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Onboarding di Ateneo. Le persone al centro

Il processo di onboarding – così come pensato dall’Università della Calabria (UNICAL) - persegue l’obiettivo di creare tutte le condizioni per la migliore integrazione ed engagement del nuovo dipendente nella vita organizzativa dell’Ateneo, favorendo l’allineamento delle reciproche aspettative tra l’organizzazione e la persona.

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Documento di approfondimento della soluzione:
Onboarding di Ateneo: le persone al centro
INDICE
1. Descrizione della soluzione
2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare
4. Descrizione dei destinatari della misura
5. Descrizione della tecnologia adottata
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti
necessari)
7. Tempi di progetto
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2
Descrizione della soluzione
L’ingresso del nuovo dipendente nell’organizzazione è sempre una fase molto delicata,
carica di entusiasmo e aspettative, ma anche di ansie e paure che i nuovi contesti e le nuove
situazioni sono in grado di generare.
Proprio sulla base di questa considerazione, è stata sviluppata l’idea di facilitare l’ingresso
e l’inclusione nel ruolo e nell’organizzazione dell’Ateneo.
Lo scopo è, quindi, agevolare l’inserimento, aiutando a comprendere l’organizzazione, il
funzionamento, la cultura, al fine di essere operativi nei processi di lavoro nel minor tempo
possibile.
Il processo di onboarding – così come pensato dall’Università della Calabria (UNICAL) -
persegue l’obiettivo di creare tutte le condizioni per la migliore integrazione ed engagement
del nuovo dipendente nella vita organizzativa dell’Ateneo, favorendo l’allineamento delle
reciproche aspettative tra l’organizzazione e la persona.
Tutte le conseguenti attività sono finalizzate ad accogliere il neo-assunto, definire il suo ruolo
nell’organizzazione, supportarlo nella conoscenza della macchina amministrativa, creare
empatia e motivazione all’interno di una realtà in cui i dipendenti sono considerati importanti
per l’organizzazione.
La soluzione si articola, per il personale neo-assunto, nei seguenti interventi che
compongono un programma strutturato e focalizzato sul dipendente e sul suo
coinvolgimento:
1) invio di una mail personalizzata di benvenuto il primo giorno di servizio;
2) assegnazione della figura di un tutor (il tutor – individuato tra il personale tecnico-
amministrativo con maggiore seniority (anche) per valorizzare le esperienze e i saperi
di quest’ultimi che rappresentano l’asset principale delle amministrazioni – oltre ad
affiancare da un punto di vista ‘professionale’ il nuovo dipendente, deve possedere
doti comunicative e relazionali e fornire le informazioni ‘logistiche’ di interesse);
3) breve tour degli uffici (della Direzione Risorse Umane, prima, e della Struttura di
destinazione, poi);
4) consegna dell’onboarding kit (personal computer, tesserino unico ingresso/uscita e
mensa aziendale, credenziali per l’accesso ai sistemi di Ateneo e materiale
informativo; il kit è completato con le slide utilizzate durante le giornate informative
che sono caricate nell’apposita sezione di “My_unical”, intranet di Ateneo, al fine di
condividere con la comunità accademica lo sviluppo di una nuova cultura HR);
5) incontro con il Responsabile della Struttura e con i futuri colleghi (il c.d. “welcome on
board”, per chiarire, da subito, attività, ruolo e responsabilità del profilo professionale
e per conoscere i colleghi con i quali lavorerà: radunando l’intero team lo si presenta
subito come un gruppo e aiuta il neoassunto a prendere confidenza con i volti dei
nuovi colleghi e comprendere quante persone dovrà poi incontrare);
6) azione di informazione specifica con consegna, tra l’altro, del catalogo delle iniziative
di formazione programmate su triennio;
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3
7) verifica dell’efficacia degli interventi tramite feedback su questionario online,
strutturato in modo tale da poter far emergere anche (e soprattutto) eventuali criticità
riscontrate.
Nell’ambito delle attività di onboarding, particolare risalto sarà dedicato ad un’azione in-
formativa, della durata di 10 ore, secondo la seguente modulazione:
Linea verde: SIAMO UNICAL
Mission dell’Ateneo; Piano strategico; Salute e sicurezza; Organizzazione e norme; SMVP;
Sistema di assicurazione della qualità; Codice etico e di comportamento
Linea blu: STRUMENTI DI LAVORO
CCNL; Previdenza; Sistemi gestionali in uso e strumenti di collaboration; Protezione
informazioni e privacy; Gestione documentale; Anticorruzione e trasparenza
Linea rossa: LE PERSONE AL CENTRO
Tutorship, Formazione, Smart working, Trattamento accessorio, Miglioramenti retributivi e
di carriera (PEO/PEV); Sostegno allo studio; Assessment delle competenze; Sistema
Bibliotecario; Servizi di Ateneo (Mensa e residenze, CUS, Polo d’infanzia, Centro Sanitario,
teatri e cinema).
Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze
Il team di lavoro, guidato dal dott. Roberto Elmo, Dirigente della Direzione Risorse Umane
(DRU) e con il commitment della dott.ssa Giancarla Masè, Direttrice Generale dell’Università
della Calabria, è composto dai seguenti collaboratori:
Maria Rita Cappelleri, Responsabile Area Relazioni Sindacali e Sviluppo Organizzativo
Giuliana Cosentino, Funzionario Area Relazioni Sindacali e Sviluppo Organizzativo
Lucia Matta, Funzionario Area Personale Contrattualizzato e Collaboratori Esterni
Francesco Le Pera, Responsabile Servizio Trattamento Previdenziale
Ernesto Oliverio, Funzionario Servizio Trattamento Previdenziale
Laura Pantusa, Funzionario Area Personale Contrattualizzato e Collaboratori Esterni
Tonia Romio, Funzionario Area Personale Contrattualizzato e Collaboratori Esterni
Francesca Sirena, Funzionario Area Personale Contrattualizzato e Collaboratori Esterni.
Il gruppo, che ha carattere permanente, sarà affiancato, nel corso delle giornate informative,
da dirigenti e da funzionari responsabili di Ateneo, i quali – ciascuno per la parte di propria
competenza – ‘racconteranno’ ai nuovi colleghi (realizzandosi una reciproca conoscenza
diretta) i diversi aspetti dell’Ateneo di interesse per i neoassunti concretizzando, tra l’altro,
una sorta di embrionale spirito di gruppo, da promuovere e diffondere.
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4
Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare
Il processo di onboarding risponde, in primis, alla necessità di alimentare nel nuovo assunto
la consapevolezza di essere parte integrante di un’organizzazione e di essere visto come
portatore di valori e di interessi convergenti con quelli dell’organizzazione di cui sta per
entrare a far parte.
Questa pre-condizione favorisce – attraverso la fase informativa/formativa – l’acquisizione
delle policy aziendali fondamentali nonché delle conoscenze e dell’apprendimento dei
comportamenti per diventare parte della comunità universitaria, sia a livello organizzativo
sia di cultura e clima aziendale, condividendo la mission dell’Ateneo.
Descrizione dei destinatari della misura
I destinatari di questa misura sono i dipendenti neoassunti in Ateneo.
L’obiettivo è, tuttavia, dopo l’entrata a regime, quello di estendere il processo di onboarding
anche per la componente accademica (professori e ricercatori) che, seppur con diverse
peculiarità, sono attori della stessa comunità universitaria e soggetti che esprimono le
medesime esigenze di ‘accoglienza’ e di conoscenza della complessiva organizzazione.
Descrizione della tecnologia adottata
Per la realizzazione della soluzione non sono richiesti particolari strumenti tecnologici se
non quelli già in uso ordinariamente presso l’Ateneo.
Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti
necessari)
La “Curva di Onboarding” di Michael D. Watkins nel libro The First 90 Days Updated and
Expanded: Proven Straegies for Getting up to Speed faster and smarter, indica che una
persona in un nuovo ruolo impiega tre mesi per raggiungere il breakeven point, passando
da essere un “consumatore di valore” a “creare valore”.
In collaborazione con
#forumpa2023
5
L’applicazione della soluzione descritta non solo non comporta alcun esborso economico
bensì interviene per anticipare il breakeven point e, pertanto, il momento dal quale il
neoassunto inizia a “creare valore”, riducendo la fase della “consumazione di risorse”.
Questa prospettiva ha, tuttavia, un aspetto organizzativo: il mancato inserimento può
provocare l’abbandono del posto di lavoro, recando perdite di tempo e di risorse per
l’organizzazione (costi!) anche in termini di demotivazione.
Al contrario, un proficuo inserimento nell’organizzazione favorisce engagement e retention
del dipendente in un momento storico in cui trattenere i lavoratori nella pubblica
amministrazione sta diventando una variabile estremamente critica: illustrare i servizi che
l’organizzazione offre ai dipendenti in termini di work-life balance, di valorizzazione delle
competenze e di percorsi di formazione/carriera ben definiti, comunicare l’appartenenza a
un ‘gruppo’ e immedesimarsi nella sua strategia, contribuiscono a rafforzare il legame
dipendente-organizzazione con immaginabili effetti positivi sui servizi da rendere ai cittadini,
a migliorare performance e benessere generale.
Tempi di progetto
L’Università della Calabria ha già sperimentato questa soluzione con un progetto pilota.
Il progetto è stato pensato nell’ultimo bimestre del 2022, in concomitanza con una
importante fase di reclutamento di personale di categoria C e D ed è stato realizzato nel
corso del mese di febbraio 2023.
Il piano di onboarding è stato applicato a 29 nuovi dipendenti.
Molto interessante è stato l’esito del questionario di feedback: hanno risposto 19 dipendenti
con un grado di soddisfazione medio pari a 3,58 (max = 4) e con l’indicazione degli aspetti
positivi/negativi/propositivi di cui si terrà conto per la prossima realizzazione del piano.
In termini generali, per una soddisfacente strutturazione del piano di onboarding, sulla base
dell’esperienza pilota e dei suggerimenti pervenuti, una tempistica ragionevole potrebbe
essere la seguente:
- pianificazione dell’intervento: 30 giorni
- realizzazione e monitoraggio dell’intervento: 30 giorni
- valutazione dell’intervento: 7 giorni.
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Onboarding di Ateneo. Le persone al centro

  • 1. In collaborazione con #forumpa2023 1 Documento di approfondimento della soluzione: Onboarding di Ateneo: le persone al centro INDICE 1. Descrizione della soluzione 2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze 3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare 4. Descrizione dei destinatari della misura 5. Descrizione della tecnologia adottata 6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti necessari) 7. Tempi di progetto
  • 2. In collaborazione con #forumpa2023 2 Descrizione della soluzione L’ingresso del nuovo dipendente nell’organizzazione è sempre una fase molto delicata, carica di entusiasmo e aspettative, ma anche di ansie e paure che i nuovi contesti e le nuove situazioni sono in grado di generare. Proprio sulla base di questa considerazione, è stata sviluppata l’idea di facilitare l’ingresso e l’inclusione nel ruolo e nell’organizzazione dell’Ateneo. Lo scopo è, quindi, agevolare l’inserimento, aiutando a comprendere l’organizzazione, il funzionamento, la cultura, al fine di essere operativi nei processi di lavoro nel minor tempo possibile. Il processo di onboarding – così come pensato dall’Università della Calabria (UNICAL) - persegue l’obiettivo di creare tutte le condizioni per la migliore integrazione ed engagement del nuovo dipendente nella vita organizzativa dell’Ateneo, favorendo l’allineamento delle reciproche aspettative tra l’organizzazione e la persona. Tutte le conseguenti attività sono finalizzate ad accogliere il neo-assunto, definire il suo ruolo nell’organizzazione, supportarlo nella conoscenza della macchina amministrativa, creare empatia e motivazione all’interno di una realtà in cui i dipendenti sono considerati importanti per l’organizzazione. La soluzione si articola, per il personale neo-assunto, nei seguenti interventi che compongono un programma strutturato e focalizzato sul dipendente e sul suo coinvolgimento: 1) invio di una mail personalizzata di benvenuto il primo giorno di servizio; 2) assegnazione della figura di un tutor (il tutor – individuato tra il personale tecnico- amministrativo con maggiore seniority (anche) per valorizzare le esperienze e i saperi di quest’ultimi che rappresentano l’asset principale delle amministrazioni – oltre ad affiancare da un punto di vista ‘professionale’ il nuovo dipendente, deve possedere doti comunicative e relazionali e fornire le informazioni ‘logistiche’ di interesse); 3) breve tour degli uffici (della Direzione Risorse Umane, prima, e della Struttura di destinazione, poi); 4) consegna dell’onboarding kit (personal computer, tesserino unico ingresso/uscita e mensa aziendale, credenziali per l’accesso ai sistemi di Ateneo e materiale informativo; il kit è completato con le slide utilizzate durante le giornate informative che sono caricate nell’apposita sezione di “My_unical”, intranet di Ateneo, al fine di condividere con la comunità accademica lo sviluppo di una nuova cultura HR); 5) incontro con il Responsabile della Struttura e con i futuri colleghi (il c.d. “welcome on board”, per chiarire, da subito, attività, ruolo e responsabilità del profilo professionale e per conoscere i colleghi con i quali lavorerà: radunando l’intero team lo si presenta subito come un gruppo e aiuta il neoassunto a prendere confidenza con i volti dei nuovi colleghi e comprendere quante persone dovrà poi incontrare); 6) azione di informazione specifica con consegna, tra l’altro, del catalogo delle iniziative di formazione programmate su triennio;
  • 3. In collaborazione con #forumpa2023 3 7) verifica dell’efficacia degli interventi tramite feedback su questionario online, strutturato in modo tale da poter far emergere anche (e soprattutto) eventuali criticità riscontrate. Nell’ambito delle attività di onboarding, particolare risalto sarà dedicato ad un’azione in- formativa, della durata di 10 ore, secondo la seguente modulazione: Linea verde: SIAMO UNICAL Mission dell’Ateneo; Piano strategico; Salute e sicurezza; Organizzazione e norme; SMVP; Sistema di assicurazione della qualità; Codice etico e di comportamento Linea blu: STRUMENTI DI LAVORO CCNL; Previdenza; Sistemi gestionali in uso e strumenti di collaboration; Protezione informazioni e privacy; Gestione documentale; Anticorruzione e trasparenza Linea rossa: LE PERSONE AL CENTRO Tutorship, Formazione, Smart working, Trattamento accessorio, Miglioramenti retributivi e di carriera (PEO/PEV); Sostegno allo studio; Assessment delle competenze; Sistema Bibliotecario; Servizi di Ateneo (Mensa e residenze, CUS, Polo d’infanzia, Centro Sanitario, teatri e cinema). Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze Il team di lavoro, guidato dal dott. Roberto Elmo, Dirigente della Direzione Risorse Umane (DRU) e con il commitment della dott.ssa Giancarla Masè, Direttrice Generale dell’Università della Calabria, è composto dai seguenti collaboratori: Maria Rita Cappelleri, Responsabile Area Relazioni Sindacali e Sviluppo Organizzativo Giuliana Cosentino, Funzionario Area Relazioni Sindacali e Sviluppo Organizzativo Lucia Matta, Funzionario Area Personale Contrattualizzato e Collaboratori Esterni Francesco Le Pera, Responsabile Servizio Trattamento Previdenziale Ernesto Oliverio, Funzionario Servizio Trattamento Previdenziale Laura Pantusa, Funzionario Area Personale Contrattualizzato e Collaboratori Esterni Tonia Romio, Funzionario Area Personale Contrattualizzato e Collaboratori Esterni Francesca Sirena, Funzionario Area Personale Contrattualizzato e Collaboratori Esterni. Il gruppo, che ha carattere permanente, sarà affiancato, nel corso delle giornate informative, da dirigenti e da funzionari responsabili di Ateneo, i quali – ciascuno per la parte di propria competenza – ‘racconteranno’ ai nuovi colleghi (realizzandosi una reciproca conoscenza diretta) i diversi aspetti dell’Ateneo di interesse per i neoassunti concretizzando, tra l’altro, una sorta di embrionale spirito di gruppo, da promuovere e diffondere.
  • 4. In collaborazione con #forumpa2023 4 Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare Il processo di onboarding risponde, in primis, alla necessità di alimentare nel nuovo assunto la consapevolezza di essere parte integrante di un’organizzazione e di essere visto come portatore di valori e di interessi convergenti con quelli dell’organizzazione di cui sta per entrare a far parte. Questa pre-condizione favorisce – attraverso la fase informativa/formativa – l’acquisizione delle policy aziendali fondamentali nonché delle conoscenze e dell’apprendimento dei comportamenti per diventare parte della comunità universitaria, sia a livello organizzativo sia di cultura e clima aziendale, condividendo la mission dell’Ateneo. Descrizione dei destinatari della misura I destinatari di questa misura sono i dipendenti neoassunti in Ateneo. L’obiettivo è, tuttavia, dopo l’entrata a regime, quello di estendere il processo di onboarding anche per la componente accademica (professori e ricercatori) che, seppur con diverse peculiarità, sono attori della stessa comunità universitaria e soggetti che esprimono le medesime esigenze di ‘accoglienza’ e di conoscenza della complessiva organizzazione. Descrizione della tecnologia adottata Per la realizzazione della soluzione non sono richiesti particolari strumenti tecnologici se non quelli già in uso ordinariamente presso l’Ateneo. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti necessari) La “Curva di Onboarding” di Michael D. Watkins nel libro The First 90 Days Updated and Expanded: Proven Straegies for Getting up to Speed faster and smarter, indica che una persona in un nuovo ruolo impiega tre mesi per raggiungere il breakeven point, passando da essere un “consumatore di valore” a “creare valore”.
  • 5. In collaborazione con #forumpa2023 5 L’applicazione della soluzione descritta non solo non comporta alcun esborso economico bensì interviene per anticipare il breakeven point e, pertanto, il momento dal quale il neoassunto inizia a “creare valore”, riducendo la fase della “consumazione di risorse”. Questa prospettiva ha, tuttavia, un aspetto organizzativo: il mancato inserimento può provocare l’abbandono del posto di lavoro, recando perdite di tempo e di risorse per l’organizzazione (costi!) anche in termini di demotivazione. Al contrario, un proficuo inserimento nell’organizzazione favorisce engagement e retention del dipendente in un momento storico in cui trattenere i lavoratori nella pubblica amministrazione sta diventando una variabile estremamente critica: illustrare i servizi che l’organizzazione offre ai dipendenti in termini di work-life balance, di valorizzazione delle competenze e di percorsi di formazione/carriera ben definiti, comunicare l’appartenenza a un ‘gruppo’ e immedesimarsi nella sua strategia, contribuiscono a rafforzare il legame dipendente-organizzazione con immaginabili effetti positivi sui servizi da rendere ai cittadini, a migliorare performance e benessere generale. Tempi di progetto L’Università della Calabria ha già sperimentato questa soluzione con un progetto pilota. Il progetto è stato pensato nell’ultimo bimestre del 2022, in concomitanza con una importante fase di reclutamento di personale di categoria C e D ed è stato realizzato nel corso del mese di febbraio 2023. Il piano di onboarding è stato applicato a 29 nuovi dipendenti. Molto interessante è stato l’esito del questionario di feedback: hanno risposto 19 dipendenti con un grado di soddisfazione medio pari a 3,58 (max = 4) e con l’indicazione degli aspetti positivi/negativi/propositivi di cui si terrà conto per la prossima realizzazione del piano. In termini generali, per una soddisfacente strutturazione del piano di onboarding, sulla base dell’esperienza pilota e dei suggerimenti pervenuti, una tempistica ragionevole potrebbe essere la seguente: - pianificazione dell’intervento: 30 giorni - realizzazione e monitoraggio dell’intervento: 30 giorni - valutazione dell’intervento: 7 giorni.