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kintoneでワークフロー-プロセス管理を極める〜kintone Café JAPAN 2018

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2018/11/10に行われた、kintone Café JAPAN 2018で行ったセッションです。

kintoneでワークフローを作りたい!

業務プロセスを把握し、kintoneの考え方に落とし込んで整理し、プロセス管理・通知の設定を行うまでの過程を、実際にkintoneを操作しながら一緒に体験してみましょう。​

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kintoneでワークフロー-プロセス管理を極める〜kintone Café JAPAN 2018

  1. 1. 0© 2018 project asunote kintoneでワークフロー プロセス管理を極める! 2018/11/10 kintone Café JAPAN 2018 ハンズオンセッション プロジェクト・アスノート 松田 正太郎
  2. 2. 1© 2018 project asunote 自己紹介 Shotaro Matsuda https://pj.asunote.jp Twitter: @Shokun1108 Facebook: shokun1108 これまでの講演・LTなど: 2015/9/4 kintone Café 東京 Vol.4 https://www.joyzo.co.jp/corp_blog/archives/246 2015/10/15 kintone hive vol.2(事例講演) https://kintone.cybozu.com/jp/event/hive2015/10/report/ 2016/6/1 Cloud Day九州(基調講演) https://kintone-blog.cybozu.co.jp/event/000211.html 2017/11/10 kintone Café JAPAN 2017 http://ascii.jp/elem/000/001/592/1592069/ 松田 正太郎(まつだしょうたろう) プロジェクト・アスノート代表 かりんこラボ(プラグイン開発)プロデューサー 某総合化学メーカー所属 業務改善エバンジェリスト kintone 認定アプリデザインスペシャリスト(2017) ビジョン:「業務改善職」という新たな職種をこの世に作り出す kintone業務改善の支援や業務改善型人材を世の中に増やすため、 プロジェクト・アスノートを複業(個人事業)として主催。 (kintone活用・業務改善の支援、kintone人材の育成) これまでに作ったkintoneアプリは、のべ1500以上 たくさん
  3. 3. 2© 2018 project asunote 2 サービス説明
  4. 4. 3© 2018 project asunote かりんこラボ kintoneプラグイン
  5. 5. 4© 2018 project asunote アタラシイショクギョウ 発見マガジン 業務改善NOTE 業務改善事例の 執筆をしてます (ボランティアw) Vol.1, Vol.2, Vol.3
  6. 6. 5© 2018 project asunote 今日のアジェンダ 業務フロー図: ✓ スイムレーン ✓ 業務の流れ ✓ 業務プロセスの見直し 業務プロセス整理 プロセス管理設定 設定方法に慣れる: ✓ 設定画面のクセ ✓ +/×ボタンの挙動を理解する 基本フォーマット: ✓ フロー図からkintoneへ の翻訳 ✓ ステータス、作業者、ア クション 作業者の指定方法: ✓ ステータス移行の3つの条件 ✓ 作業者指定の3つの方法 プロセスの分岐: ✓ プロセスを分岐させる2つの方法 基本フォーマット ✓ テストの方法(1人or 複数ロールプレイ) ✓ 確認ポイント テスト 業務改善のストーリー形式で、プロセス管理を活 用するためのポイントを学んでいきましょう。 「習うより慣れろ」
  7. 7. 6© 2018 project asunote 慣れるための考え方
  8. 8. 7© 2018 project asunote 基礎知識編 kintoneプロセス管理を理解する 1. プロセス管理は難しい? 2. プロセス管理のイメージ 3. 基本的な用語 1. ステータス 2. アクション 3. 作業者
  9. 9. 8© 2018 project asunote プロセス管理は難しい?
  10. 10. 9© 2018 project asunote プロセス管理は kintoneだけ見ていると難しい
  11. 11. 10© 2018 project asunote なぜ難しいか kintoneアプリを作って使い始めるまでのプロセス 業務の整理・見直し kintone設定の準備 kintoneの設定 テスト、トライアル
  12. 12. 11© 2018 project asunote なぜ難しいか ふつうのアプリ 業務の整理・見直し kintone設定の準備 kintoneの設定 テスト、トライアル ここがメイン
  13. 13. 12© 2018 project asunote なぜ難しいか プロセス管理を使う場合は? 業務の整理・見直し kintone設定の準備 kintoneの設定 テスト、トライアル 業務を整理して kintone流に落とし込む
  14. 14. 13© 2018 project asunote イメージ kintoneプロセス管理のイメージ 作業の順番を流れで示したものではなく、業務の流れの中で、作成されたレコードの「今の状態(ステータ ス)」の推移を見える化したもの。というイメージ。 申請書を 作成する 上司に 申請する 承認する 完了業務プロセス 上司承認中 承認待ちの状態 申請書を作成中 の状態 完了 申請する 承認するレコードの状態 の推移 kintoneプロセス管理のイメージ あれして これして こうする作業の流れ
  15. 15. 14© 2018 project asunote 基本的な用語 ステータス 作業名ではなく、今そのレコード(案件)の状態がどうなのかを表す。 上司承認中 承認待ちの状態 申請書を作成中 の状態 完了 申請する 承認する
  16. 16. 15© 2018 project asunote 基本的な用語 アクション あるステータスから次のステータスに移行するときのアクションの名称。ボタンに表示される。 上司承認中 承認待ちの状態 申請書を作成中 の状態 完了 申請する 承認する
  17. 17. 16© 2018 project asunote 基本的な用語 作業者 あるステータスにおいて、次のステータスに移行するためのアクションを実行できる人や組織、グループ等 ステータスごとに設定される。 上司承認中 承認待ちの状態 申請書を作成中 の状態 完了 申請する 承認する 申請者 承認者
  18. 18. 17© 2018 project asunote 【ハンズオン】kintoneでワークフロー
  19. 19. 18© 2018 project asunote kintoneでワークフローを作る流れ 業務フロー図: ✓ スイムレーン ✓ 業務の流れ ✓ 業務プロセスの見直し 業務プロセス整理 プロセス管理設定 設定方法に慣れる: ✓ 設定画面のクセ ✓ +/×ボタンの挙動を理解する 基本フォーマット: ✓ フロー図からkintoneへ の翻訳 ✓ ステータス、作業者、ア クション 作業者の指定方法: ✓ ステータス移行の3つの条件 ✓ 作業者指定の3つの方法 プロセスの分岐: ✓ プロセスを分岐させる2つの方法 基本フォーマット ✓ テストの方法(1人or 複数ロールプレイ) ✓ 確認ポイント テスト
  20. 20. 19© 2018 project asunote 今回のケース この会社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。 情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリの作 成・修正依頼の対応を行っている。 この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。 今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。 1. kintoneチームは、メンバー3人 2. 依頼の種別 1. ユーザー登録、変更、削除 2. アプリの作成、修正 3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応
  21. 21. 20© 2018 project asunote 業務フロー図を書く
  22. 22. 21© 2018 project asunote ステップ1:スイムレーンを置く kintoneチーム 利用者 ⚫ 業務プロセスにおいて、出てくる人・組織、すなわち作業者をわかりやすく表記 ⚫ 利用部門は複数あるが、この業務はkintoneチームを中心とした利用部門とのやり取りなので、簡略化して1つにまとめる ⚫ 業務フローの表記手法はいろいろなものがあります。ここではBPMNという表記スタイルで記載しています。
  23. 23. 22© 2018 project asunote ステップ2:業務の流れを書く kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 し依頼する 対応作業実施 スタート 完了 ⚫ 初めと終わりを意識 ⚫ 利用者が依頼内容を記入し依頼することで業務がスタートする ⚫ kintoneチームが対応作業を行ったら完了となる
  24. 24. 23© 2018 project asunote ステップ3:ステータスの切り分け kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 依頼書作成中 対応中 完了 ⚫ 「依頼する」というのはステータス間の移行(後述するアクションで表現する) ⚫ 新規レコードが作成されてからの、そのレコードの状態を表す ⚫ これで完了という状態(ステータス:完了)も定義しておく
  25. 25. 24© 2018 project asunote ステップ4:アクション名(ボタン名) kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 依頼する 対応完了 依頼書作成中 対応中 完了 ⚫ そのアクションを実行する(ボタンを押す)人にとってわかりやすい名称にする
  26. 26. 25© 2018 project asunote 基本フォーマットで整理する
  27. 27. 26© 2018 project asunote 基本フォーマット kintoneプロセス管理を設定するための基本フォーマット 現ステータス 作業者 条件 アクション名 (ボタン名) 次のステータス 1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中 2 承認中 承認者 – 「承認する」 完了 「却下する」 却下 1.現ステータス:未処理 作業者は「担当者」であり、「申請(確認依頼)」ボタンを押すと、 次のステータス:確認中 に移行する 2.現ステータス:承認中 作業者は「承認者」であり、 1. 「承認する」ボタンを押すことで、次のステータス:完了 に移行する 2. 「却下する」ボタンを押した場合は、次のステータス:却下 に移行する 3.現ステータス:完了、却下 からは、他のステータスへの移行はない
  28. 28. 27© 2018 project asunote プロセス管理設定画面
  29. 29. 28© 2018 project asunote 現ステータス 作業者 条件 アクション名 (ボタン名) 次のステータス 1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中 2 承認中 承認者 – 「承認する」 完了 「却下する」 却下 プロセス管理設定画面(ステータス) 必要なステータスを先に設定します
  30. 30. 29© 2018 project asunote 現ステータス 作業者 条件 アクション名 (ボタン名) 次のステータス 1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中 2 承認中 承認者 – 「承認する」 完了 「却下する」 却下 プロセス管理設定画面(プロセス) 設定画面のレイアウトがわかりにくい
  31. 31. 30© 2018 project asunote 現ステータス 作業者 条件 アクション名 (ボタン名) 次のステータス 1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中 2 承認中 承認者 – 「承認する」 完了 「却下する」 却下 プロセス管理設定画面(プロセス) 各項目の +/- ボタンがわかりにくい 行を増やす/減らす 複数条件を設定 フィールド条件に よる分岐 作業者の選択に よる分岐
  32. 32. 31© 2018 project asunote 業務フローから基本フォーマットに変換 kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 依頼する 対応完了 依頼書作成中 対応中 完了 現ステータス 作業者 条件 アクション名 (ボタン名) 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 対応中 2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」 完了
  33. 33. 32© 2018 project asunote 基本フォーマットの解釈 現ステータス 作業者 条件 アクション名 (ボタン名) 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 対応中 2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」 完了 1.ステータス:依頼書作成中 作業者は「利用者」であり、「依頼する」ボタンを押すと、 次のステータス:対応中 に移行する 2.ステータス:対応中 作業者は「kintoneチーム」であり、対応作業を行った後、 「対応完了」ボタンを押すことで、次のステータス:完了 に移行する
  34. 34. 33© 2018 project asunote kintoneの設定
  35. 35. 34© 2018 project asunote アプリの準備 ⚫ 「はじめから作成」からアプリを作成。今回はプロセス管理の設定がメインなので、フォームには特にフィールドは必要ありませ ん。わかりやすい名前を設定して、保存します。
  36. 36. 35© 2018 project asunote プロセス管理の設定
  37. 37. 36© 2018 project asunote プロセス管理の設定 現ステータス 作業者 条件 アクション名 (ボタン名) 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 対応中 2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」 完了 ⚫ プロセス管理を有効にするチェックボックスを忘れずに ⚫ ステータス名を、業務プロセスの時系列順に設定しておくとわかりやすい
  38. 38. 37© 2018 project asunote プロセス管理の設定 ⚫ 今回は「アクション実行前のステータス」と「アクション実行後のステータス」、「アクション名」だけを設定 ⚫ 作業者は、依頼書作成中ステータスのみ「作成者」に設定し、対応中は何も設定しない(あとでテストするため)
  39. 39. 38© 2018 project asunote アプリを動かしてテストする
  40. 40. 39© 2018 project asunote アプリを動かしてテストする 1人でやる(1ユーザー): 各ステータスの作業者は設定しない、もしく は全て自分にする。 ※通知のテストはできない テストの方法 業務プロセス(ステータス): 設定した業務プロセスのすべてのルートが、 設定したとおりの動きになっているか確認し ます。 ステータス名・アクション名: このアプリを使う人や、あとでデータを活用 する人の視点で、ステータス名とアクション 名(ボタン名)がわかりやすくなっているか 確認します。 確認ポイント 1人でやる(ダミーユーザー): ダミーユーザーを複数登録する。別PCまたは 別ブラウザーを使い、複数ユーザーでログイ ンする方法 複数人でやる(ロールプレイ): 複数人のテストメンバーで実際に近い形で実 施する。
  41. 41. 40© 2018 project asunote 作業者を設定する
  42. 42. 41© 2018 project asunote 作業者の設定パターン ユーザーで設定する 組織で設定する グループで設定する プロセス設定で設定 フィールドで設定 次のユーザーから 作業者を選択 次のユーザー全員 次のユーザーのうち1人 ステータス変更の条件 作業者の指定方法 ⚫ ステータス変更の条件は、すなわち承認パターンを設定することになる。 ⚫ 業務プロセスにおける「承認者」「決裁者」等も、作業者として定義する。
  43. 43. 42© 2018 project asunote 作業者の設定パターン 次のユーザーから 作業者を選択 次のユーザー全員 次のユーザーのうち1人 ステータス変更の条件 次のユーザーから作業者を選択: アクションボタン操作時に、表示されるリストから、次のステータスの 作業者を選択する。 ✓ 前のステータス作業者が次の作業者を選択する 選択肢はあらかじめ設定(1人でもOK) ✓ 選択を忘れることが結構あるので注意
  44. 44. 43© 2018 project asunote 作業者の設定パターン 次のユーザーから 作業者を選択 次のユーザー全員 次のユーザーのうち1人 ステータス変更の条件 次のユーザー全員: 複数の作業者全員がアクションを実行したら、次ステータスに移行する ✓ 作業者のうち1人による操作で進めるアクションを設定可能 票が割れたときのために設定しておく方がいい (承認は全員。却下はそのうち1人。というような設定) 承 認 却 下
  45. 45. 44© 2018 project asunote 作業者の設定パターン 次のユーザーから 作業者を選択 次のユーザー全員 次のユーザーのうち1人 ステータス変更の条件 次のユーザーのうち1人: 複数の作業者の中で1人がアクションを実行したら、次ステータスに 移行。 ✓ チームは複数人いるが、自分の担当案件を自分で取りに行く というようなケース 承 認 ?
  46. 46. 45© 2018 project asunote プロセス管理の設定 ⚫ 依頼された作業は、kintoneチームのうち誰か1人が対応すればいいので、作業者には「次のユーザーのうち1人」を選択し、組織 またはグループで「kintoneチーム」を設定する。 対応中ステータスの作業者を設定
  47. 47. 46© 2018 project asunote 業務プロセスを改善する① プロセスを追加
  48. 48. 47© 2018 project asunote 運用を開始して数カ月後に行われた、振り返りミーティング K社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。 情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリ の作成・修正依頼の対応を行っている。 この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。 今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。 1. kintoneチームは、メンバー3人 2. 依頼の種別 1. ユーザー登録、変更、削除 2. アプリの作成、修正 3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応 「対応中」ステータスの対応作業を、どのメンバー が作業しているかがよくわからない。。。 自分がやろうとして作業を進めていたら、 もう既に別の人がやってた!!! 何をどう改善すれば いいでしょうか?
  49. 49. 48© 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 対応完了 担当者をアサインするプロセスを入れたい 担当者を アサインする 受付完了 依頼する ⚫ kintoneチームに依頼が来たら、作業を開始する前に、「誰がこの依頼を担当するのか」を決めるための状態(ステータス)を置く ⚫ 今回は3名のメンバーそれぞれがアクション操作可能で、①自分をアサイン ②別のメンバーをアサイン することができる。
  50. 50. 49© 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 対応完了 受付中 完了 ⚫ そのアクションを実行する(ボタンを押す)人にとってわかりやすい名称にする ステータス名、アクション名を考える 依頼書作成中 担当者を アサインする 受付完了 依頼する 対応中 受付完了 (担当者を選択) 担当者選択を忘れないよう、 ボタンに表記しておく
  51. 51. 50© 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 受付中 完了 基本フォーマットを修正する 依頼書作成中 担当者を アサインする 依頼する 対応中 受付完了 (担当者を選択) 現ステータス 作業者 条件 アクション名 (ボタン名) 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 受付中 2 受付中 kintoneチーム - 受付完了 (担当者を選択) 対応中 3 対応中 担当者 – 「対応完了」 完了 対応完了
  52. 52. 51© 2018 project asunote 業務プロセスを改善する ステータスを追加する 現ステータス 作業者 条件 アクション名 (ボタン名) 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 受付中 2 受付中 kintoneチーム - 受付完了 (担当者を選択) 対応中 3 対応中 担当者 – 「対応完了」 完了
  53. 53. 52© 2018 project asunote 運用中アプリの設定を変更するときの注意(ステータス) +ボタンをクリックして ステータスを追加する ここをドラッグして、 行の順番を移動する ステータス名を設定する ⚫ 名称変更以外では、既存のステータスの書き 換えはしない ⚫ 新たにステータスを追加する際は、行追加ボ タンから行う ⚫ ステータスを削除する際は、現在そのステー タスにあるレコードが無いことを確認する (運用中レコードがある場合は削除不可) ⚫ 一度削除したステータスと同じ名前は再度使 えない(運用開始したステータス名)
  54. 54. 53© 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する 現ステータス 作業者 条件 アクション名 (ボタン名) 次のステータス 1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 受付中 2 受付中 kintoneチーム - 受付完了 (担当者を選択) 対応中 3 対応中 担当者 – 「対応完了」 完了
  55. 55. 54© 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する ここの+をクリックして 行を追加する 1.行をひとつ増やす(=表のピンクの行を追加する)
  56. 56. 55© 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する 2.必要な設定を変更する(ステータスとアクション名)
  57. 57. 56© 2018 project asunote 作業者の設定パターン ユーザーで設定する 組織で設定する グループで設定する プロセス設定で設定 フィールドで設定 次のユーザーから 作業者を選択 次のユーザー全員 次のユーザーのうち1人 ステータス変更の条件 作業者の指定方法 ⚫ kintoneチームに依頼が来たら、3名のメンバーそれぞれがアクション操作可能で、①自分をアサイン ②別のメンバーをアサイン することができる → 「次のユーザーから作業者を選択」 指定方法はいろいろ手段があります
  58. 58. 57© 2018 project asunote 作業者の指定方法いろいろ ※メンバー変更時には設定の修正が必要なので注意 (アプリの管理権限が必要) 1.ユーザーで設定する(プロセス管理設定)
  59. 59. 58© 2018 project asunote 作業者の指定方法いろいろ ①事前に組織を登録し メンバーを所属させておく ②作業者の設定 組織を選択し「追加」する ※これを選択するのを 忘れることが多い 2.組織で設定する(プロセス管理設定)
  60. 60. 59© 2018 project asunote 組織に階層がある場合の注意 kintoneチーム 下位組織① チェックなし チェックあり 松田 ○ ○ メンバーAさん ○ ○ メンバーBさん ✕ ○ ⚫ 階層を持った組織を設定する場合は、 下位組織も含めるチェックの有無による 選択範囲の違いに注意が必要
  61. 61. 60© 2018 project asunote 作業者の指定方法いろいろ ①事前にグループを登録し メンバーを所属させておく ②作業者の設定 グループを選択し「追加」する 2.グループで設定する(プロセス管理設定)
  62. 62. 61© 2018 project asunote 作業者の指定方法いろいろ ①フォームに ユーザー選択、組織選択、 またはグループ選択 を配置しておく ②作業者の設定 「フィールドから選択」から選択 2.フィールドで設定する(プロセス管理設定)
  63. 63. 62© 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する 3.作業者の設定を確認 現ステータス 作業者の指定方法 作業者 条件 アクション名 (ボタン名) 次のステータス 1 依頼書作成中 ー 利用者 – 「依頼する」 受付中 2 受付中 次のユーザーのうち1人 kintoneチーム - 受付完了 (担当者を選択) 対応中 3 対応中 次のユーザーから選択 担当者 ※2で選ばれた人 – 「対応完了」 完了
  64. 64. 63© 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する 3.作業者の設定を確認
  65. 65. 64© 2018 project asunote 「次のユーザーから作業者を選択」で複数ユーザーを設定する場合の注意 作業者を選択するのは、前のステータスの作業者がアクションボタンを押すときであることに注意 このアクションを実行する人が 次のステータスの作業者を選択する
  66. 66. 65© 2018 project asunote こんな方法もあります レコードのフォームに担当者を入れるユーザー選択フィールドを設置し、受付時にレコードの編集を行い、 担当者を設定してからアクション実行 対応担当者(ユーザー選択)で 対応する担当者を選択・設定し、 レコード保存 レコードを編集 ステータスを進める (アクションボタン実行) メリット: レコードのデータとして対応 した担当者の情報を残すこと ができる(後でデータを活用 する場合等) デメリット: 編集操作がめんどくさい
  67. 67. 66© 2018 project asunote 業務プロセスを改善する② 業務プロセスの分岐
  68. 68. 67© 2018 project asunote ある利用者とのミーティングで出てきた意見 K社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。 情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリ の作成・修正依頼の対応を行っている。 この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。 今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。 1. kintoneチームは、メンバー3人 2. 依頼の種別 1. ユーザー登録、変更、削除 2. アプリの作成、修正 3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応 対応してもらった内容に、まだ不具合や追加要望が あるので、コメントでやり取りしてるけど、なんか 対応が遅い 作業が終わった時点でステータスが完了に なってしまうので、ついついその後の対応を 忘れてしまって・・・ 何をどう改善すれば いいでしょうか?
  69. 69. 68© 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 対応完了 利用者による確認プロセスを入れたい 担当者を アサインする 受付完了 依頼する ⚫ ユーザー登録等の単純作業は、作業終了後直接完了とするが、アプリの修正等の場合は、依頼してきた利用者による確認を行うた めのプロセスを入れる。 ⚫ 利用者確認後、対応内容がOKの場合はそのまま完了に、再度対応が必要な場合は「対応中」ステータスに戻すことができる。 利用者による 確認 完了 完了にする 利用者 確認依頼 再対応依頼
  70. 70. 69© 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム 利用者 依頼内容記入 対応作業実施 スタート 完了 利用者による確認プロセスを入れたい(ステータスの切り分け) 担当者を アサインする 利用者による 確認 完了 受付中 完了 依頼書作成中 対応中 利用者確認中 対応完了受付完了 依頼する 完了にする 利用者 確認依頼 再対応依頼 ⚫ 利用者による確認中の状態を、ステータス:利用者確認中 として設定。 ⚫ 確認の結果、OKであればそのまま完了に、何か追加対応が必要な場合は、対応中ステータスに戻す(差異対応依頼)。
  71. 71. 70© 2018 project asunote 業務プロセスを改善する 利用者による確認プロセスを入れたい 現ステータス 作業者の指定方法 作業者 条件 アクション名 (ボタン名) 次のステータス 1 依頼書作成中 ー 利用者 – 「依頼する」 受付中 2 受付中 次のユーザーのうち1人 kintoneチーム - 受付完了 (担当者を選択) 対応中 3 対応中 次のユーザーから選択 担当者 ※2で選ばれた人 – 「対応完了」 完了 「利用者確認依頼」 利用者確認中 4 利用者確認中 ー 作成者 – 「再対応依頼」 対応中 「完了にする」 完了
  72. 72. 71© 2018 project asunote プロセス管理の設定 kintoneの設定
  73. 73. 72© 2018 project asunote 業務プロセスの分岐のさせ方 1.作業者の意思で分岐する 今回のハンズオンでやったように、アクションボタンを複数設置し、 どちらを実行するかによってプロセスのルートを分岐させる方法。 内容を人が判断して対応を変えるような場合。 2.フィールドのデータによる条件分岐 フィールドに入力された数値や、ラジオボタン等のデータによって、表示させるアクションボタンを変更すること により、次に移行するステータスを変える。例えば、決済金額が○円以上であれば部長決裁が必要等。
  74. 74. 73© 2018 project asunote まとめ 今日学んだこと
  75. 75. 74© 2018 project asunote 今日のポイントまとめ 業務フロー図: ✓ スイムレーン ✓ 業務の流れ ✓ 業務プロセスの見直し 業務プロセス整理 プロセス管理設定 設定方法に慣れる: ✓ 設定画面のクセ ✓ +/×ボタンの挙動を理解する 標準フォーマット: ✓ フロー図からkintoneへ の翻訳 ✓ ステータス、作業者、 アクション 作業者の指定方法: ✓ ステータス移行の3つの条件 ✓ 作業者指定の3つの方法 プロセスの分岐: ✓ プロセスを分岐させる2つの方法 標準フォーマット ✓ テストの方法(1人or 複数ロールプレイ) ✓ 確認ポイント テスト
  76. 76. 75© 2018 project asunote 次の課題 ⚫アクセス権との組み合わせ ✓ アプリ ✓ レコード ✓ フィールド ⚫通知との組み合わせ ⚫プロセス管理の便利な活用法
  77. 77. 76© 2018 project asunote さいごに kintone業務改善のキモ
  78. 78. 77© 2018 project asunote アプリの完成は業務改善のスタート地点 業務の整理 見直し kintone設定の 準備 kintoneの設定 テスト トライアル 業務改善スタート
  79. 79. 78© 2018 project asunote 業務改善は楽しい! 「楽しいは正義」

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