Seminar: Neue Medien an der Berufsbildung (23.08.2013)
Tutorial: Beschreibbare PDF erstellen mit libre-office-writer
1. 2. In LibreOffice-Writer Felder einfügenHandreichung: beschreibbare PDFs erstellen
Autor: Autonome Provinz Bozen - Südtirol, Amt für Personalentwicklung.
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Diese Handreichung beschreibt, wie man aus existierenden
Word-Dokumenten bzw. mit LibreOffice-Writer
beschreibbare PDFs erstellen kann
Benutztes Betriebssystem: Windows 7
Benutztes Programm LibreOffice Writer 4.4
Inhalte
1. Word-Dokument mit LibreOffice öffnen
2. In LibreOffice-Writer Felder einfügen
3. LibreOffice-Dokument als beschreibbares PDF speichern
4. PDF austesten
5. LibreOffice-Dokument bzw. PDF optimieren
2. 1. Word-Dokument mit LibreOffice öffnen
1. Windows-Start-Taste
anklicken
2. „Alle Programme“ auswählen
3. „LibreOffice“ anklicken
4. „LibreOffice-Writer“ anklicken
5. In „Writer“ auf
„Datei“->“Öffnen“ klicken
6. Gewünschtes Word-Dokument
suchen und doppelt anklicken
• Gewünschtes Dokument mit
rechter Maustaste anklicken
• „Öffnen mit“ im Kontextmenü
anklicken
• „LibreOffice-Writer“ im
Kontextmenü anklicken
erstmalig (Bilder nächste Folie) In weiterer Folge
Sollten Sie LibreOffice-Writer öfter nutzen:
Richten Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop oder/und in der Taskleiste ein
4. 2. In LibreOffice-Writer Felder einfügen
1. In der Symbolleiste „Standard“ das Symbol „Steuerzeichen“
einschalten
2. In der Menüleiste unter „Ansicht“ -> „Symbolleisten“
->„Formular-Steuerelemente“ anklicken
3. In der Symbolleiste „Formular-Steuerelemente“ bei Bedarf mit
„Entwurfsmodus an/aus“ den Entwurfsmodus aktivieren
4. Im Dokument die Stelle anklicken, in der ein Formularfeld eingefügt
werden soll
5. Das gewünschte Formularfeld in der Symbolleiste „Formular-
Steuerelemente“ auswählen
6. Im Dokument an der gewünschten Stelle das Formularfeld mit
gedrückter Maustaste zeichnen
7. Gruppierungsrahmen einfügen (=single choice)
1. Wählen Sie in der Symbolleiste „Weitere Steuerelemente“ ->
„Gruppierungsrahmen“ aus
2. Zeichnen Sie im Dokument an der gewünschten Stelle den
Gruppierungsrahmen
3. Geben Sie im sich öffnenden „Gruppenelement-Assistent“ die
Bezeichnungen der einzelnen Optionsfelder ein
4. Klicken Sie zum Schluss im Assistenten auf die Schaltfläche
„Weiter“
5. Im nächsten Fenster wählen Sie „Nein, kein Feld soll ausgewählt
sein“ aus und klicken auf „Weiter“
6. Im nächsten Fenster lassen Sie „1“ stehen (unter „Welchen Wert
möchten Sie jeder Option zuweisen?“)
7. Im nächsten Fenster löschen Sie „Gruppierungsrahmen“ unter
„Welche Beschriftung soll Ihre Optionsgruppe haben?“ und klicken
anschließend auf „Fertigstellen“
9. 3. LibreOffice-Dokument als beschreibbares PDF speichern
1. Zuerst das mit Formularfeldern erstellte LibreOffice-Dokument
normal speichern (als LibreOffice-Dokument als .odt-Datei)
2. Dann in der Menüleiste unter „Datei“ -> „Exportieren als PDF“
anklicken
3. Im sich öffnenden Fenster im Register „Allgemein“ mit angehaktem
„PDF-Formular“ als Format für Übermittlung „PDF“ auswählen
(voreingestellt ist normalerweise FDF)
4. Im Fenster rechts unten auf „Exportieren“ klicken und speichern
11. 4. PDF austesten
1. Öffnen Sie das PDF-Dokument
2. Schreiben Sie in die Textfelder entsprechende Daten hinein:
z.B. geben und planen (mit p und g sehen Sie am besten ob das
Textfeld hoch genug ist)
3. Kontrollieren Sie die Anordnung der Textfelder zum Text
4. Testen Sie auch die Markier- und Optionsfelder sowie die Einträge
des Gruppierungsrahmen anzuhaken
12. 4. PDF austesten
2. Bei geben und planen ist das g und p nicht komplett sichtbar
3. Herr/ Frau und geben und planen sind nicht optimal angeordnet
4. Testen Sie die Optionsfelder
4. Testen Sie die Markierfelder
4. Testen Sie den Grupppierungsrahmen
13. 5. LibreOffice-Dokument bzw. PDF optimieren
Optimierungsbedarf könnte bestehen bei:
1. Höhe und Breite der Steuerelemente
(Steuerelement ist zu breit, zu wenig breit, zu hoch, zu wenig hoch)
Ziehen Sie die Steuerelemente entsprechend in die Höhe, Breite bzw.
reduzieren Sie die Höhe, Breite
(immer bei den grünen Punktens Textfeldes ziehen)
alternativ: Doppelklick auf Steuerelement: Im sich öffnenden Fenster können Sie
„Höhe“ und „Breite“ der Steuerelemente ändern
2. Schriftart und Schriftgrad
(Schriftart des Formularfeldes Schriftart Dokument)
Ändern Sie bei Bedarf Schriftgrad und Schriftart der Steuerelemente.
Doppelklick auf Steuerelement: Im sich öffnenden Fenster können Sie unter
„Schrift“ Schriftgrad und –art ändern
3. Klickreihenfolge („Aktivierungsreihenfolge“) der Steuerelemente
(sollte der PDF-Nutzer mit der Tabulatortaste von einem zum nächsten
Formularfeld springen, damit die Felder eines nach dem anderen kommen)
Die „Aktivierungsreihenfolge“ der Steuerelement können Sie durch Doppelklick
auf ein Steuerelement ändern. Im sich öffnenden Fenster können Sie unter
Aktivierungsreihenfolge die Reihenfolge manuell oder automatisch einstellen
(Achtung: Diese Funktion 4 funktioniert oft nicht wie gewünscht)
14. 5.1. Optimieren (Höhe und Breite der Steuerelemente)
Ziehen Sie mit der Maus
an den grünen Punkten
Alternativ
Klicken Sie ein Steuerelement doppelt an
Stellen Sie Breite und Höhe ein
Tipp: Beschriftungsfeld sollte immer leer sein
Tipp: Notieren Sie sich
Breite und Höhe, sollten
Sie dieselben Werte öfter
brauchen
15. 5.2. Optimieren (Schriftgrad und Schriftart)
Klicken Sie ein Steuerelement doppelt an
Ändern Sie Schriftgrad und –art (Klick auf die 3 Pünktchen)
Tipp: Beschriftungsfeld sollte immer leer sein
Tipp: Schriftgrad und Schriftart in Writer ändern Sie dauerhaft unter -> Extras ->Optionen
->LibreOffice Writer -> Grundschriftarten
16. 5.3. Optimieren (Aktivierungsreihenfolge=Klickreihenfolge)
Klicken Sie irgendein Steuerelement doppelt an
Klicken Sie „Aktivierungsreihenfolge an“ (Klick auf die 3 Pünktchen)
Tipp: Beschriftungsfeld sollte immer leer sein
Tipp: Auch wenn Sie die Aktivierungsreihenfolge perfekt einstellen, ist das Resultat nicht
immer wie gewünscht. Versuchen Sie dann ein „bestmögliches“ Resultat zu erhalten
und verlieren Sie nicht Zeit durch nicht funktionierende Technik.
17. Nützliche Tipps
a) Verwenden Sie auch für Zahlen, Datum, usw. TEXTfelder
b) LibreOffice kann auch auf einem USB-Stick installiert und von
dort gestartet werden
c) Mit Microsoft Word kann man keine beschreibbaren PDF erstellen
d) Damit ein im Web geöffnetes PDF beschrieben werden kann
muss man es zuerst herunterladen
e) EXKURS: Unterschrift (sofern rechtlich möglich)
Um das PDF-Dokument nicht ausdrucken, unterschreiben,
einscannen und erst dann verschicken zu müssen könnte man
bei geöffneter PDF mit dem „Unterschriftenstempel“ eine
Unterschrift in das Dokument setzen, das Dokument abspeichern
und dann verschicken (ohne es ausdrucken und manuell
unterschreiben zu müssen). ACHTUNG: Dies hat nichts mit einer
digitalen und/oder zertifizierten Unterschrift zu tun
18. Nützliche Links
• LibreOffice für den USB-Stick downloaden
https://de.libreoffice.org/download/portable-versions/
• Beschreibung Formular-Steuerelemente
https://help.libreoffice.org/Common/Form_Controls/de
Quellen
• Screenshots 1 und 2: Microsoft Windows 7
• Alle anderen screenshots: LibreOffice Writer 4.4