Implementatie Quarant: inrichting project en succes- en faalfactoren

1,548 views

Published on

Een presentatie van Elma Schouten, associate van Steenwinkel Kruithof Associates, over de succesvolle implementatie van PSYGIS Quarant bij GGZ inGeest. Vanuit haar rol als projectmanager gaat zij in op de inrichting en de succes- en faalfactoren van het project.

Published in: Business, Travel
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Implementatie Quarant: inrichting project en succes- en faalfactoren

  1. 1. Bij GGZ inGeest 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates
  2. 2.  Elma Schouten Projectleider IQ voor GGZ inGeest Steenwinkel Kruithof Associates www.steenwinkelkruithof.nl 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates 2
  3. 3. Na de fusie zijn we één instelling met:  twee systemen waar cliënten in geregistreerd worden;  twee EPD’s waarin de interactie tussen behandelaar en cliënt wordt vastgelegd. 314-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates
  4. 4. Eén instelling met één systeem voor cliëntenregistratie en EPD En daarmee kiezen we voor kwaliteit in:  zorgverlening (b.v. dossiers worden overal benaderbaar omdat ze in één systeem zitten);  behandeling (één wijze van vastleggen resultaten en afspraken tussen behandelaar en patiënt);  bedrijfsvoering (b.v. geen verschillen meer in interpretatie van managementinformatie);  financiële administratie (één bron voor het declareren van DBC’s bij verzekeraars). 414-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates
  5. 5.  Raakt het totale primaire proces.  Ca. 1500 medewerkers direct betrokken.  Beperkt budget.  Strakke planning.  Grote inspanning van de inGeest medewerkers. En onderwijl moet de continuïteit gewaarborgd worden van de:  cliënteninformatie,  declaraties,  productieregistratie. 514-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates
  6. 6. Het IQ-project is voor onze organisatie van groot belang. Het EPD en cliëntregistratiesysteem vormt immers de backbone van onze dienstverlening. Het levert belangrijke informatie voor de zorgverlening maar zeker ook voor de bedrijfsvoering. 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates
  7. 7.  We hebben iedereen hard nodig om het project tot een succes te maken.  Het primaire proces (EPD) en de ondersteuning (registratie/facturering) moeten nauw samenwerken.  In de organisatie is dit belegd door Cécile Gijsbers van Wijk (GD) en Anne Leemhuis (DF&I) samen verantwoordelijk te maken.  Het project heeft met het werk van de Visiegroep (visie op EPD) al een mooie start gemaakt. Met hard werken en vol vertrouwen dat we het tot een mooi en goed project maken. 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates 7
  8. 8.  Themapagina Intranet  Klankbordsessies (data zijn spoedig bekend)  Roadshows (vanaf januari 2010) 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates 8
  9. 9.  Projectorganisatie opzetten.  Met elkaar (medewerkers van GGZ inGeest) vaststellen hoe het werkproces binnen GGZ inGeest verloopt. De uitkomst:  één uniform werkproces voor alle zorgvormen,  uniforme set brieven en formulieren,  een ontwerp voor een uniform EPD.  Quarant inrichten zodanig dat het werkproces optimaal ondersteund wordt.  Bestaande koppelingen met andere systemen opnieuw activeren.  Opleiden.  Psygis vervangen door Quarant.  Iris vervangen door Quarant. 9 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates
  10. 10. 10 Definitie- & opzetfase Voorbereiding implementatie OverdrachtUitrol PSYGIS -> Quarant Uitrol IRIS -> Quarant 01-10-09 15-02-10 15-05-10 15-06-10 15-10-10 15-11-10 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates
  11. 11.  project inrichten, opzetten en bemensen  definiëren en vaststellen uniforme werkprocessen  harmoniseren brieven en formulieren  definiëren en vaststellen inrichting Quarant (basis en dossier) Inrichten nieuwe hardware en omgevingen 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates 11
  12. 12.  inrichten en testen van Quarant (basis en dossier)  realiseren koppelingen  bekend raken met het uniforme werkproces  roadshows  opleiden PSYGIS-gebruikers en -beheerders 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates 12
  13. 13.  migratie van PSYGIS 4.8 naar Quarant  werken met het nieuwe EPD 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates 13
  14. 14.  converteren van cliëntengegevens van IRIS naar Quarant  omzetten dossiergegevens IRIS naar PDF  opleiden IRIS-gebruikers 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates 14
  15. 15.  restpunten conversie oplossen  overdracht aan de lijnorganisatie  nazorg 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates 15
  16. 16. Opdrachtgever Stuurgroep Projectleider Deelproject AO/IC Deelproject Inrichting en conversie Deelproject Testen Projectbureau Deelproject Koppelingen Deelproject Org implementatie Werkgroep AO/IC basis Werkgroep AO/IC zorgproces Werkgroep Quarant basis Werkgroep Quarant dossier Werkgroep Quarant techniek Werkgroep testen Werkgroep koppelingen Werkgroep Opleidingen Werkgroep Org. Implementatie circuit Klankbord bijeenkomsten Projectgroep Visiegroep 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates
  17. 17.  Wil je meewerken aan een nieuw EPD?  Of heb je goede ideeën over hoe het proces rondom de patiënt zou moeten verlopen?  Ben je nauwkeurig en wil je graag helpen het nieuwe systeem te testen?  Vind je het belangrijk dat alles op orde is en wil je daar je steentje aan bijdragen? Meld je aan bij je leidinggevende! 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates 17
  18. 18.  Deelname aan het project, de werkgroep, workshop of vergadering is niet vrijblijvend of facultatief. Bij afwezigheid vindt voortgang van het project en besluitvorming plaats en daarop wordt niet teruggekomen: het zgn. “beurt voorbij laten gaan principe”.  Het nemen van besluiten en het voeren van de discussie vindt plaats in de vergadering.  Bij gemelde afwezigheid wordt een gemandateerde vervanger verwacht.  Besluitvorming vindt plaats op sociocratische grondslag (een besluit wordt genomen tenzij er zwaarwegende bezwaren zijn). 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates 18
  19. 19.  Visiebijeenkomst.  Plan van aanpak, scope e.d.  Stuurgroep, projectgroep.  Urgentie, noodzaak, complexiteit.  Communicatie.  Kwaliteit en capaciteit interne organisatie.  Implementatieteams en linking pins.  Opleiden met E-learning.  ICT-betrokkenheid. 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates 19
  20. 20.  Vragen? 14-4-2011 Elma Schouten Steenwinkel Kruithof Associates 20

×