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Lecciones aprendidas de la investigación "PMO´s en Colombia" - Características y valor para las organizaciones.

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En lo referente a las PMO´s organizacionales, no existe una clave que garantice el éxitos de estos dentro de las empresas. Sin embargo, sí hay lecciones aprendidas e identificaremos las prácticas que agregan valor a la organización.

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Lecciones aprendidas de la investigación "PMO´s en Colombia" - Características y valor para las organizaciones.

  1. 1. “Lecciones aprendidas de la investigación acerca de PMO’s en Colombia - Características y Valor para las Organizaciones” Presentador: Juan de Dios Londoño L. Código PDUs:PMIANT201812 PDUs: 1 Estratégico
  2. 2. Conferencista Ingeniero de Sistemas, Esp. en Administración de Sistemas Informáticos, Esp. en Gerencia y Magíster en diseño, gestión y dirección de proyectos. Gerente General de Sistemas Expertos con más de 25 años de experiencia en diagnóstico de madurez e implementación de PMO’s, docente universitario, y consultor en la adopción de tecnologías informáticas para la Gerencia Organizacional de Proyectos. Certificado PMP® - OPM3®. juan@sistemas-expertos.com
  3. 3. Agenda • Porqué Sistemas Expertos SAS hace la investigación? • Marco para la Investigación • Información demográfica (Caracterización de las PMO’s) • Principales hallazgos • Nota: Las memorias de la charla se envían a sus emails
  4. 4. Agenda • Porqué Sistemas Expertos SAS hace la investigación? • Marco para la Investigación • Información demográfica (Caracterización de las PMO’s) • Principales hallazgos • Nota: Las memorias de la charla se envían a sus emails
  5. 5. Pioneros en gerencia de proyectos 5/24
  6. 6. Agenda • Porque Sistemas Expertos SAS hace la investigación • Marco para la Investigación • Información demográfica (Caracterización de las PMO’s) • Principales hallazgos • Nota: Las memorias de la charla se envían a sus emails
  7. 7. Eje: Gobernanza en Proyectos Diagnóstico de Madurez OPM3 ® Diseño (PMO Charter) Implementación Operación Salida en Vivo Eje: Alineación a la Estrategia del Negocio SERVICIOS DE LA PMO Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte ❑ Métricas ❑ Formatos ❑ Procesos ❑ Gobierno ❑ Banco de iniciativas ❑ Ciclo de vida de proyectos ❑ Gestión de la demanda ❑ Gestión Estratégica del Portafolio ❑ Colaboración y Gestión del Conocimiento ❑ Plan de carrera ❑ Competencias blandas ❑ PMIS - Microsoft Project ❑ Gestión de proyectos ❑ Marco metodológicos ❑ Estratégico ❑ Táctico ❑ Acompañamiento en contrataciones ❑ Auditorías de proyectos ❑ Liderar proyectos ❑ Gestión del cambio organizacional ❑ Medir el valor de la PMO ❑ Gestionar el conocimiento ❑ Promover la adherencia a la PMO ❑ Crear comunidades ❑ Proveer líderes y/o recursos para proyectos ❑ Hospedar Líderes de Proyectos. ❑ Participar en Comités de Proyectos ❑ Realizar benchmarking ❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la PMO ❑ Afinar PMO Charter ❑ Realizar Diagnóstico de Madurez Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos Gestión del CambioServicios Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO
  8. 8. Agenda • Porque Sistemas Expertos SAS hace la investigación • Marco para la Investigación • Información demográfica (Caracterización de las PMO’s) • Principales hallazgos • Nota: Las memorias de la charla se envían a sus emails
  9. 9. Información básica de las PMO’s
  10. 10. Información básica de las PMO’s
  11. 11. Información básica de las PMO’s
  12. 12. Información básica de las PMO’s Roles/Cargos en la PMO 1 Gerente de proyectos 15 Asesor PMO 30 Planner and Controller 2 Líder de proyectos 16 Asesor PMP 31 PMP's 3 Director de proyectos 17 Asistente de Cronogramas 32 Profesional Experto 4 Coordinador de proyectos 18 Coord proyectos corporativos 33 Profesional PMO 5 Director/Líder/Jefe/Coordinador PMO 19 Coord proyectos operativos 34 Profesionales de apoyo 20 Desarrolladores 35 Residente 6 Administrador de Contenidos 21 Gerente de portafolio 36 Responsable formulación y evaluación 7 Administrador de Recursos 22 Gerentes de programa 37 Responsable metodología de GP 8 Analista de Planeación 23 Gerentes de Proyecto Jr 38 Responsable PMIS 9 Analista de Procesos 24 Gerentes de Proyecto Sr 39 Responsible gestión del cambio 10 Analista de Proyectos 25 Gestor de la Demanda 40 Scrum Developer 11 Analista Financiero 26 Gestores de Oportunidades 41 Scrum Master 12 Analista PMO 27 Lider de Control Proyectos 42 Sponsor 13 Analista técnico 28 Líder de Innovación 43 Testers 14 Analistas de Portafolio 29 Miembros equipo de proyecto
  13. 13. Información básica de las PMO’s Roles/Cargos en la PMO 1 Gerente de proyectos 15 Asesor PMO 30 Planner and Controller 2 Líder de proyectos 16 Asesor PMP 31 PMP's 3 Director de proyectos 17 Asistente de Cronogramas 32 Profesional Experto 4 Coordinador de proyectos 18 Coord proyectos corporativos 33 Profesional PMO 5 Director/Líder/Jefe/Coordinador PMO 19 Coord proyectos operativos 34 Profesionales de apoyo 20 Desarrolladores 35 Residente 6 Administrador de Contenidos 21 Gerente de portafolio 36 Responsable formulación y evaluación 7 Administrador de Recursos 22 Gerentes de programa 37 Responsable metodología de GP 8 Analista de Planeación 23 Gerentes de Proyecto Jr 38 Responsable PMIS 9 Analista de Procesos 24 Gerentes de Proyecto Sr 39 Responsible gestión del cambio 10 Analista de Proyectos 25 Gestor de la Demanda 40 Scrum Developer 11 Analista Financiero 26 Gestores de Oportunidades 41 Scrum Master 12 Analista PMO 27 Lider de Control Proyectos 42 Sponsor 13 Analista técnico 28 Líder de Innovación 43 Testers 14 Analistas de Portafolio 29 Miembros equipo de proyecto
  14. 14. Información básica de las PMO’s
  15. 15. Información básica de las PMO’s El 33% de la PMO’s tienen personal en outsourcing Universidad Técnica Federico Santa Maria. 2013. El valor de las oficinas de proyectos en las organizaciones. Recuperado de https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/cl/Documents/process- and-operations/cl-gcp-pmo-valor-oficinas-proyectos-2013.pdf
  16. 16. Información básica de las PMO’s Según el estudio de CIO.com, al menos 30 PMO’s de la investigación podrían ser cerradas antes de cumplir los 3 años https://www.youtube.com/watch?v=Eb 7uhs1TLGc&t=196s
  17. 17. Agenda • Porque Sistemas Expertos SAS hace la investigación • Marco para la Investigación • Información demográfica (Caracterización de las PMO’s) • Principales hallazgos • Nota: Las memorias de la charla se envían a sus emails
  18. 18. Eje: Gobernanza en Proyectos Diagnóstico de Madurez OPM3 ® Diseño (PMO Charter) Implementación Operación Salida en Vivo Eje: Alineación a la Estrategia del Negocio SERVICIOS DE LA PMO Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte ❑ Métricas ❑ Formatos ❑ Procesos ❑ Gobierno ❑ Banco de iniciativas ❑ Ciclo de vida de proyectos ❑ Gestión de la demanda ❑ Gestión Estratégica del Portafolio ❑ Colaboración y Gestión del Conocimiento ❑ Plan de carrera ❑ Competencias blandas ❑ PMIS - Microsoft Project ❑ Gestión de proyectos ❑ Marco metodológicos ❑ Estratégico ❑ Táctico ❑ Acompañamiento en contrataciones ❑ Auditorías de proyectos ❑ Liderar proyectos ❑ Gestión del cambio organizacional ❑ Medir el valor de la PMO ❑ Gestionar el conocimiento ❑ Promover la adherencia a la PMO ❑ Crear comunidades ❑ Proveer líderes y/o recursos para proyectos ❑ Hospedar Líderes de Proyectos. ❑ Participar en Comités de Proyectos ❑ Realizar benchmarking ❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la PMO ❑ Afinar PMO Charter ❑ Realizar Diagnóstico de Madurez Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos Gestión del CambioServicios Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO
  19. 19. Ciclo de vida de la PMO - Diagnóstico
  20. 20. Ciclo de vida de la PMO - Diagnóstico
  21. 21. Ciclo de vida de la PMO - Diagnóstico Universidad Técnica Federico Santa Maria. 2013. El valor de las oficinas de proyectos en las organizaciones. Recuperado de https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/cl/Documents/process- and-operations/cl-gcp-pmo-valor-oficinas-proyectos-2013.pdf PM solutions. 2016. The State of the Project Management Office (PMO): Enabling Strategy Execution Excellence. Recuperado de https://www.pmsolutions.com/reports/State_of_the_PMO_2016_Research_Report.pdf
  22. 22. Ciclo de vida de la PMO - Diagnóstico Algunas razones por las cuales SI se han pensado en cerrar la PMO: 1 Se pensó, pero al final se contrataron externos 2 Desconocimiento de su importancia y falta de personal para su operación 3 Sino se lograba demostrar los beneficios económicos 4 En el caso que para el Consejo Directivo los resultados no sean satisfactorios en septiembre de 2018, tomará la decisión de no seguir la implementación 5 Por la falta de adherencia 6 Todos los dias, cuando los problemas nos carcomen 7 Ya han cerrado oficinas de proyectos en el grupo, las razones son: falta de eficiencia, poco valor agregado, falta de conocimiento de los stakeholders e integrantes de la PMO misma
  23. 23. Ciclo de vida de la PMO - Diagnóstico • Lecciones Aprendidas de los diagnósticos de madurez 1. En general, se encontró una baja asimilación de las lecciones aprendidas y por lo tanto se cometen los mismos errores una y otra vez 2. Es urgente definir un proceso que permita capitalizar las lecciones aprendidas, facilitar su consulta y validar su aplicación 3. Los diagnósticos deben ser aplicados a la realidad del negocio y no tan teóricos. Y las recomendaciones son para hacerlas 4. No hemos hecho Diagnósticos de Madurez no se cree en este tema 5. Que no es necesario llegar siempre al nivel máximo de madurez, sino al requerido por la corporación
  24. 24. Eje: Gobernanza en Proyectos Diagnóstico de Madurez OPM3 ® Diseño (PMO Charter) Implementación Operación Salida en Vivo Eje: Alineación a la Estrategia del Negocio SERVICIOS DE LA PMO Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte ❑ Métricas ❑ Formatos ❑ Procesos ❑ Gobierno ❑ Banco de iniciativas ❑ Ciclo de vida de proyectos ❑ Gestión de la demanda ❑ Gestión Estratégica del Portafolio ❑ Colaboración y Gestión del Conocimiento ❑ Plan de carrera ❑ Competencias blandas ❑ PMIS - Microsoft Project ❑ Gestión de proyectos ❑ Marco metodológicos ❑ Estratégico ❑ Táctico ❑ Acompañamiento en contrataciones ❑ Auditorías de proyectos ❑ Liderar proyectos ❑ Gestión del cambio organizacional ❑ Medir el valor de la PMO ❑ Gestionar el conocimiento ❑ Promover la adherencia a la PMO ❑ Crear comunidades ❑ Proveer líderes y/o recursos para proyectos ❑ Hospedar Líderes de Proyectos. ❑ Participar en Comités de Proyectos ❑ Realizar benchmarking ❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la PMO ❑ Afinar PMO Charter ❑ Realizar Diagnóstico de Madurez Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos Gestión del CambioServicios Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO
  25. 25. Ciclo de vida de la PMO - Diseño
  26. 26. Ciclo de vida de la PMO - Diseño
  27. 27. Ciclo de vida de la PMO - Diseño • Lecciones Aprendidas de los diagnósticos de madurez 1. Importante el compromiso (firma) de la alta gerencia para la implementación del PMO Charter 2. El PMO Charter debe ser comunicado a todo los interesados 3. El PMO Charter se vera afectado por la cultura de la organización 4. Muchas PMO no saben que existe un documento que apoya el diseño de la PMO
  28. 28. Eje: Gobernanza en Proyectos Diagnóstico de Madurez OPM3 ® Diseño (PMO Charter) Implementación Operación Salida en Vivo Eje: Alineación a la Estrategia del Negocio SERVICIOS DE LA PMO Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte ❑ Métricas ❑ Formatos ❑ Procesos ❑ Gobierno ❑ Banco de iniciativas ❑ Ciclo de vida de proyectos ❑ Gestión de la demanda ❑ Gestión Estratégica del Portafolio ❑ Colaboración y Gestión del Conocimiento ❑ Plan de carrera ❑ Competencias blandas ❑ PMIS - Microsoft Project ❑ Gestión de proyectos ❑ Marco metodológicos ❑ Estratégico ❑ Táctico ❑ Acompañamiento en contrataciones ❑ Auditorías de proyectos ❑ Liderar proyectos ❑ Gestión del cambio organizacional ❑ Medir el valor de la PMO ❑ Gestionar el conocimiento ❑ Promover la adherencia a la PMO ❑ Crear comunidades ❑ Proveer líderes y/o recursos para proyectos ❑ Hospedar Líderes de Proyectos. ❑ Participar en Comités de Proyectos ❑ Realizar benchmarking ❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la PMO ❑ Afinar PMO Charter ❑ Realizar Diagnóstico de Madurez Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos Gestión del CambioServicios Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO
  29. 29. Ciclo de vida de la PMO - Implementación
  30. 30. Ciclo de vida de la PMO - Implementación • Lecciones Aprendidas en la implementación de la PMO 1. Debe establecerse un marco de comunicación y gestión de cambio que transforme positivamente la cultura de la organización 2. Durante la implementación aprendimos que las personas son primero 3. El PMO Charter no debe ser un copiar/pegar. No emprender la implementación de la PMO sin la orientación adecuada 4. El proceso de implementación de la PMO siempre debe estar alineado a los objetivos de la organización 5. El reto más importante dentro del la implementación es lograr el apoyo directivo que le permite darle cierto grado de importancia y visibilidad a la PMO dentro de la organización 6. La implementación de la PMO es un proyecto en si
  31. 31. Ciclo de vida de la PMO - Implementación • Lecciones Aprendidas en la implementación de la PMO Testimonio – Ex Director de la PMO de una multinacional Colombiana: Lo que no se construye en equipo (clientes, patrocinadores, ejecutores, comunicadores, etc.) tiene mucho desgaste y tiende a caerse en el tiempo. Además, iniciar con roles de "auditores" por encima de "facilitadores e incluso profesores" para promover y sostener las ideas y definiciones crea inconformidad y falta de credibilidad. Finalmente, no ver el aporte de la PMO en alertas tempranas, ideas de solución, proactividad genera más detractores que clientes satisfechos
  32. 32. Eje: Gobernanza en Proyectos Diagnóstico de Madurez OPM3 ® Diseño (PMO Charter) Implementación Operación Salida en Vivo Eje: Alineación a la Estrategia del Negocio SERVICIOS DE LA PMO Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte ❑ Métricas ❑ Formatos ❑ Procesos ❑ Gobierno ❑ Banco de iniciativas ❑ Ciclo de vida de proyectos ❑ Gestión de la demanda ❑ Gestión Estratégica del Portafolio ❑ Colaboración y Gestión del Conocimiento ❑ Plan de carrera ❑ Competencias blandas ❑ PMIS - Microsoft Project ❑ Gestión de proyectos ❑ Marco metodológicos ❑ Estratégico ❑ Táctico ❑ Acompañamiento en contrataciones ❑ Auditorías de proyectos ❑ Liderar proyectos ❑ Gestión del cambio organizacional ❑ Medir el valor de la PMO ❑ Gestionar el conocimiento ❑ Promover la adherencia a la PMO ❑ Crear comunidades ❑ Proveer líderes y/o recursos para proyectos ❑ Hospedar Líderes de Proyectos. ❑ Participar en Comités de Proyectos ❑ Realizar benchmarking ❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la PMO ❑ Afinar PMO Charter ❑ Realizar Diagnóstico de Madurez Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos Gestión del CambioServicios Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO
  33. 33. Ciclo de vida de la PMO – Operación Métodos y Procesos
  34. 34. Ciclo de vida de la PMO – Operación PMIS 1% 1% 1% 1% 1% 1% 1% 2% 3% 3% 3% 4% 4% 8% 82% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% AceProject Asana Clarizen Ctera / Gantter OnePoint project Open PPM TULEAP VSTS / TFS Primavera Trello (Kanban) CA Clarity Sistema Inhouse Jira Office 365 MS Project % de uso de PMIS/PPM/EPM
  35. 35. Ciclo de vida de la PMO – Operación PMIS
  36. 36. Sistemas Expertos SAS. Investigación sobre los factores que influyen en el uso de un PMIS, 2016
  37. 37. Ciclo de vida de la PMO – Operación Desarrollo de competencias 1% 1% 1% 2% 4% 4% 8% 9% 9% 15% 16% 17% 18% 18% 28% 29% 46% 70% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Innovación Prince2 SAFe Scrum Developer LEGO® Serious Play Product Owner Ninguno Gerencia de Programas Gestión del Cambio Organizacional Gerencia de Portafolio de Proyectos Negociación Preparación para la certificación PMP Scrum Master Técnica de Valor Ganado Gestión de Riesgos Trabajo en Equipo Microsoft Project Gerencia de Proyectos Entrenamiento que ofrece la PMO
  38. 38. Ciclo de vida de la PMO – Operación Nivel educativo de las personas de la PMO 14 11 10 12 18 0 10 20 1 2 3 4 5+ Empresas Profesionales # DE PROFESIONALES EN LA PMO 22 16 19 6 8 0 10 20 30 1 2 3 4 5+ Empresas Especialistas # DE ESPECIALISTAS EN LA PMO 23 16 3 3 2 0 10 20 30 1 2 3 4 5+ Empresas Magisters # DE MAGISTERS EN LA PMO 1 0 0 0 0 0 0,5 1 1,5 1 2 3 4 5+ Empresas Doctores # DE DOCTORES EN LA PMO
  39. 39. Ciclo de vida de la PMO – Operación Certificaciones del personal de la PMO
  40. 40. Ciclo de vida de la PMO – Operación Acompañamiento y Soporte Muestra de PMO's 89 Participa en la generación y análisis del Plan Estratégico 46 52% Participa en el acompañamiento e implementación de la Metodología de Priorización de Proyectos 23 26% Lídera proyectos directamente 30 33% PMO Hospeda Lideres No 66 74% Sí 23 26%
  41. 41. Eje: Gobernanza en Proyectos Diagnóstico de Madurez OPM3 ® Diseño (PMO Charter) Implementación Operación Salida en Vivo Eje: Alineación a la Estrategia del Negocio SERVICIOS DE LA PMO Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte ❑ Métricas ❑ Formatos ❑ Procesos ❑ Gobierno ❑ Banco de iniciativas ❑ Ciclo de vida de proyectos ❑ Gestión de la demanda ❑ Gestión Estratégica del Portafolio ❑ Colaboración y Gestión del Conocimiento ❑ Plan de carrera ❑ Competencias blandas ❑ PMIS - Microsoft Project ❑ Gestión de proyectos ❑ Marco metodológicos ❑ Estratégico ❑ Táctico ❑ Acompañamiento en contrataciones ❑ Auditorías de proyectos ❑ Liderar proyectos ❑ Gestión del cambio organizacional ❑ Medir el valor de la PMO ❑ Gestionar el conocimiento ❑ Promover la adherencia a la PMO ❑ Crear comunidades ❑ Proveer líderes y/o recursos para proyectos ❑ Hospedar Líderes de Proyectos. ❑ Participar en Comités de Proyectos ❑ Realizar benchmarking ❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la PMO ❑ Afinar PMO Charter ❑ Realizar Diagnóstico de Madurez Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos Gestión del CambioServicios Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO
  42. 42. Ciclo de vida de la PMO – Operación PMO Administrativa
  43. 43. Ciclo de vida de la PMO – Operación
  44. 44. Ciclo de vida de la PMO – Operación Universidad Técnica Federico Santa Maria. 2013. El valor de las oficinas de proyectos en las organizaciones. Recuperado de https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/cl/Documents/pr ocess-and-operations/cl-gcp-pmo-valor-oficinas-proyectos-2013.pdf PM solutions. 2016. The State of the Project Management Office (PMO): Enabling Strategy Execution Excellence. Recuperado de https://www.pmsolutions.com/reports/State_of_the_PMO_2016 _Research_Report.pdf
  45. 45. Qué sigue? ✓ Los resultados se entregarán: – Agosto 15 2018 Webinar PMI LATAM – Informe a la comunidad vía email – Descarga (www.sistemas-expertos.com) – Serie Blogs – Contacto: juan@sistemas-expertos.com • Libro con 10 casos de PMO’s – Entrevistas a profundidad – Datos de la organización y sus proyectos – Servirá de material de estudio – 15 respondieron que Si y 15 requieren mas información • Nos volveremos a ver en el 2020, en la segunda investigación de PMO’s en Colombia
  46. 46. Gracias Los esperamos en nuestro próximo Webinar Fecha: 12 de septiembre Tema: Coaching para Gerentes de Proyectos Presentador: Luis Cáceres Código para PDUS: PMIANT201812 Encuesta: shorturl.at/iptZ5

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