kintoneでワークフロー-プロセス管理を極める〜kintone Café JAPAN 2018

0© 2018 project asunote
kintoneでワークフロー
プロセス管理を極める！
2018/11/10
kintone Café JAPAN 2018
ハンズオンセッション
プロジェクト・アスノート松田正太郎

自己紹介
Shotaro Matsuda
https://pj.asunote.jp
Twitter: @Shokun1108
Facebook: shokun1108
これまでの講演・LTなど：
2015/9/4 kintone Café 東京 Vol.4
https://www.joyzo.co.jp/corp_blog/archives/246
2015/10/15 kintone hive vol.2（事例講演）
https://kintone.cybozu.com/jp/event/hive2015/10/report/
2016/6/1 Cloud Day九州（基調講演）
https://kintone-blog.cybozu.co.jp/event/000211.html
2017/11/10 kintone Café JAPAN 2017
http://ascii.jp/elem/000/001/592/1592069/
松田正太郎（まつだしょうたろう）
プロジェクト・アスノート代表
かりんこラボ（プラグイン開発）プロデューサー
某総合化学メーカー所属
業務改善エバンジェリスト
kintone 認定アプリデザインスペシャリスト(2017)
ビジョン：「業務改善職」という新たな職種をこの世に作り出す
kintone業務改善の支援や業務改善型人材を世の中に増やすため、
プロジェクト・アスノートを複業（個人事業）として主催。
（kintone活用・業務改善の支援、kintone人材の育成）
これまでに作ったkintoneアプリは、のべ1500以上たくさん

2
サービス説明

かりんこラボ kintoneプラグイン

アタラシイショクギョウ
発見マガジン
業務改善NOTE
業務改善事例の
執筆をしてます
（ボランティアｗ）
Vol.1, Vol.2, Vol.3

今日のアジェンダ
業務フロー図：
✓ スイムレーン
✓ 業務の流れ
✓ 業務プロセスの見直し
業務プロセス整理プロセス管理設定
設定方法に慣れる：
✓ 設定画面のクセ
✓ ＋/×ボタンの挙動を理解する
基本フォーマット：
✓ フロー図からkintoneへ
の翻訳
✓ ステータス、作業者、ア
クション
作業者の指定方法：
✓ ステータス移行の３つの条件
✓ 作業者指定の３つの方法
プロセスの分岐：
✓ プロセスを分岐させる２つの方法
基本フォーマット
✓ テストの方法（１人or
複数ロールプレイ）
✓ 確認ポイント
テスト
業務改善のストーリー形式で、プロセス管理を活
用するためのポイントを学んでいきましょう。
「習うより慣れろ」

慣れるための考え方

基礎知識編 kintoneプロセス管理を理解する
1. プロセス管理は難しい？
2. プロセス管理のイメージ
3. 基本的な用語
1. ステータス
2. アクション
3. 作業者

プロセス管理は難しい？

プロセス管理は
kintoneだけ見ていると難しい

なぜ難しいか
kintoneアプリを作って使い始めるまでのプロセス
業務の整理・見直し
kintone設定の準備
kintoneの設定
テスト、トライアル

なぜ難しいか
ふつうのアプリ
kintoneの設定
ここがメイン

なぜ難しいか
プロセス管理を使う場合は？
kintoneの設定
業務を整理して
kintone流に落とし込む

イメージ
kintoneプロセス管理のイメージ
作業の順番を流れで示したものではなく、業務の流れの中で、作成されたレコードの「今の状態（ステータ
ス）」の推移を見える化したもの。というイメージ。
申請書を
作成する
上司に
申請する
承認する完了業務プロセス
上司承認中
承認待ちの状態
申請書を作成中
の状態
完了
申請する承認するレコードの状態
の推移
kintoneプロセス管理のイメージ
あれしてこれしてこうする作業の流れ

基本的な用語
ステータス
作業名ではなく、今そのレコード（案件）の状態がどうなのかを表す。
上司承認中
の状態
完了
申請する承認する

基本的な用語
アクション
あるステータスから次のステータスに移行するときのアクションの名称。ボタンに表示される。
上司承認中
の状態
完了

基本的な用語
作業者
あるステータスにおいて、次のステータスに移行するためのアクションを実行できる人や組織、グループ等
ステータスごとに設定される。
上司承認中
の状態
完了
申請者承認者

【ハンズオン】kintoneでワークフロー

kintoneでワークフローを作る流れ
✓ 業務の流れ
基本フォーマット：
の翻訳
✓ ステータス、作業者、ア
クション
テスト

今回のケース
この会社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。
情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリの作
成・修正依頼の対応を行っている。
この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。
今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。
1. kintoneチームは、メンバー３人
2. 依頼の種別
1. ユーザー登録、変更、削除
2. アプリの作成、修正
3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応

業務フロー図を書く

ステップ１：スイムレーンを置く
kintoneチーム
利用者
⚫ 業務プロセスにおいて、出てくる人・組織、すなわち作業者をわかりやすく表記
⚫ 利用部門は複数あるが、この業務はkintoneチームを中心とした利用部門とのやり取りなので、簡略化して１つにまとめる
⚫ 業務フローの表記手法はいろいろなものがあります。ここではBPMNという表記スタイルで記載しています。

ステップ２：業務の流れを書く
kintoneチーム
利用者
依頼内容記入
し依頼する
対応作業実施
スタート
完了
⚫ 初めと終わりを意識
⚫ 利用者が依頼内容を記入し依頼することで業務がスタートする
⚫ kintoneチームが対応作業を行ったら完了となる

ステップ３：ステータスの切り分け
kintoneチーム
利用者依頼内容記入
対応作業実施
スタート
完了
依頼書作成中
対応中完了
⚫ 「依頼する」というのはステータス間の移行（後述するアクションで表現する）
⚫ 新規レコードが作成されてからの、そのレコードの状態を表す
⚫ これで完了という状態（ステータス：完了）も定義しておく

ステップ４：アクション名（ボタン名）
kintoneチーム
対応作業実施
スタート
完了
依頼する
対応完了
依頼書作成中
対応中完了
⚫ そのアクションを実行する（ボタンを押す）人にとってわかりやすい名称にする

基本フォーマットで整理する

kintoneプロセス管理を設定するための基本フォーマット
現ステータス作業者条件
アクション名
（ボタン名）
次のステータス
1 未処理担当者 – 「承認依頼する」承認中
2 承認中承認者 –
「承認する」完了
「却下する」却下
1.現ステータス：未処理
作業者は「担当者」であり、「申請（確認依頼）」ボタンを押すと、
次のステータス：確認中に移行する
2.現ステータス：承認中
作業者は「承認者」であり、
1. 「承認する」ボタンを押すことで、次のステータス：完了に移行する
2. 「却下する」ボタンを押した場合は、次のステータス：却下に移行する
3.現ステータス：完了、却下からは、他のステータスへの移行はない

プロセス管理設定画面

アクション名
（ボタン名）
プロセス管理設定画面（ステータス）
必要なステータスを先に設定します

アクション名
（ボタン名）
プロセス管理設定画面（プロセス）
設定画面のレイアウトがわかりにくい

アクション名
（ボタン名）
プロセス管理設定画面（プロセス）
各項目の +/- ボタンがわかりにくい
行を増やす／減らす
複数条件を設定フィールド条件に
よる分岐
作業者の選択に
よる分岐

業務フローから基本フォーマットに変換
kintoneチーム
対応作業実施
スタート
完了
依頼する
対応完了
依頼書作成中
対応中完了
アクション名
（ボタン名）
1 依頼書作成中利用者 – 「依頼する」対応中
2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」完了

基本フォーマットの解釈
アクション名
（ボタン名）
1.ステータス：依頼書作成中
作業者は「利用者」であり、「依頼する」ボタンを押すと、
次のステータス：対応中に移行する
2.ステータス：対応中
作業者は「kintoneチーム」であり、対応作業を行った後、
「対応完了」ボタンを押すことで、次のステータス：完了に移行する

kintoneの設定

アプリの準備
⚫ 「はじめから作成」からアプリを作成。今回はプロセス管理の設定がメインなので、フォームには特にフィールドは必要ありませ
ん。わかりやすい名前を設定して、保存します。

プロセス管理の設定

アクション名
（ボタン名）
⚫ プロセス管理を有効にするチェックボックスを忘れずに
⚫ ステータス名を、業務プロセスの時系列順に設定しておくとわかりやすい

⚫ 今回は「アクション実行前のステータス」と「アクション実行後のステータス」、「アクション名」だけを設定
⚫ 作業者は、依頼書作成中ステータスのみ「作成者」に設定し、対応中は何も設定しない（あとでテストするため）

アプリを動かしてテストする

アプリを動かしてテストする
１人でやる（１ユーザー）：
各ステータスの作業者は設定しない、もしく
は全て自分にする。
※通知のテストはできない
テストの方法
業務プロセス（ステータス）：
設定した業務プロセスのすべてのルートが、
設定したとおりの動きになっているか確認し
ます。
ステータス名・アクション名：
このアプリを使う人や、あとでデータを活用
する人の視点で、ステータス名とアクション
名（ボタン名）がわかりやすくなっているか
確認します。
確認ポイント
１人でやる（ダミーユーザー）：
ダミーユーザーを複数登録する。別PCまたは
別ブラウザーを使い、複数ユーザーでログイ
ンする方法
複数人でやる（ロールプレイ）：
複数人のテストメンバーで実際に近い形で実
施する。

作業者を設定する

作業者の設定パターン
ユーザーで設定する
組織で設定する
グループで設定する
プロセス設定で設定
フィールドで設定
次のユーザーから
作業者を選択
次のユーザー全員
次のユーザーのうち１人
ステータス変更の条件作業者の指定方法
⚫ ステータス変更の条件は、すなわち承認パターンを設定することになる。
⚫ 業務プロセスにおける「承認者」「決裁者」等も、作業者として定義する。

作業者を選択
ステータス変更の条件次のユーザーから作業者を選択：
アクションボタン操作時に、表示されるリストから、次のステータスの
作業者を選択する。
✓ 前のステータス作業者が次の作業者を選択する
選択肢はあらかじめ設定（１人でもOK）
✓ 選択を忘れることが結構あるので注意

作業者を選択
ステータス変更の条件次のユーザー全員：
複数の作業者全員がアクションを実行したら、次ステータスに移行する
✓ 作業者のうち１人による操作で進めるアクションを設定可能
票が割れたときのために設定しておく方がいい
（承認は全員。却下はそのうち１人。というような設定）
承
認
却
下

作業者を選択
ステータス変更の条件次のユーザーのうち１人：
複数の作業者の中で１人がアクションを実行したら、次ステータスに
移行。
✓ チームは複数人いるが、自分の担当案件を自分で取りに行く
というようなケース
承
認
？

⚫ 依頼された作業は、kintoneチームのうち誰か１人が対応すればいいので、作業者には「次のユーザーのうち１人」を選択し、組織
またはグループで「kintoneチーム」を設定する。
対応中ステータスの作業者を設定

業務プロセスを改善する①
プロセスを追加

運用を開始して数カ月後に行われた、振り返りミーティング
K社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。
情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリ
の作成・修正依頼の対応を行っている。
2. 依頼の種別
「対応中」ステータスの対応作業を、どのメンバー
が作業しているかがよくわからない。。。
自分がやろうとして作業を進めていたら、
もう既に別の人がやってた！！！
何をどう改善すれば
いいでしょうか？

業務プロセスを改善する
kintoneチーム
対応作業実施
スタート
完了
対応完了
担当者をアサインするプロセスを入れたい
担当者を
アサインする
受付完了
依頼する
⚫ kintoneチームに依頼が来たら、作業を開始する前に、「誰がこの依頼を担当するのか」を決めるための状態（ステータス）を置く
⚫ 今回は３名のメンバーそれぞれがアクション操作可能で、①自分をアサイン ②別のメンバーをアサインすることができる。

kintoneチーム
対応作業実施
スタート
完了
対応完了
受付中完了
⚫ そのアクションを実行する（ボタンを押す）人にとってわかりやすい名称にする
ステータス名、アクション名を考える
依頼書作成中
担当者を
アサインする
受付完了
依頼する
対応中
受付完了
（担当者を選択）
担当者選択を忘れないよう、
ボタンに表記しておく

kintoneチーム
対応作業実施
スタート
完了
受付中完了
基本フォーマットを修正する
依頼書作成中
担当者を
アサインする
依頼する
対応中
受付完了
アクション名
（ボタン名）
1 依頼書作成中利用者 – 「依頼する」受付中
2 受付中 kintoneチーム－
受付完了
対応中
3 対応中担当者 – 「対応完了」完了
対応完了

ステータスを追加する
アクション名
（ボタン名）
受付完了
対応中

運用中アプリの設定を変更するときの注意（ステータス）
＋ボタンをクリックして
ステータスを追加する
ここをドラッグして、
行の順番を移動する
ステータス名を設定する
⚫ 名称変更以外では、既存のステータスの書き
換えはしない
⚫ 新たにステータスを追加する際は、行追加ボ
タンから行う
⚫ ステータスを削除する際は、現在そのステー
タスにあるレコードが無いことを確認する
（運用中レコードがある場合は削除不可）
⚫ 一度削除したステータスと同じ名前は再度使
えない（運用開始したステータス名）

kintoneの設定を変更する
アクション名
（ボタン名）
受付完了
対応中

ここの＋をクリックして
行を追加する
１．行をひとつ増やす（＝表のピンクの行を追加する）

２．必要な設定を変更する（ステータスとアクション名）

ユーザーで設定する
組織で設定する
グループで設定する
プロセス設定で設定
フィールドで設定
作業者を選択
ステータス変更の条件作業者の指定方法
⚫ kintoneチームに依頼が来たら、３名のメンバーそれぞれがアクション操作可能で、①自分をアサイン ②別のメンバーをアサイン
することができる → 「次のユーザーから作業者を選択」指定方法はいろいろ手段があります

作業者の指定方法いろいろ
※メンバー変更時には設定の修正が必要なので注意
（アプリの管理権限が必要）
１．ユーザーで設定する（プロセス管理設定）

①事前に組織を登録し
メンバーを所属させておく
②作業者の設定
組織を選択し「追加」する
※これを選択するのを
忘れることが多い
２．組織で設定する（プロセス管理設定）

組織に階層がある場合の注意
kintoneチーム
下位組織①
チェックなしチェックあり
松田 ○ ○
メンバーAさん ○ ○
メンバーBさん ✕ ○
⚫ 階層を持った組織を設定する場合は、
下位組織も含めるチェックの有無による
選択範囲の違いに注意が必要

①事前にグループを登録し
メンバーを所属させておく
グループを選択し「追加」する
２．グループで設定する（プロセス管理設定）

①フォームに
ユーザー選択、組織選択、
またはグループ選択
を配置しておく
「フィールドから選択」から選択
２．フィールドで設定する（プロセス管理設定）

３．作業者の設定を確認
現ステータス作業者の指定方法作業者条件
アクション名
（ボタン名）
1 依頼書作成中ー利用者 – 「依頼する」受付中
2 受付中次のユーザーのうち１人 kintoneチーム－
受付完了
対応中
3 対応中次のユーザーから選択
担当者
※２で選ばれた人
– 「対応完了」完了

３．作業者の設定を確認

「次のユーザーから作業者を選択」で複数ユーザーを設定する場合の注意
作業者を選択するのは、前のステータスの作業者がアクションボタンを押すときであることに注意
このアクションを実行する人が
次のステータスの作業者を選択する

こんな方法もあります
レコードのフォームに担当者を入れるユーザー選択フィールドを設置し、受付時にレコードの編集を行い、
担当者を設定してからアクション実行
対応担当者（ユーザー選択）で
対応する担当者を選択・設定し、
レコード保存
レコードを編集
ステータスを進める
（アクションボタン実行）
メリット：
レコードのデータとして対応
した担当者の情報を残すこと
ができる（後でデータを活用
する場合等）
デメリット：
編集操作がめんどくさい

業務プロセスを改善する②
業務プロセスの分岐

ある利用者とのミーティングで出てきた意見
K社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。
情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリ
の作成・修正依頼の対応を行っている。
2. 依頼の種別
対応してもらった内容に、まだ不具合や追加要望が
あるので、コメントでやり取りしてるけど、なんか
対応が遅い
作業が終わった時点でステータスが完了に
なってしまうので、ついついその後の対応を
忘れてしまって・・・
何をどう改善すれば
いいでしょうか？

kintoneチーム
対応作業実施
スタート
完了
対応完了
利用者による確認プロセスを入れたい
担当者を
アサインする
受付完了
依頼する
⚫ ユーザー登録等の単純作業は、作業終了後直接完了とするが、アプリの修正等の場合は、依頼してきた利用者による確認を行うた
めのプロセスを入れる。
⚫ 利用者確認後、対応内容がOKの場合はそのまま完了に、再度対応が必要な場合は「対応中」ステータスに戻すことができる。
利用者による
確認完了
完了にする
利用者
確認依頼
再対応依頼

kintoneチーム
対応作業実施
スタート
完了
利用者による確認プロセスを入れたい（ステータスの切り分け）
担当者を
アサインする
利用者による
確認完了
受付中完了
依頼書作成中
対応中
利用者確認中
対応完了受付完了
依頼する完了にする
利用者
確認依頼
再対応依頼
⚫ 利用者による確認中の状態を、ステータス：利用者確認中として設定。
⚫ 確認の結果、OKであればそのまま完了に、何か追加対応が必要な場合は、対応中ステータスに戻す（差異対応依頼）。

利用者による確認プロセスを入れたい
現ステータス作業者の指定方法作業者条件
アクション名
（ボタン名）
1 依頼書作成中ー利用者 – 「依頼する」受付中
2 受付中次のユーザーのうち１人 kintoneチーム－
受付完了
対応中
3 対応中次のユーザーから選択
担当者
※２で選ばれた人
–
「対応完了」完了
「利用者確認依頼」利用者確認中
4 利用者確認中ー作成者 –
「再対応依頼」対応中
「完了にする」完了

kintoneの設定

業務プロセスの分岐のさせ方
１．作業者の意思で分岐する
今回のハンズオンでやったように、アクションボタンを複数設置し、
どちらを実行するかによってプロセスのルートを分岐させる方法。
内容を人が判断して対応を変えるような場合。
２．フィールドのデータによる条件分岐
フィールドに入力された数値や、ラジオボタン等のデータによって、表示させるアクションボタンを変更すること
により、次に移行するステータスを変える。例えば、決済金額が○円以上であれば部長決裁が必要等。

まとめ
今日学んだこと

今日のポイントまとめ
✓ 業務の流れ
標準フォーマット：
の翻訳
✓ ステータス、作業者、
アクション
標準フォーマット
テスト

次の課題
⚫アクセス権との組み合わせ
✓ アプリ
✓ レコード
✓ フィールド
⚫通知との組み合わせ
⚫プロセス管理の便利な活用法

さいごに
kintone業務改善のキモ

アプリの完成は業務改善のスタート地点
業務の整理
見直し
kintone設定の
準備
kintoneの設定
テスト
トライアル
業務改善スタート

業務改善は楽しい！
「楽しいは正義」

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