Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Congres intranet google apps ou d.d. 16 3-2010

583 views

Published on

Published in: Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Congres intranet google apps ou d.d. 16 3-2010

  1. 1. Ervaringen van de Open Universiteit met Google Apps Ron Helwig Directeur ICT servicecentrum Open Universiteit Congres Intranet d.d. 16-3-2010
  2. 2. Agenda • Context en aanleiding • Waarom Google Apps? • Technische aspecten • Organisatorische aspecten • Juridische aspecten • Ervaringen. 2Congres Intranet 2010
  3. 3. Context en aanleiding (1) Open Universiteit (1984): • de Leven Lang Leren universiteit • Open, flexibel afstandsonderwijs • ± 25.000 studenten op jaarbasis • Focus op digitalisering onderwijs en –materialen; elektronische leeromgeving. 3Congres Intranet 2010
  4. 4. Context en aanleiding (2) • Toekomstvisie: elke student zijn/haar eigen leeromgeving. Meerdere services, open standaarden, personalisatie, gericht op communicatie en samenwerking (Web 2.0). • Invoering e-mailvoorziening: wens van de studentenraad (2007) • Verbeteren/stroomlijnen communicatie met studenten. 4Congres Intranet 2010
  5. 5. E-mail: zelf doen of niet? Beleid: • E-mail als nutsvoorziening • Zelf aanbieden niet strategisch Leveranciers: • Google of Microsoft (december 2007)? Waarom Google?: • Google Apps: breed en aantrekkelijk portfolio • Innovatiekracht Google • Google Apps past binnen visie OU op de toekomstige PLWO • Gratis dienst voor medewerkers, studenten en alumni (1e 4 jaar) • Geen vendor lock-in. 5Congres Intranet 2010
  6. 6. Kostenvergelijking (eind 2007) • Zelf aanbieden e-mail (Exchange, 50 Mb per mailbox): K€ 75 eenmalig, K€ 30 jaarlijks • Uitbesteden e-mail: – ASP (100 Mb per mailbox): K€ 45 per jaar – M€ 1,2 per jaar – GMail (7 Gb per mailbox) K€ 0 per jaar (4 jaar). 6Congres Intranet 2010
  7. 7. Google Apps for Education In 2008: • Google Mail • Google Chat (Talk) • Google Documenten (Docs) • Google Agenda (Calendar) • Google Sites • iGoogle Later toegevoegd: • Google Video • Google Discussiegroepen (Groups) 7Congres Intranet 2010
  8. 8. Technische aspecten (1) • Naamgeving e-mail adressen: voorletters.achternaam@studie.ou.nl voorletters.achternaam@studie.openuniversiteit.be • Ruim 7 Gb opslagruimte per gebruiker • Eigen OU-logo binnen GMail • Alleen webinterface beschikbaar voor GMail • POP/IMAP t.b.v. mailclients: voorlopig niet • Geen advertenties • Beschikbaarheid service: 99,9% (volgens SLA) • Google Apps draaien in ‘de Cloud’. Wij weten niet waar. 8Congres Intranet 2010
  9. 9. Technische aspecten (2) • Apps eenvoudig aan en uit te zetten via dashboard • Maatwerk OU: – Provisioning accounts: gestuurd door Studenten Informatie Systeem OU – Authenticatie: via API tegen Active Directory OU • Support Google • 6 domeinen voor OU ingericht (3 x NL en 3 x BE) • API voor standaard rapportages • Geen migratieproblematiek. 9Congres Intranet 2010
  10. 10. Organisatorische aspecten (1) • Implementatie in eigen hand genomen. • Projectteam: – Faculteiten – Onderwijs Service Centrum (OSC) – Marketing, Communicatie & Sales (MCenS) – ICT servicecentrum (ICTS) 10Congres Intranet 2010
  11. 11. Organisatorische aspecten (2) • Samenwerking met Google • Gefaseerde implementatie • Afstemming met studentenraad • Aanpassing inschrijfvoorwaarden OU • Eigenaar dienst: Onderwijs Service Centrum 11Congres Intranet 2010
  12. 12. Organisatorische aspecten (3) Ondersteuning studenten: • Selfservice: Nederlandstalig helpcentrum Google (www.google.com/support) • 1e lijns ondersteuning: helpdesk OSC • 2e lijns ondersteuning: ICTS • Beheerders kunnen via e-mail bij de Google helpdesk terecht • Studenten kunnen niet bij de Google helpdesk terecht. 12Congres Intranet 2010
  13. 13. Juridische aspecten (1) • Vertrekpunt discussie: – Standaard Google Apps Education overeenkomst – Extern juridisch advies; focus op privacy aspecten – Safe Harbor programma – Onderliggend SLA • Resultaat discussie: – Specifieke overeenkomst voor OU – Looptijd: 4 jaar – Geen financiële claims bij non-performance Google. 13Congres Intranet 2010
  14. 14. Juridische aspecten (2) • WBP: expliciete toestemming nodig om persoonsgegevens (voorletters en achternaam) beschikbaar te stellen. Geen opt-out! • Studenten geven, via een informatiesysteem van de OU, vooraf toestemming voor het aanmaken van een account bij Google (opt-in). Dit is onderdeel van de standaard inschrijfprocedure geworden. 14Congres Intranet 2010
  15. 15. Ervaringen (1) 21-02-2008 Overeenkomst getekend 03-06-2008 Start pilot met 500 studenten 10-07-2008 Go live: ± 16.000 studenten aangeschreven Gestart met alleen GMail. 28-2-2010 14.277 bij Google aangemelde gebruikers. 15Congres Intranet 2010
  16. 16. Ervaringen (2) • Studenten: – Overwegend positief – Alleen webinterface beschikbaar. Géén POP/IMAP t.b.v. mailclients. • OU: – Overwegend positief – Change mgt. Google: problemen met authenticatie OU- studenten (eind juni 2008) – Enkele wereldwijde storingen GMail in 2009 (dashboard) – Docs en Talk in 2009 beschikbaar gesteld. Pilots met Agenda in voorbereiding. • Hoger onderwijs Nederland: – In maart is UU live gegaan met GMail voor 30.000 studenten – SURF heeft 3-jarige overeenkomst met Google afgesloten 16Congres Intranet 2010
  17. 17. Samengevat • Google Apps Education bij de OU: – Prima keuze voor de OU – Financieel zeer aantrekkelijk voor de onderwijsmarkt – Technische implementatie goed verlopen – Aandacht voor privacy aspecten – OU én gebruikers zijn tevreden – Google Apps begint langzaam navolging te krijgen binnen het HO in Nederland. 17Congres Intranet 2010
  18. 18. Bedankt voor uw aandacht! Ron Helwig Directeur ICT servicecentrum Open Universiteit ron.helwig@ou.nl 18Congres Intranet 2010

×