Smau bologna 2013_stefano parisatti

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Gestione delle informazioni e dei documenti digitali: la gestione documentale evoluta che migliora l’efficienza delle imprese

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    1. 1. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiIng. Parisatti StefanoINFORMATION & DOCUMENT MANAGEMENTUn nuovo approccio orientato ai processi
    2. 2. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiIl contesto: l’Economia Digitale
    3. 3. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiL’evoluzione dell’economia:I fattori di produttivitàCapitalLandLabourInformation(Knowledge)IndustrialAgricultureInformation
    4. 4. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiLa conoscenza: nuova monetaSe un tempo il fattore critico per laproduzione era la terra e in seguito ilcapitale…..oggi il fattore critico è semprepiù la persona e il suo sapere.Papa Giovanni Paolo II
    5. 5. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiLe sfide del 21 secoloEconomiadella conoscenzaSocietàdell’informazioneOrganizzazioniesteseConnettivitàglobaleAccelerazionedel cambiamentoLunghezza CarriereApprendimentoMerge ditecnologieGestionedell’ambienteRisorse finiteSvilupposostenibile
    6. 6. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiLa New EconomyLa società moderna sta vivendo un periodo digrande evoluzione, caratterizzato da una crescitaesponenziale di informazioni digitali cheinfluiscono sul modo di vivere e di fare business!!
    7. 7. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiI contenuti digitaliZB = 1.000.000.000.000.000.000.000 byte10007 = 1021 byte = 1 triliardo di byte.
    8. 8. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiUniverso Digitale
    9. 9. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiDove stanno le informazioniDocumenti Cartacei24%Documenti Digitali22%Nelle Persone42%Digital Knowledge Base12%
    10. 10. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiAlcune importanti considerazioni• L’85% di queste informazioni viene gestito da aziende, organizzazioni eamministrazioni• La capacità di cercare e disporre delle informazioni è di gran lunga inferiore allacapacità di generarle• I concetti di digitalizzazione e dematerializzazione si sovrappongono al concettodi documento visto come supporto fisico• Le informazioni digitali diventano il motore delle attività di business e unostrumento per ottenere vantaggi competitivi• Le organizzazioni si trovano ad affrontare un processo di cambiamento che rendenecessario dotarsi di tecnologie in grado di supportare le attività e i processiattraverso una gestione ottimale delle informazioni e dei documenti
    11. 11. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiEvoluzione del mercato• Globalizzazione, competitività, innovazione• L’informatizzazione semplifica l’interazione tra individui• Massimo grado di innovazione, integrazione e flessibilitàdiventano requisiti fondamentali• La semplice Gestione Elettronica dei documenti nonbasta più• Gestione del ciclo di vita del documento e integrazione• Il fattore costo
    12. 12. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiUn nuovo approccioIl sistema di Gestione Documentale diventauna componente (sottosistema) del sistema digestione delle informazioni.Enterprise Information ManagementLe informazioni e i documenti diventano ilmotore dei processi di business. Una lorocorretta gestione avvicina l’azienda al mercatoconsentendole di reagire efficacemente aicontinui mutamenti.BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
    13. 13. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiDefinizioniEnterprise Information ManagementInsieme di soluzioni tecnologiche che consente alle aziende la gestione delleinformazioni e dei documenti (cartacei o digitali) rendendoli accessibili efruibili in modo condiviso e integrato all’interno dei processi aziendali.Business Process ManagementIl Business Process Management è un approccio strutturato basato su metodi,policy, metriche, pratiche di management per gestire ed ottimizzarecontinuamente le attività di unorganizzazione.
    14. 14. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiCome cambia il contesto• Alta competitività e incertezza• Trasformazione dei prodotti e servizi in commodities• Integrazione globale – di informazioni, documenti e processi• Il focus si sposta dal prodotto ai processi (orientamento alprocesso)• Le organizzazioni devono essere agili: cambiare rapidamente ipropri processi• Visione trasversale dell’organizzazione: Struttura orizzontale• Infrastruttura tecnologica che sostenga l’agilità del business• Nuovi sviluppi applicativi: dai sistemi basati sul “data processing”ad un sistema “process centric”.
    15. 15. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiDa prodotto a processoOrientamento alla funzione• I ruoli e le responsabilità sono definitedall’area funzionale• I responsabili hanno una bassa visibilità delprocesso per le attività che vanno oltre la loroarea funzionale• La modifica dell’operatività dipende dall’ICTche schedula le modifiche da apportare• I punti di passaggio da una responsabilità adun’altra sono impliciti• I sistemi di contabilizzazione dei costi sonoallineati alle aree funzionali• L’analisi dei rischi si fonda su esperienza,intuizione dei leader e sull’analisi dei datiOrientamento al processo• I ruoli e le responsabilità sono definite dalprocesso• I responsabili hanno un ampia visibilità (end-to-end) su tutte le attività del processo• La modifica all’operatività ed agli step diprocesso sono apportate direttamente dagliowner di processo• I punti di passaggio da una responsabilità adun’altra sono espliciti• I sistemi di contabilizzazione dei costi sonoallineati alle fasi/attività di processo• L’analisi dei rischi si fonda su simulazionibasate sulle condizioni operative esistenti
    16. 16. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiVisione trasversale dell’organizzazione
    17. 17. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiCambiano le responsabilitàStruttura verticaleStruttura orizzontale
    18. 18. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiCome cambia l’approccio• Alla visione tradizionale della Gestione di informazioni edocumenti si aggiunge:– L’attenzione alla gestione dei flussi documentali legati ai processiaziendali (di tipo collaborativo)– L’esigenza di trattare tutti i tipi di documenti e integrare tutti i tipidi archivi– Il focus sull’accesso e utilizzo dei documenti e delle informazioni daparte degli utenti indipendentemente dalla loro localizzazione(Mobility)– La necessità di gestire e facilitare l’accesso e l’utilizzo condiviso deidocumenti e delle informazioni sia all’interno che all’esternodell’azienda
    19. 19. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiL’informazione come fattore strategicoFonte Assinform
    20. 20. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiEnterprise Information ManagementFonte Assinform
    21. 21. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiI vantaggi• Incremento della produttività individuale• Riduzione dei costi diretti e indiretti– Spazi, persone, materiali– Focus sulle attività a valore aggiunto• Miglioramento delle attività di vendita e di supporto ai clienti• InnovazioneDa un approccio statico relativoall’archiviazione…… a un approccio dinamico di gestionedei flussi documentali
    22. 22. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiOrientamento ai processi• La gestione dei documenti non è più, solo un problema ditecnologia ma si trasforma in un’area di integrazione tra iprocessi, le persone e le informazioni utilizzate eprodotte e le persone.• Verso il…
    23. 23. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiBusiness Process Management"Business Process Management è una disciplina gestionaleche utilizza un approccio sistematico e strutturato con il finedi supportare la gestione esplicita di un processo di businessutilizzando metodi, tecniche e strumenti, che coinvolgonoesseri umani, organizzazioni, applicazioni, documenti e altrefonti di informazione, con lo scopo di raggiungere gliobiettivi di business dell’organizzazione allineando i processia questi obiettivi".
    24. 24. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiPerché BPM?• Il BPM si colloca fra la Gestione dImpresa e lInformation Technology e consente aimanager di fare analisi e cambiare tecnologia e organizzazione sulla base di daticoncreti, piuttosto che in base ad opinioni soggettive.• Il Business Process Management prevede di modellare i processi definendo i relativiattori, attività e applicazioni coinvolte.• Tanto maggiori sono il numero e la varietà di attori coinvolti nei processi quanto lo è ilbeneficio che trae l’azienda da una definizione strutturata e puntuale dei medesimi. Iltutto in ottica di monitoraggio e ottimizzazione dei processi e dei sistemi collegati.Business Process Management è l’insieme di attività necessarie per definire,ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali, al fine di creare un processoorientato a rendere efficiente ed efficace il business dell’azienda
    25. 25. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiI problemi nelle aziende• Sistemi Informativi eterogenei e poco flessibili• Contrazione del budget• Impatto applicativo e organizzativo delle sceltetecnologiche• Esigenza di correlare gli interventi agli obiettivi aziendaliIl BPM consente di minimizzare l’impatto delcambiamento…
    26. 26. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiGestire l’impatto del cambiamento• Impatto applicativo– Modifiche sui sistemi informativi– Aggregazione di dati e informazioni– Integrazione di sistemi• Impatto organizzativo– Integrazione di sistemi, persone e informazioni• Impatto tecnologico– Integrazione con i sistemi esistenti– Riduzione dei costi di acquisto di licenze di middleware
    27. 27. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiI vantaggi del BPMGuidarel’efficienzaaziendaleIncrementoProduttivitàIncrementoCustomerSatisfactionBest PracticeSoddisfazionedipendentiValore delbusinessIncrementoROIMiglioramente PerformanceMIGLIORAMENTOCONTINUODELL’ORGANIZZAZIONERiduziionecosti
    28. 28. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiRicaviProfittiQualitàEfficienzaMarket shareSoddisfazione clientiValore per azionistiFidelizzazionedipendentiRitorno in opportunitàROIBeneficiCostiTempo di cicloDifettiRischiEccezioniReclamiAttività manualiRidondanzaConflitti tra processiStress dipendenti
    29. 29. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiAffrontare un progetto BPM
    30. 30. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiBPM approcci implementativi• Business Process Improvement (BPI): il miglioramentocontinuo dei processi di business finalizzato allaumentodellefficienza e alla diminuzione degli sprechi.• Business Process Reengineering (BPR): la revisione ditutti i processi e la modifica del sistema nel suocomplesso;• Business Process Modelling (BPM): limplementazionedegli strumenti per risolvere i principali problemi, senzaeliminare lesistente.
    31. 31. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiCiclo di vita del BPMModelSimulateImplementDeployExecuteMonitorOptimizeBPMLifecycleBusiness ProcessAnalysis (BPA)Business ProcessExecution (SOA)Business ProcessMonitoring (BAM)OTTIMIZZAZIONEMONITORAGGIORILASCIO/ESECUZIONEIMPLEMENTAZIONESIMULAZIONEMODELLAZIONE
    32. 32. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiMetodologia
    33. 33. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiIdentificazioneDocumentazioneAnalisiReporting eComunicazioneGestione emiglioramentocontinuoKeyBusinessProcessLe 5 fasi
    34. 34. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiAnalisi, disegno e implementazione• Analisi del processo– Analisi AS-IS– Process Improvement– Analisi TO-BE• Modellazione– Diagramma di processo• Disegno del Workflow– Struttura Dati– Pannelli (Forms)– Disegno del flusso• Test• Implementazione
    35. 35. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiConclusioni• Punti chiave per il successo del BPM– Approccio orizzontale che superi le tradizionali funzioni aziendali– Mutamento della struttura organizzativa sottostante– Iniziativa strategica del top management per lo sviluppo di unacultura orientata al cambiamento• Punti critici– Gli strumenti di BPM risultano non user-friendly– Clima di diffidenza da parte dell’utilizzatore finale– Difficoltà nel mantenere aggiornati i processi
    36. 36. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiLe tecnologie
    37. 37. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiDue viste differenti: Business & IT37BusinessITFocus su obiettivi chepossono essere tradotti insistemi affidabili e sicuri.Focus sugliobiettivi dibusiness Le posizionicambiano secondola struttura sociale,gli orari di lavoro, leferie, gli skills.Struttura delsistema 7x24Sistemaindipendentedallapiattaforma ecompletamenteautomatizzato.Interfaccia utentesecondo I compitiassegnati. Assegnazionemanuale delleeccezioni..Cambia ilprocesso ingiorniCambia ilprocesso inmesi? ? ? ? ? ?Legacy CRM ERP Supply ChainSales MarketingFinance Procurement
    38. 38. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiUn ponte tra Umano e Sistema38CRMLegacy ERP Supply ChainSales MarketingFinance ProcurementHuman BPM / WorkflowBusinessITEnterprise Service BusWeb Service OrchestrationPresenta la giustainterfaccia allapersona giusta nelmomento giusto.Notifica e avvisa lepersone.Attività automatichein base alle azionidell’utenteSOAWeb ServicesResourcesAdaptersFormsGUIRegoleTimers
    39. 39. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiArchitettura: SOA
    40. 40. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiUn esempioW Touran W Golf V Skoda Oct W BeattleW Golf Audi TT SeatAudi A3
    41. 41. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiSOANON È UNA TECNOLOGIA!!!!!• È una filosofia architetturale che conferisce una nuova dimensione ai terminiflessibilità e integrazione.• È un approccio “business-driven” all’IT• Non è un punto di arrivo ma una metodologia per governare un’azienda• È una evoluzione non una rivoluzioneObiettivi• Ridurre i costi di sviluppo e di gestione• Incrementare il Time to Market dei nuovi servizi• Generare valore per l’Azienda
    42. 42. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiLe soluzioni di BPM• Esistono numerose soluzioni BPM presenti sul mercato. Questesoluzioni non sono tutte uguali. Infatti alcune di queste fornisconosolamente gli strumenti per la modellazione dei processi dibusiness, altre ancora non forniscono gli strumenti di analisi delprocesso.• Recentemente le piattaforme di gestione documentale si sonoevolute ampliando le funzionalità di gestione dei flussi:– Non solo workflow collaborativi ma anche….– … workflow di processo
    43. 43. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiBPMSUn Business Process ManagementSystem (BPMS) è una suite che include imoduli funzionali, tecnologici e leinfrastrutture a supporto, integrati in unospecifico ambiente, fornendo tutte lefunzionalità della tecnologia BPM.
    44. 44. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiDocument & WF Management System• Sistemi di gestione elettronica documentale con funzionalitàavanzate di:– Gestione dei workflow documentali e di processo– Gestione dei dati e delle informazioni– Tracciabilità delle attività– Integrazione con il sistema informativo• L’evoluzione dei sistemi di Document & Workflow Managementconsente un approccio alla gestione dei processi veloce e coninvestimenti contenuti.
    45. 45. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiBPM vs WorkflowBPM e workflow vengono spesso trattati come sinonimima sono due entità distinte e separate: sono molti gliaspetti che li differenziano.• BPM è una tecnologia che integra le tecnologie di Enterprise Application Integration(EAI) e Business-to-Business (B2B) e utilizza unarchitettura standard che supportalintegrazione tra le persone, tra le persone e il sistema, tra le persone e i processi.Consente inoltre allazienda di raccogliere informazioni dai diversi sistemi distribuiti estabilire indicatori di performance per il business, consente inoltre unacomunicazione più efficace ed una gestione efficiente delle risorse coinvolte neiprocessi di business• Secondo la Workflow Management Coalition un workflow è "lautomazione di unprocesso aziendale durante il quale documenti, informazioni o attività vengonopassati da un partecipante allaltro sula base di una serie di regole procedurali."
    46. 46. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiBPM vs Workflow• Il workflow riguarda un applicazione che esegue tramite istruzioniuna sequenza di attività predefinite, che coinvolgono procedureautomatizzate (basate su software) e attività manuali (lavoro dipersone).• Il BPM si occupa della definizione, esecuzione e gestione deiprocessi di business definiti indipendentemente da ogni singolaapplicazione. Il BPM è un superset del workflow ulteriormentedifferenziato dalla capacità di coordinare le attività allinterno di piùapplicazioni.
    47. 47. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiL’evoluzione delle piattaformedocumentaliArchiviazioneElettronicaGedConservazionesostitutivaWorkflowCollaborativoWorkflow diprocesso
    48. 48. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiBPMS vs Document & WF Management SystemBPMS• Gli strumenti di BPM risultano pocouser-friendly• Clima di diffidenza da partedell’utilizzatore finale• Cultura aziendale• Tempi di progetto• Investimenti (ROI)• Rispondenza agli standard• Ampia scelta (mercato)D&WfMS• Rispondenza agli standard• Cultura aziendale (PMI)• Funzionalità di analisi e monitoraggio• Offerta limitata• Tempi veloci• ROI• Facilità di integrazione• Interfacce user-friendly
    49. 49. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiAree progetto0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%98%90%75%65%60%40%50%35%
    50. 50. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiAmbiti applicativiFonte Assinform0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%
    51. 51. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiFigure aziendali coinvolte• Top Management: sponsorizzare il progetto• Responsabili funzionali• Risorse operative• Risorse esterne all’organizzazione
    52. 52. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiImpatto sul businessFonte Assinform0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%Innovazione Efficienza Costi
    53. 53. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiConclusioni• Sono i processi che producono i risultati, combinando lenecessarie competenze specialistiche.• Migliorare i processi significa migliorare le prestazioniaziendali. Ad esempio:– Più velocità, riducendo il Lead Time– Maggiore qualità, riducendo scarti e resi da clienti– Maggior Valore Creato, riducendo costi e capitale investito
    54. 54. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiConclusioniNei prossimi anni la richiesta distrumenti di BPM sarà in forte crescitasoprattutto a causa della dinamicitàdell’ambiente con il quale le aziendeinteragiscono.
    55. 55. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processiPad 33 - Stand B9www.readytec.it

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