Procesoptimalisatie en dossiervorming voor de
internationale student
Eveline van Oostrom
14 Juni 2012
www.chronotech.nl
Agenda
Procesoptimalisatie + electronische dossiervorming= ZGW
1. Zaakgericht werken: Wat is dat?
2. Zaakgericht werken: H...
Ervaringen uit de markt:
‘Studenten bellen en vragen naar de status
van hun aanvraag’
‘Geen inzicht in voortgang bij exter...
En wat willen de Studenten?
 Op maat bediend worden
 1 loket
 Duidelijke communicatie
 Snelle responstijd
 Weten waar...
Uitgangspunten van een instelling uit de
praktijk
Men wenst:
 Eén scherm, één dossier voor de medewerkers
 24/7 inzicht ...
Samenvattend: Wat is het probleem?
 Communicatie met studenten
(wordt steeds complexer en gedifferentieerder)
 Studenten...
Oplossing:
Zaakgericht Werken!
Doel is:
 Verbeter de kwaliteit van de dienstverlening (communicatie via
verschillende kan...
Uitleg ZaakGericht
Werken (ZGW)
Een Zaak
 Definitie:
Een hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een
gedefinieerd resultaat, waarvan kwalite...
Zaakgericht Werken: Hoe werkt dat?
omzetten van papier naar
digitaal
Behandeling afdeling X Klant Behandeling afdeling Y
A...
Aanvullende
Specifieke
functionaliteit
Aanvullende
specifieke
informatie
Statussen en stappen
(KENNIS WERKERS OF ROBOTS)
M...
Wat is een Zaaksysteem?
Zaak engine
Zaken
magazijn
Gegevens
magazijn
Zaaktype
catalogus
(meta)
magazijn
Document
magazijn
...
Voordelen Zaakgericht Werken
 De student centraal!
 Proces inrichten per zaaktype
 Bewaking van status, doorlooptijd en...
Meerdere Portalen,1 Dossier
1. Het Studentenportaal
 Studielink formulieren EN/OF eigen instellingsformulieren
 Aanlever...
Instellingsportaal “Wat staat me te doen?”
15
Start Demo
Filters
Resultaat
Zaakdetail
16
Navigatie &
Signalering
Info Hoofdzaak
Deelzaak
Status Info
Proces Info
Verwijzingen
Documenten zitten in het zaakdossier
17
Proces inschrijving internationale student
18
Aanvullende
Specifieke
functionaliteit
Aanvullende
specifieke
informatie
Statussen en stappen
(KENNIS WERKERS OF ROBOTS)
M...
Dossieropbouw
20
Definities
 Een zaak, Een hoeveelheid werk met een gedefinieerde
aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwalit...
Voorbeeld van Statussen
1. Application Received, aanmelding binnen gekomen via SL
(student) of Web (cursist)
2. Initial Fi...
Scenario: Juan Spaanse Student Economie
De student Juan uit Spanje heeft zich via Studielink
aangemeld voor de studie bach...
Inschrijving van internationale student
Demo
Afronding
 Start NU met zaakgericht werken op instelling
 Fase 1: Proof of concept voor 1 doelgroep of proces
 Fase 2: ...
26
Vragen?
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

SISLink12 - Procesoptimalisatie en dossiervorming voor de internationale student - Eveline van Oostrom (Chronotech)

348 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
348
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
4
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

SISLink12 - Procesoptimalisatie en dossiervorming voor de internationale student - Eveline van Oostrom (Chronotech)

  1. 1. Procesoptimalisatie en dossiervorming voor de internationale student Eveline van Oostrom 14 Juni 2012 www.chronotech.nl
  2. 2. Agenda Procesoptimalisatie + electronische dossiervorming= ZGW 1. Zaakgericht werken: Wat is dat? 2. Zaakgericht werken: Hoe doe je dat?
  3. 3. Ervaringen uit de markt: ‘Studenten bellen en vragen naar de status van hun aanvraag’ ‘Geen inzicht in voortgang bij externe partijen (IND, Nuffic, etc.)’ ‘Instelling stelt vragen aan de student welke zaken de student reeds aangemeld had’ ‘Informatie over een inschrijving zit bij verschillende personen in verschillende systemen’ ‘De administratieve kosten moeten omlaag’ ‘Veel informatie over studenten is niet electronisch beschikbaar maar alleen op papier’ ‘Onduidelijkheid tussen international office en studentenadministratie’ ‘Het is niet helder waarop een verzoek nu precies wacht’ Enzovoort…
  4. 4. En wat willen de Studenten?  Op maat bediend worden  1 loket  Duidelijke communicatie  Snelle responstijd  Weten waar ze moeten zijn  Weten wat ze moeten doen  Gegevens maar 1x ingeven  No Wrong Door!
  5. 5. Uitgangspunten van een instelling uit de praktijk Men wenst:  Eén scherm, één dossier voor de medewerkers  24/7 inzicht in de stand van zaken voor de studenten  Documenten digitaal beschikbaar  Transparante ontsluiting  Aansluiting houden bij landelijke ontwikkelingen m.b.t. Zaakgericht Werken
  6. 6. Samenvattend: Wat is het probleem?  Communicatie met studenten (wordt steeds complexer en gedifferentieerder)  Studenten stellen hogere eisen (ze willen geïnformeerd worden over de status en voortgang van de afhandeling van hun zaak (b.v. een verzoek tot inschrijving, huisvesting, verblijfsvergunning, terugbelverzoek, etc.)
  7. 7. Oplossing: Zaakgericht Werken! Doel is:  Verbeter de kwaliteit van de dienstverlening (communicatie via verschillende kanalen, inzicht in status en voortgang)  Verantwoording kunnen afleggen  Verlaag de kosten; Initiatief meer bij de studenten zelf Backoffice applicaties kunnen uitgefaseerd worden Minder druk op de helpdesk Minder bureaucratie
  8. 8. Uitleg ZaakGericht Werken (ZGW)
  9. 9. Een Zaak  Definitie: Een hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden  Dus bijvoorbeeld:  Een verzoek tot inschrijving  Een diplomaverificatie bij NUFFIC  De afhandeling van een verzoek tot huisvesting  De werving van een individuele buitenlandse student  Goedkeuring individueel studiecontract  Terugbelverzoek van een (aankomend) student
  10. 10. Zaakgericht Werken: Hoe werkt dat? omzetten van papier naar digitaal Behandeling afdeling X Klant Behandeling afdeling Y Aanvullende info / advies ZAAK ZAAK ZAAK Accepteren Zaak door afdeling Zaak-taakbak ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK Klant raadpleegt statussen gedurende afhandeling = Resultaat Zaak = Resultaat Zaak Eindprodukt ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK = Resultaat Zaak = Resultaat Zaak ZAAK Archief Postbus E-loket Balie Tel Vraag om dienst Kanalen ? Interne of externe ‘klant’ KETEN Accepteren / weigeren Wijzigen Zaak door afdeling Beoordelen Intake Nieuwe zaak of bestaande zaak? Toekennen voorlopig zaaktype Zaaktype Niet correct?  Opnieuw beoordelen Zaaktype correct?  Zaak in behandeling nemen ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK ZAAK Nieuwe zaak Bestaande zaak Intake Zaak toekennen van het juiste zaaktype
  11. 11. Aanvullende Specifieke functionaliteit Aanvullende specifieke informatie Statussen en stappen (KENNIS WERKERS OF ROBOTS) Minimale generieke informatie Minimale generieke functionaliteit
  12. 12. Wat is een Zaaksysteem? Zaak engine Zaken magazijn Gegevens magazijn Zaaktype catalogus (meta) magazijn Document magazijn SIS (SAP, OSIRIS) Financieel Roosteren Nuffic Studielink Etc.
  13. 13. Voordelen Zaakgericht Werken  De student centraal!  Proces inrichten per zaaktype  Bewaking van status, doorlooptijd en kwaliteit over de keten  Duidelijke communicatie naar de student  1 student dossier  Eenvoudiger applicatielandschap  Alle processen in 1 zaaksysteem  Paraplu over alle processen  Houd alle communicatiestromen onder controle en beheersbaar  “No wrong door” voor de student  Kostenvermindering EN flexibiliteitsvergroting
  14. 14. Meerdere Portalen,1 Dossier 1. Het Studentenportaal  Studielink formulieren EN/OF eigen instellingsformulieren  Aanleveren van gegevens & documenten  To Do lijsten  Volgen van de status  Incidentele gebruiker 2. Het Instellingsportaal  Studielink zaaksysteem EN/OF eigen instellingszaaksysteem  Uitvoeren van acties, communicatie en volgen van zaken  Hoofdzaak met deelzaken  Ervaren gebruiker 3. Andere portalen, b.v. Agentenportaal
  15. 15. Instellingsportaal “Wat staat me te doen?” 15 Start Demo Filters Resultaat
  16. 16. Zaakdetail 16 Navigatie & Signalering Info Hoofdzaak Deelzaak Status Info Proces Info Verwijzingen
  17. 17. Documenten zitten in het zaakdossier 17
  18. 18. Proces inschrijving internationale student 18
  19. 19. Aanvullende Specifieke functionaliteit Aanvullende specifieke informatie Statussen en stappen (KENNIS WERKERS OF ROBOTS) Minimale generieke informatie Minimale generieke functionaliteit
  20. 20. Dossieropbouw 20
  21. 21. Definities  Een zaak, Een hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden  Status, De status waarin de zaak zich momenteel bevind  Kenmerk, Eigenschap van een zaak, (te volgen studie)  Dossier, Documenten die bij de zaak horen (diploma)  Herinnering, Interne herinnering op bepaald tijdstip  Signalering, Bericht naar student 21
  22. 22. Voorbeeld van Statussen 1. Application Received, aanmelding binnen gekomen via SL (student) of Web (cursist) 2. Initial File under Construction, vraag initiële documenten op die nu reeds aangeleverd kunnen worden. Documenten zijn leesbaar. 3. Evaluation, beoordeel de aanvraag. Voeg eventueel condities toe. 4. HBO Admittable, student is toelaatbaar eventueel met condities. Brief naar student gestuurd 5. Allowed, toelaatbaar en er zijn geen condities meer 22
  23. 23. Scenario: Juan Spaanse Student Economie De student Juan uit Spanje heeft zich via Studielink aangemeld voor de studie bachelor “economie”. Juan is vorig jaar al van de middelbare school gekomen en na 6 maanden aan een Spaanse universiteit heeft hij besloten om in Nederland te gaan studeren. De gegevens zijn vanuit StudieLink in het zaaksysteem terecht gekomen. 23
  24. 24. Inschrijving van internationale student Demo
  25. 25. Afronding  Start NU met zaakgericht werken op instelling  Fase 1: Proof of concept voor 1 doelgroep of proces  Fase 2: Zaakgericht werken over andere deelapplicaties  Fase 3: Optionele verdere uitrol  Fase 4: Vereenvoudiging eigen applicatielandschap
  26. 26. 26 Vragen?

×