SlideShare a Scribd company logo
1 of 64
Download to read offline
1
Forslag til ny organisering av
Utdanningsadministrasjonen
April 2020
Versjon 27.4.2020
2
Innhold
1 Innledning........................................................................................................................................ 4
1.1 Bakgrunn ................................................................................................................................. 4
Forbehold og kommentarer ................................................................................................ 6
2 Overordnet organisasjonsmodell.................................................................................................... 7
2.1 Designkriterier......................................................................................................................... 7
2.2 Struktur/nivå i forslag til ny organisasjonsmodell................................................................... 8
2.3 Divisjonsmodell ....................................................................................................................... 8
2.4 Organisasjonskart.................................................................................................................... 9
3 Divisjon Grunnskole....................................................................................................................... 10
3.2 Direktør grunnskole............................................................................................................... 11
4 Divisjon VGS, VO og Fagopplæring................................................................................................ 13
4.2 Direktør videregående skoler og spesialskoler .................................................................... 14
4.3 Voksenopplæring og Fagskolen............................................................................................. 15
4.4 Avdeling for Fagopplæring .................................................................................................... 16
4.5 Prøve- og kontraktseksjonen................................................................................................. 17
4.6 Veilederseksjonen ................................................................................................................. 18
4.7 Privatistkontoret.................................................................................................................... 20
5 Divisjon Kompetanseutvikling og elevrettigheter......................................................................... 21
5.2 Avdeling for Pedagogisk kompetanseutvikling...................................................................... 22
5.3 Seksjon for Læringsmiljø ....................................................................................................... 23
5.4 Seksjon for Eksamen og elevvurdering ................................................................................. 24
5.5 Seksjon for Fag, ferdigheter og læreplan.............................................................................. 25
5.6 Seksjon for Norskspråklige ferdigheter, inkludering og mangfold........................................ 27
5.7 Seksjon for AKS og DKS.......................................................................................................... 28
5.8 Avdeling for Elevforvaltning og elevrettigheter.................................................................... 29
5.9 Seksjon for Elevrettigheter.................................................................................................... 30
5.10 Seksjon for Inntak videregående opplæring ......................................................................... 32
5.11 Seksjon for Forvaltning av skoletilbud .................................................................................. 33
5.12 Pedagogisk-psykologisk Tjeneste (PPT)................................................................................. 34
6 Divisjon Tjenesteutvikling, digitalisering og analyse..................................................................... 36
6.2 Avdeling for Samarbeid og tjenesteutvikling ........................................................................ 37
6.3 Avdeling for Digitalisering og læringsteknologi..................................................................... 38
6.4 Avdeling for IKT ..................................................................................................................... 39
6.5 Seksjon for Utvikling.............................................................................................................. 40
6.6 Seksjon for Drift..................................................................................................................... 41
3
6.7 Avdeling for Analyse og utredning ........................................................................................ 41
7 Divisjon Organisasjonsutvikling og fellestjenester........................................................................ 42
7.2 Avdeling for HR...................................................................................................................... 44
7.3 Seksjon for Strategisk HR og lederutvikling........................................................................... 45
7.4 Seksjon for Arbeidsgiveransvar, HMS og beredskap............................................................. 46
7.5 Avdeling for Administrative fellestjenester........................................................................... 47
7.6 Seksjon for Personaladministrasjon og lønn......................................................................... 48
7.7 Seksjon for Regnskap og økonomi ........................................................................................ 49
7.8 Seksjon for Dokumenthåndtering ......................................................................................... 50
7.9 Seksjon for Anskaffelser, lederstøtte, kontor og kurssenter................................................. 51
7.10 Avdeling for Skoleanlegg....................................................................................................... 52
7.11 Seksjon for Utredning............................................................................................................ 53
7.12 Seksjon for Utbygging............................................................................................................ 54
8 Staber ............................................................................................................................................ 55
8.1 Kommunikasjonsavdelingen.................................................................................................. 55
8.2 Fagområde - Kommunikasjon................................................................................................ 56
8.3 Fagområde - Arrangementer................................................................................................. 57
8.4 Juridisk avdeling .................................................................................................................... 58
8.5 Fagområde Juridisk................................................................................................................ 59
8.6 Fagområde - Informasjonssikkerhet..................................................................................... 60
8.7 Virksomhetsstyring................................................................................................................ 60
8.8 Fagområde - Strategi............................................................................................................. 61
8.9 Fagområde - Strategisk økonomistyring og internkontroll .................................................. 62
8.10 Sekretariat............................................................................................................................. 63
4
1 Innledning
Dette dokumentet beskriver forslag til ny organisering av Utdanningsadministrasjonen. Forslaget skal
drøftes med de ansattes representanter i uke 18 og 19 2020. Når vedtak om ny organisasjonsmodell
er fattet av Etatsdirektøren, vil innplassering av ledere og øvrige ansatte starte. Selve
innplasseringsprosessen er planlagt gjennomført innen utgangen av juni 2020. Den nye
organisasjonsmodellen vil tre i kraft fra 16. august 2020.
I dokumentet har vi innledningsvis beskrevet bakgrunnen for omorganiseringen og prosessen fram
til forslaget til ny organisasjonsmodell. Vi ber også leseren være oppmerksom på de forbehold og
kommentarer som er listet opp innledningsvis. Deretter er den nye overordnede modellen beskrevet,
før vi går nærmere inn på en grundigere beskrivelse av de enkelte divisjoner, avdelinger, seksjoner og
staber.
1.1 Bakgrunn
Arbeidet med ny organisasjonsmodell baserer seg på flere forhold, som skissen under viser.
Funnene fra organisasjonsgjennomgangen, strategiarbeidet, og tidligere kartlegginger og
evalueringer (eksempelvis PWC-rapporten) understøtter at det er behov for å gjøre en endring av
organiseringen av UDA.
Kartleggingen som er gjort i forbindelse med organisasjonsgjennomgangen, utfallet av
strategiarbeidet, tidligere evalueringer og kartlegginger, samfunnsoppdrag, lovverk og politiske
føringer har gitt føringer for hva en fremtidig organisering bør ivareta, og dermed i arbeidet med
utarbeidelse av forslaget til ny overordnet organisasjonsmodell.
Hovedfunnene fra kartleggingen i forbindelse med organisasjonsgjennomgangen har tidligere blitt
lagt frem for ansatte og tillitsvalgapparatet.
Kartleggingen inkluderte samtaler med ansatte i UDA (127 stk), samtaler med rektorer og andre
ansatte i skolen som har samhandling med UDA, og spørreundersøkelse til rektorer i grunnskole,
VGS, spesialskoler og voksenopplæring.
5
Utfallet av strategiarbeidet, både hva angår kjennetegn ved UDA og satsningsområder har vært viktig
å ivareta i forslaget til fremtidig organisasjonsmodell. Vi minner om at utfallet av dette arbeidet var:
Kjennetegn ved UDA
• Vi setter elevenes og lærlingenes læring og utvikling først
• Vi samarbeider og er koordinerte
• Vi jobber kunnskaps-basert, er innovative og bygger kompetanse sammen
• Vi er åpne, nysgjerrige og trives på jobb
Satsningsområder
• Norskspråklige ferdigheter
• Inkludering og mangfold
• Digitalisering og læringsteknologi
• Bygge laget til skolen
Utarbeidelse av forslag til ny organisasjonsmodell har vært gjennomført over to trinn, som skissen
under viser.
Prosessen for organisasjonsgjennomgangen har vært tre-delt og hvor det gjennomgående har vært
stort fokus på involvering og informasjon. Det har vært gjennomført regelmessige informasjonsmøter
for alle ansatte og utsendelse av ukentlig epost fra Etatsdirektør. Medbestemmelsesapparatet har
vært involvert underveis i prosessen og ved hvert avsluttende ledd.
• I kartleggingen var det mulig for alle ansatte å snakke med konsulentene og det ble i tillegg
invitert tilfeldig valgte ansatte til samtaler for å sikre tilstrekkelig bredde i intervjuene.
• Utarbeidelsen av overordnet organisasjonsmodell var en kortere og mer lukket prosess, men
hvor en rådgivergruppe jobbet tett med Etatsdirektør. Utarbeidelse av overordnet
organisasjonsmodell og skisse til detaljering la grunnlaget for detaljeringen i siste prosess.
• I detaljeringen av organisasjonsmodellen har ansatte i større grad vært involvert. Det har
kommet mange og viktige innspill fra avdelingene og seksjonene på skissen som ble utarbeidet av
rådgivergruppen i foregående prosess. Innspillene har dannet grunnlaget for diskusjoner og
endringer, og ført frem til det endelige resultatet som er inkludert i dette dokumentet.
Det ble etablert en rådgivergruppe som bisto i utarbeidelse av forslag til ny overordnet
organisasjonsmodell (trinn 1).
6
Prosessen for detaljering av organisasjonsmodellen er gjennomført med gode bidrag fra ledere,
ansatte og medbestemmelsesapparat (trinn 2.
Det har vært lagt til rette for at avdelinger og seksjoner har fått gitt sine innspill i flere omganger.
Gjennom prosessen har avdelingene og medbestemmelsesapparatet sendt inn skriftlige innspill og
det er gjennomført en rekke arbeidsmøter for oppfølging og drøftelse av ulike problemstillinger.
Når man skal detaljere organisasjonsstrukturen vil det være flere avhengigheter, og det vil ikke være
mulig å finne en organisasjonsmodell som løser alle utfordringer.
Forbehold og kommentarer:
 Innholdet i dokumentet følger en fast struktur, men detaljeringsnivå på enhetene varierer
noe og er avhengig av grad av kompleksitet og endringer. Eksempelvis vil det være et høyere
detaljnivå der hvor det store endringer på oppgaver enn der enheten er flyttet mer eller
mindre på «rot».
 I malen som dokumenterer hver enhet er det fremhevet de oppgaver og ansvarsområder
som anses som spesielt viktige, og videre beskrevet et forslag til formål (hvorfor enheten
eksisterer), grensesnitt osv
7
 Organisasjonsgjennomgangen har tatt for seg dagens organisering av
Utdanningsadministrasjonen, og fra dette gitt et godt bilde av dagens ansvarsområder og
oppgaver. Det er dog en stor sannsynlighet for at enkelte oppgaver ikke er inkludert (eller
vurdert), og det må dermed tas høyde for noe justering gjennom blant annet
innplasseringsløpet og etter ny organisering er trådt i kraft.
 Organiseringen av Divisjon Tjenesteutvikling, digitalisering og analyse gjennomføres som en
«to-trinns-prosess», hvilket innebærer at det er en større grad av uavklare elementer og
oppgaver som tilfaller denne divisjonen. Dette er for å sikre at den videre utviklingen gjøres
iht. mandat som skal utarbeides når divisjonsdirektør er tilsatt. Det kan derfor bli aktuelt med
flytting av oppgaver (og medarbeidere) til divisjonen utover høsten.
 Organiseringen av Divisjon Kompetanseutvikling og elevrettigheter er gjenstand for store
endringer sett opp mot dagens organisering. Det er innen tematiske områder er forsøkt å
samle forvaltning og kompetanseutvikling/ pedagogisk innhold. Divisjonen er i stor grad en
samling av dagens PED, PPT og EFP. Det vil bli utarbeidet et mandat som blant annet vil
inneholde oppdrag om å gå opp grensesnitt mellom enhetene. Organiseringen av denne
divisjonen vil således også gjennomføres som en «to-trinn-prosess».
 I modellen er det et generelt prinsipp at man ikke ønsker egne staber i divisjoner og
avdelinger. Dette gjelder ikke PPT, fordi de som følger av egen organisasjonsgjennomgang
ikke har vært omfattet av denne organisasjonsgjennomgangen. På sikt vil det bli tatt stilling
til om dette prinsippet berører PPT sin stab.
 Det vil være behov for å gjennomføre en større evaluering av endringene den nye
organisasjonsmodell har medført for organisasjonen. Den tenkes gjennomført om 1-2 år. I
tillegg vil det blir gjort løpende vurdering av om det er behov for mindre justeringer.
2 Overordnet organisasjonsmodell
2.1 Designkriterier
Designkriterier ble utarbeidet av Rådgivergruppen (i trinn 1) og ligger til grunn for forslag til ny
organisasjonsmodell.
8
2.2 Struktur/nivå i forslag til ny organisasjonsmodell
Figuren under viser struktur/nivå i forslag til ny organisasjonsmodell.
*I nytt organisasjonskart vil det ikke lenger være stillinger som assisterende avdelingsdirektør. Det vil
heller ikke være stillinger som seksjonssjef uten personalansvar
2.3 Divisjonsmodell
Navn på divisjonene er justert noe i forhold til det opprinnelige utkastet som forelå ved behandling
av overordnet struktur. Navneendringene på Divisjonene er:
• Fra Divisjon Skole- og kompetanse-utvikling til Divisjon Kompetanseutvikling og elevrettigheter
• Fra Divisjon Digitalisering, tjenesteutvikling og analyse til Divisjon Tjenesteutvikling, digitalisering
og analyse
• Fra Divisjon Skole- og fellestjenester til Divisjon Organisasjonsutvikling og fellestjenester
• Navn på de to siste divisjonene er ikke endret
9
2.3.1.1 Formål
• Utdanningsadministrasjonen har ansvar for drift, utvikling, oppfølging og veiledning av
utdanningsvirksomhet innenfor de lover, rammer og retningslinjer som nasjonale og kommunale
myndigheter fastsetter.
• Utdanningsadministrasjonen skal være en ambisiøs skoleeier og en god medspiller for skolene og
lærebedriftene.
2.3.1.2 Designprinsipper/rasjonale
• Det etableres en divisjonsstruktur for å samle likeartede funksjoner, og etablere en mindre og
mer effektiv strategisk toppledergruppe
• Det etableres sentrale staber som jobber på tvers av etaten
• Styringslinjen til skolen styrkes og rendyrkes i stor grad via to divisjoner
• Det etableres tre divisjoner som i sum støtter skolene på hhv fellestjenester, tjenesteutvikling og
kompetanseutvikling i skolene
2.4 Organisasjonskart
10
3 Divisjon Grunnskole
Det skal være en tydelig styringslinje til grunnskolene og spesialskolene. Vesentlig er også fokus på
tett samarbeid i lederteamet. Det er gjort en endring fra skissen som ble lagt fram i trinn 1:
Spesialskolene er lagt under egen Direktør, Sommerskolen er flyttet, Språksenteret flyttet, og det er
lagt inn en ekstra enhet for Grunnskole.
11
Formål
• Bidra til en tydelig styringslinje mellom UDA og skolene som gir klare og standardiserte
føringer til skolene, møter skolenes behov for oppfølging og samtidig ivaretar skolenes
autonomi og rektors rolle som øverste leder.
Designprinsipper/rasjonale
• Grunnskolene er samlet under en divisjon for å legge til rette for standardisert effektuering
av styringslinjen
• For å sikre et tettere samarbeid og standardisering på tvers av spesialskolene og
«ordinærgrunnskole» er disse samlet
• Rollen til rektor og Direktør for grunnskole er, som styringslinjen, tydeliggjort og medfører at
oppfølging av den enkelte skole forenkles og det derav er mulig å etablere større
grupperinger av skoler
Ansvarsområder
• Utøve styringslinjen fra Utdanningsadministrasjonen og til skolene
• Kommunisere og sikre effektuering av politiske føringer, normerende produkter og føringer
til skolene
• Bidra i UDEs strategiarbeid
• Bidra til at UDE er en lærende organisasjon
• Følge opp og analysere skolens resultater og måloppnåelse
• Etablere og følge opp profesjonsfellesskap på skolene
• Etablere og følge opp rektorenes nettverk
• Videreformidle forespørsler og behov fra skolene iht. etatens leveransemodell
3.2 Direktør grunnskole
Det vil være 5 direktører for grunnskole. Hver vil ha et lederspenn ca. 27 (134/5 = 26,8) Det vil bli en
standardisering av utførelsen av rollen, som omtalt tidligere i prosessen.
12
Formål
• Være rektor sin personalansvarlig og nærmeste leder for oppfølging, dialog og sparring om
skolens mål, faglige resultater, strategi, tiltak, resultatoppnåelse og etterlevelse av
styringssignaler.
• Følge opp styringssignaler fra toppledergruppen
• Følge opp at det er etablert forsvarlige system
Designprinsipper/rasjonale
• Grunnskolene er samlet under en divisjon for å legge til rette for standardisert effektuering
av styringslinjen
• For å sikre et tettere samarbeid og standardisering på tvers av spesialskolene og
«ordinærgrunnskole» er disse samlet.
• Rollen til rektor og Direktør for grunnskole er, som styringslinjen, tydeliggjort og medfører at
oppfølging av den enkelte skole forenkles og det derav er mulig å etablere større
grupperinger av skoler
Ansvarsområder
• Rektor sin personalansvarlig og nærmeste leder
• Følge opp og sikre at skolene setter mål for faglige resultater, oppfølging av mål og
etterlevelse av politiske styringssignaler og regelverk
• Være en diskusjonspartner for rektor om utvikling av skolen, skolens mål, strategi, tiltak og
måloppnåelse/ resultatoppnåelse
• Følge opp, analysere og løfte forespørsler og behov fra skolene til riktige enheter i
administrasjonen iht. etatens leveransemodell
• Kommunisere (videreformidle) føringer og normerende produkter fra Utdanningsetaten til
skolene
• Bidra til utvikling av gode profesjonsfellesskap og nettverk, for samarbeid og
erfaringsutveksling på tvers
• Følge opp og videreutvikle rektorenes nettverk. Bidra til kapasitetsbygging på tvers av skoler
og kollektiv mestringstro
• Koordinere og gjennomføre resultatoppfølgingsmøter med skolene sammen med andre
representanter fra UDA
• Bidra med innhold til årskonferansen/ rektorsamlinger
• Bidra i lederfellesskapet i divisjonen og på tvers av skoledivisjonene
• Delta i styringsgrupper i tverrgående prosjekter og store innsatser rettet mot enkeltskoler
13
4 Divisjon VGS, VO og Fagopplæring
Det er lagt til grunn at det skal være en rendyrket styringslinje til VGS og VO. Enheter som har
fylkeskommunale føringer samles i en divisjon. Det skal være en tydelig satsning på
videregående skole og enheter som kan jobbe systematisk med fullføre/bestå, er samlet i denne
divisjonen.
Det er gjort en endring fra skisse trinn 1: Privatistkontoret er flyttet inn som seksjon.
Formål
• Bidra til en tydelig styringslinje mellom UDA og skolene som gir klare og standardiserte
føringer til skolene, møter skolenes behov for oppfølging og samtidig ivaretar skolenes
autonomi og rektors rolle som øverste leder.
• Bidra til at flere elever, lærlinger og privatister skal fullføre og bestå videregående opplæring
og få kompetanse som gjør dem forberedt til høyere utdanning og arbeidsliv.
• Bidra til at voksne gjennomfører opplæring som bidrar til bedre integrering og består
opplæring som forbereder dem for høyere utdanning og arbeidsliv.
Designprinsipper/rasjonale
• Videregående skoler og VO er samlet under en divisjon for å legge til rette for standardisert
oppfølging av styringslinjen
• Divisjonen samler organisatoriske enheter som er gjenstand for fylkeskommunale føringer,
for effektiv effektuering av disse
• VGS, VO, Privatistkontoret og Avdeling for fagopplæring er samlet for å kunne jobbe mer
systematisk for at flere privatister, lærlinger og elever skal kunne fullføre og bestå
videregående opplæring og/eller skaffe seg kompetanse som gjør dem bedre forberedt på
videre studier og arbeidsliv.
Ansvarsområder
• Utøve styringslinjen fra Utdanningsadministrasjonen til VGS og VO, ha en oppfølgende rolle
ovenfor lærebedriftene
• Kommunisere og sikre effektuering av politiske føringer, normerende produkter og føringer
fra UDA som angår videregående opplæring og voksenopplæring
• Bidra i UDEs strategiarbeid
14
• Bidra til at UDE er en lærende organisasjon
• Følge opp og analysere resultater og måloppnåelse
• Etablere og følge opp profesjonsfellesskap i videregående skole
• Etablere og følge opp rektorenes nettverk
• Videreformidle forespørsler og behov fra videregående skole, fagopplæring, fagskole og VO
iht. etatens leveransemodell
• Ansvar for forvaltning av Opplæringsloven kapittel 4, videregående opplæring i bedrift
• Ansvar for gjennomføring av privatisteksamen, og tilby eksamen i alle videregående fag, for
de som bor i Oslo eller følger opplæring i Oslo
• Representere UDEs interesser i lokale og nasjonale samarbeidsfora for videregående
opplæring og fagopplæring
4.2 Direktør videregående skoler og spesialskoler
Det vil være en Direktør VGS og spesialskoler (Vgs), som vil få oppfølging av alle de
videregående skolene og Spesialskolene på videregående skole (26 – 31 skoler/rektorer). Det
vektlegges en standardisering av utførelsen av rollen, og at rollen harmoniseres med rollen
som Direktør grunnskole.
Formål
• Være rektor sin personalansvarlig og nærmeste leder for oppfølging, dialog og sparring om
skolens mål, faglige resultater, strategi, tiltak, resultatoppnåelse og etterlevelse av
styringssignaler.
• Følge opp styringssignaler fra toppledergruppen
• Følge opp at det er etablert forsvarlige system
Designprinsipper/rasjonale
• Videregående skoler, inkl. Videregående spesialskoler, er samlet under en divisjon for å legge
til rette for standardisert oppfølging av styringslinjen samt for å sikre en felles tilnærming til
videregående opplæring.
• Avdelingen er gjenstand for fylkeskommunale føringer
15
• VGS, VO, Privatistkontoret og Avdeling for fagopplæring er samlet for å kunne jobbe mer
systematisk for at flere lærlinger og elever og privatister skal kunne fullføre og bestå
videregående opplæring og/eller skaffe seg kompetanse som gjør dem bedre forberedt på
videre studier og arbeidsliv
Ansvarsområder
• Være rektor sin personalansvarlig og nærmeste leder
• Følge opp og sikre at skolene setter mål for faglige resultater, følge opp mål og etterlevelse
av politiske styringssignaler og regelverk
• Være en diskusjonspartner for rektor om utvikling av skolen, skolens mål, strategi, tiltak og
måloppnåelse/ resultatoppnåelse
• Følge opp, analysere og løfte forespørsler og behov fra skolene til riktige enheter i
administrasjonen iht. etatens leveransemodell
• Kommunisere (videreformidle) føringer og normerende produkter fra Utdanningsetaten til
skolene
• Bidra til utvikling av gode profesjonsfelleskap for samarbeid og erfaringsutveksling på tvers
• Koordinere og gjennomføre resultatoppfølgingsmøter med skolene sammen med andre
representanter fra UDA
• Bidra med innhold til årskonferansen/ rektorsamlinger
• Bidra i lederfellesskapet i divisjonen og på tvers av skoledivisjonene
• Følge opp og videreutvikle rektorenes nettverk. Bidra til kapasitetsbygging på tvers av skoler
og kollektiv mestringstro
4.3 Voksenopplæring og Fagskolen
Den foreslåtte plasseringen av Voksenopplæringen, bidrar til å synliggjøre VO i organisasjon og
tydeliggjøre styringslinjen til VO.
Voksenopplæringen flyttes på rot i første runde, rollen Direktør defineres ytterligere etter at
det er besluttet hvor mye VO-kompetanse som skal bygges opp i støttedivisjonene
Fagskolen er lagt til enheten for å samle tilbud rettet mot voksne.
16
Formål
• Sikre god forvaltning og utvikling av voksenopplæring og Fagskolen i Oslo samt å bidra til at
voksne gjennomfører opplæring som bidrar til bedre integrering og består opplæring som
forbereder dem for høyere utdanning og arbeidsliv.
• Følge opp styringssignaler fra toppledergruppen
• Følge opp at skolene har forsvarlig system
Designprinsipper/rasjonale
• Plasseringen synliggjør VO i organisasjonen, tydeliggjør styringslinjen til VO og reduserer
avstanden til strategiske beslutninger (anbefaling etter evaluering EFP 2018).
• Fagskolen og voksenopplæring samles for å tydeliggjøre oppfølgingen av fagskolen, og samle
oppfølgingen av tilbud rettet mot voksne og fokuset på regionalt behov for arbeidskraft.
• Avdelingen er gjenstand for fylkeskommunale føringer.
• VO har mest til felles med VGS og har et viktig grensesnitt til Fagopplæring ved at begge
jobber med å skaffe lærlingplass og veiledning av voksne.
Ansvarsområder
• Være rektor sin personalansvarlig og nærmeste leder
• Følge opp og sikre at skolene setter mål for faglige resultater, følge opp mål og etterlevelse
av politiske styringssignaler og regelverk
• Være en diskusjonspartner for rektor om utvikling av skolen, skolens mål, strategi, tiltak og
måloppnåelse/ resultatoppnåelse
• Følge opp og løfte forespørsler og behov fra skolene til riktige enheter i administrasjonen iht.
etatens leveransemodell
• Personalansvar for leder av Servicesenteret
• Forvalte lovverket knyttet til Voksenopplæring
• Forvalte sikkerhet og beredskap
• Samarbeid eksterne aktører
• Utarbeide aktivitetsplan for voksenopplæring
• Ansvar for oppnevning av driftsstyrer
• Rapportering og analyser
• Systemansvar SITS
4.4 Avdeling for Fagopplæring
Avdeling for Fagopplæring flyttes i stor grad på rot, og vil ha de samme 2 seksjoner som i
nåværende organisering. Det vil bli endringer i det at stabsoppgaver og noen andre oppgaver vil
bli utført andre steder i organisasjonen. Å legge avdelingen i denne divisjonen, er også begrunnet
i slektskap til styringslinjen ved sin oppfølging av lærebedriftene.
17
Formål
• Formålet med avdelingen er å sikre god forvaltning av opplæringslovens §4, videregående
opplæring i bedrift, samt å jobbe for at flere lærlinger fullfører og består det videregående
opplæringsløpet.
• Følge opp styringssignaler fra toppledergruppen
• Følge opp at det er etablert forsvarlige system
Designprinsipper/rasjonale
• Avdelingen har slektskap til styringslinjen ved at den har ansvar for oppfølgingen av
lærebedriftene.
• Avdelingen er gjenstand for fylkeskommunale føringer
• Ved å sikre organisatorisk nærhet til styringslinjen til VGS, Voksenopplæringen og
Privatistkontoret kan Avdelingen bidra til å styrke arbeidet med at flere elever fullfører og
består det yrkesfaglige videregående opplæringsløpet.
Ansvarsområder
• Ansvar for forvaltning av Opplæringsloven kapittel 4, videregående opplæring i bedrift
• Avdelingen har ansvaret for å følge opp opplæring i bedrift, men har i samarbeid med
skolene et ansvar for å sikre god overgang mellom skole og lærlingplass samt å jobbe for at
flere oslosøkere skal få lærlingplass og fullføre og bestå med fag-/svennebrev
• Avdelingen har ansvaret for kompetanseutvikling for lærebedrifter og prøvenemder
4.5 Prøve- og kontraktseksjonen
Formål
• knyttet til lærekontrakter, kompetansevurdering, fag- og svenneprøver
• Følge opp styringssignaler fra toppledergruppen
• Følge opp at det er etablert forsvarlige system
Designprinsipper/rasjonale
• Det er et lite fagmiljø og tett samarbeid med seksjon for veiledning, med 1:1 forhold i
inndeling i programområder som taler for at disse to seksjonene bør ligge i samme avdeling
• Seksjonen har grensesnitt opp mot Privatistkontoret
18
Hovedoppgaver
• Administrere oppnevning av prøvenemder, kurse og honorere disse
• Opprette lærekontrakter og endre kontrakter ved endringer i læreforhold
• Saksbehandle oppmelding til fag-/svenneprøve for lærlinger og fordele kandidatene mellom
prøvenemdene
• Vurdere kompetanse for praksiskandidater og saksbehandle oppmelding til fag-/svenneprøve
for praksiskandidater, saksbehandle klager på ikke beståtte prøver eller avslag på
oppmelding til fag/svenneprøver
• Saksbehandling av klagesaker lærlinger og praksiskandidater
• Saksbehandle tilrettelegging av prøver, fritak og dispensasjoner
• Tilrettelegge for fag-/svenneprøve som skal gjennomføres på prøvestasjon
• Beregne og utbetale lærlingtilskudd og lønnstilskudd skoler
• Utstedelse av vitnemål/kompetansebevis/fag-/svennebrev
• Arrangere arrangement for utstedelse av vitnemål
• Utføre resepsjonstjenester
Sentrale grensesnitt
• Seksjon for Inntak VGS: Seksjon for inntak VGS har ansvaret for det tekniske i forbindelse
med formidling av læreplass, samt å få oversikt over de som står uten læreplass etter
ordinær søknad, og arrangere møter for disse. Veiledningsseksjonen får oppdaterte lister
over de som står uten læreplass og arrangeringer møter for disse. De har dialog med
inntaksseksjonen om beslutning av plasser til VG3. Veiledningsseksjonen har også ansvar for
utarbeidelsen av aktivitetsplan som en del av sekretariatet for yrkesopplæringsnemnda.
• Privatistkontoret: Lærlinger kan ha krav på gratis eksamen. Seksjon for prøve og kontrakt
vurderer om retten til dette er tilstede. Samarbeid om å legge til rette for at lærlinger kan ta
fag de mangler for å gå godkjent sin fag/svenneprøve. Personer kan være i tvil om det er
Privatistkontoret eller Seksjon for Prøve og kontrakt som skal kontaktes for å få veiledning
om fag/kompetanse sett opp mot krav.
• Veilederseksjonen
4.6 Veilederseksjonen
Formål
• Bidra til gode overganger fra skole til bedrift og oppfølging av lærlinger, opplæringskontor og
lærebedrift, i den hensikt å bidra til at flere fullfører og består sin fag-/svenneprøve
• Følge opp styringssignaler fra toppledergruppen
• Følge opp at det er etablert forsvarlige system
19
Designprinsipper/rasjonale
• Det er et lite fagmiljø og tett samarbeid med seksjon for prøve og kontrakt, med 1:1 forhold i
inndeling i programområder som taler for at disse to seksjonene bør ligge i samme avdeling.
• Seksjonen har viktige grensesnitt til styringslinjen for VGS samt Voksenopplæring.
Hovedoppgaver
• Rekruttere lærebedrifter og godkjenne disse
• Følge opp lærebedrifter ved å håndtere henvendelser, kurse og gjennomføre rutinebesøk,
følge opp potensielle hevingsaker
• Følge opp lærlinger gjennom informasjonsmøter, tilbud om individuell veiledning samt å
håndtere henvendelser
• Formidle læreplass gjennom dialog med lærebedrifter for å skaffe plasser og oppfølging av
søkere som står uten læreplass etter ordinært inntak
• Delta i yrkesfaglige nettverk innen utdanningsprogrammene
• Gjennomføre dialogmøter opplæringskontorene
• Koordinere utarbeidelsen av kvalifiseringskurs for søkere uten læreplass (fra gammel stab i
FAG)
• Utvikle innhold til kurs og e-læring for lærebedrifter og prøvenemder (fra gammel stab i FAG)
• Informasjon om fagopplæring til lærebedrifter, søkere, bransjeorganisasjoner, NAV, skoler,
elever mv.
Sentrale grensesnitt
• Prøve- og kontraktseksjonen: Følger opp kontraktene etter at læreplass er opprettet.
Inndelingen i programområder er lik i de to seksjonene, og det er et tett samarbeid.
• Seksjon for inntak videregående opplæring: har ansvaret for det tekniske i forbindelse med
formidling av læreplass, samt å få oversikt over de som står uten læreplass etter ordinær
søknad, og arrangere møter for disse. Seksjon for veiledning følger opp søkerne som står
uten lærlingplass.
• Voksenopplæring: arbeider med å skaffe læreplasser for noen av sine elever, og jobber
således opp mot de samme læreplassene som seksjon for veiledning
• Styringslinjen VGS: Seksjonen opplever at et tett samarbeid med Direktør VGS vil være viktig
for å styrke arbeidet med overgangen skole/bedrift slik at flere skal fullføre og bestå.
• Avdeling for pedagogisk kompetanseutvikling: har ansvaret for kompetanseutvikling på
videregående skole, mens seksjon for veiledning bedriver kompetanseutvikling opp mot
lærebedrifter. Samarbeid hva angår kompetanseutvikling yrkesfag.
20
4.7 Privatistkontoret
Privatistkontoret har relasjon til andre enheter i divisjonen ved ansvarsområde knyttet til å tilby
eksamen i videregående fag. Privatistkontoret vil være en seksjon. Leder rapporterer direkte til
Divisjonsdirektør og deltar i Divisjonsledelsen.
Endring fra skisse trinn 1: Flyttet fra Organisasjonsutvikling og fellestjenester
Formål
• Levere effektive og profesjonelle tjenester av høy kvalitet og dermed bidra til at flere elever,
lærlinger og privatister skal fullføre og bestå videregående opplæring og få kompetanse som
gjør dem forberedt til høyere utdanning og arbeidsliv
• Følge opp styringssignaler fra toppledergruppen
• Følge opp at det er etablert forsvarlige system
Designprinsipper/rasjonale
• VGS, VO, Privatistkontoret og Avdeling for fagopplæring er samlet for å kunne jobbe mer
systematisk for at flere elever, lærlinger og privatister skal kunne fullføre og bestå
videregående opplæring og/eller skaffe seg kompetanse som gjør dem bedre forberedt på
arbeidslivet
• Privatistkontoret er en selvstendig, selvfinansiert organisatorisk enhet
• På noen områder har Privatistkontoret likhet med en skole
Hovedoppgaver
Gjennomføre privatisteksamen i Oslo , herunder:
• Utføre informasjonsarbeid, håndtere henvendelser, veilede privatister
• Utarbeide eksamensplan, gjennomføre oppmelding, administrere etter oppmelding
• Administrere avtaler eksamenslokaler
• Administrere avtaler IKT-løsning for digital eksamen, kvalitetssikre løsningen
• Ansettelse og administrasjon av eksamensvakter og sensorer, lønne/honorere disse
• Utføre logistikkarbeid og veiledning i forbindelse med gjennomføring
• Koordinere arbeidet med sensur av eksamen
• Koordinere arbeidet utarbeide eksamensoppgaver for lokalt gitte eksamener
• Fatte enkeltvedtak knyttet til særskilt tilrettelegging eller knyttet til fritak
• Vurdere klager og koordinere arbeidet med klager for skriftlig og muntlig eksamen
• Utstede dokumentasjon til privatister
• Systemansvar Friday Networks, Hano, Privatistweb, SATS
21
5 Divisjon Kompetanseutvikling og elevrettigheter
Divisjon kompetanseutvikling og elevrettigheter samler pedagogisk kompetanseutvikling,
elevforvaltning og PPT, her er det svært viktige grensesnitt. Videre samles forvaltningskompetanse
på opplæringsloven. Organisasjonsstrukturen vil her etableres i en to-trinns-prosess, da det er behov
for å gå opp viktige grensesnitt, samt gi PPT mulighet til å innarbeide sin nylige organisasjonsendring.
Formål
• Bidra til en effektiv og fleksibel leveransemodell som bidrar til å dekke skolenes individuelle
og sammensatte behov
• Bidra til kompetanseutvikling og til å redusere forskjellene i Osloskolen
• Ivareta skoleeiers sørge-for-ansvar for elevforvaltningen i Osloskolen
Designprinsipper/rasjonale
• Divisjonen samler pedagogisk kompetanseutvikling, elevforvaltning og PPT som gjennom
kartleggingen er funnet å ha de viktigste grensesnittene seg imellom.
• Avdelingene har krevende grensesnitt med innslag av overlapp og/eller at noen oppgaver
«faller mellom to stoler». Organisatorisk nærhet kan bidra til å gå opp grensesnittene, slik at
Divisjonen løser ansvarsområder på en effektiv måte til det beste for skolene.
• Divisjonen samler forvaltningskompetanse på Opplæringsloven og avdelinger som har
elevenes utvikling og læring som sitt hovedfokus.
Ansvarsområder
• Forvaltning av elevrettigheter, forvaltning av Opplæringsloven (foruten opplæring i bedrift)
samt å styrke elevforvaltningskompetansen i Osloskolen
• Bidra til pedagogisk kompetanseutvikling i Osloskolen
• Bidra til å redusere forskjellene i Osloskolen gjennom fokus på
• Tidlig innsats og utvikling av grunnleggende ferdigheter
• Se «spesialpedagogikken» og «allmennpedagogikken» i sammenheng
• God oppfølging av elever med behov utover det ordinære opplæringstilbudet
• Å styrke norskspråklige ferdigheter, inkludering og mangfold
22
• Fokus på hele det 13-årige løpet, overgangene, og at flere lærlinger og elever skal
kunne fullføre og bestå videregående opplæring
• Fokus på trygt og læringsfremmende læringsmiljø
• Bidra til utvikling av forsvarlige systemer
5.2 Avdeling for Pedagogisk kompetanseutvikling
Avdeling for Pedagogisk kompetanseutvikling er delt inn i seksjoner som reflekterer
satsningsområder med lang horisont. Her er det foretatt en tematisk samling av pedagogisk
innhold og forvaltning på noen områder der grensesnittet har vært især uklart. Det er vektlagt å
gjøre det tydelig for skolene hvor de skal få støtte.
Formål
• Bidra til kompetanseutvikling, øke kvaliteten i undervisningen og redusere forskjellene i
Osloskolen
Designprinsipper/rasjonale
• Avdelingen er plassert i samme divisjon som PPT og Avdeling for Elevforvaltning og
elevrettigheter, som er identifisert å ha viktige grensesnitt seg imellom. Man ønsker tett
koordinering og samarbeid mellom avdelingene i samme divisjon
• Grensesnittene avdelingene imellom har innslag av overlapp og/eller at noen oppgaver
«faller mellom to stoler» og organisatorisk nærhet kan bidra til å gå opp dette.
Ansvarsområder
• Videreutvikle pedagogisk kompetanse og kapasitet hos ansatte i Osloskolen
• Bidra til å redusere forskjellene i Osloskolen gjennom fokus på
• Tidlig innsats og utvikling av grunnleggende ferdigheter
• Kompetanse- og kapasitetsutvikling av skolene innen skolefag, grunnleggende norskspråklige
ferdigheter, inklusive flerkulturell opplæring, inkludering og mangfold
• Utvikle kompetanse hos skolens ansatte for utvikling av trygge læringsmiljøer – utadrettet
veiledningstjeneste
• Fokus på hele det 13-årige løpet, overgangene, og at flere lærlinger og elever skal kunne
fullføre og bestå videregående opplæring
23
• Støtte skolene i planlegging og gjennomføring av eksamen og elevvurderingsoppgaver
• Forvaltningsoppgaver innen avdelingens ansvarsområder
5.3 Seksjon for Læringsmiljø
Seksjon for læringsmiljø er et satsningsområde med lang horisont. Det er viktig med tett
koordinering mot PPT, kompetanseenheter og kriseteam, og at dette er koordinert utad.
Formål
• Bidra til en effektiv og fleksibel leveransemodell som bidrar til å dekke skolenes behov på
læringsmiljøfeltet og bidra til trygt og læringsfremmende læringsmiljø
• Systematisk arbeid med kapasitetsbygging med mål om varige resultater
Designprinsipper/rasjonale
• Læringsmiljø er et satsningsområde med lang horisont som forsvarer at det kan ha en egen
organisatorisk enhet, samt at dette kan forenkle koordineringen med PPT på området.
• Har viktige grensesnitt til PPT. Samling av disse organisatoriske enhetene kan bidra til at man
opptrer koordinert ovenfor skolene på feltet læringsmiljø/krevende elevutfordringer.
Hovedoppgaver
• Kompetanse og kapasitetsutvikling på trygge læringsmiljøer – være en utadrettet
veiledningstjeneste, fokus på forebyggende arbeid
• Være støttespiller til skolenes systematiske arbeid med utvikling av trygge læringsmiljøer
• Arbeide med bestillinger fra nasjonalt og kommunalt nivå på læringsmiljøfeltet
• Skole-hjem-samarbeid, KFU
• Elevråd og elevmedvirkning
Sentrale grensesnitt
• PPT: Det vil være viktig med et tett samarbeid med PPT for å sikre at UDA leverer effektive
tjenester, og opptrer koordinert utad hva angår støtte på læringsmiljøfeltet.
• Andre seksjoner i avdelingen: Seksjonene vil ha nytte av faglig sparring seg imellom, samt gå
opp grensesnitt på læringsmiljøområdet.
• Seksjon for strategisk HR og lederutvikling: LMT har erfart at en viktig suksessfaktor for deres
arbeid er involvering av rektor og skoleledelse, og at dette henger tett sammen med
lederutvikling.
• Seksjon for elevrettigheter i avdeling for elevforvaltning.
• Divisjon VGS/Divisjon Grunnskole: Som divisjonen som helhet, vil det være et viktig
grensesnitt opp mot styringslinjen hva angår identifisering av skolenes behov og effektuering
av støtte til skolene tilpasset skolenes behov, samt kommunikasjon ut til skolene.
• Divisjon Tjenesteutvikling, digitalisering og analyse: Som divisjonen som helhet, vil det være
et viktig grensesnitt opp mot Avdeling Analyse og utredning hva angår analysebasert
tilnærming til identifisering av skolenes behov og et viktig grensesnitt opp mot Avdeling for
24
Samarbeid og tjenesteutvikling hva angår effektuering av støtte til skolene tilpasset skolenes
behov.
5.4 Seksjon for Eksamen og elevvurdering
Eksamen, underveisvurdering og sluttvurdering er samlet i en organisatorisk enhet for å se
dette i sammenheng. Endret fra skisse trinn 1: Flyttet fra Organisasjonsutvikling og
fellestjenester.
Formål
• Levere effektive og profesjonelle tjenester av høy kvalitet på hva angår driftsoppgaver
knyttet til eksamen
• Bidra til kompetanseutvikling/ kapasitetsbygging i Osloskolen på eksamen,
underveisvurdering og sluttvurdering
• Bidra til god forvaltning av områdets forvaltningsoppgaver
Designprinsipper/rasjonale
• Flere av oppgavene i seksjonen har vesentlig pedagogisk innholdselement
• Eksamen, underveisvurdering og sluttvurdering er samlet i en organisatorisk enhet for å se
dette i sammenheng
• Samle UDAs forvaltning, drift og kompetanseutvikling på eksamensområdet slik at skolene
får en mer helhetlig støtte på området
Hovedoppgaver
• Forvalting av elevrettigheter på eksamensområdet
• Forberedelse og gjennomføring av eksamen. Allokering av sensorer. Monitorer
gjennomføring.
• Gjennomføre skriftlig trekk for grunnskole
• Oppfølging av arbeidsgrupper for tverrfaglig praktisk eksamen yrkesfag
• Oppfølging av faggrupper med praktisk eksamen (P) innenfor studieforberedende
• Skolering av sensorer
• Observasjon av eksamen
• Fagdokumentasjon
• Planlegging og gjennomføring heldagsprøver
• Oppfølging av vurderingsnettverk
• Utvikling av prøver
• Support og administrasjon for prøve- og oppfølgingsplan
• Støtte skolene i vurderingsfaglige spørsmål til underveis- og sluttvurdering
25
• Kompetanseutvikling på underveisvurdering og sluttvurdering
• Sekretariatsfunksjonen for lokal klagenemnd for eksamen (fra seksjon for inntak VGS)
• Uttrekk, statistikk og analyse
• Anskaffelser av IKT-løsninger og fagmiljø til utvikling av prøver
Sentrale grensesnitt
• Seksjon for Inntak videregående opplæring: samarbeid knyttet til input karakterer og
systemer
• Avdeling for Fagopplæring: Yrkesfag og gjennomføring av fag og ferdighetsprøver
• Privatistkontoret: Tett samarbeid for å standardisere gjennomføring av eksamen
• Seksjon for Fag, ferdigheter og læreplan: seksjonene vil ha nytte av faglig sparring seg
imellom, især knyttet til VGS og yrkesfag
• Avklare om og i hvilken grad seksjon for eksamen og elevvurdering skal ha en støttefunksjon
overfor FAGs "styringslinje" ut mot bedrifter
5.5 Seksjon for Fag, ferdigheter og læreplan
I denne seksjonen har vi samlet kompetanseutvikling innen skolefag, ferdigheter og læreplan, og
på den måten få økt fleksibilitet i hvilke oppgaver man har fokus på. Det er samlet
kompetanseutviklingsaktiviteter og forvaltning.
Formål
• Bidra til kompetanseutvikling/kapasitetsbygging i Osloskolen på skolefag, ferdigheter og
læreplan
• Bidra til god forvaltning av områdets forvaltningsoppgaver
• Sørge for god oppfølging av "Teach first"
Designprinsipper/rasjonale
• Samle kompetanseutviklingsaktiviteter og forvaltning knyttet til skolefag, ferdigheter og
læreplan.
• Spesifikt samlet forvaltning og pedagogisk innhold på svømming, fravær og fag og
timefordeling.
• Ved å samle kompetanseutvikling på fag ferdigheter og læreplan vil seksjonen kunne ha
fleksibilitet i hvilke oppgaver man fokuserer på. Oppgavene kan derfor variere over tid
avhengig av strategi, fokus og prioriteringer.
Hovedoppgaver
• Drive kompetanseutvikling innen grunnleggende ferdigheter
• Drive kompetanseutvikling innen yrkesfag
26
• Drive faglige nettverk for de yrkesfaglige utdanningsprogrammene, Yrkesfaglig fordypning ,
Læreplan
• Koordinere aktiviteter (prosjektledelse) innen Fagfornyelsen
• Drive arbeidet med internasjonalisering (mot elever og lærere/ansatte)
• Drive kompetanseutvikling i skolefag (eksempelvis norskfaget, fremmedspråk, engelsk,
realfag og, PE-faget)
• Drive kompetanseutvikling begynneropplæring 1-4
• Lærernes læring og videreutdanning
• Håndtere fag og timefordeling, inkl. forvalte fag og timefordeling (fra gamle seksjon for
fagsystemer)
• Forvalte regelverket rundt fraværsregler VGS (fra gamle seksjon for fagsystemer)
• Forvalte svømmeopplæringen (Veiledning oppfølging og tilsyn), logistikk, bassengkapasitet
(fra gamle seksjon for mangfold)
• Følge opp at skolene melder behov svømmetider, booke svømmehaller, tildele tid (fra gamle
seksjon for fagsystemer)
• Veiledning på innhold svømmeopplæring
• Prosjektledelse av Teach first
Sentrale grensesnitt
• Andre seksjoner i avdelingen: Seksjonen vil ha viktige grensesnitt mot alle andre seksjoner i
avdelingen. Seksjonene vil ha nytte av faglig sparring seg imellom, samt gå opp grensesnitt,
især på faglige områder som norskspråk, tidlig innsats og grunnleggende ferdigheter og
læringsmiljø.
• Divisjon VGS/Divisjon Grunnskole: Som divisjonen som helhet, vil det være et viktig
grensesnitt opp mot styringslinjen hva angår identifisering av skolenes behov og effektuering
av støtte til skolene tilpasset skolenes behov, samt kommunikasjon ut til skolene.
• Divisjon Tjenesteutvikling, digitalisering og analyse: Som divisjonen som helhet, vil det være
et viktig grensesnitt opp mot Avdeling Analyse og utredning hva angår analysebasert
tilnærming til identifisering av skolenes behov og et viktig grensesnitt opp mot Avdeling for
Samarbeid og tjenesteutvikling hva angår effektuering av støtte til skolene tilpasset skolenes
behov.
• Avdeling for elevforvaltning og elevrettigheter: Samarbeid for erfaringsutveksling på
forvaltningskompetanse og standardisering av dette. Kan bli nødvendig med
erfaringsutveksling med ressurser som tidligere har utført forvaltningsoppgaver på området.
27
5.6 Seksjon for Norskspråklige ferdigheter, inkludering og mangfold
Dette er et strategisk satsningsområde med lang horisont. Her er nå samlet UDAs forvaltning,
støtte, og pedagogisk innhold på norskspråklige ferdigheter inkludering og mangfold. Et
eksempel er at vi har samlet oppfølgingen på innføringstilbud.
Endret fra skisse trinn 1: Språksenteret flyttet fra Divisjon Grunnskole, begrunnet i vurderingen
av at det er viktig å samle innføringstilbud og kompetanse på norskspråklige ferdigheter.
Formål
• Bidra til en effektiv og fleksibel leveransemodell og kompetanseutvikling/kapasitetsbygging i
Osloskolen på Norskspråklige ferdigheter, inkludering og mangfold
• Bidra til god forvaltning av områdets forvaltningsoppgaver.
Designprinsipper/rasjonale
• Samle UDAs forvaltning og støtte, og pedagogisk innhold på norskspråklige ferdigheter og
mangfold slik at skolene får en mer helhetlig støtte på dette området.
• Norskspråklige ferdigheter, inkludering og mangfold er strategiske satsningsområder med
lang horisont som forsvarer at det kan ha en egen organisatorisk enhet.
• Ved å legge Språksenteret under Seksjonen får man samlet oppfølgingen på innføringstilbud,
og kompetanse på fagområdet.
Hovedoppgaver
• Kompetanse- og kapasitetsutvikling av skolene innen:
• Grunnleggende norskspråklige ferdigheter i lesing, skriving og muntlighet. inklusive
flerkulturell opplæring.
• Mangfold, flerkulturell opplæring og inkludering
• Forvalte lovverket knyttet til særskilt språkopplæring (GS og VGS), samiskundervisning.,
inkludert fatte vedtak gjesteelever/friskoler og klagebehandling (fra tidligere seksjon for
mangfold) Fordele tilskudd særskilt språkopplæring (fra tidligere seksjon for mangfold)
• Utarbeide aktivitetsplan minoritetsspråk grunnskole og alfabetisering og mottaksgrupper på
grunnskolen (fra tidligere seksjon for mangfold)
• Innføringstilbud GS og VGS, tilskudd
• Tilskudd flyktninger nedsatt funksjonsevne (fra tidligere seksjon for mangfold)
• Søke midler fylkesmannen opplæring av barn og unge som søker opphold (fra tidligere
seksjon for mangfold)
• Koordinering økonomi flyktninger og asylsøkere (Fra tidligere ØKO)
• Språksenteret
• Faglig ansvar for undervisningen i innføringstilbud grunnskoler med innføringstilbud
28
• Skole for ny-ankommende med høyt læringspotensial (5-10) og skoletilbud elever på
transittmottak (1-10 trinn)
• Kartlegging av nyankomnes skoleferdigheter 3-10 trinn og ved individuelt inntak til
VGS for elever med kort botid i Norge
• Romlosordningen (fra gamle seksjon for Mangfold)
Sentrale grensesnitt
• Andre seksjoner i avdelingen: Seksjonene vil ha nytte av faglig sparring seg imellom, samt gå
opp grensesnitt, især på faglige områder som norskspråk, tidlig innsats og grunnleggende
ferdigheter og læringsmiljø.
• PPT: Nytte av faglig sparring med PPT, samt gå opp grensesnitt, især på faglige områder som
norskspråk, tidlig innsats og grunnleggende ferdigheter og læringsmiljø
• Divisjon VGS/Divisjon Grunnskole: Som divisjonen som helhet, vil det være et viktig
grensesnitt opp mot styringslinjen hva angår identifisering av skolenes behov og effektuering
av støtte til skolene tilpasset skolenes behov, samt kommunikasjon ut til skolene.
• Divisjon Tjenesteutvikling, digitalisering og analyse: Som divisjonen som helhet, vil det være
et viktig grensesnitt opp mot Avdeling Analyse og utredning hva angår analysebasert
tilnærming til identifisering av skolenes behov og et viktig grensesnitt opp mot Avdeling for
Samarbeid og tjenesteutvikling hva angår effektuering av støtte til skolene tilpasset skolenes
behov.
• Avdeling for Elevforvaltning og elevrettigheter: Samarbeid for erfaringsutveksling på
forvaltningskompetanse og standardisering av dette. Kan bli nødvendig med
erfaringsutveksling mellom ressurser som tidligere har utført forvaltningsoppgaver på
området.
• ASA: Aktivitetsplanen påvirker behovene knyttet til Skoleanlegg og fasiliteter, og seksjonen er
avhengig av et tett og godt samarbeid med ASA.
5.7 Seksjon for AKS og DKS
Den kulturelle skolesekken (DKS) og Aktivitetsskolen (AKS) vil med denne organiseringen bli
tydelig i organisasjonen og får et passende lederspenn. Gjennom å samle innhold og
forvaltning på AKS, blir det mer tydelig hvor skolene skal henvende seg vedrørende AKS. Både
DKS og AKS er fokusområder med lang horisont.
Formål
• Sørge for god drift og forvaltning av den kulturelle skolesekken i tråd med det føringer og det
nasjonale mandat
• Sørge for god forvaltning og oppfølging av AKS i Osloskolen.
Designprinsipper/rasjonale
• Samle UDAs forvaltning og støtte og pedagogisk innhold på AKS slik at skolene får helhetlig
støtte, samt at det er tydelig for skolene hvor de skal henvende seg vedrørende AKS.
29
• Ved å samle DKS og AKS får seksjonen et passende lederspenn, og begge områdene får en
tydelig plassering i organisasjonen.
• DKS og AKS er fokusområder med lang horisont som kan forsvare en selvstendig
organisatorisk enhet.
Hovedoppgaver
• Oppfølging av AKS i Osloskolen
• Forvaltningsrådgivning,
• Veiledning på Ernæring og skolemåltidet,
• Veiledning på Pedagogisk innehold
• Implementering av revidert rammeplan
• Kompetanseutvikling for medarbeiderne i AKS innen rammeplan
• Samarbeid og sammenheng skole og AKS
• Etterutdanning, videreutdanning, baselederkursrekke
• Saksbehandle søknader og tildele midler til elever med særskilte behov AKS (Fra seksjon for
fagsystemer)
• Utarbeide og veilede på vedtekter knyttet til AKS (Fra seksjon for fagsystemer, ØKO, m.fl.)
• IST-SFO fakturering AKS (Fra seksjon for fagsystemer)
• Samarbeid skole-AKS-barnehage (oslostandarden)
• Planlegging, gjennomføring og evaluering av DKS-oppgaver i henhold til det nasjonale
mandatet, Prosjekt i idretten, Arbeidslivet skolesekk
Sentrale grensesnitt
• Andre seksjoner i avdelingen: DKS har hatt et tett samarbeid med praktisk estetiske fag, og
vil ha nytte av samarbeid også i fremtidig organisering. AKS vil ha nytte av faglig sparring med
fagmiljøer som jobber med begynneropplæring, grunnleggende ferdigheter og skolefag.
• Direktør grunnskole: Styringslinjen for AKS ligger hos Direktør grunnskole.
• Seksjon for forvaltning av skoletilbud: I en overgangsfase kan det være nødvendig å sørge for
erfaringsutveksling mellom ressurser som tidligere har utført oppgaver knyttet til særskilte
behov, vedtekter og fakturering.
5.8 Avdeling for Elevforvaltning og elevrettigheter
Avdelingen vil få et renere elevforvaltningsfokus enn EFP (som hadde bred portefølje). Viktige
grensesnitt vil være til Pedagogisk kompetanseutvikling og PPT. I avdelingen vil man samle
forvaltningskompetanse, og legge til rette for å utarbeide standarder for forsvarlig system.
30
Formål
• Ivareta skoleeiers sørge-for-ansvar for elevforvaltningen i Osloskolen, og bidra til å øke
forvaltningskompetansen i Osloskolen.
Designprinsipper/rasjonale
• Avdelingen får organisatorisk nærhet til pedagogisk kompetanseutvikling og PPT som
elevforvaltningen i kartleggingen er funnet å ha sine viktigste grensesnitt mot
• Avdelingen har krevende grensesnitt mot pedagogisk kompetanseutvikling og PPT med
innslag av overlapp og/eller at noen oppgaver «faller mellom to stoler». Dette gjelder især
viktige områder som spesialundervisning. Organisatorisk nærhet kan bidra til å gå opp disse
grensesnittene.
Ansvarsområder
• Ansvar for forvaltning av elevrettigheter og skoletilbud, forvaltning av Opplæringsloven
(majoriteten av kapitelene) samt å styrke elevforvaltningskompetansen i Osloskolen
• Ansvar for å bidra til gode standarder for, samt til utarbeidelsen av, forsvarlige systemer
5.9 Seksjon for Elevrettigheter
Seksjonen utgjør en logisk samling av oppgaver og flyttes på rot. Forvaltningen av
Opplæringslovens kapittel 9-A er lagt hit, noe som innebærer at dette området blir forvaltet av
samme enhet som forvalter resten av Opplæringslova.
Formål
• Ivareta skoleeiers sørge-for-ansvar for elevforvaltningen i Osloskolen, og bidra til å øke
forvaltningskompetansen i Osloskolen.
Designprinsipper/rasjonale
• Seksjonen er plassert i denne avdelingen, for å samle forvaltningskompetanse, og for å samle
fagmiljøer som skal utarbeide gode standarder for normerende produkter og forsvarlig
system.
• Seksjonen har et svært viktig grensesnitt til PPT når det gjelder forvaltning knyttet til
spesialundervisning. Det er viktig å øke kompetansen til skolene innen dette området, slik at
flere elever får god oppfølging på sin nærskole.
• Seksjonen har et viktig grensesnitt til pedagogisk kompetanseutvikling og PPT når det gjelder
den tette koblingen mellom innhold og forvalting.
31
Hovedoppgaver
• Forvalte lovverket knyttet til 9A (fra juridisk), spesialundervisning, tidlig skolestart, fritak fra
opplæringsplikt, oppfølging av bortebarn og elever i institusjon, elevpermisjon, skoleskyss,
skolebytte/nærskole, opplæring tegnspråk/punktskrift og hjemmeundervisning, inkl. fatte
vedtak på disse lovområdene for gjesteelever/elever på friskoler
• Aktivitetsplan spesialskoler/spesialgrupper
• Håndterer klager på vedtak fattet av rektor på de lovområdene seksjonen forvalter
• Saksbehandler og fatter enkeltvedtak knyttet til inntak på spesialskoler/spesialgrupper, samt
fatter enkeltvedtak knyttet til inntak korttidstilbud.
• Følge opp rettferdsvederslag, innhenter informasjon og sender til Utdanningsdirektoratet
• Utarbeider standarder for tverrfaglig samarbeidsavtaler og planer (eks. mellom skole og
barnevern, spesialisthelsetjeneste)
• Kreve inn penger fra kommuner med elever i Oslo som har innvilget elevrettigheter.
• Veilede skolene hva angår inntak grunnskole, og skolebytte grunnskole
• Arbeid med forsvarlig system
Sentrale grensesnitt
• PPT/kompetanseenhetene: Seksjonen forvalter lovverket knyttet til spesialundervisning, og
fatter enkeltvedtak knyttet til inntak spesialskoler/spesialgrupper/korttidstilbud. PPT har
ansvar for sakkyndigvurderinger og kompetanseutvikling innen spesialpedagogikk sammen
med kompetanseenhetene. I kartleggingen har det fremkommet at det oppleves som et
krevende grensesnitt, og at noe «faller mellom to stoler» når det gjelder støtte til elever med
behov utover det ordinære opplæringstilbudet. Det er også et grensesnitt som må gås opp
når det gjelder bistand til skolebytte, noen ønsker om skolebytte kan ha årsak i forhold som
PPT kjenner til.
• Avdeling for pedagogisk kompetanseutvikling: viktig grensesnitt til pedagogisk
kompetanseutvikling hva angår den tette koblingen mellom innhold og forvalting. Det er
også her et grensesnitt når det gjedler bistand til skolebytte, som kan ha årsak i forhold som
avdelingen kjenner til.
• ASA: Det er ASA som fastsetter inntaksområdet for den enkelte skole. Det er seksjon for
elevrettigheter som veileder og hjelper skolene hva angår inntak på grunnskolen og ved
skolebytte. Det er en opplevelse fra elevforvaltning at inntaksområde ikke oppdateres hyppig
nok for å gjenspeile tilflytning/fraflytning og retten elevene har til å gå på sin nærskole. Dette
medfører at det kan bli mange skoler som ikke kan ta imot de elevene som ligger til deres
inntaksområdet, og dermed søker bistand fra UDA for å få hjelp til å løse dette.
• Juridisk: Seksjonen vil ha ansvar for saksbehandlingen og forvaltning av opplæringsloven
kapittel 9 A, mens juridisk vil være en sparringspartner i tvilstilfeller eller når det gjelder
spørsmål om fortolkning. I en overgangsfase kan det være nødvendig med
erfaringsutveksling mellom ressurser som tidligere har utført oppgaver tilknyttet forvalting
av kapittel 9 A i juridisk.
32
• Seksjon for læringsmiljø/PPT/Seksjon for Arbeidsgiveransvar, HMS og beredskap: Seksjonen
har grensesnitt med disse på områder som omhandler læringsmiljø/skolemiljø gitt deres rolle
i forvalting av opplæringsloven kapittel 9 A.
5.10 Seksjon for Inntak videregående opplæring
Endret fra skisse trinn 1: Flyttet fra Organisasjonsutvikling og fellestjenester.
Formål
• Gjennomføre inntak og formidling til videregående opplæring på en mest mulig effektiv og
brukervennlig måte, innenfor rammen av lov, forskrift, og andre føringer og innenfor gitte
økonomiske rammer.
Designprinsipper/rasjonale
• Seksjonen er plassert i avdelingen for å samle forvaltningskompetanse på Opplæringsloven
• Aktivitetsplanen er et normerende produkt av en slik karakter at det skal koordineres på
tvers av divisjoner, behandles i toppledergruppen, og effektueres i styringslinjen. Det er ikke
nødvendig at seksjonen ligger i styringslinjen for at dette skal finne sted.
Hovedoppgaver
• Gjennomføre ordinært inntak VGS
• Gjennomføre informasjonsoppgaver i forbindelse med søknadsprosessen
• Sjekke at forutsetningene ligger til rette for og gjennomføre inntak
• Håndtere henvendelser knyttet til søknadsprosesser og inntaksprosesser
• Svare ut tilbud
• Håndtere klager i forbindelse med inntak
• Koordinere ferdighetsvurderingen ved ferdighetsinntak VGS
• Gjennomføre direkte innplassering VGS
• Gjennomføre formidling til læreplass, følge opp yrkesfagelever som står uten læreplass
• Utarbeide aktivitetsplanen for alle programområder
• Aktivitetsutvikling/ tilbudsutvikling VGS
• Saksbehandle utvidet rett ved sykdom eller skade
• Gjennomføre elevtellinger
• Gjennomføre fortrinns-inntak på VGS (fra seksjon for elevrettigheter)
• Vurdere søknader og fatte enkeltvedtak til inntak VGS og grunnskoleopplæring for
minoritetsspråkelige med kort botid i Norge (fra tidligere seksjon for mangfold)
• Systemansvar VIGO, uttrekk, rapportering og statistikk knyttet til systemet
• Koordinere bydekkende ettermiddagsundervisning
33
Sentrale grensesnitt
• Seksjon for Inntak VGS: Seksjon for inntak VGS har ansvaret for det tekniske i forbindelse
med formidling av læreplass, samt å få oversikt over de som står uten læreplass etter
ordinær søknad, og arrangere møter for disse. Veiledningsseksjonen får oppdaterte lister
over de som står uten læreplass og arrangeringer møter for disse. De har dialog med
inntaksseksjonen om beslutning av plasser til VG3. Veiledningsseksjonen har også ansvar for
utarbeidelsen av aktivitetsplan som en del av sekretariatet for yrkesopplæringsnemnda.
• ASA: Aktivitetsplanen påvirker behovene knyttet til Skoleanlegg og fasiliteter og seksjonen er
avhengig av et tett og godt samarbeid med ASA.
• Avdeling for Fagopplæring: Seksjon for inntak har ansvaret for det tekniske i forbindelse med
formidling av læreplass, samt å få oversikt over de som står uten læreplass etter ordinær
søknad. Seksjon for veiledning følger opp elevene som står uten lærlingplass. Seksjon for
prøve og kontrakt samarbeider med seksjon for inntak om å få oppdaterte lister over de som
står uten læreplass, arrangere kurs for disse, samt beslutte behov for plasser til VG3.
Avdeling for Fagopplæring er involvert i utarbeidelsen av aktivitetsplan som en del av
sekretariatet for yrkesopplæringsnemnda.
5.11 Seksjon for Forvaltning av skoletilbud
Her har vi ønsket å samle forvaltningskompetanse og oppfølging av flere skoletilbud.
Seksjonen har også et passende lederspenn.
Formål
• Ivareta skoleeiers sørge-for-ansvar for elevforvaltningen i Osloskolen og forvalte viktige
skoletilbud i Osloskolen
Designprinsipper/rasjonale
• Seksjonen er plassert i Avdelingen, for å samle forvaltningskompetanse og oppfølgingen av
skoletilbud.
Hovedoppgaver
• Opprettelsen av og videre oppfølging av spesialiserte forløp, talenttilbud og forserte løp (Fra
tidligere seksjon for mangfold)
• Tildeler midler til fagskoler (både private og offentlige) (Fra tidligere seksjon for mangfold)
• Forvalte avtalene knyttet til Abildsø gård og Håndtverksenteret (Fra tidligere seksjon for
mangfold)
• Koordinerende rolle Oppfølgingstjenesten, rådgivningstjenesten og karriereenhetene (Fra
tidligere seksjon for mangfold)
• Koordinerende rolle i å arrangere Nordisk skoleidrettsstevne (Fra tidligere seksjon for
mangfold)
• Systemansvar og brukerstøtte skoleadministrative systemer IST Everyday, SATS, Skolearena
(Fra tidligere seksjon fra fagsystemer)
• Arbeid med innføringen av nye skoleadministrative systemer
34
• Håndtere henvendelser skoleadministrative systemer og GSI (Fra tidligere seksjon fra
fagsystemer)
• Koordinere uttrekk til rapportering, analyser og statistikk (på sikt deler til Divisjon for
digitalisering og analyse fra tidligere seksjon fra fagsystemer)
• Driftsstyre: oppnevne driftsstyre, vedtekter driftsstyre for grunnskole og videregående (Fra
tidligere seksjon fra fagsystemer)
• Oppfølgende rolle skolemuseum og skolebibliotek (Fra tidligere PED)
• Administrere tilskuddsordningen for leksehjelp og eksamenstrening (Fra tidligere PED)
• Elevtransport friskoler - vedtak (Fra tidligere ØKO)
• Tildele særskilt elevpris (fra tidligere stab)
Sentrale grensesnitt
• Avdeling for pedagogisk kompetanseutvikling: Grensesnitt for oppgaver som fordrer sparring
på faglig innhold og mulig behov for erfaringsutveksling for oppgaver i seksjonen som har
tilhørt tidligere PED, eller oppgaver i PED som har tilhørt elevforvaltning.
• Avdeling for Samarbeid og tjenesteutvikling: Grensesnitt for oppfølgingstjenesten,
rådgivningstjenesten, karriereenhetene til andre samarbeid med eksterne aktører, og mulig
behov for erfaringsutveksling for oppgaver som tidligere har ligget til elevforvaltning.
• Seksjon Regnskap og økonomi: Seksjonen forvalter flere tilskuddsordninger som fordrer et
tett samarbeid med Seksjon for regnskap og økonomi, og samarbeid med Divisjonens
økonomiansvarlige.
• Avdeling for Digitalisering og læringsteknologi: Grensesnitt mellom forvaltning av
skoleadministrative systemer og innføring av nye skoleadministrative systemer og mulig
behov for erfaringsutveksling for oppgaver som tidligere har ligget til elevforvaltning.
• Avdeling for Analyse og utredning: Grensesnitt mellom analysearbeidet i avdelingen, og
uttrekk og statistikk som skjer i seksjonen.
5.12 Pedagogisk-psykologisk Tjeneste (PPT)
PPT flyttes i stor grad på rot. Spesialskolene flyttes til styringslinjen. Kompetanseenhetene
foreslås lagt til PPT, som et ledd i å samle de som skal jobbe forebyggende og utadrettet mot
skolene.
35
Formål
• Pedagogisk-psykologisk tjeneste er et lovpålagt støttestystem for skolene. I hht
opplæringsloven § 5-6 er oppdraget definert som: «Tenesten skal hjelpe skolen i arbeidet
med kompetanse-utvikling og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa betre til rett for
elevar med særlige behov. Den pedagogisk-psykologiske tenesta skal sørge for at det blir
utarbeidd sakkunning vurdering der lova krever det.»
Designprinsipper/rasjonale
• APS står for tiden i en utviklingsprosess initiert uavhengig av organisasjonsgjennomgangen.
• Avdeling PPT organiseres i divisjon sammen med pedagogisk kompetanseutvikling og
elevrettigheter for å etablere en kraftsamling for innhold på skolene. Avdeling PPT blir i all
hovedsak lik tidligere APS og iht. vurderinger som er gjort i egen prosess. Vesentlige
endringer som foreslås, er å flytte styringslinjen til spesialskolene ut av APS og inn i Divisjon
Grunnskoler, i tråd med prinsipp om å styrke styringslinjen i UDA, samt å etablere en egen
seksjon i avdeling PPT for Kompetanseenhetene som første steg i å styrke KO-oppdraget i PP-
tjenesten.
Ansvarsområder
• Utføre sakkyndigvurdering av elever
• Bistå skolene i tilrettelegging for elever med vedtak om spesialundervisning
• Forsvarlig støttesystem for spesialpedagogikk for barnehager og skoler i Oslo
• Kompetanse- og organisasjonsutvikling i barnehager og skoler i Oslo
Fokus på kort sikt
• Avdelingen har over tid stått i en utviklingsprosess initiert uavhengig av
organisasjonsgjennomgangen i UDA. Fokus på kort sikt bør være å sikre implementeringen av
endringene i den prosessen, samt integrering av ressursene i kompetanseenhetene som i dag
ligger tilknyttet utvalgte spesialskoler
Koordinerende forum
• En av divisjons utviklingsoppdrag er å sikre en god og samordnet utadrettet virksomhet mot
skolene. På kort sikt bør det etableres en møtearena på tvers av PPT’s kompetanseenhet,
kriseteam og LMT-teamet i Avdeling for Pedagogisk kompetanseutvikling. Formålet er å sikre
koordinert innsats mot skolene.
• Det bør vurderes å etablere en møtearena hvor relevante miljø i PPT og i avdeling for
Pedagogisk kompetanseutvikling samarbeider om satsning på «tidlig innsats»
36
Fokus på lang sikt
• I tråd med divisjonenes overordnede mandat bør fokus for PPT være å styrke satsningen på
kompetanse og organisasjonsutvikling på skolene. Denne delen av PPTs oppdrag blir
fremover vektlagt høyere i nasjonale retningslinjer, samtidig som sakkyndigrollen fremdeles
vil være viktig. Særlig nevnes tidlig innsats for å redusere skeivutvikling, og utadrettet
virksomhet mot skoler som har behov for akutt bistand som viktig områder hvor PPT og
Avdeling for Pedagogisk kompetanseutvikling må utvikles sammen.
Alternativer for organisering
• Det har vært vurdert om LMT, og PPT’s kompetanseenheter og kriseteam skal samles i en
organisatorisk enhet. Det ble imidlertid vurdert dithen at man avventer dette grunnet at det
vil være nyttig å gå opp grensesnittene i Divisjonen i forkant, samt at PPT får innarbeidet sin
nylige omorganisering forut for dette.
6 Divisjon Tjenesteutvikling, digitalisering og analyse
Divisjonen skal sette fokus på digitalisering, læringsteknologi, innovasjon, tjenesteutvikling og
analyse. Vi vil bruke tid på å detaljere mandat, gå opp grensesnitt, gradvis overføring av oppgaver
og mandat og etablering av seksjoner. Denne avdelingen er under videre utvikling og det vil
utvikle seg alternativer til intern organisering av avdelingen etter hvert som mandat settes og
utviklingsarbeidet starter.
Divisjonen får overordnet ansvar for større analysearbeid, utviklingsarbeid, og samarbeid med
eksterne på systemnivå. Ikke alt analyse og utviklingsarbeid og samarbeid med eksterne,skal
gjøres her. De vil fortsatt bli utført mindre omfattende oppgaver av denne typen ute i
fagavdelingene.
Endring fra skisse trinn 1: IKT-avdelingen er flyttet hit fra Divisjon Organisasjonsutvikling og
fellestjenester.
Formål
• Drive agendaen for tjenesteutvikling, innovasjon, og digitalisering/IKT i etaten. Bidra til å
bygge laget rundt skolen gjennom å etablere gode samarbeid med eksterne aktører.
37
Designprinsipper/rasjonale
• Danne et krafttak innen strategisk viktige områder for videre utvikling og sette fokus på
digitalisering, læringsteknologi, innovasjon, tjenesteutvikling og analyse.
• Rigge organisasjonen for effektivt samarbeid med eksterne aktører for å understøtte
satsningen på laget rundt skolen.
• Denne divisjonen skal ikke drive alle utviklingsprosjekter og alt analysearbeid, mye gjøres i
samarbeid med linjen eller med fullstendig utførelse i linjen.
Ansvarsområder
• Større utviklingsarbeid og strategisk viktige prosjekter, som etatsledelsen har besluttet å
gjennomføre
• Utvikling av etatens tjenester
• Koordinering av UDAs aktiviteter mot eksterne aktører som er viktig for å bygge laget rundt
skolen, eksempelvis Nav, Politi, bydel osv. dvs. eier samarbeidet
• Gjennomføring av større digitalisering- og teknologiutviklingsprosjekter
• Drift og forvaltning av IKT systemportefølje for Skoleplattform Oslo og Admin-plattformen
samt ansvar for drift og forvaltning av all teknisk infrastruktur og nettverk
• Utvikling og oppfølging av etatens digitaliseringsstrategi, inklusive strategi for
læringsteknologi
• Etablering av et miljø innen forskning og utredning
• Tilrettelegge for økt bruk av data og analyse, samt utføre sentrale og viktige analyser og
utredninger for etaten
6.2 Avdeling for Samarbeid og tjenesteutvikling
Endret fra skisse trinn 1: Sommerskolen flyttet hit fra Divisjon Grunnskole
Formål
• Legge til rette for godt samarbeid med eksterne aktører for å understøtte satsningen på laget
rundt skolen. Sikre fokus på, og en helhetlig tilnærming til, etatens satsninger for
tjenesteutvikling og prosjektgjennomføring.
Designprinsipper/rasjonale
• Tre av avdelingene etableres uten seksjoner i første omgang. Ansatte plasseres under
avdelingsdirektør. Divisjonen vil utvikles over tid
• Samle større innsatser og strategisk viktig utviklingsprosjekter og –tiltak. Kontinuerlig
forbedring skal øvrige divisjoner fremdeles jobbe med innen sine fagområder
• Sikrer at UDE samarbeider med sentrale eksterne instanser, og at etaten er godt koordinert i
dialog med disse
38
• Sikre enhetlig og koordinert innsats på prosjekter og innsatser som er besluttet av etatens
ledergruppe ved å etablere en sentralisert enhet for prosjektledere som arbeider iht. felles
metodikk
Hovedoppgaver
• Drive utvikling og innovasjon av sentrale tjenester i etaten, herunder sikre en felles metodisk
tilnærming for utvikling og prosjektgjennomføring.
• Lede og koordinere større utviklingsarbeid og strategisk viktige prosjekter, som toppledelsen
har besluttet å gjennomføre. For eksempel Vis vei, Delprogram oppvekst og
utdanning/Områdesatsningen, PROFF, SaLTo og samarbeid med utdannings- og
forskningsinstitusjoner. Prosjekt Skoleadministrative ressurser legges også til denne
avdelingen.
• Prosjektledelse av større innsatser mot enkeltskoler og større prosjekter i
Utdanningsadministrasjonen (digitaliseringsprosjekter ligger ikke i denne avdelingen).
Prosjekter gjennomføres i samarbeid med øvrige divisjoner, avdelinger og skolene.
Prosjektdeltakere trekkes på fra fagmiljøene for eierskap til, og beskrivelse av, behov og
innhold fra fagområdet. Når prosjekter er gjennomført, overføres de til drift.
• Planlegging og gjennomføring av Sommerskolen i Oslo som en plattform for videre
tjenesteutvikling og innovasjon.
• Koordinering av UDAs aktiviteter mot eksterne aktører som er viktig for å bygge laget rundt
skolen, eksempelvis Nav, Politi, bydel osv. Divisjonen eier samarbeidet og deltar på faste
etatsovergripende møter.Øvrige divisjoner skal fremdeles ha egen dialog med eksterne
aktører etter behov. Oppgaver knyttet til Minoritetsrådgvningsordningen, Nav-veiledere og
arbeid med folkehelseplan (alle fra gamle EFP) er bør vurderes om skal ligge til Avdelingen.
• Legge til rette for, og følge opp at etaten driver kompetanse- og erfaringsdeling for læring på
tvers.
6.3 Avdeling for Digitalisering og læringsteknologi
Avdelingen vil ha ansvar for gjennomføring av større digitalisering og teknologiutviklingsprosjekt.
Videre å utarbeide digitaliseringsstrategi og strategi for læringsteknologi.
Dagens team fra PED som jobber med læringsteknologi flyttes hit. Det samme gjelder prosjektledere i
dagens IKT –avdeling.
Formål
• Bidra til økt grad av digitalisering i Utdanningsetaten samt riktig og god læringsteknologi for
skolene i et pedagogisk perspektiv
39
Designprinsipper/rasjonale
• Sikre helhetlig tilnærming til, og toppleder-forankring i større digitaliseringsprosjekter.
• Bidra til at Osloskolen blir oppfattet som ledende på digitalisering og læringsteknologi
• Økt fokus og gjennomføringskraft for etatens strategi for digitalisering og strategi for
læringsteknologi
• Sikre enhetlig og koordinert innsats til digitaliseringsprosjekter ved å videreutvikle teamet
med IKT-prosjektledere som arbeider iht. felles metodikk for digitalisering, IKT og
læringsteknologi.
Ansvarsområder
• Gjennomføring av digitalisering og teknologiutviklingsprosjekt, og aktivt søke etter områder
for videre digitalisering og bruk av ny teknologi.
• Utarbeidelse og forvaltning av etatens digitaliseringsstrategi inklusive bruk av ny teknologi.
• Utarbeidelse og forvaltning av etatens strategi for læringsteknologi, herunder blant annet
applikasjoner og digitale læremidler, læreplan og lovverk, veiledning til skolene, sikkerhet og
personvern.
• Veiledning og brukerstøtte på læringsteknologi
• Dialog med nasjonale instanser innen digitalisering og læringsteknologi.
• Prosjektledelse av større prosjekter innen digitalisering og læringsteknologi . Prosjekter
gjennomføres i samarbeid med øvrige divisjoner, avdelinger og skolen. Prosjektdeltakere
trekkes på fra fagmiljøene for eierskap til, og beskrivelse av, behov og innhold fra
fagområdet. Når prosjekter er gjennomført, overføres det til drift.
• Utvikling, implementering og oppfølging av etterlevelse av etatens prosjektmetodikk og
metodikk for porteføljestyring.
6.4 Avdeling for IKT
Formål
• Sikre effektiv forvaltning og stabil drift av IKT løsninger og teknisk infrastruktur for hele UDE
40
Designprinsipper/rasjonale
• Miljøene i eksisterende Utviklingsseksjon og Driftsseksjon holdes i stor grad samlet (som i
dag). Begge seksjonene vil være samlet fordi det gir mulighet for viktige synergier mellom
miljøene
• Unntaket er gruppen med prosjektledere som flyttes ut til Avdeling for Digitalisering og
Læringsteknologi og Team for Informasjonssikkerhet flyttes til juridisk avdeling. Seksjon for
Dokumenthåndtering flyttes i sin helhet til Avdeling for Administrative tjenester
• Avdelingen er plassert i denne divisjonen grunnet behov for å skape tett samarbeid og god
flyt i kommunikasjonen mellom fagmiljøene i divisjonen.
Ansvarsområder
• Drift og forvaltning av IKT systemportefølje for Skoleplattform Oslo og Admin-plattformen
• Drift og forvaltning av teknisk infrastruktur og nettverk
• Systemforvaltningsrutinen og rammeverket for ansvarsfordelingen for IKT i UDE
• UDEs IKT Helpdesk
• IKT anskaffelser relatert til ansvarsområdene
• Rådgivning og veiledning (inklusive arkitektur) knyttet til Skoleplattform Oslo og Admin-
plattformen
Endring fra opprinnelig skisse
• Plassering av Avdeling for IKT i Divisjon for Tjenesteutvikling, Digitalisering, og Analyse skiller
seg fra opprinnelig skisse, da avdelingen organisatorisk var plassert i Divisjon for
Organisasjonsutvikling og fellestjenester. Rasjonale i opprinnelig skisse var å rendyrke
Divisjon for Tjenesteutvikling, Digitalisering, og Analyse til utviklingsoppgaver uten ansvar for
store drifts- og forvaltningsoppgaver. Men etter innspill fra organisasjonen har man endret
på dette og valgt å samle digitaliserings- og IKT ansvaret i denne divisjonen.
• Det foreslås ikke at det gjøres større endringer på dette tidspunktet når det gjelder hvordan
Seksjon for Drift og Seksjon for Utvikling organiserer sitt arbeid
• I forbindelse med oppdateringen av Systemforvaltningsrutinen, vil det være hensiktsmessig å
gjøre grundige vurderinger av oppgavefordeling internt i divisjonen
6.5 Seksjon for Utvikling
Formål
• Sikre effektiv forvaltning og stabil drift av systemer på Skoleplattform Oslo
Designprinsipper/rasjonale for plassering
• Seksjonen er plassert som i dag i IKT Avdelingen og beholdes i stor grad sine oppgaver med
unntak av prosjektledergruppen og sikkerhetssteamet som begge er foreslått flyttet ut av
seksjonen
• Se ytterligere forklaring i Avdeling for IKT
41
Hovedoppgaver
• Følge opp CGIs leveranser i Skoleplattform Oslo
• Forvalte systemene i porteføljen og gjennomføre integrasjonsarbeid og rådgivning (SIKT
Teamet)
• Gjennomføre og administrere IKT innkjøp
• Rådgi innen virksomhetsarkitektur
Sentrale grensesnitt
• Seksjonen får viktige grensesnitt mot samtlige Systemansvarlige og Systemeier i UDA (som i
dag)
• Viktig grensesnitt mot Avdeling for Digitalisering og læringsteknologi
• Viktige grensesnitt mot eksterne leverandører og samarbeidspartnere
6.6 Seksjon for Drift
Formål
• Sikre effektiv forvaltning og stabil drift av systemer på Admin-plattformen, samt sikre god
tilgjengelighet av skolenes lokale datanettverk
Designprinsipper/rasjonale
• Seksjonen er plassert som i dag i IKT Avdelingen og beholder eksisterende oppgaver
• Se ytterligere forklaring i Avdeling for IKT
Hovedoppgaver
• Drifte og forvalte systemene på Admin platformen
• Drifte skolenes lokale datanettverk
• Være Helpdesk og hjelpe brukere med henvendelser
• Etablering av IKT infrastruktur for byggeprosjekter i nye Skoleanlegg og ved rehabilitering og
oppgradering av eksisterende skoler
Sentrale grensesnitt
• Seksjonen får viktige grensesnitt mot samtlige Systemansvarlige og Systemeiere i UDA (som i
dag)
• Viktig grensesnitt mot Avdeling for Digitalisering og læringsteknologi
• Viktige grensesnitt mot eksterne leverandører og samarbeidspartnere
• Er viktig samarbeidspartner med Avdeling for Skoleanlegg
6.7 Avdeling for Analyse og utredning
I denne avdelingen vil vi samle et miljø for å profesjonalisere og videreutvikle arbeid med
analyse og utredninger i etaten, herunder utnytte at UDA besitter store mengder data.
42
Avdelingen vil få ansvaret for overordnet, større analysearbeid, og skal etablere og forvalte
standard for analyser som bidrar til mer analysebasert tilnærming til oppfølging av skolene.
Det vil være få oppgaver og ressurser flyttes i første omgang.
Formål
• Bidra til effektiv og profesjonalisert utnyttelse av etatens datamateriell til økt innsikt i drift og
utvikling av virksomheten
Designprinsipper/rasjonale
• Etableres uten seksjoner i første omgang. Ansatte plasseres direkte under avdelingsdirektør.
• UDE har vesentlige mengder med data og det etableres et samlet miljø for å profesjonalisere
og videreutvikle arbeid med analyse og utredninger i etaten. Dette innebærer bla. ansvar for
å utvikle og forvalte analyseverktøy og gjennomføre tverrgående analyser og utredninger på
vegne av toppledergruppen.
• Avdelinger i øvrige divisjoner skal fortsatt gjennomføre enkle analyser og uttrekk fra egne
fagsystemer. Avdeling for Analyse og utredning skal sikre god koordinering av etatens
utrednings- og analysearbeid.
Ansvarsområder
• Legge til rette for at data skal gi bedre innsikt, beslutninger og tiltak i hele etaten.
• Gjennomføre statistikk- og analysearbeid, utredninger og empirisk arbeid på vegne av etaten
og på bestilling av etatsledelsen.
• Oppdatere UDEs tabeller i Oslo kommunes statistikkbank, og være et koordinerende ledd i
utøvelse av nasjonalt arbeid med undersøkelser, statistikk og analyse.
• Etablere og forvalte standard for analyser som følger opp skolene på resultater,
måloppnåelse og øvrige viktige indikatorer.
• Forvalte Questback, koordinere og støtte i utarbeidelse og gjennomføring av etatens
undersøkelser.
• Etablere og utvikle metode for håndtering av store mengder data (data mining),
datamodellering og analyse.
• Etablere og forvalte verktøy for visualisering og beslutningsstøtte (f. eks. dashbord, bruk av
avanserte analyseverktøy som PowerBI o.l).
7 Divisjon Organisasjonsutvikling og fellestjenester
Følgende er endret fra skisse 1:
• Divisjonen har fått en tydeligere HR-profil ved at strategisk HR og lederutvikling er flyttet hit
fra Divisjon Kompetanseutvikling og elevforvaltning.
43
• Man har gått fra et fokus på å samle alle tjenester som skal leveres standardisert til skolene,
til et hovedfokus på å samle administrative støttetjenester
• IKT, seksjon drift og seksjon utvikling, er flyttet til Divisjon for Tjenesteutvikling, digitalisering
og analyse
Divisjonsdirektøren er Beredskapsleder.
Formål
• Divisjonen skal sikre at skolene/kjernevirksomheten i UDE (og divisjoner og avdelinger i UDA)
mottar effektive og gode fellestjenester av høy kvalitet
• Divisjonen skal levere rammevilkår som sikrer at den enkelte skoles bygningsmasse legger til
rette for gode læringsarenaer og trygge, sikre arbeids- og læringsmiljø
Designprinsipper/rasjonale
• Divisjonen samler tjenester som i stor grad skal leveres standardisert til skolene
• Sikre en grunnleggende tjenesteleveranse til skolene som er effektive, forutsigbare og
likeverdige
• Sikre at skolene så langt som mulig har «en vei inn» for henvendelser knyttet til likeartede
tjenester
• Divisjonen samler HR-miljø for å sikre en lik tilnærming til mennesker, kultur, ledelse og
organisasjon i etaten
• Divisjonsdirektør er etatens beredskapsleder
Ansvarsområder
• Ansvarlig for etatens arbeidsgiveransvar, og for den strategiske forvaltningen av mennesker,
kultur, ledelse og organisasjon. Divisjonen har videre ansvar for det systematiske HMS-
arbeidet i etaten, beredskap og den formelle og uformelle dialogen med de ansattes
representanter
• Sikre gode og effektive administrative tjenester til skolene innenfor:
• Personal og lønn
• Regnskap og økonomi-oppfølging av skolene
44
• Dokumenthåndtering
• Anskaffelser, lederstøtte, kurs og kontortjenester
• Sikre at etaten til enhver tid har en riktig bygningsmasse som tilrettelegger for god
undervisning
• Ansvarlig for at etaten har effektive prosesser og gir god og riktig opplæring, veiledning og
støtte innenfor disse områdene
7.2 Avdeling for HR
Det vurderes som viktig å holde HR samlet i ett sterkt miljø. Leder for avdelingen er HR-
direktør.
Formål
• Sikre at etaten forvalter sine menneskelige ressurser, kultur og organisasjon til beste både
for den enkelte, fellesskapet og måloppnåelsen i kjernevirksomheten
Designprinsipper/rasjonale
• Holde det HR-faglig miljøet i etaten samlet, og gjennom dette sikre en enhetlig tilnærming til
strategisk HR, etatens arbeidsgiveransvar og den formelle dialogen med de ansatte og deres
representanter
• Sikre et etaten har en naturlig øverste HR-leder. Avdelingsdirektør har tittel HR-direktør
• Tilrettelegge for en strategisk satsning mot leder- og ledergruppeutvikling på skolene (og
innad i UDA)
• HMS har vesentlige grensesnitt mot HR, noe som er vektlagt ved å inkludere HMS i denne
avdelingen.
• Beredskap har grensesnitt mot HMS, og er derfor plassert her
Ansvarsområder
• Etatens arbeid med HR, mennesker, kultur, ledelse og organisasjonsutvikling
• Etatens formelle samarbeid med de ansatte, deres tillitsvalgte, organer og organisasjoner - i
henhold til spillereglene i arbeidslivet
• Etatens systematiske HMS-arbeidet
• Etatens beredskapsarbeid
45
7.3 Seksjon for Strategisk HR og lederutvikling
Seksjonen skal legge til rette for å jobbe systematisk med lederutvikling av rektor og rektors
ledergruppe, og legge til rette for å følge opp tilbakemeldingene som har kommet når det
gjelder kultur og ledelse i etaten.
Formål
• Seksjonen skal sikre at etaten har god praksis for den strategiske forvaltningen av
menneskelige ressurser på alle nivå.
Designprinsipper/rasjonale
• Seksjonen skal sikre et strategisk fokus på HR og lederutvikling
• Seksjonen skal sikre spisskompetanse innenfor HR-faget, slik at skolene har tilgang på riktige
verktøy, prosesser og retningslinjer innenfor de ulike fagområdene i HR.
Hovedoppgaver
• Utvikle og forvalte lederplattform og lederutviklingsprogram i etaten. Eie og forvalte
samarbeidsavtaler med eksterne leverandør på dette området
• Eie og utvikle tilnærming til UDES omdømme som arbeidsgiver og rekruttering. Løpende
støtte til skolene (og enheter i UDA) innenfor disse områdene
• Gjennomføre og/eller støtte prosjekter knyttet til organisasjonsutvikling og endringsledelse
• Eie og forvalte etatens kompetanserammeverk, malverk for stillings-/rollebeskrivelser og gi
lederstøtte innenfor disse områdene
Sentrale grensesnitt
• Utvikling av ledere og ledergrupper må sees i sammenheng med konteksten ledelse skal
utøves. Det vil derfor være kritisk at innsatsen mot lederutvikling som gjøres fra denne
seksjonen gjøres koordinert med, og i tett samarbeid med ev. tiltak, programmer mv
innenfor den pedagogiske kompetanseutviklingen på skolene
• HR og den strategiske forvaltningen av arbeidsgiveransvaret har sterke grensesnitt, tett
samarbeid mellom seksjon for Strategisk HR og lederutvikling og seksjon for
Arbeidsgiveransvar, HMS og beredskap er nødvendig. Det tilrettelegges for dette ved
plassering i samme avdeling
• Utvikle UDES omdømme som arbeidsgiver (Employer branding) i samarbeid med
kommunikasjon
• Lederutvikling har sterke grensesnitt mot Pedagogisk skoleledelse som «eies» i Divisjon for
Pedagogisk kompetanseutvikling. En alternativ organisering vil være å samle disse to
miljøene i Pedagogisk kompetanseutvikling. I valgte organisering er behovet for en helhetlig
samling av HR-miljøet i etaten vektet høyest.
46
7.4 Seksjon for Arbeidsgiveransvar, HMS og beredskap
I seksjonen samles formalisert dialog og samarbeid med de ansattes organer. HMS og
beredskap holdes samlet. HMS og beredskap har viktige grensesnitt seg i mellom.
Formål
• Sikre forvaltningen av etatens arbeidsgiveransvar
• Sikre at etaten jobber systematiske med HMS-arbeid
• Sikre god kvalitet i etatens løpende beredskapskapsarbeid
Designprinsipper/rasjonale
• Seksjonen samler arbeidet med overordnede retningslinjer for forvaltningen av
arbeidsgiveransvaret
• Samle formalisert dialog og samarbeid med de ansattes organer i samme seksjon
(eksemplifisert med MBU og AMU/VO)
• Beholde knytningen mellom det systematiske HMS-arbeidet og beredskapsarbeidet i samme
seksjon
Hovedoppgaver
• Gjennomføre lønnsforhandlinger, med ansvar for tariffavtaler og fordeling av midler
(herunder beregninger som i dag utføres av økonomi)
• Forvalte avtaleverk og samhandling med fagforeninger
• Lede og gjennomføre arbeidet med/mot MBU, AMU og Verneombudene i etaten
• Utvikle, oppdatere og vedlikeholde alle policy’er og retningslinjer som gjelder for etatens
personalforvaltning (operative støtte til fortolkning mv. ligger i seksjon for Personal og lønn)
• Utvikle beredskapsplaner sentralt , utvikle etatens kompetanse innenfor beredskap hos
skolene.
• Miljørapportering
• Eie HMS-modul i HR-systemet, og utøve brukerstøtte knyttet til denne. HMS-avvikssystem
• Forvalte Bedriftshelsetjenesten
• Forvalte HMS i hele UDE og gjennomføre internrevisjon av HMS-system. Bistå ifm eksterne
tilsyn (Arbeidstilsynet, Brann og rednings-etaten mv)
• Bistå skolene ved akutthendelser (ulykker, brann mv)
• Lokal administrasjon 10-faktor (medarbeiderundersøkelse)
• Administrerer og gjennomføre HMS-kurs
• Støtte skolene ved komplisert sykefraværsoppfølging og attføringssaker
47
Sentrale grensesnitt
• En viktig del av rasjonale for plassering av HMS i divisjonen er grensesnittet mot Avdeling for
Skoleanlegg (forprosjekter og kontrollbefaringer)
• Det er et sentralt grensesnitt mot Virksomhetsstyring og arbeidet som der utføres og
koordineres knyttet til internkontroll, risikostyring og tilskudd.
7.5 Avdeling for Administrative fellestjenester
I avdelingen samles administrative fellestjenester som leveres på liknende måte til skolene.
Formål
• Sikre effektive og gode administrative fellestjenester til skolene, med «en kanal inn» og
standardiserte tjenesteleveranser
Designprinsipper/rasjonale
• Avdelingen samler tjenester som leveres likeartet til skolene
• Bygger ned tidligere skiller mellom EFT og ADP (lønn og personal), samt EFT og ØKO
(økonomi og regnskapstjenester til skolene) og skal sikre at skolene enkelt kan få den
operative støtten og veiledningen de har behov for på administrative tjenester
• Sentraliserer og samler det operative økonomi og administrative miljøet i etaten slik at det
ikke skal være egne stabsfunksjoner i divisjoner og avdelinger.
Ansvarsområder
• Sikre at alle ansatte for riktig lønn
• Regnskap og operativ økonomioppfølging av skolene
• Bistå divisjonsdirektør med oppfølging av økonomi i divisjonene og evt. avdelinger ved
særskilt behov
• Etatens dokumenthåndtering
• Gi støtte, veiledning og ekspertkompetanse på anskaffelser til etaten etter behov
• Lederstøttefunksjon til toppledergruppen (og divisjonene)
• Drift og utvikling av kontor (facilities-managment), utstyr som elsykler og elbiler, og kurs-
/konferansetjenester
48
• Internadministrasjon i UDA f.eks. husleiekontrakter, renhold og kontakt med utleier i
Grensesvingen
• Sikre at skolene får den veiledning, støtte og opplæring de ha behov for innenfor disse
områdene
7.6 Seksjon for Personaladministrasjon og lønn
Her vil vi samle personaladministrasjonsmiljøet fra ADP med lønnsmiljøet i EFT. Det er viktig å
ha en kanal inn for skolene hva angår operativ støtte på personaladministrasjon og lønn som
har viktig grensesnitt og glidende overganger.
Formål
• Sikre at ansatte i UDE får korrekt lønn og at etaten har tilgang på god og riktig støtte innenfor
personaladministrasjon og lønn
Designprinsipper/rasjonale
• Organiseringen av seksjonen tar sikt på å bygge ned skiller mellom den operative støtten på
personaladministrasjon, og tilsvarende på lønnsområdet. Skolene opplever per i dag 2
«kanaler» inn (EFT og ADP), og områdene har naturlige grensesnitt som peker på en naturlig
organisering i samme seksjon
Hovedoppgaver
• Kontrollere og utbetale lønn, samt utarbeide og distribuere lønns- og
fraværsrapporteringer
• Kontrollere fravær (input av den enkelte ansatt)
• Bistå i lønnsoppgjøret
• Gi råd, veiledning og kundeservice til skolene innen personaladministrasjon, lønn og
fravær
• Drive kompetanseutvikling av ansatte på skolene innen personaladministrasjon, lønn
og fravær. Bidra til å forenkle skolenes administrative byrde.
• Forvalte Etatens funksjonelle systemeierskap for HR-systemet
• Håndtere tilgangsstyring – og kontroll i HR-systemet
• Forvalte og utøve brukerstøtte på WinTid
Sentrale grensesnitt
• Personaladministrasjon og lønn skal blant annet gi råd, støtte og veiledning på hvordan
skolene (og enheter i UDA) skal forholde seg til policy og retningslinjer innenfor
HR/personalområdet. Utformingen av slike retningslinjene er strategiske beslutninger som
ligger til avdeling for HR. Tett og god kommunikasjon mellom disse er derfor påkrevd.
• Som funksjonell eier av HR systemet har seksjonen viktig grensesnitt mot UKE og IKT (teknisk
ansvarlig)
49
• Seksjon for Økonomisk rådgivning og regnskap da rådgivningen og kundeservice innen lønn,
personal på den ene siden og regnskap/økonomi på den andre siden, kan ha visse overlapp
og synergier
Alternativer for organisering
I organiseringen er grensesnittet mellom operative støtte på Personaladministrasjon og
tilsvarende for lønn vektlagt. Som fagfelt har operativ støtte på personaladministrasjon også
sterke grensesnitt mot HR og arbeidsgiveransvaret – hvor premissene i form av retningslinjer,
policy’er mv. utarbeides og etableres. For å forenkle skolenes opplevelse av at likeartede
tjenester ligger samlet, er førstnevnte vektlagt fremfor sistnevnte.
7.7 Seksjon for Regnskap og økonomi
Sentralt her er å tydeligjøre "en vei inn" for skolene i spørsmål som omhandler økonomi og
regnskap.
Videre legges det nå opp til oppfølging av økonomi på Divisjonsnivå fremfor avdelingsnivå.
Divisjonenes økonomikoordinatorer hører organisatorisk til seksjonen, men vil sitte fysisk hos
Divisjonen og dermed tett på prosessene.
Det er et viktig grensesnitt opp mot Virksomhetsstyring.
Formål
• Bidra til effektiv og god økonomistyring på skolene og i UDAs divisjoner, og være bindeledd
mellom det faglige kompetansemiljøet i stab og det operative miljøet i divisjonene og på
skolene.
Designprinsipper/rasjonale
• Det operative regnskap- og økonomimiljøet samles for å etablere et styrket fagmiljø under
felles ledelse, legge til rette for kompetanseheving på tvers, standardisert tilnærming til
økonomistyring og regnskap i etaten og redusere personavhengighet
• «En vei inn» for skolene i spørsmål som omhandler økonomi og regnskap
• Ansvar for, og oppfølging av økonomi i UDA skal skje på divisjonsnivå og økonomi-kontaktene
sitter fysisk hos divisjonen eller ved behov avdelinger som trenger bistand for å sikre god
kjennskap til virksomheten.
Hovedoppgaver
Oppgavene i seksjonen kan beskrives som todelt; den ene delen er økonomioppfølgingen i
divisjoner og på skolene, og den andre delen er den mer praktiske støtten til regnskapsføring.
• Utarbeidelse og korrigering av regnskapet for skolene, herunder blant annet innen
• Hovedbok og leverandørfaktura (fakturasentral)
• Leverandørreskontro og kundereskontro
• Gjennomføre direkte bankutbetalinger
• Periodeavslutning og årsregnskap, samt bistand ved revisjon av regnskap
• Kundeoppdrag og annen støtte innen regnskapsføring
50
• Oppfølging og veiledning avskolenes økonomistyring.
• Oppfølging av økonomi i divisjonene og avdelingene (ny fra avdelinger med
økonomikoordinator)
• Følge opp budsjett og rapportering på divisjonsnivå
• Støtte i oppfølging av budsjett og rapportering på avdelingsnivå
• Fakturagodkjenning gjøres fremdeles i avdelingene
• Gjennomføre kontrollaktiviteter (operativ internkontroll) i divisjonene og på skolene (ny fra
ØKO)
• Bidra i arbeidet med kompetansebygging innenfor økonomi, regnskap og administrasjon på
skolene
• Bistå Virksomhetsstyring med det funksjonelle systemeierskapet av økonomisystemet
Unit4Agresso gjennom brukerstøtte av systemet.
Sentrale grensesnitt
• Virksomhetsstyring: som har ansvar for prosesser og føringer iht. etatens årshjul og
kapitteloppfølgingen
• Respektive divisjoner og tilhørende avdelinger: det vil være nødvendig for de som jobber
med økonomistyring å sitte tett på divisjonene og delta i relevante møter og aktiviteter i
divisjonen og avdelingene
• Respektive skoler: for regnskapsstøtte og økonomioppfølging ved behov
• Seksjon for Personaladministrasjon og lønn: kan ha visse overlapp og synergier, samt er en
felles «kanal» inn til UDA
7.8 Seksjon for Dokumenthåndtering
Seksjonen leverer en administrativ fellestjeneste og flyttes på rot fra dagens IKT avdeling.
Formål
• Bidra til digitalisering av etatens arkiver og faglig kompetanse på dokumenthåndtering
Designprinsipper/rasjonale
• Karakteriseres som en administrativ fellestjeneste og seksjonen er plassert under Avdeling
for Administrative tjenester og rapporterer til avdelingsdirektør.
Hovedoppgaver
• Motta post for hele Utdanningsetaten elektronisk og papirbasert. Åpning og fordeling av
post, herunder vurdering av hva som er arkivverdig dokumentasjon.
• Støtte brukere i Websak. Lære opp brukere i administrasjonen og på skolene i Websak og
saksbehandlingsregler.
• Kontrollere registreringer i Websak. Ettergå og sikre at journalføringer er riktig utført.
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004

More Related Content

What's hot

Thermal power plant
Thermal power plantThermal power plant
Thermal power plantSiraskarCom
 
Solar flat plate collector
Solar flat plate collectorSolar flat plate collector
Solar flat plate collectorBipin Gupta
 
SOLAR REFRIGERATION SYSTEM
SOLAR REFRIGERATION SYSTEM SOLAR REFRIGERATION SYSTEM
SOLAR REFRIGERATION SYSTEM ANJIPULLAGURA
 
Gas turbine-power-plant[1]
Gas turbine-power-plant[1]Gas turbine-power-plant[1]
Gas turbine-power-plant[1]Manish Sadhu
 
Solar Radiation Geometry
Solar Radiation GeometrySolar Radiation Geometry
Solar Radiation GeometryVanita Thakkar
 
[0] final - report hydroelectric power plant
[0] final - report hydroelectric power plant[0] final - report hydroelectric power plant
[0] final - report hydroelectric power plantU.E.T Lahore Pakistan
 
Ch.1 Principles of renewable energy
Ch.1 Principles of renewable energyCh.1 Principles of renewable energy
Ch.1 Principles of renewable energyUsamaAslam21
 
Design & Thermal Analysis of I.C. Engine Poppet Valves using Solidworks and FEA
Design & Thermal Analysis of I.C. Engine Poppet Valves using Solidworks and FEADesign & Thermal Analysis of I.C. Engine Poppet Valves using Solidworks and FEA
Design & Thermal Analysis of I.C. Engine Poppet Valves using Solidworks and FEAIRJET Journal
 
Case study of con rod(1)
Case study of con rod(1)Case study of con rod(1)
Case study of con rod(1)Deepak Chiripal
 
GANDHINAGAR THERMAL POWERPLANT
GANDHINAGAR THERMAL POWERPLANTGANDHINAGAR THERMAL POWERPLANT
GANDHINAGAR THERMAL POWERPLANTNiravDesai66
 
Final 5th Year Project Defense 2015
Final 5th Year Project Defense 2015Final 5th Year Project Defense 2015
Final 5th Year Project Defense 2015lydia wayua
 
ORO551 RES - Unit 1 - Role and potential of new and renewable source
ORO551   RES - Unit 1 - Role and potential of new and renewable sourceORO551   RES - Unit 1 - Role and potential of new and renewable source
ORO551 RES - Unit 1 - Role and potential of new and renewable sourcekarthi keyan
 
THERMAL POWER PLANTS : Mechanical Engineering Project
THERMAL POWER PLANTS : Mechanical Engineering ProjectTHERMAL POWER PLANTS : Mechanical Engineering Project
THERMAL POWER PLANTS : Mechanical Engineering ProjectJJ Technical Solutions
 
Hydraulic Scissor Lift PPT
Hydraulic Scissor Lift PPTHydraulic Scissor Lift PPT
Hydraulic Scissor Lift PPTMechXplain
 

What's hot (20)

Thermal power plant
Thermal power plantThermal power plant
Thermal power plant
 
Solar flat plate collector
Solar flat plate collectorSolar flat plate collector
Solar flat plate collector
 
SOLAR REFRIGERATION SYSTEM
SOLAR REFRIGERATION SYSTEM SOLAR REFRIGERATION SYSTEM
SOLAR REFRIGERATION SYSTEM
 
Solar refrigeration
Solar refrigerationSolar refrigeration
Solar refrigeration
 
Seminar 0n solar Chimney
Seminar 0n solar ChimneySeminar 0n solar Chimney
Seminar 0n solar Chimney
 
Gas turbine-power-plant[1]
Gas turbine-power-plant[1]Gas turbine-power-plant[1]
Gas turbine-power-plant[1]
 
Solar Radiation Geometry
Solar Radiation GeometrySolar Radiation Geometry
Solar Radiation Geometry
 
[0] final - report hydroelectric power plant
[0] final - report hydroelectric power plant[0] final - report hydroelectric power plant
[0] final - report hydroelectric power plant
 
Ch.1 Principles of renewable energy
Ch.1 Principles of renewable energyCh.1 Principles of renewable energy
Ch.1 Principles of renewable energy
 
Design & Thermal Analysis of I.C. Engine Poppet Valves using Solidworks and FEA
Design & Thermal Analysis of I.C. Engine Poppet Valves using Solidworks and FEADesign & Thermal Analysis of I.C. Engine Poppet Valves using Solidworks and FEA
Design & Thermal Analysis of I.C. Engine Poppet Valves using Solidworks and FEA
 
Case study of con rod(1)
Case study of con rod(1)Case study of con rod(1)
Case study of con rod(1)
 
History of Wind Power
History of Wind PowerHistory of Wind Power
History of Wind Power
 
Gas turbine and its classification
Gas turbine and its classificationGas turbine and its classification
Gas turbine and its classification
 
Thermal power plant
Thermal power plantThermal power plant
Thermal power plant
 
Boiler draught
Boiler draughtBoiler draught
Boiler draught
 
GANDHINAGAR THERMAL POWERPLANT
GANDHINAGAR THERMAL POWERPLANTGANDHINAGAR THERMAL POWERPLANT
GANDHINAGAR THERMAL POWERPLANT
 
Final 5th Year Project Defense 2015
Final 5th Year Project Defense 2015Final 5th Year Project Defense 2015
Final 5th Year Project Defense 2015
 
ORO551 RES - Unit 1 - Role and potential of new and renewable source
ORO551   RES - Unit 1 - Role and potential of new and renewable sourceORO551   RES - Unit 1 - Role and potential of new and renewable source
ORO551 RES - Unit 1 - Role and potential of new and renewable source
 
THERMAL POWER PLANTS : Mechanical Engineering Project
THERMAL POWER PLANTS : Mechanical Engineering ProjectTHERMAL POWER PLANTS : Mechanical Engineering Project
THERMAL POWER PLANTS : Mechanical Engineering Project
 
Hydraulic Scissor Lift PPT
Hydraulic Scissor Lift PPTHydraulic Scissor Lift PPT
Hydraulic Scissor Lift PPT
 

Similar to Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004

Utvikling av coachingkultur og coachende lederstil
Utvikling av coachingkultur og coachende lederstilUtvikling av coachingkultur og coachende lederstil
Utvikling av coachingkultur og coachende lederstilRoger Baardseng
 
UiO-rapport_FD etatsstyring_AskimKjaervik_FINAL
UiO-rapport_FD etatsstyring_AskimKjaervik_FINALUiO-rapport_FD etatsstyring_AskimKjaervik_FINAL
UiO-rapport_FD etatsstyring_AskimKjaervik_FINALJonas Kjærvik
 
Bachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et Fly
Bachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et FlyBachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et Fly
Bachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et Flyjohansenthomas
 
Etatsstyring-i-praksis-En-kartlegging-av-departementenes-målstyring-av-underl...
Etatsstyring-i-praksis-En-kartlegging-av-departementenes-målstyring-av-underl...Etatsstyring-i-praksis-En-kartlegging-av-departementenes-målstyring-av-underl...
Etatsstyring-i-praksis-En-kartlegging-av-departementenes-målstyring-av-underl...Jonas Kjærvik
 
Bacheloroppgave Prosjektledelse
Bacheloroppgave ProsjektledelseBacheloroppgave Prosjektledelse
Bacheloroppgave ProsjektledelseIhab Alkhalifa
 
Fanget av jobben
Fanget av jobbenFanget av jobben
Fanget av jobbennottesen
 
Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...
Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...
Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...Tore Rasmussen
 
Rapport_arsrapport_2012_ferdig (L)(71952)
Rapport_arsrapport_2012_ferdig (L)(71952)Rapport_arsrapport_2012_ferdig (L)(71952)
Rapport_arsrapport_2012_ferdig (L)(71952)Jonas Kjærvik
 
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i ProsjektledelseBacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i ProsjektledelseTore Rasmussen
 
Skoleledere gjør det digitalt mulig skoleledelse i en digital tid
Skoleledere gjør det digitalt mulig   skoleledelse i en digital tidSkoleledere gjør det digitalt mulig   skoleledelse i en digital tid
Skoleledere gjør det digitalt mulig skoleledelse i en digital tidHeidi D
 
Teknologisk, pedagogisk innholdskunnskap
Teknologisk, pedagogisk innholdskunnskapTeknologisk, pedagogisk innholdskunnskap
Teknologisk, pedagogisk innholdskunnskapAtle Kristensen
 
Strategisk næringsselskap for Tromsøregionen
Strategisk næringsselskap for TromsøregionenStrategisk næringsselskap for Tromsøregionen
Strategisk næringsselskap for TromsøregionenRDA Tromsø
 
KFUK-KFUM-speiderne i sosiale medier_eksamensoppgave
KFUK-KFUM-speiderne i sosiale medier_eksamensoppgaveKFUK-KFUM-speiderne i sosiale medier_eksamensoppgave
KFUK-KFUM-speiderne i sosiale medier_eksamensoppgaveAnettetj
 

Similar to Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004 (20)

Endelig rapport faglig organisering 150217
Endelig rapport faglig organisering 150217Endelig rapport faglig organisering 150217
Endelig rapport faglig organisering 150217
 
Utvikling av coachingkultur og coachende lederstil
Utvikling av coachingkultur og coachende lederstilUtvikling av coachingkultur og coachende lederstil
Utvikling av coachingkultur og coachende lederstil
 
Endelig rapport campusorganisering 150217
Endelig rapport campusorganisering 150217Endelig rapport campusorganisering 150217
Endelig rapport campusorganisering 150217
 
UiO-rapport_FD etatsstyring_AskimKjaervik_FINAL
UiO-rapport_FD etatsstyring_AskimKjaervik_FINALUiO-rapport_FD etatsstyring_AskimKjaervik_FINAL
UiO-rapport_FD etatsstyring_AskimKjaervik_FINAL
 
Sluttrapport SIA 120312 (2)
Sluttrapport SIA 120312 (2)Sluttrapport SIA 120312 (2)
Sluttrapport SIA 120312 (2)
 
Bachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et Fly
Bachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et FlyBachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et Fly
Bachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et Fly
 
UiT Kandidatunderskelsen 2010
UiT Kandidatunderskelsen 2010UiT Kandidatunderskelsen 2010
UiT Kandidatunderskelsen 2010
 
Etatsstyring-i-praksis-En-kartlegging-av-departementenes-målstyring-av-underl...
Etatsstyring-i-praksis-En-kartlegging-av-departementenes-målstyring-av-underl...Etatsstyring-i-praksis-En-kartlegging-av-departementenes-målstyring-av-underl...
Etatsstyring-i-praksis-En-kartlegging-av-departementenes-målstyring-av-underl...
 
Bacheloroppgave Prosjektledelse
Bacheloroppgave ProsjektledelseBacheloroppgave Prosjektledelse
Bacheloroppgave Prosjektledelse
 
Fanget av jobben
Fanget av jobbenFanget av jobben
Fanget av jobben
 
Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...
Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...
Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...
 
Rapport_arsrapport_2012_ferdig (L)(71952)
Rapport_arsrapport_2012_ferdig (L)(71952)Rapport_arsrapport_2012_ferdig (L)(71952)
Rapport_arsrapport_2012_ferdig (L)(71952)
 
Kunst handverk, Kjetil Sømoe
Kunst handverk, Kjetil SømoeKunst handverk, Kjetil Sømoe
Kunst handverk, Kjetil Sømoe
 
Internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
Internkontroll i sosial- og helsetjenesten.Internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
Internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
 
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i ProsjektledelseBacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
 
Skoleledere gjør det digitalt mulig skoleledelse i en digital tid
Skoleledere gjør det digitalt mulig   skoleledelse i en digital tidSkoleledere gjør det digitalt mulig   skoleledelse i en digital tid
Skoleledere gjør det digitalt mulig skoleledelse i en digital tid
 
Bachelor ferdig HELT
Bachelor ferdig HELTBachelor ferdig HELT
Bachelor ferdig HELT
 
Teknologisk, pedagogisk innholdskunnskap
Teknologisk, pedagogisk innholdskunnskapTeknologisk, pedagogisk innholdskunnskap
Teknologisk, pedagogisk innholdskunnskap
 
Strategisk næringsselskap for Tromsøregionen
Strategisk næringsselskap for TromsøregionenStrategisk næringsselskap for Tromsøregionen
Strategisk næringsselskap for Tromsøregionen
 
KFUK-KFUM-speiderne i sosiale medier_eksamensoppgave
KFUK-KFUM-speiderne i sosiale medier_eksamensoppgaveKFUK-KFUM-speiderne i sosiale medier_eksamensoppgave
KFUK-KFUM-speiderne i sosiale medier_eksamensoppgave
 

More from Simon Malkenes

Styring og lærerens indre liv UDF Agder 10042024.pptx
Styring og lærerens indre liv UDF Agder 10042024.pptxStyring og lærerens indre liv UDF Agder 10042024.pptx
Styring og lærerens indre liv UDF Agder 10042024.pptxSimon Malkenes
 
Styring og lærerens indre liv UDF Agder 11042024.pptx
Styring og lærerens indre liv UDF Agder 11042024.pptxStyring og lærerens indre liv UDF Agder 11042024.pptx
Styring og lærerens indre liv UDF Agder 11042024.pptxSimon Malkenes
 
Styring av læraren Stryn 21032024.pptx
Styring av læraren   Stryn 21032024.pptxStyring av læraren   Stryn 21032024.pptx
Styring av læraren Stryn 21032024.pptxSimon Malkenes
 
Den blå prikken Simon Malkenes gyldendal innledning 19032024.pptx
Den blå prikken Simon Malkenes gyldendal innledning 19032024.pptxDen blå prikken Simon Malkenes gyldendal innledning 19032024.pptx
Den blå prikken Simon Malkenes gyldendal innledning 19032024.pptxSimon Malkenes
 
Salamandertesten MDG Landsmøte 14052023 SM.pptx
Salamandertesten MDG Landsmøte 14052023 SM.pptxSalamandertesten MDG Landsmøte 14052023 SM.pptx
Salamandertesten MDG Landsmøte 14052023 SM.pptxSimon Malkenes
 
Læringsmiljø, profesjonsetikk og politikk Profesjonsøkt NTNU 29032013.pptx
Læringsmiljø, profesjonsetikk og politikk Profesjonsøkt NTNU 29032013.pptxLæringsmiljø, profesjonsetikk og politikk Profesjonsøkt NTNU 29032013.pptx
Læringsmiljø, profesjonsetikk og politikk Profesjonsøkt NTNU 29032013.pptxSimon Malkenes
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Møre og Romsdal 0...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Møre og Romsdal 0...Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Møre og Romsdal 0...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Møre og Romsdal 0...Simon Malkenes
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes NTNU 08022023.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes NTNU 08022023.pptxSalamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes NTNU 08022023.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes NTNU 08022023.pptxSimon Malkenes
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Trøndeag 01022023...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Trøndeag 01022023...Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Trøndeag 01022023...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Trøndeag 01022023...Simon Malkenes
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Moss 23012023.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Moss 23012023.pptxSalamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Moss 23012023.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Moss 23012023.pptxSimon Malkenes
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes Voss Senioruniversite...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes Voss Senioruniversite...Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes Voss Senioruniversite...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes Voss Senioruniversite...Simon Malkenes
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Sarpsborg 1811202...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Sarpsborg 1811202...Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Sarpsborg 1811202...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Sarpsborg 1811202...Simon Malkenes
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Elverum 08112022x...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Elverum 08112022x...Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Elverum 08112022x...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Elverum 08112022x...Simon Malkenes
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Lillestrøm 051120...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Lillestrøm 051120...Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Lillestrøm 051120...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Lillestrøm 051120...Simon Malkenes
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Løten 25102022
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Løten 25102022Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Løten 25102022
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Løten 25102022Simon Malkenes
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Tynset 14092022.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Tynset 14092022.pptxSalamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Tynset 14092022.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Tynset 14092022.pptxSimon Malkenes
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Råde 30082022.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Råde 30082022.pptxSalamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Råde 30082022.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Råde 30082022.pptxSimon Malkenes
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjoerneboe Simon Malkenes UDF Kongsvinger 2305...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjoerneboe Simon Malkenes UDF Kongsvinger 2305...Salamandertesten Jonas av Jens Bjoerneboe Simon Malkenes UDF Kongsvinger 2305...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjoerneboe Simon Malkenes UDF Kongsvinger 2305...Simon Malkenes
 
Det store skoleeksperimentet UDF Sarpsborg 07042022.pptx
Det store skoleeksperimentet UDF Sarpsborg  07042022.pptxDet store skoleeksperimentet UDF Sarpsborg  07042022.pptx
Det store skoleeksperimentet UDF Sarpsborg 07042022.pptxSimon Malkenes
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjorneboe Simon Malkenes UDF Viken 28032022.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjorneboe Simon Malkenes UDF Viken 28032022.pptxSalamandertesten Jonas av Jens Bjorneboe Simon Malkenes UDF Viken 28032022.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjorneboe Simon Malkenes UDF Viken 28032022.pptxSimon Malkenes
 

More from Simon Malkenes (20)

Styring og lærerens indre liv UDF Agder 10042024.pptx
Styring og lærerens indre liv UDF Agder 10042024.pptxStyring og lærerens indre liv UDF Agder 10042024.pptx
Styring og lærerens indre liv UDF Agder 10042024.pptx
 
Styring og lærerens indre liv UDF Agder 11042024.pptx
Styring og lærerens indre liv UDF Agder 11042024.pptxStyring og lærerens indre liv UDF Agder 11042024.pptx
Styring og lærerens indre liv UDF Agder 11042024.pptx
 
Styring av læraren Stryn 21032024.pptx
Styring av læraren   Stryn 21032024.pptxStyring av læraren   Stryn 21032024.pptx
Styring av læraren Stryn 21032024.pptx
 
Den blå prikken Simon Malkenes gyldendal innledning 19032024.pptx
Den blå prikken Simon Malkenes gyldendal innledning 19032024.pptxDen blå prikken Simon Malkenes gyldendal innledning 19032024.pptx
Den blå prikken Simon Malkenes gyldendal innledning 19032024.pptx
 
Salamandertesten MDG Landsmøte 14052023 SM.pptx
Salamandertesten MDG Landsmøte 14052023 SM.pptxSalamandertesten MDG Landsmøte 14052023 SM.pptx
Salamandertesten MDG Landsmøte 14052023 SM.pptx
 
Læringsmiljø, profesjonsetikk og politikk Profesjonsøkt NTNU 29032013.pptx
Læringsmiljø, profesjonsetikk og politikk Profesjonsøkt NTNU 29032013.pptxLæringsmiljø, profesjonsetikk og politikk Profesjonsøkt NTNU 29032013.pptx
Læringsmiljø, profesjonsetikk og politikk Profesjonsøkt NTNU 29032013.pptx
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Møre og Romsdal 0...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Møre og Romsdal 0...Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Møre og Romsdal 0...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Møre og Romsdal 0...
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes NTNU 08022023.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes NTNU 08022023.pptxSalamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes NTNU 08022023.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes NTNU 08022023.pptx
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Trøndeag 01022023...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Trøndeag 01022023...Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Trøndeag 01022023...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Trøndeag 01022023...
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Moss 23012023.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Moss 23012023.pptxSalamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Moss 23012023.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Moss 23012023.pptx
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes Voss Senioruniversite...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes Voss Senioruniversite...Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes Voss Senioruniversite...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes Voss Senioruniversite...
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Sarpsborg 1811202...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Sarpsborg 1811202...Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Sarpsborg 1811202...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Sarpsborg 1811202...
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Elverum 08112022x...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Elverum 08112022x...Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Elverum 08112022x...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Elverum 08112022x...
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Lillestrøm 051120...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Lillestrøm 051120...Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Lillestrøm 051120...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Lillestrøm 051120...
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Løten 25102022
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Løten 25102022Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Løten 25102022
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Løten 25102022
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Tynset 14092022.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Tynset 14092022.pptxSalamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Tynset 14092022.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Tynset 14092022.pptx
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Råde 30082022.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Råde 30082022.pptxSalamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Råde 30082022.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjørneboe Simon Malkenes UDF Råde 30082022.pptx
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjoerneboe Simon Malkenes UDF Kongsvinger 2305...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjoerneboe Simon Malkenes UDF Kongsvinger 2305...Salamandertesten Jonas av Jens Bjoerneboe Simon Malkenes UDF Kongsvinger 2305...
Salamandertesten Jonas av Jens Bjoerneboe Simon Malkenes UDF Kongsvinger 2305...
 
Det store skoleeksperimentet UDF Sarpsborg 07042022.pptx
Det store skoleeksperimentet UDF Sarpsborg  07042022.pptxDet store skoleeksperimentet UDF Sarpsborg  07042022.pptx
Det store skoleeksperimentet UDF Sarpsborg 07042022.pptx
 
Salamandertesten Jonas av Jens Bjorneboe Simon Malkenes UDF Viken 28032022.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjorneboe Simon Malkenes UDF Viken 28032022.pptxSalamandertesten Jonas av Jens Bjorneboe Simon Malkenes UDF Viken 28032022.pptx
Salamandertesten Jonas av Jens Bjorneboe Simon Malkenes UDF Viken 28032022.pptx
 

Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004

  • 1. 1 Forslag til ny organisering av Utdanningsadministrasjonen April 2020 Versjon 27.4.2020
  • 2. 2 Innhold 1 Innledning........................................................................................................................................ 4 1.1 Bakgrunn ................................................................................................................................. 4 Forbehold og kommentarer ................................................................................................ 6 2 Overordnet organisasjonsmodell.................................................................................................... 7 2.1 Designkriterier......................................................................................................................... 7 2.2 Struktur/nivå i forslag til ny organisasjonsmodell................................................................... 8 2.3 Divisjonsmodell ....................................................................................................................... 8 2.4 Organisasjonskart.................................................................................................................... 9 3 Divisjon Grunnskole....................................................................................................................... 10 3.2 Direktør grunnskole............................................................................................................... 11 4 Divisjon VGS, VO og Fagopplæring................................................................................................ 13 4.2 Direktør videregående skoler og spesialskoler .................................................................... 14 4.3 Voksenopplæring og Fagskolen............................................................................................. 15 4.4 Avdeling for Fagopplæring .................................................................................................... 16 4.5 Prøve- og kontraktseksjonen................................................................................................. 17 4.6 Veilederseksjonen ................................................................................................................. 18 4.7 Privatistkontoret.................................................................................................................... 20 5 Divisjon Kompetanseutvikling og elevrettigheter......................................................................... 21 5.2 Avdeling for Pedagogisk kompetanseutvikling...................................................................... 22 5.3 Seksjon for Læringsmiljø ....................................................................................................... 23 5.4 Seksjon for Eksamen og elevvurdering ................................................................................. 24 5.5 Seksjon for Fag, ferdigheter og læreplan.............................................................................. 25 5.6 Seksjon for Norskspråklige ferdigheter, inkludering og mangfold........................................ 27 5.7 Seksjon for AKS og DKS.......................................................................................................... 28 5.8 Avdeling for Elevforvaltning og elevrettigheter.................................................................... 29 5.9 Seksjon for Elevrettigheter.................................................................................................... 30 5.10 Seksjon for Inntak videregående opplæring ......................................................................... 32 5.11 Seksjon for Forvaltning av skoletilbud .................................................................................. 33 5.12 Pedagogisk-psykologisk Tjeneste (PPT)................................................................................. 34 6 Divisjon Tjenesteutvikling, digitalisering og analyse..................................................................... 36 6.2 Avdeling for Samarbeid og tjenesteutvikling ........................................................................ 37 6.3 Avdeling for Digitalisering og læringsteknologi..................................................................... 38 6.4 Avdeling for IKT ..................................................................................................................... 39 6.5 Seksjon for Utvikling.............................................................................................................. 40 6.6 Seksjon for Drift..................................................................................................................... 41
  • 3. 3 6.7 Avdeling for Analyse og utredning ........................................................................................ 41 7 Divisjon Organisasjonsutvikling og fellestjenester........................................................................ 42 7.2 Avdeling for HR...................................................................................................................... 44 7.3 Seksjon for Strategisk HR og lederutvikling........................................................................... 45 7.4 Seksjon for Arbeidsgiveransvar, HMS og beredskap............................................................. 46 7.5 Avdeling for Administrative fellestjenester........................................................................... 47 7.6 Seksjon for Personaladministrasjon og lønn......................................................................... 48 7.7 Seksjon for Regnskap og økonomi ........................................................................................ 49 7.8 Seksjon for Dokumenthåndtering ......................................................................................... 50 7.9 Seksjon for Anskaffelser, lederstøtte, kontor og kurssenter................................................. 51 7.10 Avdeling for Skoleanlegg....................................................................................................... 52 7.11 Seksjon for Utredning............................................................................................................ 53 7.12 Seksjon for Utbygging............................................................................................................ 54 8 Staber ............................................................................................................................................ 55 8.1 Kommunikasjonsavdelingen.................................................................................................. 55 8.2 Fagområde - Kommunikasjon................................................................................................ 56 8.3 Fagområde - Arrangementer................................................................................................. 57 8.4 Juridisk avdeling .................................................................................................................... 58 8.5 Fagområde Juridisk................................................................................................................ 59 8.6 Fagområde - Informasjonssikkerhet..................................................................................... 60 8.7 Virksomhetsstyring................................................................................................................ 60 8.8 Fagområde - Strategi............................................................................................................. 61 8.9 Fagområde - Strategisk økonomistyring og internkontroll .................................................. 62 8.10 Sekretariat............................................................................................................................. 63
  • 4. 4 1 Innledning Dette dokumentet beskriver forslag til ny organisering av Utdanningsadministrasjonen. Forslaget skal drøftes med de ansattes representanter i uke 18 og 19 2020. Når vedtak om ny organisasjonsmodell er fattet av Etatsdirektøren, vil innplassering av ledere og øvrige ansatte starte. Selve innplasseringsprosessen er planlagt gjennomført innen utgangen av juni 2020. Den nye organisasjonsmodellen vil tre i kraft fra 16. august 2020. I dokumentet har vi innledningsvis beskrevet bakgrunnen for omorganiseringen og prosessen fram til forslaget til ny organisasjonsmodell. Vi ber også leseren være oppmerksom på de forbehold og kommentarer som er listet opp innledningsvis. Deretter er den nye overordnede modellen beskrevet, før vi går nærmere inn på en grundigere beskrivelse av de enkelte divisjoner, avdelinger, seksjoner og staber. 1.1 Bakgrunn Arbeidet med ny organisasjonsmodell baserer seg på flere forhold, som skissen under viser. Funnene fra organisasjonsgjennomgangen, strategiarbeidet, og tidligere kartlegginger og evalueringer (eksempelvis PWC-rapporten) understøtter at det er behov for å gjøre en endring av organiseringen av UDA. Kartleggingen som er gjort i forbindelse med organisasjonsgjennomgangen, utfallet av strategiarbeidet, tidligere evalueringer og kartlegginger, samfunnsoppdrag, lovverk og politiske føringer har gitt føringer for hva en fremtidig organisering bør ivareta, og dermed i arbeidet med utarbeidelse av forslaget til ny overordnet organisasjonsmodell. Hovedfunnene fra kartleggingen i forbindelse med organisasjonsgjennomgangen har tidligere blitt lagt frem for ansatte og tillitsvalgapparatet. Kartleggingen inkluderte samtaler med ansatte i UDA (127 stk), samtaler med rektorer og andre ansatte i skolen som har samhandling med UDA, og spørreundersøkelse til rektorer i grunnskole, VGS, spesialskoler og voksenopplæring.
  • 5. 5 Utfallet av strategiarbeidet, både hva angår kjennetegn ved UDA og satsningsområder har vært viktig å ivareta i forslaget til fremtidig organisasjonsmodell. Vi minner om at utfallet av dette arbeidet var: Kjennetegn ved UDA • Vi setter elevenes og lærlingenes læring og utvikling først • Vi samarbeider og er koordinerte • Vi jobber kunnskaps-basert, er innovative og bygger kompetanse sammen • Vi er åpne, nysgjerrige og trives på jobb Satsningsområder • Norskspråklige ferdigheter • Inkludering og mangfold • Digitalisering og læringsteknologi • Bygge laget til skolen Utarbeidelse av forslag til ny organisasjonsmodell har vært gjennomført over to trinn, som skissen under viser. Prosessen for organisasjonsgjennomgangen har vært tre-delt og hvor det gjennomgående har vært stort fokus på involvering og informasjon. Det har vært gjennomført regelmessige informasjonsmøter for alle ansatte og utsendelse av ukentlig epost fra Etatsdirektør. Medbestemmelsesapparatet har vært involvert underveis i prosessen og ved hvert avsluttende ledd. • I kartleggingen var det mulig for alle ansatte å snakke med konsulentene og det ble i tillegg invitert tilfeldig valgte ansatte til samtaler for å sikre tilstrekkelig bredde i intervjuene. • Utarbeidelsen av overordnet organisasjonsmodell var en kortere og mer lukket prosess, men hvor en rådgivergruppe jobbet tett med Etatsdirektør. Utarbeidelse av overordnet organisasjonsmodell og skisse til detaljering la grunnlaget for detaljeringen i siste prosess. • I detaljeringen av organisasjonsmodellen har ansatte i større grad vært involvert. Det har kommet mange og viktige innspill fra avdelingene og seksjonene på skissen som ble utarbeidet av rådgivergruppen i foregående prosess. Innspillene har dannet grunnlaget for diskusjoner og endringer, og ført frem til det endelige resultatet som er inkludert i dette dokumentet. Det ble etablert en rådgivergruppe som bisto i utarbeidelse av forslag til ny overordnet organisasjonsmodell (trinn 1).
  • 6. 6 Prosessen for detaljering av organisasjonsmodellen er gjennomført med gode bidrag fra ledere, ansatte og medbestemmelsesapparat (trinn 2. Det har vært lagt til rette for at avdelinger og seksjoner har fått gitt sine innspill i flere omganger. Gjennom prosessen har avdelingene og medbestemmelsesapparatet sendt inn skriftlige innspill og det er gjennomført en rekke arbeidsmøter for oppfølging og drøftelse av ulike problemstillinger. Når man skal detaljere organisasjonsstrukturen vil det være flere avhengigheter, og det vil ikke være mulig å finne en organisasjonsmodell som løser alle utfordringer. Forbehold og kommentarer:  Innholdet i dokumentet følger en fast struktur, men detaljeringsnivå på enhetene varierer noe og er avhengig av grad av kompleksitet og endringer. Eksempelvis vil det være et høyere detaljnivå der hvor det store endringer på oppgaver enn der enheten er flyttet mer eller mindre på «rot».  I malen som dokumenterer hver enhet er det fremhevet de oppgaver og ansvarsområder som anses som spesielt viktige, og videre beskrevet et forslag til formål (hvorfor enheten eksisterer), grensesnitt osv
  • 7. 7  Organisasjonsgjennomgangen har tatt for seg dagens organisering av Utdanningsadministrasjonen, og fra dette gitt et godt bilde av dagens ansvarsområder og oppgaver. Det er dog en stor sannsynlighet for at enkelte oppgaver ikke er inkludert (eller vurdert), og det må dermed tas høyde for noe justering gjennom blant annet innplasseringsløpet og etter ny organisering er trådt i kraft.  Organiseringen av Divisjon Tjenesteutvikling, digitalisering og analyse gjennomføres som en «to-trinns-prosess», hvilket innebærer at det er en større grad av uavklare elementer og oppgaver som tilfaller denne divisjonen. Dette er for å sikre at den videre utviklingen gjøres iht. mandat som skal utarbeides når divisjonsdirektør er tilsatt. Det kan derfor bli aktuelt med flytting av oppgaver (og medarbeidere) til divisjonen utover høsten.  Organiseringen av Divisjon Kompetanseutvikling og elevrettigheter er gjenstand for store endringer sett opp mot dagens organisering. Det er innen tematiske områder er forsøkt å samle forvaltning og kompetanseutvikling/ pedagogisk innhold. Divisjonen er i stor grad en samling av dagens PED, PPT og EFP. Det vil bli utarbeidet et mandat som blant annet vil inneholde oppdrag om å gå opp grensesnitt mellom enhetene. Organiseringen av denne divisjonen vil således også gjennomføres som en «to-trinn-prosess».  I modellen er det et generelt prinsipp at man ikke ønsker egne staber i divisjoner og avdelinger. Dette gjelder ikke PPT, fordi de som følger av egen organisasjonsgjennomgang ikke har vært omfattet av denne organisasjonsgjennomgangen. På sikt vil det bli tatt stilling til om dette prinsippet berører PPT sin stab.  Det vil være behov for å gjennomføre en større evaluering av endringene den nye organisasjonsmodell har medført for organisasjonen. Den tenkes gjennomført om 1-2 år. I tillegg vil det blir gjort løpende vurdering av om det er behov for mindre justeringer. 2 Overordnet organisasjonsmodell 2.1 Designkriterier Designkriterier ble utarbeidet av Rådgivergruppen (i trinn 1) og ligger til grunn for forslag til ny organisasjonsmodell.
  • 8. 8 2.2 Struktur/nivå i forslag til ny organisasjonsmodell Figuren under viser struktur/nivå i forslag til ny organisasjonsmodell. *I nytt organisasjonskart vil det ikke lenger være stillinger som assisterende avdelingsdirektør. Det vil heller ikke være stillinger som seksjonssjef uten personalansvar 2.3 Divisjonsmodell Navn på divisjonene er justert noe i forhold til det opprinnelige utkastet som forelå ved behandling av overordnet struktur. Navneendringene på Divisjonene er: • Fra Divisjon Skole- og kompetanse-utvikling til Divisjon Kompetanseutvikling og elevrettigheter • Fra Divisjon Digitalisering, tjenesteutvikling og analyse til Divisjon Tjenesteutvikling, digitalisering og analyse • Fra Divisjon Skole- og fellestjenester til Divisjon Organisasjonsutvikling og fellestjenester • Navn på de to siste divisjonene er ikke endret
  • 9. 9 2.3.1.1 Formål • Utdanningsadministrasjonen har ansvar for drift, utvikling, oppfølging og veiledning av utdanningsvirksomhet innenfor de lover, rammer og retningslinjer som nasjonale og kommunale myndigheter fastsetter. • Utdanningsadministrasjonen skal være en ambisiøs skoleeier og en god medspiller for skolene og lærebedriftene. 2.3.1.2 Designprinsipper/rasjonale • Det etableres en divisjonsstruktur for å samle likeartede funksjoner, og etablere en mindre og mer effektiv strategisk toppledergruppe • Det etableres sentrale staber som jobber på tvers av etaten • Styringslinjen til skolen styrkes og rendyrkes i stor grad via to divisjoner • Det etableres tre divisjoner som i sum støtter skolene på hhv fellestjenester, tjenesteutvikling og kompetanseutvikling i skolene 2.4 Organisasjonskart
  • 10. 10 3 Divisjon Grunnskole Det skal være en tydelig styringslinje til grunnskolene og spesialskolene. Vesentlig er også fokus på tett samarbeid i lederteamet. Det er gjort en endring fra skissen som ble lagt fram i trinn 1: Spesialskolene er lagt under egen Direktør, Sommerskolen er flyttet, Språksenteret flyttet, og det er lagt inn en ekstra enhet for Grunnskole.
  • 11. 11 Formål • Bidra til en tydelig styringslinje mellom UDA og skolene som gir klare og standardiserte føringer til skolene, møter skolenes behov for oppfølging og samtidig ivaretar skolenes autonomi og rektors rolle som øverste leder. Designprinsipper/rasjonale • Grunnskolene er samlet under en divisjon for å legge til rette for standardisert effektuering av styringslinjen • For å sikre et tettere samarbeid og standardisering på tvers av spesialskolene og «ordinærgrunnskole» er disse samlet • Rollen til rektor og Direktør for grunnskole er, som styringslinjen, tydeliggjort og medfører at oppfølging av den enkelte skole forenkles og det derav er mulig å etablere større grupperinger av skoler Ansvarsområder • Utøve styringslinjen fra Utdanningsadministrasjonen og til skolene • Kommunisere og sikre effektuering av politiske føringer, normerende produkter og føringer til skolene • Bidra i UDEs strategiarbeid • Bidra til at UDE er en lærende organisasjon • Følge opp og analysere skolens resultater og måloppnåelse • Etablere og følge opp profesjonsfellesskap på skolene • Etablere og følge opp rektorenes nettverk • Videreformidle forespørsler og behov fra skolene iht. etatens leveransemodell 3.2 Direktør grunnskole Det vil være 5 direktører for grunnskole. Hver vil ha et lederspenn ca. 27 (134/5 = 26,8) Det vil bli en standardisering av utførelsen av rollen, som omtalt tidligere i prosessen.
  • 12. 12 Formål • Være rektor sin personalansvarlig og nærmeste leder for oppfølging, dialog og sparring om skolens mål, faglige resultater, strategi, tiltak, resultatoppnåelse og etterlevelse av styringssignaler. • Følge opp styringssignaler fra toppledergruppen • Følge opp at det er etablert forsvarlige system Designprinsipper/rasjonale • Grunnskolene er samlet under en divisjon for å legge til rette for standardisert effektuering av styringslinjen • For å sikre et tettere samarbeid og standardisering på tvers av spesialskolene og «ordinærgrunnskole» er disse samlet. • Rollen til rektor og Direktør for grunnskole er, som styringslinjen, tydeliggjort og medfører at oppfølging av den enkelte skole forenkles og det derav er mulig å etablere større grupperinger av skoler Ansvarsområder • Rektor sin personalansvarlig og nærmeste leder • Følge opp og sikre at skolene setter mål for faglige resultater, oppfølging av mål og etterlevelse av politiske styringssignaler og regelverk • Være en diskusjonspartner for rektor om utvikling av skolen, skolens mål, strategi, tiltak og måloppnåelse/ resultatoppnåelse • Følge opp, analysere og løfte forespørsler og behov fra skolene til riktige enheter i administrasjonen iht. etatens leveransemodell • Kommunisere (videreformidle) føringer og normerende produkter fra Utdanningsetaten til skolene • Bidra til utvikling av gode profesjonsfellesskap og nettverk, for samarbeid og erfaringsutveksling på tvers • Følge opp og videreutvikle rektorenes nettverk. Bidra til kapasitetsbygging på tvers av skoler og kollektiv mestringstro • Koordinere og gjennomføre resultatoppfølgingsmøter med skolene sammen med andre representanter fra UDA • Bidra med innhold til årskonferansen/ rektorsamlinger • Bidra i lederfellesskapet i divisjonen og på tvers av skoledivisjonene • Delta i styringsgrupper i tverrgående prosjekter og store innsatser rettet mot enkeltskoler
  • 13. 13 4 Divisjon VGS, VO og Fagopplæring Det er lagt til grunn at det skal være en rendyrket styringslinje til VGS og VO. Enheter som har fylkeskommunale føringer samles i en divisjon. Det skal være en tydelig satsning på videregående skole og enheter som kan jobbe systematisk med fullføre/bestå, er samlet i denne divisjonen. Det er gjort en endring fra skisse trinn 1: Privatistkontoret er flyttet inn som seksjon. Formål • Bidra til en tydelig styringslinje mellom UDA og skolene som gir klare og standardiserte føringer til skolene, møter skolenes behov for oppfølging og samtidig ivaretar skolenes autonomi og rektors rolle som øverste leder. • Bidra til at flere elever, lærlinger og privatister skal fullføre og bestå videregående opplæring og få kompetanse som gjør dem forberedt til høyere utdanning og arbeidsliv. • Bidra til at voksne gjennomfører opplæring som bidrar til bedre integrering og består opplæring som forbereder dem for høyere utdanning og arbeidsliv. Designprinsipper/rasjonale • Videregående skoler og VO er samlet under en divisjon for å legge til rette for standardisert oppfølging av styringslinjen • Divisjonen samler organisatoriske enheter som er gjenstand for fylkeskommunale føringer, for effektiv effektuering av disse • VGS, VO, Privatistkontoret og Avdeling for fagopplæring er samlet for å kunne jobbe mer systematisk for at flere privatister, lærlinger og elever skal kunne fullføre og bestå videregående opplæring og/eller skaffe seg kompetanse som gjør dem bedre forberedt på videre studier og arbeidsliv. Ansvarsområder • Utøve styringslinjen fra Utdanningsadministrasjonen til VGS og VO, ha en oppfølgende rolle ovenfor lærebedriftene • Kommunisere og sikre effektuering av politiske føringer, normerende produkter og føringer fra UDA som angår videregående opplæring og voksenopplæring • Bidra i UDEs strategiarbeid
  • 14. 14 • Bidra til at UDE er en lærende organisasjon • Følge opp og analysere resultater og måloppnåelse • Etablere og følge opp profesjonsfellesskap i videregående skole • Etablere og følge opp rektorenes nettverk • Videreformidle forespørsler og behov fra videregående skole, fagopplæring, fagskole og VO iht. etatens leveransemodell • Ansvar for forvaltning av Opplæringsloven kapittel 4, videregående opplæring i bedrift • Ansvar for gjennomføring av privatisteksamen, og tilby eksamen i alle videregående fag, for de som bor i Oslo eller følger opplæring i Oslo • Representere UDEs interesser i lokale og nasjonale samarbeidsfora for videregående opplæring og fagopplæring 4.2 Direktør videregående skoler og spesialskoler Det vil være en Direktør VGS og spesialskoler (Vgs), som vil få oppfølging av alle de videregående skolene og Spesialskolene på videregående skole (26 – 31 skoler/rektorer). Det vektlegges en standardisering av utførelsen av rollen, og at rollen harmoniseres med rollen som Direktør grunnskole. Formål • Være rektor sin personalansvarlig og nærmeste leder for oppfølging, dialog og sparring om skolens mål, faglige resultater, strategi, tiltak, resultatoppnåelse og etterlevelse av styringssignaler. • Følge opp styringssignaler fra toppledergruppen • Følge opp at det er etablert forsvarlige system Designprinsipper/rasjonale • Videregående skoler, inkl. Videregående spesialskoler, er samlet under en divisjon for å legge til rette for standardisert oppfølging av styringslinjen samt for å sikre en felles tilnærming til videregående opplæring. • Avdelingen er gjenstand for fylkeskommunale føringer
  • 15. 15 • VGS, VO, Privatistkontoret og Avdeling for fagopplæring er samlet for å kunne jobbe mer systematisk for at flere lærlinger og elever og privatister skal kunne fullføre og bestå videregående opplæring og/eller skaffe seg kompetanse som gjør dem bedre forberedt på videre studier og arbeidsliv Ansvarsområder • Være rektor sin personalansvarlig og nærmeste leder • Følge opp og sikre at skolene setter mål for faglige resultater, følge opp mål og etterlevelse av politiske styringssignaler og regelverk • Være en diskusjonspartner for rektor om utvikling av skolen, skolens mål, strategi, tiltak og måloppnåelse/ resultatoppnåelse • Følge opp, analysere og løfte forespørsler og behov fra skolene til riktige enheter i administrasjonen iht. etatens leveransemodell • Kommunisere (videreformidle) føringer og normerende produkter fra Utdanningsetaten til skolene • Bidra til utvikling av gode profesjonsfelleskap for samarbeid og erfaringsutveksling på tvers • Koordinere og gjennomføre resultatoppfølgingsmøter med skolene sammen med andre representanter fra UDA • Bidra med innhold til årskonferansen/ rektorsamlinger • Bidra i lederfellesskapet i divisjonen og på tvers av skoledivisjonene • Følge opp og videreutvikle rektorenes nettverk. Bidra til kapasitetsbygging på tvers av skoler og kollektiv mestringstro 4.3 Voksenopplæring og Fagskolen Den foreslåtte plasseringen av Voksenopplæringen, bidrar til å synliggjøre VO i organisasjon og tydeliggjøre styringslinjen til VO. Voksenopplæringen flyttes på rot i første runde, rollen Direktør defineres ytterligere etter at det er besluttet hvor mye VO-kompetanse som skal bygges opp i støttedivisjonene Fagskolen er lagt til enheten for å samle tilbud rettet mot voksne.
  • 16. 16 Formål • Sikre god forvaltning og utvikling av voksenopplæring og Fagskolen i Oslo samt å bidra til at voksne gjennomfører opplæring som bidrar til bedre integrering og består opplæring som forbereder dem for høyere utdanning og arbeidsliv. • Følge opp styringssignaler fra toppledergruppen • Følge opp at skolene har forsvarlig system Designprinsipper/rasjonale • Plasseringen synliggjør VO i organisasjonen, tydeliggjør styringslinjen til VO og reduserer avstanden til strategiske beslutninger (anbefaling etter evaluering EFP 2018). • Fagskolen og voksenopplæring samles for å tydeliggjøre oppfølgingen av fagskolen, og samle oppfølgingen av tilbud rettet mot voksne og fokuset på regionalt behov for arbeidskraft. • Avdelingen er gjenstand for fylkeskommunale føringer. • VO har mest til felles med VGS og har et viktig grensesnitt til Fagopplæring ved at begge jobber med å skaffe lærlingplass og veiledning av voksne. Ansvarsområder • Være rektor sin personalansvarlig og nærmeste leder • Følge opp og sikre at skolene setter mål for faglige resultater, følge opp mål og etterlevelse av politiske styringssignaler og regelverk • Være en diskusjonspartner for rektor om utvikling av skolen, skolens mål, strategi, tiltak og måloppnåelse/ resultatoppnåelse • Følge opp og løfte forespørsler og behov fra skolene til riktige enheter i administrasjonen iht. etatens leveransemodell • Personalansvar for leder av Servicesenteret • Forvalte lovverket knyttet til Voksenopplæring • Forvalte sikkerhet og beredskap • Samarbeid eksterne aktører • Utarbeide aktivitetsplan for voksenopplæring • Ansvar for oppnevning av driftsstyrer • Rapportering og analyser • Systemansvar SITS 4.4 Avdeling for Fagopplæring Avdeling for Fagopplæring flyttes i stor grad på rot, og vil ha de samme 2 seksjoner som i nåværende organisering. Det vil bli endringer i det at stabsoppgaver og noen andre oppgaver vil bli utført andre steder i organisasjonen. Å legge avdelingen i denne divisjonen, er også begrunnet i slektskap til styringslinjen ved sin oppfølging av lærebedriftene.
  • 17. 17 Formål • Formålet med avdelingen er å sikre god forvaltning av opplæringslovens §4, videregående opplæring i bedrift, samt å jobbe for at flere lærlinger fullfører og består det videregående opplæringsløpet. • Følge opp styringssignaler fra toppledergruppen • Følge opp at det er etablert forsvarlige system Designprinsipper/rasjonale • Avdelingen har slektskap til styringslinjen ved at den har ansvar for oppfølgingen av lærebedriftene. • Avdelingen er gjenstand for fylkeskommunale føringer • Ved å sikre organisatorisk nærhet til styringslinjen til VGS, Voksenopplæringen og Privatistkontoret kan Avdelingen bidra til å styrke arbeidet med at flere elever fullfører og består det yrkesfaglige videregående opplæringsløpet. Ansvarsområder • Ansvar for forvaltning av Opplæringsloven kapittel 4, videregående opplæring i bedrift • Avdelingen har ansvaret for å følge opp opplæring i bedrift, men har i samarbeid med skolene et ansvar for å sikre god overgang mellom skole og lærlingplass samt å jobbe for at flere oslosøkere skal få lærlingplass og fullføre og bestå med fag-/svennebrev • Avdelingen har ansvaret for kompetanseutvikling for lærebedrifter og prøvenemder 4.5 Prøve- og kontraktseksjonen Formål • knyttet til lærekontrakter, kompetansevurdering, fag- og svenneprøver • Følge opp styringssignaler fra toppledergruppen • Følge opp at det er etablert forsvarlige system Designprinsipper/rasjonale • Det er et lite fagmiljø og tett samarbeid med seksjon for veiledning, med 1:1 forhold i inndeling i programområder som taler for at disse to seksjonene bør ligge i samme avdeling • Seksjonen har grensesnitt opp mot Privatistkontoret
  • 18. 18 Hovedoppgaver • Administrere oppnevning av prøvenemder, kurse og honorere disse • Opprette lærekontrakter og endre kontrakter ved endringer i læreforhold • Saksbehandle oppmelding til fag-/svenneprøve for lærlinger og fordele kandidatene mellom prøvenemdene • Vurdere kompetanse for praksiskandidater og saksbehandle oppmelding til fag-/svenneprøve for praksiskandidater, saksbehandle klager på ikke beståtte prøver eller avslag på oppmelding til fag/svenneprøver • Saksbehandling av klagesaker lærlinger og praksiskandidater • Saksbehandle tilrettelegging av prøver, fritak og dispensasjoner • Tilrettelegge for fag-/svenneprøve som skal gjennomføres på prøvestasjon • Beregne og utbetale lærlingtilskudd og lønnstilskudd skoler • Utstedelse av vitnemål/kompetansebevis/fag-/svennebrev • Arrangere arrangement for utstedelse av vitnemål • Utføre resepsjonstjenester Sentrale grensesnitt • Seksjon for Inntak VGS: Seksjon for inntak VGS har ansvaret for det tekniske i forbindelse med formidling av læreplass, samt å få oversikt over de som står uten læreplass etter ordinær søknad, og arrangere møter for disse. Veiledningsseksjonen får oppdaterte lister over de som står uten læreplass og arrangeringer møter for disse. De har dialog med inntaksseksjonen om beslutning av plasser til VG3. Veiledningsseksjonen har også ansvar for utarbeidelsen av aktivitetsplan som en del av sekretariatet for yrkesopplæringsnemnda. • Privatistkontoret: Lærlinger kan ha krav på gratis eksamen. Seksjon for prøve og kontrakt vurderer om retten til dette er tilstede. Samarbeid om å legge til rette for at lærlinger kan ta fag de mangler for å gå godkjent sin fag/svenneprøve. Personer kan være i tvil om det er Privatistkontoret eller Seksjon for Prøve og kontrakt som skal kontaktes for å få veiledning om fag/kompetanse sett opp mot krav. • Veilederseksjonen 4.6 Veilederseksjonen Formål • Bidra til gode overganger fra skole til bedrift og oppfølging av lærlinger, opplæringskontor og lærebedrift, i den hensikt å bidra til at flere fullfører og består sin fag-/svenneprøve • Følge opp styringssignaler fra toppledergruppen • Følge opp at det er etablert forsvarlige system
  • 19. 19 Designprinsipper/rasjonale • Det er et lite fagmiljø og tett samarbeid med seksjon for prøve og kontrakt, med 1:1 forhold i inndeling i programområder som taler for at disse to seksjonene bør ligge i samme avdeling. • Seksjonen har viktige grensesnitt til styringslinjen for VGS samt Voksenopplæring. Hovedoppgaver • Rekruttere lærebedrifter og godkjenne disse • Følge opp lærebedrifter ved å håndtere henvendelser, kurse og gjennomføre rutinebesøk, følge opp potensielle hevingsaker • Følge opp lærlinger gjennom informasjonsmøter, tilbud om individuell veiledning samt å håndtere henvendelser • Formidle læreplass gjennom dialog med lærebedrifter for å skaffe plasser og oppfølging av søkere som står uten læreplass etter ordinært inntak • Delta i yrkesfaglige nettverk innen utdanningsprogrammene • Gjennomføre dialogmøter opplæringskontorene • Koordinere utarbeidelsen av kvalifiseringskurs for søkere uten læreplass (fra gammel stab i FAG) • Utvikle innhold til kurs og e-læring for lærebedrifter og prøvenemder (fra gammel stab i FAG) • Informasjon om fagopplæring til lærebedrifter, søkere, bransjeorganisasjoner, NAV, skoler, elever mv. Sentrale grensesnitt • Prøve- og kontraktseksjonen: Følger opp kontraktene etter at læreplass er opprettet. Inndelingen i programområder er lik i de to seksjonene, og det er et tett samarbeid. • Seksjon for inntak videregående opplæring: har ansvaret for det tekniske i forbindelse med formidling av læreplass, samt å få oversikt over de som står uten læreplass etter ordinær søknad, og arrangere møter for disse. Seksjon for veiledning følger opp søkerne som står uten lærlingplass. • Voksenopplæring: arbeider med å skaffe læreplasser for noen av sine elever, og jobber således opp mot de samme læreplassene som seksjon for veiledning • Styringslinjen VGS: Seksjonen opplever at et tett samarbeid med Direktør VGS vil være viktig for å styrke arbeidet med overgangen skole/bedrift slik at flere skal fullføre og bestå. • Avdeling for pedagogisk kompetanseutvikling: har ansvaret for kompetanseutvikling på videregående skole, mens seksjon for veiledning bedriver kompetanseutvikling opp mot lærebedrifter. Samarbeid hva angår kompetanseutvikling yrkesfag.
  • 20. 20 4.7 Privatistkontoret Privatistkontoret har relasjon til andre enheter i divisjonen ved ansvarsområde knyttet til å tilby eksamen i videregående fag. Privatistkontoret vil være en seksjon. Leder rapporterer direkte til Divisjonsdirektør og deltar i Divisjonsledelsen. Endring fra skisse trinn 1: Flyttet fra Organisasjonsutvikling og fellestjenester Formål • Levere effektive og profesjonelle tjenester av høy kvalitet og dermed bidra til at flere elever, lærlinger og privatister skal fullføre og bestå videregående opplæring og få kompetanse som gjør dem forberedt til høyere utdanning og arbeidsliv • Følge opp styringssignaler fra toppledergruppen • Følge opp at det er etablert forsvarlige system Designprinsipper/rasjonale • VGS, VO, Privatistkontoret og Avdeling for fagopplæring er samlet for å kunne jobbe mer systematisk for at flere elever, lærlinger og privatister skal kunne fullføre og bestå videregående opplæring og/eller skaffe seg kompetanse som gjør dem bedre forberedt på arbeidslivet • Privatistkontoret er en selvstendig, selvfinansiert organisatorisk enhet • På noen områder har Privatistkontoret likhet med en skole Hovedoppgaver Gjennomføre privatisteksamen i Oslo , herunder: • Utføre informasjonsarbeid, håndtere henvendelser, veilede privatister • Utarbeide eksamensplan, gjennomføre oppmelding, administrere etter oppmelding • Administrere avtaler eksamenslokaler • Administrere avtaler IKT-løsning for digital eksamen, kvalitetssikre løsningen • Ansettelse og administrasjon av eksamensvakter og sensorer, lønne/honorere disse • Utføre logistikkarbeid og veiledning i forbindelse med gjennomføring • Koordinere arbeidet med sensur av eksamen • Koordinere arbeidet utarbeide eksamensoppgaver for lokalt gitte eksamener • Fatte enkeltvedtak knyttet til særskilt tilrettelegging eller knyttet til fritak • Vurdere klager og koordinere arbeidet med klager for skriftlig og muntlig eksamen • Utstede dokumentasjon til privatister • Systemansvar Friday Networks, Hano, Privatistweb, SATS
  • 21. 21 5 Divisjon Kompetanseutvikling og elevrettigheter Divisjon kompetanseutvikling og elevrettigheter samler pedagogisk kompetanseutvikling, elevforvaltning og PPT, her er det svært viktige grensesnitt. Videre samles forvaltningskompetanse på opplæringsloven. Organisasjonsstrukturen vil her etableres i en to-trinns-prosess, da det er behov for å gå opp viktige grensesnitt, samt gi PPT mulighet til å innarbeide sin nylige organisasjonsendring. Formål • Bidra til en effektiv og fleksibel leveransemodell som bidrar til å dekke skolenes individuelle og sammensatte behov • Bidra til kompetanseutvikling og til å redusere forskjellene i Osloskolen • Ivareta skoleeiers sørge-for-ansvar for elevforvaltningen i Osloskolen Designprinsipper/rasjonale • Divisjonen samler pedagogisk kompetanseutvikling, elevforvaltning og PPT som gjennom kartleggingen er funnet å ha de viktigste grensesnittene seg imellom. • Avdelingene har krevende grensesnitt med innslag av overlapp og/eller at noen oppgaver «faller mellom to stoler». Organisatorisk nærhet kan bidra til å gå opp grensesnittene, slik at Divisjonen løser ansvarsområder på en effektiv måte til det beste for skolene. • Divisjonen samler forvaltningskompetanse på Opplæringsloven og avdelinger som har elevenes utvikling og læring som sitt hovedfokus. Ansvarsområder • Forvaltning av elevrettigheter, forvaltning av Opplæringsloven (foruten opplæring i bedrift) samt å styrke elevforvaltningskompetansen i Osloskolen • Bidra til pedagogisk kompetanseutvikling i Osloskolen • Bidra til å redusere forskjellene i Osloskolen gjennom fokus på • Tidlig innsats og utvikling av grunnleggende ferdigheter • Se «spesialpedagogikken» og «allmennpedagogikken» i sammenheng • God oppfølging av elever med behov utover det ordinære opplæringstilbudet • Å styrke norskspråklige ferdigheter, inkludering og mangfold
  • 22. 22 • Fokus på hele det 13-årige løpet, overgangene, og at flere lærlinger og elever skal kunne fullføre og bestå videregående opplæring • Fokus på trygt og læringsfremmende læringsmiljø • Bidra til utvikling av forsvarlige systemer 5.2 Avdeling for Pedagogisk kompetanseutvikling Avdeling for Pedagogisk kompetanseutvikling er delt inn i seksjoner som reflekterer satsningsområder med lang horisont. Her er det foretatt en tematisk samling av pedagogisk innhold og forvaltning på noen områder der grensesnittet har vært især uklart. Det er vektlagt å gjøre det tydelig for skolene hvor de skal få støtte. Formål • Bidra til kompetanseutvikling, øke kvaliteten i undervisningen og redusere forskjellene i Osloskolen Designprinsipper/rasjonale • Avdelingen er plassert i samme divisjon som PPT og Avdeling for Elevforvaltning og elevrettigheter, som er identifisert å ha viktige grensesnitt seg imellom. Man ønsker tett koordinering og samarbeid mellom avdelingene i samme divisjon • Grensesnittene avdelingene imellom har innslag av overlapp og/eller at noen oppgaver «faller mellom to stoler» og organisatorisk nærhet kan bidra til å gå opp dette. Ansvarsområder • Videreutvikle pedagogisk kompetanse og kapasitet hos ansatte i Osloskolen • Bidra til å redusere forskjellene i Osloskolen gjennom fokus på • Tidlig innsats og utvikling av grunnleggende ferdigheter • Kompetanse- og kapasitetsutvikling av skolene innen skolefag, grunnleggende norskspråklige ferdigheter, inklusive flerkulturell opplæring, inkludering og mangfold • Utvikle kompetanse hos skolens ansatte for utvikling av trygge læringsmiljøer – utadrettet veiledningstjeneste • Fokus på hele det 13-årige løpet, overgangene, og at flere lærlinger og elever skal kunne fullføre og bestå videregående opplæring
  • 23. 23 • Støtte skolene i planlegging og gjennomføring av eksamen og elevvurderingsoppgaver • Forvaltningsoppgaver innen avdelingens ansvarsområder 5.3 Seksjon for Læringsmiljø Seksjon for læringsmiljø er et satsningsområde med lang horisont. Det er viktig med tett koordinering mot PPT, kompetanseenheter og kriseteam, og at dette er koordinert utad. Formål • Bidra til en effektiv og fleksibel leveransemodell som bidrar til å dekke skolenes behov på læringsmiljøfeltet og bidra til trygt og læringsfremmende læringsmiljø • Systematisk arbeid med kapasitetsbygging med mål om varige resultater Designprinsipper/rasjonale • Læringsmiljø er et satsningsområde med lang horisont som forsvarer at det kan ha en egen organisatorisk enhet, samt at dette kan forenkle koordineringen med PPT på området. • Har viktige grensesnitt til PPT. Samling av disse organisatoriske enhetene kan bidra til at man opptrer koordinert ovenfor skolene på feltet læringsmiljø/krevende elevutfordringer. Hovedoppgaver • Kompetanse og kapasitetsutvikling på trygge læringsmiljøer – være en utadrettet veiledningstjeneste, fokus på forebyggende arbeid • Være støttespiller til skolenes systematiske arbeid med utvikling av trygge læringsmiljøer • Arbeide med bestillinger fra nasjonalt og kommunalt nivå på læringsmiljøfeltet • Skole-hjem-samarbeid, KFU • Elevråd og elevmedvirkning Sentrale grensesnitt • PPT: Det vil være viktig med et tett samarbeid med PPT for å sikre at UDA leverer effektive tjenester, og opptrer koordinert utad hva angår støtte på læringsmiljøfeltet. • Andre seksjoner i avdelingen: Seksjonene vil ha nytte av faglig sparring seg imellom, samt gå opp grensesnitt på læringsmiljøområdet. • Seksjon for strategisk HR og lederutvikling: LMT har erfart at en viktig suksessfaktor for deres arbeid er involvering av rektor og skoleledelse, og at dette henger tett sammen med lederutvikling. • Seksjon for elevrettigheter i avdeling for elevforvaltning. • Divisjon VGS/Divisjon Grunnskole: Som divisjonen som helhet, vil det være et viktig grensesnitt opp mot styringslinjen hva angår identifisering av skolenes behov og effektuering av støtte til skolene tilpasset skolenes behov, samt kommunikasjon ut til skolene. • Divisjon Tjenesteutvikling, digitalisering og analyse: Som divisjonen som helhet, vil det være et viktig grensesnitt opp mot Avdeling Analyse og utredning hva angår analysebasert tilnærming til identifisering av skolenes behov og et viktig grensesnitt opp mot Avdeling for
  • 24. 24 Samarbeid og tjenesteutvikling hva angår effektuering av støtte til skolene tilpasset skolenes behov. 5.4 Seksjon for Eksamen og elevvurdering Eksamen, underveisvurdering og sluttvurdering er samlet i en organisatorisk enhet for å se dette i sammenheng. Endret fra skisse trinn 1: Flyttet fra Organisasjonsutvikling og fellestjenester. Formål • Levere effektive og profesjonelle tjenester av høy kvalitet på hva angår driftsoppgaver knyttet til eksamen • Bidra til kompetanseutvikling/ kapasitetsbygging i Osloskolen på eksamen, underveisvurdering og sluttvurdering • Bidra til god forvaltning av områdets forvaltningsoppgaver Designprinsipper/rasjonale • Flere av oppgavene i seksjonen har vesentlig pedagogisk innholdselement • Eksamen, underveisvurdering og sluttvurdering er samlet i en organisatorisk enhet for å se dette i sammenheng • Samle UDAs forvaltning, drift og kompetanseutvikling på eksamensområdet slik at skolene får en mer helhetlig støtte på området Hovedoppgaver • Forvalting av elevrettigheter på eksamensområdet • Forberedelse og gjennomføring av eksamen. Allokering av sensorer. Monitorer gjennomføring. • Gjennomføre skriftlig trekk for grunnskole • Oppfølging av arbeidsgrupper for tverrfaglig praktisk eksamen yrkesfag • Oppfølging av faggrupper med praktisk eksamen (P) innenfor studieforberedende • Skolering av sensorer • Observasjon av eksamen • Fagdokumentasjon • Planlegging og gjennomføring heldagsprøver • Oppfølging av vurderingsnettverk • Utvikling av prøver • Support og administrasjon for prøve- og oppfølgingsplan • Støtte skolene i vurderingsfaglige spørsmål til underveis- og sluttvurdering
  • 25. 25 • Kompetanseutvikling på underveisvurdering og sluttvurdering • Sekretariatsfunksjonen for lokal klagenemnd for eksamen (fra seksjon for inntak VGS) • Uttrekk, statistikk og analyse • Anskaffelser av IKT-løsninger og fagmiljø til utvikling av prøver Sentrale grensesnitt • Seksjon for Inntak videregående opplæring: samarbeid knyttet til input karakterer og systemer • Avdeling for Fagopplæring: Yrkesfag og gjennomføring av fag og ferdighetsprøver • Privatistkontoret: Tett samarbeid for å standardisere gjennomføring av eksamen • Seksjon for Fag, ferdigheter og læreplan: seksjonene vil ha nytte av faglig sparring seg imellom, især knyttet til VGS og yrkesfag • Avklare om og i hvilken grad seksjon for eksamen og elevvurdering skal ha en støttefunksjon overfor FAGs "styringslinje" ut mot bedrifter 5.5 Seksjon for Fag, ferdigheter og læreplan I denne seksjonen har vi samlet kompetanseutvikling innen skolefag, ferdigheter og læreplan, og på den måten få økt fleksibilitet i hvilke oppgaver man har fokus på. Det er samlet kompetanseutviklingsaktiviteter og forvaltning. Formål • Bidra til kompetanseutvikling/kapasitetsbygging i Osloskolen på skolefag, ferdigheter og læreplan • Bidra til god forvaltning av områdets forvaltningsoppgaver • Sørge for god oppfølging av "Teach first" Designprinsipper/rasjonale • Samle kompetanseutviklingsaktiviteter og forvaltning knyttet til skolefag, ferdigheter og læreplan. • Spesifikt samlet forvaltning og pedagogisk innhold på svømming, fravær og fag og timefordeling. • Ved å samle kompetanseutvikling på fag ferdigheter og læreplan vil seksjonen kunne ha fleksibilitet i hvilke oppgaver man fokuserer på. Oppgavene kan derfor variere over tid avhengig av strategi, fokus og prioriteringer. Hovedoppgaver • Drive kompetanseutvikling innen grunnleggende ferdigheter • Drive kompetanseutvikling innen yrkesfag
  • 26. 26 • Drive faglige nettverk for de yrkesfaglige utdanningsprogrammene, Yrkesfaglig fordypning , Læreplan • Koordinere aktiviteter (prosjektledelse) innen Fagfornyelsen • Drive arbeidet med internasjonalisering (mot elever og lærere/ansatte) • Drive kompetanseutvikling i skolefag (eksempelvis norskfaget, fremmedspråk, engelsk, realfag og, PE-faget) • Drive kompetanseutvikling begynneropplæring 1-4 • Lærernes læring og videreutdanning • Håndtere fag og timefordeling, inkl. forvalte fag og timefordeling (fra gamle seksjon for fagsystemer) • Forvalte regelverket rundt fraværsregler VGS (fra gamle seksjon for fagsystemer) • Forvalte svømmeopplæringen (Veiledning oppfølging og tilsyn), logistikk, bassengkapasitet (fra gamle seksjon for mangfold) • Følge opp at skolene melder behov svømmetider, booke svømmehaller, tildele tid (fra gamle seksjon for fagsystemer) • Veiledning på innhold svømmeopplæring • Prosjektledelse av Teach first Sentrale grensesnitt • Andre seksjoner i avdelingen: Seksjonen vil ha viktige grensesnitt mot alle andre seksjoner i avdelingen. Seksjonene vil ha nytte av faglig sparring seg imellom, samt gå opp grensesnitt, især på faglige områder som norskspråk, tidlig innsats og grunnleggende ferdigheter og læringsmiljø. • Divisjon VGS/Divisjon Grunnskole: Som divisjonen som helhet, vil det være et viktig grensesnitt opp mot styringslinjen hva angår identifisering av skolenes behov og effektuering av støtte til skolene tilpasset skolenes behov, samt kommunikasjon ut til skolene. • Divisjon Tjenesteutvikling, digitalisering og analyse: Som divisjonen som helhet, vil det være et viktig grensesnitt opp mot Avdeling Analyse og utredning hva angår analysebasert tilnærming til identifisering av skolenes behov og et viktig grensesnitt opp mot Avdeling for Samarbeid og tjenesteutvikling hva angår effektuering av støtte til skolene tilpasset skolenes behov. • Avdeling for elevforvaltning og elevrettigheter: Samarbeid for erfaringsutveksling på forvaltningskompetanse og standardisering av dette. Kan bli nødvendig med erfaringsutveksling med ressurser som tidligere har utført forvaltningsoppgaver på området.
  • 27. 27 5.6 Seksjon for Norskspråklige ferdigheter, inkludering og mangfold Dette er et strategisk satsningsområde med lang horisont. Her er nå samlet UDAs forvaltning, støtte, og pedagogisk innhold på norskspråklige ferdigheter inkludering og mangfold. Et eksempel er at vi har samlet oppfølgingen på innføringstilbud. Endret fra skisse trinn 1: Språksenteret flyttet fra Divisjon Grunnskole, begrunnet i vurderingen av at det er viktig å samle innføringstilbud og kompetanse på norskspråklige ferdigheter. Formål • Bidra til en effektiv og fleksibel leveransemodell og kompetanseutvikling/kapasitetsbygging i Osloskolen på Norskspråklige ferdigheter, inkludering og mangfold • Bidra til god forvaltning av områdets forvaltningsoppgaver. Designprinsipper/rasjonale • Samle UDAs forvaltning og støtte, og pedagogisk innhold på norskspråklige ferdigheter og mangfold slik at skolene får en mer helhetlig støtte på dette området. • Norskspråklige ferdigheter, inkludering og mangfold er strategiske satsningsområder med lang horisont som forsvarer at det kan ha en egen organisatorisk enhet. • Ved å legge Språksenteret under Seksjonen får man samlet oppfølgingen på innføringstilbud, og kompetanse på fagområdet. Hovedoppgaver • Kompetanse- og kapasitetsutvikling av skolene innen: • Grunnleggende norskspråklige ferdigheter i lesing, skriving og muntlighet. inklusive flerkulturell opplæring. • Mangfold, flerkulturell opplæring og inkludering • Forvalte lovverket knyttet til særskilt språkopplæring (GS og VGS), samiskundervisning., inkludert fatte vedtak gjesteelever/friskoler og klagebehandling (fra tidligere seksjon for mangfold) Fordele tilskudd særskilt språkopplæring (fra tidligere seksjon for mangfold) • Utarbeide aktivitetsplan minoritetsspråk grunnskole og alfabetisering og mottaksgrupper på grunnskolen (fra tidligere seksjon for mangfold) • Innføringstilbud GS og VGS, tilskudd • Tilskudd flyktninger nedsatt funksjonsevne (fra tidligere seksjon for mangfold) • Søke midler fylkesmannen opplæring av barn og unge som søker opphold (fra tidligere seksjon for mangfold) • Koordinering økonomi flyktninger og asylsøkere (Fra tidligere ØKO) • Språksenteret • Faglig ansvar for undervisningen i innføringstilbud grunnskoler med innføringstilbud
  • 28. 28 • Skole for ny-ankommende med høyt læringspotensial (5-10) og skoletilbud elever på transittmottak (1-10 trinn) • Kartlegging av nyankomnes skoleferdigheter 3-10 trinn og ved individuelt inntak til VGS for elever med kort botid i Norge • Romlosordningen (fra gamle seksjon for Mangfold) Sentrale grensesnitt • Andre seksjoner i avdelingen: Seksjonene vil ha nytte av faglig sparring seg imellom, samt gå opp grensesnitt, især på faglige områder som norskspråk, tidlig innsats og grunnleggende ferdigheter og læringsmiljø. • PPT: Nytte av faglig sparring med PPT, samt gå opp grensesnitt, især på faglige områder som norskspråk, tidlig innsats og grunnleggende ferdigheter og læringsmiljø • Divisjon VGS/Divisjon Grunnskole: Som divisjonen som helhet, vil det være et viktig grensesnitt opp mot styringslinjen hva angår identifisering av skolenes behov og effektuering av støtte til skolene tilpasset skolenes behov, samt kommunikasjon ut til skolene. • Divisjon Tjenesteutvikling, digitalisering og analyse: Som divisjonen som helhet, vil det være et viktig grensesnitt opp mot Avdeling Analyse og utredning hva angår analysebasert tilnærming til identifisering av skolenes behov og et viktig grensesnitt opp mot Avdeling for Samarbeid og tjenesteutvikling hva angår effektuering av støtte til skolene tilpasset skolenes behov. • Avdeling for Elevforvaltning og elevrettigheter: Samarbeid for erfaringsutveksling på forvaltningskompetanse og standardisering av dette. Kan bli nødvendig med erfaringsutveksling mellom ressurser som tidligere har utført forvaltningsoppgaver på området. • ASA: Aktivitetsplanen påvirker behovene knyttet til Skoleanlegg og fasiliteter, og seksjonen er avhengig av et tett og godt samarbeid med ASA. 5.7 Seksjon for AKS og DKS Den kulturelle skolesekken (DKS) og Aktivitetsskolen (AKS) vil med denne organiseringen bli tydelig i organisasjonen og får et passende lederspenn. Gjennom å samle innhold og forvaltning på AKS, blir det mer tydelig hvor skolene skal henvende seg vedrørende AKS. Både DKS og AKS er fokusområder med lang horisont. Formål • Sørge for god drift og forvaltning av den kulturelle skolesekken i tråd med det føringer og det nasjonale mandat • Sørge for god forvaltning og oppfølging av AKS i Osloskolen. Designprinsipper/rasjonale • Samle UDAs forvaltning og støtte og pedagogisk innhold på AKS slik at skolene får helhetlig støtte, samt at det er tydelig for skolene hvor de skal henvende seg vedrørende AKS.
  • 29. 29 • Ved å samle DKS og AKS får seksjonen et passende lederspenn, og begge områdene får en tydelig plassering i organisasjonen. • DKS og AKS er fokusområder med lang horisont som kan forsvare en selvstendig organisatorisk enhet. Hovedoppgaver • Oppfølging av AKS i Osloskolen • Forvaltningsrådgivning, • Veiledning på Ernæring og skolemåltidet, • Veiledning på Pedagogisk innehold • Implementering av revidert rammeplan • Kompetanseutvikling for medarbeiderne i AKS innen rammeplan • Samarbeid og sammenheng skole og AKS • Etterutdanning, videreutdanning, baselederkursrekke • Saksbehandle søknader og tildele midler til elever med særskilte behov AKS (Fra seksjon for fagsystemer) • Utarbeide og veilede på vedtekter knyttet til AKS (Fra seksjon for fagsystemer, ØKO, m.fl.) • IST-SFO fakturering AKS (Fra seksjon for fagsystemer) • Samarbeid skole-AKS-barnehage (oslostandarden) • Planlegging, gjennomføring og evaluering av DKS-oppgaver i henhold til det nasjonale mandatet, Prosjekt i idretten, Arbeidslivet skolesekk Sentrale grensesnitt • Andre seksjoner i avdelingen: DKS har hatt et tett samarbeid med praktisk estetiske fag, og vil ha nytte av samarbeid også i fremtidig organisering. AKS vil ha nytte av faglig sparring med fagmiljøer som jobber med begynneropplæring, grunnleggende ferdigheter og skolefag. • Direktør grunnskole: Styringslinjen for AKS ligger hos Direktør grunnskole. • Seksjon for forvaltning av skoletilbud: I en overgangsfase kan det være nødvendig å sørge for erfaringsutveksling mellom ressurser som tidligere har utført oppgaver knyttet til særskilte behov, vedtekter og fakturering. 5.8 Avdeling for Elevforvaltning og elevrettigheter Avdelingen vil få et renere elevforvaltningsfokus enn EFP (som hadde bred portefølje). Viktige grensesnitt vil være til Pedagogisk kompetanseutvikling og PPT. I avdelingen vil man samle forvaltningskompetanse, og legge til rette for å utarbeide standarder for forsvarlig system.
  • 30. 30 Formål • Ivareta skoleeiers sørge-for-ansvar for elevforvaltningen i Osloskolen, og bidra til å øke forvaltningskompetansen i Osloskolen. Designprinsipper/rasjonale • Avdelingen får organisatorisk nærhet til pedagogisk kompetanseutvikling og PPT som elevforvaltningen i kartleggingen er funnet å ha sine viktigste grensesnitt mot • Avdelingen har krevende grensesnitt mot pedagogisk kompetanseutvikling og PPT med innslag av overlapp og/eller at noen oppgaver «faller mellom to stoler». Dette gjelder især viktige områder som spesialundervisning. Organisatorisk nærhet kan bidra til å gå opp disse grensesnittene. Ansvarsområder • Ansvar for forvaltning av elevrettigheter og skoletilbud, forvaltning av Opplæringsloven (majoriteten av kapitelene) samt å styrke elevforvaltningskompetansen i Osloskolen • Ansvar for å bidra til gode standarder for, samt til utarbeidelsen av, forsvarlige systemer 5.9 Seksjon for Elevrettigheter Seksjonen utgjør en logisk samling av oppgaver og flyttes på rot. Forvaltningen av Opplæringslovens kapittel 9-A er lagt hit, noe som innebærer at dette området blir forvaltet av samme enhet som forvalter resten av Opplæringslova. Formål • Ivareta skoleeiers sørge-for-ansvar for elevforvaltningen i Osloskolen, og bidra til å øke forvaltningskompetansen i Osloskolen. Designprinsipper/rasjonale • Seksjonen er plassert i denne avdelingen, for å samle forvaltningskompetanse, og for å samle fagmiljøer som skal utarbeide gode standarder for normerende produkter og forsvarlig system. • Seksjonen har et svært viktig grensesnitt til PPT når det gjelder forvaltning knyttet til spesialundervisning. Det er viktig å øke kompetansen til skolene innen dette området, slik at flere elever får god oppfølging på sin nærskole. • Seksjonen har et viktig grensesnitt til pedagogisk kompetanseutvikling og PPT når det gjelder den tette koblingen mellom innhold og forvalting.
  • 31. 31 Hovedoppgaver • Forvalte lovverket knyttet til 9A (fra juridisk), spesialundervisning, tidlig skolestart, fritak fra opplæringsplikt, oppfølging av bortebarn og elever i institusjon, elevpermisjon, skoleskyss, skolebytte/nærskole, opplæring tegnspråk/punktskrift og hjemmeundervisning, inkl. fatte vedtak på disse lovområdene for gjesteelever/elever på friskoler • Aktivitetsplan spesialskoler/spesialgrupper • Håndterer klager på vedtak fattet av rektor på de lovområdene seksjonen forvalter • Saksbehandler og fatter enkeltvedtak knyttet til inntak på spesialskoler/spesialgrupper, samt fatter enkeltvedtak knyttet til inntak korttidstilbud. • Følge opp rettferdsvederslag, innhenter informasjon og sender til Utdanningsdirektoratet • Utarbeider standarder for tverrfaglig samarbeidsavtaler og planer (eks. mellom skole og barnevern, spesialisthelsetjeneste) • Kreve inn penger fra kommuner med elever i Oslo som har innvilget elevrettigheter. • Veilede skolene hva angår inntak grunnskole, og skolebytte grunnskole • Arbeid med forsvarlig system Sentrale grensesnitt • PPT/kompetanseenhetene: Seksjonen forvalter lovverket knyttet til spesialundervisning, og fatter enkeltvedtak knyttet til inntak spesialskoler/spesialgrupper/korttidstilbud. PPT har ansvar for sakkyndigvurderinger og kompetanseutvikling innen spesialpedagogikk sammen med kompetanseenhetene. I kartleggingen har det fremkommet at det oppleves som et krevende grensesnitt, og at noe «faller mellom to stoler» når det gjelder støtte til elever med behov utover det ordinære opplæringstilbudet. Det er også et grensesnitt som må gås opp når det gjelder bistand til skolebytte, noen ønsker om skolebytte kan ha årsak i forhold som PPT kjenner til. • Avdeling for pedagogisk kompetanseutvikling: viktig grensesnitt til pedagogisk kompetanseutvikling hva angår den tette koblingen mellom innhold og forvalting. Det er også her et grensesnitt når det gjedler bistand til skolebytte, som kan ha årsak i forhold som avdelingen kjenner til. • ASA: Det er ASA som fastsetter inntaksområdet for den enkelte skole. Det er seksjon for elevrettigheter som veileder og hjelper skolene hva angår inntak på grunnskolen og ved skolebytte. Det er en opplevelse fra elevforvaltning at inntaksområde ikke oppdateres hyppig nok for å gjenspeile tilflytning/fraflytning og retten elevene har til å gå på sin nærskole. Dette medfører at det kan bli mange skoler som ikke kan ta imot de elevene som ligger til deres inntaksområdet, og dermed søker bistand fra UDA for å få hjelp til å løse dette. • Juridisk: Seksjonen vil ha ansvar for saksbehandlingen og forvaltning av opplæringsloven kapittel 9 A, mens juridisk vil være en sparringspartner i tvilstilfeller eller når det gjelder spørsmål om fortolkning. I en overgangsfase kan det være nødvendig med erfaringsutveksling mellom ressurser som tidligere har utført oppgaver tilknyttet forvalting av kapittel 9 A i juridisk.
  • 32. 32 • Seksjon for læringsmiljø/PPT/Seksjon for Arbeidsgiveransvar, HMS og beredskap: Seksjonen har grensesnitt med disse på områder som omhandler læringsmiljø/skolemiljø gitt deres rolle i forvalting av opplæringsloven kapittel 9 A. 5.10 Seksjon for Inntak videregående opplæring Endret fra skisse trinn 1: Flyttet fra Organisasjonsutvikling og fellestjenester. Formål • Gjennomføre inntak og formidling til videregående opplæring på en mest mulig effektiv og brukervennlig måte, innenfor rammen av lov, forskrift, og andre føringer og innenfor gitte økonomiske rammer. Designprinsipper/rasjonale • Seksjonen er plassert i avdelingen for å samle forvaltningskompetanse på Opplæringsloven • Aktivitetsplanen er et normerende produkt av en slik karakter at det skal koordineres på tvers av divisjoner, behandles i toppledergruppen, og effektueres i styringslinjen. Det er ikke nødvendig at seksjonen ligger i styringslinjen for at dette skal finne sted. Hovedoppgaver • Gjennomføre ordinært inntak VGS • Gjennomføre informasjonsoppgaver i forbindelse med søknadsprosessen • Sjekke at forutsetningene ligger til rette for og gjennomføre inntak • Håndtere henvendelser knyttet til søknadsprosesser og inntaksprosesser • Svare ut tilbud • Håndtere klager i forbindelse med inntak • Koordinere ferdighetsvurderingen ved ferdighetsinntak VGS • Gjennomføre direkte innplassering VGS • Gjennomføre formidling til læreplass, følge opp yrkesfagelever som står uten læreplass • Utarbeide aktivitetsplanen for alle programområder • Aktivitetsutvikling/ tilbudsutvikling VGS • Saksbehandle utvidet rett ved sykdom eller skade • Gjennomføre elevtellinger • Gjennomføre fortrinns-inntak på VGS (fra seksjon for elevrettigheter) • Vurdere søknader og fatte enkeltvedtak til inntak VGS og grunnskoleopplæring for minoritetsspråkelige med kort botid i Norge (fra tidligere seksjon for mangfold) • Systemansvar VIGO, uttrekk, rapportering og statistikk knyttet til systemet • Koordinere bydekkende ettermiddagsundervisning
  • 33. 33 Sentrale grensesnitt • Seksjon for Inntak VGS: Seksjon for inntak VGS har ansvaret for det tekniske i forbindelse med formidling av læreplass, samt å få oversikt over de som står uten læreplass etter ordinær søknad, og arrangere møter for disse. Veiledningsseksjonen får oppdaterte lister over de som står uten læreplass og arrangeringer møter for disse. De har dialog med inntaksseksjonen om beslutning av plasser til VG3. Veiledningsseksjonen har også ansvar for utarbeidelsen av aktivitetsplan som en del av sekretariatet for yrkesopplæringsnemnda. • ASA: Aktivitetsplanen påvirker behovene knyttet til Skoleanlegg og fasiliteter og seksjonen er avhengig av et tett og godt samarbeid med ASA. • Avdeling for Fagopplæring: Seksjon for inntak har ansvaret for det tekniske i forbindelse med formidling av læreplass, samt å få oversikt over de som står uten læreplass etter ordinær søknad. Seksjon for veiledning følger opp elevene som står uten lærlingplass. Seksjon for prøve og kontrakt samarbeider med seksjon for inntak om å få oppdaterte lister over de som står uten læreplass, arrangere kurs for disse, samt beslutte behov for plasser til VG3. Avdeling for Fagopplæring er involvert i utarbeidelsen av aktivitetsplan som en del av sekretariatet for yrkesopplæringsnemnda. 5.11 Seksjon for Forvaltning av skoletilbud Her har vi ønsket å samle forvaltningskompetanse og oppfølging av flere skoletilbud. Seksjonen har også et passende lederspenn. Formål • Ivareta skoleeiers sørge-for-ansvar for elevforvaltningen i Osloskolen og forvalte viktige skoletilbud i Osloskolen Designprinsipper/rasjonale • Seksjonen er plassert i Avdelingen, for å samle forvaltningskompetanse og oppfølgingen av skoletilbud. Hovedoppgaver • Opprettelsen av og videre oppfølging av spesialiserte forløp, talenttilbud og forserte løp (Fra tidligere seksjon for mangfold) • Tildeler midler til fagskoler (både private og offentlige) (Fra tidligere seksjon for mangfold) • Forvalte avtalene knyttet til Abildsø gård og Håndtverksenteret (Fra tidligere seksjon for mangfold) • Koordinerende rolle Oppfølgingstjenesten, rådgivningstjenesten og karriereenhetene (Fra tidligere seksjon for mangfold) • Koordinerende rolle i å arrangere Nordisk skoleidrettsstevne (Fra tidligere seksjon for mangfold) • Systemansvar og brukerstøtte skoleadministrative systemer IST Everyday, SATS, Skolearena (Fra tidligere seksjon fra fagsystemer) • Arbeid med innføringen av nye skoleadministrative systemer
  • 34. 34 • Håndtere henvendelser skoleadministrative systemer og GSI (Fra tidligere seksjon fra fagsystemer) • Koordinere uttrekk til rapportering, analyser og statistikk (på sikt deler til Divisjon for digitalisering og analyse fra tidligere seksjon fra fagsystemer) • Driftsstyre: oppnevne driftsstyre, vedtekter driftsstyre for grunnskole og videregående (Fra tidligere seksjon fra fagsystemer) • Oppfølgende rolle skolemuseum og skolebibliotek (Fra tidligere PED) • Administrere tilskuddsordningen for leksehjelp og eksamenstrening (Fra tidligere PED) • Elevtransport friskoler - vedtak (Fra tidligere ØKO) • Tildele særskilt elevpris (fra tidligere stab) Sentrale grensesnitt • Avdeling for pedagogisk kompetanseutvikling: Grensesnitt for oppgaver som fordrer sparring på faglig innhold og mulig behov for erfaringsutveksling for oppgaver i seksjonen som har tilhørt tidligere PED, eller oppgaver i PED som har tilhørt elevforvaltning. • Avdeling for Samarbeid og tjenesteutvikling: Grensesnitt for oppfølgingstjenesten, rådgivningstjenesten, karriereenhetene til andre samarbeid med eksterne aktører, og mulig behov for erfaringsutveksling for oppgaver som tidligere har ligget til elevforvaltning. • Seksjon Regnskap og økonomi: Seksjonen forvalter flere tilskuddsordninger som fordrer et tett samarbeid med Seksjon for regnskap og økonomi, og samarbeid med Divisjonens økonomiansvarlige. • Avdeling for Digitalisering og læringsteknologi: Grensesnitt mellom forvaltning av skoleadministrative systemer og innføring av nye skoleadministrative systemer og mulig behov for erfaringsutveksling for oppgaver som tidligere har ligget til elevforvaltning. • Avdeling for Analyse og utredning: Grensesnitt mellom analysearbeidet i avdelingen, og uttrekk og statistikk som skjer i seksjonen. 5.12 Pedagogisk-psykologisk Tjeneste (PPT) PPT flyttes i stor grad på rot. Spesialskolene flyttes til styringslinjen. Kompetanseenhetene foreslås lagt til PPT, som et ledd i å samle de som skal jobbe forebyggende og utadrettet mot skolene.
  • 35. 35 Formål • Pedagogisk-psykologisk tjeneste er et lovpålagt støttestystem for skolene. I hht opplæringsloven § 5-6 er oppdraget definert som: «Tenesten skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanse-utvikling og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa betre til rett for elevar med særlige behov. Den pedagogisk-psykologiske tenesta skal sørge for at det blir utarbeidd sakkunning vurdering der lova krever det.» Designprinsipper/rasjonale • APS står for tiden i en utviklingsprosess initiert uavhengig av organisasjonsgjennomgangen. • Avdeling PPT organiseres i divisjon sammen med pedagogisk kompetanseutvikling og elevrettigheter for å etablere en kraftsamling for innhold på skolene. Avdeling PPT blir i all hovedsak lik tidligere APS og iht. vurderinger som er gjort i egen prosess. Vesentlige endringer som foreslås, er å flytte styringslinjen til spesialskolene ut av APS og inn i Divisjon Grunnskoler, i tråd med prinsipp om å styrke styringslinjen i UDA, samt å etablere en egen seksjon i avdeling PPT for Kompetanseenhetene som første steg i å styrke KO-oppdraget i PP- tjenesten. Ansvarsområder • Utføre sakkyndigvurdering av elever • Bistå skolene i tilrettelegging for elever med vedtak om spesialundervisning • Forsvarlig støttesystem for spesialpedagogikk for barnehager og skoler i Oslo • Kompetanse- og organisasjonsutvikling i barnehager og skoler i Oslo Fokus på kort sikt • Avdelingen har over tid stått i en utviklingsprosess initiert uavhengig av organisasjonsgjennomgangen i UDA. Fokus på kort sikt bør være å sikre implementeringen av endringene i den prosessen, samt integrering av ressursene i kompetanseenhetene som i dag ligger tilknyttet utvalgte spesialskoler Koordinerende forum • En av divisjons utviklingsoppdrag er å sikre en god og samordnet utadrettet virksomhet mot skolene. På kort sikt bør det etableres en møtearena på tvers av PPT’s kompetanseenhet, kriseteam og LMT-teamet i Avdeling for Pedagogisk kompetanseutvikling. Formålet er å sikre koordinert innsats mot skolene. • Det bør vurderes å etablere en møtearena hvor relevante miljø i PPT og i avdeling for Pedagogisk kompetanseutvikling samarbeider om satsning på «tidlig innsats»
  • 36. 36 Fokus på lang sikt • I tråd med divisjonenes overordnede mandat bør fokus for PPT være å styrke satsningen på kompetanse og organisasjonsutvikling på skolene. Denne delen av PPTs oppdrag blir fremover vektlagt høyere i nasjonale retningslinjer, samtidig som sakkyndigrollen fremdeles vil være viktig. Særlig nevnes tidlig innsats for å redusere skeivutvikling, og utadrettet virksomhet mot skoler som har behov for akutt bistand som viktig områder hvor PPT og Avdeling for Pedagogisk kompetanseutvikling må utvikles sammen. Alternativer for organisering • Det har vært vurdert om LMT, og PPT’s kompetanseenheter og kriseteam skal samles i en organisatorisk enhet. Det ble imidlertid vurdert dithen at man avventer dette grunnet at det vil være nyttig å gå opp grensesnittene i Divisjonen i forkant, samt at PPT får innarbeidet sin nylige omorganisering forut for dette. 6 Divisjon Tjenesteutvikling, digitalisering og analyse Divisjonen skal sette fokus på digitalisering, læringsteknologi, innovasjon, tjenesteutvikling og analyse. Vi vil bruke tid på å detaljere mandat, gå opp grensesnitt, gradvis overføring av oppgaver og mandat og etablering av seksjoner. Denne avdelingen er under videre utvikling og det vil utvikle seg alternativer til intern organisering av avdelingen etter hvert som mandat settes og utviklingsarbeidet starter. Divisjonen får overordnet ansvar for større analysearbeid, utviklingsarbeid, og samarbeid med eksterne på systemnivå. Ikke alt analyse og utviklingsarbeid og samarbeid med eksterne,skal gjøres her. De vil fortsatt bli utført mindre omfattende oppgaver av denne typen ute i fagavdelingene. Endring fra skisse trinn 1: IKT-avdelingen er flyttet hit fra Divisjon Organisasjonsutvikling og fellestjenester. Formål • Drive agendaen for tjenesteutvikling, innovasjon, og digitalisering/IKT i etaten. Bidra til å bygge laget rundt skolen gjennom å etablere gode samarbeid med eksterne aktører.
  • 37. 37 Designprinsipper/rasjonale • Danne et krafttak innen strategisk viktige områder for videre utvikling og sette fokus på digitalisering, læringsteknologi, innovasjon, tjenesteutvikling og analyse. • Rigge organisasjonen for effektivt samarbeid med eksterne aktører for å understøtte satsningen på laget rundt skolen. • Denne divisjonen skal ikke drive alle utviklingsprosjekter og alt analysearbeid, mye gjøres i samarbeid med linjen eller med fullstendig utførelse i linjen. Ansvarsområder • Større utviklingsarbeid og strategisk viktige prosjekter, som etatsledelsen har besluttet å gjennomføre • Utvikling av etatens tjenester • Koordinering av UDAs aktiviteter mot eksterne aktører som er viktig for å bygge laget rundt skolen, eksempelvis Nav, Politi, bydel osv. dvs. eier samarbeidet • Gjennomføring av større digitalisering- og teknologiutviklingsprosjekter • Drift og forvaltning av IKT systemportefølje for Skoleplattform Oslo og Admin-plattformen samt ansvar for drift og forvaltning av all teknisk infrastruktur og nettverk • Utvikling og oppfølging av etatens digitaliseringsstrategi, inklusive strategi for læringsteknologi • Etablering av et miljø innen forskning og utredning • Tilrettelegge for økt bruk av data og analyse, samt utføre sentrale og viktige analyser og utredninger for etaten 6.2 Avdeling for Samarbeid og tjenesteutvikling Endret fra skisse trinn 1: Sommerskolen flyttet hit fra Divisjon Grunnskole Formål • Legge til rette for godt samarbeid med eksterne aktører for å understøtte satsningen på laget rundt skolen. Sikre fokus på, og en helhetlig tilnærming til, etatens satsninger for tjenesteutvikling og prosjektgjennomføring. Designprinsipper/rasjonale • Tre av avdelingene etableres uten seksjoner i første omgang. Ansatte plasseres under avdelingsdirektør. Divisjonen vil utvikles over tid • Samle større innsatser og strategisk viktig utviklingsprosjekter og –tiltak. Kontinuerlig forbedring skal øvrige divisjoner fremdeles jobbe med innen sine fagområder • Sikrer at UDE samarbeider med sentrale eksterne instanser, og at etaten er godt koordinert i dialog med disse
  • 38. 38 • Sikre enhetlig og koordinert innsats på prosjekter og innsatser som er besluttet av etatens ledergruppe ved å etablere en sentralisert enhet for prosjektledere som arbeider iht. felles metodikk Hovedoppgaver • Drive utvikling og innovasjon av sentrale tjenester i etaten, herunder sikre en felles metodisk tilnærming for utvikling og prosjektgjennomføring. • Lede og koordinere større utviklingsarbeid og strategisk viktige prosjekter, som toppledelsen har besluttet å gjennomføre. For eksempel Vis vei, Delprogram oppvekst og utdanning/Områdesatsningen, PROFF, SaLTo og samarbeid med utdannings- og forskningsinstitusjoner. Prosjekt Skoleadministrative ressurser legges også til denne avdelingen. • Prosjektledelse av større innsatser mot enkeltskoler og større prosjekter i Utdanningsadministrasjonen (digitaliseringsprosjekter ligger ikke i denne avdelingen). Prosjekter gjennomføres i samarbeid med øvrige divisjoner, avdelinger og skolene. Prosjektdeltakere trekkes på fra fagmiljøene for eierskap til, og beskrivelse av, behov og innhold fra fagområdet. Når prosjekter er gjennomført, overføres de til drift. • Planlegging og gjennomføring av Sommerskolen i Oslo som en plattform for videre tjenesteutvikling og innovasjon. • Koordinering av UDAs aktiviteter mot eksterne aktører som er viktig for å bygge laget rundt skolen, eksempelvis Nav, Politi, bydel osv. Divisjonen eier samarbeidet og deltar på faste etatsovergripende møter.Øvrige divisjoner skal fremdeles ha egen dialog med eksterne aktører etter behov. Oppgaver knyttet til Minoritetsrådgvningsordningen, Nav-veiledere og arbeid med folkehelseplan (alle fra gamle EFP) er bør vurderes om skal ligge til Avdelingen. • Legge til rette for, og følge opp at etaten driver kompetanse- og erfaringsdeling for læring på tvers. 6.3 Avdeling for Digitalisering og læringsteknologi Avdelingen vil ha ansvar for gjennomføring av større digitalisering og teknologiutviklingsprosjekt. Videre å utarbeide digitaliseringsstrategi og strategi for læringsteknologi. Dagens team fra PED som jobber med læringsteknologi flyttes hit. Det samme gjelder prosjektledere i dagens IKT –avdeling. Formål • Bidra til økt grad av digitalisering i Utdanningsetaten samt riktig og god læringsteknologi for skolene i et pedagogisk perspektiv
  • 39. 39 Designprinsipper/rasjonale • Sikre helhetlig tilnærming til, og toppleder-forankring i større digitaliseringsprosjekter. • Bidra til at Osloskolen blir oppfattet som ledende på digitalisering og læringsteknologi • Økt fokus og gjennomføringskraft for etatens strategi for digitalisering og strategi for læringsteknologi • Sikre enhetlig og koordinert innsats til digitaliseringsprosjekter ved å videreutvikle teamet med IKT-prosjektledere som arbeider iht. felles metodikk for digitalisering, IKT og læringsteknologi. Ansvarsområder • Gjennomføring av digitalisering og teknologiutviklingsprosjekt, og aktivt søke etter områder for videre digitalisering og bruk av ny teknologi. • Utarbeidelse og forvaltning av etatens digitaliseringsstrategi inklusive bruk av ny teknologi. • Utarbeidelse og forvaltning av etatens strategi for læringsteknologi, herunder blant annet applikasjoner og digitale læremidler, læreplan og lovverk, veiledning til skolene, sikkerhet og personvern. • Veiledning og brukerstøtte på læringsteknologi • Dialog med nasjonale instanser innen digitalisering og læringsteknologi. • Prosjektledelse av større prosjekter innen digitalisering og læringsteknologi . Prosjekter gjennomføres i samarbeid med øvrige divisjoner, avdelinger og skolen. Prosjektdeltakere trekkes på fra fagmiljøene for eierskap til, og beskrivelse av, behov og innhold fra fagområdet. Når prosjekter er gjennomført, overføres det til drift. • Utvikling, implementering og oppfølging av etterlevelse av etatens prosjektmetodikk og metodikk for porteføljestyring. 6.4 Avdeling for IKT Formål • Sikre effektiv forvaltning og stabil drift av IKT løsninger og teknisk infrastruktur for hele UDE
  • 40. 40 Designprinsipper/rasjonale • Miljøene i eksisterende Utviklingsseksjon og Driftsseksjon holdes i stor grad samlet (som i dag). Begge seksjonene vil være samlet fordi det gir mulighet for viktige synergier mellom miljøene • Unntaket er gruppen med prosjektledere som flyttes ut til Avdeling for Digitalisering og Læringsteknologi og Team for Informasjonssikkerhet flyttes til juridisk avdeling. Seksjon for Dokumenthåndtering flyttes i sin helhet til Avdeling for Administrative tjenester • Avdelingen er plassert i denne divisjonen grunnet behov for å skape tett samarbeid og god flyt i kommunikasjonen mellom fagmiljøene i divisjonen. Ansvarsområder • Drift og forvaltning av IKT systemportefølje for Skoleplattform Oslo og Admin-plattformen • Drift og forvaltning av teknisk infrastruktur og nettverk • Systemforvaltningsrutinen og rammeverket for ansvarsfordelingen for IKT i UDE • UDEs IKT Helpdesk • IKT anskaffelser relatert til ansvarsområdene • Rådgivning og veiledning (inklusive arkitektur) knyttet til Skoleplattform Oslo og Admin- plattformen Endring fra opprinnelig skisse • Plassering av Avdeling for IKT i Divisjon for Tjenesteutvikling, Digitalisering, og Analyse skiller seg fra opprinnelig skisse, da avdelingen organisatorisk var plassert i Divisjon for Organisasjonsutvikling og fellestjenester. Rasjonale i opprinnelig skisse var å rendyrke Divisjon for Tjenesteutvikling, Digitalisering, og Analyse til utviklingsoppgaver uten ansvar for store drifts- og forvaltningsoppgaver. Men etter innspill fra organisasjonen har man endret på dette og valgt å samle digitaliserings- og IKT ansvaret i denne divisjonen. • Det foreslås ikke at det gjøres større endringer på dette tidspunktet når det gjelder hvordan Seksjon for Drift og Seksjon for Utvikling organiserer sitt arbeid • I forbindelse med oppdateringen av Systemforvaltningsrutinen, vil det være hensiktsmessig å gjøre grundige vurderinger av oppgavefordeling internt i divisjonen 6.5 Seksjon for Utvikling Formål • Sikre effektiv forvaltning og stabil drift av systemer på Skoleplattform Oslo Designprinsipper/rasjonale for plassering • Seksjonen er plassert som i dag i IKT Avdelingen og beholdes i stor grad sine oppgaver med unntak av prosjektledergruppen og sikkerhetssteamet som begge er foreslått flyttet ut av seksjonen • Se ytterligere forklaring i Avdeling for IKT
  • 41. 41 Hovedoppgaver • Følge opp CGIs leveranser i Skoleplattform Oslo • Forvalte systemene i porteføljen og gjennomføre integrasjonsarbeid og rådgivning (SIKT Teamet) • Gjennomføre og administrere IKT innkjøp • Rådgi innen virksomhetsarkitektur Sentrale grensesnitt • Seksjonen får viktige grensesnitt mot samtlige Systemansvarlige og Systemeier i UDA (som i dag) • Viktig grensesnitt mot Avdeling for Digitalisering og læringsteknologi • Viktige grensesnitt mot eksterne leverandører og samarbeidspartnere 6.6 Seksjon for Drift Formål • Sikre effektiv forvaltning og stabil drift av systemer på Admin-plattformen, samt sikre god tilgjengelighet av skolenes lokale datanettverk Designprinsipper/rasjonale • Seksjonen er plassert som i dag i IKT Avdelingen og beholder eksisterende oppgaver • Se ytterligere forklaring i Avdeling for IKT Hovedoppgaver • Drifte og forvalte systemene på Admin platformen • Drifte skolenes lokale datanettverk • Være Helpdesk og hjelpe brukere med henvendelser • Etablering av IKT infrastruktur for byggeprosjekter i nye Skoleanlegg og ved rehabilitering og oppgradering av eksisterende skoler Sentrale grensesnitt • Seksjonen får viktige grensesnitt mot samtlige Systemansvarlige og Systemeiere i UDA (som i dag) • Viktig grensesnitt mot Avdeling for Digitalisering og læringsteknologi • Viktige grensesnitt mot eksterne leverandører og samarbeidspartnere • Er viktig samarbeidspartner med Avdeling for Skoleanlegg 6.7 Avdeling for Analyse og utredning I denne avdelingen vil vi samle et miljø for å profesjonalisere og videreutvikle arbeid med analyse og utredninger i etaten, herunder utnytte at UDA besitter store mengder data.
  • 42. 42 Avdelingen vil få ansvaret for overordnet, større analysearbeid, og skal etablere og forvalte standard for analyser som bidrar til mer analysebasert tilnærming til oppfølging av skolene. Det vil være få oppgaver og ressurser flyttes i første omgang. Formål • Bidra til effektiv og profesjonalisert utnyttelse av etatens datamateriell til økt innsikt i drift og utvikling av virksomheten Designprinsipper/rasjonale • Etableres uten seksjoner i første omgang. Ansatte plasseres direkte under avdelingsdirektør. • UDE har vesentlige mengder med data og det etableres et samlet miljø for å profesjonalisere og videreutvikle arbeid med analyse og utredninger i etaten. Dette innebærer bla. ansvar for å utvikle og forvalte analyseverktøy og gjennomføre tverrgående analyser og utredninger på vegne av toppledergruppen. • Avdelinger i øvrige divisjoner skal fortsatt gjennomføre enkle analyser og uttrekk fra egne fagsystemer. Avdeling for Analyse og utredning skal sikre god koordinering av etatens utrednings- og analysearbeid. Ansvarsområder • Legge til rette for at data skal gi bedre innsikt, beslutninger og tiltak i hele etaten. • Gjennomføre statistikk- og analysearbeid, utredninger og empirisk arbeid på vegne av etaten og på bestilling av etatsledelsen. • Oppdatere UDEs tabeller i Oslo kommunes statistikkbank, og være et koordinerende ledd i utøvelse av nasjonalt arbeid med undersøkelser, statistikk og analyse. • Etablere og forvalte standard for analyser som følger opp skolene på resultater, måloppnåelse og øvrige viktige indikatorer. • Forvalte Questback, koordinere og støtte i utarbeidelse og gjennomføring av etatens undersøkelser. • Etablere og utvikle metode for håndtering av store mengder data (data mining), datamodellering og analyse. • Etablere og forvalte verktøy for visualisering og beslutningsstøtte (f. eks. dashbord, bruk av avanserte analyseverktøy som PowerBI o.l). 7 Divisjon Organisasjonsutvikling og fellestjenester Følgende er endret fra skisse 1: • Divisjonen har fått en tydeligere HR-profil ved at strategisk HR og lederutvikling er flyttet hit fra Divisjon Kompetanseutvikling og elevforvaltning.
  • 43. 43 • Man har gått fra et fokus på å samle alle tjenester som skal leveres standardisert til skolene, til et hovedfokus på å samle administrative støttetjenester • IKT, seksjon drift og seksjon utvikling, er flyttet til Divisjon for Tjenesteutvikling, digitalisering og analyse Divisjonsdirektøren er Beredskapsleder. Formål • Divisjonen skal sikre at skolene/kjernevirksomheten i UDE (og divisjoner og avdelinger i UDA) mottar effektive og gode fellestjenester av høy kvalitet • Divisjonen skal levere rammevilkår som sikrer at den enkelte skoles bygningsmasse legger til rette for gode læringsarenaer og trygge, sikre arbeids- og læringsmiljø Designprinsipper/rasjonale • Divisjonen samler tjenester som i stor grad skal leveres standardisert til skolene • Sikre en grunnleggende tjenesteleveranse til skolene som er effektive, forutsigbare og likeverdige • Sikre at skolene så langt som mulig har «en vei inn» for henvendelser knyttet til likeartede tjenester • Divisjonen samler HR-miljø for å sikre en lik tilnærming til mennesker, kultur, ledelse og organisasjon i etaten • Divisjonsdirektør er etatens beredskapsleder Ansvarsområder • Ansvarlig for etatens arbeidsgiveransvar, og for den strategiske forvaltningen av mennesker, kultur, ledelse og organisasjon. Divisjonen har videre ansvar for det systematiske HMS- arbeidet i etaten, beredskap og den formelle og uformelle dialogen med de ansattes representanter • Sikre gode og effektive administrative tjenester til skolene innenfor: • Personal og lønn • Regnskap og økonomi-oppfølging av skolene
  • 44. 44 • Dokumenthåndtering • Anskaffelser, lederstøtte, kurs og kontortjenester • Sikre at etaten til enhver tid har en riktig bygningsmasse som tilrettelegger for god undervisning • Ansvarlig for at etaten har effektive prosesser og gir god og riktig opplæring, veiledning og støtte innenfor disse områdene 7.2 Avdeling for HR Det vurderes som viktig å holde HR samlet i ett sterkt miljø. Leder for avdelingen er HR- direktør. Formål • Sikre at etaten forvalter sine menneskelige ressurser, kultur og organisasjon til beste både for den enkelte, fellesskapet og måloppnåelsen i kjernevirksomheten Designprinsipper/rasjonale • Holde det HR-faglig miljøet i etaten samlet, og gjennom dette sikre en enhetlig tilnærming til strategisk HR, etatens arbeidsgiveransvar og den formelle dialogen med de ansatte og deres representanter • Sikre et etaten har en naturlig øverste HR-leder. Avdelingsdirektør har tittel HR-direktør • Tilrettelegge for en strategisk satsning mot leder- og ledergruppeutvikling på skolene (og innad i UDA) • HMS har vesentlige grensesnitt mot HR, noe som er vektlagt ved å inkludere HMS i denne avdelingen. • Beredskap har grensesnitt mot HMS, og er derfor plassert her Ansvarsområder • Etatens arbeid med HR, mennesker, kultur, ledelse og organisasjonsutvikling • Etatens formelle samarbeid med de ansatte, deres tillitsvalgte, organer og organisasjoner - i henhold til spillereglene i arbeidslivet • Etatens systematiske HMS-arbeidet • Etatens beredskapsarbeid
  • 45. 45 7.3 Seksjon for Strategisk HR og lederutvikling Seksjonen skal legge til rette for å jobbe systematisk med lederutvikling av rektor og rektors ledergruppe, og legge til rette for å følge opp tilbakemeldingene som har kommet når det gjelder kultur og ledelse i etaten. Formål • Seksjonen skal sikre at etaten har god praksis for den strategiske forvaltningen av menneskelige ressurser på alle nivå. Designprinsipper/rasjonale • Seksjonen skal sikre et strategisk fokus på HR og lederutvikling • Seksjonen skal sikre spisskompetanse innenfor HR-faget, slik at skolene har tilgang på riktige verktøy, prosesser og retningslinjer innenfor de ulike fagområdene i HR. Hovedoppgaver • Utvikle og forvalte lederplattform og lederutviklingsprogram i etaten. Eie og forvalte samarbeidsavtaler med eksterne leverandør på dette området • Eie og utvikle tilnærming til UDES omdømme som arbeidsgiver og rekruttering. Løpende støtte til skolene (og enheter i UDA) innenfor disse områdene • Gjennomføre og/eller støtte prosjekter knyttet til organisasjonsutvikling og endringsledelse • Eie og forvalte etatens kompetanserammeverk, malverk for stillings-/rollebeskrivelser og gi lederstøtte innenfor disse områdene Sentrale grensesnitt • Utvikling av ledere og ledergrupper må sees i sammenheng med konteksten ledelse skal utøves. Det vil derfor være kritisk at innsatsen mot lederutvikling som gjøres fra denne seksjonen gjøres koordinert med, og i tett samarbeid med ev. tiltak, programmer mv innenfor den pedagogiske kompetanseutviklingen på skolene • HR og den strategiske forvaltningen av arbeidsgiveransvaret har sterke grensesnitt, tett samarbeid mellom seksjon for Strategisk HR og lederutvikling og seksjon for Arbeidsgiveransvar, HMS og beredskap er nødvendig. Det tilrettelegges for dette ved plassering i samme avdeling • Utvikle UDES omdømme som arbeidsgiver (Employer branding) i samarbeid med kommunikasjon • Lederutvikling har sterke grensesnitt mot Pedagogisk skoleledelse som «eies» i Divisjon for Pedagogisk kompetanseutvikling. En alternativ organisering vil være å samle disse to miljøene i Pedagogisk kompetanseutvikling. I valgte organisering er behovet for en helhetlig samling av HR-miljøet i etaten vektet høyest.
  • 46. 46 7.4 Seksjon for Arbeidsgiveransvar, HMS og beredskap I seksjonen samles formalisert dialog og samarbeid med de ansattes organer. HMS og beredskap holdes samlet. HMS og beredskap har viktige grensesnitt seg i mellom. Formål • Sikre forvaltningen av etatens arbeidsgiveransvar • Sikre at etaten jobber systematiske med HMS-arbeid • Sikre god kvalitet i etatens løpende beredskapskapsarbeid Designprinsipper/rasjonale • Seksjonen samler arbeidet med overordnede retningslinjer for forvaltningen av arbeidsgiveransvaret • Samle formalisert dialog og samarbeid med de ansattes organer i samme seksjon (eksemplifisert med MBU og AMU/VO) • Beholde knytningen mellom det systematiske HMS-arbeidet og beredskapsarbeidet i samme seksjon Hovedoppgaver • Gjennomføre lønnsforhandlinger, med ansvar for tariffavtaler og fordeling av midler (herunder beregninger som i dag utføres av økonomi) • Forvalte avtaleverk og samhandling med fagforeninger • Lede og gjennomføre arbeidet med/mot MBU, AMU og Verneombudene i etaten • Utvikle, oppdatere og vedlikeholde alle policy’er og retningslinjer som gjelder for etatens personalforvaltning (operative støtte til fortolkning mv. ligger i seksjon for Personal og lønn) • Utvikle beredskapsplaner sentralt , utvikle etatens kompetanse innenfor beredskap hos skolene. • Miljørapportering • Eie HMS-modul i HR-systemet, og utøve brukerstøtte knyttet til denne. HMS-avvikssystem • Forvalte Bedriftshelsetjenesten • Forvalte HMS i hele UDE og gjennomføre internrevisjon av HMS-system. Bistå ifm eksterne tilsyn (Arbeidstilsynet, Brann og rednings-etaten mv) • Bistå skolene ved akutthendelser (ulykker, brann mv) • Lokal administrasjon 10-faktor (medarbeiderundersøkelse) • Administrerer og gjennomføre HMS-kurs • Støtte skolene ved komplisert sykefraværsoppfølging og attføringssaker
  • 47. 47 Sentrale grensesnitt • En viktig del av rasjonale for plassering av HMS i divisjonen er grensesnittet mot Avdeling for Skoleanlegg (forprosjekter og kontrollbefaringer) • Det er et sentralt grensesnitt mot Virksomhetsstyring og arbeidet som der utføres og koordineres knyttet til internkontroll, risikostyring og tilskudd. 7.5 Avdeling for Administrative fellestjenester I avdelingen samles administrative fellestjenester som leveres på liknende måte til skolene. Formål • Sikre effektive og gode administrative fellestjenester til skolene, med «en kanal inn» og standardiserte tjenesteleveranser Designprinsipper/rasjonale • Avdelingen samler tjenester som leveres likeartet til skolene • Bygger ned tidligere skiller mellom EFT og ADP (lønn og personal), samt EFT og ØKO (økonomi og regnskapstjenester til skolene) og skal sikre at skolene enkelt kan få den operative støtten og veiledningen de har behov for på administrative tjenester • Sentraliserer og samler det operative økonomi og administrative miljøet i etaten slik at det ikke skal være egne stabsfunksjoner i divisjoner og avdelinger. Ansvarsområder • Sikre at alle ansatte for riktig lønn • Regnskap og operativ økonomioppfølging av skolene • Bistå divisjonsdirektør med oppfølging av økonomi i divisjonene og evt. avdelinger ved særskilt behov • Etatens dokumenthåndtering • Gi støtte, veiledning og ekspertkompetanse på anskaffelser til etaten etter behov • Lederstøttefunksjon til toppledergruppen (og divisjonene) • Drift og utvikling av kontor (facilities-managment), utstyr som elsykler og elbiler, og kurs- /konferansetjenester
  • 48. 48 • Internadministrasjon i UDA f.eks. husleiekontrakter, renhold og kontakt med utleier i Grensesvingen • Sikre at skolene får den veiledning, støtte og opplæring de ha behov for innenfor disse områdene 7.6 Seksjon for Personaladministrasjon og lønn Her vil vi samle personaladministrasjonsmiljøet fra ADP med lønnsmiljøet i EFT. Det er viktig å ha en kanal inn for skolene hva angår operativ støtte på personaladministrasjon og lønn som har viktig grensesnitt og glidende overganger. Formål • Sikre at ansatte i UDE får korrekt lønn og at etaten har tilgang på god og riktig støtte innenfor personaladministrasjon og lønn Designprinsipper/rasjonale • Organiseringen av seksjonen tar sikt på å bygge ned skiller mellom den operative støtten på personaladministrasjon, og tilsvarende på lønnsområdet. Skolene opplever per i dag 2 «kanaler» inn (EFT og ADP), og områdene har naturlige grensesnitt som peker på en naturlig organisering i samme seksjon Hovedoppgaver • Kontrollere og utbetale lønn, samt utarbeide og distribuere lønns- og fraværsrapporteringer • Kontrollere fravær (input av den enkelte ansatt) • Bistå i lønnsoppgjøret • Gi råd, veiledning og kundeservice til skolene innen personaladministrasjon, lønn og fravær • Drive kompetanseutvikling av ansatte på skolene innen personaladministrasjon, lønn og fravær. Bidra til å forenkle skolenes administrative byrde. • Forvalte Etatens funksjonelle systemeierskap for HR-systemet • Håndtere tilgangsstyring – og kontroll i HR-systemet • Forvalte og utøve brukerstøtte på WinTid Sentrale grensesnitt • Personaladministrasjon og lønn skal blant annet gi råd, støtte og veiledning på hvordan skolene (og enheter i UDA) skal forholde seg til policy og retningslinjer innenfor HR/personalområdet. Utformingen av slike retningslinjene er strategiske beslutninger som ligger til avdeling for HR. Tett og god kommunikasjon mellom disse er derfor påkrevd. • Som funksjonell eier av HR systemet har seksjonen viktig grensesnitt mot UKE og IKT (teknisk ansvarlig)
  • 49. 49 • Seksjon for Økonomisk rådgivning og regnskap da rådgivningen og kundeservice innen lønn, personal på den ene siden og regnskap/økonomi på den andre siden, kan ha visse overlapp og synergier Alternativer for organisering I organiseringen er grensesnittet mellom operative støtte på Personaladministrasjon og tilsvarende for lønn vektlagt. Som fagfelt har operativ støtte på personaladministrasjon også sterke grensesnitt mot HR og arbeidsgiveransvaret – hvor premissene i form av retningslinjer, policy’er mv. utarbeides og etableres. For å forenkle skolenes opplevelse av at likeartede tjenester ligger samlet, er førstnevnte vektlagt fremfor sistnevnte. 7.7 Seksjon for Regnskap og økonomi Sentralt her er å tydeligjøre "en vei inn" for skolene i spørsmål som omhandler økonomi og regnskap. Videre legges det nå opp til oppfølging av økonomi på Divisjonsnivå fremfor avdelingsnivå. Divisjonenes økonomikoordinatorer hører organisatorisk til seksjonen, men vil sitte fysisk hos Divisjonen og dermed tett på prosessene. Det er et viktig grensesnitt opp mot Virksomhetsstyring. Formål • Bidra til effektiv og god økonomistyring på skolene og i UDAs divisjoner, og være bindeledd mellom det faglige kompetansemiljøet i stab og det operative miljøet i divisjonene og på skolene. Designprinsipper/rasjonale • Det operative regnskap- og økonomimiljøet samles for å etablere et styrket fagmiljø under felles ledelse, legge til rette for kompetanseheving på tvers, standardisert tilnærming til økonomistyring og regnskap i etaten og redusere personavhengighet • «En vei inn» for skolene i spørsmål som omhandler økonomi og regnskap • Ansvar for, og oppfølging av økonomi i UDA skal skje på divisjonsnivå og økonomi-kontaktene sitter fysisk hos divisjonen eller ved behov avdelinger som trenger bistand for å sikre god kjennskap til virksomheten. Hovedoppgaver Oppgavene i seksjonen kan beskrives som todelt; den ene delen er økonomioppfølgingen i divisjoner og på skolene, og den andre delen er den mer praktiske støtten til regnskapsføring. • Utarbeidelse og korrigering av regnskapet for skolene, herunder blant annet innen • Hovedbok og leverandørfaktura (fakturasentral) • Leverandørreskontro og kundereskontro • Gjennomføre direkte bankutbetalinger • Periodeavslutning og årsregnskap, samt bistand ved revisjon av regnskap • Kundeoppdrag og annen støtte innen regnskapsføring
  • 50. 50 • Oppfølging og veiledning avskolenes økonomistyring. • Oppfølging av økonomi i divisjonene og avdelingene (ny fra avdelinger med økonomikoordinator) • Følge opp budsjett og rapportering på divisjonsnivå • Støtte i oppfølging av budsjett og rapportering på avdelingsnivå • Fakturagodkjenning gjøres fremdeles i avdelingene • Gjennomføre kontrollaktiviteter (operativ internkontroll) i divisjonene og på skolene (ny fra ØKO) • Bidra i arbeidet med kompetansebygging innenfor økonomi, regnskap og administrasjon på skolene • Bistå Virksomhetsstyring med det funksjonelle systemeierskapet av økonomisystemet Unit4Agresso gjennom brukerstøtte av systemet. Sentrale grensesnitt • Virksomhetsstyring: som har ansvar for prosesser og føringer iht. etatens årshjul og kapitteloppfølgingen • Respektive divisjoner og tilhørende avdelinger: det vil være nødvendig for de som jobber med økonomistyring å sitte tett på divisjonene og delta i relevante møter og aktiviteter i divisjonen og avdelingene • Respektive skoler: for regnskapsstøtte og økonomioppfølging ved behov • Seksjon for Personaladministrasjon og lønn: kan ha visse overlapp og synergier, samt er en felles «kanal» inn til UDA 7.8 Seksjon for Dokumenthåndtering Seksjonen leverer en administrativ fellestjeneste og flyttes på rot fra dagens IKT avdeling. Formål • Bidra til digitalisering av etatens arkiver og faglig kompetanse på dokumenthåndtering Designprinsipper/rasjonale • Karakteriseres som en administrativ fellestjeneste og seksjonen er plassert under Avdeling for Administrative tjenester og rapporterer til avdelingsdirektør. Hovedoppgaver • Motta post for hele Utdanningsetaten elektronisk og papirbasert. Åpning og fordeling av post, herunder vurdering av hva som er arkivverdig dokumentasjon. • Støtte brukere i Websak. Lære opp brukere i administrasjonen og på skolene i Websak og saksbehandlingsregler. • Kontrollere registreringer i Websak. Ettergå og sikre at journalføringer er riktig utført.