1. Praktische Tipps: Archivierung digitaler Unterlagen,
Digitalisierung und Öffentlichkeitsarbeit im Netz
22. Juni 2012, Bad Bergzabern
Themen: Digitalisierung und Öffentlichkeitsarbeit im Netz
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2. Digitalisierung
Allgemein, Projekte und Portale
Zweck(e)
Drittmittel und weitere Wege der Finanzierung
Kooperationen
http://www.edvtage.de/downloads/2011_05.pdf
http://search.ancestry.de/search/db.aspx?dbid=1631
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3. Digitalisierung
Antragstellung: nationale vs. internationale Förderung,
Programme und Förderanteile (100%, 50% …)
Bsp. DFG-Förderungen, Digitalisierung als „Nebenprodukt“
bzw. Programm „LIS“ (PDF = Merkblatt Erschließung und
Digitalisierung handschriftlicher und gedruckter
Überlieferung)
http://www.dfg.de/foerderung/programme/infrastruktur/lis/lis_foerderb
http://www.dfg.de/formulare/12_15/12_15.pdf
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4. Digitalisierung
EU-Förderung(en), z.B. Interreg
http://www.interreg-oberrhein.eu/das-interreg-programm,10175,de.htm
http://ec.europa.eu/regional_policy/atlas2007/germany/crossborder/ind
http://ec.europa.eu/regional_policy/country/prordn/search.cfm?gv_pay=
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5. Digitalisierung
Weitere Möglichkeiten, Förderungen usw.
Bsp.
http://www.landesarchiv-bw.de/web/53688
http://www.wuestenrot-stiftung.de/
http://www.luther2017.de/
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6. Digitalisierung
Digitalisierung: Findmittel oder Archivalien – ein Gegensatz?!
Zum Workflow bei Projekten:
• Was ist zu Beginn zu beachten, aus welchen
„Teilbereichen“ besteht ein Projekt zur Digitalisierung?
• Typische Fragen (und Antworten) zu Beginn
• Beispiel Speyer: Projekte und kontinuierliche
Digitalisierung(en) 6

7. Digitalisierung
• Formulierung einfacher Workflows: Beispiel
Workflow: Retro-Digitalisierung Fotos („alte“ Fotosammlung)
• Ziele: Digitalisierung der Fotosammlung („alt“ = in Regalschränken, verkartet auf
Fotokartons), Einbindung in Augias sowie evtl. weitere Zwecke (Fotoaufträge,
Verwendung in Web 2.0-Medien). Vorgehen:
• Nach Digitalisierung (300 dpi) entweder zunächst im Media-Ordner abspeichern
(Ordner: Aufträge -2012 usw.) oder direkt auf NAS-Server ablegen (Pt. 5).
• Den Fotokarton unten links mit einen großen S markieren damit später nicht
nochmals das Foto in Augias eingebunden wird.
• Dateiname des betreffenden Fotos immer mit der Inventarnummer (Bestellnummer)
beginnen und alles mit Bindestrich trennen z.B. 1122-Speyerbach-Mai 1955.jpg.
• Danach: Bearbeitung für den Zweck (falls nötig, Aufträge usw.) und danach
ausschneiden und auf NAS-Server einfügen.
• Ansonsten: Gleich auf den Server NAS 312 Keller JO22 (Laufwerk) legen!
• Vor Einbindung in Augias: Größe des Fotos auf unter 1000 KB runterfahren.
• Einbindung (Verknüpfung) in Augias – Fotosammlung – sowie Verzeichnung des
Fotos.
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• Achtung! JPGs und Thumbs im NAS-Ordner nicht mehr löschen oder verschieben,
sonst ist das Foto nicht mehr in Augias eingebunden!

8. Digitalisierung
Frage der personellen Ressourcen (wer scannt und wann?)
Argumente für eine umfassendere Digitalisierung
Ausführen oder ausführen lassen (Dienstleister)?
Praxisregeln der DFG:
http://www.dfg.de/download/pdf/foerderung/programme/lis/praxisrege
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9. Digitization
Basic questions

10. What is digitization?
• The translation of analogue data into digital
data
• The process of taking a digital image of
something
• The creation of a digital representation of
something

11. Why digitize?
?

12. Phases
1) Initial reflections
2) Preparation phase
3) Metadata creation
4) Actual digitization
5) Postproduction
6) Long-term storage

13. Initial reflections
• What do I want to digitize?
• Why do I want to do it?
• Do I already have the necessary metadata?
• What safety precautions are necessary?
• Do I want to digitize myself or hire a
company?
• What will happen with the digital object, once
produced?

14. Technical reflections
• Image format (TIFF, JPEG, JPEG2000,…)
• Image quality (Resolution, Image
compression)
• Equipment (Scanner vs. Digital Camera)
• Storage space (webhosting?)
• Long-term storage
• Filename (Human vs. Computer readable)

15. Scanner vs. Digital Camera
Scanner Digital Camera
• Variable resolution • Constant resolution
• Lower speed • High speed
• Mainly for flat objects • Higher adjustability

16. Metadata for Digitization
Why is this important?
•Every digital object has to be identifiable
•Most file systems only permit unique names
•Changes to filenames are difficult to make after
digitization

17. Preparation
• Enough space
• Constant indirect
lighting, no direct
sunlight
• Tables for preparation
• Enough power outlets

18. Digitization
• Speed vs. Quality
• Number of people
depending on source
material
• Storage of sources
during the night
• Delivery of new sources
• Quality control
• Image postprocessing

19. Source material
• Flat surface • Book
• One sheet • Possibly very large
• Possibly folded • Possibly difficult to
• Possibly packaged open

20. File naming
Human readability Computer readability
“HHStA_AUR_16890201_r.jpg” „7c7a1400-dd12-11e0.jpg“
•Easy to read and share •Can be created quickly before
•Has to be created by hand digitization
•Easy to make mistakes •Has to be copied, not entered
•Temptation to make changes by hand
later on •Doesn’t mean anything
•Can stay the same regardless
of metadata

21. Postproduction
• Image editing (cutting, compression,…)
• Quality control (missing images)
• Preparation for storage (file organization)

22. Das Projekt Virtuelles deutsches Urkundennetzwerk
VdU: DFG-Ausschreibung „Virtuelle Forschungsumgebungen: Infrastruktur und
Demonstrationsprojekte“; Laufzeit: zunächst 24 Monate (Beginn: Herbst
2010)
Antragsteller: Landesarchivverwaltungen Baden-Württemberg, Bayern und
Rheinland-Pfalz; Institut für Geschichtliche Landeskunde (Mainz);
Professur für Historische Grundwissenschaften (LMU München);
Forschungsstelle für vergleichende Ordensgeschichte (Eichstätt bzw.
Dresden); Institut für Historisch-Kulturwissenschaftliche
Informationsverarbeitung (HKI, Köln); Stadtarchive Mainz, Speyer, Worms
und Würzburg sowie Diözesanarchiv Speyer.
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23. Das Projekt Virtuelles deutsches Urkundennetzwerk
Impressionen, Digitalisierung (Speyer)
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24. Das Projekt Virtuelles deutsches Urkundennetzwerk
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25. Das Projekt Virtuelles deutsches Urkundennetzwerk
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28. Das Projekt Virtuelles deutsches Urkundennetzwerk
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29. 29

30. Praktische Übung
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31. Öffentlichkeitsarbeit im Netz
Was alles ist Öffentlichkeitsarbeit? „Rückzug“ aus der
öffentlichen Wahrnehmung vs. Intensivierung der
Medien- und Öffentlichkeitsarbeit?
Öffentlichkeitsarbeit: Kernaufgabe, gerade auch im digitalen
Zeitalter
„Klassische“ Pressearbeit, Pressemitteilungen
Ins „Gespräch“ mit der Öffentlichkeit kommen (und bleiben)
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32. Öffentlichkeitsarbeit im Netz
Archivische Internetauftritte: Wichtig, aber oft statisch und
wenig interaktiv/kommunikativ
Wie und wo „finde“ ich Informationen über das (mein)
Archiv?
Rolle der Suchmaschinen, sozialen Medien und: Wikipedia
Welche Rolle spielen Fachportale (Metaportale) beim
„Auffinden“ eines Archivs?
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33. Wege zur Offenheit (Web 2.0-Modul)
3. Neue Wege gehen? „Archive 2.0“ im deutschsprachigen
Raum
4. Nutzergenerierte Erschließung im Web 2.0
5. Beispiele – wie Erschließung auch aussehen kann
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34. 1. Neue Wege gehen? „Archive 2.0“ im deutschsprachigen Raum
• (Deutschsprachige) Archive 2.0 sind noch immer eine große Ausnahme,
besonders im internationalen Vergleich (Facebook, Twitter, Flickr, Weblogs
usw.): Österreichisches Staatsarchiv, Stadtarchive Frankfurt/Main, Heilbronn,
Mannheim, Speyer, ICARUS …
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35. 1. Neue Wege gehen? „Archive 2.0“ im deutschsprachigen Raum
• Stadtarchiv Speyer@Web2.0: Neue Wege der Öffentlichkeitsarbeit und
Kommunikation mit den „Kunden“, weitere Anwendungsmöglichkeiten derzeit
in Erprobung bzw. Planung (kollaborative Erschließung, Tagging…)
• Social media: Alltag für viele Internetnutzer, gegenwärtiger Entwicklungsstand
des gesamten Internets! Eine vollständige Ingnorierung der digitalen sozialen
Medien ist ein Verlust an Realität (dies gilt erst recht für Firmen, aber auch
öffentliche Einrichtungen)
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36. 1. Neue Wege gehen? „Archive 2.0“ im deutschsprachigen Raum
• Stadtarchiv Speyer@Web2.0
 Pilotprojekt in Stadtverwaltung seit Frühjahr 2011 (Facebook-Fanpages der
Stadt, Tourist-Information, Stadtbibliothek, Stadtarchiv und
Bürgerbeteiligungsprojekt „VEP“)
 Stadtarchiv: Facebook, Twitter, Slideshare, Flickr, Wikipedia; seit März 2012
Weblog (http://speyererhausbuch1795.blogspot.de/)
 Facebook (http://www.facebook.com/Speyer.Stadtarchiv): Ca. 600 „Fans“ aus
20 Staaten, größte deutsche FB-Seite eines Archivs; ca. 900.000 Seitenaufrufe
seit März 2011 36

37. 1. Neue Wege gehen? „Archive 2.0“ im deutschsprachigen Raum
 Twitter (https://twitter.com/#!/Speyer_Archiv): Begrenzte Zeichenzahl
(„Mikroblogging“), einfache und rasche Bedienung sowie z.B. Berichterstattung
von Tagungen (ca. 5.500 Tweets, 380 „Follower“)
 Slideshare (http://www.slideshare.net/StadtASpeyer): Präsentation von PPT-
Folien und PDF-Dokumenten; Vorträge bzw. Vortragsreihe des Archivs
 Flickr (http://www.flickr.com/photos/stadtarchiv_speyer/sets/): Digitale
Fotopräsentation, aber auch gute kollaborative Elemente; Nutzung für
Veranstaltungen, thematische Sammlungen bzw. für Präsentation neuer
Bestände 37

38. 1. Neue Wege gehen? „Archive 2.0“ im deutschsprachigen Raum
 Flickr: … Online-Ausstellungen; und: nutzergenerierter „Content“ und
Kommentare/Tagging!
Beispiel Twitter:
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47. 2. Nutzergenerierte Erschließung im Web 2.0
• Wie und in welcher Form könnte mittels social media und kollaborativer
Werkzeuge (nutzergenerierte) Erschließung möglich sein?
• Vorbehalte und Kritik
• Typische Elemente: Tagging (Verschlagwortung, vide Flickr), Crowdsourcing
• Probleme und Voraussetzungen
• Vorteile: Verbesserung/Anreicherung der Erschließung; Größe des Archivs ist
sekundär; Außenwirkung und Kommunikation; Personal = andere Aufgaben
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48. 2. Nutzergenerierte Erschließung im Web 2.0
• Stadtarchiv Speyer: Derzeit noch Erprobungs- und Testphase, z.B. derzeit
direkte Fragen/Bitten via Facebook oder Twitter (Identifizierungen Fotos,
Wappen usw.); Flickr; Monasterium (Urkunden); evtl. Transkriptionsprojekte?
 Urkunden: MOM-CA als potentielles Hilfsmittel, da ca. 25% der digital
verfügbaren Urkunden nicht regestiert sind („work in progress“). Wie könnten
die Erschließungslücken geschlossen bzw. die Kurzregesten angereichert
werden?
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49. 2. Nutzergenerierte Erschließung im Web 2.0
 Fotos: Umfangreichere Digitalisierung ist Voraussetzung für nutzergenerierte
Erschließung, Kommentare, Tagging (via Flickr); Album „Unbekannte Fotos“ mit
wachsenden Inhalten (von Archivseite, aber auch von Nutzerseite?)
 Weblog „Hausbuch 1795“ – und umgekehrt: Transkriptionen durch Nutzer
(Crowdsourcing)?
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53. 3. Beispiele – wie Erschließung auch aussehen kann
• „Flickr-Commons“
• „Archives and archivists on Flickr“
• Fotosammlung Klosterarchiv Einsiedeln (Beispiel 2)
• National archives and records administration (NARA, USA): NARA-Wiki,
Todays document, NARA-Flickr, Citizen archivist dashboard
• National archives (UK), Beispiel „Africa through a lens“ (Flickr)
• Große und kleine Crowdsourcing-Projekte (Family search indexing, Historic
Australian Newspaper, Transcribe Bentham, Zena Matthews‘ war diary …)
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60. Öffentlichkeitsarbeit im Netz
„Nebeneffekte“
Konferenz (November 2012) Offene Archive? Archive 2.0 im
deutschen Sprachraum (und im europäischen Kontext)
Tagungsblog:
http://archive20.hypotheses.org/
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