Io01 audit iso9001 rev.01

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Io01 audit iso9001 rev.01

  1. 1. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 1 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 ISTRUZIONE OPERATIVA QUALITYITALIA SRL “AUDIT DI SISTEMI GESTIONE QUALITA’ IN CONFORMITÀ ALLA NORMA UNI EN ISO 9001”  Copia controllata n. ____ Distribuita a: _________________________  Copia non controllata
  2. 2. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 2 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 CARTIGLIO PER LE REVISIONI Data Rev. Causale Redatto da RGQ Verificato da DG Approvato da ADIR 28.01.2008 00 Prima Emissione 04.02.2008 19.07.2008 01 Aggiornamento ISO/IEC 17021 12.09.2008
  3. 3. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 3 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 Sommario 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE .........................................................................4 1.1 SCOPO ............................................................................................................4 1.2 CAMPO DI APPLICAZIONE.......................................................................................4 2. RIFERIMENTI NORMATIVI .......................................................................................4 3. TERMINI E DEFINIZIONI.........................................................................................4 4. RESPONSABILITÀ ..................................................................................................6 5. MODALITÀ OPERATIVE ...........................................................................................7 5.1 REQUISITI GENERALI ...........................................................................................7 5.2 APPROCCIO PER PROCESSI .....................................................................................8 5.3 FASE 1..........................................................................................................10 5.4 FASE 2..........................................................................................................13 5.5 IL PROGRAMMA E IL PIANO TRIENNALE DI AUDIT .........................................................19 5.6 CONSEGNA DELLA DOCUMENTAZIONE DI AUDIT...........................................................20 5.7 FATTURAZIONE DEGLI INCARICHI ASSEGNATI .............................................................20 6. ALLEGATI ...........................................................................................................20
  4. 4. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 4 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 1.1 SCOPO Lo scopo della presente istruzione operativa è di standardizzare l’operato degli auditor qualificati (RGVI e AVI) e di offrire indicazioni di ricerca delle evidenze oggettive da raccogliere durante l’audit, al fine di omogeneizzare il comportamento e le valutazioni degli auditor in merito alle conclusioni da raggiungere e le risultanze da registrare, con ricaduta diretta sulla seguente fase decisionale a cura del Comitato di Certificazione, e di salvaguardare i principi fondamentali di imparzialità, obiettività e trasparenza che caratterizzano il processo di certificazione e sono alla base della politica di qualityitalia. 1.2 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente istruzione operativa si applica nelle fasi di preparazione, apertura, conduzione, conclusione e chiusura delle attività di audit da condurre presso le organizzazioni Clienti per la valutazione del sistema gestione qualità in conformità alla norma UNI EN ISO 9001. 2. RIFERIMENTI NORMATIVI UNI EN ISO 9000 Sistemi di gestione per la qualità - Fondamenti e vocabolario 2005 UNI EN ISO 9001 Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti. 2000 UNI EN ISO 9004 Sistemi di gestione per la qualità - Linee guida per il miglioramento delle prestazioni. 2000 UNI EN 19011 Linea guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale 2003 + Corrigendum 2004/2005 LINEA GUIDA (LG) “Criteri per un approccio efficace ed omogeneo alle valutazioni di conformità alla Norma ISO 9001:2000 Dicembre 2003 3. TERMINI E DEFINIZIONI I termini e le sigle specificati di seguito sono utilizzati come alternativa alle espressioni a fianco indicate: Organizzazione: Società richiedente la certificazione o certificata ADIR: Alta Direzione DG: Direzione Generale DT: Direzione Tecnica RGQ: Responsabile Gestione Qualità RSQ: Responsabile Schema Qualità ST: Segreteria Tecnica GVI: Gruppo di Verifica Ispettiva RGVI: Responsabile del Gruppo di Audit AVI: Membro del Gruppo di Audit CC: Comitato di Certificazione
  5. 5. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 5 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 Ai termini e alle espressioni utilizzate è attribuito il significato indicato nelle definizioni contenute nella norma UNI EN ISO 9000, UNI EN ISO 19011 e nelle definizioni seguenti: Qualità L’insieme delle proprietà e delle caratteristiche di un prodotto o di un servizio che conferiscono ad esso la capacità di soddisfare esigenze espresse o implicite di clienti e parti interessate. Sistema Qualità L’insieme delle azioni pianificate e sistematiche dirette ad assicurare che un prodotto o un servizio soddisfa i requisiti prefissati. Sistema Gestione Qualità Struttura organizzativa formalizzata attraverso individuazione di autorità e responsabilità, risorse e metodiche operative necessarie per mettere in atto l’insieme delle azioni pianificate e sistematiche dirette ad assicurare che un prodotto o un servizio soddisferà i requisiti di qualità prefissati. Fornitore Organizzazione o persona che fornisce un prodotto, può essere interno o esterno all’organizzazione. Contratto L’insieme dei requisiti specificati e comunicati attraverso un qualsiasi mezzo. Manuale della qualità Documento che descrive il sistema di gestione per la qualità di un'organizzazione. Controllo qualità Le operazioni e le tecniche messe in atto per il monitoraggio del rispetto dei requisiti specificati e per l’ottenimento della soddisfazione del Cliente. Processo Insieme di fasi interconnesse svolte dall’organizzazione. Fase Insieme di attività interconnesse svolte dall’organizzazione Prodotto/Servizio Risultato finale di un processo. Procedura Modo specificato per svolgere una singola fase. Istruzione Modo specificato per svolgere una singola attività. Modulo Documento operativo per lo svolgimento di una singola attività.
  6. 6. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 6 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 Registrazione Documento che riporta i risultati ottenuti o fornisce evidenza delle attività svolte. Specifica Documento che stabilisce requisiti aggiuntivi. Guida Documento che fornisce raccomandazioni o suggerimenti. Anomalia Mancato soddisfacimento di un requisito specificato. Efficacia Grado di raggiungimento degli requisiti specificati. Efficienza Rapporto tra efficacia ed utilizzo di risorse. Parti Terze Interessate Insieme di persone, enti, associazioni, autorità e organizzazioni che direttamente o indirettamente hanno interesse di qualsiasi tipo con l’organizzazione Cliente dell’OdC. Estensione della certificazione L'ampliamento del campo di applicazione della certificazione di conformità ad altri processi, prodotti o servizi precedentemente non comprese nello scopo di certificazione. Reclamo Qualsiasi espressione di insoddisfazione dell’Organizzazione (o altra parte terza interessata) inerente all’attività di certificazione svolta dall’OdC. Soddisfazione del Cliente Percezione del Cliente relativa al grado soddisfacimento delle proprie aspettative. 4. RESPONSABILITÀ ADIR: Approvazione DG: Verifica RGQ: Redazione, modifica e distribuzione DT: Verifica necessità aggiornamento RSQ: Controllo applicazione requisiti ST: Archiviazione RGVI: Applicazione AVI: Applicazione
  7. 7. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 7 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 5. MODALITÀ OPERATIVE 5.1 REQUISITI GENERALI L’OdC, dopo aver concordato con l’organizzazione Cliente la/e data/e dell’audit e verificato la disponibilità dei membri componenti il GVI individuato, emette ed invia agli auditor le lettere d’incarico contenenti il mandato, le disposizioni generali per la conduzione dell’audit, la domanda di offerta, la proposta commerciale e, ove applicabile, il programma e il piano triennale di audit. Gli audit di certificazione, ed in alcuni casi quelli di rinnovo, sono condotti in due fasi presso la/e sede/i e il/i sito/i permanenti o temporanei dell’organizzazione (Audit fase 1 e fase 2). La politica dell’OdC è di confermare, per quanto possibile, il GVI che ha condotto la fase 1 anche per la fase 2. Per questo motivo le lettere che incaricano gli auditor per la fase 1 richiedono che la/e data/e e i dettagli per l’audit fase 2 siano direttamente concordati dal GVI, tramite il proprio responsabile, con l’organizzazione Cliente. L’intervallo temporale fra la fase 1 e la fase 2 è determinato dal RGVI considerando le esigenze dell’organizzazione Cliente per la risoluzione dei problemi identificati durante la fase 1 e le esigenze del GVI che può rivedere le proprie disposizioni per la fase 2. Tale intervallo temporale, in generale, non può essere inferiore a cinque giorni lavorativi. In alcuni casi particolari, in funzione della semplicità del sistema di gestione, delle dimensioni contenute dell’organizzazione e della non criticità dei problemi rilevati in fase 1, il RGVI può decidere di condurre consecutivamente le due fasi. Le attività che consentono agli auditor di adempiere al mandato loro conferito attraverso l’accettazione della lettera d’incarico, che contempla anche il rispetto dei tempi comunicati, sono: a) redazione ed invio del piano di audit fase 1 all’organizzazione Cliente; b) conduzione dell’audit fase 1 e redazione del rapporto di audit (audit di certificazione e rinnovo, in alcuni casi particolari); c) redazione e consegna/invio del piano di audit fase 2 all’organizzazione Ciente; d) conduzione dell’audit fase 2 e redazione del rapporto di audit (audit di certificazione, rinnovo, sorveglianza e speciali); e) redazione/modifica/aggiornamento del Mod. “Programma triennale di audit” e del “Mod. “Piano triennale di Audit”; f) consegna di tutta la documentazione di audit all’OdC entro e non oltre cinque giorni lavorativi dalla conclusione dell’audit; g) fatturazione degli incarichi assegnati. I compiti assegnati al GVI richiedono, inoltre, che: si esamini e verifichi la struttura, le politiche, i processi, le procedure, le registrazioni ed i relativi documenti dell’organizzazione Cliente, pertinenti al sistema di gestione;
  8. 8. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 8 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 si stabilisca il campo di applicazione della certificazione; si stabilisca che i processi e le procedure siano predisposte, attuate e mantenute efficacemente attive, al fine di costituire la base per la fiducia nel sistema di gestione del cliente; e si segnali al Cliente, affinché attui le opportune azioni, ogni incongruenza tra la politica, gli obiettivi ed i traguardi del cliente stesso (coerentemente alle attese della norma del sistema di gestione applicabile o di altro documento normativo) ed i risultati ottenuti. Lo schema di certificazione di qualityitalia srl prevede che in aggiunta ai requisiti della norma di riferimento, siano soddisfatti anche i seguenti requisiti: che l’Organizzazione sia dotata di una procedura che controlli l’aggiornamento delle normative e delle leggi e/o regolamenti applicabili al proprio SGQ ed implementi la specifica normativa/legge nazionale od internazionale applicabile alle attività svolte ed ai prodotti/servizi oggetto della certificazione; che l’Organizzazione sia dotata di una procedura che controlli la gestione dei reclami relativi al proprio sistema e delle corrispondenti azioni correttive, come previsto dall’UNI CEI EN ISO/IEC 17021. I reclami eventualmente ricevuti devono essere archiviati e mantenuti a disposizione dell’OdC durante le visite periodiche di sorveglianza. Il GVI, per la valutazione della conformità del SGQ dell’organizzazione, è tenuto a verificare il soddisfacimento dei requisiti previsti dalla Norma ISO 9001, inclusi i requisiti cogenti applicabili ai prodotti/servizi. Qualora nel corso dell’audit il GVI dovesse riscontrare il mancato rispetto di requisiti cogenti non direttamente afferenti ai prodotti/servizi forniti/erogati dall’organizzazione (es. requisiti relativi alla sicurezza del personale o all’impatto ambientale dei processi realizzati, ecc.), tale violazione non può essere formalizzata come non conformità del sistema oggetto di valutazione, a meno che tali violazioni non abbiano un’influenza diretta sulla qualità del prodotto fornito o servizio erogato. Il GVI, tuttavia, è tenuto a registrare suddetta violazione a latere della documentazione ufficiale di audit ed a trasmettere la relativa registrazione alla Direzione dell’organizzazione, affinché sia ufficialmente informata e possa provvedere ad attuare le azioni necessarie per il ripristino della conformità legislativa nel minor tempo possibile. Il GVI, infine, è tenuto ad informare ufficialmente anche l’OdC, tramite apposita e separata rendicontazione (Mod. “Anomalia requisiti cogenti”). 5.2 APPROCCIO PER PROCESSI Si tratta di un concetto che vede i processi non fine a se stessi, ma inseriti in una sequenza tra Cliente, in quanto generatore dei requisiti, e Cliente, in quanto percettore della qualità erogata.
  9. 9. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 9 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 La corretta applicazione dell’approccio richiede che la Direzione dell’organizzazione attivi al meglio le risorse per la realizzazione dei processi stessi, ne misuri i risultati ed identifichi e concretizzi le opportunità di miglioramento. Tale approccio costituisce un indirizzo di estrema importanza per gestire l’organizzazione in modo da rendere univoci, per ogni attività/processo, gli obiettivi da perseguire, le responsabilità connesse, i risultati attesi e i rapporti tra le aree aziendali coinvolte. Occorre, pertanto, che l’organizzazione dimostri di aver compreso l’importanza ed il significato dell’approccio per processi, pena l’incapacità di conseguire una conformità sostanziale alla norma di riferimento. L’auditor deve porre al centro delle attività di audit i singoli processi realizzativi (processi primari di realizzazione dei prodotti o erogazione di servizi), conducendo innanzi tutto un’analisi preliminare, anche sommaria, della criticità dei vari processi realizzativi in modo che possa essere data priorità, o rivolta particolare attenzione, ai processi che rivestono maggiore criticità in ordine alle aspettative dei clienti, ivi compresi il rispetto dei requisiti cogenti. L’analisi di un processo realizzativo (primario) deve svilupparsi in modo verticale, secondo le seguenti fasi: precisa identificazione del processo esaminato e definizione esatta del/dei cliente/i (esterno/i o interno/i); individuazione delle caratteristiche dei prodotti/servizi afferenti al processo in esame e delle relative connessioni con gli aspetti cogenti; identificazione degli indicatori utilizzati per il monitoraggio del processo; identificazione dell’eventuale responsabile del processo (process owner); individuazione dell’esistenza di eventuali processi o sotto-processi affidati in out-sourcing; identificazione dei metodi di comunicazione utilizzati per informare i clienti o gli stakeholders circa i prodotti/servizi forniti dal processo; identificazione dei metodi utilizzati per la misura della soddisfazione del/i cliente/i; identificazione, in generale, del grado di applicazione del sistema di gestione per la qualità in ordine al controllo/assicurazione delle caratteristiche dei prodotti/servizi in esame. L’audit deve, quindi, procedere in modo orizzontale all’analisi di altri processi ancora di carattere primario, in quanto aventi impatto diretto e determinante sulla qualità del prodotto (pianificazione della produzione, processi relativi al cliente, progettazione e sviluppo, approvvigionamenti), nonché di quelli di carattere accessorio (processi di supporto), sia direttamente correlati con la qualità dei prodotti (es. tenuta sotto controllo dei dispositivi di monitoraggio e misurazione, gestione delle risorse umane e strumentali, gestione della documentazione e delle registrazioni), sia infine indirettamente connessi alla qualità della produzione (es. responsabilità della Direzione, audit interni, gestione delle non conformità, ecc..), verificando la conformità a tutti i requisiti della norma.
  10. 10. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 10 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 Particolare attenzione deve essere posta in relazione agli audit condotti presso le piccole e piccolissime organizzazioni, ove i process owners potrebbero essere un gruppo ristretto di soggetti o addirittura una singola persona. Per quanto riguarda la verifica degli indicatori di processo, è importante che il GVI possegga adeguata padronanza della tecnologia correlata al processo medesimo, onde poter distinguere tra indicatori significativi e non, oltre che identificare correttamente le cogenze connesse ai prodotti realizzati o servizi erogati. 5.3 FASE 1 L’audit di Fase 1, propedeutico all’audit di Fase 2 è necessario per: verificare tutta la documentazione del SGQ dell’Organizzazione; valutare e raccogliere informazioni sulla localizzazione, su eventuali condizioni particolari del sito dell’Organizzazione e intervistare il personale per stabilire il grado di preparazione per l’audit di Fase 2; verificare che l’Organizzazione abbia identificato gli aspetti, i processi e gli obiettivi significativi del SGQ, con la relativa pianificazione per il raggiungimento degli stessi; raccogliere le informazioni per stabilire il campo di applicazione in funzione delle attività identificate e per inquadrare gli aspetti legali e regolamentari di cui l’Organizzazione deve dare evidenza di conformità; riesaminare l’adeguatezza delle risorse per una regolare conduzione dell’audit di Fase 2 e concordare con l’Organizzazione i dettagli dell’audit di Fase 2; valutare se sia stato pianificato e condotto un ciclo completo di verifiche ispettive interne e se il sistema relativo alla conduzione di tali verifiche sia efficace ed affidabile; valutare se sia stato effettuato un riesame da parte della Direzione e se lo stesso da evidenza di un livello di implementazione del sistema accettabile. L’audit di Fase 1 deve essere condotto anche allo scadere dei tre anni di certificazione, durante l’audit di rinnovo, qualora siano intervenute nell’ultimo anno di validità del certificato modifiche significative nel sistema di gestione, nella proprietà o nel contesto in cui il sistema di gestione dell’organizzazione Cliente opera (es. modifiche della legislazione). 5.3.1 Piano di audit Il piano di audit deve essere compilato dal RGVI in ogni campo, così come riportato nell’esempio seguente. Parte 1 E’ necessario redigere ed inviare il piano di audit almeno cinque giorni prima la data di audit concordata con l’organizzazione, di indicare tutte le sedi da sottoporre ad audit (Sede Legale e Sede/i Operativa/e), riportare il campo di applicazione e le eventuali esclusioni così come indicato nella lettera d’incarico, indicare il/i settore/i EA di riferimento, riportare il nominativo di tutti i componenti il GVI compresi eventuali esperti e indicare il tempo che si intende
  11. 11. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 11 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 dedicare alla verifica dei differenti processi, suddivisi per singolo componente il GVI e relazionato al responsabile di funzione con cui è necessario interloquire. EA28 Data Dalle Alle Valutatori Funzione valutata (Date) (From ) (To) (Auditors) (Audited Area ) 21/02/07 9.00 9.30 A TUTTE 21/02/07 e 21/02/07 9.30 11.00 X X X X X X X X X A RGQ - DIR 21/02/07 11.00 12.00 X X X X X X X X X X X X X A RGQ - DIR 21/02/07 12.00 12.30 A TUTTE 21/02/07 12.30 13.00 A TUTTE Processi: ; ; ; ; ; ; ; ; CAMPO DI APPLICAZIONE (CERTIFICATION SCOPE) Progettazione e costruzione di edifici civili. Manutenzione di strade, acquedotti e fognature. Installazione di impianti tecnologici. Settore II NORMA UNI EN ISO 9001 (UNI EN ISO 9001 STANDARD) (Audit Team) Giovanni Verde x 1.2 Processi (Processes) Utilizzo di Tecniche e-based? NO REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ (QUALITY MANAGEMENT SYSTEM REQUIREMENTS) RIUNIONE DI APERTURA (OPENING MEETING) 8.2.3 8.4 8.5.1 Direzione SGQ 8.2.1 8.2.2 8.5.2 8.5.3 8.2.4 8.3 7.3.7 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 8.1 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.6 7.2.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 6.2.1 6.2.2 Tipo di verifica (Audit Kind) Certificazione - Audit Fase 1 USO MARCHIO 6.3 6.4 7.1 7.2.1 7.2.2 5.6.1 5.6.2 5.6.3 6.1 5.4.2 5.5.1 5.5.2 5.5.3 Data (Audit Date) 21/02/2007 Informazioni sito/i temporaneo/permanente (Production site) Persona di riferimento (Contact person) MARIO ROSSI Azienda (Company) Ragione Sociale (Registered name ) LA COSTRUTTRICE SPA Indirizzo (Address) Via Mozart, 80 - 71720 Canicattì (XX) - Sede Legale Via Beethoven, 71-14442 Canicattì (XX) - Sede Operativa 4.1 4.2.1 Valutatore A - RGVI (Auditor A - Team Leader) 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5.1 5.2 5.3 5.4.1 3) raccogliere dati riguardanti aspetti legali e regolamentati relativa all'attività eseguita, compresa la conformità ad essi; 4) riesaminare l'assegnazione di risorse per l'audit Fase 2 pianificata dall'OdC; 5) concordare e pianificare con il Cliente i dettagli dell'audit Fase 2. Settore I ------- SGQ Direzione PIANO DELLA VERIFICA AUDIT FASE 1 AUDIT FASE 2 (AUDIT PLAN) Esperto di Settore (Expert) ------- ------- EAGruppo di Verifica Ispettiva (GVI) Valutatore B - AVI (Auditor B – Team Member) RIUNIONE DI CHIUSURA (CLOSING MEETING) Ulteriori elementi oggetto di verifica da parte del GVI: 14/02/2007Data (Date)Giovanni Verde Firma (Signature) 2) intervistare il personale al fine di stabilire il grado di preparazione per l'audit Fase 2;1) valutare la localizzazione del sito e di eventuali condizioni particolari; Il RGVI ------- RIUNIONE GVI ( A UDIT T EAM MEETING) qualityitalia organismo di certificazione Parte 2 4.1 (*) 1 X 2 X 3 X 4 X 5 X 6 X 7 8 7.4 (*) 1 2 3 4 5 6 7 8 7.5.2 (*) 1 2 3 4 5 6 7 8 PROGETTAZIONE MANUTENZIONE DI ACQUEDOTTI MANUTENZIONE DI STRADE SPECIFICHE DI DETTAGLIO PER LA VERIFICA DEI PUNTI 4.1, 7.4 e 7.5.2 COSTRUZIONE DI EDIFICI CIVILI 14/02/2007 Riferimento Punti Norma UNI EN ISO 9001 Requisiti Generali (indicare i processi/attività dell’azienda e contrassegnare quelli oggetto di audit) MANUTENZIONE DI FOGNATURE INSTALLAZIONE DI IMPIANTI TECNOLOGICI Approvvigionamento (indicare i prodotti critici che l’azienda acquista e contrassegnare quelli oggetto di audit) Validazione dei processi (indicare i processi sottoposti a validazione dall’azienda e contrassegnare quelli oggetto di audit) Il RGVI Firma (Signature) Data (Date)Giovanni Verde NB: I criteri dell'audit comprendono, oltre la norma di riferimento (UNI EN ISO 9001), anche altri requisiti rientranti nello schema di certificazione di qualityitalia srl, quali Regolamento di Certificazione, Procedure di valutazione e Linee Guida specifiche per il settore di riferimento disponibili a richiesta.
  12. 12. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 12 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 E’ necessario elencare le singole attività componenti lo scopo di certificazione contrassegnando quelle oggetto di audit e firmare il piano prima dell’invio attraverso sistemi che ne consentano la rintracciabilità e rilasciano ricevute che devono essere consegnate all’OdC insieme a tutta la documentazione di audit. 5.3.2 L’audit Le attività di audit sono composte dalle seguenti fasi: a. una riunione di apertura in presenza della Direzione al fine di: presentare se stessi e l’OdC; confermare il campo di applicazione e il piano di audit; chiedere informazioni per l’accesso ai locali e ai siti produttivi dell’organizzazione; spiegare le metodologie di audit e di reporting al fine di stabilire un atteggiamento positivo e collaborativo, necessario per una raccolta completa di informazioni riguardanti il sistema qualità ed i vari processi aziendali. b. la chiusura di anomalie rilevate nel precedente audit con verifica dell’efficacia delle AC, ove applicabile; c. la verifica in dettaglio del sistema sviluppato, durante la quale gli eventuali problemi rilevati sono discussi e registrati. Le evidenze raccolte sono registrate direttamente all’interno della check-list presente sul Mod. “Audit report fase 1”; d. una riunione interna del GVI per: stabilire i rilievi da formalizzare; raggiungere le conclusioni e redigere il rapporto d’audit (Mod. “Audit report fase 1”). e. una riunione finale e di chiusura, necessaria per: ringraziare l’organizzazione per la collaborazione e l’ospitalità offerta; ribadire il criterio di audit e spiegare le attività successive da mettere in essere necessarie per il proseguimento dell’iter di certificazione; confermare il campo di applicazione; concordare con l’Organizzazione i dettagli dell’audit di Fase 2; illustrare i rilievi emersi, avendo cura che i problemi loro connessi siano recepiti secondo la loro effettiva importanza ed evidenziando la necessità di presa in carico degli stessi al fine di evitare una loro formalizzazione quali anomalie durante l’audit di Fase2; consegnare copia del rapporto di audit firmato dal GVI e controfirmato dall’organizzazione nella persona del Titolare o Legale Rappresentante. Il GVI, durante la riunione di apertura, è tenuto al controllo delle informazioni dichiarate nella domanda di offerta e, in caso di evidenti difformità, deve comunicare all’OdC la necessità di adeguare la pianificazione della tempistica dell’audit qualora le condizioni lo ritengano
  13. 13. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 13 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 necessario. Il RGVI, in tal caso, è tenuto a comunicare all’organizzazione la modifica della proposta commerciale inizialmente emessa e ad aggiornare, se necessario, il piano di audit. Il RGVI, attraverso un campo predisposto all’interno del rapporto di auidt, deve esprimere una raccomandazione sulla prosecuzione dell’audit di certificazione, o rinnovo, decidendo quale sia il tempo che necessita l’organizzazione per poter sostenere l’audit fase 2, anche alla luce dei risultati dell’audit fase 1. La classificazione dei problemi evidenziatisi è a cura del GVI ed è la seguente: Rilievo (RIL) Il rilievo, applicabile solo durante tale attività e non appartenente alla categoria delle anomalie esplicitate successivamente, deve essere formalizzato nel caso in cui si rilevano dei problemi che nell’Audit Fase 2 potrebbero essere classificati come anomalie. Tutti i rilievi emersi nel corso di tale fase sono registrate a cura del RGVI che li illustra all’organizzazione durante la riunione finale. Il RGVI, infine, richiede all’organizzazione una copia controllata del manuale ovvero timbra il manuale con il timbro “QUALITYITALIA REVIEWED” nella pagina di guardia (da cui risulta quale sia l’ultima revisione applicabile), nell’elenco delle procedure e nella rappresentazione dell’organigramma aziendale chiedendo al Cliente di mantenere tali documenti timbrati in accordo alle proprie procedure di controllo della documentazione. 5.4 FASE 2 L’audit di Fase 2 è necessario per: la verifica della presa in carico dei rilievi e della risoluzione dei problemi formalizzati al termine dell’audit fase 1 o della chiusura delle anomalie rilevate nel precedente audit e dell’efficacia delle AC; le informazioni e le evidenze circa la conformità a tutti i requisiti della norma o di altro documento normativo applicabile al sistema di gestione; il monitoraggio, la misurazione, la rendicontazione e il riesame delle prestazioni, con riferimento agli obiettivi ed ai traguardi fondamentali delle prestazioni stesse; il sistema di gestione del cliente e le prestazioni con riferimento al rispetto delle prescrizioni legali; la tenuta sotto controllo dei processi del cliente; gli audit interni e il riesame da parte della direzione; la responsabilità della direzione per le politiche dell’organizzazione cliente; i collegamenti tra i requisiti normativi, la politica, gli obiettivi ed i traguardi delle prestazioni (coerentemente alle attese della norma del sistema di gestione applicabile o di altro documento normativo), tutte le prescrizioni legali applicabili, le responsabilità, la competenza del personale, le attività, le procedure, i dati di prestazioni, le risultanze e le conclusioni degli audit interni.
  14. 14. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 14 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 Gli audit di sorveglianza, estensione e supplementari sono tutti riconducibili ad audit di fase 2. 5.4.1 Il Piano di audit Il piano di audit, redatto in base alle conclusioni dell’audit di fase 1 con riferimento ai possibili aspetti significativi o al “Piano di sorveglianza triennale” che permette un campionamento dei punti da verificare nell’arco del triennio di validità della certificazione, deve essere compilato dal RGVI in ogni campo, così come riportato nell’esempio seguente. Parte 1 E’ necessario redigere e consegnare il piano di audit all’organizzazione, dopo averne preventivamente concordato i dettagli, al termine dell’audit fase 1 o inviare il piano di audit almeno cinque giorni prima la data di audit concordata con l’organizzazione in tutti gli altri casi (audit di sorveglianza, estensione o supplementari), indicare tutte le sedi da sottoporre ad audit (Sede Legale e Sede/i Operativa/e), indicare il/i sito/i permanenti o temporanei (es. cantieri edili, stradali, ecc.) da sottoporre ad audit, riportare il campo di applicazione e le eventuali esclusioni così come indicato nella lettera d’incarico, indicare il/i settore/i EA di riferimento, riportare il nominativo di tutti i componenti il GVI compresi eventuali esperti e indicare il tempo che si intende dedicare alla verifica dei differenti processi, suddivisi per singolo componente il GVI e relazionato al responsabile di funzione con cui è necessario interloquire. EA28 Data Dalle Alle Valutatori Funzione valutata (Date) (From ) (To) (Auditors) (Audited Area ) 28/02/08 9.00 9.30 A + B TUTTE 28/02/08 9.30 10.00 e A + B RGQ 28/02/08 10.00 10.30 X X X X X X X X A + B RGQ 28/02/08 10.30 11.00 X X X X X X X X X X X A +B DIR - RGQ 28/02/08 11.00 11.30 X X X X X A + B DIR - RGQ 28/02/08 11.30 13.00 X X X X X X X X X X X X X X A RPRO - OPE 28/02/08 11.30 13.00 X X X X X X X X X X X X X X X B RPRO - OPE 28/02/08 14.00 16.00 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X A RCNT - OPE 28/02/08 14.00 16.00 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X B RCNT - OPE 28/02/08 16.00 17.00 A +B TUTTE 28/02/08 17.00 18.00 A +B TUTTE Processi: ; ; ; ; ; ; ; ; 21/02/2007Data (Date)Giovanni Verde Firma (Signature)Il RGVI ------- RIUNIONE GVI ( A UDIT T EAM MEETING) RIUNIONE DI CHIUSURA (CLOSING MEETING) (AUDIT PLAN) Progettazione Esperto di Settore (Expert) ------- ------- EAGruppo di Verifica Ispettiva (GVI) Valutatore B - AVI (Auditor B – Team Member) PIANO DELLA VERIFICA AUDIT FASE 1 AUDIT FASE 2 Settore I Cantiere 1 ------- SGQ Cantiere 2 Direzione Risorse Progettazione Cantiere 1 Cantiere 2 4.1 4.2.1 Valutatore A - RGVI (Auditor A - Team Leader) 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5.1 5.2 5.3 5.4.1 Persona di riferimento (Contact person) MARIO ROSSI Azienda (Company) Ragione Sociale (Registered name ) LA COSTRUTTRICE SPA Indirizzo (Address) Via Mozart, 80 - 71720 Canicattì (XX) - Sede Legale Via Beethoven, 71-14442 Canicattì (XX) - Sede Operativa Data (Audit Date) 28/02/2007 Informazioni sito/i temporaneo/permanente (Production site) 1) Via Mandoli, 34 - Canicattì (XX) - OG1, OG11 2) SP 146 - Canicattì (XX) - OG3, OG6 5.4.2 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6.1 5.6.2 5.6.3 6.1 6.2.1 6.2.2 Tipo di verifica (Audit Kind) Certificazione - Audit Fase 2 USO MARCHIO 6.3 6.4 7.1 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 8.1 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.6 7.4.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 8.2.1 8.2.2 8.5.2 8.5.3 8.2.4 8.3 7.3.7 7.4.1 7.4.2 Direzione SGQ Risorse Progettazione Verifica risoluzione problemi rilevati durante l'Audit Fase 1 1.2 Processi (Processes) Utilizzo di Tecniche e-based? NO REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ (QUALITY MANAGEMENT SYSTEM REQUIREMENTS) RIUNIONE DI APERTURA (OPENING MEETING) 8.2.3 8.4 8.5.1 CAMPO DI APPLICAZIONE (CERTIFICATION SCOPE) Progettazione e costruzione di edifici civili. Manutenzione di strade, acquedotti e fognature. Installazione di impianti tecnologici. Settore II NORMA UNI EN ISO 9001 (UNI EN ISO 9001 STANDARD) (Audit Team) Giovanni Verde Antonio Giallo qualityitalia organismo di certificazione
  15. 15. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 15 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 Nell’esempio riportato, in quanto si tratta di un audit fase 2 di certificazione, alcuni punti sono stati cancellati, poiché già oggetto di verifica durante l’audit fase 1, e colorati di giallo perché non escludibili, se non per effetto del campionamento consentito dal “Piano di sorveglianza triennale”, in tutti gli altri casi (audit di sorveglianza, estensione o supplementari). Parte 2 E’ necessario elencare le singole attività componenti lo scopo di certificazione contrassegnando quelle oggetto di audit in funzione anche del “Programma triennale di sorveglianza” che permette un campionamento delle attività svolte dall’organizzazione tale da sottoporre ad audit ogni attività almeno due volte nel triennio di validità della certificazione, elencare i prodotti critici definiti dall’organizzazione in relazione alla propria attività contrassegnando quelli oggetto di audit (solo per organizzazioni operanti nel settore EA28), elencare i processi speciali eseguiti dall’organizzazione in relazione ai prodotti critici definiti contrassegnando quelli oggetto di audit (solo per organizzazioni operanti nel settore EA28) e firmare il piano prima della consegna al termine dell’audit fase 1 o dell’invio attraverso sistemi che ne consentano la rintracciabilità e rilasciano ricevute che devono essere consegnate all’OdC insieme a tutta la documentazione di audit. 4.1 (*) 1 X 2 X 3 X 4 X 5 X 6 X 7 8 7.4 (*) 1 X 2 X 3 X 4 X 5 X 6 7 8 7.5.2 (*) 1 X 2 X 3 X 4 X 5 X 6 7 8 PROVE GRANULOMETRICHE O PROVE MARSHALL O PROVE LOS ANGELES PROVA DI TENUTA A SEGUITO DI LAVORI DI IMPERMEABILIZZAZIONE DEI SOLAI NB: I criteri dell'audit comprendono, oltre la norma di riferimento (UNI EN ISO 9001), anche altri requisiti rientranti nello schema di certificazione di qualityitalia srl, quali Regolamento di Certificazione, Procedure di valutazione e Linee Guida specifiche per il settore di riferimento disponibili a richiesta. Il RGVI Firma (Signature) Data (Date)Giovanni Verde CONGLOMERATO BITUMINOSO PROVE A TRAZIONE E PIEGAMENTO SU PROVINI DI FERRO PROVE DI TENUTA PER VERIFICA PROCESSO DI TERMOSALDATURA O GIUNZIONE AD INCASTRO GUAINE PER IMPERMEABILIZZAZIONI Validazione dei processi (indicare i processi sottoposti a validazione dall’azienda e contrassegnare quelli oggetto di audit) PROVE A COMPRESSIONE SU PROVINI DI CLS Approvvigionamento (indicare i prodotti critici che l’azienda acquista e contrassegnare quelli oggetto di audit) CLS STRUTTURALE FERRO D'ARMATURA TUBAZIONI IN PVC E PEAD MANUTENZIONE DI FOGNATURE INSTALLAZIONE DI IMPIANTI TECNOLOGICI Riferimento Punti Norma UNI EN ISO 9001 Requisiti Generali (indicare i processi/attività dell’azienda e contrassegnare quelli oggetto di audit) PROGETTAZIONE 21/02/2007 MANUTENZIONE DI ACQUEDOTTI MANUTENZIONE DI STRADE SPECIFICHE DI DETTAGLIO PER LA VERIFICA DEI PUNTI 4.1, 7.4 e 7.5.2 COSTRUZIONE DI EDIFICI CIVILI 5.4.2 L’audit Le attività di audit sono composte dalle seguenti fasi: a. una riunione di apertura in presenza della Direzione al fine di: presentare se stessi e l’OdC; confermare il campo di applicazione e il piano di audit, annotare eventuali variazioni con le relative motivazioni, in particolare per modifiche di siti o cantieri;
  16. 16. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 16 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 chiedere informazioni per l’accesso ai locali e ai siti produttivi dell’organizzazione; spiegare le metodologie di audit e di reporting al fine di stabilire un atteggiamento positivo e collaborativo, necessario per una raccolta completa di informazioni riguardanti il sistema qualità ed i vari processi aziendali. Tale fase prevede anche una visita al/i sito/i permanenti e temporanei, ove applicabile. b. la chiusura di anomalie rilevate nel precedente audit con verifica dell’efficacia delle AC, ove applicabile, attraverso la registrazione sul Mod. “Evidenze ISO9001” e la firma nell’ultima sezione del Mod. “Rapporto di Anomalia” da ritirare in copia; c. la verifica in dettaglio del sistema implementato e applicato ai processi aziendali, durante la quale le eventuali anomalie sono discusse e registrate. Le evidenze raccolte con il supporto del Mod. “Check-List ISO9001” o Mod. “Check-List ISO9001_EA28” sono registrate nel Mod. “Evidenze ISO9001”; d. una riunione interna del GVI per: stabilire e classificare le anomalie da formalizzare, complete di riferimento normativo e di evidenza oggettiva a supporto; raggiungere le conclusioni e redigere il rapporto d’audit (Mod. “Audit report ISO9001” o Mod. “Audit report ISO9001_EA28”). e. una riunione finale e di chiusura, necessaria per: ringraziare l’organizzazione per la collaborazione e l’ospitalità offerta; ribadire il criterio di audit e spiegare le attività successive da mettere in essere necessarie per il proseguimento dell’iter di certificazione; illustrare le anomalie emerse, avendo cura che i problemi loro connessi siano recepiti secondo la loro effettiva importanza ed evidenziando la necessità analizzarne la causa e sviluppare correzioni e azioni correttive al fine di eliminare la causa generante l’anomalia stessa; consegnare il Mod. “Customer Satisfaction” che l’organizzazione deve compilare ed inviare all’OdC secondo le istruzioni descritte nel modello; consegnare copia del rapporto di audit firmato dal GVI e controfirmato dall’organizzazione nella persona del Titolare o Legale Rappresentante e copia del Mod. “Rapporto di Anomalia”, su cui devono essere trascritte singolarmente le anomalie, rilevate durante l’audit e formalizzate all’interno dell’audit report, per la definizione delle correzioni e delle azioni correttive da attuare. Il GVI, durante la riunione di apertura, è tenuto al controllo delle informazioni dichiarate nella domanda di offerta e, in caso di evidenti difformità, deve comunicare all’OdC la necessità di adeguare la pianificazione della tempistica dell’audit qualora le condizioni lo ritengano necessario. Il RGVI, in tal caso, è tenuto a comunicare all’organizzazione la modifica della proposta commerciale inizialmente emessa e ad aggiornare, se necessario, il piano di audit.
  17. 17. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 17 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 Il RGVI, attraverso un campo predisposto all’interno del rapporto di audit, deve esprimere una raccomandazione sulla certificazione, mantenimento o rinnovo del sistema di gestione qualità dell’organizzazione. La classificazione delle anomalie è a cura del GVI e sono distinte in: Non Conformità (NC) Tale anomalia deve essere formalizzata nel caso in cui si rilevano carenze nel soddisfare uno o più requisiti della norma relativa al sistema di gestione, o situazioni che sollevano dubbi significativi in merito alla capacità del sistema di gestione dell’organizzazione Cliente di conseguire i risultati previsti (anomalia che si presenta con sistematicità nei differenti processi aziendali). Ad esempio esemplificativo, ma non esaustivo: la capacità del sistema di fornire un prodotto conforme a requisiti “critici” specificati e/o applicabili; un’osservazione che risulta persistere nel tempo o, in alternativa, più osservazioni riscontrate sullo stesso punto della norma di riferimento o processo aziendale; presenza di una situazione che potrebbe fare sorgere un dubbio effettivo in merito all’efficacia del SGQ dell’organizzazione; totale assenza e/o applicazione di uno o più requisiti della norma di riferimento applicabile; evidenza di non conformità a requisiti cogenti ovvero a disposizioni di legge, a prescrizioni di autorizzazioni o di altri documenti prescrittivi di natura tecnica, operativa o analitica; In particolare: mancata effettuazione del riesame da parte della direzione; mancato completamento di un primo ciclo di audit interni estesi a tutti gli elementi del SGQ. Osservazione (OSS) Tale anomalia deve essere formalizzata nel caso in cui si rilevano situazioni che non sollevano dubbi significativi in merito alla capacità del sistema di gestione dell’organizzazione Cliente di conseguire i risultati previsti, o mancanze relative ad una non applicazione di requisiti propri o richiesti da parti terze interessate (anomalia che si presenta in maniera puntuale nei differenti processi aziendali). Ad es. nel caso di mancato soddisfacimento di requisiti che generano significativi dubbi circa: la capacità del sistema di fornire un prodotto conforme a requisiti “importanti” specificati e/o applicabili; un commento che risulta persistere nel tempo o, in alternativa, più commenti riscontrati sullo stesso punto della norma di riferimento o processo aziendale; l’interpretazione e l’applicazione corretta di un requisito normativo.
  18. 18. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 18 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 Commento (COM) Tale anomalia è da considerarsi come un rilievo che deve essere formalizzato anche nel caso in cui non si riscontrano situazioni oggettive di mancato soddisfacimento di un requisito ed è finalizzato a prevenire che tali situazioni, considerate al limite della conformità ed aree potenzialmente a rischio, occorrano, o a fornire indicazioni per il miglioramento delle prestazioni dell’organizzazione Cliente. Ad esempio nel caso di mancato soddisfacimento di requisiti che generano dubbi circa: la capacità del sistema di fornire un prodotto conforme a requisiti “secondari”; oppure in caso di mancanze minori di tipo: formale/documentale (es. interpretazione dei requisiti della normativa e/o formalizzazione delle registrazioni); operativo (es. applicazione dei requisiti della normativa e/o documentazione del sistema). Le anomalie formalizzate dal GVI incaricato devono essere risolte dall’organizzazione approntando opportune correzioni ed azioni correttive nel rispetto delle seguenti prescrizioni: a. Non Conformità - L’organizzazione è tenuta a comunicare all’OdC (per scritto sul Mod. “Rapporto di Anomalia”, inviato o lasciato al termine dell’audit, via fax o via e-mail) entro 15 giorni lavorativi la correzione e l’azione correttiva relativa a ciascuna di queste anomalie, specificando la data limite d’attuazione, in ogni caso compresa nei 2 mesi successivi alla data dell’audit. Il RGVI valuta le correzioni, le azioni correttive e le date proposte e nel caso le ritiene accettabili esprime parere favorevole all’accettazione, in caso contrario richiede all’organizzazione Cliente di riformularle. L’organizzazione deve attuare tutte le azioni accettate e, quando ha la consapevolezza della loro efficacia, ne dà comunicazione (per scritto via fax o via e-mail) all’OdC che pianifica, infine, un audit supplementare completo o limitato, in funzione dell’estensione dell’anomalia, per verificare l’efficacia delle azioni attuate. L’emissione del Certificato di Conformità è subordinata all’esito positivo della verifica. b. Osservazione - L’organizzazione è tenuta a comunicare all’OdC (per scritto sul Mod. “Rapporto di Anomalia”, inviato o lasciato al termine dell’audit, via fax o via e-mail) entro 15 giorni lavorativi la correzione e l’azione correttiva relativa a ciascuna di queste anomalie, specificando la data limite di attuazione, in ogni caso compresa nei 2 mesi successivi alla data dell’audit. Il RGVI valuta le correzioni, le azioni e le date proposte e nel caso le ritiene accettabili esprime parere favorevole all’accettazione, in caso contrario richiede all’organizzazione Cliente di riformularle. L’organizzazione deve attuare le azioni approvate, la cui efficacia è verificata dall’OdC con un audit supplementare limitato o la valutazione di evidenze documentali da confermare durante il successivo audit di sorveglianza o rinnovo, in funzione dell’estensione dell’anomalia.
  19. 19. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 19 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 c. Commento - L’organizzazione è tenuta a motivare e documentare la decisione eventuale di non prendere in carico tale anomalia, in caso contrario deve definire idonee correzioni e azioni correttive da gestire in conformità alle proprie procedure interne. L’organizzazione deve attuare le azioni definite nel più breve tempo possibile, la cui efficacia è verificata dall’OdC con la valutazione delle evidenze documentali da confermare durante il successivo audit di sorveglianza o rinnovo. Nel caso in cui la causa che ha generato un commento è riconducibile ad un avvenimento sporadico, l’organizzazione Cliente può intraprendere un’azione di semplice correzione. 5.5 IL PROGRAMMA E IL PIANO TRIENNALE DI AUDIT 5.5.1 Il Programma triennale di audit Il programma triennale di audit (Mod. “Programma Triennale Audit”) deve essere redatto dal RGVI al termine dell’audit iniziale di certificazione (audit fase 1 e audit fase 2) o di rinnovo e deve essere sottoposto a riesame e modifica/aggiornamento in tutti gli altri casi (audit di sorveglianza, estensione o supplementari) e convalidato dal DT a seguito di delibera del CC. RGVI: EA28 ESCLUSIONI: Data Verifica Totale gg/u OG/OS RGVI AVI ESP 21/2/07 Giovanni Verdi 0,5 0,0 0,0 0,0 28/2/07 Giovanni Verdi Antonio Giallo 3 3 2007 2,5 0,0 0,0 0,0 0,0 30/01/08 1,0 0,0 25/02/09 1,0 0,0 29/12/09 2 3 2010 0,5 2,0 2,5 Data Convalida: 03/03/2007 Firma RGVI Firma Direttore Tecnico per convalida PROGRAMMA DI AUDIT TRIENNALE GIOVANNI VERDI 28/02/2007 RAGIONE SOCIALE AZIENDA: CODICE COMMESSA: NUMERO CERTIFICATO: NORMA DI RIFERIMENTO: SETTORE EA: Posticipata al (max +15 giorni) Anticipata al (max -1 mese) Rinnovo Anticipata al (max -3 mesi) Posticipata al (max +3 mesi) Supplementare Anticipata al (max -1 mese) Posticipata al (max +1 mese) Anticipata al (max -1 mese) Supplementare 2,5 Posticipata al (max +1 mese) Variazione dipendenti III Sorv. Fase 2 Note: Note: Fognature (OG6) Note: Strade, Acquedotti e Fognature (OG3 e OG6) Note: 10 Legenda: Il tempo minimo per le sorveglianze e per le supplementari è calcolato in automatico ed è pari ad 1/3 del tempo totale di audit iniziale. Il tempo minimo per il rinnovo è calcolato in automatico ed è pari a 2/3 del tempo totale di audit iniziale (a meno di variazioni sostanziali della struttura organizzativa e/o delle attività svolte dall'azienda). Infine, la data di emissione indicata per il rinnovo, calcolata in automatico, è la data ultima entro cui si deve necessariamente decidere sulla certificazione. Note: Variazione dipendenti I Sorv. Progettazione, Edifici Civili (OG1) e Impianti Tecnologici (OG11) Variazione dipendenti II Sorv. 1ª Sorveglianza Variazione dipendenti III Sorv. Note: Progettazione, Edifici Civili (OG1), Strade e Acqedotti (OG3 e OG6), Fognature (OG6 - Documentale), Impianti Tecnologici (OG11). 10 Anticipata al (max -3 mesi) 2ª Sorveglianza Supplementare Posticipata al (max +3 mesi) Anticipata al (max -1 mese) Posticipata al (max +1 mese) Progettazione e costruzione di edifici civili. Manutenzione di strade, acquedotti e fognature. Installazione di impianti tecnologici. AUDIT SGQ RT 05 Fase 1 Variazione dipendenti I Sorv. Variazione dipendenti II Sorv. 0,5 GVI Data Emissione gg/uTipo Verifica N° Dipendenti LA COSTRUTTRICE SPA DOCUMENTI SINCERT DA APPLICARE: UNI EN ISO 9001 NESSUNASCOPO DI CERTIFICAZIONE: PROCEDURA/E DA APPLICARE: DATA: Tale programma permette all’OdC ed all’organizzazione, che ne riceve una copia, di tenere sotto controllo le scadenze programmate degli audit e le attività dei differenti processi, rientranti nel campo di applicazione, da sottoporre ad audit almeno una volta (ed in alcuni casi particolari almeno due volte, come per il settore EA28) nell’arco del triennio di certificazione.
  20. 20. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 20 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 5.5.2 Il Piano triennale di audit Il piano triennale di audit (Mod. “Piano Triennale Audit”) deve essere redatto dal RGVI al termine dell’audit iniziale di certificazione (audit fase 1 e audit fase 2) o di rinnovo e deve essere sottoposto a riesame e modifica/aggiornamento in tutti gli altri casi (audit di sorveglianza, estensione o supplementari). Tale piano permette all’OdC ed all’organizzazione, che ne riceve una copia, di tenere sotto controllo e campionare i punti della norma di riferimento da sottoporre ad audit almeno una volta nell’arco del triennio di certificazione. Nel caso di organizzazioni sottoposte ad audit con il criterio del multisito, il RGVI, o il RGVI Leader incaricato a fronte dell’individuazione di più GVI, è tenuto anche alla redazione o modifica/aggiornamento del Mod. “Piano Triennale Audit Multisito” che permette di tenere sotto controllo anche i siti campionati e campionabili da sottoporre ad audit almeno una volta nell’arco del triennio di certificazione. 5.6 CONSEGNA DELLA DOCUMENTAZIONE DI AUDIT Gli originali dei rapporti di audit e tutti i documenti redatti o raccolti a supporto delle evidenze valutate, devono essere consegnati dal RGVI all’OdC per gli adempimenti successivi entro e non oltre cinque giorni lavorativi dalla conclusione dell’audit. 5.7 FATTURAZIONE DEGLI INCARICHI ASSEGNATI L’auditor al termine dell’incarico o di più incarichi portati a termine può emettere documento fiscale in favore dell’OdC per il pagamento delle prestazioni erogate, in funzione degli importi definiti su base giorno/uomo alla stipula del Mod. “Contratto di Collaborazione” e in conformità al Mod. “Tariffario Auditor/Esperto”. Il documento fiscale, comprendente anche le eventuali spese sostenute e documentate da addebitare secondo quanto previsto per legge, deve essere corredato di copia degli incarichi svolti al fine di poter permettere all’OdC un rapido ed efficace controllo incrociato degli importi richiesti e da liquidare. 6. ALLEGATI 1) Mod. IO01a “Audit Plan Fase 1 ISO9001” 2) Mod. IO01b “Audit Plan Fase 2 ISO9001” 3) Mod. IO01c “Audit Report Fase 1 ISO9001” 4) Mod. IO01d “Audit Report Fase 2 ISO9001” 5) Mod. IO01e “Audit Report Fase 2 ISO9001_EA28” 6) Mod. IO01f “Check-List ISO9001” 7) Mod. IO01g “Check-List ISO9001_EA28” 8) Mod. IO01h “Evidenze ISO9001” 9) Mod. IO01i “Rapporto Anomalia”
  21. 21. qualityitalia Succeed with Quality IO01 “Audit ISO9001” pag. 21 di 21 Rev. 01 del 12.09.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 10) Mod. IO01l “Anomalia Requisiti Cogenti” 11) Mod. IO01m “Programma Triennale Audit” 12) Mod. IO01n “Piano Triennale Audit” 13) Mod. IO01o “Piano Triennale Audit Multisito” 14) Mod. IO01p “Customer Satisfaction” 15) LGIO01a “Linea Guida ISO9001 per la verifica della documentazione nell’audit fase 1” 16) LGIO01b “Linea Guida ISO9001 per la ricerca delle evidenze oggettive nell’audit fase 2” 17) LGIO01c “Linea Guida ISO9001_EA29a&35”

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