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Gestión del conocimiento utilizando SharePoint como base | SolidQ Summit 2012

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http://summit.solidq.com/madrid/
En esta sesión veremos la importancia de definir muy bien los metadatos (y sus tipos) a la hora de definir un sistema de gestión de contenido. A su vez y para convertir nuestro SharePoint en un sistema de gestión del conocimiento debemos de cumplir la premisa de que todo sea encontrable ya sea por navegación o por búsqueda empresarial. Veremos buenas prácticas, consejos y trucos para diseñar nuestros sitios de SharePoint de forma que la gestión del conocimiento sea sencilla y aporte productividad.

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Gestión del conocimiento utilizando SharePoint como base | SolidQ Summit 2012

  1. 1. Gestión del Conocimiento. Usando SharePoint como base José Quinto Zamora CyB200006 SharePoint and Search Specialist MCITP y MCPD en SharePoint 2010 jquinto@solidq.com @jquintozamora
  2. 2.  ¿Y esta sesión?  Motivaciones  Saber que es la Gestión del Conocimiento  Relacionar la Gestión del Conocimiento con SharePoint 2010  Destacar características de SharePoint para la Gestión del Conocimiento  Implementar varios mecanismos útiles tomando SharePoint como base Objetivos
  3. 3.  Introducción  ¿Qué es el Conocimiento?  ¿En que consiste la Gestión del conocimiento?  ¿Cómo obtener el Conocimiento?  Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010  Taxonomías. Metadatos Administrados  Clasificación, Navegación y Filtrado  Búsqueda Empresarial  Preguntas Agenda
  4. 4. Introducción Gestión del Conocimiento. Usando SharePoint como base
  5. 5. ¿Qué es la Gestión del Conocimiento? Conceptos Conocimiento (Knowledge) Gestión del Conocimiento (KM - Knowledge Management) Sistema de Gestión del Conocimiento (KMS – Knowledge Management System)
  6. 6. ¿Qué es el Conocimiento? Gestión del Conocimiento. Usando SharePoint como base
  7. 7.  Definición Clásica (Platón)  Gnoseología o Teoría del Conocimiento (http://es.wikipedia.org/wiki/Gnoseolog%C3%ADa)  Algunas definiciones  Es el estado de conocer y entender algo  Objetos que se pueden almacenar  El proceso de aplicar la experiencia  Posibilidad de acceder a la información  Conocimiento organizacional ¿Qué es el Conocimiento? Definición
  8. 8.  Datos: Más estructurados, números, hechos, imágenes, sonidos, …  Información: Datos procesados, filtrados y resumidos con algún objetivo  Conocimiento: Información aplicable y accionable ¿Qué es el Conocimiento? Visión Científico-Técnica Conocimiento Información Datos Cantidad RelevanciaparaUsuario deNegocio
  9. 9. ¿Qué es el Conocimiento? Conocimiento enel contexto EMPRESA ConocimientoExplícito Buenas prácticas Manuales Libros Procesos y políticas Fórmulas … ConocimientoTácito Percepciones Experiencias Know-how Destrezas Capacidades …  Información documentada.  Normalmente compartida.  Aprendizaje adquirido por la gente de la empresa.  Difícil de trasferir y comunicar.  Difícil de extraer para los sistemas.
  10. 10. ¿En que consiste la Gestión del Conocimiento? Gestión del Conocimiento. Usando SharePoint como base
  11. 11.  “Gestión del conocimiento es la metodología para la obtención, procesamiento y organización de recursos empresariales con el objetivo de transformarlo en conocimiento beneficiando así la toma de decisiones y aumentando la productividad de los empleados”  Ejemplos de aplicaciones específicas de Gestión del Conocimiento  Inteligencia de negocio  Almacenes de datos  KPIs, Cuadros de mando,  Minería de Datos / Textos  Gestores de documentos  Gestión de Taxonomías  Motores de búsquedas  … ¿En que consiste la Gestión del Conocimiento? Gestion del Conocimiento SharePoint 2010
  12. 12. ¿Cómo obtener el Conocimiento? Gestión del Conocimiento. Usando SharePoint como base
  13. 13. ¿Cómo obtener el Conocimiento? Digitalización del conocimiento Datos Procesamiento, Transformación y Clasificación Información Aprendizaje Conocimiento InterpretaciónDocumentos Usuario
  14. 14.  Basado en Conocimiento previo (Knowledge-based System)  Usuario Experto proporciona información al sistema  Reglas, Diccionarios, Ontologías, Taxonomías, Tesauros  Dependencia del Dominio y Lenguaje  Basado en Corpus (Machine Learning System)  Supervisado  Datos anotados para el entrenamiento por usuarios  No depende del dominio  No Supervisado  Sin datos anotados  El sistema obtiene patrones, auto-clasificación, …  Basado en Feedback de usuario (Feedback-based System)  El conocimiento lo otorga el usuario final mediante Feedback  DEMO!!! ¿Cómo obtener el Conocimiento? Tipos de Aprendizaje
  15. 15.  Forma manual de promover cierta URL para algunas palabras clave, totalmente independiente del ranking de resultados  Template, templates, plantilla, plantillas  http://intranet.solidq.com/Marketing/... Antes de la DEMO Best Bets
  16. 16. DEMO Obtener conocimiento del usuario desde SharePoint - Best Bets
  17. 17.  Facilidad para captar el conocimiento del usuario  Revisión por un administrador  Finalmente, ese conocimiento sirve al resto de usuarios para incrementar su productividad  Existen muchas más posibilidades!! Recapitulando la DEMO Gestion del Conocimiento
  18. 18. Gestión del Cocimiento en SharePoint 2010 Gestión del Conocimiento. Usando SharePoint como base
  19. 19. Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010 Posibilidades SharePoint Taxonomías Clasificación, Navegación y Filtrado Búsqueda Empresarial Gestión de Contenido
  20. 20.  Metadatos Administrados  Definición de taxonomías concretas orientadas al Dominio  Las define un experto  Permite Sinónimos  Permite Multi-idioma  Definición de Folksonomías  Las definen los usuarios  Interfaz de Gestión de Taxonomías muy usable  Nos propociona productividad IT Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010 Taxonomías
  21. 21.  Capacidad organizacional de SharePoint  Filtrado por columnas  Sitios, Subsitios, Páginas, Bibliotecas y Listas  Posibilidad de asignación de estas taxonomías para clasificación  Mejor navegabilidad entre información  Capacidad de filtrado  Tags, Enterprise Keywords  Fácil clasificación Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010 Clasificación, Navegación y Filtrado
  22. 22. DEMO Metadatos Administrados, Clasificación, Navegación y Filtrado en SharePoint 2010
  23. 23.  Necesidad de un buen sistema para buscar y evidenciar conocimiento  ¡Búsqueda Empresarial de SharePoint!  http://bit.ly/EnterpriseSearchSharePoint  Múltiples repositorios  Carpetas Compartidas, Servidores Web, Lotus Notes, Exchange, sitios de SharePoint, CRM, ERPs (como Dynamics AX), …  Respeta la seguridad de los documentos  Indexa y consulta gran variedad de tipos de documentos:  PDF, Word, PowerPoint, HTML, …  Combina información estructurada y desectructurada Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010 Búsquedas
  24. 24.  Algunas funcionalidades avanzadas:  Refinamiento de búsquedas +  Extracción de entidades +  Búsqueda de personas +  Federación de búsqueda  Búsqueda basada en Contexto  Integración de Taxonomías en búsqueda Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010 Búsqueda Empresarial
  25. 25.  Refinamiento de Búsquedas  Los empleados no tienen tiempo para perder el tiempo inspeccionando largos resultados de búsquedas Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010 Búsqueda Empresarial
  26. 26.  Extracción de Entidades  Identificacion automática de “Entidades” dentro de documentos no estructurados  Entidades  Personas  Empresas  Lugares  Fechas  Extracción basada en Diccionarios internos (Conocimiento)  Las entidades extraidas pueden servir para filtrar en las búsquedas Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010 Búsqueda Empresarial
  27. 27.  Búsqueda de personas y experticia Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010 Búsqueda Empresarial
  28. 28.  Aprendizaje Basado en Conocimiento previo  Tesauro (Query Expansion - Sinónimos)  Corrección de consultas (Did you mean this?)  Búsqueda fonética y de nickname  Extracción de entidades (personas, nombres, …, y diccionarios (FAST)  Aprendizaje Basado en Feedback de Usuario  Click Throught del Usuario  Sugerencias de Búsqueda  Búsquedas relacionadas  Demo de Best Bets Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010 Clasificación deFuncionalidades de Búsqueda dependiendo de cómo obtienen el Conocimiento
  29. 29.  Mejorando la Búsqueda de SharePoint  Integración Tesauro – Metadatos Administrados  Tesauro  Expansión o Reemplazo de la Consulta  Usuario pone  SharePoint  El sistema expande la consulta a: SharePoint, SPS, MOSS, …  Uso de Sinónimos  Opción 1. Construir una Ontología adaptada al dominio  Opción 2. Aprovecharse de los Metadatos Administrados Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010 Búsquedas
  30. 30. DEMO Integración Tesauro – Metadatos Administrados
  31. 31.  Para Administradores y Arquitectos  Columnas de listas: Poner como OBLIGATORIOS aquellos campos en las listas que aporten CONOCIMIENTO  Buena configuración de Búsqueda Empresarial  Considerar los Metadatos Administrados  Para Empleados  Cuando aprenda algo que le haya costado mucho sacar  ¡Almacenarlo!  Blog personal, Blog Privado de la empresa, Wiki Privada, My Site, ..  Cuando subimos un documento o rellenamos formularios  Cuanta más información pongamos, mas conocimiento tendrá el sistema Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010 Conclusiones y Buenas practicas
  32. 32. Si quieres disfrutar de las mejores sesiones de nuestros mentores de España y Latino América, ésta es tu oportunidad. http://summit.solidq.com/madrid/ Síguenos:

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