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Apuntes de analisis y valuacion de puestos

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BREVES APUNTES DE ANÁLISIS Y VALUACIÓN DE PUESTOS

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Apuntes de analisis y valuacion de puestos

  1. 1. ANALISIS Y VALUACION DE PUESTOSOBJETIVO GENERALEL ESTUDIANTE APLICARÁ LAS TÉCNICAS DEL ANÁLISIS Y LA EVALUACIÓN DE PUESTOS EN LOS MOMENTOSY ESPACIOS OPORTUNOS Y DE FORMA PERTINENTE CON LAS NECESIDADES DEL CONTEXTOORGANIZACIONAL; EXPLICARÁ LA IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS Y LA EVALUACIÓN DE PUESTOS PARA LASEMPRESAS CONTEMPORÁNEAS, ASÍ COMO LA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS COMO UNA PARTE SUSTANCIALDE LA EVALUACIÓN PROPIAMENTE DICHA; IDENTIFICARÁ LOS MÉTODOS Y LAS TÉCNICAS DE LAEVALUACIÓN DE PUESTOS.INTRODUCCIÓN.EN EL PRESENTE CUADERNILLO SE DESARROLLARAN LOS TEMAS QUE NOS AYUDEN AL CUMPLIMIENTO DELOBJETIVO GENERAL.EL ANALISIS Y LA VALUACION DE PUESTOS ES UNA DE LAS ÁREAS MÁS SIGNIFICATIVAS PARA LAADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS. A PARTIR DE ALLÍ SE INICIA EL ESTUDIO DE OTRAS ÁREASIMPORTANTES COMO ADMINISTRACION DE SUELDOS Y SALARIOS, APLICACIÓN DE CALIFICACION DEMERITOS, MEJORES METODOS DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN, MANUALES DEORGANIZACIÓN, BASE DE LA PLANEACION DE RECURSOS HUMANOS.DE LA CORRECTA DEFINICION Y ESTRUCTURACION DEL ANALISIS DE PUESTOS, SE INICIA LA TECNIFICACIONDE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS, DADO QUE LAS TAREAS O EL TRABAJO A EFECTUAR ENUNA ORGANIZACIÓN SE REALIZAN POR MEDIO DE LAS DIVISIONES, DEPARTAMENTOS O SECCIONES QUEEXISTAN EN LA MISMA, PERO ESTAS SIEMPRE CONCRETARAN DICHAS LABORES A NIVEL DE CADA PUESTO.AHORA BIEN, DEPENDIENDO DE LAS FUNCIONES QUE SE TENGAN QUE CUBRIR, SE REQUERIRAN CIERTASHABILIDADES, ESTUDIOS, EXPERIENCIAS E INICIATIVA, PUESTO QUE LAS CONDICIONES DE TRABAJO, LARESPONSABILIDAD Y EL ESFUERZO, VARIARAN, EN CADA CASO. POR ESTO, ES NECESARIO EXAMINAR LASCARACTERISTICAS DE CADA PUESTO, A FIN DE ESTABLECER LOS REQUISITOS NECESARIOS PARADESEMPEÑARLO CON POSIBILIDADES DE ÉXITO.UNIDAD I.I. IMPORTANCIA DEL ANALISIS Y LA VALUACION DE PUESTOS NECESIDAD LEGALLa Ley Federal del Trabajo, en su Art. 25, Fracc. III, establece que deberá tenerse por escrito “el servicio oservicios que deban presentarse, los que se determinaran con mayor precisión posible”. Así mismo, elArtículo 47, Fracc. XI, nos dice que el patrón podrá rescindir el contrato de trabajo, sin incurrir enresponsabilidad, al “desobedecer el trabajador al patrón o a sus representantes, sin causa justificada,siempre que se trate del trabajo contratado”. Por ultimo, el Articulo, 134 en su fracción IV marca comoobligación de los trabajadores “ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y esmero apropiados y en laforma, tiempo y lugar convenidos”.Las tres disposiciones señaladas requieren que se estipule con toda claridad y precisión cuál es el trabajo adesarrollar en cada puesto y las modalidades del mismo, ya que de otra forma se carecería de base pararegular entre contratante y contratado.
  2. 2. NECESIDAD SOCIAL.El hombre moderno pasa una parte considerable de su tiempo integrado al trabajo. Si a esto le agregamosque las 8 horas diarias que destina a ello constituyen un 50 % de la vida que pasa en estado de vigilia, sehará necesario reflexionar que durante ese tiempo no puede renunciar a su personalidad, interés,sentimientos, etc. Y que, por tanto, requerirá que su trabajo constituya una forma de realización de suspotencialidades. Si, por el contrario, las labores que desempeña le causan ansiedad, monotonía osimplemente le disgustan, se tendrá a un hombre que ha sido rebajado a la categoría de componente de lamaquina productiva. Así, urge determinar el contenido de cada puesto, sus características y losrequerimientos deseables de quien vaya a ser titular, a fin de conjugar los intereses de éste con el trabajo arealizar.NECESIDAD DE EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDADLa eficiencia en el trabajo y la productividad son motivo de preocupación constante entre losadministradores; es por ello que la especialización, la división del mismo, la capacitación y el desarrollo delos recursos humanos se busca afanosamente. Sin embargo, para llegar a una autentica división depunciones y a una mayor productividad se requiere empezar con un estudio analítico del trabajo a nivel delos puestos que componen la organización. La existencia del análisis de puestos se justifica en todo tipo deorganizaciones, sin importar el régimen social, político al que pertenezcan.II. TERMINOLOGIA BÁSICAAnálisis. Método lógico que consiste en separar las diversas partes integrantes de un todo, con el fin deestudiar en forma independiente cada una de ellas, así como las diversas relaciones que existen entre lasmismas. Así pues, el análisis de un puesto es un método cuya finalidad estriba en determinar las actividadesque se realizan en el mismo, los requisitos, (conocimientos, experiencias, habilidades etc.) que debesatisfacer la persona que va a desempeñarlo con éxito, y las condiciones ambientales que privan en elsistema donde se encuentra enclavado.Descripción de puestos. Forma escrita en que se consignan las funciones que deberán realizarse en unpuesto.Descripción genérica. Breve explicación de la actividad mas característica del puesto, que sirva paradefinirlo, sin entrar en detalles innecesarios y considerando su función como un todo.Descripción analítica. Descripción detallada de las funciones que se deben realizar en el puesto; suagrupación o clasificación, puede hacerse de acuerdo a criterios de importancia, frecuencia, cronología, etc.Puesto. Conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que integran una unidad detrabajo, especifica e impersonal.Categoría. Jerarquía que corresponde al puesto dentro de los niveles establecidos en la estructura de laorganización.Requerimientos. Relación de los requisitos que deberá satisfacer la persona que ocupe el puesto;normalmente, estos se encuentran ordenados de acuerdo a una serie de factores.Denominación del puesto. Termino con el que se conoce el cargo. Es recomendable que sea de cortaextensión, si es posible una sola palabra que exprese la carácter+Astica esencial del mismo.Clasificación de los puestos. Es la agrupación ordenada que se hace de las posiciones de acuerdo adiferentes criterios; por ejemplo, de acuerdo con la naturaleza de sus funciones (oficinistas, operarios); con
  3. 3. su jerarquía, (directores, ayudantes); con características jurídicas (de planta, temporales, de confianza,sindicalizados), etc.Ocupación. Familia de puestos semejantes; por ejemplo, mecanógrafa, archivista, auxiliar de contabilidad,etc. , se clasifican dentro de las “ocupaciones de oficina”. El troquelador, el prensista, el fresador, etc. Seclasifican dentro de los “obreros” y así sucesivamente.III. APLICACIÓN Y UTILIZACIÓNEl análisis y la valuación tienen distintas aplicaciones: a) Para encauzar adecuadamente el reclutamiento del personal. b) Como una valiosa ayuda para unza selección objetiva de personal. c) Para fijar adecuados programas de capacitación y desarrollo. d) Como base para posteriores estudios de calificación de méritos. e) Como elemento primario de estudios de evaluación de puestos. f) Como parte integrante de manuales de organización. g) Para orientar y obviar discusiones de contratación, tanto individual como colectiva. h) Para fines contables y presupuestales. i) Para estructurar sistemas de higiene y seguridad industrial. j) Para posibles sistemas de incendios. k) Para determinar montos de fianzas y seguros. l) Para efectos de planeación de recursos humanos. (incluyendo la elaboración de análisis proyectados hacia el futuro). m) Para efectos organizacionales. n) Para efectos de supervisión. o) Como valioso instrumento en auditorias administrativas. p) Como técnica inicial de una mejor administración de recursos humanos.IV. METODOLOGIA DEL ANALISISCon el fin de obtener mejores resultados se recomienda utilizar una metodología con la óptima utilizaciónde los recursos humanos, materiales, tecnológicos y materiales con los que se disponga.A CONTINUACION SE PLANTEAN ALGUNOS DE LOS PASOS QUE SE PODRIAN SEGUIR. 1. FIJACION DE LOS OBJETIVOS. Amplitud, enfoque, cobertura, etc. , ya que dependiendo de los objetivos, que se pretendan se podrá diseñar el análisis y en general toda la acción. 2. ESTABLECIMIENTO DE UN PROGRAMA DE ACCION. Puede incluir la elaboración de una ruta crítica. 3. FIJACIÓN DEL PRESUPUESTO RESPECTIVO. Determinación del método a utilizar. Por lo que se refiere a la recopilación de información, esta se puede captar mediante diferentes formas.TIPOS DE MÉTODOSa) Entrevistab) Cuestionarioc) Observaciónd) Método mixtoe) Método de informes sucesivos
  4. 4. a) La entrevistaExisten tres tipos de entrevistas que pueden utilizar para obtener datos por el análisis de puestos:Entrevistas individuales con cada empleado.Entrevistas colectivas con grupos de empleados que desempeñen en el mismo trabajoEntrevistas con uno o más supervisores que tengan un del desarrollo conocimiento fondo del puesto quese está analizando.La entrevista grupal se emplea cuando un gran número de personas realiza un trabajo similar o idéntico, deesta manera se obtienen rápidamente y a bajo costo datos sobre el puesto.Por lo general, el supervisor inmediato del trabajador asiste a la sesión de grupo; si no es así, es buenoentrevistar al supervisor por separado para obtener su punto de vista sobre los deberes y responsabilidadesdel puesto.Cualquiera que sea el tipo de entrevista que se utilice, es importante que entrevistado entiendaperfectamente la razón de la misma, ya que existe una tendencia a mal interpretar estas entrevistas comoevaluaciones de eficiencia.Otros tipos de entrevista.Entrevista libre. No existe ningún orden establecido ni directriz; se caracteriza por su espontaneidad.Entrevista dirigida. Se eligen temas de antemano y sobre ellos se encauza la entrevista; no tiene la falta dedirectrices de la anterior.Entrevista estandarizada. Normalmente se efectúa con base a un cuestionario en el que se establecen conprecisión las pautas a seguir para efectos de posteriores comparaciones.a) CuestionariosOtro medio eficaz para obtener información en el análisis del puesto es que los empleados respondancuestionarios en los que describan los deberes, responsabilidades relacionadas con su empleo.Lo que hay que decidir en este caso es que tan estructurado debe ser el cuestionario y las preguntas que setienen que incluir.El cuestionario puede ser de respuestas abiertas y sólo pedirá el empleado que describo las actividadesprincipales o con listas de verificación muy estructuradas. En la práctica, el mejor cuestionario suele estar ala mitad de estos extremos. Un cuestionario típico de análisis de puestos puede tener varias preguntasabiertas así como preguntas estructuradas.El cuestionario puede ser de elección forzada (se ofrece al entrevistado varias alternativas para suselección, cuando estas son pocas y fáciles de establecer. Por ejemplo:En este puesto, uno pasa aproximadamente 75% del tiempo:Sentado ⃝, caminando ⃝, de pie, pero sin caminar ⃝, sentándose y levantándose constantemente ⃝.Ventajas- Una forma eficaz y rápida de obtener información de un gran número de empleados.- Es menos costoso que entrevistar, por ejemplo, a cientos de empleados.Desventajas- El desarrollo y revisión del cuestionario puede ser un proceso costoso y tardado.
  5. 5. c) ObservaciónLa observación directa es especialmente útil en los trabajos consisten principalmente entre actividad físicaobservable. Ejemplos de estas ocupaciones son las del empleado de limpieza, de línea de ensamblaje y decontabilidad.Por otra parte, la observación a menudo no es apropiada cuando el puesto requiere de una gran cantidadde actividad mental difícil de evaluar o con frecuencia se espera que el empleado participé en actividadesimportantes que podrían ocurrir sólo ocasionalmente, como una enfermera que maneja emergencias.La observación directa se utiliza por lo regular junto con las entrevistas. Una forma de hacerlo es observar alempleado en su trabajo durante un ciclo completo de labores. Ciclo es el tiempo que le llevó a realizar eltrabajo; puede ser 1 minuto para un empleado de línea de ensamblar o 1 hora, un día o más para trabajoscomplejos.En este punto se toman notas de todas las actividades observadas durante el desarrollo del trabajo.Después de acumular tanta información como sea posible, se entrevista al trabajador.Es necesario alentar a la persona a que aclarar los puntos no entendidos y que explique las actividadesadicionales que realiza que no se hayan observado. Otra forma de hacerlo es observar y entrevistar almismo tiempo que el empleado realiza su trabajo. • INTROSPECCION DEL TRABAJO. Este análisis lo hace el interesado; escribe un informe y lo presenta, para revisión, a su superior inmediato. • OBSERVACION NATURAL. El analista observa a la persona en la forma en que esta realiza las actividades del puesto. No lleva registro alguno, ni efectúa anotaciones. Escribe después un informe. Tiene la desventaja de requerir mucho tiempo y ser subjetiva. • OBSERVACION CONTROLADA (Método más riguroso de apreciación utilizando incluso mediciones). El analista lleva registros cuidadosos. Es más objetiva que la anterior, pero tienen la desventaja de requerir, al igual que aquella, mucho tiempo. Algunas labores corren el riesgo de no ser observados: por ejemplo, un reporte que solo se prepare una vez al mes.Sin embargo, es mejor no hacer algunas preguntas hasta después de la observación, ya que eso permiteobservar el empleado sin interrumpir su trabajo. A su vez ayuda reducido las posibilidades de que elempleado se ponga nervioso o que modifique de alguna manera su rutina normal.d) Método mixtoCuando no es posible desarrollar en su totalidad cualquiera de los métodos anteriores, el comité debetomar la decisión de combinarlos para hacer práctico el análisis de puestos.e) Método de informes sucesivos (Bitácora del participante)Se puede pedir a los trabajadores que lleven un diario o bitácora o listas de cosas que hacen durante el día.El trabajador debe anotar cada actividad que realice.En términos generales los datos que reúne el análisis de cargos se concentra en el cuestionario que sediseñe. Los datos que debe obtener son:1) Identificación y actualización.2) Deberes y responsabilidades.3) Aptitudes humanas y condiciones de trabajo.4) Niveles de desempeño.En forma más ampliada, podemos ver otros datos, así:1. Generalidad del puesto.2. Descripción genérica de las funciones del puesto.3. Descripción analítica de las funciones.
  6. 6. UNIDAD II. DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOSCargo o puestoCARGO. ES LA BASE DE LA APLICACIÓN DE LAS PERSONAS EN LAS TAREAS ORGANIZACIONALES. a) TAREA. Actividad individual que ocupa el ejecutante del cargo. En general, es la actividad asignada a cargos simples y rutinarios (como los que ejercen los que trabajan por horas o los obreros), como montar una pieza, enroscar un tornillo, fabricar un componente, insertar una pieza, etc. b) ATRIBUCION. Actividad individual que ejecuta la persona que ocupa un cargo. En general, se refiere a cargos mas diferenciados (ocupados por quienes trabajan por meses o por los empleados de oficina), como elaborar un cheque, emitir una solicitud de material, elaborar una orden de servicio, etc. La atribución es una tarea un poco mas sofisticada, mas intelectual y menos material. c) FUNCION. Conjunto de tareas (cargos por horas) o atribuciones (cargos por meses) que el ocupante del cargo ejecuta de manera sistemática y reiterada. También puede ejecutarlas un individuo que, sin ocupar un cargo, desempeña una función de manera transitoria o definitiva. Para que un conjunto de tareas o atribuciones constituya una función, se requiere que se ejecuten de modo repetitivo. d) CARGO. Conjunto de funciones (tareas o atribuciones) con posición definida en la estructura organizacional, el organigrama. La posición define las relaciones entre los cargos y los demás cargos de la organización. En el fondo, son relaciones entre dos o más personas.El cargo, en general, se compone de todas las actividades desempeñadas por una persona, las cualespueden incluirse en un todo unificado que ocupa una posición formal en el organigrama. De este modo, un cargo constituye una unidad de la organización que consiste en una unidad de laorganización que consiste en un conjunto de deberes que lo separan y distinguen de los demás cargos. Laposición de cargo en el organigrama define el nivel jerárquico, la subordinación, los subordinados y eldepartamento o división donde esta situado.El análisis de cargos se conforma de un encabezado que contiene:IDENTIFICACIÓN. El primer paso para el análisis de un puesto es proceder a su identificación. Esa tarearesulta realmente sencilla en una organización pequeña. En una grande es posible que el analista debarecurrir a la nómina y a los organigramas vigentes, en caso de haberlos, o a una investigación directa con losempleados, supervisores y gerentes. Aunque no sea vigente, un análisis de puestos anterior resulta demucha utilidad.DESCRIPCIÓN.Distinguiremos en ella 3 partes:a) El encabezado. Contiene los datos de identificación del puesto: I. Título del puesto. II. Número o clave que se le asigne al puesto III. Ubicación; se expresará el departamento, sección, taller, nave, etc., en que se desarrolle el trabajo. IV. Especificación de las máquinas o herramientas empleadas por el trabajador. V. Jerarquía y contactos. Suele añadirse el título del funcionario a quien reporta, los de los trabajadores sus órdenes inmediatos, y los contactos permanentes que tiene dentro de la empresa y fuera de ella.
  7. 7. VI. Puestos que conforme a los requisitos de la especificación y valuación, constituyan el inmediato superior e inferior dentro de una línea de labores. VII. Puestos que representan la mayor afinidad de trabajo y cualidades, para fines de sustituciones temporales. VIII. Número de trabajadores que desempeñan el puesto, mas no el nombre. IX. Nombre y firma del analista y del supervisor inmediato. X. Fecha del análisis.b) La descripción genérica. Consiste en una explicación de conjunto de las actividades del puesto, considerando este como un todo. Una buena descripción genérica sirve para obtener una buena d4escripción específica, pues bastará ir explicando detalladamente cada uno de los elementos de la primera.c) La descripción específica. Consiste en una exposición detallada de las operaciones que realiza cualquier trabajador en un puesto determinado. Conviene exponer cada una en párrafo por separado, a ser posible, con numeración ordinal.Debe procurarse la separación de las actividades continuas, de las periódicas o eventuales.Parece más aconsejable la enumeración en orden cronológico; pero si bien es relativamente fáciltratándose de trabajos manuales, no siempre lo es en los de oficina, ni mucho menos en los de supervisióno dirección. En estos últimos es preferible seguir un orden lógico, partiendo de las funciones más generalesa las más concretas comprendidas en ellas.REQUERIMIENTOS.Por lo general, el análisis de puestos se compone de cuatro áreas de requisitos, aplicadas casi siempre acualquier tipo o nivel de cargo: I. Requisitos intelectuales. Las exigencias del cargo, requisitos intelectuales que debe poseer el ocupante del cargo, tales como: a) Instrucción básica b) Experiencia básica anterior c) Adaptabilidad al cargo d) Iniciativa necesaria e) Aptitudes necesarias II. Requisitos físicos. La cantidad y continuidad de energía y de esfuerzos físico y mental requeridos y la fatiga provocada: a. Esfuerzo físico necesario b. Capacidad visual c. Destreza o habilidad d. Complexión física necesaria III. Responsabilidades implícitas. Además del trabajo normal y sus atribuciones: a. Supervisón de personal b. Material, herramientas o equipo c. Dinero títulos o documentos d. Contactos internos o externos e. Información confidencial
  8. 8. IV. Condiciones de trabajo. Se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde sedesarrolla el trabajo y sus alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto ariesgos, exigiendo al ocupante del cargo una fuerte adaptación para mantener su productividad yrendimiento: a. Ambiente de trabajo b. Riesgos

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