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Tarea 3

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  1. 1. Programa del congreso:Octubre, 16 al 18 2013Córdoba, España“La integración cultural Hispano Árabe Musulmán”PROGRAMAMartes 15 de OctubreLlegada de los participantes al hotelAcreditaciónMiércoles 16 de Octubre10:00 hs Apertura10:30 hs Conferencias“Islam y el Post Modernismo occidental, evaluación de instrumentos socioculturales yeconómicos”Profesora María García Añón. Fiscal y profesora titular de la Universidad de Santiagode CompostelaEste cliente es para míComercialización de Eventos
  2. 2. “La crisis económica actual y el sistema financiero islámico”Dr Darwish S. Jastaneiah. Economísta y catedrático11:30 hs Coffee Break11:45 hs“El diálogo entre culturas y la convivencia entre religiones”Dr Abdulaziz Othman Altwaijri. Director General de ISESCO13:00 hs Almuerzo16:00 hs Conferencias“Memoria y devenir en el crisol identitario Chileno-Palestino”Profesor Eugenio Chahuan. Director del Centro de Estudios Árabes de la Universidadde Chile“Integración y aportes de la Comunidad Árabe e Islámica en el desarrollo de AméricaLatina y el Caribe”Dr Omar Chehade. Lima, Perú. Jefe de la Unidad de Extradición de la Procuraduría delGobierno de Perú17:30 hs InauguraciónExposición de libros de temas árabes e islámicos en idioma español realizados por laOficina de Cultura y Difusión-Argentina- Distribución gratuita.17:30 hs Conferencia“Existencia y memorias de Al-Andalus”Dr Pedro Martínez Montavez. Catedrático emérito y ex Rector de la UniversidadAutónoma de Madrid.20:00 hs CenaJueves 17 de Octubre10:00 hs Conferencias“Las marcas de lo Arábigo en el Martin Fierro”Gustavo R. Rojana. Escritor, autor del libro: “El muro”-Buenos Aires- Argentina“El mundo moderno y la teología política”Profesor Fernando Olivan López. Profesor de Derecho Constitucional y SecretarioGeneral del Foro Hispano-Marroquí de Juristas.11:15 hs Coffee Break11:30 hs Conferencias
  3. 3. “La presencia Árabe y Musulmana en la obra del escritor Jorge Luis Borges”Dr Sami El Mushtawi. Docente de la Universidad Fatih-Estambul. Turquía.“Describiendo el desgarro del exilio”Profesor Alia Faride Zeran Chelech- Santiago de Chile. Periodista, escritora yAcadémica de la Universidad de Chile.13:00 hs Almuerzo15:30 hs Conferencia“Córdoba de la nueva Andalucía”Arquitecto Abdo Chaijale. Ex Docente de Morfología y Jefe de Trabajos prácticos de laUniversidad de Arquitectura de Córdoba- Argentina.“El rol de la OIPAL en el desarrollo de diálogo interreligioso e intercultural en AméricaLatina y el Caribe”Arquitecto Muhammad Y. Hallar.16:15 hs Visita a la Mezquita Catedral de CórdobaViernes 18 de Octubre10:00 hs Conferencias“El creyente frente a Dios, la Justicia y la Ley”Dr Emilio C. Azura. Ex Juez Federal de Mendoza-Argentina.“La bioética en el Islam”Dr Bahige Mulla. Secretario General del Consejo Europeo de Mezquitas.11:30 hs Conclusiones finales del congreso12:30 hs Cierre a cargo del Arquitecto Muhammad Y. Hallar.
  4. 4. Formulario de recogida de datosDatos de ContactoEmpresa ParticularNombre y ApellidosEmpresaTeléfono e-mailDatos del EventoNombre del eventoAsistentesFecha eventoFecha entrada Fecha salidaSolicitaSalones HabitacionesNº habitaciones Tarifa habitación deseadaComentarios sobre habitaciones/requerimiento especialNº salones Nº personas en salaMontaje de la salaAdrián Pérez MolinaX687 234 657 neba@hotmail.comCongreso cultural Encuentro de mundos200 personas16 al 18 octubre 201315 octubre 2013 18 octubre 2013x x200 30 eurosAl congreso asistirán 200 asistentes más 100 acompañantes, por lo tanto necesito 100habitaciones simples, y 100 habitaciones dobles para dos personas.Prefiero una tarifa por persona y no por habitación.3 Máximo 200
  5. 5. Servicios adicionalesAudiovisualesRequerimiento audio y videoLCD proyector con pantalla PantallaMicrófono pizarrónRestauraciónTipo de servicio:Almuerzo cena desayuno coffee breakAsistentesLe rogamos nos indique a continuación toda la información que no ha podido reflejar en elformulario:xx xx x300 personasxxxxMe gustaría que el hotel se encargara de toda la gestión del evento así como de organizaractividades para los acompañantes y de unas actividades para todos en sus horas libres.x
  6. 6. Propuesta del eventoSeñor Pérez,Hemos recibido su solicitud de información para un evento.Queremos informarle que estaremos encantados de organizar suevento en nuestras instalaciones en la fecha indicada.A continuación le detallamos la propuesta de nuestroestablecimiento.Esperamos que sea de su agrado y que recibamos noticias suyaspronto.Atentamente, el director del hotel Sol Córdoba.
  7. 7. Espacios a utilizar para la propuesta del eventoSALONES CAPACIDAD TIEMPO DEUSOACTIVIDADESNECESARIASPERSONALDEPARTAMENTOAuditórium 1150 metroscuadrados3 mañanas2 tardesDecoraciónLimpiezaEquipoaudiovisualSecretaria técnicaLimpiadorasPersonal audiovisualSalón 1 500 metroscuadrados3 mañanas2 tardesSalón 2 500 metroscuadrados1 tardeSala dereuniones70 metroscuadrados3 mañanas2 tardesRESTAURACIÓN TIPO COMIDA USO ACTIVIDADESNECESARIASPERSONALIMPLICADO4 Restaurantes buffet 3 Desayunos3 AlmuerzosPreparar lacomidaCateringAcondicionar lossalonesTodo eldepartamento derestauraciónRestaurante 1cartamediterránea 1 nocheRestaurante 2cartainternacional 1 noche DepartamentorestauraciónEmpresa AndalusíClubALOJAMIENTO CARACTERÍSTICAS TIEMPO ACTIVIDADESNECESARIASPERSONALENCARGADO1OO Hab doble Ordenador portátilConexión wifiMesa escritorio3 noches LimpiezaGobernantaCamareras piso90 Hab ind10 SuitesRECEPCIÓN ACTIVIDADES PERSONALENCARGADODURACIÓN SEGUIMIENTOPunto deinformaciónInformación,acogida asistentesAzafatasTraductoresDe martes aviernesEncuestas deevaluaciónReservas Check incheck outInscripción eventoComunicacionesRecepcionistas De martes aviernesEncuesta desatisfacción
  8. 8. Según el programa que nos envió, este sería el cronograma delcongreso dónde se detalla las conferencias en sus respectivas salas.Control de AsistentesDesde nuestra página web haremos una entrada con el evento, desde donde sepodrán acceder a las fichas de inscripción para los asistentes así como la inscripción ypago online mediante tarjeta de crédito o desde el hotel si lo desean.También podrán contratar los demás servicios como el alojamiento, restauración y elprograma de animación del evento.Habrá además puntos de información para los asistentes en el establecimientodurante los días del evento y anteriormente desde las redes sociales.La llegada de los participantes está prevista para el martes 15 de octubre por la tardepor ello colocaremos un stand en el hall de recepción dónde iremos recibiendo a losasistentes y se les entregará su correspondiente acreditación y material necesario contoda la información sobre el evento, así mismo se procederá a su check in.A continuación se procederá a un cóctel de bienvenida para los participantes y losacompañantes.Finalmente el seguimiento de los asistentes se hará a través de encuestas deevaluación durante la celebración del evento para saber si todo va bien o detectaralguna posible incidencia.También incluiremos un cuestionario de evaluación de las conferencias.Y un cuestionario breve al finalizar el evento para ver su nivel de satisfacción queestará a disposición de los asistentes en sus habitaciones.Horario Miércoles Sala Horario Jueves Sala Horario Viernes Sala10:00h Apertura Auditorium 10:00h Conferencia Auditorium 10:00h Conferencia Auditorium10:30h Conferencia Auditorium Conferencia Salónpolivalente Conferencia SalónConferencia Salónpolivalente 11:15h CoffeeBreak 11:30h ConclusionesAuditorium11:30h CoffeeBreak 11:30h Conferencia Auditorium11:45h Conferencia Auditorium Conferencia Salónpolivalente13:00h Almuerzo 13:00h Almuerzo16:00h Conferencia Auditorium 15:30h Conferencia AuditoriumConferencia Salónpolivalente Conferencia Salónpolivalente17:30h Inauguración Sala70m 16:15h VisitaalaMezquitaConferencia AuditoriumCronogramadelevento
  9. 9. Servicios que se ofrecen-Servicio de alojamiento, contamos con 1200 habitaciones totalmente equipadas.-Servicio de restauración con 4 restaurantes buffet y dos a la carta de cocinainternacional y mediterránea.-Servicios complementarios, campo de golf, piscina exterior, climatizada, spa,gimnasio, pistas deportivas y programa de animación.Ofrecemos:-Contratación de los servicios necesarios para el evento-Elaboración de material complementario, como el merchandisingContamos con los mejores proveedores para la organización de eventos.Le facilitaremos azafatas, servicio de traducción, medios audiovisuales, artículos deregalos o souvenirs, contratación de un seguro, catering, ornamentación, actividadesanimación y cartelería.Dentro de nuestro departamento de eventos contamos con profesionales que llevarana cabo toda la gestión del evento.Las habitaciones de los asistentes cuentan con un ordenador portátil, conexión a wi-fiy mesa de escritorio.
  10. 10. SERVICIOS QUE SE OFRECENCampo de golf de 21hoyosPiscina climatizada Spa Equipo audiovisual yde sonidoPiscina exterior Gimnasio 4 Pistas de pádel Programa deanimaciónEntradas visita aMezquita y alespectáculo delAlcázarComité organizadordel evento,Secretaría técnicaServicios externosPersonal encargado de contratar los servicios externos será desde la secretaría técnicaA continuación le detallemos los posibles servicios externos que necesitaremoscontratar para el evento:-2 Azafatas y 2 traductores-Artículos de regalos-Catering de dulces, té y vinos-Servicios de impresión-Ornamentación-TransporteLe facilitaremos las entradas a la mezquita, así como las entradas del festival en elAlcázarPara los medios audiovisuales disponemos en el establecimiento de todo el equiponecesario.Nuestro principal proveedor es la empresa SHOCKING PRODUCTION que es unaempresa productora de eventos, decoración, audiovisuales, tecnología interactiva,escenografías, presentaciones multimedia, vídeo, post producción, promociones,marketing promocional, azafatas y logística.También la empresa Andalusí Club - Meetings & Andalusian VIP Experiences para lagastronomía, visitas culturales y fiestas tematizadas árabes.La empresa Tapas Gourmet para la degustación de vinos y tapas.Tesoros del Sur para regalos de productos tradicionales andaluces.Autocares Alsa para el transporte
  11. 11. SERVICIOS EXTERNOS QUE SE OFRECENSERVICIO EMPRESA SERVICIO EMPRESA2 Azafatas ShockingProductionMerchandising yartículos de regaloTesoros del SurShocking Production2 Traductores ShockingProductionCatering de té, dulcesárabes y vinosAndalusí Club -Meetings & AndalusianVIP ExperiencesTapas GourmetImpresión ShockingProductionFiesta tematizada árabe Andalusí Club -Meetings & AndalusianVIP ExperiencesTransporte Autocares Alsa Ornamentación Shocking ProductionPrograma de ocio para todosEn las horas libres de los asistentes tenemos para el martes un cóctel de bienvenida y acontinuación una actuación musical que forma parte de nuestro programa deanimación.Para el miércoles hemos preparado una degustación de té y dulces árabes por la tarde,una fiesta temática de estilo árabe y su cena mientras que el jueves le llevaríamos auna recepción y espectáculo en el Alcázar de Córdoba.Para el almuerzo hemos preferido que sea de tipo buffet para todos los gustos.PROGRAMA OCIO PARA TODOSSERVICIOS CUÁNDO ACTIVIDADNECESARIAPERSONALCÓCTEL BIENVENIDA Primera noche CateringLimpieza restauranteLimpiadoresPersonal restauraciónACTUACIÓNMUSICALPrimera noche AcondicionamientoaudiovisualMúsicosAnimadoresDEGUSTACIÓN TÉ Primera tarde Catering Empresa Andalusí ClubPersonal restauraciónAnimadoresCENA TEMÁTICA Segunda noche CateringESPECTÁCULOALCÁZARTercera noche EntradasTrayecto busAutocares alsaAzafatasTraductores
  12. 12. A continuación le proporcionamos un cronograma con las actividades para losacompañantes.Entre las actividades están una clase de Pilates, sesión de spa para el miércoles por lamañana y por la tarde unas clases de golf. Las actividades se realizarán por grupos.El jueves tenemos una visita al barrio de la judería y a continuación una degustación devinos y por la tarde una visita a la mezquita.Para el viernes disponemos de pádel y de una clase de aqua gym.PROGRAMA PARA LOS ACOMPAÑANTESSERVICIOS TIEMPO ACTIVIDADESNECESARIASPERSONALRESPONSABLECAMPO GOLF Una tarde16 octubreAcondicionamientodel campoAnimadoresPersonalMantenimientoAQUA GYM Dos mañanas16 y 18 octubreAcondicionamientopiscinaAnimadores /monitoresSPA Una mañana16 octubreLimpieza MonitoresPISTAS DE PÁDEL Una mañana18 octubreAcondicionamientopistaMonitoresPersonalmantenimientoPILATES Una mañana16 octubreAcondicionamientogymMonitoraLimpiadoresVISITA A JUDERÍA Una mañana17 octubreTrayecto bus Guía/ azafataEmpresa autocar alsaDEGUSTACIÓNVINOUna mañana17 octubreCatering RestauraciónEmpresa TapasGourmetVISITA MEZQUITA Una tarde17 octubreEntradasTrayecto busGuía / azafataEmpresa autocar alsa
  13. 13. PresupuestoLe envío este presupuesto con unos precios estimadosGASTOSGLOBALES CANTIDAD PRECIOUNIDAD TOTAL GASTOSPERSONALES PRECIOd/persona TOTALGastosdeImprenta 143 Alojamiento 27600Programa 220 0,10€ 22 Habitacionesdobles(200per) 30eurospornoche 18000Carpetadel congreso 220 0,5 110 Habitacionesindividual (90per)30eurospornoche 8100Cartelesdelcongreso 10 1,1 11 Suites(10personas) 50eurospornoche 1500AlquilerdeSalas 1550Auditorium 5sesiones 100 500 Restauración 45000Salapolivalente1 5sesiones 100 500 Desayuno 10 9000Salapolivalente2 1sesión 100 100 Almuerzo 20 18000Saladereuniones 5sesiones 80 450 Cena 30 18000Equipoaudiovisual 150 Programa de Animación 9460Proyectorconpantalla 2 Degustacionesté 300personas 400Micrófonos 5 Degustacionesvino 100personas 300Pizarrón 2 Visitamezquta 8eurosentrada 2400Traductor 2 16eurosporhora 320 EspectáculoAlcázar 15eurosentrada 4500Azafata 2 12eurosporhora 240 Spa 20eurossesión 200Ornamentación AquaGym 50Centrode flores 3 30 90 Pádel 30eurospista 120Merchandising Golf 190Artículosderegalo 220 2 440 Actuaciónmusical 300Secretaríatécnica díascongreso 300 Fiestatemática 1000Catering Transporte 180Coffeebreak 3días 3 600 Autobúsparavisitas 6 180TOTAL 3833 TOTAL 82240Ingresos PreciopersonaTotalCuotadeinscripción 60 12.000TOTAL 12000PRESUPUESTO
  14. 14. Carta de aceptación de serviciosTras estudiar detenidamente su propuesta le confirmo queresulta de mi agrado por la planificación, actividades alternativas y elprocedimiento que expone para la celebración del evento.Me es grato comunicarle que acepto sus servicios para laorganización y celebración del evento durante los días 16, 17, 18 deoctubre de 2013.A continuación le adjunto el contrato de aceptación de servicioscon las condiciones y el pago de los servicios correspondiente.En ........córdoba... a .. de ........ de ....REUNIDOS:De una parte, DON Adrián Pérez Molina, mayor de edad, soltero, condomicilio en la Calle Los Alderete, 20 y titular del NIF 30986542T; yde otra parte, Empresa Hotel Sol Córdoba, con NIF.........................y domicilio en la Avda. Manolete, 29.Se reconocen los reunidos con la capacidad civil necesaria paracontratar y obligarse y, en especial, para otorgar el presentedocumento; y a tal efecto, actuando ambos en su propio nombre yderecho, de su concorde voluntad, dicen y pactan cuanto acontinuación se relaciona:l. Que DON Adrián Pérez Molina está interesado en la contratación delos servicios profesionales del Hotel Sol Córdoba, a fin de celebrar ensus instalaciones un congreso durante los días 16 al 18 de octubre del2013.
  15. 15. 2.Que la empresa Hotel Sol Córdoba profesional en la planificación ycelebración de eventos, cualificado para la prestación de los serviciosque interesan a DON Adrián Pérez Molina, está interesado en llevar acabo las correspondientes gestiones; y a tal efecto ambas partesformalizan el presente CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DESERVICIOS, en base a las siguientesESTIPULACIONES:PRIMERA: Hotel Sol Córdoba prestará sus servicios a DON AdriánPérez Molina, consistentes en la organización, planificación yasesoramiento del congreso, así como la contratación y servicioscomplementarios para el evento, control de asistentes y el programade ocio para los acompañantes y para todos en sus horas libres; ental sentido, se obliga a desarrollar dicha labor con diligencia yatención propia de su condición profesional.SEGUNDA: Los Honorarios correspondientes a los servicios objeto delpresente contrato serán satisfechos con arreglo a los siguientescriterios: 50% del presupuesto antes de la celebración del evento ylos otros 50% una vez concluido el evento.TERCERA: La parte arrendataria se obliga desde este momento afacilitar al Hotel Sol Córdoba cuanta documentación y antecedentesse encuentren a su disposición, a fin de facilitar la tramitación de lasgestiones encomendadas.CUARTA: No se fija plazo de duración a la relación, bastando paraponer fin a la misma la renuncia de cualquiera de las partes,comunicada de forma fehaciente con una antelación mínima detreinta días.QUINTA: Cualesquiera discrepancias que surjan durante la vigenciadel presente contrato, serán resueltas por los Juzgados y Tribunalesde esta Ciudad.
  16. 16. Y para que así conste, se extiende el presente documento porduplicado ejemplar, que es firmado por los comparecientes en pruebade conformidad y señal de cumplimiento.Fdo.:........................Fdo.: ........................

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