28-6-2011
1
AHK heeft een nieuw SIS geïmplementeerd!
Benieuwd naar onze ervaringen?
Amrita van Veldhoven (AHK)
Gerrit Lauw...
28-6-2011
2
Schets van de organisatie (1)
Schets van de organisatie (2)
28-6-2011
3
Het pakket (B&E) zit aan het einde van zijn levensduur,
knelpunten:
1. gebruiksonvriendelijkheid;
2. ouderwets...
28-6-2011
4
Presentatie leverancier
Vier mensen gingen blij naar huis!
• gebruiksvriendelijkheid
• SAAS architectuur
• inv...
28-6-2011
5
Projectplan (2)
Compacte planning (oktober-april)
Besluit om project op te delen:
• eerst conversie huidige fu...
28-6-2011
6
Implementatieplan
Projectleider
BV IV
projectgroep
Medewerkers
processen
SystemenInformatie
Stuurgroep
opleidi...
28-6-2011
7
Project organisatie
Inrichtingsvoorstel Kerngebruikers
nov dec jan feb mrt aprokt
Ontwikkeling
Keten
test
Tran...
28-6-2011
8
Planning en fasering (2)
Werven Toelaten
Leerroute
bepalen
Groeperen Onderwijsactiviteiten
Begeleiding
Resulta...
28-6-2011
9
nov dec jan feb mrt apr
Inrichtings- en conversievoorstel
Directie
rondje
Kick-
off
Testen admin +
curriculum
...
28-6-2011
10
Techniek (2)
Werven Toelaten
Leerroute
bepalen
Groeperen Onderwijsactiviteiten
Begeleiding
Resultaatbeheer
Pl...
28-6-2011
11
1. 6 verschillende bedrijven (faculteiten)
• 6x administratieve organisatie (procedures);
• 6x functiehuis (a...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

SISLink11 - AHK heeft een nieuw SIS geïmplementeerd! Benieuwd naar onze ervaringen? - Amrita van Veldhoven (AHK), Gerrit Lauwers (Educus)

376 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
376
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
6
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

SISLink11 - AHK heeft een nieuw SIS geïmplementeerd! Benieuwd naar onze ervaringen? - Amrita van Veldhoven (AHK), Gerrit Lauwers (Educus)

  1. 1. 28-6-2011 1 AHK heeft een nieuw SIS geïmplementeerd! Benieuwd naar onze ervaringen? Amrita van Veldhoven (AHK) Gerrit Lauwers (Educus) 1. AHK organisatie; 2. Overwegingen nieuw SIS; 3. Projectplan; 4. ”Look & feel”… 5. Planning & fasering; 6. Techniek; 7. Terugkijken; 8. 2011 en verder…... 9. Vragen? Inhoud
  2. 2. 28-6-2011 2 Schets van de organisatie (1) Schets van de organisatie (2)
  3. 3. 28-6-2011 3 Het pakket (B&E) zit aan het einde van zijn levensduur, knelpunten: 1. gebruiksonvriendelijkheid; 2. ouderwetse interface (dos-achtig); 3. rapportages voor het onderwijs; 4. managementinformatie; 5. kleinere aanpassingen kosten veel tijd; 6. onmogelijkheid van grotere aanpassingen/wensen. Overwegingen nieuw SIS (1) probleemstelling oude pakket A. Gebruiksvriendelijk! • Flexibele module studievolg, variatie aan curricula B. Robuuste module inschrijvingen: • Studielink; • koppeling financieel pakket. C. Eenvoudig te genereren informatie: • te gebruiken in onderwijsproces; • generieke managementinformatie. D. Koppeling naar andere toepassingen/pakketten: agenda systeem, roostering, docenten (uren) administratie. Overwegingen nieuw SIS (2) Wat willen we eigenlijk?
  4. 4. 28-6-2011 4 Presentatie leverancier Vier mensen gingen blij naar huis! • gebruiksvriendelijkheid • SAAS architectuur • invloed op het ontwikkel proces • snelle software productie • rapportage database • standaardiseren rapportages; diploma’s, cijferlijsten • eenvoudiger inschrijfproces • standaard koppelingen (en financieel) • deadlines worden gehaald (bewezen in MBO) Projectplan (1) Dilemma’s om op te lossen 1. Hoog tempo van de ontwikkelaar en leverancier (eind 2010 gereed), kunnen we daarin mee? 2. Knelpunt in planning: jaarritme van faculteiten & studentenzaken is verschillend 3. Negatieve ervaring van vorige implementatie leeft nog bij een aantal faculteiten 4. Project moet geen CENTRAAL project worden 5. Enthousiast & onervaren team functioneel en technisch applicatiebeheer
  5. 5. 28-6-2011 5 Projectplan (2) Compacte planning (oktober-april) Besluit om project op te delen: • eerst conversie huidige functionaliteiten in nieuwe systeem • tweede verbetering van processen en uitbreiden functionaliteiten. Faculteiten meekrijgen & geen CENTRAAL project • alle faculteiten betrokken bij pve opstellen • intern experts betrekken, per faculteiten één kerngebruiker administratie en één kerngebruiker curriculum • gelaagde projectorganisatie inrichten Functioneel/applicatiebeheer ondersteunen vanuit leverancier Start & resultaat project • Complexe omgeving • Samenwerking • Generieke implementatie producten
  6. 6. 28-6-2011 6 Implementatieplan Projectleider BV IV projectgroep Medewerkers processen SystemenInformatie Stuurgroep opleidingsplan Conversie script Proces modellen Inrichtings- document Communicatie Plan Rapportages Koppelvlak beschrijving Beheer plan OperationeelTactischStrategisch Implementatieplan Product beschrijvingen Korte impressie Alluris / wat hebben we….
  7. 7. 28-6-2011 7 Project organisatie Inrichtingsvoorstel Kerngebruikers nov dec jan feb mrt aprokt Ontwikkeling Keten test Transitie Live Planning en fasering (1)
  8. 8. 28-6-2011 8 Planning en fasering (2) Werven Toelaten Leerroute bepalen Groeperen Onderwijsactiviteiten Begeleiding Resultaatbeheer Plannen en Organiseren diplomeren Uit- schrijven Begeleidings dossier Admin. intake DiplomaResultatenlijst (ind. + groep) Inschrijvings dossier Inschrijven Factureren Curriculumbeheer Management informatie Brieven Extra voor april Mogelijk na april B&E in Alluris Rooster - Agenda Begeleidingstrajecten Toelaten Integratie in bedrijfsvoering Werven Toelaten Leerroute bepalen Groeperen Onderwijsactiviteiten Begeleiding Resultaatbeheer Plannen en Organiseren diplomeren Uit- schrijven Administr. intake DiplomaResultatenlijst (ind. + groep) Inschrijvings dossier Inschrijven Factureren Curriculumbeheer Brieven 26/27 januari 2/3 februari 19/20 januari 9/10/16/17 februari
  9. 9. 28-6-2011 9 nov dec jan feb mrt apr Inrichtings- en conversievoorstel Directie rondje Kick- off Testen admin + curriculum Ketentest Acceptatietest Train-de Gebruiker Restinrichting Conversie Alluris In gebruik okt Werkinstructie IV Koppelingen Rapportages Intranetsite Student website Financieel Testen BI Testen Conversie ICT Beheer/ PM Faculteiten Planning en fasering (3) Techniek (1)
  10. 10. 28-6-2011 10 Techniek (2) Werven Toelaten Leerroute bepalen Groeperen Onderwijsactiviteiten Begeleiding Resultaatbeheer Plannen en Organiseren diplomeren Uit- schrijven Administr. intake Inschrijven Factureren Curriculumbeheer IDM Exact Terugkijken (1) Wat is er geïmplementeerd?
  11. 11. 28-6-2011 11 1. 6 verschillende bedrijven (faculteiten) • 6x administratieve organisatie (procedures); • 6x functiehuis (aansturing); • 6x verandervermogen/ bezettingsgraad • 6x verschillende relatie met het Service Bureau 2. Nog onvoldoende kennis & ervaring + systeem voor operationele fase; 3. Meegezogen management in operationele uitvoering; 4. Onvoldoende geplande inzet van mensen vanaf het begin, kost uiteindelijk veel meer inzet en stress; 5. Meer doorlooptijd nodig om te laten ‘inzinken’. Terugkijken (2) Geleerde lessen • verantwoordelijkheid implementatie ligt bij faculteitsmanagement • Het Service Bureau neemt een eenduidige positie in • We houden Alluris op de ‘projecttafel’ • Inrichting staande organisatie • Inrichting tijdelijke ondersteunende organisatie 2011 en verder……. Zijn we klaar? De implementatie is redelijk binnen de planning gelukt, daar zijn we trots op! Zijn we tevreden? Er is een hele mooie basis om op verder te bouwen……, met nog een paar modules en organisatieonderdelen te gaan Huh? Verder bouwen en je bent toch klaar? Het is nooit af…… we gaan graag door in de samenwerking

×