Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

TIME MANAGEMENT

3,597 views

Published on

Bagi Pengunjung Slideshare yang Membutuhkan PELATIHAN PENGEMBANGAN MANAJEMEN, TIME MANAGEMENT atau MANAJEMEN PERUBAHAN ataupun PELATIHAN MANAJEMEN LAINNYA, DLL maka Anda dapat menghubungi Kami di : 0878-7063-5053 (Fast Response) dengan HARD-Hi SMART CONSULTING

Published in: Leadership & Management

TIME MANAGEMENT

  1. 1. Manajemen Waktu (Time Management) By. M. Shobrie H.W., SE, CFA, CLA, CPHR, CPTr. HARD-Hi SMART CONSULTING
  2. 2. Modul-1 PENDAHULUAN Pelatihan Time Management selalu dimuai dengan “Goal Setting”. Proses ini akan menghasilkan Rencana dengan Daftar Tugas ataupun Kalender Kegiatan. Seluruh Proses ini didukung dengan beberapa Keterampilan (Skill) yang harus mencakup : motivasi diri, keterampilan mendelegasi, perangkat organisasi, dan pengelolaan krisis. Kita akan membahas masalah-masalah tsb dalam Pelatihan ini. Cherish your dreams, as they are the children of your soul, the blueprints of your ultimate achievements. Napoleon Hill
  3. 3. Sasaran Pelatihan Menangani “Procrastination” Mengatur “Workspace” Mendelegasikan dengan Cara yang Lebih Efisien Merencanakan dan Memprioritaskan
  4. 4. Pratinjau sebelum Pelatihan Apa pemboros waktu yang paling besar bagi Anda? Apa yang sedang Anda lakukan saat ini untuk mengelola Waktu Anda? Apa yang membuat Anda menjadi lebih baik? Ungkapkan dengan satu Kalimat saja, Apa yang membuat Anda ingin mengikuti Pelatihan ini?
  5. 5. Modul-2 Membuat SMART Goals “Goal setting” dapat diterapkan di setiap bidang kehidupan. Menentukan “Goal” membuat Anda jadi selangkah di depan. Banyak orang yang menyalahkan sesuatu ataupun orang lain yang membuat dirinya salah langkah dalam hidup. Orang-orang yang sukses akan selalu mendedikasikan dirinya untuk mengambil tanggungjawab terhadap hal-hal yang tidak terduga maupun hal-hal yang tidak dapat dikendalikan oleh dirinya. The bad news is that time flies. The good news is that you are the pilot. Michael Altshuler
  6. 6. The 3 (three) – P’s Positive Personal Possible
  7. 7. Dengan Cara S.M.A.R.T. Specific (spesifik – rinci) Measurable (dapat diukur) Achievable (dapat dicapai) Relevant (relevan – erat kaitan) Timed (ada batasan waktunya) R M A S T
  8. 8. Lakukan Prioritas Tujuan Fokuskan secara mental hanya kepada Satu “Goal” saja Pilih “Goal” yang paling Ber-Dampak
  9. 9. Lakukan Visualisasi Gambaran Visualisasi Emotionalizing Vision board List of the benefits
  10. 10. Modul-3 Memprioritaskan Waktu Pengelolaan waktu lebih dari sekedar mengelola waktu kita, tetapi lebih kepada bagaimana mengelola diri kita sendiri terhadap waktu. Hal ini berarti berhubungan dengan keinginan untuk mencoba berbagai hal dan ide guna memperoleh cara yang paling tepat dalam pengelolaan dan pemanfaatan waktu tersebut. What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important. Dwight D. Eisenhower
  11. 11. Aturan 80:20 80% Hasil 20% Tindakan
  12. 12. Matrix : Penting & Urgent Urgent dan Penting Penting tapi Tidak Urgent Urgent tapi Tidak Penting Tidak Urgent dan Tidak Penting
  13. 13. Tegas (Assertive) Penjelasan yang Jujur Kemukakan Alasannya Berikan Alternatif Penolakan yang Tegas
  14. 14. Modul-4 Rencana yang Bijak Tanda-tanda bahwa pengelolaan waktu yang berhasil adalah dengan melakukan produktifitas yang konstan & konsisten setiap harinya. Punya rencana harian & komitmen akan membantu Anda lebih fokus dalam membuat prioritas atas hari- hari tertentu. A work well begun is half ended. Plato
  15. 15. Buat Produktifitas Harian Anda Pindah ke Tugas yang belum selesai Tandai hal-hal yang sudah diselesaikan Tugas-tugas yang diprioritaskan Buku Catatan
  16. 16. Maksimumkan Kekuatan Produktifitas Harian Diri Anda Rencanakan satu malam sebelumnya Bawa selalu bersama Anda buku harian Anda Ciptakan Sensasi Kepuasan Buang tugas yang sudah ditunda 3 kali
  17. 17. Kendi/Botol Kaca : Batu, Kerikil, Pasir, dan Air Batu Kerikil Pasir Air
  18. 18. Gumpal, Ganjal, dan Pegang ! Gumpal Ganjal Pegang
  19. 19. Siap, Tembak, Tujuan ! Jangan Terlalu Berencana Ambillah Tindakan Sesuaikan Tujuanmu
  20. 20. Modul-5 Tangani “Procrastination” “Procrastination” artinya menunda- nunda tugas-tugas pekerjaan yang seharusnya menjadi prioritas. Kemampuan untuk bisa menangani “Procrastination” serta menangani Tugas-tugas Penting merupakan Tanda-tanda Kesuksesan Seseorang… I am a great believer in luck, and I find the harder I work, the More I have of it. Thomas Jefferson
  21. 21. Mengapa Kita “Procrastinate” Merasa Kewalahan Kurang Semangat Takut Gagal Tak ada “Deadline” yang Jelas Sumber Daya yang tidak mendukung Tak tahu harus memulainya dari mana
  22. 22. 9 Cara Menangani Procrastination Coret Delegasi Kerjakan Minta Nasehat Potong- potong Dgn Aturan 15 Menit Perjelas “deadline” Beri Imbalan Hilangkan Selingan
  23. 23. Makanlah Katak itu ! “Jika Anda harus memakan salah satu dari 2 ekor katak, maka Makanlah yang paling Jelek !"
  24. 24. Modul-6 Penanganan Krisis Dengan Perencanaan yang lebih baik, efisiensi yang meningkat, serta produktivitas yang bertambah maka jumlah Krisis yang akan Anda temui akan Berkurang ! Namun, Anda tak bisa berencana untuk segalanya, maka dalam Modul ini Kita akan melihat Apa-apa saja yang harus dilakukan jika Krisis terjadi. In a crisis, be aware of the danger, but recognize the opportunity. John F. Kennedy
  25. 25. Bila Terjadi Badai Siapa-siapa saja yang boleh tahu tentang keadaan ini ? Peristiwa apa yang akan menjadi dampaknya ? Apa yang akan terjadi berikutnya ? Apa yang menyebabkannya ? Apa yang terjadi ?
  26. 26. Membuat Sebuah Rencana Kenali Masalahnya Putuskan dengan Solusi Uraikan bagian-bagiannya Buatlah Jadwal/Waktu yang Tepat
  27. 27. Merealisasikan Rencana Evaluasi Rencana yang berjalan Tetap teratur pada rencana semula Komunikasikan kepada orang lain
  28. 28. Lessons Learned ( Pembelajaran ) Mengapa hal itu terjadi Belajar dari Kejadian itu Persiapan
  29. 29. Modul-7 Atur “Workspace” Supaya pengelolaan waktu Anda Efektif dan Produktif setiap harinya maka Anda harus menciptakan Lingkungan yang selalu Kondusif. Dengan menghilangkan Kekusutan, “filing system” yang rapih, dan selalu mengumpulkan alat-alat kerja utama, serta pengelolaan “Alur Kerja” yang baik maka Anda akan selalu berada pada Kondisi yang BENAR dalam mengelola “Workspace” yang Kreatif dan Efektif. The only thing even in this world is the number of hours in a day. The difference in winning or losing is what you do with those hours. Woody Hayes
  30. 30. Hilangkan Kekacau-balauan : Pekerjaan Acuan Capaian
  31. 31. Mengelola ALUR KERJA Pilih satu tugas untuk dikerjakan Batasi waktu Anda Abaikan hal-hal lainnya Jangan ada jeda / interupsi Beri imbalan diri Anda
  32. 32. Berhubungan dengan E-mail E-mail sebaiknya ditangani secara “Batch” Buatlah pengaturan untuk Pengiriman E-mail Buatlah Folder2 untuk Topik-topik yg berbeda
  33. 33. Menggunakan Kalender Susun & Aturlah Tugas- tugas Kenali Polanya Perbaiki Alur Kerjanya
  34. 34. Modul-8 Delegasi membuat Mudah Jika Anda mengerjakan Pekerjaan Anda sendirian, begitu banyak pekerjaan yang harus Anda kerjakan. Salah satu cara yang paling umum untuk memecahkan hal ini adalah dengan jalan Mendelegasikannya kepada orang lain (bawahan). Mula-mula “delegasi” dapat dirasakan spt ada pertentangan daripada kebaikannya. Dengan “delegasi” yang efektif Anda akan dapat memperbanyak jumlah pekerjaan yang dapat Anda lakukan & selesaikan. The best executive is the one who has sense enough to pick good men to do what he wants done, and self- restraint enough to keep from meddling with them while they do it. Theodore Roosevelt
  35. 35. Kapan untuk Mendelegasi Kesempatan untuk Menumbuhkan Keterampilan Bawahan Mengerjakan Kembali atas Tugas-tugas tsb Tugas-tugas yang “Non-critical”
  36. 36. Apa yang Anda Delegasikan ? Pengalaman, Pengetahuan, dan Keterampilan Waktu dan Sumber2 Daya Yang Membutuhkan Supervisi Beban Kerja yang ada Saat ini
  37. 37. Bgm Anda Harus Mendelegasi ? Prakarsai Tindakan, kemudian mintalah laporannya secara berkala Bertindak, lalu beritahu hasilnya segera Buat rekomendasi, lalu bertindaklah Tanyakan apa-apa yang harus dilakukan Tunggu, lalu beritahukan apa-apa yang harus dilakukan Lingkaran2 yang Saling Berhubungan
  38. 38. Jaga Pengendalian (Control) Arahkan anggota2 team Anda Siap sedia untuk pertanyaan Jangan “micro-manage” Tanya Solusi-solusinya
  39. 39. Pentingnya “Full Acceptance” Tinjaulah dengan Seksama Hanya menerima Pekerjaan yang sudah Rampung (Komplit) Akui & Berilah Imbalan (Reward)
  40. 40. Modul-9 Melaksanakan Ritual Ritual dan rutinitas sebenarnya dapat membantu Anda guna meningkatkan spontanitas dan “fun” di dalam kehidupan Anda… Sebab Tugas-tugas Rutin sudah terencana dengan baik sehingga Anda punya banyak Energi lebih yang dapat dipakai pada tugas2 tsb yang akan membawa Anda lebih dekat kepada Tujuan Anda… Discipline is the bridge between goals and accomplish- ment. Jim Rohn
  41. 41. Apakah Ritual itu ? Ritual Mengenali WAKTU Mengenali SUB-SUB TUGAS Mengenali TUGAS- TUGAS
  42. 42. Peng-Ritual-an atas : Tidur, Makan, dan Latihan Biasakan sebuah Ritual sebelum Anda TIDUR Rencanakan MAKAN untuk Minggu Depan Usahakan LATIHAN 1 Jam sebanyak 3 Kali dalam Seminggu
  43. 43. Beberapa CONTOH Ritual : Pemajangan Baju satu malam Sebelumnya Menyiapkan Makan Siang Mengumpulkan Kegiatan-kegiatan Kebersamaan
  44. 44. Gunakan Ritual untuk Mengoptimalkan Waktu Anda Membaca selama 10 menit selagi istirahat Tarif Nafas dalam-dalam dan Menguletlah Bersihkan “a small area” “Update” Buku Harian Anda Pesan Makan siang pribadi di samping Anda
  45. 45. Modul-10 Mengelola Rapat Sedikit sekali orang yang menantikan Rapat dengan riang dan harapan baik. Terlalu banyak Rapat-rapat yang Tak punya Tujuan dan Struktur yang jelas. Namun, hanya dengan “sedikit alat” Anda dapat membuat setiap Rapat Anda menjadi sangat Baik serta Berguna bagi Penggunaan waktu milik orang lain… History is written by people who attend meetings, and stay until the end, and keep the minutes. Anonymous
  46. 46. Putuskan hanya Jika : “Rapat adalah sesuatu yang Penting” Peserta Pengamat
  47. 47. Gunakan Pendekatan “P-A-T” TimeAgendaPurpose
  48. 48. Membangun Agenda TIME ITEM PRESENTER 2:05-2:10 1. Agenda and Meeting Purpose Jill Smith 2:10-2:20 2. Review of Current Invoice Signing Process Joe King 2:20-2:40 3. Review of New Invoice Signing Process Joe King 2:40-2:50 4. Questions and Answers Joe King 2:50-2:55 5. Wrap-Up Jill Smith
  49. 49. Jaga segala sesuatunya selalu : “On The Track” Berpegang pada “Agenda” Tindaklanjut atas “Missed items” Mempertemukan “Agreement”
  50. 50. Pastikan bahwa : “Rapat itu Bermanfaat” Ikhtisar Tindakan- tindakan Time Progress Tindak- lanjut Agenda
  51. 51. Modul-11 Pilihan-pilihan Rapat Kadangkala, rapat secara tatap muka bukan sebuah solusi yang paling baik. Dalam Modul ini, kita akan menunjukkan Alternatif-alternatif Rapat yang dapat membantu Anda & Team Anda menghemat waktu Anda serta dengan lebih produktif. Jangan Lupa, meskipun Anda menggunakan Rapat Alternatif, tetapi Anda masih tetap harus menggunakan Pendekatan P-A-T tersebut, mencatat isi rapat, kemudian mendistribusikan catatan2 “post-meeting” dan “action items” tsb. Our meetings are held to discuss many problems which would never arise if we held fewer meetings. Ashleigh Brilliant
  52. 52. Instant Messaging (IM) & Chat Rooms (Chatting) Berpegang pada Agenda Aturan “Ground (offline)” Catat (minutes)
  53. 53. Konferensi Jarak Jauh Screen sharing (Berbagi Layar) Interactive whiteboards (Papan Tulis Interaktif) Recordable (Dapat Direkam)
  54. 54. E-mail Lists & Online Groups Moderator Interaksi yang sedang Berjalan Punya Tujuan (purpose)
  55. 55. Aplikasi Kolaborasi Collaborate Authorstream Skype Slideshare
  56. 56. Modul-12 PENUTUP Meskipun Pelatihan ini segera akan Berakhir, namun Kami berharap bahwa Perjalanan Anda untuk Meningkatkan Keterampilan “Time Management” Anda baru saja dimulai… Silahkan Anda Tinjau sejenak serta Perbarui “Action Plan” Anda. Karena Hal ini akan jadi “A key tool” guna memandu “Progress” Anda secara harian, mingguan, bulanan bahkan tahunan untuk segera tercapai. It has been my observation that most people get ahead during the time that others waste time. Henry Ford
  57. 57. Kata-kata Bijak Harvey Mackay: Waktu adalah Gratis tetapi ia Tak Ternilai harganya. Anda dapat memilikinya tetapi Anda harus menggunakannya. Anda tak dapat menjaganya tetapi hanya dapat menghabiskannya. Sekali saja Anda kehilangannya maka Anda tak akan pernah dapat kembali lagi kepadanya. Napoleon Bonaparte: Ambil waktu Anda secara tenang dan berhati-hati, namun jika Waktu untuk bertindak sudah tiba maka Berhentilah berfikir saja tetapi segeralah Bertindak. Steve Jobs: Waktu Anda terbatas, maka janganlah memboroskannya dengan hidup di dalam kehidupan orang lain. Benjamin Franklin: Anda dapat menunda-nunda tetapi Waktu tidak.
  58. 58. Terimakasih ThankYou Arigato Danke Please Contact HARD-Hi SMART CONSULTING www.hardhismart-consulting-blogspot.com

×