Administración del tiempo

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La vida en nuestro mundo transcurre a una velocidad frenética y como resultado se exige cada vez mayor eficiencia de las personas.
En otras palabras: ¿estamos utilizando nuestro tiempo en obtener lo que es importante en nuestras vidas?, o por el contrario, estamos trabajando en las prioridades de otros.

Aprendamos a Administrar el Tiempo

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Administración del tiempo

  1. 1. INTRODUCCIÓN • La vida en nuestro mundo transcurre a una velocidad frenética y como resultado se exige cada vez mayor eficiencia de las personas. • En otras palabras: ¿estamos utilizando nuestro tiempo en obtener lo que es importante en nuestras vidas?, o por el contrario, estamos trabajando en las prioridades de otros. • Nos dejamos absorber a tal grado por nuestra actividad principal que descuidamos todo lo demás, lo que conduce a un estilo de vida tan desequilibrado como estresante. Por eso, debemos darle a todas las cosas el tiempo que les corresponde. • Una vida sana es una vida equilibrada donde hay un tiempo para todo. Es mentira que nos falta tiempo, lo que pasa es que no lo administramos adecuadamente
  2. 2. REFLEXIONES ACERCA DEL CONCEPTO TIEMPO
  3. 3. REFLEXIONES ACERCA DEL CONCEPTO TIEMPO • El desarrollo en las organizaciones, encaminado al logro y cumplimiento de los objetivos, no refleja la totalidad del éxito en las mismas, es necesario que haya una vinculación entre el logro de los objetivos personales y los organizacionales. La satisfacción de los miembros de la institución es reflejo de un buen nivel de calidad de vida en el trabajo. • Este logro de objetivos medido con el tiempo, es el indicador de un adecuado desempeño y aprovechamiento de recursos, integrando en este rubro de recursos al “tiempo”, como un elemento que permitirá la medición de los resultados
  4. 4. ¿QUÉ ES EL TIEMPO? • “El tiempo es, pues, la dimensión del cambio. Si nada cambiara, no habría tiempo”. • “El tiempo en sí no existe”. No existe el tiempo como no existe ni el kilómetro ni el litro; sino únicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales. • Para los griegos de la época clásica, el tiempo era un Dios: “Cronos”. Ellos definen el “tiempo cronológico” como algo lineal y secuencial.
  5. 5. • Los modernos diccionarios lo definen: • “Relación que se establece entre dos o más fenómenos sucesos, cuerpos u objetos”. “Duración de los fenómenos”. “Duración de las cosas sujetas a mudanza “. “Aspecto mensurable de la duración”. • • La mejor definición, si bien no la más clara sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles: “el número o la medida, del movimiento según antes y después”.
  6. 6. LA VERDADERA RIQUEZA • Si hubiera un banco que acreditara en la cuenta de usted $86,400 cada mañana; que no transfiriera el saldo disponible de un día al siguiente, no le permitiera conservar efectivo y al final del día cancelara la parte esa cantidad que usted no hubiera usado… ¿Qué haría? Por supuesto, sacar cada día hasta el último centavo y aprovechar todo el dinero.
  7. 7. • Pues bien, tal banco existe: se llama Tiempo. Cada día le acredita 86,400 segundos y cada noche da por definitivamente perdidos cuantos haya dejado de emplear provechosamente. Nunca transfiere los saldos, ni permite que usted se sobregire. Cuando no usa lo disponible ese día, el único que pierde es usted. No existe recuperación de fondos. Tampoco es posible girar cheques sobre el mañana. De cada persona depende invertir este precioso caudal de horas, minutos y segundos para obtener los máximos dividendos en cuanto a salud felicidad y éxito.
  8. 8. ¿POR QUÉ Y PARA QUÉ ADMINISTRARLO? • La administración es el arte de optimizar los recursos para el buen uso del tiempo. Se pretende que el tiempo sirva en beneficio personal y de los demás y para la misma sociedad, por lo que comprende el reflejo de sí mismo, mediante el manejo adecuado de los recursos de todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo. • La administración del tiempo se ocupa de “cronos”, el tiempo cronológico; éste se considera lineal y secuencial. Ningún segundo vale más que otro. El reloj dicta en esencia el ritmo de nuestra vida. Pero en el mundo hay culturas que enfocan la vida desde un paradigma basado en el “kairos” (tiempo apropiado o tiempo con calidad)
  9. 9. • Realidades y mitos • Se han creado en torno al tiempo un sinnúmero de conceptos falsos, auténticos mitos que ocultan la realidad de las cosas creando ilusiones sin fundamento concreto. “No tengo tiempo”, “No me alcanza el tiempo “, “El tiempo vuela”, “Se nos viene el tiempo encima”, “Tenemos que recuperar el tiempo perdido”, “Hay que ir contra reloj”, “Soy esclavo del tiempo”. • Falsedades todas • El tiempo del día y del año transcurre a un ritmo matemáticamente uniforme y parejo: a nadie se le echa encima y nunca se pone a volar ni a tiranizar a la gente. Tampoco se recupera. • Tiempo físico y tiempo psicológico • Una cosa es el tiempo del reloj, y otra el tiempo psicológico. El primero como un fenómeno aplicable a la realidad objetiva, y por encima de los obstáculos de los seres humanos. El segundo como experiencia subjetiva
  10. 10. FACTORES QUE OBSTACULIZAN LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO “LADRONES DEL TIEMPO” • Planeación deficiente, ya sea por que los objetivos no quedan claros, a corto, mediano y largo plazo. • Jerarquización insuficiente de prioridades. • Incapacidad para decir NO. • Poca habilidad en el manejo de las interrupciones. • Resistencia a delegar en forma adecuada. • Falta de motivación y disciplina del jefe y su equipo. • Abarcar mucho y apretar poco: el empeño de hacer demasiadas cosas al mismo tiempo. • Apoyo secretarial ineficiente.
  11. 11. PRINCIPIOS ÚTILES PARA EL MANEJO DEL TIEMPO
  12. 12. PRINCIPIOS TEÓRICOS • El tiempo es un recurso noble y justo, que se distribuye equitativamente a pobres y ricos, a débiles y poderosos, a jóvenes y ancianos. Todo mundo dispone de todo el tiempo que hay, ni más ni menos. • Nuestro tiempo es un campo muy expuesto a engaños y a ilusiones. La mayoría de las personas no saben cómo lo estamos administrando. • La mayor parte de los problemas y de las pérdidas de tiempo surgen de actuar sin pensar (debemos planear a corto y a largo plazo). • Las tareas que cualquier persona afronta no tienen la misma importancia. El tiempo disponible les debe ser asignado en orden de prioridades.
  13. 13. • Nadie tiene el control absoluto de todas las circunstancias y factores, toda programación del tiempo personal debe ser flexible para poder adaptarse a los imprevistos. • En muchas ocasiones se crea tensión entre lo importante y lo urgente. • El uso del tiempo es óptimo cuando se logran los máximos beneficios con un mínimo de esfuerzo. • Hay problemas que tienden a solucionarse por sí solos. El saber identificarlos y dejarlos de lado redunda en un ahorro del tiempo y energías. • El hábito de posponer decisiones y acciones es un modo común de perder no sólo el tiempo, sino muchas oportunidades valiosas de todo género
  14. 14. PRINCIPIOS PRÁCTICOS • Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar cómo lo está empleando. • Anticipar o prevenir es mejor que remediar. Casi todo toma más tiempo del que originalmente se piensa. Si se prevé lo inesperado, se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. • Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse a sí mismo fechas límites facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia. • Tener los propios objetivos por escrito y revisarlos periódicamente ayuda a no perder la orientación y a no malgastar tiempo.
  15. 15. • Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y economiza tiempo y esfuerzos. • Siendo las interrupciones enemigos crónicos del tiempo, conviene diseñar tales programas y controles que, por su propio peso, reduzcan dichas interrupciones. • Antes de buscar soluciones, cerciórese de tener bien definido el problema. • En cuanto sea posible, hay que delegar tareas completas, dando tanto la responsabilidad como autoridad correspondiente (si se hacen las cosas a medias, no se logra la auténtica liberación del tiempo). • Planear cada actividad para ahorrar tiempo en su ejecución. • Iniciar cada jornada con un plan a realizar inmediato
  16. 16. 1. Reúna información. Tenga un registro diario para una semana, parecido al que se muestra en las páginas siguientes (registro diario del tiempo). Esto le proporcionará información precisa para mejorar su uso del tiempo. Sea honesto. . . preste atención a los detalles. 2. Estudie su uso del tiempo. Al trabajar con la información reunida, estudie la forma en que actualmente está utilizando su tiempo. Enliste posibilidades de mejoría. 3. Plan de acción. Del estudio anterior, desarrolle planes de acción específicos para producir las mejoras deseadas en el uso de su tiempo. 4. Seguimiento. Se recomienda hacer una evaluación de las mejoras establecidas, seis semanas después de haber comenzado el programa para mejorar su administración del tiempo. Ejercicio:
  17. 17. Instrucciones para llevar un registro diario del tiempo. 1. Seleccione una semana típica (no incluya vacaciones, incapacidades, permisos de ausencia, días festivos, etc.). 2. Registre sus actividades al menos cada media hora. Sea específico, por ejemplo: identifique a los visitantes y registre el tema y la duración de los temas discutidos. 3. Escriba un comentario de cada actividad. ¿Se llevó algo más de tiempo que de costumbre? ¿Por qué? ¿Lo interrumpieron? 4. Al final del día anote si éste fue típico, más ocupado que de costumbre. Agregue el tiempo que ocupó en actividades de mayor importancia y escriba los resultados junto con otros comentarios al final del registro del día.
  18. 18. REGISTRO DIARIO DE TIEMPO DÍA DE LA SEMANA: L M M J V S D FECHA: HORA ACTIVIDAD COMENTARIOS 7:00 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 Este día fue: Comentarios:
  19. 19. REGLAS BÁSICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
  20. 20. BASES PARA UNA ADECUADA ADMINISTRACIÓN DE TU TIEMPO • Definición de objetivos: • Toda organización tiene objetivos que espera alcanzar. Éstos son usualmente establecidos de manera general y sirven como marco de referencia para que las unidades del negocio (departamentos, secciones e individuos) puedan establecer sus metas o se les asignen cuotas.
  21. 21. • Objetivos de mantenimiento: Actividades de alimentación, ejercicio, recreo, terapias, etc. • Objetivos de crecimiento: Fortalecerse física y mentalmente, aprender (leer, tomar cursos), ocupar determinados cargos. • Objetivos de innovación: Nuevos métodos, nuevos campos de acción, nuevas relaciones sociales, más productos creativos.
  22. 22. LA CLASIFICACIÓN PERCEPTUAL DEL TIEMPO
  23. 23. LA CLASIFICACIÓN PERCEPTUAL DEL TIEMPO • Antes de toda filosofía, el tiempo es una experiencia inmediata: sentimos el paso del tiempo, lo observamos en el ritmo de la naturaleza, y lo sentimos y vivimos en nuestra esfera corporal, psicológica y social. • En lo corporal, la vida fisiológica es una sucesión de ritmos: la inspiración y la respiración, el hambre y la saciedad, la atención y la dispersión, el cansancio y el descanso. . . Suceden día con día.
  24. 24. • En la esfera Psicológica, nuestra psique tiene su tiempo interno: sentimos el fluir de los acontecimientos, 10 minutos alegres son una experiencia temporal muy diferente de 10 minutos de extrema tensión o dolor; tomamos distancia con respecto a los hechos pasados, localizándose en el tiempo; podemos decir: hace una semana, hace tres semanas, hace tres meses, etc. y experimentamos el paso del mundo de la niñez, de la adolescencia, de la juventud, de los años maduros. • En la esfera social, dejamos de ver 15 años a un compañero de escuela y al encontrárnoslo, advertimos y casi palpamos el paso del tiempo. Comparamos nuestra ciudad o nuestro barrio con lo que eran 20 años, y por donde quiera encontramos la huella del tiempo que ha pasado
  25. 25. PRINCIPALES MOTIVOS DE INTERRUPCIÓN. ENEMIGOS DEL TIEMPO • Existen “ladrones del tiempo” bastante numerosos y tanto más temibles cuanto más oculto y disimulados. Identificarlos es el primer paso para acabar con ellos. • Entendemos por “enemigo o desperdiciador del tiempo” cualquier circunstancia que se opone a la consecución de nuestros objetivos, o simplemente que nos aparta de nuestros valores. • Existen enemigos externos e internos, dentro de los externos podemos identificar a los enemigos visibles, los cuales son a su vez controlables y dentro de los enemigos internos tenemos a los ocultos, los cuales resultan incontrolables.
  26. 26. • Enemigos visibles que provienen de los rasgos del propio individuo. • La verborrea como estilo de comunicación. • Las repeticiones inútiles. • El lenguaje confuso y ambiguo. • El desorden. • La indecisión. • La manía de pasar mucho tiempo hablando y muy poco pensando. • La manía de pasar mucho tiempo realizando cosas sin aclarar intenciones, propósitos y objetivos. • La costumbre de adoptar rituales que son meros formulismos muertos y vacíos. • Confundir lo urgente con lo importante.
  27. 27. ENEMIGOS DEL TIEMPO EXTERNOS (Visibles y controlados)  Interrupciones del teléfono.  Interrupciones por visitas inesperadas.  Urgencias.  Mobiliario incómodo.  Incapacidad de los subalternos.  Falta de información adecuada.  Exceso de reuniones.  Liderazgo deficiente.  Trámites excesivos.  Ruido y distractores visuales.  Sistemas de comunicación deficiente
  28. 28. ENEMIGOS DEL TIEMPO INTERNOS (Invisibles e incontrolados)  No saber decir “no”.  Querer acaparar actividades por no delegar.  Sobrestimar las propias capacidades.  Subestimar las propias capacidades.  Aplazar, dejar las cosas para después.  Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes.  Falta de motivación.  Tensión y preocupaciones.  Obsesión por lo trivial.  Inconstancia, hábito de dejar tareas inconclusas
  29. 29. LA DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO • Toda administración implica la personalidad del administrador, máxime cuando se trata del tiempo, que no es algo externo a la persona • Administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es malgastar la vida. • La administración del tiempo no puede ser sino un reflejo de la personalidad: “Dime cómo gastas tu tiempo y te diré quién eres”. • Nos hallamos, no ante un problema de técnicas, sino de actitudes básicas; no de aprendizaje conceptual, sino de compromisos vitales; no de recetas, sino de reeducación; no de simples estrategias, sino de madurez humana. • De aquí que manejen su tiempo en forma muy diversa el individuo materialista, hedonista, el perfeccionista, el idealista, el soñador, el bohemio, el burócrata rutinizado, el artista, el científico, el empresario, el religioso contemplativo, el grillo político, etc.
  30. 30. SUGERENCIAS PARA EL MANEJO DE LA AGENDA CON BASE EN EL MÉTODO DE STEPHEN R. COVEY
  31. 31. INICIE CON ESTABLECER LOS OBJETIVOS
  32. 32. DEFINA PRIORIDADES
  33. 33. Establezca primero lo primero Cuatro generaciones de la administración de el tiempo. I. • Crisis. • Problemas apremiantes. • Proyectos cuyas fechas vencen. III. • Interrupciones, algunas llamadas. • Correo, algunos informes, reuniones. • Actividades populares. II. • Prevención. • Construir relaciones. • Reconocer nuevas oportunidades. • Planificación, recreación. IV. • Trivialidad, ajetreo inútil. • Algunas cartas. • Algunas llamadas telefónicas. • Pérdidas de tiempo. • Actividades agradables. ACTIVIDADES Urgente No urgente NoimportanteImportante Establezca primero lo primero Cuatro generaciones de la administración de el tiempo. I. • Crisis. • Problemas apremiantes. • Proyectos cuyas fechas vencen. III. • Interrupciones, algunas llamadas. • Correo, algunos informes, reuniones. • Actividades populares. II. • Prevención. • Construir relaciones. • Reconocer nuevas oportunidades. • Planificación, recreación. IV. • Trivialidad, ajetreo inútil. • Algunas cartas. • Algunas llamadas telefónicas. • Pérdidas de tiempo. • Actividades agradables. ACTIVIDADES Urgente No urgente NoimportanteImportante
  34. 34. Establezca primero lo primero Cuatro generaciones de la administración de el tiempo. I. • Estrés • Agotamiento. • Siempre apagando incendios. III. • Concentración en plazos cortos. • Administración de la crisis. II. • Visión. • Equilibrio. • Disciplina. • Control. • Pocas crisis. IV. • Total irresponsabilidad. • Despido de los empleos. • Dependencia de otros. RESULTADOS Urgente No urgente NoimportanteImportante Establezca primero lo primero Cuatro generaciones de la administración de el tiempo. I. • Estrés • Agotamiento. • Siempre apagando incendios. III. • Concentración en plazos cortos. • Administración de la crisis. II. • Visión. • Equilibrio. • Disciplina. • Control. • Pocas crisis. IV. • Total irresponsabilidad. • Despido de los empleos. • Dependencia de otros. RESULTADOS Urgente No urgente NoimportanteImportante
  35. 35. • Las mentes grandes tienen un propósito; las demás sólo tienen ideas (W. Irving). • Lo importante rara vez debe hacerse en el mismo día, ni tampoco en la misma semana... Lo urgente exige acción instantánea... La atracción momentánea de lo urgente parece irresistible, y consume la energía de la persona. • La diaria planificación y elaboración de listas de “tareas a cumplir” en esencia nos mantiene concentrados en priorizar y realizar sólo lo urgente. Cuanta más urgencia tenemos, menor es la importancia de lo que hacemos. • Muchas actividades importantes se vuelven urgentes, debido a que las postergamos más allá de lo necesario o que las prevemos y planificamos en forma insuficiente. • Al incrementar el tiempo que dedicamos a lo importante, crece nuestra capacidad para ejecutar y disminuyen las urgencias. » Adaptación de “First Things First”.- Stephen R. Covey, A. Roger & Rebeca Merrily.- New York.- Simon & Schuster.- 1994 Traducido al Español por Editorial Paidos. LO IMPORTANTE Y LO URGENTE
  36. 36. DEFINICIÓN: • Lo urgente es lo que exige atención inmediata y lo importante es lo que no debemos dejar de realizar, pero su prioridad es menor. • La tiranía de lo urgente hace postergar los objetivos más importantes a largo plazo, olvidar las prioridades y responder en exceso a los problemas, como si todos fueran crisis.
  37. 37. GENERACIONES DE ADMINISTRADORES DE TIEMPO (STEPHEN COVEY) • Primera Generación: Hacedores de listas (conciencia de lo que deben hacer) • Segunda generación: Programadores (planean y usan la agenda) • Tercera generación: Priorizadores (Fijan objetivos y actúan de acuerdo a prioridades). • Cuarta generación: Autoorganizados (en lugar de administrar el tiempo se organizan ellos mismos).
  38. 38. CAMBIE SU LUGAR DE TRABAJO • Considere su escritorio como una línea de montaje. Por un extremo entran las materias primas (en su mayoría en forma de papeles) para ser procesados por una máquina (su cerebro), antes de pasar a la etapa siguiente. Un Just in Time de su escritorio significa tomar conciencia de los papeles y las herramientas y el sitio donde deben estar
  39. 39. COSAS QUE HACER • Debe vaciar su escritorio de papeles relacionados con tareas anteriores. • La superficie de trabajo debe tener sólo lo necesario (productos en proceso). • Ordene los cajones y de ser posible ELIMÍNELOS • Defina un lugar para sus herramientas (lápiz, tijeras, grapadora, etc) y siempre manténgalas en este lugar
  40. 40. CINCO PALABRAS EN JAPONÉS SEIRI (Clasificar) SEITON (Ordenar) SEISO (Limpiar) SEIKETSU (Estandarizar) SHITSUKE (Continuar) SEI: SENTIDO
  41. 41. SENTIDO DE CLASIFICACIÓN • Clasificar es hacer la diferencia entre lo que se necesita y lo que no se necesita. • Eliminar lo innecesario • ¿Se necesita? • ¿Está en la cantidad adecuada? • ¿Cuál es la frecuencia de utilización?
  42. 42. SENTIDO DEL ORDEN • Ordenar es: • Asignar un espacio, a las cosas que se necesitan para ejecutar los diferentes procesos, dentro del área de trabajo. • Definir un sitio o lugar apropiado para ubicar cada cosa, pieza o herramienta dentro de un sistema lógico. • Distribuir y manejar el espacio adecuadamente. • Tener las cosas listas y al alcance para cuando se necesiten. • UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR
  43. 43. CÓMO LO HACEMOS? Clasificar ¿Es un objeto o información necesaria para el objetivo del puesto de trabajo? ¿Es un objeto o información innecesaria para el objetivo del puesto de trabajo? Colocar cerca Colocar menos cerca Colocar lejos No es útil para nadie A alguien le puede servir Vender, donar o botar Transferir Se usa ocasionalmente Se usa con frecuencia Usados muy de vez en cuando
  44. 44. MANEJO DE DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS • Solo archive documentos que consultará en el futuro o que requieren algún respaldo. • Ordene los archivos según frecuencia de uso. • Separe el archivo muerto. • Solo tenga en la bandeja de entrada aquello que está en curso. • Almacene y elimine el resto. • Cree carpetas y subcarpetas para agrupar los documentos relacionados
  45. 45. MANEJO DEL CORREO ELECTRÓNICO • El correo implica siempre el desencadenamiento de alguna acción. Se deben planear en el día momentos para su lectura. • El E-mail debe gestionarse con agilidad: Eliminarse, responderse, archivarse ó re-enviarse de forma inmediata. Consejo: Abra su correo electrónico 1 hora después de que haya llegado a su puesto de trabajo.
  46. 46. PARA GESTIONAR EL CORREO ELECTRÓNICO • Correos recibidos cada día (promedio): 30 • 80% son informativos ó basura (24 mensajes) • (Tiempo estimado: 24 minutos) • 20% Requieren responder, re-enviar con comentarios ó hacer algo (6 mensajes) • (tiempo estimado: 60 minutos)
  47. 47. MANEJO DEL CORREO ELECTRÓNICO • Al escribir correo electrónico: • Los mensajes de correo electrónico deben ser breves y la dirección precisa. • Si debe enviar archivos adjuntos, hágalo luego de escribir los destinatarios y antes de escribir el cuerpo del mensaje. • El lenguaje usado es más informal. • El encabezado del correo debe indicar claramente el objeto del mensaje. • Envíe ó re-envíe mensajes a aquellos que les interesa explicando brevemente por qué usted así lo piensa. Evite enviar mensajes con textos como: …puede ser de utilidad, …por si les interesa, …etc.
  48. 48. CÓMO TRABAJAR EN EQUIPO Y DAR UN BUEN MANEJO AL TIEMPO DE LOS DEMÁS • Generalmente, los planes mejor trazados para administrar el tiempo dependen de otros. Nadie trabaja solo. Es importante conciliar la forma en que los otros administran su tiempo con la suya
  49. 49. PREGUNTAS QUE DEBE HACERSE • Al programar actividades ¿tengo en cuenta la agenda de los demás? • ¿Escribo demasiados informes innecesarios? • ¿Organizo reuniones sin objetivos concretos y con resultados imprecisos? • ¿Siempre llego puntualmente a las citas y reuniones? • ¿Con qué frecuencia suelo interrumpir a los demás? • (mi jefe, mis colaboradores y compañeros)
  50. 50. MANEJO DE REUNIONES • ¿Realmente es necesario reunirse? • Podría ahorrar tiempo no convocando la reunión y hablando personalmente, por teléfono o vía e-mail con los otros. • Si todos los asistentes trabajan para la misma empresa, es útil para todos si el tiempo dedicado a reunirse es el mínimo. • Planee la reunión luego de considerar otras posibilidades. R P = ------------------------------------- t x Número de personas
  51. 51. PREPARE UN ORDEN DE LA REUNIÓN • La duración de una reunión puede verse muy afectada por el orden en que figuran los temas. • Evite iniciar una reunión con un tema controvertido ya que se puede dedicar un tiempo excesivo en comentarlo. • Empiece con temas rutinarios y directos que supongan decisiones fáciles. • Sugiera a los demás que asistan a la parte de la reunión que les concierne. • Recuerde a todos lo acordado en una reunión por escrito.
  52. 52. REFLEXIONES ACERCA DE LAS REUNIONES ¿Quién realmente debe estar presente? ¿Todos deben estar presentes todo el tiempo? ¿Deberán desplazarse? ¿Se pueden tratar otros asuntos en la reunión? ¿Se puede cancelar la reunión? Examine los temas a tratar Piense que las personas entrarán y saldrán Considere otras posibilidades Aproveche la situación al máximo Resuelva los asuntos sin reunirse Los temas determinan los asistentes. Los asistentes solo asisten al tema de su interés. Los tiempos de desplazamiento deben sumarse al tiempo de la reunión Programar la reunión sólo cuando hayan suficientes temas a tratar.
  53. 53. MANEJO DEL TELÉFONO • Al hacer llamadas: • Reserve una hora del día para llamar • Haga una lista de las llamadas que debe hacer cada día • Tenga claro el objetivo de cada llamada y prepárela como si se tratara de una reunión • Asegúrese de tratar todos los temas durante la conversación • Haga las llamadas por orden de importancia. No aplace las urgentes y difíciles • Tome nota de los aspectos discutidos durante la llamada
  54. 54. MANEJO DEL TELÉFONO • Al recibir llamadas: • Las llamadas pueden tomarlo por sorpresa e interrumpirlo cuando no está preparado. • No es descortés hacerle saber a quien llama que es un mal momento para hablar. • Indique a las personas el horario más apropiado para que lo llamen. • Si usted le pide a alguien que lo vuelva a llamar, indíquele el día y la hora mas apropiado y apúntelo en su agenda. • Siempre responda las llamadas que no contesta.
  55. 55. SI LO LLAMA UN VENDEDOR A OFRECERLE UN PRODUCTO O SERVICIO • No le diga que lo llamen mas tarde. Lo harán, y seguramente será en un momento menos apropiado. • No diga que usted los llamará si no piensa hacerlo • No pida detalles si no está interesado. • No responda a preguntas con oraciones vagas y largas, sea conciso.
  56. 56. PREPARACIÓN DE VIAJES DE NEGOCIOS, ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DURANTE EL VIAJE • Durante un viaje de trabajo pasará la mayor parte del día reunido. Cuanto más largo sea el viaje, a más reuniones asistirá. • Es esencial actualizar las notas todos los días; si no, todas las reuniones se habrán confundido cuando regrese a la oficina. • Reserve tiempo todos los días para re-escribir las notas de las reuniones a las que asistió, las decisiones tomadas y las medidas de las que ellas se derivan
  57. 57. PROGRAMACIÓN DEL TIEMPO LIBRE • No debe sentirse culpable por tomarse tiempo libre. Le ayudará a trabajar con mayor eficacia. • El ejercicio ayuda a reducir el estrés y puede ser una pausa útil en caso de que tenga las facilidades para practicarlo al mediodía. • Programe su tiempo libre y dedíquelo a las personas y actividades más gratificantes para usted. • Valore su tiempo libre: no lo desperdicie haciendo “zapping” con el control del TV. • Realice al menos una actividad gratificante y planeada cada día.

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