the new process, if any  Communicate to Front Office the expected changes  Ensure follow‐up of the development planning and UATs  Monitor budget  Implement escalation procedures and escalate alerts, if needed  Communicate to the Steering Committee the progress of the  implementation Illustration: Roadmap Deliverables  Roadmap  Communication plan  RACI  Reporting and monitoring tools  Escalation process Monitoring toolsImplementation  Plan 8