Manual de Organización y de Normas de procedimientos del SEDUCV

1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA JUNIO 2014 UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA VICERRECTORADO ACADÉMICO GERENCIA DEL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA División de Organización y Sistemas

2. SEDUCV División de Organización y Sistemas Pág Registro de Certificación del Manual Introducción. Capítulo I. 1. Aspectos Generales del Manual. Capítulo II 2. Estructura Organizativa Capítulo III 3. Descripción de los Procedimientos

3. SEDUCV División de Organización y Sistemas Anexos

4. SEDUCV División de Organización y Sistemas Gerencia

5. SEDUCV División de Organización y Sistemas OBJETIVO ALCANCE

6. SEDUCV División de Organización y Sistemas

11. SEDUCV División de Organización y Sistemas CAPÍTULO II ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA GERENCIA DEL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

12. SEDUCV División de Organización y Sistemas Gerencia Gerencia Gerencia

14. SEDUCV División de Organización y Sistemas MISIÓN VISIÓN

34. SEDUCV División de Organización y Sistemas CAPÍTULO III NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

35. SEDUCV División de Organización y Sistemas OBJETIVO UNIDADES INVOLUCRADAS NORMAS ESPECÍFICAS

36. SEDUCV División de Organización y Sistemas DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

37. Revisa GERENCIADELSISTEMADEEDUCACIONADISTANCIA Determina Delibera DivisióndeOrganizaciónySistemas ormula Consulta Formula Recibe CONSEJODEEDUCACIONADISTANCIA Avala Difunde Remite Observaciones? SI POLITICASDE EDUCACIONA DISTANCIAUCV POLITICASDE EDUCACIONA DISTANCIAUCB POLITICASDE EDUCACIONA DISTANCIAUCV POLITICASDE EDUCACIONA DISTANCIAUCV SEGUIMIENTO,CONTROLY CALIDAD PÁGINA: ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: NO

38. SEDUCV División de Organización y Sistemas OBJETIVO UNIDADES INVOLUCRADAS NORMAS ESPECÍFICAS 4. ó ó

41. Elabora RecibeEnvía DivisióndeOrganizaciónySistemas Envía Diseña LINIAMIENTOPARALA PLANIFICACION PolíticasparaelUso deSistemade Educacióna Distancia PLANDEACCION V.P.2 P:7 GERENCIADELSISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIA COORDINACIÓNDELSISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIADELAS FACULTADES,YOTRASDEPENDENCIASACADÉMICAS PÁGINA: ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: LINIAMIENTOPARALA PLANIFICACION Asesora

42. DivisióndeOrganizaciónySistemas PLANDEACCION Recibe V.P.1 P:6 GERENCIADELSISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIA PÁGINA: ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: Propicia Realiza 8.Consolida Presenta Recibe CONSEJODEEDUCACIÓNADISTANCIA Formula Avala INFORMEDE SEGUIMIENTO INFORMEDE SEGUIMIENTO VicerrectoradoAcadémico V.P.3 P:15

43. DivisióndeOrganizaciónySistemas V.P.2 P:14 GERENCIADELSISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIA PÁGINA: ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: INFORMEDE SEGUIMIENTO VicerrectoradoAcadémico Presenta Elabora Difunde INFORMEDE SEGUIMIENTO

46. Solicita RecibeGerencia GERENCIADELSISTEMADEEDUCACIONADISTANCIA DivisióndeOrganizaciónySistemas Envía Realiza COORDINACIONDEEDUCACIONADISTANCIADELASFACULTADESYOTRAS DEPENDENCIASACADÉMICAS. SOLICITUDDE REPORTEDE ACTIVIDADES Recibe Consolida Evalúa ConsejodeEducacióna Distancia VicerrectoradoAcadémico PÁGINA: ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: SOLICITUDDE REPORTEDE ACTIVIDADES REPORTEDE ACTIVIDADES REPORTEDE ACTIVIDADES Informede Evaluacióndela Gestión Establece Elabora Presenta .

51. Recibe Comprueba DivisióndeOrganizaciónySistemas Resuelve Verifica UNIDAD SOLICITANTE Documenta Documenta Atiende Notifica UNIDAD SOLICITANTE COORDINACIONDEEDUCACIONADISTANCIAFACULTADESYOTRASDEPENDENCIASACADÉMICAS PÁGINA: ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento:

52. Verifica Resuelve Escala Verifica OFICIO Notifica Documenta GERENCIADELSISTEMADEEDUCACIONADISTANCIA/ RESPONSABLEDESOPORTETECNOLÓGICO Resuelve Documenta Recibe Recibe Notifica DIRECCIONTECNOLÓGICADE INFORMACIONY COMUNICACIONES COORDINACIONDEEDUCACIONADISTANCIADELASFACULTADESYOTRAS DEPENDENCIASACADEMICAS/RESPONSABLEDEPRODUCCIÒNYSERVICIO PÁGINA: ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: DivisióndeOrganizaciónySistemas Realiza

55. DivisióndeOrganizaciónySistemas 1.Lleva 0 0 COORDINACIÓNDEEDUCACIÓNADISTANCIADELAFACULTADYOTRAS DEPENDENCIAACADÉMICAS GERENCIADELSISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIA/RESPONSABLESOPORTE TECNÓLOGICO 3.Reporta 4.Remite 5.Recibe 6.Carga 7.Genera PÁGINA: ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: 2.Realiza

58. DivisióndeOrganizaciónySistemas PlanilladeGestióndeCategorías alojadasenelmenúprincipaldelcampusvirtual UCV. laPlanilladeGestióndeCategorías,a laGerenciadeEducaciónaDistancia. Planilladesolicituddecreaciónde Categorías. paralaposteriorobtenciónde estadísticas. Gestiónde Categorías 1DE1 SISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIASOPORTETECNOLÓGICO FLUJOGRAMA 3.2.3.GESTIÓNDECATEGORIAS/CURSOS/USUARIOSENELCAMPUSVIRTUAL Gestiónde Categorías Gestiónde Categorías T

61. GERENCIADEEDUCACIONADISTANCIA/RESPONSABLEDESOPORTETECNOLÓGICO DivisióndeOrganizaciónySistemas Repone Coloca Revisa Chequea PÁGINA: ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento:

64. DivisióndeOrganizaciónySistemas 1.latramitaciónparalainscripción respectivaporControldeEstudioensufacultad otrasDependenciasAcadémicas. 1DE1 SISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIA FLUJOGRAMA 3.2.5ACCESOALCAMPUSVIRTUALUCV 2.enlaofertaacadémicalaasignaturao cursoquedeseacursarporlamodalidada distancia. 3.todalainformaciónsobrecomoefectuara elprocesoparacursarlaasignaturadentro delCampusVirtual. 4.delaCoordinacióndeEducacióna DistanciadelaFacultadyotrasDependencias Académicas,laasignacióndelrolcomoprofesor enla(s)asignatura(s)ycurso(s)adictarenel CampusVirtual. Listadode Participantes ControldeEstudios 5.deControldeEstudiodeFacultad,yotra Dependenciaellistadodelosparticipantes inscritosenlaasignaturaocursoenla modalidaddeeducaciónadistancia. 8.alcampusvirtualyseregistrasegúnlos lineamientosestablecidos. 9.alaasignaturapormediodesuclavey obtienelainformación. SOPORTETECNOLÓGICO 10.contactoconeldocentesegúnla planificación. 6.alCampusVirtualyotorgaelaccesoa cadaunodelosparticipantespormediodeuna clavetemporal. 7.alestudianteparadaraconocerla clavedeaccesotemporalytodalainformación necesariapardarinicioalcurso.

67. 1.Estableceloslineamientosparala planificacióndelosproyectosa desarrollarporlaGerencia DivisióndeOrganizaciónySistemas 2.Recibeloslineamientos,planificalas actividadesyasignaalresponsable. 3.Gestionalosproyectos,indicandoetapas dedesarrollo,asícomolasfechasde inicio,finalizaciónyresponsable. 4.Realizareunionessemanalessegúnla planificación,conlosresponsablesde losproyectos. 5.Llenamatrizocuadrodeseguimientode lagestiónconlainformación suministrada. 6.Analizalainformaciónyobtienelos avancesoretrasosquepuedantenerlos proyectosdeacuerdoaloplanificado. GERENCIASEDUCVRESPONSABLEDEPROMOCIÓNYDESARROLLODEPROYECTOS C:P:2 P:7 PÁGINA:1DE2 SISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIAPROMOCIÓNYDESARROLLODEPROYECTOS ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: FLUJOGRAMA Lineamientos Lineamientos 3.3.1DESARROLLOYEJECUCIÓNDEPROYECTOS

68. DivisióndeOrganizaciónySistemas . V:P:1 P:6 7.Realizainformedetalladodelestatus delosproyectos,conunbalancede loejecutado,losaspectosporcubrir, tiempocronogramadefiniquito, problemasodificultadesencontradas RESPONSABLEDEPROMOCIÓNYDESARROLLODEPROYECTOS 8.EntregaalaGerenciaSEDUCVel informeparalatomadedecisiones. Informe 9.Realizaelseguimientopermanente delosproyectoshastasu culminación. 0 PÁGINA:2DE2 SISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIA ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: FLUJOGRAMA PROMOCIÓNYDESARROLLODEPROYECTOS 3.3.1DESARROLLOYEJECUCIÓNDEPROYECTOS

71. 1.OrientaalasCoordinacionesdeEaD deFacultadesyotrasDependencias Académicasparalaevaluación seguimientodelosproyectos. DivisióndeOrganizaciónySistemas 2.Realizaelmonitoreodetodoslos Proyectos,enejecuciónutilizandola MatrizdeSeguimientodeGestión. 3.InformaalaGerenciadelSEDUCV sobreelestadodeavancedelos Proyectos.Enejecución 4.Ejecutalasorientacionesemanadasde laGerencia,paraapuntalardesarrolloy culminacióndelosproyectosen ejecución. 5.PresentaresultadosdelosProyectosa laGerenciadeSEDUCV 6.RecibedelresponsabledePromocióny DesarrollodeProyectoorientacionesy herramientasparalaevaluacióny seguimientodelosProyectos emprendidos. RESPONSABLEPROMOCIÓNYDESARROLLODEPROYECTOS PÁGINA:1DE1 SISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIAPROMOCIÓNYDESARROLLODEPROYECTOS ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: FLUJOGRAMA 3.3.2EVALUACIÓNYSEGUIMIENTODEPROYECTOS COORDINACIONESDEEDUCACIÓNADISTANCIADELASFACULTADESY OTRASDEPENDENCIASACADEMICAS 7.Colaboraconelresponsablede PromociónyDesarrollodeProyectosen elmonitoreodelosproyectosen ejecución

74. 1.Diseñaestrategiasparapromoverlas líneasprioritariasdeinvestigacióny desarrollodeinterésparael afianzamientodelaEducacióna DistanciaenlaUCV,aserestimuladas yapoyadasdesdeelSEDUCV. DivisióndeOrganizaciónySistemas 2.Establecelosmediosadecuadospara informareinteractuarcondistintos actoresinstitucionalessobrelaslíneas prioritariasdeinvestigación,parala mejoradelproyecto. 3.Utilizalosmediosyherramientas adecuadasparamantenerinformadaa lacomunidaddelaUCVsobrelos resultadosdelosproyectosejecutados. RESPONSABLEDEPROMOCIÓNYDESARROLLODEPROYECTOS PÁGINA:1DE1 SISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIAPROMOCIÓNYDESARROLLODEPROYECTOS ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: FLUJOGRAMA 3.3.3PROMOCIÓNDEPROYECTOS

78. Propuestao Proyecto COORDINACIÓNDEEDUCACIÓNADISTANCIADEFACULTADESYOTRASDEPENDENCIASACADEMICAS DivisióndeOrganizaciónySistemas Cumple? NoSi 3.1Devuelveal solicitanteconlas observacionesdelcaso T 1.RecibedelaGerenciadeEducaciónaDistancia lineamientosparalaaperturadecarreras, asignaturasocursosbajolamodalidadde educaciónadistanciayarchivaparasu posteriorconsulta. 2.Recibesolicitudypropuestasoproyectoparael registrodecarreras,asignaturaocursosbajola modalidaddeeducaciónadistancia PÁGINA:1DE2 SISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIA ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: FLUJOGRAMA 3.4.1SOLICITUDDEREGISTROSDECARRERAS,ASIGNATURASOCURSOSENLAMODALIDADDEEDUCACIÓNADISTANCIA Lineamientos Solicituddeapertura decarreras, asignaturasocursos 3.Verificaqueladocumentacióncumplaconlos lineamientosestablecidosporlaGerencia Central Propuestao Proyecto Solicituddeapertura decarreras, asignaturasocursos Propuestao Proyecto P Solicitante 3.2.1Registraenla“Matriz deSeguimiento”yremite medianteoficioalaGerencia deEducaciónaDistancia paralaaprobacióndela propuesta C:P:2 P:4 Propuestao Proyecto Matrizde Seguimiento P 3.2Avalalapropuestao proyecto REGISTROSEGUIMIENTOCONTROLYCALIDAD

79. Propuestao Proyecto GERENCIADEEDUCACIÓNADISTANCIA/RESPONSABLEDE REGISTROSEGUIMIENTOCONTROLYCALIDAD DivisióndeOrganizaciónySistemas Cumple? NoSi 5.2Avalalapropuestao proyectoeinformaal ConsejodeEducacióna Distancia 5.1Devuelveala Coordinaciónde educaciónaDistanciade FacultadesyOtras Dependenciasconlas recomendacionesdel caso 4.RecibedelaCoordinacióndeFacultadesyOtras Dependenciaslapropuestaoproyecto PÁGINA:2DE2 SISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIA ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: FLUJOGRAMA 5.Verificaladocumentaciónyrevisaquecumpla conloslineamientos. Propuestao Proyecto V:P1 P:3 Propuestao Proyecto Propuestao Proyecto Solicitante REGISTROSEGUIMIENTOCONTROLYCALIDAD 3.4.1SOLICITUDDEAPERTURASDECARRERAS,ASIGNATURASOCURSOSBAJOLAMODALIDADDEEDUCACIÓNADISTANCIA COORDINACIÓNDEEDUCACIÓNADISTANCIAFACULTADESYOTRAS DEPENDENCIAS/RESPONSABLEDEPRODUCCIÓNYSERVICIOS Factible? NoSi 7.2ComunicaalaUnidad Solicitanteelavalacadémico7.1RemitealaUnidad Solicitanteparasu reformulación 6.RecibedelaGerenciadelSEDUCVlapropuesta delplanoprogramadecarrera 7.Verificalafactibilidaddelapropuestaoproyecto. PropuestaoProyecto Propuestao Proyecto 8.RegistraenelCampus Virtuallacarrera,asignatura ocurso PropuestaoProyecto avalado Solicitante

82. GERENCIADEEDUCACIÓNADISTANCIA/RESPONSABLEDEREGISTROSEGUIMIENTOCONTROLYCALIDAD DivisióndeOrganizaciónySistemas 1.RecibedelresponsabledeSoporteTecnológico MatrizdeSeguimientoconelregistroycontrol deloscursos/asignaturasalojadosenelcampus virtual. PÁGINA:1DE1 SISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIA ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: FLUJOGRAMA 3.4.2SEGUIMIENTODELAGESTIÓNACADEMICA 2.Elaboraestadísticasdeloscursosyasignaturas alojadosenelcampusvirtual. Informedescriptivo deresultados Matrizde Seguimiento 3.Preparainformedescriptivodelosresultados presentadosenlamatrizyestadísticas Estadísticas 4.RemiteInformealaGerenciadelSEDUCV.Informedescriptivo deresultados SEDUCV 5.CoordinaconelresponsabledePromocióny DesarrollodeProyectoslasactividadesque desarrollanlaEducaciónadistanciadelaUCV. 6.AsesorayasistealasCoordinacionesdeEaDde Facultades,yotrasDependenciasAcadémicas conjuntamenteconelresponsabledeSoporte Tecnológicoeneldesarrolloyseguimientodela gestiónacadémicadelaEducaciónaDistancia. REGISTROSEGUIMIENTOCONTROLYCALIDAD

85. RESPONSABLEDEREGISTROSEGUIMIENTOCONTROLYCALIDAD DivisióndeOrganizaciónySistemas 1.Revisalosestándaresdecontroldecalidadpara laeducaciónsuperioradistanciaenAmérica LatinayelCaribe. PÁGINA:1DE2 SISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIA ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: FLUJOGRAMA 3.4.3CONTROLDECALIDAD 2.Estableceloslineamientosdeevaluaciónyaplica alSistemaeinstrumentosparagarantizarla calidaddelosprocesosacadémicos Estándares deControl deCalidad 3.RemitealaGerenciadeSEDUCVlos lineamientosdeevaluaciónycontroldecalidaddel SEDUCV Lineamientosde controldecalidad 4.Verificalainformaciónrecibida GERENCIADEEDUCACIÓNADISTANCIA Lineamientosde evaluacióny controldecalidad Lineamientosde evaluacióny controldecalidad Conforme? NoSi 4.2Apruebaydistribuyea lasdistintascoordinaciones deEducaciónaDistanciade lasFacultades,yotras DependenciasAcadémicas. 4.1Realiza modificacionesy devuelvealresponsable deRegistro, SeguimientoyControl Lineamientosde controldecalidad Lineamientosde controldecalidad Registro,Seguimientoy Control C:P2 P:5 REGISTROSEGUIMIENTOCONTROLYCALIDAD

86. COORDINACIÓNDEEDUCACIÓNADISTANCIADEFACULTADESYOTRASDEPENDENCIAACADEMICAS DivisióndeOrganizaciónySistemas 5.ElaboraInformedeControldeCalidadde acuerdoalodispuestoenloslineamientosde calidadimpartidosporelsistemadeEducacióna Distancia PÁGINA:2DE2 SISTEMADEEDUCACIÓNADISTANCIA ÁreaFuncional:UnidadResponsable: Procedimiento: FLUJOGRAMA 6.RemiteInformedeControldeCalidadala GerenciadeEducaciónaDistancialaUCV Lineamientosde evaluacióny controldecalidad v:P1 P:4 Lineamientosde controldecalidad Informede Controlde Calidad Informede Controlde Calidad TGerenciadeEducaciona Distancia 3.4.3CONTROLDECALIDAD REGISTROSEGUIMIENTOCONTROLYCALIDAD

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