Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

การจัดการเอกสารด้วย Micosoft office word

2,067 views

Published on

การจัดการเอกสารด้วย Micosoft office word

Published in: Software
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

การจัดการเอกสารด้วย Micosoft office word

  1. 1. การจัดการงานเอกสาร ดวยโปรแกรม Microsoft Word โดย อาจารยไมตรี ริมทอง อาจารยชัดชัย แกวตา คณะบริหารธุรกิจและการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏอุบลราชธานี คณะวิทยาการคอมพิวเตอร มหาวิทยาลัยราชภัฏอุบลราชธานี
  2. 2. สารบัญ เนื้อหา 0การจัดการเอกสารเบื้องตน0 ..........................................................................................................1 บทที่ 1 พื้นฐานเบื้องตนกับการจัดการเอกสารดวยโปรแกรม Microsoft Office.............................3 เริ่มตนการใชโปรแกรม0 .................................................................................................................3 การสรางเอกสารใหม0 ....................................................................................................................5 การสรางเอกสารใหมจากเทมเพลต0 ..............................................................................................6 การตั้งคาหนากระดาษ0 .............................................................................................................. 11 การทํางานกับขอความ0 .............................................................................................................. 13 การจัดรูปแบบตัวอักษร0 ............................................................................................................. 14 การแทรกภาพและ Clip Art ลงในเอกสาร0 ................................................................................ 17 บทที่ 2 การแบงหนาเอกสารการใสเลขหนา0 .............................................................................19 ขั้นตอนการแบงหนาการแบงหนามีประโยชนสําหรับใชในการแบงเอกสารออกเปนสวน ๆ เพื่อใหสามารถเพิ่ม ขอมูลเฉพาะสวนที่ตองการ0 ................................................................................................19 ขั้นตอนการใสเลขหนา0 .............................................................................................................. 25 บทที่ 3 บทปฏิบัติการการทํารายงานหนึ่งเลม0 ...........................................................................25 เตรียมโปรแกรม Microsoft Word........................................................................................... 26 ขั้นตอนการแยกดังนี้0 ................................................................................................................. 27 บทที่ 4 การสรางสมการคณิตศาสตร0 ....................................................................................28 โครงสรางสมการ (Structures)................................................................................................. 30 บทที่ 5 การทําจดหมายเวียน (Mail Merge).....................................................................31 ขั้นตอนการทําจดหมายเวียน0 ..................................................................................................... 32 อางอิง0 ........................................................................................................................ ๔๔
  3. 3. สารบัญภาพ ภาพที่ 1 เริ่มตนการใชโปรแกรม Microsoft word 2007(Windows 7, Windows XP, Windows 8)...................2 ภาพที่ 2 แสดงขอมูลโปรแกรมชุด Microsoft office..............................................................................................3 ภาพที่ 3 เริ่มตนการใชโปรแกรม Microsoft word 2007.........................................................................................4 ภาพที่ 4แสดงภาพการสรางเอกสารใหม0 ....................................................................................................................5 ภาพที่ 5สรางเอกสารเปลา0 .........................................................................................................................................6 ภาพที่ 6 การสรางเอกสารจากเทมเพลต0...................................................................................................................7 ภาพที่ 7หนาเอกสารที่ไดจากการสรางจากเทมเพลต0 .................................................................................................8 ภาพที่ 8 แสดงภาพการบันทึกขอมูลลงในเครื่องคอมพิวเตอร0...................................................................................9 ภาพที่ 9 การเลือกชนิดของเอกสารที่ตองการบันทึก0 ..................................................................................................9 ภาพที่ 10แสดงการปดเอกสาร0 .................................................................................................................................10 ภาพที่ 11 การออกจากโปรแกรม0 ...........................................................................................................................11 ภาพที่ 12 การตั้งคาหนากระดาษ0 ............................................................................................................................12 ภาพที่ 13 กําหนดรูปแบบกระดาษตามตองการ0.......................................................................................................13 ภาพที่ 14 เครื่องมือทํางานกับขอความ0 ....................................................................................................................14 ภาพที่ 15แบบตัวอักษร0 ............................................................................................................................................14 ภาพที่ 16 การจัดรูปแบบตัวอักษร0 ........................................................................................................................15 จาก ภาพที่ 17เราจะตองเลือกรูปแบบตัวอักษรกอนแลวคอยเลือกหนาตางแบบตัวอักษร0 ......................................15 ภาพที่ 18 รูปแบบการใสหมายเลขขอความ0 .............................................................................................................16 ภาพที่ 19 ใสหมายเลขขอความที่ไดหมายเลขลําดับ หรือสัญลักษณ Bullet หนาขอความ0 ....................................17 ภาพที่ 20 แสดงการแทรกภาพจากไฟล0 ...................................................................................................................18 ภาพที่ 21 แทรกภาพจากไฟล0 ..................................................................................................................................19 ภาพที่ 22การแบงหนา Next Page........................................................................................................................20 ภาพที่ 23 จะไดเหมือนในเนื้อหา0 .............................................................................................................................21 ภาพที่ 24 การใสสารบัญ0 ........................................................................................................................................22 ภาพที่ 25 การใสสารบัญอัตโนมัติ0 ............................................................................................................................23 ภาพที่ 26 ขั้นตอนนี้สําคัญเมื่อมีการแบงสวนเรียบรอยตองเลือก0............................................................................24 ภาพที่ 27 การแทรกเลขหนา0 ...................................................................................................................................25 ภาพที่ 28 แสดงแท็บInsert แทรก0 ...........................................................................................................................28 ภาพที่ 29 หมายเลข 2 จะปรากฏแถบเครื่องมือ Equation Tools (เครื่องมือสมการ) ซึ่งแท็บDesign (ออกแบบ) เราสามารถเลือกแทรกสัญลักษณเขามาสรางเปนสมการได0 .....................................................................................29 ภาพที่ 30 แสดงสัญลักษณพิเศษ (Symbol)............................................................................................................30 ภาพที่ 31 ภาพไฟลขอมูลที่เตรียมสําหรับทําจดหมายเวียน สรางจาก Microsoft Excel.......................................32 ภาพที่ 32ภาพไฟลขอมูลที่เตรียมสําหรับจดหมายเวียน สรางจากMicrosoft Word.............................................33 ภาพที่ 33 เขาเว็บไซต คณะบริหารศาสตร www.bus.ubu.ac.th..........................................................................34 ภาพที่ 34 แบบฟอรมบันทึกขอความ ของคณะบริหารศาสตร มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี 20110 .............................34 ภาพที่ 35 ตัวอยางจดหมาย0 .....................................................................................................................................35 ภาพที่ 36การผสานแฟมขอมูล การเปดใชคําสั่งจดหมายเวียน0 ................................................................................36 ภาพที่ 37การผสานแฟมขอมูล จดหมายเวียนเลือกเอกสารที่ใชเริ่มตน0....................................................................37 ภาพที่ 38การผสานแฟมขอมูล เลือกผูรับจดหมาย0 .................................................................................................38
  4. 4. ภาพที่ 39การผสานแฟมขอมูล เลือกไฟลขอมูลผูรับจดหมาย0 ..................................................................................39 ภาพที่ 40การผสานแฟมขอมูล แสดงเลือกตาราง เมื่อใชโปรแกรม Microsoft Excel เปนฐานขอมูลรายชื่อ0 ........39 ภาพที่ 41การผสานแฟมขอมูล ผูรับจดหมายเวียน0 .................................................................................................40 ภาพที่ 42การผสานแฟมขอมูล เลือกที่อยู หรือ เขตขอมูล0 .......................................................................................41 ภาพที่ 43Preview your lettersหรือการแสดงตัวอยางจดหมาย0 .........................................................................42 ภาพที่ 44 ตัวอยางการพิมพจดหมายเวียน0...............................................................................................................43
  5. 5. 1 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ บทนํา การจัดการเอกสารเบื้องตน ภาพรวมของระบบ Microsoft Office 2007 เปนชุดของซอฟตแวรเดสกท็อปและ เซิรฟเวอรที่ครบ วงจร ซึ่งคุณสามารถใชเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการทําธุรกิจ มีความสามารถ ใหมๆ มากมายที่จะชวยเพิ่ม ประสิทธิภาพในการทํางานสวนบุคคล และชวยลดความซับซอนของ การทํางานรวมกัน ความแตกตางของ Microsoft Office 2007โปรแกรม สํานักงานทั่วไป จะมีพื้นที่ทํางานที่คลองตัวมากขึ้นและไมรกรุงรัง ลดสิ่งที่ ไมจําเปน และชวยให ผูใชสามารถสรางผลงานที่ตองการไดอยางรวดเร็วและงายยิ่งขึ้นวิธีติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office 2007 โปรแกรมสํานักงานทั่วไป วิธีการติดตั้งโปรแกรม การเปดใชงานเริ่มแรก คอมพิวเตอรมีประโยชนมากมายมหาศาล ชวยใหเราทํางานยาก ๆ ไดมากมายหลายอยาง ไมวาจะ เปนการพิมพงานเอกสาร การสรางและตกแตงภาพสวย ๆ การเลนเกม และความบันเทิง ทางดานมัลติมีเดีย ตาง ๆ ที่เกิดขึ้นจาก “โปรแกรม (Program)” ที่ไดติดตั้งไวแลวในเครื่อง คอมพิวเตอร โปรแกรมมาตรฐานที่ สําคัญ และนํามาใชกันทั่วไป ก็คือ โปรแกรมสํานักงานทั่วไป (Microsoft Office 2007) โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 เปนโปรแกรมประมวลผลคําที่นิยมใชกันมากอยู ในปจจุบันนี้ เพราะมีคุณลักษณะที่ดี เชน การจัดรูปแบบสะดวกรวดเร็ว ฯลฯ และมีประโยชนตอการจัดเก็บเอกสารและการ ปรับแกไข พื้นฐานการใชโปรแกรมตั้งแตการ เปด สวนประกอบตาง ๆ เชน แท็บเมนู แท็บเครื่องมือ มุมมอง ฯลฯ และการจัดการไฟลเอกสาร เชน การเปด การปด การบันทึก และการออกจากโปรแกรม ฯลฯ อีกทั้งยัง รองรับภาษาไทย 2ชุดโปรแกรมระบบ Microsoft Office 2007 ชุดโปรแกรม เซิรฟเวอร และบริการใหมๆ ใน Microsoft Office 2007 จะใหฟงกชันการ ทํางานเพิ่มเติมและโซลูชันใหมๆดวยตัวเลือกแพ็คเกจที่ปรับปรุงใหม คุณจะมีทางเลือกเพิ่มมากขึ้นกวาเดิมใน การหันมาใชเทคโนโลยีและโซลูชันเฉพาะอยางตามที่เหมาะกับความตองการของธุรกิจ และตัวคุณเอง 1. เริ่มการใชโปรแกรม Microsoft office 2007 โดยคลิกเลือกที่ปุม START => All Programs => Microsoft Office => Microsoft Office Word 2007 1.1. ปุม START 1.2. All Program 1.3. Microsoft Office 1.4. Microsoft Office Word 2007
  6. 6. 2 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 1 เริ่มตนการใชโปรแกรม Microsoft word 2007(Windows 7, Windows XP, Windows 8) จากภาพที่ 1 เริ่มการเปดใชโปรแกรม Microsoft word 2007 ปุมSTART => All Program => Microsoft Office => Microsoft Office Word 2007 รอสักครูจะแสดงหนาตางโปรแกรม Microsoft Office Word ซึ่งโปรแกรมชุด Microsoft Office จะมีทั้งหมด 9 โปรแกรมประกอบไปดวย 1. Microsoft Office Access 2007 2. Microsoft office Excel 2007 3. Microsoft Office Outlook 2007 4. Microsoft Office PowerPoint 2007 5. Microsoft Office Visio 2007 (โปรแกรมนี้ตองติดตั้งเพิ่มเติม) 6. Microsoft Office OneNote 2007 7. Microsoft Office InfoPath 2007 8. Microsoft Office Publisher 2007 9. Microsoft Office Groove 2007 และอาจมีเสริม Microsoft Office Project หมายเหตุ : Microsoft Office Visio 2007 (โปรแกรมนี้ตองติดตั้งเพิ่มเติม) และ Microsoft Office Project 2007 ตองติดตั้งเพิ่มเติม 8.3 8.1 8.2 8.4
  7. 7. 3 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 2 แสดงขอมูลโปรแกรมชุด Microsoft office บทที่ 1 พื้นฐานเบื้องตนกับการจัดการเอกสารดวยโปรแกรม Microsoft Office เริ่มตนการใชโปรแกรม โปรแกรม Microsoft Word 2007 หรือเรียกสั้น ๆ วา Word จัดเปนเปนโปรแกรมประเภท เวิรดโปรเซสเซอร มีความสามารถในการจัดทําเอกสารตกแตงขอความ การตรวจคําผิดและการจัดรูปแบบเอ สารอัตโนมัติ และยังมีความสามารถอื่น ๆ อีกมากมาย ในการที่เราจะเรียนรูในขั้นตอไปนี้ จึงควรให ความสําคัญกับพื้นฐานของโปรแกรม
  8. 8. 4 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 3 เริ่มตนการใชโปรแกรม Microsoft word 2007 1. หมายเลข 1 ปุม Office (Office) หมายถึงปุมที่รวมคําสั่งเกี่ยวกับไฟล File ทั้งหมด 2. หมายเลข 2 แถบหัวเรื่อง (Title Bar) เปนแถบแสดงชื่อไฟลที่เปดอยู 3. หมายเลข 3 คือแถบ (Quick Access Toolbar) แถบเครื่องมือดวน เปนแถบเครื่องมือที่รวมคําสั่งใช งานเปนประจําเพื่อใหเรียกใชไดงาย 4. หมายเลข 4 สวนติดตอกับผูใช (Ribbon) รวมคําสั่งทั้งหมดที่ติดตอกับผูใชโดยแบงเปนแท็บและกลุม คําสั่งใหเลือกใชไดทันที 5. หมายเลข 5 แถบสถานะ (Status bar) แสดงสถานการณทํางานของโปรแกรมวาขณะนั้นทํางานอะไร 6. หมายเลข 6 เปนสวนที่ใชเปลี่ยนมุมมองการแสดงขอความใน Word 7. หมายเลข 7 เปนสวนที่ใชเปลี่ยนมุมมองการแสดงขอความใน Word ดูการแสดงเปนเปอรเซ็นต % 8. หมายเลข 8 เปนการแสดงสกรอบาร (Scroll Bar) ใชเลื่อนหนาตางโปรแกรมขึ้นหรือลง 3 21 4 5 6 7 8 69
  9. 9. 5 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 9. หมายเลข 9 หมายถึงตัวชี้เมาส Mouse Pointer คือสัญลักษณแสดงตําแหนงของเมาสบนจอภาพ การสรางเอกสารใหม เมื่อเราตองการทํางานกับเอกสาร ใหเราเลือกสรางเอกสารใหมขึ้นมากอน โดยการสรางเอกสารใหม นั้น เปนการสรางเอกสารเปลาขึ้นมาหรือสรางเอกสารจากแมแบบที่โปรแกรม Word นอกจากนั้นยังสามารถ เลือกสรางไฟลเอกสารในรูปแบบอื่น ๆ ไดอีก เชน ไฟลเอกสารเว็บเพจ ไฟลเอกสาร XML ไฟลเอกสาร PDF การสรางเอกสารใหมนั้น ใหเราคลิกเลือกที่ปุม และเลือกคําสั่ง New (สราง) จะปรากฏบาน หนาตางงาน New Document (เอกสารใหม) ขึ้นมาซึ่งเราสามารถเลือกสรางเอกสารใหมในรูปแบบไดจาก บานหนาตางนี้ 1. หมายเลข 1 เลือกปุม Office 2. หมายเลข 2 เลือก สราง 3. หมายเลข 3 เอกสารเปลา สรางเอกสารเปลา หากตองการสรางเอกสารทั่วไป หรือกําลังทํางานกับเอกสารหนึ่งอยู และตองการสรางเอกสารใหม ขึ้นมาหรือเพิ่งเริ่มตนใชงานโปรแกรม Microsoft Word และอยากสรางเอกสารงาย ๆ ไมตองการรูปแบบ ที่ซับซอน การเลือกสรางเอกสารใหมแบบเอกสารเปลา การสรางเอกสารแบบนี้เปนวิธีหลักในการทํางานบน Microsoft Word โดยเราสามารถพิมพขอมูล และเลือกปรับแตงเอกสารไดตามตองการ 1 3 ภาพที่ 4แสดงภาพการสรางเอกสารใหม 2
  10. 10. 6 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 1. หมายเลข 1 คลิกเมาสเลือก Blank document หรือเอกสารเปลา 2. หมายเลข 2 คลิกเลือกที่ปุม Create เพื่อสรางเอกสารใหม 3. เอกสสารใหมที่ไดตาม หมายเลข 3 การสรางเอกสารใหมจากเทมเพลต เทมเพลต(Template) เปนตนแบบของเอกสารที่มีการจัดวางรูปแบบของขอความบนหนาเอกสารใน เบื้องตนไวใหแลว เชน การกําหนดขอความบนหัวและทายกระดาษไว หรือกําหนดสไตลพื้นหลังของเอกสารไว เพียงใหเราเลือกเอกสารจากเทมเพลต และเริ่มตนพิมพขอมูลที่ตองการลงไดทันที เพื่อเปนการประหยัดเวลา ในการตกแตงหนาตามเอกสารใหมเองทั้งหมด ลักษณะคลายกับการสรางเอกสารเปลา 1 23 ภาพที่ 5สรางเอกสารเปลา
  11. 11. 7 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 6 การสรางเอกสารจากเทมเพลต หมายเลข 1 คลิกเมาสที่ แมแบบที่ติดตอ เพื่อสรางเอกสารจากเทมเพลต หมายเลข 2 คลิกเลือกเทมเพลตที่ตองการ หมายเลข 3 คลิกเลือกสรางเปนไฟลเอกสารหรือไฟลแมแบบ หมายเลข 4 คลิกเลือกสราง หมายถึงสรางเอกสารที่เราตองการ 1 2 3 4
  12. 12. 8 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 7หนาเอกสารที่ไดจากการสรางจากเทมเพลต 2การบันทึกเอกสารที่สราง การพิมพเอกสารตาง ๆ ขอมูลตาง ๆ ลงในเอกสารที่สรางขึ้นเรียบรอยแลวกอนออกจากโปรแกรม Microsoft Word เราตองทําการบันทึก หรือ Save เอกสารที่พิมพไวกอนเพื่อที่จะนําเอกสารที่ไดจัดทํามาใช ตอในภายหลังหรือใชในครั้งตอไป โดยการตั้งชื่อไฟลไดยาวไมเกิน 256 ตัวอักษร และนามสกุลที่ไดจะเปน .docxในเวอรชั่น 2007 จะเปนนามสกุล .docxขั้นตอนการบันทึกขอมูลเปนดังนี้ 1. 2หลังจากพิมพเอกสารขอมูลที่ตองการลงบนเอกสารเรียบรอยแลว สามารถเลือกบันทึกที่ปุม และ เลือกคําสั่ง บันทึก หรือคลิกเมาสที่ปุม ที่แถบ Quick Access 2. 2จะพบหนาตาง Save As ที่ชอง Address ใหกําหนดชื่อไฟลเอกสาร 3. 2ตั้งชื่อไฟลเอกสารในชอง File Name : ชื่อแฟม 4. 2คลิกเมาสที่ปุม เพื่อบันทึกไฟลเอกสารที่สรางขึ้นลงในเครื่องคอมพิวเตอร
  13. 13. 9 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 8 แสดงภาพการบันทึกขอมูลลงในเครื่องคอมพิวเตอร ภาพที่ 9 การเลือกชนิดของเอกสารที่ตองการบันทึก 1 2 3 4 คลิกเลือกปุ่ม Office เพื่อทําการบันทึก 5
  14. 14. 10 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 2การบันทึกเอกสารเปนชื่อใหม 1. Word Document บันทึกเปนไฟลเอกสาร 2. Word Template บันทึกเปนไฟลแมแบบ 3. Word 97-2003 บันทึกไฟลสําหรับเปดในเวอรชัน 97 -2003 ได 4. PDF บันทึกเอกสารแปลงใหเปนไฟลเอกสารอิเล็กทรอนิกส .PDF 5. Web Page บันทึกเอกสารใหเปน Web Page หรือเว็บไซตสําหรับเผยแพรผานเว็บไซต 6. Other Formats รูปแบบอื่น ๆ 2การปดเอกสาร เอกสารที่เราทํางานนั้นดวยนั้น หลังจากที่ไดทําการบันทึกเรียบรอยแลว หากเราตองการทํางานกับ เอกสารอื่น และไมตองการทํางานกับเอกสารเดิมอีกในขณะนั้น ก็ควรปดเอกสาร โดย 1.กดที่ปุม 2. จากนนั้นเลือกคําสั่ง ปด ภาพที่ 10แสดงการปดเอกสาร 2การออกจากโปรแกรม 1 2
  15. 15. 11 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ การออกจากโปรแกรมเมื่อเสร็จสิ้นการใชโปรแกรม Microsoft Word และไดทําการบันทึกเอกสาร แลว กอนปดเครื่องหรือเรียกใชโปรแกรมอื่น ๆ ทํางานควรออกจากโปรแกรม Microsoft Word กอนดังภาพ ตอไปนี้ ภาพที่ 11 การออกจากโปรแกรม 1.กดที่ปุม 2. จากนนั้นเลือกคําสั่ง ออกจากโปรแกรม การตั้งคาหนากระดาษ การตั้งคาหนากระดาษเพื่อใหไดตรงตามความตองการของเราในการใชงานโปรแกรมสามารถกําหนด ขอบเขตของการพิมพและการแสดงผลไดเองโดยสามารถกําหนดรูปแบบของหนากระดาษดังนี้ 1 2
  16. 16. 12 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 12 การตั้งคาหนากระดาษ 1. เลือกแท็บคําสั่ง เคาโครงหนากระดาษ 2. เมาสคลิกเลือกปุมลูกสร มุมขวาของเครื่องมือตั้งคาหนากระดาษ 3. จะปรากฏกลองโตตอบ ตั้งคาหนากระดาษ 4. ปรับเปลี่ยนหนากระดาษใหเปนแนวตั้งหรือแนวนอน 5. กําหนดระยะขอบตามที่เราตองการ 2เลือกรูปแบบกระดาษ 1. เลือกแท็บคําสั่ง เคาโครงหนากระดาษ 2. เมาสคลิกเลือกปุมลูกสร มุมขวาของเครื่องมือตั้งคาหนากระดาษ 3. จะปรากฏกลองโตตอบ ตั้งคาหนากระดาษ 4. ปรับเปลี่ยนหนากระดาษใหเลือกกระดาษ 5. หนาตางรูปแบบของกระดาษ A4หรือกระดาษขนาดอื่น ๆ ที่เราตองการ 1 2 3 4 4
  17. 17. 13 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 13 กําหนดรูปแบบกระดาษตามตองการ การทํางานกับขอความ การทํางานหลักความสามารถหลักของ Microsoft Word คือชวยใหผูใชสามารถสรางเอกสารที่ ตองการไดอยางรวดเร็ว ในอดีตสรางเอกสารนั้นเราใชการเขียนดวย ลายมือลงกระดาษ ซึ่งแมจะทําไดสะดวก แตการตกแตงหรือแกไขภายหลังไดยาก จากนั้นมาถึงยุคเครื่องพิมพดีดเขามาชวยในการพิมพเอกสารซึ่งชวย แกปญหาในเรื่องตัวอักษรไดบางแตก็ใชงานไดคอนคางยุงยาก เมื่อคอมพิวเตอรถูกผลิตขึ้นมาใชงานโปรแกรมสําหรับสรางเอกสารถูกผลิตขึ้นมา Microsoft word ถือวาเปนโปรแกรมที่ไดรับความนิยมสูง การพิมพเอกสารทําไดโดยการพิมพจากแปนคียบอรดที่ยืดหยุน กวาเดิมมาก สามารถแกไขหรือจัดรูปแบบที่ตองการไดอยางรวดเร็ว สําหรับโปรแกรม Microsoft Office 20007 การจัดรูปแบบเอกสารจะอยูในสวนของเครื่องมือ หนาแรกจะ ประกอบไปดวยเครื่องมือดังนี้ 1 2 3 4 5
  18. 18. 14 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 14 เครื่องมือทํางานกับขอความ 1. แบบอักษร ใชสําหรับจัดรูปแบบอักษรรูปแบบของ Font ขนาดของ Font 2. ยอหนาใชสําหรับจัดยอหนาจัดขอความใหอยูกึ่งกลาง ชิดซาย ชิดขวา จัดเต็มแนว และ กระจายแบบ ไทยสัญลักษณพิเศษ หมายเลขยอหนา การเรียงลําดับ 3. ลักษณะ รูปแบบที่จัดไวแลวเหมาะสําหรับการออกแบบ 4. การแกไข ใชสําหรับการแกไขจะมีการคนหา การแทนที่เอกสารและเลือกขอความที่ตองการ การจัดรูปแบบตัวอักษร ในกรณีที่ตองการแบบตัวอักษรพิเศษของเราไดโดยกําหนดการแสดงผลของตัวอักษรหรือขอความนั้น ๆ ไดโดยการเลือกที่คําสั่ง แบบตัวอักษร โดยการคลิกเลือกที่ปุมคําสั่ง ตามหมายเลข 1 ภาพที่ 15แบบตัวอักษร เมื่อคลิกเมาสกดปุมลูกศร จะปรากฏหนาตางของแบบตัวอักษร สําหรับการเปลี่ยนแปลงตัวอักษรนั้นเราจะตอง เลือกตัวอักษรกอน แลวคอยเลือกปุมลูกศรที่อยูดานลางตามหมายเลข 1 จะแสดงบานหนาตางดังรูป 27 การ จัดรูปแบบตัวอักษร 1 2 3 4 1 คลิกเมาส์เลือก
  19. 19. 15 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 16 การจัดรูปแบบตัวอักษร จาก ภาพที่ 17เราจะตองเลือกรูปแบบตัวอักษรกอนแลวคอยเลือกหนาตางแบบตัวอักษร 1. เปดหนาตาง Font 2. เลือกรูปแบบตัวอักษรที่ตองการ 3. ตอบตกลงเมื่อเลือกเสร็จแลว 2การใสเลขลําดับ และ สัญลักษณ Bullet Microsoft Word ไดจัดเตรียมสัญลักษณหนาขอความหรือที่เรียกวา Bullet สัญลักษณแสดงหัวขอ ยอย รูปแบบตาง ๆ ไวใหเราเลือกใชงานอยางหลากหลายเพื่อใหเอกสารดูเปนระเบียบมากขึ้นการใสเลขลําดับ และ สัญลักษณ Bullet สามารถทําไดดังนี้ ใหแทรกขอความหรือลําดับเลขลงในหัวขอและลําดับรายการดังนี้ คณะบริหารศาสตรสาขาที่เปดสําหรับการเรียนการสอนดังนี้ 1 2 3
  20. 20. 16 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 18 รูปแบบการใสหมายเลขขอความ เมื่อตองการเพิ่มขอมูล โดยที่ยังใหแสดงสัญลักษณ Bullet หรือลําดับเลขโดยใหเลือกหัวขอหรือขอมูล ที่ตองการใสลําดับเลขหนาตามหมายเลข 1 เลือกรูปแบบหมายเลขในรูปแบบหมายเลข 2 เลือกหัวขอที่ ตองการจะปรากฏตามรูปที่ 30 1. สาขาการจัดการ 2. สาขาการจัดการ 3. สาขาการจัดการการตลาด 4. สาขาการเงินและการธนาคาร 5. สาขาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 6. สาขาการเงินและการธนาคาร 7. สาขาธุรกิจระหวางประเทศ 8. สาขาเศรษฐกิจพอเพียง
  21. 21. 17 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ การแทรกภาพและ Clip Art ลงในเอกสาร สําหรับเอกสารที่สรางขึ้นมาในโปรแกรม Microsoft Word สามารถแทรกไฟลภาพประกอบตาง ๆ ลงในเอกสารไดงาย ๆ ทั้งภาพประเภทคลิปอารต ที่เปนภาพในลักษณะรูปวาด หรือนําไฟลภาพประเภทอื่น ๆ เชน .JPG .BMP .TIFF หรือ .PNG การแทรกภาพจากไฟล นอกจากภาพคลิปอารตแลว หากเรามีไฟลภาพชนิดอื่น ๆ ที่เตรียมไวสําหรับประกอบเอกสารเชน ภาพกิจกรรมตาง ๆ ภาพถาย ภาพกิจกรรมคณะบริหารศาสตร ภาพที่ 19 ใสหมายเลขขอความที่ไดหมายเลขลําดับ หรือสัญลักษณ Bullet หนาขอความ
  22. 22. 18 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 20 แสดงการแทรกภาพจากไฟล 1. หมายเลข 1 หมายถึงการเลือกแท็บ Insert แทรกภาพ 2. หมายเลข 2 หมายถึงการภาพที่ตองการจากตําแหนงไฟลภาพที่เก็บไวในเครื่องคอมพิวเตอร 3. หมายเลข 3 เมื่อเลือกเรียบรอยใหคลิกเมาส แทรกลงไปในเอกสารของเราจะปรากฏภาพที่เลือกใน ตําแหนงที่ตองการ สําหรับตําแหนงที่เราตองการใหภาพแสดงที่ใดใหนําเมาสไปคลิกลงที่นั้น ตาม ภาพที่ 21 เมื่อแทรกภาพเรียบรอย 1 2 3
  23. 23. 19 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 21 แทรกภาพจากไฟล บทที่ 2 การแบงหนาเอกสารการใสเลขหนา ขั้นตอนการแบงหนาการแบงหนามีประโยชนสําหรับใชใน การแบงเอกสารออกเปนสวน ๆ เพื่อใหสามารถเพิ่มขอมูล เฉพาะสวนที่ตองการ
  24. 24. 20 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 22การแบงหนา Next Page ขั้นตอนในการแบงหนา 1.เคาโครงหนากระดาษ 2.เมาสคลิกเลือกที่ ตัวแบงสวน เลือกหนาถัดไป 2 1
  25. 25. 21 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 23 จะไดเหมือนในเนื้อหา การแบงสวนระหวางเนื้อหาออกจาก ปกหนา คํานํา สารบัญ หมายเลข 1 เลือกเนื้อหาที่ไมตองการ หมายเลข 2 เลือกเคาโครงกระดาษ หมายเลข 3 หนาถัดไป หมายเลข 4 เมื่อแบงเรียบรอย 1 3 4 1 3 2
  26. 26. 22 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 24 การใสสารบัญ 1 2
  27. 27. 23 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 25 การใสสารบัญอัตโนมัติ การใสสารบัญดังนี้ 1. เลือกไปที่รายการ การอางอิง 2. สารบัญอัตโนมัติ 3. สารบัญอัตโนมัติ 4. จะปรากฏขอมูลที่เลือกตามรายการที่ตองการเกิดเปนสารบัญ 4
  28. 28. 24 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 26 ขั้นตอนนี้สําคัญเมื่อมีการแบงสวนเรียบรอยตองเลือก ขั้นการการแบงสวนเรียบรอยเมื่อทําการใสเลขหนาใหทําการเลือก 1. เชื่อมโยงไปกอนหนาเพื่อตัดความสําพันธระหวางหนาของเอกสารออกจากกันเพราะหาก ไมตัดหนาจะมีการเรียงลําดับหนา 1- 5, 1-10 หากลบจะลบออกดวยกันทั้งหมด 2. ใหคลิกเลือกไมใหปุมนี้ทํางานในหมายเลข 2 1 2
  29. 29. 25 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 27 การแทรกเลขหนา ขั้นตอนการใสเลขหนา 1. เลือกที่รายการ แทรก 2. คลิกเมาสเลือกที่แทรกเลขหนา 3. เลือกแบบที่ตองการ เชน ตองการไวดานบน ดานซาย หรือดานขวา หรือ จัดกึ่งกลาง 4. เมื่อเลือกเรียบรอยจะปรากฏตัวอักษรที่กระดาษมุมขวา บทที่ 3 บทปฏิบัติการการทํารายงานหนึ่งเลม 1) หนาปก (ไมมีตัวเลข) 2) คํานํา (ไมมีตัวเลข) 3) สารบัญ (ไมมีตัวเลข) 4) เนื้อหา (หนาตัวเลข 1) 5) บรรณานุกรม (ไมมีตัวเลข) 1 2 3 4
  30. 30. 26 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 2ขอดีของใสหนารวมไฟลเดียวคืออะไร? -ตองการแปลงเปนไฟลMicrosoft word เปนไฟลที่มีนามสกุลเปน.pdfเวลาแสดงหนามันจะแสดงเปนเลขหนา iและหนา 1 -งายตอการปรับปรุงและแกไข เมื่อตองการเพิ่มขอมูลสามารถนําไฟลมาตอไฟลได - เมื่อตองการแกไขขอมูลสามารถแกไขไดทุกที่ที่ตองการแกไขเชน ปรับเปลี่ยนเลขหนา หรือ ปรับเปลี่ยน รูปภาพเพราะเมื่อทําการปรับเปลี่ยนจะทําใหขอมูลหมายเลขหนา หมายเลขเอกสารและ สารบัญจะทําการ เปลี่ยนตามไปดวย เตรียมโปรแกรม Microsoft Word 1. (หนาปก คํานํา ไวดานบนเหมือนปกติบรรณานุกรมไวลางสุด) จัดกลุมขอมูลที่แยกมารวมกัน 2. แบงหนาแยกรายการก็เหมือนใหโปรแกรมรูวาเราแยกหนา ออกเปน 2 ไฟลคลายอยางนั้นกดที่บริเวณวางๆ (ดานลางของเนื้อหาที่จะแยก) ไปที่2"เคาโครงหนากระดาษ" -> "ตัวแบง" -> "หนาถัดไป” ก็จะไดแยกหนา (สังเกตไดวาตรงที่แยกจะเปน 1 ใหม) 3 สวนของเนื้อหา ใสเลขหนาเรียบรอยใหทําการปรับเลขหนาใหเริ่มตนเปน 1 1
  31. 31. 27 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 1 ปรับเปลี่ยนตัวเลขตามที่ตองการเริ่มตนจาก 1 ขั้นตอนการแยกดังนี้ - หนาปก (ไมมีตัวเลข)2 แยก2หรือแบงหนา - คํานํา (ไมมีตัวเลข) - สารบัญ 2แยก2หรือแบงหนา - เนื้อหา (หนาตัวเลข 1)2 แยก2หรือแบงหนา - บรรณานุกรม (ไมมีตัวเลข) ตรงเนื้อหาเราตองการเปนตัวเลขอยูแลว มาจัดการกับหนาปกกอน เพราะเราไมตองการมีหมายเลขหนา 4. กด cursor หนาแรกแลวกดไปที่ "หัวกระดาษ"2 ->"แกไขหัวกระดาษ"2->คลิกเลือก "หนาแรกตางกัน" ตามภาพที่ 7 ภาพที่ 2เลือก หนาแรกตางกัน จะทําใหหนาแรกไมมีหมายเลขหนาของเอกสาร เทานี้ เนื้อหาก็จะไมมีเลขหนาที่เราไมตองการคือหมายเลข 1 5. จัดการแปลงเลขหนาคํานํา สารบัญ 2ไมตองปรับแตงเพราะไมใสเลขหนา2 อางอิง ไมตองแกไข เนื่องจากไมตองการใสเลขหนา 1
  32. 32. 28 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 6. เสร็จสิ้นกระบวนการ บทที่ 4 การสรางสมการคณิตศาสตร ในการสรางเอกสารที่มีความซับซอนมากขึ้น เชน การจัดทําคูมือ การทําหนังสือ การทํารายงาน การ ทํางานวิจัยจะมีสวนประกอบอื่น ๆ เพิ่มขึ้นภายในเอกสารที่เราตองทํา เชน ดัชนี (Index) การใสลําดับเลขหนา (Page No.) การใชหัวกระดาษ และทายกระดาษ (Header and Footer) เปนตน ในที่นี้จะกลาวถึงการใช คําสั่งอัตโนมัติ ใน Microsoft Word จัดทําสิ่งเหลานี้ใหเราอัตโนมัติ ซึ่งจะชวยลดเวลาในการสรางเอกสารได เปนอยางมาก เปดใชงานแถบเครื่องมือ Equation Tools เนื่องจากสมการทางคณิตศาสตรมีสัญลักษณพิเศษมากมาย เราจึงใชวิธีปกติในการพิมพขอความ ธรรมดาไมได เราตองเปดแท็บเครื่องมือ Equation Tool(เครื่องมือสมการ) ซึ่งมีหนาที่สําหรับเขียนสมการ คณิตศาสตรโดยเฉพาะ การเปดแท็บเครื่องมือ Equation Tools ขึ้นมาใชงานมีวิธีดังนี้ ภาพที่ 28 แสดงแท็บInsert แทรก หมายเลข 1 หมายถึง คลิกเลือกแท็บinsert (แทรก) จากนั้นคลิกเลือกปุมคําสั่ง Equation (สมการ) 1
  33. 33. 29 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 29 หมายเลข 2 จะปรากฏแถบเครื่องมือ Equation Tools (เครื่องมือสมการ) ซึ่งแท็บDesign (ออกแบบ) เราสามารถเลือกแทรกสัญลักษณเขามาสรางเปนสมการได ภายในเอกสารของ Word จะปรากฏกรอบสี่เหลี่ยมสําหรับแทรกสมการคณิตศาสตรขึ้นมาโดยเราสามารถ เลือกสมการจากแท็บDesign (ออกแบบ) ตามตองการ ทําความรูจักเครื่องมือในแถบ Equation Tools เครื่องมือตาง ๆ ในแถบเครื่องมือ Equation Tools ชวยใหเราสามารถสรางสมการตาง ๆ ไดอยาง รวดเร็ว เชน การแสดงเลขเศษสวนแบบซับซอน เปนตน รวมทั้งเครื่องหมายหรือสัญลักษณทางคณิตศาสตร ตาง ๆ ที่ไมมีบนคียบอรด เชน เครื่องหมายอินทิเกรต ∬ เครื่องหมายสําหรับการสรางเมทรกซ � ⋯ ⋮ ⋱ ⋮ ⋯ �เปนตน ซึ่งแบงออกเปน 2 สวนใหญ ๆ คือสัญลักษณพิเศษ (Symbol) และโครงสราง (Structures) ตัวอยางสูตรS.D. = � ∑ x2 N − � ∑ x2 N � 2
  34. 34. 30 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ สัญลักษณพิเศษ (Symbol) สัญลักษณพิเศษตาง ๆ ที่เราสามารถเลือกแทรกลงในกลองขอความไดทันทีจะอยูในแท็บDesign (ออกแบบ) กลุมคําสั่ง Symbol (สัญลักษณ) ซึ่งเราสามารถเปลี่ยนแปลงกลุมคําสั่งได ดังนี้ ภาพที่ 30 แสดงสัญลักษณพิเศษ (Symbol) 1. ที่แท็บDesign กลุมคําสั่ง Symbol สัญลักษณ คลิกที่ปุม 2. เลือกกลุมคําสั่งที่ตองการใชงาน 3. จากนั้นกลุมคําสั่งที่เราเลือกจะแสดงในกลุมคําสั่ง Symbol (สัญลักษณ) ใหเราเลือกใชงานไดตามที่ ตองการ ซึ่งมีใหเลือกตามจุดประสงคที่จะใชงาน เชน Basic Math (คณิตศาสตรพื้นฐาน) สัญลักษณ พื้นฐานทางคณิตศาสตรGreek Letter (ตัวอักษรกรีก) สัญลักษณตัวอักษรกรีก เปนตน โครงสรางสมการ (Structures) 1. Fraction (เศษสวน) 1 2 4 1 2 3 5 6 9 7 10 8 11
  35. 35. 31 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 2. Script (สคริปต) 3. Integral (อินทิกรัล) 4. Radical (เครื่องหมายกรณฑ)Large Operator (ตัวดําเนินการขนาดใหญ) 5. Bracket (วงเล็บเหลี่ยม) 6. Accent (สวนที่ถูกเนน) 7. Operator (ตัวดําเนินการ) 8. Function (ฟงกชั่น) 9. Limit and Log (ขีดจํากัด และลอการิทึม) 10. Matrix (เมทริกซ) บทที่ 5 การทําจดหมายเวียน (Mail Merge) Mail Merge (จดหมายเวียน) คือการทําจดหมายหลายๆ ฉบับโดยมีเนื้อความเหมือนกัน แตมีชื่อและที่อยู ผูรับที่ไมเหมือนกันเทานั้น ซึ่งแทนที่จะตองพิมพจดหมายแตละฉบับสําหรับผูรับแตละราย ก็เพียงแตสรางไฟล ที่เก็บชื่อ - ที่อยูไวกอน และสรางไฟลที่เก็บขอความในจดหมายไวอีกหนึ่งแยกจากกัน แลวจึงนําขอมูลทั้งสอง ไปรวมหรือผนวกกัน ทําใหจดหมายที่มีรูปแบบและขอความที่เหมือนกัน เวนแตชื่อและที่อยูของผูรับเทานั้น เมื่อตองการจดหมายในลักษณะอยางนี้อีก เชน บัตรเชิญ รายงานผลการประกอบการ สรางไฟลที่เก็บขอความ ในจดหมายใหม แลวนําไฟลรายชื่อของผูรับที่ไดสรางไวแลวมาใชอีก ชวยใหทําจดหมายรวดเร็วขึ้น หรือจะ นําไปใชกับอีเมลเพื่อสงจดหมายใหกับสมาชิกก็ได การใช Microsoft Word แกปญหาการทํางานที่ซ้ําซอนดังกลาวทําใหงายขึ้น โดยคุณสรางจดหมายที่มี ขอความจะใช รวมกัน ไวกอน จากนั้นก็กําหนดให Word ใสขอความที่แตกตางกันนั้นโดยอัตโนมัติ องคประกอบของจดหมายเวียน 1. เอกสารหลัก (Main Document)คือเอกสารเริ่มตนจะเปนจดมายเวียน แบบฟอรม ขอความอีเมล ซอง จดหมายหรือปายเมล ที่กําหนดใหมีขอความ ขนาดและรูปรางที่เหมือนกันไวเพื่อใชเปนตนแบบของการพิมพ จํานวนมาก 2. แหลงขอมูล (Data Source)คือรายชื่อและที่อยูของผูรับ รหัสสินคา ฯลฯ ซึ่งสวนใหญจะเก็บอยูในรูปแบบ ของตารางของ Word ตารางชื่อของ Excel ตารางฐานขอมูลของ Access หรือจากสมุดรายชื่อของOutlook เพื่อนํามาผนวกเขากับตัวเอกสารเมื่อสั่งพิมพจดหมาย ซอง หรือปายเลเบลโปรแกรมจะเปลี่ยนรายชื่อใน เอกสารแตละชุดโดยอัตโนมัติ
  36. 36. 32 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ประเภทของเอกสารหลัก เอกสารหลัก (Main document) ที่สามารถสรางเปนจดหมายเวียนได จะใหเลือกในขั้นที่ 1 ของ Wizard หรือตัวชวยของการสรางจดหมายเวียนดังนี้ ก. Letters (จดหมาย) สงจดหมายไปยังผูรับจํานวนมาก ข. E-Mail messages (ขอความอีเมล) สงขอความแบบอีเมลไปยังรายชื่อผูรับ ค. Envelopes (ซองจดหมาย) พิมพชื่อ - ที่อยูลงบนซองจดหมาย ง. Labels (ปายผนึก) พิมพชื่อ - ที่อยูลงบนปายผนึก หรือฉลาก จ. Directory (ไดเรกทอรี) จะเปนการรวบรวมขอมูลตางๆ มาไวในเอกสารเชน รายชื่อ สมาชิก แค็ตตาล็อก สินคา หรือรายการอะไหลสินคา ขั้นตอนการทําจดหมายเวียน 1. แฟมจดหมายหรือแฟมเอกสารหลัก 2. แฟมขอมูลที่ตองการผสานเขากับแฟมเอกสารหลักการจัดเก็บขอมูลตองจัดเก็บในรูปแบบของตาราง หรือจัดเก็บแบบฐานขอมูลที่สรางจากโปรแกรมMicrosoft Excel 1. เตรียมไฟลขอมูลซึ่งเปนไฟลที่ทําจาก Microsoft Word หรือ Microsoft Excel ก็ไดดังภาพ ภาพที่ 31 ภาพไฟลขอมูลที่เตรียมสําหรับทําจดหมายเวียน สรางจาก Microsoft Excel 1
  37. 37. 33 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายเลข 1 สรางหัวตารางเพื่อใชเปนฟวสหลักสําหรับทําจดหมายเวียน ภาพที่ 32ภาพไฟลขอมูลที่เตรียมสําหรับจดหมายเวียน สรางจาก Microsoft Word หมายเลข 1 หัวตารางซึ่งจะใชในการเพิ่มขอมูลลงไปในจดหมายหลักสําหรับสงถึงบุคคลที่เราตองการ ติดตอสื่อสารโดยใชจดหมายเวียน เริ่มตน 1 สรางแฟมเอกสารหลักเหมือนกับการสรางเอกสารธรรมดาทั่วไป จากนั้นใหบันทึกแฟมขอมูลเก็บไว ดังรูปสามารถดาวนโหลดตัวอยางของจดหมายราชการไดที่เว็บไซต www.bus.ubu.ac.thดาวนโหลดเอกสาร ตามหมายเลข 1 1
  38. 38. 34 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 33 เขาเว็บไซต คณะบริหารศาสตร www.bus.ubu.ac.th ภาพที่ 34 แบบฟอรมบันทึกขอความ ของคณะบริหารศาสตร มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี 2011 ใหคลิกคําวา แบบฟอรมบันทึกขอความ เพื่อที่จะเขียนจดหมายแจงเวียน ใหกับบุคลากร หรือ หนวยงานตาง ๆ ทราบ ณ ที่นี้เปนการแจงรายละเอียดเกี่ยวกับงาน 1 2
  39. 39. 35 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 35 ตัวอยางจดหมาย เริ่มตนการเปดใชงานคําสั่งจดหมายเวียน 1. ไปคลิกเลือกที่ การสงจดหมาย 2. เริ่มจดหมายเวียน 3. ตัวชวยสรางจดหมายเวียนทีละขั้นตอน 4. เมื่อเลือกจะปรากฏ หนาตาง Task pane ของ Mail Merge ประกอบดวยขั้นตอนการดําเนินการเพื่อ สราง Mail Merge 6 ขั้นตอน 5. ขั้นตอนที่ 1 Select document type 1 2
  40. 40. 36 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 6. หัวขอ Select document type เปนการเลือกชนิดของเอกสารที่ใชทําจดหมายเวียนใหคลิก Letters (จดหมาย) -> Next Starting document (ถัดไป : กําลังเริ่มเอกสาร) ดังรูป ภาพที่ 36การผสานแฟมขอมูล การเปดใชคําสั่งจดหมายเวียน 7. ขั้นตอนการทําจดหมายเวียนมีทั้งหมด 1-6 ขั้นตอน ตองวางเมาสให Courser กระพริบที่จดที่ ตองการที่จะนํารายชื่อของบุคคลที่เราตองการสงจดหมายเปนการเลือกเอกสารผูใชเริ่มตน หมายเลข 7 คือใหคลิกเลือกถัดไป 4 3 5
  41. 41. 37 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 37การผสานแฟมขอมูล จดหมายเวียนเลือกเอกสารที่ใชเริ่มตน ขั้นตอนที่ 2 Select starting document type 8. หัวขอ Select staring document เปนการกําหนดเอกสารที่ตองการใชทําจดหมายเวียน เลือก Use the current document (ใชเอกสารปจจุบัน) -> Next: Select recipients (ถัดไป:เลือกผูรับ) ดัง รูป 6 7
  42. 42. 38 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 38การผสานแฟมขอมูล เลือกผูรับจดหมาย 9. ขั้นตอนที่ 3 Select recipientsหัวขอ Select recipients เปนขั้นตอนในการเลือกแฟมขอมูลของ ผูรับจดหมายที่จะนํามาผสมผสานกับเอกสารหลัก 10. คลิก Use existing list 11. Browse ->เลือกโฟลเดอร 12. เลือกแฟมที่ตองการผสานกับเอกสารหลัก 13. คลิกปุม Open ดังรูปภาพ 8 9
  43. 43. 39 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 39การผสานแฟมขอมูล เลือกไฟลขอมูลผูรับจดหมาย 14. เมื่อเลือก เปด จะปรากฏหนาตางใหเลือก Sheet ที่มีรายชื่อ ในกรณีที่ใชโปรแกรม Microsoft Excel เปนตัวเก็บขอมูลรายชื่อ ภาพที่ 40การผสานแฟมขอมูล แสดงเลือกตาราง เมื่อใชโปรแกรม Microsoft Excel เปนฐานขอมูลรายชื่อ 10 11 12 13 14
  44. 44. 40 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 15. ในขั้นตอนที่ 3เมื่อเลือกแฟมขอมูลแลวจะปรากฏกรอบโตตอบ Mail Recipientsซึ่งจะแสดงรายชื่อ ทั้งหมดในแฟมขอมูลเราสามารถ คลิก R หนาขอมูลเพื่อเลือกสรางจดหมายเวียนใหขอมูลนั้น หรือ คลิกซ้ําเพื่อไมเลือกแลวคลิกปุมตกลง(OK -> Next: Write your letter)เพื่อเขาสูขั้นตอนตอไป ดัง รูปภาพ ในหนานี้ สามารถที่จะ ปรับปรุงรายชื่อผูรับ เชน การเรียงลําดับ การกรอง หาคาที่ซ้ํากัน และ ตรวจสอบที่อยูไดดวยเปนการทําใหขอมูลมีระเบียบมากขึ้น ภาพที่ 41การผสานแฟมขอมูล ผูรับจดหมายเวียน 16. ขั้นตอนที่ 4 Write your letters ใหเลื่อนเคอรเซอรไปยังตําแหนงที่ตองการแทรกเขตขอมูล ->คลิกที่ More items (รายการเพิ่มเติม) 17. เลือกเขตขอมูลที่ตองการ 18. คลิกปุม Insert (แทรก) ดังรูปภาพ 19. เมื่อแทรกจะปรากฏหลังจากแทรกเขตขอมูลที่ตองการแลวเขตขอมูลนั้นจะปรากฏในตําแหนงที่ เคอรเซอรวางอยูในรูป <<ชื่อเขตขอมูล>> ณ ที่นี้จะเปน <<ชื่อสกุล>>จากนั้นคลิกปุม Close (ปด)->คลิก Next Preview your letters(แสดงตัวอยางจดหมายของคุณ) 15 15.1
  45. 45. 41 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 42การผสานแฟมขอมูล เลือกที่อยู หรือ เขตขอมูล 20. ขั้นตอนที่ 1 Preview your letters 21. หากไมตองการรายชื่อใหคลิกเลือกหมายเลข 21 ชื่อของผูรับจะหายไปจากจดหมาย 22. Preview your letters จะสามารถเลือกดู ->ตัวอยางของจดหมาย แกไขขอมูล จากนั้นคลิกที่ Next: Complete merge จะแสดงรายชื่อ ดังรูป 16 17 18 19
  46. 46. 42 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 43Preview your lettersหรือการแสดงตัวอยางจดหมาย รูปที่ 1 การเลือกแกไขหรือพิมพจดหมายเวียน 23. ขั้นตอนที่ 2 Complete the merge 24. Complete the merge สามารถเลือกคลิกที่ Edit Individual letters เพื่อแกไขจดหมายในแตละ ฉบับได หรือคลิกที่ Print เพื่อพิมพจดหมายเวียนออกทางเครื่องพิมพ ดังรูป 20 21 23 22
  47. 47. 43 ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ภาพที่ 44 ตัวอยางการพิมพจดหมายเวียน 25. แกไขแตละจดหมาย จะแสดงหนาตางสําหรับผสานเปนเอกสารใหม จะมี พิมพทั้งหมดหรือ ระเบียน ปจจุบัน หรือจากหนา 1 – 10 ตามที่เราตองการ สุดทายผูจัดทําหวังเปนอยางยิ่งวาจะทําใหผูเรียนไดรับความรูจากการจัดการเอกสารไมมากก็นอยซึ่งในที่นี้ ตองฝกปฏิบัติทําบอย ๆ จะเกิดความชํานาญในการเรียน 24 25 27 26
  48. 48. อางอิง ดวงพร เกี๋ยงคํา. Word 2007 ฉบับสมบูรณ (2009-2010).โปรวิชั่น จํากัด, 2551กรุงเทพฯ. พันจันทร ธนวัฒนเสถียร และคณะฯ.Windows XP OFFICE 2007 ฉบับสมบูรณ.ซัคเซส มีเดีย จํากัด, 2553 กรุงเทพฯ http://www.microsoft.com http://oas.psu.ac.th/~skittiphong/don/index.php?option=com_content http://landlady.exteen.com/20090322/how-to-microsaftword http://cstproject.exteen.com/20081115/how-to-i-ii-1-word http://office.microsoft.com/th-th/ ภาคผนวก

×