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 Recommandations d’actions
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Mesure micro économique :
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administratives
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Analyse d’impact de la réglementation:
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Initiation et rédaction du projet de réglementation
Approbation
par le Conseil
des Ministres
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financéeprincipalementparl’UE
Deux versions
Formulaire électronique
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Presentation, Agency for Administrative Simplification, Belgium, Seminar on the quality of public services, Algiers, 20 September 2016

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Presentation by Dominique De Vos, Agency for Administrative Simplification, Belgium, given at the seminar on the experience of EU countries in terms of quality of public services jointly organised with the Algerian Public Service Directorate General, which took place in Algiers on 20 September 2016.

Published in: Government & Nonprofit
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Presentation, Agency for Administrative Simplification, Belgium, Seminar on the quality of public services, Algiers, 20 September 2016

  1. 1. © OCDE Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Amelioration de la qualité du Service public par la simplification, la transparence et la participation. Dominique De Vos Directrice générale ad, ASA- Belgique Alger -20-21 septembre 2016
  2. 2. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE  Population : 11.267.910  Superficie : 30.500 km²  Gouvernement fédéral + 3 régions et 3 communautés  1 Parlement fédéral + 5 parlements régionaux et communautaire  10 provinces  589 communes  589 CPAS  190 zones de police, …. 1 La Belgique en chiffres
  3. 3. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 2
  4. 4. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 3 Table des matières  Structure institutionnelle  Compétences & missions de l’ASA  Simplification administrative ?  Stratégie belge 1. Principes de simplification 2. E-government (outils basiques) 3. E-government (projets/ réalisations) 4. (Ré)-organisation 5. Evaluation ex post 6. Réglementation ( AIR) 7. Communication 8. Open data  Menaces  Ingrédients nécessaires
  5. 5. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE  Premier Ministre fédéral + Secrétaire d’ Etat  Agence Simplification Administrative avec un Comité d’orientation tripartite Réseau interdépartemental officiel  Multiples réseaux fonctionnels, par projets  Convention de collaboration Fédéral/Régions/Communautés/localités 4 Structure tentaculaire …
  6. 6. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE  Recommandations d’actions  Stimulation d’initiatives  Faire faire  Coordination de services publics et partenaires privés  Plans/rapports au Gouvernement, au Parlement, aux stakeholders  Evaluation de la charge administrative des lois, procédures  Amélioration de la réglementation = Consultant public, polyvalent, avec obligation de résultat 5 Missions globales de l’ASA…
  7. 7. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 6 Simplification Administrative? ≠ Business Process Re-engineering (réorganisation) ≠ Dérégulation ou gestion réglementaire ≠ Communication en language simple ≠ E-government MAIS ► contribuer à la réalisation des objectifs politiques en exigeant un minimum de charges administratives pour les citoyens et les entreprises http://www.lachambre.be/kvvcr/showpage.cfm?language=fr&section=/pr i/policy&story=policy.xml
  8. 8. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 7 7 Régulation E-Government (Ré)-organisation Evaluation Communication Stratégie belge: cercle de simplification • niveau politique • niveau Services publics • stakeholders Instruments Partenaires USAGERS
  9. 9. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 8 Quelques Principes  Projets  Collecte unique de données  Qualité des données  Acces via des Identifiants uniques  Flux électroniques  Ressources  Accompagnement juridique 1. EID 2. BCE – Guichets d’entreprises 3. E-Dépôt 4. Télémarc 5. Cadastre --Services web 6. Modernisation Etat civil 7. Tax-on-Web 8. Web-DIV 9. Facturation électronique 10. Enquête de structure – XBRL 8
  10. 10. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Collecte unique de données = Only once 9 Créer des registres de données  Services gestionnaires ≈ les sources authentiques  Identification unique des entreprises, des citoyens ou objets (numéro, données de base,..)  Obligation des “services clients” de réutiliser les données pour leurs finalités propres ( statistique, percevoir taxes, attribuer des droits, )  Qualité des données  Sécuriser les échanges électroniques( no big brother)
  11. 11. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Flux électroniques (1) : avantages pour les utilisateurs 10 Fiabilité des données Rapidité des transactions Les consultations multiples des BD , à tout moment Allègement de la gestion de documents papiers Economies budgétaires
  12. 12. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Flux électroniques (2) : avantages pour les entreprises 11 Ne plus délivrer de documents Gain de temps Gain d’argent (évaluation SCM +out of pocket) = simplification administrative
  13. 13. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Banques de données authentiques • Banque-Carrefour des entreprises (BCE) • Banque-Carrefour de la sécurité sociale (BCSS) • LATG , cotisations de Sécurité sociale,… • Registre National + Etat civil ( BAEC) • DIV (véhicules) • Fisc • Cadastre des propriétés • Inventaire des institutions publiques, ambassades, professions, • Casier judiciaire • …….. 12
  14. 14. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Flux électroniques actuels (3) 13  Création de société (BCE //E Dépôt)  Déclaration sociale multifonctionnelle (DMFA)  Attestations sociales, fiscales, etc  Déclaration d’impôts (Tax on web)  Facturation électronique  Télémarc  Formalités centralisées auprès de guichets “uniques”, procédures sectorielles  Cadgis ( documentation patrimoniale)  E -carmed , E- birth, ..  Handiweb  Immatriculation véhicules  ….…
  15. 15. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE myBelgium.be (catalogue des apps eGOV) 14
  16. 16. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Mode d’accès unique à tous les services en ligne 15
  17. 17. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Cartes d’identité électronique belge e-ID pour résident Belge e-ID pour enfant e-ID pour étranger 16
  18. 18. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE CSAM 17
  19. 19. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Projets ► Réalisations 18
  20. 20. La Banque carrrefour des entreprises/ BCE (intégration) 1919 7 registres de personnes morales RC Justice Cl. moyennes RPM Finances TVA Comptes annuelsBNB Registres de commerce locaux BCE X X Données d’identification RPM RC Moniteur B Statuts électroniques Affaires sociales ONSS Intérieur X X
  21. 21. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 2020 Le modèle de la BCE BCE Identification Qualité Entreprise commerciale Qualité TVA 1. Notaire (e-DEPOT) Création d’une PM on line 2. Guichet d’entreprises agréé a) Création d’une PP N° entreprise Qualité employeur Attest TVA RNPP MB SPF Finances SPF Economie SPF JusticeE-DAS RN bis SPF Intérieur Banque-carrefour Sécurité sociale Liste diplômes c) Inscription à la TVA (PM et PP) - par le biais d’un guichet d’entreprises - ou auprès d’un Office TVA Fonctions juridiques Qualification professionnelle b) Attribution de la qualité d’entreprise commerciale (PM et PP) d) Immatriculation ONSS (PM et PP) - par le biais d’un SSA (liés aux GEA) - ou directement auprès de l’ONSS e) Autres formalités (directive 2006/123/CE) Autorisations (à créer) REP EMPL ONSS Autres administrations Tiers (internet) z
  22. 22. 21 Art. 22 de la loi du 16 janvier 2003 (Obligation inversée) « Les autorités, administrations et services qui sont habilités à consulter les données de la Banque-Carrefour des Entreprises, ne peuvent plus réclamer directement ces données aux entreprises ni à leur mandataire .» BCE: collecte unique de données
  23. 23. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE BCE : missions 22 Service gestionnaire = ‘source authentique’’  Collecte les données auprès de guichets d’entreprise privés (payant) et autres initiateurs (notaires, greffes,..)  Attribue des numéros uniques d’identification  Gère les données pour tous les utilisateurs  Garantit une qualité optimale  Met à disposition des services publics et des tiers  Internet (public search)  Accès sécurisé (données protégées)  Private search (par entreprise)  Gratuité des services  Données en open data
  24. 24. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE BCE: accès 23 La BCE Public Search affiche les données publiques des entreprises inscrites à la BCE et de leurs unités d’ établissement. Toutes les entreprises sont visibles, indépendamment de leurs statuts (actif, identifié ou arrêté). Consultez les nouveautés Comment faire adapter des données incorrectes? Voulez-vous vous-même modifier des données de votre entreprise ? Utilisez le Self service de la BCE Private Search. Vous ne trouvez pas de réponse à votre question ? Prenez contact avec nous. Ce site comporte des liens vers d’autres sites internet.
  25. 25. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 24 Liens avec d’autres registres • RNPP (registre national des personnes physiques): base de données avec les données d’identification de toutes les personnes résidant sur le territoire belge. Géré par le SPF Intérieur. • R bis (registre bis): base de données avec les données d’identification de base des personnes non identifiées dans le RNPP. Géré par la Banque-carrefour de la sécurité sociale. • E-DAS : base de données contenant les statuts des sociétés. Gérée par le SPF Justice. • MB (Moniteur belge) : base de données contenant les extraits de statuts des sociétés. Gérére par le SPF Justice. • BD Attest : base de données contenant les attestations relatives aux qualifications professionnelles déjà vérifiées par les guichets (évite ainsi de devoir produire un diplôme à chaque nouvelle inscription). • Liste diplôme : liste des diplômes admis par les communautés.
  26. 26. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE ASBL, agréées = interface public/privé Rôles Inscription des entreprises commerciales et prof, libérales, octroie le N°d’entreprise , examine les autorisations d’exercer Formalités administratives (extension) Conseils, assistance Perception des droits d’inscription, frais publication, droits d’enregistrement Guichet d’entreprises 25
  27. 27. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 26 Pourquoi des guichets privés ?  Relation de confiance avec les entreprises  Responsabilisation des fédérations d’entreprises  Rattachés aux structures privées existantes  Concurrence loyale  Flexibilité vis à vis de tous les niveaux de pouvoirs  Environnement ouvert
  28. 28. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE • Création des sociétés en 1 semaine (E-Dépot) • Réduction maximale des coûts liés à la création • Mise en place de guichets uniques en fin 2007 (via guichets d’entreprise) • Analyse des procédures starters pour 5 activités (commerce de gros, plombier, hôtel, technologie ICT, produits industriels -acier,) • Applications sociales, …. 27 Processus européen de Lisbonne
  29. 29. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE • Accord gouvernemental belge ( 2003): “Le temps et les frais pour le démarrage d’une entreprise doivent être diminués de façon rigoureuse et les formalités administratives qui y sont associées doivent être simplifiées au maximum” (56 jours 3 jours) • > Missions des notaires (métier) : “L’accomplissement par les notaires des formalités de publicité (dépôt des expéditions et publication au Moniteur belge) dans le cadre des constitutions et des modifications statutaires de sociétés.” E-DEPOT- contexte 28
  30. 30. 2929 Personnes Physiques Etat civil Notaires/ Greffe Guichet unique (directive services) SPF Intérieur RRN SPF Economie BCE SPF Justice Statuts E-DEPOT : création juridique Personnes Morales
  31. 31. 3030 Interface e-Notariat R. nat R. bis BCE eDAS (Justice) Mon. belge Interface e-Gov Autres Notaire Greffe Citoyen 1 3 4 5 E-Gov 2 Rédige l’acte et les extraits Met à jour les sources e-Gov Soumet un dépôt Suit le statut des dépôts Consulte les sources e-Gov E-DEPOT: concept et processus
  32. 32. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Dépôt manuel • Signature de l’acte authentique • Le notaire/collaborateur prépare le dossier à déposer (expédition, extrait, formulaire I (BCE) – volets A, B et C, chèque pour frais de publication). • Lesdits documents sont envoyés/déposés au greffe dans un délai de 15 jours. • Le greffe met à jour la BCE, archive l’expédition et l’extrait dans le dossier société. • Le greffe envoie le volet B du formulaire I (extrait à publier) au MB. L’extrait est scanné et publié dans les 15 jours. • Le greffe envoie au notaire la preuve du dépôt et le numéro d’entreprise. Dépôt électronique •Signature de l’acte authentique •Le notaire/collaborateur soumet le dépôt électroniquement via l’e-Notariat (expédition, extrait et metadonnées) • L’application •Met à jour la BCE (metadonnées) •Sauvegarde l’expédition et l’extrait dans la base de données « Greffe électronique » du SPF Justice (eDAS) •Envoie l’extrait au Moniteur Belge •Retourne au notaire, dans la minute, le numéro d’entreprise et la preuve de dépôt •Envoie le lendemain du dépôt le numéro et la date de publication • Le Moniteur belge publie l’extrait 48 heures après le dépôt. • Paiement des frais de publication après publication (sur la base d’un décompte établi par MB) DUREE :  23 jours ! DUREE : un jour E DEPOT Comparaison manuel - électronique
  33. 33. 32 Bienvenue sur le site du SPF Justice pour le dépôt de dossier de création d'association / entreprise en ligne. Au terme de la procédure, vous recevrez par email: •Le numéro d'entreprise accordé à votre association/entreprise •Le numéro de publication au Moniteur belge de la constitution de votre association/entreprise Prérequis 1.Installer une version à jour de Java (cliquer ici pour télécharger la dernière version) 2.Installer le logiciel eID (cliquer ici pour télécharger la dernière version) 3.Le cas échéant, configurer votre navigateur 1. Pour Firefox, installer le module eID complémentaire (cliquer ici pour davantage d'information) 2. Pour Chrome, configurer les propriétées (cliquer ici pour davantage d'information) 4.Vous munir des éléments suivants: 1. Votre carte d’identité électronique 2. Un lecteur de carte e-ID 3. Un moyen de paiement électronique 4. La version numérisée de l'acte de constitution signé par tous les membres fondateurs 5. L'extrait des statuts à publier au Moniteur belge 6. La liste des premières nominations
  34. 34. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE E-DEPOT workflowMessage Prevalidation (eDas) Create Enterprise juridically (KBO) Publication (Monitor) Deposit (eDAS) Activate Enterprise Nb (KBO) Record Publication Data (eDAS) Receive Publication Data (Monitor) … ENTERPRI SE CREATION Citize n PORTAL Private Deed • Moral Person Creation • Moral Person Update (Pilot Mode) eID Authentif. ePayme nt Ogone eSignature XAdES-X-L Notary Authentic Deed • Moral Person Creation Moral Person Update planned in 2017 (Analysis in progress) PORTAL eID Authentif. eSignature XAdES-X-L Coordinat ed Statutes Authenti c/ Private Deeds Public Abstrac ts Deposits + Archivage Check Metadata in Docs Check Digital Signature Digital Signature Applet eDA Deposit & Archive Doc DEPOSI T / PUBLISH Metadata eDA Web Site BCE : personnes morales acteurs et flux Juridical Form Names Address Capital /Duration General Assembly Social Exercise Mandates … ENTERPRISES Metadata Create / Update / Consult Web Services KBO/WI&Priv. Search CREATE / UPDATE Enterpri se Number Belgian Monitor PUBLICATION Public Abstract s Publish Billing Annual Account Mention Bankrupt cy Judgeme nt METADA TA -Manual Deposit - Bankruptc y TCKH Bankruptcy Deposit Mention Paper Archive METADATA • Juridical Form • Enterprise Name • Social Address • Capital / Duration • General Assembly • Social Exercise • Mandates • Billing Info ABSTRACT public - Juridical Form - Enterprise Name - Social Address - Deed Purpose D E ABSTRACT public - Juridical Form - Enterprise Name - Social Address - Deed Purpose F R Abstract PUBLIC (Volet B) - Juridical Form - Enterprise Name - Social Address - Deed Purpose Free Text … … … … … … … … … … … … … … … … … … … N L ABSTRACT public - Juridical Form - Enterprise Name - Social Address - Deed Purpose D E ABSTRACT public - Juridical Form - Enterprise Name - Social Address - Deed Purpose F R Authentic/Privat e Deed PRIVATE Free Text … … … … … … … … … … … … … … … … … … … N L ABSTRACT public - Juridical Form - Enterprise Name - Social Address - Deed Purpose D E ABSTRACT public - Juridical Form - Enterprise Name - Social Address - Deed Purpose F R Coordinated Statutes Free Text … … … … … … … … … … … … … … … … … … … N L Enterprise Nb Correct/Update Enterprise (KBO) Publication (Monitor) Deposit (eDAS) Record Publication Data (eDAS) Receive Publication Data (Monitor) Name Address … Function s … ENTERPRIS E UPDATE … Deposit & Pub. Dates Deposit Date Publication Dates Deposit Nb +Pub Dates Enterpris e Lockets METADA TA - Activity - Quality - Capacity - Bank Acc. Enterpri se National Bank 33
  35. 35. 34 Pour l’entreprise : • Constitution d’une société et publication au MB en 3 jours, formalités au Guichet d’Entreprises incluses ! • Délivrance immédiate du numéro d’entreprise ainsi qu’une preuve du dépôt (attribution de la personnalité juridique) • Toutes les sources officielles sont immédiatement mises à jour Pour l’administration : • Allègement du travail des tribunaux (suppression des vérifications et de l’insertion BCE) • Suppression du scanning des extraits (pour publication au MB) • Centralisation des frais de publication • Accès à des données à jour • Eviter le scanning des expéditions, extraits,... pour délivrance de copie électronique Pour le notaire : • Recherches directes dans les Data Base BCE, Registre Nat. et Registre BIS • Service client amélioré, suppression des déplacements aux greffes, … E-DEPOT, simplifie t-il ?
  36. 36. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Dépôts électroniques et papier 75% des dépôts sont électroniques ( mai 2016 ), dont • 89% des notaires • 43% des personnes privées 35
  37. 37. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE E- PROCUREMENT • La plateforme e-Procurement permet aux pouvoirs adjudicateurs (fédéraux, régionaux, locaux) et aux entreprises d’accéder facilement et rapidement aux différentes applications e-Procurement. • e-Notification permet aux pouvoirs adjudicateurs de publier les marchés publics en ligne. Les entreprises peuvent consulter les marchés publics de manière électronique, gratuitement. • Portail e-Procurement pour l'établissement, la gestion et l'utilisation de catalogues électroniques liés à des contrats cadres e-Catalogue • Portail e-Procurement pour l'introduction des offres e-Tendering • Portail d'accueil pour les Services Fédéraux des marchés publics www.publicprocurement.be • Journal officiel européen pour les publications de marchés http://ted.europa.eu/ 36
  38. 38. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 37 Marchés public ‘Télémarc’(1) Groupe cible: ~50000 Services habilités à conclure des marchés publics 1. Echange de données par flux électroniques “Les P.Adjudicataires qui ont accès à des documents et renseignements relatifs aux soumissionnaires:  doivent les collecter auprès des services qui détiennent ces renseignements (sources authentiques )  par voie électronique dès que l’accès est effectif  en faire mention dans les avis de marchés et cahiers de charges” 2. Déclaration sur l’honneur (pm)
  39. 39. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 38 Télémarc : projet multidisciplinaire (2) Analyse de faisabilité et budgétaire Qualité du service public, qualité des données Réorganisation des missions publiques Respect des lois Vie privée et de sécurité des accès, etc … Impact de simplification : mesure quantitative ET effet indirect
  40. 40. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Partenariats Sources authentiques Utilisateurs Régions Fédéral Pouvoirs locaux Comité de pilotage 39
  41. 41. Disponibles : Dettes sociales  Bilans des entreprises  Assujettissement TVA Dettes fiscales “Faillites” Agrément entrepreneurs En préparation : • casier judiciaire • Dettes Inasti Télémarc :attestations (3)
  42. 42. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Offre Uniquement ! Pouvoir adjudicateur Télémarc pour le lauréat (1ier classé) uniquement ONSS SPF Finances SPF Economie Banque nationale 41
  43. 43. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE ‘Télémarc’:déclaration sur l’honneur4)  Déclaration implicite (2007) = en déposant une offre de travaux, l’entreprise est supposée ne pas être en situation d’exclusion  Le soumissionnaire ne doit plus fournir aucune information au moment de l’offre → Impact de simplification total 42
  44. 44. 43 Télémarc : impact DOO (5) 5 M€ 10 M€ 15 M€ 20 M€ ONSS comptes annuels Non-faillite TVA Dettes fiscales agrément entreprises autres documents 0 € Coût 1ier classéCoût du papier Déclaration sur l’honneur pour les
  45. 45. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE My Télémarc Créer une “E BOX” pour les entreprises soumissionnaires à un marché public à partir des données de télémarc ► “passeport “ d’entreprise en ordre d’obligations à l’égard de l’ Etat , multi-usages en Belgique ou à l’étranger ( cf la DUME européenne ) 44
  46. 46. Tax-on-Web Tax-on-web (TOW) est une application internet qui permet d’introduire en ligne la déclaration à l’impôt des personnes physiques  3 types d’utilisateurs :  Le citoyen => Taxbox  Le mandataire => Taxworkbox  Le fonctionnaire => Finbox
  47. 47. Avantages (1) • Traitement plus rapide des déclarations • Déclaration d’impôts écologique • Préremplissage de données • Déclaration sans « erreur bloquante » • Accusé de réception • Module de calcul de l’impôt avec optimisation • Aide au remplissage de certains codes : wizards (déductions fiscales, …) TOW
  48. 48. Avantages (2) • Mesures de protection multiples => confidentialité assurée des données • Ajout possible d’annexes (PDF), • Possibilité de visualiser et imprimer les déclarations,annexes avant ET après envoi • Soumettre sa déclaration 24h/24 et 7j/7 • Pas de déplacement TOW
  49. 49. 4848 Tax-on-web: illustrations 1) Pré-remplissage 2) Déclaration 3) Validation 4) Simulation & Soumission
  50. 50. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Cadastre - Belge Système CADGIS Consultation du détail d’une parcelle du plan cadastral • Identifiant de la parcelle • Revenu cadastral • Nature du bien • Propriétaire(s) • Adresse • Années de construction • … 49
  51. 51. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Consultation d’une parcelle du plan cadastral Services B2B aux notaires, administrations et entreprises (géomêtres & promoteurs immobiliers) DB Patris (Stipad) 1 Federal Service BusUtilisateur ConsultImmo Système de l’utilisateur SPF Finances system WS WS DB Cadgis 2 HTTP CADGIS Données de la matrice cadastrale Plan cadastral WS Cadastre - Belge Services Business To Business (B2B) Système ConsultImmo & Cadgis 50
  52. 52. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Cadastre Belge Système CADGIS Visualisation d’une parcelle du plan cadastral 51
  53. 53. 5252 Immatriculation des véhicules Leasing companies Insurance brokers Garage Z-plates Other vehicules Driving licences Municipalities Federal police FPS Justice FPS Finances Post Physical persons register Mobility Large companies own fleet Vehicule registration department FPS Mobilite2 2 2 2bis 2bis 2bis 8 7 3 6 1a 1b 4a 4b 5a 5b Existing interface Interface to improve New projects 1a. Send fines for traffic violations 1b. Send Bank van de Post payments to FPS Justice 2. Vehicle registration via Web-DIV 2bis. More use of Web-DIV 3. Vehicle inspection 4a. Registration in the criminal register 4b. Send the fine to FPS Justice 5a. Send penal fines to FPS Finances 5b. Hard copy payment report 6. Update penal fines and driving licences 7. Register new driving licences in the Persons register 8. Report new driving licences to DIV vehicle requests are now made over the Internet by brokers and insurers.
  54. 54. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UEModernisation & informatisation de l’ Etat civil Création d’une Banque des Actes de l’ Etat Civil : Objectifs:  Intégrer 589 commune s et 102 postes diplomatiques  Garantir un encodage unique par les communes  Actes électroniques signés par l’officier d’état civil via EID  Transmettre automatiquement les infos vers le RN et le BAEC  Garantir une prestation de service universelle  Supprimer les doubles archivages ( communes //greffes)  Maintenir les rôles actuels  Conformité aux normes initiatives internationales 53
  55. 55. Modernisation & informatisation de l’ Etat civil “As Is “ Copies Juridiction de première instance Service de la population Etat civil 589 communes 27 arrondissements judiciaires Registre NationalJugements et arrêts Arrêtés Royaux ou Ministériels Adoption Listes annuelles 54 Actes des postes diplomatiques ou établis par l’armée
  56. 56. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Modernisation informatisation de l’Etat civil “To-Be” Etat civil 589 communes Registre National DABS - BAEC Registre de la commune 1 Registre de la commune 2 … Registre de la commune x Tribunaux Service des changement de nom Service des adoptions Défense Affaires étrangères 55 Commission Internationale De l’Etat Civil
  57. 57. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Aktes Commune n BAEC Aktes Commune 2 Actes Commune 1 Registre National SPF Affaires Intérieures Syst. VAJA SPF Justice Ws Ws Ws Ws WsWs Ws Ws Ws Ws WsWs Ws Bus de Services Fédéral Logique d’orchestration et de dispatching GreffesConsulatsCommunes Projet 1 Projet 2 Projet 3 Modernisation de l’ Etat civil Aperçu de la solution 56
  58. 58. 5757 Statistique- enquête de structure XBRL XBRL upload by an organization Internet Pre-filling of 40% of fields through central balance sheet office Development of an advanced electronic data application using XBRL standard for the structural business survey. Reuse of the platform for other surveys.
  59. 59. Enquête de structure : XBRL Bénéfices Before After Process characteristics For the Ministry • Rigid process • Tedious manual processing • Flexibility thanks to use of XBRL std • Focus on actual statistical activity For the enterprise • Multiple submissions of identical information • Manual process • Integrated with accounting packages • Web form pre-filled with data from various authoritative sources • On-line corrections Indicators Time to complete form 5 hours (paper completion) Electronic completion with 40% of fields already pre-filled (via upload 80% pre-filled) – 2 hours in average Staff assigned to ESE survey at Ministry 40 FTEs 26 FTEs Size of enterprise sample 41,000 28,000 (32 % smaller sample without compromising statistical relevance) Cost of completion 6.4 Mio EUR 4.3 Mio EUR Percentage of rework 80% 40%
  60. 60. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Facturation électronique, pourquoi ?  Réduire la charge de travail dû à l’encodage manuel  Faciliter la recherche d’information  Améliorer la qualité des données et réduire les erreurs d’encodage  Automatiser les processus de traitement et d’approbation des documents  Réduire les temps de paiement  Réduire les coûts opération 59
  61. 61. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 6. Gestion des litiges 1,8 € 5. Archivage 1,4 € 4. Paiement 3. Validation et concordance 5,6 € 2. Encodage des données 2,0 € 2,0 € 1. Gestion des courriers entrants 1,2 € 1,2 € Coût total gestion papier 15 € Économied e + 70% soit 10 € ↘ ↘ = ↘ ↘ ↘ Réduction des coûts pour la facturation entrante 60
  62. 62. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Administrations fédérales Fournisseurs Service provider Département X Entreprise X Invoice Invoice <INVOICE> <ID> <IssueDate> <Period> UBL Département Y Portail Invoice <INVOICE> <ID> <IssueDate> <Period> UBL Invoice <INVOICE> <ID> <IssueDate> <Period> UBL ou ) ePRIOR comme hub de routage Fédéral (1ère étape) 61
  63. 63. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Commune X Fournisseur Adm. communale CPAS Système comptable .be Invoice <INVOICE> <ID> <IssueDate> <Period> UBL Routage de machine-à-machine de factures électroniques Facile, Efficace, Econome. Région Bxl- Capitale Région Bxl- Capitale Région flamande Invoice <INVOICE> <ID> <IssueDate> <Period> UBL 62 Invoice ou ePRIOR comme hub de routage global (actuellement)
  64. 64. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE EVALUATION EX POST 63
  65. 65. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Environnement politique 64  Déclaration gouvernementale 1999  Réduction de la charge globale de 10% en 2 ans et de 25% à la fin de la législature (2003)  Décisions du Conseil des Ministres de juillet 2000: 1. Enquête macro économique des charges administratives auprès des entreprises 2. mécanisme de mesure micro économique des procédures administratives
  66. 66. 65 Enquête macro-économique Enquête biennale (Bureau Fédéral du Plan) niveau macro-économique ( euros & % PIB ) Sondage qualitatif Evaluation de réalisation Prioritisation de projets  avantages :  bon marché  information directe  mesure la charge quantitative et les aspects qualitatifs  variabilité des questions  réponse électronique possible  résultats représentatifs  distinction entre différents domaines
  67. 67. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Enquête macro-economique: méthodologie • 3 questionnaires  charges administratives en matière de :  fiscalité : entreprises et indépendants  environnement : entreprises et indépendants  emploi : uniquement entreprises • période: mai –juin- juillet-septembre • possibilité de réponses : via la poste ou via Internet • pourcentage de réponse :  entreprises : 18,5 % dont 75 % via Internet  indépendants : 10,9 % dont 52 % via Internet 66
  68. 68. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Enquête macro-économique  Résultats = point de départ ‹ année 2000 → évolution à long terme 670 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 % Années Charges administratives en % du PIB 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014
  69. 69. Nombre Milliards d’euros % du PIB Entreprises (intervalle : 90 %) 201 858 5,52 (3,62 – 7,42) 1,38 % (0,90 – 1,85 %) Indépendants (intervalle : 90 %) 399 177 1,12 (0,84 – 1,41) 0,28 % (0,21 – 0,35 %) Coût total des charges administratives en 2014 68
  70. 70. 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 Entreprises en milliards euros 6,28 6,31 4,91 6,46 4,58 5,07 5,13 5,52 en % du PIB 2,55 2,41 1,73 2,05 1,33 1,43 1,37 1,38 Indépendants en milliards euros 2,29 2,66 2,37 1,22 1,34 1,28 1,23 1,12 en % du PIB 0,93 1,02 0,84 0,39 0,39 0,36 0,33 0,28 TOTAL en milliards euros 8,57 8,97 7,28 7,68 5,92 6,35 6,36 6,64 en % du PIB 3,48 3,43 2,57 2,44 1,72 1,79 1,70 1,66 Evolution du coût total des charges administratives 69
  71. 71. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Approche qualitative de l’enquête Critères qualitatifs :  Efficacité des services publics  Qualité de la réglementation  Prioritisation des projets → Résultats :  Qualité des services publics : les enquêtes révèlent une augmentation de la satisfaction des usagers  Qualité de la règlementation : interprétation délicate 70
  72. 72. Emploi Fiscalité Environnement 00 02 04 06 08 10 12 14 00 02 04 06 08 10 12 14 00 02 04 06 08 10 12 14 Portée à votre connaissance préalablement à l’adoption 43 49 49 41 42 49 48 40 47 41 54 49 42 37 47 39 53 39 54 44 41 45 50 46 Facile à comprendre 26 23 25 30 32 33 29 30 18 25 26 30 30 24 20 21 32 25 23 37 33 32 40 30 Objectifs clairs 30 33 33 40 43 38 39 39 34 37 36 42 35 28 38 35 50 38 37 52 50 51 60 44 Suffisamment adaptée à toute situation 14 22 18 30 27 31 21 22 14 16 28 27 26 22 14 18 16 12 14 35 34 31 31 29 Portée à votre connaissance en temps utile 38 43 43 51 55 59 46 45 47 49 49 55 53 49 39 47 47 41 50 56 57 50 62 55 Cohérente l’une par rapport à l’autre 23 28 27 28 29 32 31 27 19 19 22 26 25 32 23 23 30 27 30 39 43 37 44 42 Accompagnée d'une info adéquate et suffisante 23 26 30 35 32 32 33 33 24 33 32 38 34 37 23 29 29 35 28 41 40 35 45 35 Qualité de la réglementation selon le domaine réglementaire - en % des entreprises (entièrement) d'accord avec la proposition – Comparaison 2000-2014 71
  73. 73. Fiscalité Environnement 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 Portée à votre connaissance préalablement à l’adoption 39 41 40 35 45 46 47 32 51 39 48 49 42 45 49 41 Facile à comprendre 22 27 25 27 30 35 30 19 33 28 31 32 36 35 37 32 Objectifs clairs 28 39 34 35 39 43 42 27 44 39 40 39 50 49 46 46 Suffisamment adaptée à toutes les situations 23 31 33 23 30 35 29 20 24 20 27 24 28 26 31 33 Portée à votre connaissance en temps utile 57 49 45 52 60 59 46 48 54 42 40 45 52 41 51 50 Cohérente l’une par rapport à l’autre 29 33 34 30 35 43 31 26 32 27 34 30 33 54 38 36 Accompagnée information adéquate et suffisante 34 36 35 35 40 46 35 24 40 33 33 39 38 34 40 38 Qualité de la réglementation selon le domaine réglementaire - en % des indépendants (entièrement) d'accord avec la proposition – Comparaison 2000-2014 72
  74. 74. Fiscalité Environnement 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 Facile de savoir à quel service s'adresser 46 47 47 49 53 51 45 39 44 42 39 44 46 51 43 42 Facile d'entrer en contact avec le service compétent 46 48 45 42 51 50 39 35 41 41 37 47 42 46 45 37 Les réponses sont précises 46 51 52 55 59 60 60 50 47 40 37 51 55 54 48 47 Les décisions sont clairement motivées 39 43 48 43 52 57 55 41 40 35 31 43 50 47 43 47 La réponse est donnée dans le délai prévu 52 58 64 58 65 71 62 60 49 55 54 66 57 65 55 60 La réponse est identique quelle que soit la personne 37 45 47 45 58 52 51 44 48 45 42 52 44 48 48 47 L'information fournie répond aux besoins 53 57 56 63 63 66 62 53 51 42 50 59 62 60 52 53 Qualité des contacts avec l'administration selon le domaine réglementaire - en % des indépendants (entièrement) d'accord avec la proposition – Comparaison 2000-2014 73
  75. 75. Fiscalité Environnement 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 Facile de savoir à quel service s'adresser 46 47 47 49 53 51 45 39 44 42 39 44 46 51 43 42 Facile d'entrer en contact avec le service compétent 46 48 45 42 51 50 39 35 41 41 37 47 42 46 45 37 Les réponses sont précises 46 51 52 55 59 60 60 50 47 40 37 51 55 54 48 47 Les décisions sont clairement motivées 39 43 48 43 52 57 55 41 40 35 31 43 50 47 43 47 La réponse est donnée dans le délai prévu 52 58 64 58 65 71 62 60 49 55 54 66 57 65 55 60 La réponse est identique quelle que soit la personne 37 45 47 45 58 52 51 44 48 45 42 52 44 48 48 47 L'information fournie répond aux besoins 53 57 56 63 63 66 62 53 51 42 50 59 62 60 52 53 Qualité des contacts avec l'administration selon le domaine réglementaire - en % des indépendants (entièrement) d'accord avec la proposition – Comparaison 2000-2014 74
  76. 76. Mesure micro économique : modèle KAFKA • Modèle Kafka = méthode du SCM • Multi Usages : • Législations publiées • Procédures dans le scope de projets • Application E gov • Exercices internationaux de comparaison des législations • PROGRAMME EU de réduction des C.A. • Rapport annuel est soumis au conseil des ministres ….. http://www.simplification.be/content/publications
  77. 77. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 76 Paramètres des charges administratives Chargesadministratives Nombre de personnes concernés Fréquence Délai de réalisation Nombre de formalités administratives
  78. 78. Modèle Kafka : challenges Définition de ‘charges administratives’ Connaissance approfondie de la réglementation à mesurer Collecte des données: création d’une énorme base de données Définir des paramètres standards (salaires, temps,…) Définir un tarif pour les citoyens Intensité du travail et du temps: rassemblement de données, mesures de base, mesure t+1, ... Distinction entre impact potentiel et impact réel (comportement des groupes cibles) Vérification du temps et des estimations de coût par plusieurs sources
  79. 79. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE EVALUATION REGLEMENTAIRE Ex ANTE 78
  80. 80. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Analyse d’impact de la réglementation: principes  Intégration des thèmes → formulaire unique Standardisation minimale  Anticipation  Champ d’application / dispenses  Qualité : vérification par le CAI  Multi destinataires (Gvt, organes consultatifs, Parlement...)  Transparence → Publicité Réf: Loi du 15-XII-2013 & AR du 21-XII-2013 (MB 31-XII-2013) 79
  81. 81. Initiation et rédaction du projet de réglementation Approbation par le Conseil des Ministres 5 j. ouvr. max. Conseil d’état --------- Organes consultatifs Vérification et recommandations par le Comité d’analyse d’impact AgendaCM Ajout du formulaire AI au dossier soumis au CM Élaboration de la réglementation incluant l’ AIR Réalisation de l’analyse d’impact intégrée. Soutien du helpdesk. Contrôle administratif et budgétaire FACULTATIF Sur demande Groupes de coordination politique (IKW) Consultations Approbation (2ème) par le CM + envoi au Roi Moniteur (AR) Publication sur le site de l’ASA et dans les documents parlementaires Parlement (Loi) Schéma procédure 80
  82. 82. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Deux versions Formulaire électronique http://ria-air.fed.be Formulaire word http://www.simplification.be/fr/content/analyse-d- impact 81
  83. 83. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Quelles aides ? Mots clés illustratifs des thèmes Manuel et FAQ’S en ligne sur http://ria-air.fed.be www.simplification.be  Helpdesk ria-air@premier.fed.be Téléphone : 02 289 00 60 (9h -17h) 82
  84. 84. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Comité d’analyse d’impact Saisine facultative, “anytime” Secrétariat > ASA Délai de réaction: 5 jours ouvrables But: améliorer l’ AIR > complétude, exactitude, pertinence → Recommandations, alternatives,… Rapport d’évaluation annuel 83
  85. 85. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Publicité Documents du CM: confidentialité partielle AIR peut être demandée par - un organe consultatif - un groupe de travail politique - …. Publication sur site de l’ ASA, en temps opportun 84
  86. 86. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 85
  87. 87. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 86 Communication Divulguer les objectifs, les résultats Communiquer les nouvelles procédures (utiliser des checklists, pas de long texte) Utiliser un langage adapté aux publics cibles Présenter une information globale/integrée (site portail) Communiquer au niveau d’un programme (brandname = KAFKA)
  88. 88. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE 87
  89. 89. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Stratégie open data (2015)  Postulat de réutilisation automatique des données publiques accessibles (Dir 2013/37)  Promotion des formats “machine readable”  Renforcement des sources authentiques de données  Inventaire open data  Méthode de calcul pour quantifier la VA de la réutilisation  Licences plus simples ( CCO by default…)  Portail fédéral unique  Task force 88
  90. 90. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Forces et faiblesses 89
  91. 91. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Menaces S.A. abstraite (objectif de réduction macro- économique, projets non concrets) Académisme & bureaucratie Peur du changement (rupture de l’équilibre droits/obligations; changements légaux) Absorption dans les programmes de e-Gov Leadership confus dans les projets horizontaux Corporatisme des partenaires Débat sur la protection de la vie privée 90
  92. 92. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE  Environnement institutionnel favorable  Missions globales ET centralisées  Synergie entre les autorités, les administrations, les réseaux  Implication des stakeholders  Planification  Budget  Outils technologiques de communication  Contact permanent avec les publics (citoyens et les entreprises)  Culture de l’évaluation  “Marque de fabrique” … 91 Ingrédients nécessaires
  93. 93. Initiativeconjointedel’OCDEetdel’Unioneuropéenne, financéeprincipalementparl’UE Questions ? Suggestions? • •9 Dominique De Vos Directrice générale adjointe Agence Simplification Administrative dominique.devos@premier.fed.be www.simplification.be www.kafka.be

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