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Gastos de viaje: cómo meter en cintura un mal necesario. nuevas estrategias de control y gestión - Sagrario Llatas

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Presentación empleada por Sagrario Llatas en #SME2016 durante su conferencia en la sala Comparte con... el 16 de febrero de 2016

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Gastos de viaje: cómo meter en cintura un mal necesario. nuevas estrategias de control y gestión - Sagrario Llatas

  1. 1. Gastos de viaje: cómo meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario Llatas
  2. 2. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas GESTIÓN DE GASTOS DE VIAJE BENEFICIOS PARA EMPLEADOS INCENTIVOS Y RECOMPENSAS ¿QUIÉNES SOMOS?
  3. 3. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas
  4. 4. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario Llatas Real Decreto-Ley 16/2013 de 20 de diciembre Sagrario Llatas Deberá detallar en el cálculo de la nómina las cantidades entregadas en concepto de Gastos de movilidad. Deberá comunicar a la Seguridad Social a través de la lista CRA, todos aquellos conceptos salariales o extra-salariales de sus empleados. En cuanto a las dietas de manutención, están exentas de cotización con estos límites: Si pernocta en un municipio distinto: 53,34 €/día. Si no pernocta en un municipio distinto : 26,67 €/día. CONTEXTO LEGAL
  5. 5. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas
  6. 6. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas
  7. 7. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas Yo me he llevado tu queso…
  8. 8. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario Llatas Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario Llatas
  9. 9. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas 2015 41% de las empresas considera el control de los gastos profesionales como un objetivo prioritario para 2016. Entre el 30 y el 40% de los gastos profesionales de la empresa ni se gestionan ni se planifican. 65% de las empresas gestiona manualmente dichos gastos. Para la gran mayoría de la empresas la gestión de los gastos profesionales es un auténtico quebradero de cabeza.
  10. 10. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas *Inmark Europe (agosto 2015) El 93,4% de las empresas del estudio liquidan gastos profesionales a sus empleados. En promedio, el 24,8% de los empleados de las empresas entrevistadas se desplazan al menos una vez al mes. El 41,6% de los desplazamientos realizados son nacionales. Los locales y provinciales suponen entre ambos un 40%, en tanto que los internaciones se sitúan en el 15%. Las empresas destinan como promedio 116.520 €/año a gastos profesionales, de los cuales, algo menos de la mitad (46,4%) corresponden a gastos de viajes.
  11. 11. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario LlatasANTES DURANTE DESPUÉS
  12. 12. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas Gastos directos: Derivados de la gestión del viaje
  13. 13. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas Gastos indirectos: Derivados de la gestión y administración. Costes para efectuar reservas Adquisición de software de reservas / billetes Gestión de imprevistos: Falta de fondos Contratación de servicios adicionales (noches de hotel, transporte…) Costes administrativos: Control de facturas Justificación de gastos Reflejo en la nómina Negociación con proveedores ¿Sabías que los procesos administrativos representan un 75% de los costes indirectos y que estos oscilan entre el 1 y el 34% del total de los gastos de viajes?
  14. 14. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas
  15. 15. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas *Inmark Europe (agosto 2015) Tarjeta de crédito 73,9% Efectivo 61,9% Tarjeta gasolina 42% Tarjeta de débito 29,3% Acuerdos con EESS 21,3% Otros 17,6%
  16. 16. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas Un reciente estudio de Numsight sobre gasto corporativo en las organizaciones, realizado a las pymes españolas, ha descubierto que entre un 60% y un 70% de los responsables que gestionan los gastos de empresas están insatisfechos con sus sistemas actuales por culpa del desconocimiento y la falta de control.
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  19. 19. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas *Inmark Europe (agosto 2015) ¿Qué valorarían las empresas a la hora de gestionar sus gastos profesionales? Información detallada del gasto 69,31% Reporting 53,75% Control de uso 52,68% Ciclo de validación de notas de gastos 46,50%
  20. 20. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas CONCLUSIÓN: Las empresas pierden tiempo y dinero por no automatizar sus gastos profesionales.
  21. 21. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas Mejoremos los procesos. Optimicemos el tiempo y el esfuerzo dedicado a la gestión de dichos gastos.
  22. 22. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas Contemos con una herramienta web online, obteniendo reporte REAL del gasto realizado. Unifiquemos criterios en el método a utilizar. Realicemos un traje a medida ajustado a las necesidades de cada empleado. No solicitemos tarjetas de crédito. No corramos riesgos innecesarios. Optimicemos los recursos a nuestro alcance.
  23. 23. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario Llatas Logotipo Empresa
  24. 24. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas Mis empleados disponen de Dietas para comida pero SOLO QUIERO ABONAR lo que gasten realmente. SÓLO quiero que utilicen la dieta de comida los días autorizados. SOLO quiero que utilicen la dieta de comida en la franja horaria establecida. Necesito tener CONTROLADOS TODOS LOS GASTOS PROFESIONALES. Necesito un ÚNICO REPORTE con todos los gastos. Quiero REDUCIR mis costes directos e indirectos de gestión. ¿CON QUÉ HERRAMIENTAS CONTAMOS?
  25. 25. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario Llatas TICKET CORPORATE Sagrario Llatas Una tarjeta MasterCard. Cada empleado cuenta con su tarjeta personal, que utiliza para todos los gastos relacionados con sus desplazamientos laborales. Una herramienta online. A través de la cuenta Ticket Corporate, podemos decidir las condiciones de uso de las tarjetas: tipo de gasto, días y horarios válidos, limitación por importe máximo...
  26. 26. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario Llatas SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS Sagrario Llatas Uso adecuado del gasto:  Asegurar un buen uso de los fondos.  Adaptación a los cambios legislativos y normativas.  Cumplimento con políticas internas. Reducción de costes:  Prevención de "gastos injustificados"  Reducir los gastos mediante un control más exhaustivo. Aumento de la productividad:  Facilita la emisión y control de las notas de gastos  Exportable a sistemas contables / nóminas.  Unificación de medio de pago  menor gestión administrativa.
  27. 27. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas El personal dedicaba demasiado tiempo a una gestión que no aportaba valor a la empresa. Conocer en tiempo real el gasto del equipo nos permite ceñirnos mejor al presupuesto. Se consiguió una visión detallada de los gastos de viaje. En un entorno internacional, gestionar diferentes divisas era necesario. Con una única forma de pago resuelvo casi la totalidad de los pagos de mis empleados. La revisión y aprobación de notas de gastos se aceleró un 60%. El uso de una tarjeta corporativa ha reducido mis gastos en un 45%.
  28. 28. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario LlatasSagrario Llatas Puedes gastar el tiempo de mil maneras, pero yo no elegiría redactar mi nota de gastos como una de ellas.
  29. 29. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario. Nuevas estrategias de control y gestión. Sagrario Llatas ¿SEGUIMOS CHARLANDO? ¡Muchas gracias por vuestra asistencia! ¿Preguntas? Sigue las noticias de nuestro blog www.edenred.es/blog. Síguenos en Twitter @EdenredES y ¡hablemos! ¿Tienes dudas? Escríbenos! Marketing-es@edenred.com
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