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Mejores prácticas de Project Online/ herramientas adicionales

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En un mundo empresarial, cada vez más cambiante, la transformación digital ofrece a las organizaciones la oportunidad de reinventarse, utilizando la tecnología como ventaja competitiva.

En esta charla, abordaremos las buenas prácticas recomendadas para utilizar cuando se trabaja con la suite PPM Microsoft Project Online, apoyados en las “10 Reglas de Oro para Project - V 2.0” establecidas por Sistemas Expertos.

Adicionalmente, conoceremos otras herramientas del Office 365 que complementan a Microsoft Project Online para crear una suite mucho más robusta para el manejo de proyectos en las organizaciones.

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Mejores prácticas de Project Online/ herramientas adicionales

  1. 1. Portada Titulo Charla Expositores SERIE: Transformación digital de la PMO “Mejores Prácticas de Project Online/ Herramientas adicionales” Expositor: Juan Sebastián Cardona G.
  2. 2. Agenda 1. Retrospectiva 1.1 Ciclo de vida 1.2 Gestión de la demanda 2. Mejores Prácticas de Project Online: 10 Reglas de Oro + 2 2.1 Regla1: Defina el Inicio del Proyecto en “Proyecto – Información del Proyecto“ 2.2 Regla 2: Defina el Tipo de Tarea 2.3 Regla 3: Siga el “Principio de la Caja Negra” 2.4 Regla 4: Deje que Project cálcule – No edite las fechas 2.5 Regla 5: Use Hitos para eventos y fechas específicas 2.6 Regla 6: Use “Fechas Límites” en vez de restricciones 2.7 Regla 7: Controle el cierre de todas las Tareas de Resumen 2.8 Regla 8: El Principio “Highlander“– una tarea, un recurso 2.9 Regla 9: No asignar recursos a las tareas de resumen 2.10 Regla 10: 3 Reglas de Seguimiento +1 : “Guardar Línea Base a todo lo que se ejecuta”
  3. 3. Agenda 3. Herramientas Adicionales 3.1 Microsoft Planner 3.2 Microsoft SharePoint 3.3 Microsoft Power BI 3.4 Microsoft Teams 3.5 Office 365 Store
  4. 4. Mejores Prácticas de Project Online: 10 Reglas de Oro + 1 10 Reglas de Oro
  5. 5. 10 Reglas de Oro + 1 1 Regla de Oro Defina la fecha de Comienzo.  No use la primer actividad para definir el inicio del proyecto.  Project siempre calcula desde la fecha de inicio pactada.  La opción para una programación temprana.  Programar desde la fecha de fin.
  6. 6. 10 Reglas de Oro 2 Regla de Oro Definir el tipo de tarea. Dato de Tarea = Variable. Asignación de recurso = variable. Configuración del calendario = fijo.
  7. 7. 10 Reglas de Oro + 1 2 Regla de Oro Definir el tipo de tarea.  Más en laRegla# 8.  Enfocarseen laplaneación es fundamental.  Cuandoasigna recursos.  Costoo fechas.  Projectprograma de acuerdoal tipode tarea.
  8. 8. 10 Reglas de Oro + 1 2 Regla de Oro Definir el tipo de tarea. Trabajo Trabajo Unidadesde Asignación Trabajo Duración Duración Unidadesde Asignación Duración Duración Duración Unidades Trabajo Sicambiaunadeestasvariables: DuraciónFija UnidadesFijas TrabajoFijo Silatareaestáconfigurada como: Projectcalcula : ¿Cómo calcula Project?
  9. 9. 10 Reglas de Oro + 1 3 Regla de Oro El principio de la caja negra.  Cada caja es independiente.  Un camino entra un camino sale.  Cada caja actúa como un pequeño proyecto.
  10. 10. 10 Reglas de Oro + 1 3 Regla de Oro El principio de la caja negra.  Aún si cierra las fases se puede obervar la estructura lógica del proyecto.
  11. 11. 10 Reglas de Oro + 1 3 Regla de Oro El principio de la caja negra. Inicie la estructura a nivelde lafase Las tareas de resumen siempreserán lasde primer nivel… Cada caja negratieneun fin definido (hito) ¿Cómo se definen las cajas negras? Cada tarea tieneun resumen ¿Cómo configuro las dependencias? Conectelas tareas dentro de la tarea de resumen, nuncaa través delas tareas de resumen. Nunca conectea un altoo bajo nivel Una tarea de resumen puedeestar conectadaa un hito Rápida revisión
  12. 12. 10 Reglas de Oro + 1 4 Regla de Oro Deje que Project calcule.  Las columnas de fecha permiten edición.  Editar fechas incurre en restricciones.  El comienzo y el fin deben ser campos calculados.  Hay efectos secundarios para el cálculo de Project.
  13. 13. 10 Reglas de Oro + 1 4 Regla de Oro Deje que Project calcule.  Las restricciones acarrean mensajes de paso a paso de planeación (hay que leerlos…)  Tenga cuidado de simplemente dar clic en todos los “Aceptar”. Recomendación:  No edite las fechas de comienzo ni de fin.  En cambio siga las reglas #5 y #6.
  14. 14. 10 Reglas de Oro + 1 5 Regla de Oro Use hitos para eventos y fechas específicas.  Ingrese una línea única para cada Hito.  Ingresando un “0” en la duración crea automáticamenteun hito.  Esto resalta una fecha específica en el cronograma.  Los hitos aparecen con una forma especial en el Gantt.
  15. 15. 10 Reglas de Oro + 1 6 Regla de Oro Use fechas límite.  Project muestra un indicador gráficoenel Gantt.  Aparecen mensajesen la columnade indicadores.  Elmargen de demora total (holgura) muestra el atrasoexactoa la fechalímite.
  16. 16. 10 Reglas de Oro + 1 7 Regla de Oro Controle el cierre de todas las tareas de resumen.  Cada elemento del plan debe tener al menos una sucesora.  Solo el hito de cierre del proyecto no tiene sucesora.  Llevar el proyecto solo al nivel 1 de visualización.  El primer y el último elemento del plan puede ser un Hito.
  17. 17. 10 Reglas de Oro + 1 8 Regla de Oro El principio “Highlander”.  ¿Quién ha visto la película Highlander (Los Inmortales)?  ¡Sólo puede haber uno!  ¡Una tarea, un recurso!
  18. 18. 10 Reglas de Oro + 1 8 Regla de Oro El principio “Highlander”.  Siempre establecer una relación 1:1 entre tarea y recurso.  Asigne el recurso y el trabajo a la tarea que pertenecen.  Evite el cálculo extraño de trabajo para las tareas.  Conocer el funcionamiento de los tipos de tareas ya no es importante. Puntos Clave
  19. 19. 10 Reglas de Oro + 1 9 Regla de Oro No asignar recursos a las tareas de resumen. Versión 2: 9 días * 100% * 8 hrs = 72 Horas  2 métodos.  2 resultados diferentes. Trabajo= Duración* unidades de asignación (Horas/Día) Versión 1: 3 días* 100% * 8 hrs = 24 Horas 2 días * 100% * 8 hrs = 16 Horas 6 días * 100% * 8 hrs = 48 Horas Resumen: 88 Horas
  20. 20. 10 Reglas de Oro + 1 + 1 Regla de Oro Guardar Línea Base a todo lo que se ejecuta. Ese debe partir del principio “No se puede ejecutar NADA que no tenga LíneaBase”.
  21. 21. 10 Reglas de Oro + 1 10 Regla de Oro 3 Reglas de Seguimiento. 1. Colocar un Comienzo Real. 2. Colocar un %completado entre 1 y 99. 3. Colocar un Fin Real .
  22. 22. Herramientas Adicionales Power BI Planner SharePoint Office 365
  23. 23. Herramientas Adicionales Planner Es un administrador de tareas en forma de tarjetas sobre un tablero Kanban. Una de las grandes ventajas es lo intuitiva y fácil de usar de su interfaz gráfica, la cual puede ser personalizada según las necesidades de cada usuario. Kanban: es una de las herramientas más populares para aumentar la productividad. MICROSOFT PLANNER 1 1
  24. 24. Herramientas Adicionales MICROSOFT TEAMS Microsoft Teams es el área de trabajo basada en chats de Office 365 que integra todos los usuarios, contenido y herramientas que su equipo necesita para estar más comprometido con el trabajo y ser más eficaz.
  25. 25. Herramientas Adicionales Power BI POWER BI Power BI es un conjunto de herramientas de análisis empresarial que pone el conocimiento al alcance de toda la empresa. Los informes se presentan de formas dinámica y optimas para la buena visualización y entendimiento de la organización en la Web y dispositivos móviles.
  26. 26. Herramientas Adicionales SharePoint SHAREPOINT ONLINE Comparte y administra contenido, conocimientos y aplicaciones para fortalecer el trabajo en equipo, encuentra rápidamente información y colabora en toda la organización sin darte cuenta.
  27. 27. Herramientas Adicionales OFFICE STORE Es la tienda de Office 365 donde se encuentran aplicaciones que permiten ampliar las capacidades de los productos del Office.
  28. 28. www.sistemas-expertos.com

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