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11 gestion de los interesados

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Gestión de los Interesados

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11 gestion de los interesados

  1. 1. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net Dirección de Proyectos Instructor: Rubén Rodríguez Prado Project Management Professional (PMP®) Tema 11: Gestión de los Interesados
  2. 2. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net AGENDA Introducción La importancia de la Gestión de los Interesados Procesos de la Gestión de interesados
  3. 3. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
  4. 4. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net INTRODUCCIÓN ¿Somos conscientes de a quiénes logramos impactar con nuestro proyecto?
  5. 5. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net GESTIÓN DE LOS INTERESADOS Incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y para desarrollar estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto
  6. 6. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net INTRODUCCIÖN  La gestión de los Interesados también se centra en la comunicación continua con los interesados para conocer sus necesidades y expectativas, abordar las cuestiones que se producen, la gestión de los conflictos de intereses y el fomento de la participación apropiada de los interesados en las decisiones y actividades del proyecto  La satisfacción de los interesados debe manejarse como un objetivo clave en el proyecto
  7. 7. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net
  8. 8. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net GESTIÓN DE LOS INTERESADOS IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
  9. 9. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS  Es el proceso de identificar a las personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del proyecto  Analiza y documenta la información referida a los intereses, involucramiento, interdependencia, influencia y potencial impacto en el éxito del proyecto Permite al Gerente de Proyecto identificar el foco apropiado por cada uno de los grupos interesados
  10. 10. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net Entradas Acta de Constitución del Proyecto Documentos de Adquisición Factores ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y Técnicas Análisis de Interesados Juicio de expertos Reuniones Salidas Registro de Interesados PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS La identificación de todos los interesados en las fases iniciales es clave para un proyecto exitoso
  11. 11. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Análisis de los Interesados Identificar Clasificar Evaluar Consiste en recopilar y analizar de manera sistemática información cuantitativa y cualitativa, a fin de determinar qué intereses particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto. Sigue los siguientes pasos:  Identificar a todos los interesados potenciales del proyecto y toda la información relevante  Analizar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podría generar, y clasificarlos para definir una estrategia de aproximación.  Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder en diferentes situaciones
  12. 12. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Análisis de los Interesados  Matriz de Poder e Interés  Agrupa a los interesados basándose en su nivel de autoridad (“poder”) y su nivel de preocupación (“interés”) con respecto a los resultados del proyecto.
  13. 13. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Análisis de los Interesados  Matriz de Poder e Influencia  Agrupa a los interesados basándose en su nivel de autoridad (“poder”) y su participación activa (“influencia”) en el proyecto.
  14. 14. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Análisis de los Interesados  Matriz de Influencia e Impacto  Agrupa a los interesados basándose en su participación activa (“influencia”) en el proyecto y su capacidad de efectuar cambios a la planificación o ejecución del proyecto (“impacto”).
  15. 15. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Análisis de los Interesados  Modelo de Prominencia  Describe clases de interesados basándose en su poder (capacidad de imponer su voluntad), urgencia (necesidad de atención inmediata) y legitimidad (su participación es adecuada).
  16. 16. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net SALIDAS Registro de Interesados  Posee información relevante como:  Datos de identificación del interesado  Información de evaluación (principales requisitos, expectativas, fase de mayor influencia en el proyecto) y clasificación (interno, externo; apoyo, neutral u opositor)
  17. 17. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net GESTIÓN DE LOS INTERESADOS PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
  18. 18. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS  Planificar la Gestión de los Interesados es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto  El proceso de Planificar la Gestión de los Interesados identifica el modo en que el proyecto afectará a los interesados, lo que permite al director del proyecto desarrollar diferentes formas de lograr la participación eficaz de los interesados en el proyecto, gestionar sus expectativas y en última instancia, alcanzar los objetivos del proyecto  La gestión de los interesados es algo más que la mejora de las comunicaciones y requiere algo más que la dirección de un equipo
  19. 19. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS  La Gestión de los Interesados trata de la creación y el mantenimiento de las relaciones entre el equipo del proyecto y los interesados, con el objeto de satisfacer sus necesidades y requisitos respectivos dentro de los límites del proyecto  Este proceso genera el plan de gestión de los interesados, que a su vez contiene planes detallados sobre cómo lograr una gestión eficaz de los interesados  A medida que avanza el proyecto, los miembros de la comunidad de interesados y el nivel requerido de participación pueden cambiar; por tanto, la planificación de la gestión de los interesados es un proceso iterativo que el director del proyecto revisa regularmente
  20. 20. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net Entradas Plan para la Dirección del Proyecto Registro de Interesados Factores ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y Técnicas Juicio de expertos Reuniones Técnicas analíticas Salidas Plan de Gestión de los Interesados Actualizaciones a los Documentos del Proyecto PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS El beneficio clave de este proceso es que proporciona un plan claro y factible para interactuar con los interesados del proyecto a fin de apoyar los intereses del mismo
  21. 21. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Técnicas Analíticas  Se compara la participación o compromiso actual de los interesados vs el compromiso deseado según el plan Desconocedor Reticente Neutral Partidario Líder • Desconocedor del proyecto y de sus impactos potenciales • Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y reticente al cambio • Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente. • Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya el cambio. • Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente involucrado en asegurar el éxito del mismo
  22. 22. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Técnicas Analíticas  A través de este proceso analítico se pueden identificar las brechas entre los niveles de participación actual y deseado  El equipo del proyecto puede identificar las acciones y comunicaciones necesarias para cerrar estas brechas a través del juicio de expertos Interesado Desconoce Seresiste Neutral Apoya Líder Ejemplo de Interesado 1 X D A B Mantener satisfecho Compromiso Poder/ Influencia Interés Estrategia X: Actual; D: Deseado; A: Alto; B: Bajo Estrategias: Gestionar de cerca (A-A); Mantener Satisfecho (A-B); Informar (B-A); Monitorear
  23. 23. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net SALIDAS Plan de Gestión de los Interesados  Los niveles de participación deseado y actual de los interesados clave  El alcance e impacto del cambio para los interesados  Las interrelaciones y posible superposición entre interesados que se hayan identificado  Los requisitos de comunicación de los interesados para la fase actual del proyecto;  La información a distribuir entre los interesados, incluidos el lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle;  El motivo para la distribución de dicha información y el impacto esperado en la participación de los interesados;  El plazo y la frecuencia para la distribución de la información necesaria a los interesados, y  El método para actualizar y refinar el plan de gestión de los interesados a medida que avanza y se desarrolla el proyecto.
  24. 24. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net GESTIÓN DE LOS INTERESADOS GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS
  25. 25. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS  Gestionar la Participación de los Interesados es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades / expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la participación adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo  Gestionar la Participación de los Interesados ayuda a aumentar la probabilidad de éxito del proyecto al asegurar que los interesados comprenden claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos del mismo
  26. 26. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net Entradas Plan de Gestión de los Interesados Plan de Gestión de las Comunicaciones Registro de Cambios Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y Técnicas Métodos de comunicación Habilidades interpersonales Habilidades de Gestión Salidas Registro de incidentes Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS El beneficio clave de este proceso permite al director del proyecto incrementar el apoyo y minimizar la resistencia por parte de los interesados, aumentando significativamente las posibilidades de lograr el éxito del proyecto
  27. 27. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Métodos de Comunicación  Reuniones  Teleconferencias  Correo electrónico  Etc. Habilidades Interpersonales y de gestión  Generar confianza  Resolución de conflictos  Escucha efectiva  Actitud hacia el cambio  Negociación  Oratoria  Búsqueda del consenso  Etc.
  28. 28. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net GESTIÓN DE LOS INTERESADOS CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS
  29. 29. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS  Controlar la Participación de los Interesados es el proceso de monitorear las relaciones generales de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados El beneficio clave de este proceso es que se mantendrá o incrementará la eficiencia y la eficacia de las actividades de participación de los interesados a medida que el proyecto evoluciona y su entorno cambia
  30. 30. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net Entradas Plan para la Dirección del Proyecto Registro de Incidentes Datos de desempeño del Trabajo Documentos del Proyecto Herramientas y Técnicas Sistemas de Gestión de Información Juicio de Expertos Reuniones Salidas Información de desempeño del Trabajo Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS
  31. 31. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Sistemas de Gestión de la Información  Un Sistema de Gestión de la Información proporciona una herramienta estándar para que el director del proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados la información relativa a los costos, el avance del cronograma y al desempeño del proyecto  También permite al director del proyecto consolidar informes provenientes de varios sistemas y facilitar la distribución de informes a los interesados del proyecto
  32. 32. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net SALIDAS Actualizaciones a los Documentos del Proyecto  Registro de Interesados  Registro de Incidentes Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización  Notificaciones a los Interesados  Informes del Proyecto  Presentaciones del Proyecto  Registros del Proyecto  Retroalimentación de los Interesados  Documentación sobre lecciones aprendidas
  33. 33. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net PREGUNTAS

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