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Como Preparar Y Procesar Documentos Financieros

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  1. 1. Prepara y Procesa Documentos Financieros <ul><li>Los objetivos generales de toda empresa, en su mayoría, son de carácter financiero y la mayor parte de las decisiones que se toman dentro de ella son de este tipo. Anteriormente, las empresas manejaban esta información de forma independiente de las otras áreas, es decir, no tenían en cuenta los aportes que podían hacerle frente a este tema. En la actualidad, con todos los avances técnicos y tecnológicos y la forma como se hacen los movimientos de dinero dentro y fuera de la organización, es importante que todos y cada uno de sus miembros conozcan de manera básica la forma como se maneja esta información, con el fin de prestar su apoyo y trabajar de una manera coordinada para dar cumplimiento a l objetivo básico financiero , que es la maximización de los recursos y la gestión adecuada de los mismos. </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>En la medida en que aparecen nuevas empresas y empresarios se ve la necesidad de capacitarse y aprender sobre funciones que sirvan de apoyo a la gestión administrativa y financiera de la organización como es el caso del manejo y preparación de los documentos financieros que se utilizan en la actualidad, los cuales sirven de insumo en la toma de decisiones por parte de la alta gerencia y además permite hacer un seguimiento más detallado de los movimientos del capital de trabajo de la organización. </li></ul><ul><li>  </li></ul>
  2. 2. Procesa las transacciones de caja menor de acuerdo con las necesidades de la organización Caja Menor La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.  
  3. 3. Constitución del Fondo de Caja Menor <ul><li>Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo </li></ul><ul><li>Procedimientos de control y registro de cuentas corrientes y cajas menores </li></ul><ul><li>El registro del movimiento de las cajas menores se debe llevar por los funcionarios asignados para su manejo, en registros en Excel de acuerdo con la estructura de control que establezca la Gerencia Administrativa y Financiera. </li></ul>
  4. 4. Funcionarios encargados del manejo <ul><li>El Gerente General podrá designar a cualquier funcionario idóneo de la empresa para que sea responsable del manejo de las cajas menores, excepto a quienes estén desempeñando funciones de Almacenista, o tengan a su cargo el manejo de bienes o recaudo de dineros por cualquier concepto. </li></ul>
  5. 5. Conceptos y montos <ul><li>La cuantía máxima de cada una de las cajas puede ser hasta por el valor que anualmente autorice la Gerencia General </li></ul><ul><li>El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos y que tengan el  carácter de urgente.  </li></ul>
  6. 6. <ul><li>Los recursos asignados a las cajas menores se deben distribuir de la siguiente manera: </li></ul><ul><li>50% para atender gastos por pago de los siguientes servicios: </li></ul><ul><li>Mantenimiento equipos de oficina. </li></ul><ul><li>Mantenimiento de edificios. </li></ul><ul><li>Mantenimiento equipo de transporte. </li></ul><ul><li>Comunicaciones y transporte. </li></ul>
  7. 7. <ul><li>30% para atender gastos por compra de los siguientes bienes: </li></ul><ul><li>Combustibles. </li></ul><ul><li>Papelería y útiles de escritorio. </li></ul><ul><li>Elementos de aseo y cafetería. </li></ul><ul><li>Impresos y publicaciones. </li></ul><ul><li>Otros materiales y suministros. </li></ul>
  8. 8. 20% atender gastos de personal por viáticos y gastos de viaje <ul><li>Documentos soporte de las transacciones </li></ul><ul><li>Los funcionarios con atribuciones para el gasto y pago, debe autorizar previamente con su firma las compras de bienes y servicios susceptibles de atenderse con los recursos de la caja menor. </li></ul>
  9. 9. Ejemplos de algunos documentos Tomado de: http://4.bp.blogspot.com/_QCnsjol7P0o/S603wbxHIFI/AAAAAAAAACA/IWepwqNfBUI/s1600/20-02.jpg Tomado de: http://1.bp.blogspot.com/_wHeu9vUbAKw/SuhJ8AK2TTI/AAAAAAAAANk/FBmABhf6pwI/s400/recibo+de+caja.jpg Tomado de: http://1.bp.blogspot.com/_EJHsQcBZrR8/TBY0a_c13oI/AAAAAAAAAjU/jOzBrwa39Lc/s1600/consignacion.jpg
  10. 10. Tomado de: http://2.bp.blogspot.com/_MowchVZAjBw/S7J_iLSBtcI/AAAAAAAAADo/qlDoz4dx0y8/s1600/CCCCCC.jpg Tomado de: http://www.checknet.cl/images/cheque_todo_plano.gif
  11. 11. Tomado de: http://html.rincondelvago.com/000243220.jpg
  12. 12. <ul><li>Las facturas que se reciban como soporte de cada uno de los desembolsos de las cajas menores, deben cumplir todos los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto. </li></ul>http://zonaempresas.com/wp-content/uploads/2010/08/fact.jpg
  13. 13. <ul><li>Los comprobantes de pago o comprobantes de egreso por caja menor utilizados, deben numerarse en forma consecutiva y ascendente. </li></ul><ul><li>Reembolsos y legalización de la caja menor </li></ul><ul><li>Con sujeción a lo dispuesto por Gerencia General los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior. </li></ul>
  14. 14. <ul><li>Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno cualquiera de los rubros autorizados, o cuando hayan transcurrido tres meses de constituido el fondo de caja menor o de haber tramitado el último reembolso, previo arqueo de la caja menor </li></ul>
  15. 15. <ul><li>Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de vigencia, cambio de responsable del manejo o cancelación de la misma, se debe realizar un arqueo físico por parte de los funcionarios que para tal efecto designe la Gerencia Administrativa y Financiera con el fin de garantizar que se efectúe el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor deberá coordinar lo pertinente con la Gerencia Administrativa y Financiera </li></ul>
  16. 16. <ul><li>Arqueos de la caja menor </li></ul><ul><li>Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por funcionarios designados por los Administradores , diferentes de quienes manejan las cajas menores, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a cada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectivas comunicaciones de apertura, independientemente de la verificación por parte de la Auditoría . </li></ul>
  17. 17. <ul><li>Conciliaciones bancarias </li></ul><ul><li>Los responsables del manejo de las cajas menores con chequera deben enviar mensualmente a la Dirección Financiera , el extracto bancario junto con fotocopia de la parte pertinente de los registros auxiliares, para que esta dependencia realice la correspondiente conciliación y ejerza los respectivos controles. </li></ul>
  18. 18. Preparara y procesa los documentos bancarios <ul><li>Los documentos bancarios son utilizados en el comercio y en el campo empresarial para realizar algunas transacciones que se hacen dentro las empresas y a su vez con los proveedores o entre las empresas y los bancos. Estas transacciones permiten el desarrollo administrativo y financiero de los entes que intervienen. Para ello, es necesario soportar estos movimientos de dineros, mercancías, prestación de servicios, entre otros, con documentos que permitan tener la seguridad de la legalidad de esas transacciones. </li></ul>
  19. 19. <ul><li>Letra de cambio . Este documento es de uso frecuente. Este es una promesa u obligación de pagar una determinada cantidad de dinero en un tiempo establecido por las partes firmantes </li></ul><ul><li>El Pagaré. Es un documento que contiene la promesa de una persona (suscriptora) de que pagará a otra (beneficiaria) una suma determinada de dinero en un plazo acordado por las partes. </li></ul>
  20. 20. <ul><li>El Cheque . Es un documento que certifica un valor que puede ser extraído de una cuenta bancaria sin necesidad que el dueño de esta tenga que estar presente para ese desembolso </li></ul><ul><li>La Factura . Es el documento que refleja la compra de un bien o servicio, por medio el cual los recibe se compromete a pagar lo estipulado en este documento. </li></ul>
  21. 21. Reconcilia las facturas para el pago a los acreedores <ul><li>Mediante el término acreedores por operaciones de tráfico, se designan los débitos que la empresa contrae con aquellas personas que le suministran bienes y servicios que utiliza con carácter habitual en su actividad de explotación. </li></ul><ul><li>Dentro de éstos, hay que distinguir claramente entre: </li></ul><ul><li> Los proveedores, y </li></ul><ul><li> Los acreedores por prestación de servicios. </li></ul>
  22. 22. <ul><li>¿Qué tan importantes son los proveedores para nuestra empresa?, ¿Cuánto de nuestra empresa pondríamos o estamos poniendo en sus manos?, ¿Qué tan seguros nos encontramos con los proveedores que se nos presentan a las puertas de nuestro negocio?, son preguntas que nos debemos hacer antes de seleccionar un proveedor. </li></ul>
  23. 23. <ul><li>En conclusión, la preparación y procesamiento de documentos financieros le permite a toda organización saber con qué recursos dispone para hacer negociaciones y cómo puede controlar sus gastos sin dejar de pagar sus obligaciones con sus empleados y con sus proveedores. </li></ul>
  24. 24. Cibergrafia: Los Soportes Contables. Tomado de: http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/14/soportes.htm , 23 de febrero 9:00 FIERRO MARTÍNEZ , Ángel María. Fondo de Caja Menor. Tomado de: http://www.gerencie.com/fondo-de-caja-menor.html , sábado 19 de febrero 10:31   Cajas Menores. Tomado de: http://actualicese.com/editorial/recopilaciones/cajas_menores/index.html#5 el 19 de febrero de 2011  

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