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Googleツールを使いこなして世界中の仲間と楽しく仕事を進めよう【初心者向け】

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「Googleを活用したいけれども、何から使い始めたらいいのかわからない」といった個人向けに2017/3/1に実施したワークショップのスライドです。
以下の7つについて利用のポイントを簡単にまとめているので、よろしければご覧ください。
Googleドキュメント、ドライブ、フォト、カレンダー、ハングアウト、アラート、フォーム

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Googleツールを使いこなして世界中の仲間と楽しく仕事を進めよう【初心者向け】

  1. 1. Googleツールを使いこなして 世界中の仲間と楽しく仕事を進めよう (検索/Gmail/ハングアウト/カレンダー/アラート etc.) 2017年 3月1日 New beginnings株式会社 八島 伸介 Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  2. 2. 今日のテーマを楽しむコツ 各ツールの使い方を覚えようとしない 使いたい場面を 思い浮かべる 使いたいツール を見つける Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  3. 3. 今日のゴール Googleの便利機能を知る 使ってみたい機能を1つ見つける 使い方は検索すればすぐにわかるので 必要になったら調べて覚えればOK! Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  4. 4. お金をかけずに簡単に使える ベストな手段だからです。 そもそも、 なぜGoogleがオススメなのか? Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  5. 5. でも、 今からGoogleの使い方を覚えなきゃなら ないなんて・・面倒だなぁ~ Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  6. 6. ちょっと、待った!! Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  7. 7. つまみ食いOKです。 全てをGoogleに変える必要はありません。 Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  8. 8. Googleをオススメする2つの理由
  9. 9. マイクロソフト製品はすべて有償・・ Microsoft HPより(https://products.office.com/ja-jp/buy/office) 思ったよりも高い・・ Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  10. 10. アカウント管理が大変・・ パスワード5回忘れた・・ Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  11. 11. 安心してください! Gmailアカウントをつくれば、 アカウント1つだけで全てのツールを無料で使えます。 Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  12. 12. 「百聞は一見に如かず」 ということで、ここから先は 実際に操作しながら進めていきます。 Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  13. 13. 使いたいツールは7つだけ Gmailアカウント この7つのツールだけで イベントの運営効率が格段に上がります。 Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  14. 14. 出来ること一覧 No アプリ名 できること 1 カレンダー スケジュール共有、ミーティング資料共有など 2 フォーム イベント前後のアンケート実施、集計 3 ドキュメント ミーティングの記録を複数人で閲覧、編集 4 ハングアウト チャット、ビデオ通話(カレンダーと連携すると便利) 5 ドライブ あらゆるデータの管理、共有、バックアップ 6 フォト 写真のバックアップ、デコレーション、シェア 7 アラート 知りたい情報を自動で集めてメールでお知らせ Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  15. 15. Googleアプリ使用スタートの3ステップ ① Googleにログイン しておく ② アプリ選択のアイコ ンをクリック ③ 使いたいアプリの アイコンをクリック この流れは他のアプリも同じです Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  16. 16. いざ実践! Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  17. 17. おすすめの使い方 - 基本編 <5つの便利アプリのご紹介> ①ドキュメント、②ドライブ、③フォト、④ハングアウト、⑤アラート
  18. 18. ① 効率よく記録を残す もうこんな面倒なことをしなくてOKです! 議事録を作成して、メールで送る メールで指摘された内容を反映して、またメールで送る こうすればすべて解決 ミーティング中にドキュメントを参加者に共有 参加者が各自で修正する Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  19. 19. Googleドキュメント使用方法 ① タイトルつける 自動保存 ② 共有ボタンをクリック ③ 共有先のメール アドレスを入力 ④ 共有相手の権限設定 (個別選択可能) ※ リンクでの共有可能(データをメールに貼付け不要) Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  20. 20. ② サクッとデータを共有する もうこんな面倒なことをしなくてOKです! イベント後の写真をメールする 最新のミーティングメモを都度参加者に送付 こうすればすべて解決 関係者にフォルダの利用権限を付与する 共有したフォルダのなかでデータを管理する(15GBまで無料) Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  21. 21. Googleドライブで共有フォルダを作る手順 ① 右クリックして新しい フォルダを選択 ② 共有したい人のメール アドレスを入力する ③ 共有相手への メッセージを記入 ④ ドキュメントと同様に 編集権限を設定 <追加情報1> 右クリック時に表示される アプリ名はクラウド版の MS Officeと思うとイメージが わきやすいです。 <Google> <MS> ドキュメント :ワード スプレッドシート:エクセル スライド :パワーポイント <追加情報2> データを幅広く共有する時は、 運営メンバー以外は「閲覧のみ可」 にすれば、安心してフォルダを 共有できます Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  22. 22. Googleドライブでファイル共有後にできること ① 開くをクリック ① ドライブ内の共有アイ テムをクリック ② ファイルを選択して アップロード or ② ドラッグ&ドロップ Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  23. 23. ③ スマホからでも写真の共有は簡単 もうこんな面倒なことをしなくてOKです! 写真をまとめてLINEやメールで送る 画像加工のアプリとの使い分け こうすればすべて解決 アルバム作成して、シェアすれば個別送付不要 コラージュやGIF画像作成もこれで完結! Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  24. 24. Googleフォトの使用方法まとめ 【具体的な操作フローは以下のブログがわかりやすいです】 かみあぷ:【連載】これだけ読めばGoogleフォトマスター!最終回は超基本から応用まで使い方を総まとめ STEP1:スマホで「Googleフォト」アプリをダウンロード STEP2:スマホの写真フォルダと「Googleフォト」を同期する STEP3:Googleドライブの「Googleフォト」タブに移動 スマホの画像デー タのバックアップ 複数のデバイスで のデータ利用 友人や家族とのア ルバム共有 Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  25. 25. Googleフォトの使用方法まとめ <PC><スマホ> スマホアプリで バックアップされると ドライブのフォトフォルダ にも同期される Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  26. 26. ④ ビデオ通話とチャットもサクッとスタート もうこんな面倒なことをしなくてOKです! Skype、LINE、FBメッセンジャーを使い分けなくてよくなる ミーティングスケジュールを個別連絡&出欠管理(※応用編) こうすればすべて解決 ハングアウトに招待する カレンダーを併用する(※応用編) Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  27. 27. Googleハングアウト利用方法①(Gmailユーザー間) <番外編> Gmailユーザー以外を招待すると 以下の招待メールが届く (その後アカウント登録必要) ① 追加ボタンを クリック ② 招待したい人のメー ルアドレスを入力 Gmail画面に以下のポップアッ プが登場したら招待完了 Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  28. 28. Googleハングアウト使用方法②(Gmailユーザー以外も招待&複数人参加) 利用したいコミュニケーシ ョン方法を選択 ※ここでは一番機能が多いビデオハング アウトの使用方法をご案内します。 Googleカレンダーに登録の予定 が表示されます。 そのうち、参加予定の項目を選 択する。 Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  29. 29. Googleハングアウト使用方法③(Gmailユーザー以外も招待&複数人参加) <使い方のポイント> 以下の2つの場合は、メールアドレスを入力して 直接招待が必要になります。 1)Gmailユーザーでない場合 2)カレンダーで予定に招待していない Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  30. 30. ⑤ 情報収集を自動化する もうこんな面倒なことをしなくてOKです! 気になる情報を定期的に検索 ヒットした情報をメモ こうすればすべて解決 アラートに気になるテーマを登録 ☞ これだけで該当した記事の情報が届きます。 Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  31. 31. Googleアラートの使用方法 ② 通知頻度を選択 ③ 情報を収集してくる 情報ソースを選択 ④ 情報収集範囲を選択 ⑤ 通知先メールアドレスを入力 ① 知りたいキーワード を入力 登録後に実際に届く通 知メール Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  32. 32. おすすめの使い方 - 応用編
  33. 33. 活用例1: 効率よくテレビ会議をする <事前準備> 1. スケジュールを登録 2. 参加者を招待 3. 説明欄にミーティング内容を書く 4. 添付資料貼り付け <ミーティング時> 1. ビデオ通話をクリック 2. 添付ファイルをクリック Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  34. 34. ⑤招待したい人のメー ルアドレスを入力 ①イベント名・開催日 時を登録 ②開催場所を登録 ③イベント概要を 書いてメールを打つ 手間を省く ④資料がある場合 は添付しておく 事前準備 当日やること ①クリックしてデ ータを開く ②クリックしてハン グアウトに入る テレビ会議の運営を効率化するための7つのアクション Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  35. 35. 活用例2: イベントの運営効率を高める やりたいこと お役立ちツール 使える機能 イベント準備のミーティングを メンバーにお知らせしたい カレンダー 出欠管理 申込み管理と事前調査をしたい フォーム 申込み管理&アンケート ミーティングの記録を残したい (役割分担、進捗管理など) ドキュメント イベントプラン記録 イベント運営メンバー用の データをまとめておきたい ドライブ データ管理&共有 Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.
  36. 36. Googleフォーム使用方法 ● 細かい操作はこちらの記事をご参照ください 『Googleドライブ「フォーム」の使い方活用術!自動収集機能付きアンケートを作ってみる!』 項目設定や質問方法、集計結果 を様々な方法で確認できます。 用途に応じて使い分けが必要に なります。 質問内容 (フリー入力) 質問形式 ページデザイン フォーム 送信 プレビュー ページトップ デザイン Copyright(c) New beginnings, Inc. All rights reserved.

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