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Vergangenheit für die Zukunft - Sicherung der Vereinsgeschichte im Archiv

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Vortrag des Stadtarchivars Marcel Oeben am 06.03.2016 anlässlich des Tages der Archive in Lemgo

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Vergangenheit für die Zukunft - Sicherung der Vereinsgeschichte im Archiv

  1. 1. Vergangenheit für die Zukunft – Sicherung der Vereinsgeschichte im Archiv Vortrag Stadtarchivar Marcel Oeben am 06.03.2016 im Rathaus Lemgo zum Tag der Archive 08.03.2016 6.470 Stadtarchiv Lemgo
  2. 2. Definitionen Was ist ein Archiv?  Archiv als Archivgebäude  Archiv als Institution  Archiv als Räumlichkeit  Im Alltagsgebrauch häufig für einen Ort, wo man ältere Dinge, die nicht mehr gebraucht werden, aufbewahrt Definition: „Archive sind Einrichtungen, deren Aufgabe die systematische Übernahme, Erfassung, Ordnung, dauerhafte Aufbewahrung und Erschließung von Schrift-, Bild- und Tonträgern sowie elektronischen Speichermedien aus öffentlichen Dienststellen, anderen Institutionen (Verbänden, Unternehmen) oder von Einzelpersonen ist.“ 08.03.2016 6.470 Stadtarchiv Lemgo
  3. 3. Definitionen Auch Vereine (oder auch Privatpersonen) können Archive unterhalten. Das reine Aufbewahren von Unterlagen oder Dingen älteren Datums macht aber noch kein Archiv aus! Wichtig ist die Verknüpfung von Registraturbildner (in dem Falle dem Verein, häufig in Form des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung) und Archiv. Das Archiv kann davon nicht losgelöst existieren. Ein Archiv muss kontinuierlich betreut werden. Das, was man im Archiv findet (=Archivgut), ist einmal im Verein oder bei den Vereinsmitgliedern entstanden, ein Überrest der Vereinstätigkeit. 08.03.2016 6.470 Stadtarchiv Lemgo
  4. 4. Definitionen Was kann Archivgut sein? Verträge / Satzungen Protokolle der Vereinsgremien Berichte / Jahresprogramme / Chroniken Korrespondenz Vorstands- und Mitgliederlisten Finanz- und Haushaltspläne Bauunterlagen (Pläne, Kosten, Schriftwechsel) Projekte Vereinszeitungen Kurs- und Übungsangebote 08.03.2016 6.470 Stadtarchiv Lemgo
  5. 5. Definitionen Presseausschnitte Fotoaufnahmen Film- und Videoaufnahmen Plakate / Flyer (Fahnen, Pokale, Medaillen, Münzen, Wimpel…) Usw. Unwichtig ist dabei, ob diese Unterlagen in Papierform oder digital vorliegen. Häufig findet sich das potentielle Archivgut nicht zentral im Vereinshaus oder beim aktuellen Vorstand, sondern ist verteilt bei Vereinsmitgliedern und ehemaligen Vorstandsmitgliedern. 08.03.2016 6.470 Stadtarchiv Lemgo
  6. 6. Wozu ist ein Vereinsarchiv gut?  Die Tätigkeit des Vereins bleibt auch über längere Zeiträume nachvollziehbar.  Ein gut geführtes Vereinsarchiv erleichtert den schnellen Zugriff auf ältere Unterlagen.  Rechtssicherung: rechtliche Grundlagen (Statuten), Entscheidungen (Gremienprotokolle) und Vereinbarungen (Verträge)  Informationen für Chroniken, Festschriften und Ausstellungen.  Indentifikationsfaktor für den Verein mit Tradition. 08.03.2016 6.470 Stadtarchiv Lemgo
  7. 7. Wann soll etwas in das Vereinsarchiv? Nicht alles muss ins Vereinsarchiv! Doppelexemplare, Rechnungsbelege (können nach 10 Jahren weggeworfen werden), Dokumente anderer Organisationen, Verbände und Institutionen, wenn sie nur zur Kenntnisnahme zugeschickt wurden. Klare Trennung zwischen laufenden Unterlagen beim Vorstand oder der Geschäftsführung und „archivreifen“ Unterlagen im Verein meist nicht einfach. Unterschied zwischen Registratur/Aktenschrank und Archiv verschwimmt meist. 08.03.2016 6.470 Stadtarchiv Lemgo
  8. 8. Wann soll etwas in das Vereinsarchiv? Lösungsvorschlag: Entwicklung eines Aktenablageplanes (kurz Aktenplan) = systematische Ablage der Unterlagen nach Sachgruppen Beispiel: A Statuten, Organigramme B Generalversammlung C Vorstand D Kommissionen und Arbeitsgruppen E Jahresberichte F Finanzen … Der Aktenplan soll einfach, klar, logisch und an die Gegebenheiten des Vereins angepasst sein. 08.03.2016 6.470 Stadtarchiv Lemgo
  9. 9. Wann soll etwas in das Vereinsarchiv? Statt Buchstaben können Sie auch (Dezimal-)Zahlen verwenden. Übertragen Sie diese Zeichen auf den Ordnerrücken, Deckel oder Umschläge der Unterlagen. Anwendbar auch für digitale Unterlagen. Vermerken Sie im Aktenplan hinter dem Namen der Aktengruppe, ob bereits Unterlagen im Vereinsarchiv sind oder dorthin sollen. Der Aktenplan verschafft ihnen einen Überblick über laufende und nicht mehr benutzte Vereinsunterlagen. Passen Sie den Aktenplan den Gegebenheiten an! 08.03.2016 6.470 Stadtarchiv Lemgo
  10. 10. Wie soll das Archivgut gelagert werden? Die Unterlagen sollen trocken, lichtgeschützt und möglichst kühl gelagert werden. Werte: zwischen 15 und 18 Grad, 40 – 55 % Luftfeuchtigkeit. Der Raum sollte abschließbar sein. Vermeiden Sie wasserführende Leitungen im Archivraum. Lagern Sie keine Lebensmittel oder Getränke im Archivraum. Lagerung des Papiermaterials möglichst liegend und frei von Metallen. Verwenden Sie alterungsbeständiges Papier! Benutzen Sie Archivkartons! Risikoreich: Fotoaufnahmen (besonders Negative, Dias), Film- und Videoaufnahmen = rechtzeitig digitalisieren! Digitale Unterlagen auf Festplatten sichern (keine CD oder DVD) und eine Kopie räumlich getrennt deponieren. 08.03.2016 6.470 Stadtarchiv Lemgo
  11. 11. Wie soll das Archivgut geordnet werden? Behalten Sie die vorgefundene Ordnung bei! Erst wenn keinerlei Ordnung mehr existiert (z. B. Karton mit loser Blattsammlung), müssen Sie eine Ordnung nachträglich herstellen. Ist ein aktueller Aktenplan vorhanden, orientieren Sie sich daran! Ist kein Aktenplan vorhanden, versuchen Sie Betreffakten zu bilden (z. B. Unterlagen zum Bau der Turnhalle, Protokolle Vorstand 1950 – 55, Mitgliederlisten 1920 – 1930…). Vermeiden Sie es, verschiedene Betreffe bei der Aktenbildung zu vermischen! Eine reine chronologische Ordnung ist nachteilig. 08.03.2016 6.470 Stadtarchiv Lemgo
  12. 12. Wie erschließe ich das Archivgut? Erschließung = inhaltliche Erfassung des Archivgutes Zunächst reicht der Aktenplan mit Hinweisen auf nicht mehr laufende Akten aus. Optimal: Anlage eines Archivverzeichnisses unterhalb des Aktenplanes (Auflistung der tatsächlich im Archiv vorhandenen Unterlagen mit einer Archivsignatur) Beispiel: Signatur Titel Laufzeit A Vorstand A 1 Protokolle 1940 – 1997 A 2 Wahlvorschläge 1955 – 1995 08.03.2016 6.470 Stadtarchiv Lemgo
  13. 13. Was kann das Stadtarchiv tun? Das Stadtarchiv kann Sie bei der Archivierung beraten u. geeignete Verpackungsmaterialien vermitteln Falls ihr Verein keinen geeigneten Archivraum hat, keine kontinuierliche Archivpflege sicher stellen kann und keine Mittel für das Archiv aufwenden kann oder will = Schenkung oder Depositum an das Stadtarchiv Das Stadtarchiv bietet die erforderlichen Lagerungsbedingungen, erschließt das Material nach Möglichkeit, gewährt Benutzung und ermöglicht Verknüpfung mit anderen Archivbeständen. Auch bei der Vereinsauflösung kann das Stadtarchiv die Unterlagen / das Archiv übernehmen und dauerhaft sichern. 08.03.2016 6.470 Stadtarchiv Lemgo
  14. 14. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen?08.03.2016 6.470 Stadtarchiv Lemgo

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